Кадровая политика компании

Размещено на http://allbest.ru

1

Глава 1. Характеристика компании

1.1 О компании

Компания Тензор работает на рынке программного обеспечения уже более 18 лет. Основное направление деятельности - юридически значимый электронный документооборот, для этого разработан целый комплекс программных решений. Сегодня Тензор - это известный на всю страну IT-холдинг. кадровый персональный труд охрана

Административный центр и главные идейные вдохновители компании по-прежнему работают в Ярославле, но сам «Тензор» уже давно вышел за его пределы. Сегодня «Тензор» - это еще и филиалы по продажам и разработке собственных программных продуктов. Офисы компании открыты в 70 городах России, а партнеры представляют нашу компанию в 83 субъектах РФ. На сегодняшний день с нами сотрудничает более 700 партнерских организаций.

1.2 Структура филиальной сети

Структура филиальной сети в любом из регионов, как правило, состоит из трех подразделений:

*филиал

*call-центр продаж

*служба тех. поддержки клиентов

Филиал находятся непосредственно в регионе, тех. поддержка в Ярославле, а 2 call-центра компании расположились в Ярославле и Костроме. Эти три подразделения работают как единое целое, и клиент обычно даже не подозревает об удаленности 2 из них. Все три подразделения объединены в единое телефонное пространство и звонки, приходящие в филиал, могут перебрасываться в call-центр или техподдержку так же, как это осуществляется в пределах одного офиса.

Для того чтобы работа каждого подразделения была эффективной, между ними существует четкое разделение задач:

Call-центр

*Обзвон холодной базы потенциальных клиентов

*Приема входящих звонков клиентов

*Переадресация клиентов в техподдержку по вопросам работы с программой

Техподдержка

*Консультации клиентов по вопросам работы в программу

*Аудит отношения клиентов к компании

Филиал

*Консультации клиентов по работе в программе

*Проведение семинаров и акций в госорганах

*Обзвон холодной базы потенциальных клиентов

*Техобслуживание госорганов

*Работа с партнерами

*Установка программ у клиента

*Проведение выездных презентаций у клиента

*Аудит отношения клиентов к компании

Я работаю в компании с 03.02.2012 года в обособленном подразделении в г.Якутске, находящегося по адресу: Республика Саха Якутия г.Якутск, 677010, ул.Кирова,18 блок В, этаж 12, кабинет 1207, 1210.



Глава 2. Защита персональных данных

2.1 Основные понятия и определения, используемые нормативными правовыми актами в сфере обработки и защиты персональных данных и участники взаимодействия при обработке персональных данных

Основные понятия, используемые ФЗ от 27 июля 2006г. №125-ФЗ «О персональных данных». ФЗ от 27 июля 2006г. №152-ФЗ «О персональных данных» определены и используются следующие основные понятия.

Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу

Субъект персональных данных - физическое лицо

Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действи, совершаемых с использованием средств автоматизации или средств использования таких средств с персональными данным, включая: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному кругу лиц.

Блокировка персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных)

Уничножение персональных данных - действия, в результате которых становиться невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе. Персональных данныхи в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание ПД - действия, в результате которых становиться невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

2.2 Основные понятия, используемые Трудовым кодексом Российской Федерации

Трудовым кодексом Российской Федерации, введенным в действие Федеральным законом от 30 декабря 2001г. №197-ФЗ определены следующие основные понятия (статья 85 главы 14ТК РФ):

-Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

-Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

2.3 Участники взаимодействия при обработке персональных данных

Законом №152-ФЗ. Определены следующие участники взаимодействия при обработке персональных данных:

- оператор

- лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора (см.п.3 ст.6)

- субьект персональных данных (см.ч.1 п.1 ст.6)

- представитель субъекта персональных данных (см.п.1 ст.9)

- уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (роскомнадзор) (см.п.1 ст.23 закона №152-ФЗ, Постановление Правительства Российской Федерации 16 марта 2009г. №228 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций»)

Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие контроль и надзор за выполнением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при обработке персональных данных в государственных и иных информационных системах персональных данных (см. Указ Президента РФ от 11.08.2003 №960 (ред. От 20.01.2015) «Вопросы Федеральной службы безопасности РФ и Указ Президента РФ от 16.08.2004 №1085 (ред. от 20.01.2015) «Вопросы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю») (см.п.8 и п.9 статьи 19 152-ФЗ)

Есть еще и другие участники взаимодействия, о которых нет прямого упоминания в законе №152-ФЗ. Вместе с тем они также принимают участие в защите прав и субъектов персональных данных.

К ним относятся:

- органы прокуратуры, принимающие участие в совместных проверкахс Роскомнадзором при осуществлении контроля (надзора) в сфере защиты персональных данных;

- Роструд и его территориальные инспекции, принимающие участие в совместных проверках с Роскомнадзором при осуществлении контроля (надзора) в сфере защиты персональных данных;

- Уполномоченный по правам человека РФ.



Глава 3. Кадровый учет в ООО «Компании Тензор» и создание личных дел и хранение кадровых документов

На сегодняшний день в компании Тензор работает более 4600 человек.

Головной офис компании находится в Ярославле. В нем расположились основные административные и ИТ-отделы. Именно здесь находится главный центр разработки, в котором и создаются все программные новинки. Там же обосновались отделы маркетинга и логистики, отдел персонала и учебный центр, отдел методической и технической поддержки, бухгалтерия и отдел эксплуатации. Но это только одна часть нашей компании. Вторая половина - это сотрудники филиалов, которые на сегодняшний день работают во всех крупных городах России.

Несмотря на территориальную удаленность, работаем сообща. Пока сотрудники филиалов по всей России занимаются подключением программы, в Ярославле создаются новые сервисы и продумываются наиболее эффективные схемы их продвижения.

Компания «Тензор», как любая другая организация, нанимающая сотрудников на работу, обязана вести кадровый учет, то есть оформлять и хранить необходимые документы по:

· подбор персонала

· приему нового сотрудника на работу;

· переводу на другую должность;

· изменению оклада;

· графику отпусков;

· компенсация отпуска

· увольнению сотрудника.

Ответственными за выполнение перечисленных задач являются руководитель филиала и работник кадровой службы.



3.1 Технология подбора персонала

Раздел «Подбор персонала» позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы службы персонала, начиная от формирования требований к новому сотруднику - заявки на вакансию - до оценки его личностных и профессиональных качеств и фиксации контактов с соискателями:

Работа с заявками на вакансии компании и сторонних организаций. Работу менеджера по персоналу все автоматизировано, то что остается ему делать это - живое общение с кандидатом.

3.2 Технология приема нового сотрудника на работу

1. В день устройства на работу сотрудник пишет заявление о приеме на работу и передает его руководителю филиала.

2. Руководитель филиала оформляет приказ о приеме с регламентом «Оформить прием на работу в филиале» и отправляет его для оповещения ответственных лиц, создает личное дело нового сотрудника, принимает его трудовую книжку на хранение, в день приема предоставляет сотруднику доступ в кабинет на inside.tensor.ru и к порталу reg.tensor.ru. Заносит данные о сотруднике в личную карточку на inside

3. Кадровик филиальной сети проверяет правильность оформления документа о приеме на работу и заполнения карточки сотрудника.

4. Руководитель филиала в течение 3-х дней распечатывает документы, подписывает сам и дает подписать их сотруднику.

5. Кадровик филиальной сети проверяет подписанные документы и правильность оформления трудовой книжки.

6.Если сотрудник подлежит воинскому учету, то кадровик направляет сведения о приеме на работу в военкомат.



3.3 Технология по переводу на другую должность

Перевод сотрудника в рамках одной организации оформляется по одной из причин и должен быть обоснован заявлением сотрудника или внутренним приказом по компании.

1. Руководитель филиала оформляет документ с регламентом «Оформить перевод в филиале», заполняет все необходимые поля и запускает его документооборот.

2.Дивизиональный руководитель рассматривает документ на предмет наличия в штатном расписании указанной вакансии и обоснованности причин перевода. Завершает работу с документом.

3.Бухгалтер по зарплате проверяет данные о зарплате и, при необходимости, изменяет их в соответствии с должностью и регионом.

4.Руководитель филиала к согласованному электронному документу прикрепляет скан заявления сотрудника или внутреннего приказа с подписью сотрудника, подтверждающей согласие на перевод. Отправляет документ на проверку кадровику, нажав «Готово».

5.Кадровик филиальной сети проверяет правильность заполнения всех полей в переводе, печатные формы приказа о переводе и дополнительного соглашения к трудовому договору. После проверки завершает работу с документом.

6. Руководитель филиала распечатывает документы подписывает сам и дает подписать их сотруднику:

* приказ о переводе,

* дополнительное соглашение к трудовому договору (в 2-х экземплярах).

Завершает работу с кадровыми документами.

7.Кадровик филиальной сети проверяет подписанные документы:

* приказ о переводе на другую должность,

* страницу трудовой книжки с внесенной записью,

* дополнительное соглашение к трудовому договору.

После проверки завершает документооборот.

3.4 Технология работы при изменении оклада

1. Руководитель филиала оформляем электронный документ об изменении оклада и передает его на проверку работнику кадровой службы.

2. Кадровик проверяет правильность оформления документа об изменении оклада. ? Если при проверке выявлены замечания, то отправляет документ на доработку руководителю филиала. Если замечаний к оформлению нет, то отправляет документ для печати и подписания руководителю филиала.

3. Руководитель филиала распечатывает документы, подписывает сам и дает подписать их сотруднику. Сканирует и прикрепляет к документу об изменении оклада копии подписанных документов, вкладывает подписанные документы в личное дело сотрудника. Передает электронный документ с прикрепленными сканами подписанных документов на проверку работнику кадровой службы.

4. Кадровик проверяет подписанные документы. ? Если при проверке выявлены замечания, то отправляет документ на доработку руководителю филиала.

? Если замечаний к документам нет, то завершает оформление, загружает документ в бухгалтерскую базу.

3.5 Технология составления графика отпусков

1. Руководитель филиала или отдела, дает поручение своим сотрудникам составить график отпусков, указав срок.

2. До указанного в поручении числа Сотрудник заполняет свой график отпусков на inside.

3. Руководитель составляет график всего отдела, учитывая пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса и отправляет его для дальнейшего согласования.

4. Сотрудник Бэк-офиса или руководитель направления проверяет и согласует графики отпусков.

5. Кадровик утверждает график отпусков по всем юридическим лицам компании.

3.6 Технология работы при компенсации отпусков

Официально компенсацию за отпуск могут получить только сотрудники, проживающие в районах крайнего севера и только за дни дополнительного отпуска. Если, в случае производственной необходимости, сотрудник не может уйти в отпуск по графику, отдых можно перенести по согласованию с руководителем.

Переносить даты можно в течение 6 месяцев со дня окончания рабочего периода (ст. 124 ТК РФ). Руководство Компании берет на себя право в течение 3 месяцев по истечении полугода с даты окончания рабочего периода указать сотруднику когда ему идти в отпуск (если отдых не был своевременно перенесен сотрудником).

В исключительных случаях, в Компании «Тензор» допускается компенсация отпуска деньгами по истечении 6 месяцев с даты окончания рабочего периода при условии, что в этом есть производственная необходимость.

1. Руководитель, с согласия сотрудника, оформляет переработку на работу во время отпуска и оформляет ежегодный отпуск на этот же период.

2. Кадровик сопоставляет данные о периодах и пропущенных днях в приказе на отпуск и переработке.

3. Руководитель службы персонала согласует возможность компенсации за отпуск и анализирует сложившуюся ситуацию.

4. Бухгалтер по расчету заработной платы рассчитывает отпускные и оплачивает переработку (в соответствии с данными, занесенными в табель сотрудника

3.7 Технология работы при увольнении сотрудника

1.Не позднее, чем за 1 рабочий день до даты увольнения, сотрудник пишет соответствующее заявление и передает его сотруднику отдела кадров или своему руководителю.

2. Руководитель отдела или сотрудник отдела кадров принимает заявление, оформляет приказ об увольнении на inside и отправляет его для оповещения ответственных лиц, а увольняющемуся сотруднику выдает обходной лист.

Для закрытия доступа сотрудника на reg.tensor.ru откройте карточку сотрудника на вкладке «Доступ в СБиС», перейдите в режим редактирования и снимите флаг «Разрешить доступ».

3. Кадровик распечатывает документы, сканирует подписанные документы и прикрепляет их к приказу об увольнении на inside, после чего выдает сотруднику необходимые документы и справки.

4.Бухгалтер производит окончательный расчет сотрудника.

5.Кадровик ГО направляет сведения о нем в военкомат, если увольняющийся сотрудник подлежит воинскому учету.

3.8 Создание личных дел и хранение кадровых документов в «Компании Тензор»

В обязанности кадровика/руководителя входит:

* оформление личных дел работников и обеспечение их сохранности;

* соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защита от несанкционированного доступа и копирования;

* ведение, хранение и учет трудовых книжек работников.

Оформление и хранение личных дел сотрудников. Заведится на каждое юридическое лицо 2 папки: «Личные дела сотрудников» и «Архив уволенных».

В личное дело подшиваются следующие документы:

1. Копия всех заполненных страниц паспорта.

2. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

3. Копии документов о профессиональном образовании или справка с места учебы.

4. Свидетельство о заключении брака.

5. Свидетельство о рождении ребенка.

6. Копии всех заполненных страниц документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу):

? военного билета -- разворот 1 страницы (страница с фото), разворот 2-3 страницы (отношение военной службы, сведения о прохождении военной службы), разворот 4-5 страницы, разворот 8-9 страницы, разворот 10-11 страницы, разворот 20-21 страницы;

? удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу -- развороты всех заполненных страниц;

? военного билета офицера запаса -- развороты всех заполненных страниц;

? временного удостоверения или временного удостоверения офицера запаса -- развороты всех заполненных страниц;

? для военнообязанных женщин -- разворот 1 станицы паспорта гражданина РФ и страницы с наличием в нем соответствующего штампа «Военнообязанный».

7. Экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор.

8. Приказ о приеме на работу.

9. Приказы о переводе работника на другую работу.

При увольнении сотрудника его личное дело перемещается в отдельную папку «Архив» и дополняется документами:

1. Копией приказа об увольнении работника;

2. Заявлением на увольнение;

3. Личной карточкой Т-2.

Требования к хранению:

1. Исключительно в запираемых шкафах.

2. Систематизировать дела: ? работающих -- в алфавитном порядке;

? уволенных -- по годам окончания трудовой деятельности. Личные дела сотрудников хранятся 75 лет.

Требования к хранению трудовых книжек

Исключительно в сейфе или несгораемом шкафу.

2. В подписанной коробке.

3. Группировка по юридическим лицам, в которых устроен сотрудник.

4. Соблюдение алфавитного порядка расположения трудовых книжек в каждой группе.

5. Рядом с коробкой трудовых книжек обязательно должна находиться книга учета движения трудовых книжек.

3.9 Общие положения начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.

Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.

На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.

. Начальник отдела кадров должен знать:

- трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;

- структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;

- порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

- состояние рынка труда;

- системы и методы оценки персонала;

- кадровое делопроизводство;

- основы психологии и социологии труда.

Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

3.10 Ошибки кадровой службы

Ошибки кадровой службы опасны тем, что отвечает за них руководитель компании. Могут привлечь не только к административной, но и к уголовной ответственности (оштрафовать, а также дисквалифицировать, то есть запретить занимать руководящие должности).

Именно сегодня внимание на работу HR-департамента, поскольку за последние три года число проверок трудовой инспекции значительно увеличилось. Генеральный директор и руководители обособленных подразделений несут уголовную ответственность по статье 145.1 УК РФ.

Кроме того, большинство руководителей даже не подозревают, что требовать у компании кадровые документы имеют право не только инспекция труда, но и многие другие проверяющие органы: налоговая инспекция, миграционная служба, Роскомнадзор (для проверки персональных данных), Ростехнадзор, Роспотребнадзор, транспортная инспекция, Пенсионный фонд, ФСС, военные комиссариаты, Минкультуры (для проверки архива), органы государственной экспертизы условий труда.

Перечислю типичные нарушения, за которые руководителя предприятия могут привлечь к ответственности:

с работниками не провели обязательный, вводный, специальный, очередной или внеочередной инструктаж по правилам безопасности; организация не предоставила сотрудникам средства индивидуальной или коллективной защиты;

работники не проходили обязательный медосмотр;

не соблюдены особые правила охраны труда, установленные для отдельных категорий работников (инвалидов, беременных женщин, несовершеннолетних);

компания не провела аттестацию рабочих мест;

не сокращено рабочее время сотрудников при установлении класса вредности выше 3-го (по результатам аттестации).

Следить за тем, выполняются ли в компании все эти требования, - обязанность кадровой службы.

В Уголовном кодексе есть отдельная статья, предусматривающая ответственность за нарушение правил охраны труда (ст. 143). Могут оштрафовать на существенную сумму (до 200 тыс. руб. или в размере зарплаты за полтора года), привлечь к обязательным, принудительным или исправительным работам либо лишить свободы на срок до года. Помимо этого, могут приостановить работу компании на 90 дней и запретить занимать руководящие должности.

3.11 Рекомендации

Сведения о дисквалификации вносятся в реестр, который ведут налоговики на основании постановления Правительства РФ от 11.11.2002 №805. Факта дисквалификации будет достаточно, чтобы собственник расторг трудовой договор с руководителем. На практике выходит, что дисквалификация Генерального Директора наступает не за проступки и нарушения, которые совершил он сам, а за то, что он не организовал или не проконтролировал работу подчиненных.

Таким образом, руководитель рискует свободой, в то время как его подчиненные, допустившие ошибку, лишь 5 тыс. руб. - и то если это предусмотрено внутренними документами (трудовыми договорами, должностными инструкциями, положениями о структурном подразделении), а на практике такие случаи единичны. Поэтому рекомендуется определить ответственность для сотрудников отдела кадров, юристов и бухгалтерии.

Размещено на Allbest.ru

...