Особливості документообігу в Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Ознайомлення з особливостями документообігу

У перший тиждень практики головним завданням для мене було ознайомлення з документообігом в університеті, а саме, в деканаті.

Під документообігом розуміють рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

В Україні встановлені основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

Існує чітка система послідовних операцій з документами:

- приймання та реєстрація;

- розгляд керівником;

- порядок проходження в організації;

- виконання;

- контроль виконання;

- формування справ;

- підготовка і передача справ до архіву.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, при цьому виключає дублювання операцій при роботі з документами. Відповідний розподіл праці у такому разі закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов'язках. Крім того, одним з основних факторів впливу науково-технічного прогресу на всі сфери діяльності людини є широке використання інформаційних технологій. На сучасному рівні їх розвитку робота з інформацією здійснюється швидше, ефективніше. Під впливом нових інформаційних технологій відбуваються докорінні зміни в системі управління, автоматизуються процеси обґрунтування і прийняття рішень, організація їх виконання, підвищується професіоналізм фахівців, зайнятих в управлінській діяльност. Якщо раніше вс.і документи на підприємстві велися в паперовому вигляді, то на даний час все частіше використовується електронний документообіг.

Було виявлено, що робота з електронними документами потребує створення системи управління документами і документообігом в масштабі інформаційної системи підприємства. Ця система охоплює всі етапи життєвого циклу документів: створення, зберігання, пошук, обробку, здачу в архів, видалення документа.

Документи в інформаційній системі за напрямами інформаційних потоків розподіляються:

-вхідні зовнішні документи;

-вхідні внутрішні документи;

-вихідні документи, створені в інформаційній системі підприємства.

Група "Вхідні" призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи, група "Вихідні (внутрішні)" - для реєстрації вихідної кореспонденції установи та внутрішніх документів. Тут доцільніше розглянути внутрішні документи.

Моя діяльність на практиці була пов'язана з внутрішньою електронною поштою, яка в даному випадку відіграє значну роль документообігу в університеті.

Модель роботи електронної пошти досить зрозуміла, спеціалісти легко до неї звикають. Також існує нескладна інтернет-систему і співробітники привчаються шукати необхідні їм довідкові матеріали (номери внутрішніх телефонів, дати і порядки нарад, протоколи, накази, розпорядження, внутрішні нормативні документи і т. п.) на внутрішньому інтернет-сервері. Завдяки цьому спеціалісти постійно працюють з електронними документами, та роздруковувати тільки те, що потрібно.

Такий підхід в будь-якому випадку скорочує тиражування паперових документів полегшує їхнє відновлення.

Існує значна перевага електронного документообігу над традиційним, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідкувати рух документів організації. Окрім цього позитивними ознаками електронного документообігу є:

-можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

-можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

-висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

-економія паперу;

-висока компактність архіву;

-висока швидкість пошуку і одержання інформації;

-можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи.

Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства. Основа подібної інтеграції - надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і відбір інформації при підготовці матеріалів.

Слід також зазначити про паперові документи в деканаті. Робота в деканаті пов'язана з багатьма видами документації до яких також відносять: відомості, звіти, протоколи, накази, розпорядження, рапорти, доповідні записки тощо.

Існують загальні вимоги до створення таких документів:

1.Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Статутом університету, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. 2. В МНУ імені В.О. Сухомлинського визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність. 3. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом університету, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання університетом покладених на нього завдань і функцій.

6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації.

7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування вузу - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

8. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

9. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи, дозволяється оформлювати рукописним способом, тощо.

З метою правильного формування справ, що забезпечувало б швидкий пошук документів за їх змістом і видами, провадиться класифікація документів. Класифікація документів закріплюється в номенклатурі справ, що є систематизованим списком найменувань справ, які заводяться із зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ затверджується у встановленому порядку. Вона служить для розподілу і групування виконаних справ, для закріплення індексації справ, для встановлення термінів збереження справ, як схема побудови довідкової картотеки на документи і є обліковим документом в архіві університету.

В архів справи передаються для постійного або тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві. Архів приймає справи за описами та номенклатурами справ. Терміни зберігання тих або інших документів, а також порядок їх знищення і передачі в державні архіви визначається законодавчо.

До передачі в архів з моменту заведення справи зберігаються або на кафедрах або в деканаті. Справи розміщаються корінцями назовні у закритих шафах канцелярського типу, що забезпечують їх схоронність та цілісність.

Передача справ до архіву відбувається за таких умов:

1.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу співробітників та студентів) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву університету в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

2.Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням ректора.

3.Передача справ до архіву здійснюється за графіком, погодженим з керівниками відділів і затвердженим ректором.

4.Якщо окремі справи необхідно залишити у відділі для поточної роботи, архів університету оформлює видачу справ у тимчасове користування.

5.Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником відповідальним за архіву університету в присутності працівника структурного підрозділу який передає упорядковані та оформлені справи.

6.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву університету за описами.

7.У кінці кожного примірника опису працівник відповідальний за архів

МНУ імені В.О. Сухомлинського розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.

2. Участь в роботі методичної ради

У другий тиждень практики моя діяльність була пов'язана з участю в роботі методичної ради.

Науково-методична рада університету -- дорадчий колегіальний орган університету, який здійснює моніторинг, аналіз, координацію, планування навчально-методичної роботи в університеті та розробляє рекомендації щодо її вдосконалення з метою досягнення світового рівня якості освіти та набуття учасниками освітньої діяльності незаперечних конкурентних переваг.

Основними завданнями науково-методичної ради є:

- розроблення рекомендацій щодо імплементації передового досвіду навчально-методичної роботи в освітню діяльність деканатів та кафедр університету; документообіг інформаційний електронний рада

- координація науково-методичної роботи на факультетах і кафедрах;

- обговорення проектів нових нормативних документів, що мають регламентувати організацію та зміст навчально-методичного забезпечення, підготовка рекомендацій щодо їх удосконалення;

- розгляд питань з ініціативи ректорату та Вченої ради університету щодо організаційного, методичного рівня навчального процесу та наукове його забезпечення на конкретних кафедрах, факультетах і підготовка висновків про їх відповідність установленим вимогам;

- оцінювання доцільності внесення нових нормативних документів на розгляд Вченої ради університету;

- надання роз'яснень, тлумачень, консультацій щодо застосування нормативних документів з навчально-методичної роботи;

- узагальнення, схвалення та поширення ліпшого досвіду організації навчально-методичної роботи факультетів і кафедр університету та досвіду, нагромадженого світовими лідерами економічної та менеджмент-освіти;

- надання допомоги щодо активізації застосування в навчальному процесі інноваційних методів навчання, сучасних технічних засобів та програмних продуктів;

- удосконалення навчально-методичного забезпечення наук та дисциплін;

- сприяння вдосконаленню педагогічної майстерності викладачів;

- участь в організації науково-методичних конференцій КНЕУ (окреслення проблематики, актуальності, визначення формату проведення тощо);

- участь у підготовці та координації планів видання навчально-методичної літератури.

Склад Науково-методичної ради університету затверджується наказом ректора. До складу Науково-методичної ради входять представники ректорату, факультетів, кафедр та інших підрозділів, провідні викладачі з досвідом навчально-методичної роботи, а також представники студентської академічної ради. Строк повноважень Науково-методичної ради -- п'ять років.

Робота в складі Науково-методичної ради враховується викладачами університету в розділі «Перелік основних видів організаційної та виховної роботи» індивідуальних планів викладачів.

Науково-методична рада працює за планом роботи, складеним на навчальний рік та затвердженим на першому засіданні ради.

Робота Науково-методичної ради здійснюється у формі засідань, на яких розглядаються питання, що належать до її компетенції, а також у формі організації робочих груп для аналізу та вироблення рекомендацій щодо розв'язання конкретних питань з удосконалення навчально-методичної роботи.

Засідання Науково-методичної ради відбуваються один раз на місяць та оформлюються протоколом. Протоколи підписуються головою та секретарем ради. Члени ради мають право брати участь в обговоренні питань, ухваленні та виконанні рішень ради, а також повинні виконувати доручення голови ради щодо підготовки засідань і рішень ради.

Засідання ради є правомочним, якщо на ньому присутні 2/3 від загального складу членів Науково-методичної ради і за рішення проголосувало не менше ніж половина присутніх членів ради. Рішення фіксується в протоколі, що його веде секретар. У засіданнях ради може брати участь будь-який співробітник університету, а також запрошені головою ради працівники інших організацій та установ.

Рішення Науково-методичної ради з усіх обговорених питань ухвалюються відкритим голосування більшістю голосів та мають рекомендаційний характер. За пропозицією Науково-методичної ради окремі важливі питання розвитку навчально-методичного забезпечення освітньої діяльності можуть бути оформлені наказом ректора або ухвалою Вченої ради університету.

Науково-методична рада має право:

- підготовляти розпорядження по університету, що стосуються навчально-методичної роботи;

- вимагати та одержувати від керівників підрозділів, викладачів, співробітників університету необхідні матеріали щодо навчально-методичної роботи;

- залучати до виконання окремих видів методичної роботи викладачів і співробітників університету, компетентних у відповідних питаннях;

- вносити пропозиції щодо вдосконалення навчально-методичного забезпечення та організації навчального процесу.

Члени Науково-методичної ради зобов'язані:

- брати участь у роботі Науково-методичної ради університету та розробленні планів роботи ради;

- виконувати рішення, ухвалені на засіданні науково-методичної ради університету;

- сприяти підвищенню методичної роботи університету.

Номенклатура справ (обов'язкова документація ради)

1. Законодавчі акти, які регламентують діяльність системи освіти в Україні (Закони, постанови Кабінету Міністрів, Укази, Положення, нормативні документи тощо).

2. Накази, листи, розпорядження Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України; інституту інноваційних технологій, Академії педагогічних наук України Всеукраїнські та регіональні програми в галузі освіти.

3. Постанови, рішення обласної ради, розпорядження обласної державної адміністрації з питань розвитку освіти, накази, листи, рекомендації.

4. Накази, постанови вченої ради та науково-методичної ради.

5. Вхідна документація.

6. Вихідна документація.

7. Плани роботи науково-методичної ради.

8. Перспективні плани роботи науково-методичної ради..

9. Зразки додатків до планів курсів, семінарів (програми проведення педагогічної практики, конференцій, практичних занять). Питання до заліків і співбесід. Тематика докурсових та міжсесійних завдань.

18. Курсові, творчі роботи слухачів.

19. Матеріали вивчення професійних запитів слухачів (вхідне діагностування).

20. Результати моніторингу рівня організації підвищення кваліфікації (вихідне діагностування).

21. Зразки анкет вхідного та вихідного діагностування.

22. Матеріали підвищення кваліфікації за індивідуальним планом (положення; зразки і тематика завдань).

23. Пропозиції щодо проведення обласних заходів (курсів, семінарів та їх проспекти).

24. Облік проведення обласних семінарів (програми та склад учасників).

25. Протоколи засідань ради.

26. Матеріали SKYPE - нарад.

27. Перспективні плани роботи методичних кабінетів, центрів, програми та концепції їх розвитку.

28. Річні плани роботи методичних кабінетів, центрів.

29. Накази відділів, управлінь освіти (методичних кабінетів, центрів) щодо організації методичної роботи з педагогічними кадрами.

30. Плани підготовки до конференцій, педагогічних читань (сценарії, програми, рекомендації). Матеріали до серпневих, січневих конференцій, нарад.

31. Методичні декади. Інформація про участь у районних, міських методичних заходах.

32. Довідки (матеріали) за наслідками комплексних і тематичних вивчень діяльності районних (міських) методичних кабінетів (центрів), керівників ЗНЗ.

33. Інформації, звіти про діяльність науково-методичної ради.

34. Документація кураторів районного, міського методичного кабінету.

35. Матеріали науково-дослідницької роботи (проблематика, апробації, каталог публікацій та друкованих матеріалів).

36. Друкована продукція науково-методичної ради.

37. Рецензії.

38. Нормативні документи, які регламентують діяльність науково-методичної ради університету. Посадові обов'язки. Матеріали для акредитації та ліцензування.

39. Анкети (різноманітної тематики).

40. Організація ВШК.

41. Організація методичної роботи (атестація педагогічних працівників,самоосвітня робота).

У ряді управлінських документів особливе місце належить протоколам. Вони входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

Рішення колегіальних органів навчального закладу документуються за допомогою протоколів. Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної, піклувальної рад, загальношкільних зборів, органів учнівського самоврядування, нарадах тощо.

Протокол має такі реквізити:

* назва навчального закладу;

* назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

* дата проведення заходу;

* текст;

* підписи голови та секретаря засідання.

Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформлюють після засідання). Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу складається з дат початку та закінчення, наприклад: 21-23 травня 2008 р.

Текст протоколу:

За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислі, повні та стенографічні. У стислих протоколах фіксують лише питання, що їх обговорюють на засіданні, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Такий протокол рекомендується вести, якщо засідання має оперативний характер. Повні протоколи, крім вищезазначених відомостей, містять записи виступів усіх доповідачів та учасників колегіального органу. у стенографічних протоколах дослівно фіксують весь хід засідання.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначають прізвища та ініціали голови засідання, секретаря засідання, присутніх та відсутніх постійних членів колегіального органу та запрошених осіб, а також порядок денний. Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом записують усіх присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім - запрошених осіб із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад.

У протоколі розширеного засідання, де багато присутніх (наприклад, засідання педагогічної ради навчального закладу), склад їх зазначають кількісно, а список з прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис.

У порядку денному протоколу зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища та ініціали доповідачів, а у разі потреби - вказують їх посади.

Питання розташовують за порядком їх значущості, складності й передбаченого часу обговорення. Найпростіші питання, як правило, зазначають останніми. Кожне питання нумерують. Питання порядку денного починають з прийменника «Про»:

1. Про підсумки роботи...

2. Про розроблення навчального плану на 2013/2014 навчальний рік.

Не рекомендується вносити до порядку денного «Різне".

Кожне питання має бути конкретизоване.

Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним, і містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами.

Кожний розділ містить три частини: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ, які друкуються без відступу від межі лівого берега протоколу, щоб виділити в тексті протоколу записи виступів доповідачів, учасників обговорення питання та частину, в якій формулюється рішення засідання.

У частині СЛУХАЛИ подаються тексти виступів. Прізвище та ініціал(и) кожного доповідача друкують з нового рядка у називному відмінку.

Виклад записів доповідей відокремлюють від прізвищ за допомогою тире. Доповіді фіксуються від третьої особи однини. Якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвищ з ініціалами роблять запис: "Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».

У частині ВИСТУПИЛИ фіксуються виступи доповідачів, із зазначенням прізвищ та ініціалів осіб та питання які вони порушили. Запитання до доповідачів і їх відповіді протоколюють у порядку їх надходження.

У частині УХВАЛИЛИ відображають рішення, прийняте з питання, що обговорювалось. Текст цієї частини друкують з абзацу повністю незалежно від обраної форми протоколу. Якщо рішення приймаються за різними питаннями, то кожне з них викладають у окремому пункті. З кожного питання, зазначеного у порядку денному, повинно бути конкретно визначено виконавця, зміст та строк виконання завдання.

Якщо один з пунктів цієї частини містить рішення щодо затвердження обговорюваного на засіданні документа, то цей документ оформлюють у вигляді додатка до протоколу і на ньому мають бути зазначені номер і дата протоколу.

Стиль протокольних рішень повинен бути лаконічним, чітким, таким, що не допускає різночитань. За необхідності у протоколі зазначають результати голосування з тих чи інших питань, що стали підставою для прийняття рішень.

Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов'язковими

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу є точною копією частини тексту з оригіналу протоколу, яка стосується певного питання порядку денного. Витяги з протоколів використовують для доведення прийнятих на засіданні колегіальних органів навчального закладу рішень до зацікавлених осіб або організацій.

Витяг з протоколу може бути оформлений на загальному бланку навчального закладу або на аркуші паперу формату А4 (А5).

Під час складання витягу з протоколу з оригіналу документа до витягу без будь-яких змін і скорочень переносять такі реквізити:

"Назва навчального закладу», "Дата протоколу», "Реєстраційний номер», «Місце складання», «Заголовок до тексту».

Особливість оформлення витягу з протоколу полягає у відтворенні тексту. Із вступної частини протоколу до витягу переносять прізвища та ініціали голови та секретаря засідання, присутніх та запрошених. З порядку денного вибирають лише ті питання, рішення з яких цікавить замовника витягу з протоколу (при цьому порядкові номери цих пунктів порядку денного залишають без змін).

З основної частини протоколу до витягу переносять тільки той розділ або кілька розділів, що стосуються відповідних питань порядку денного.

Реквізит «Підпис» оформлюють особливим чином. З оригіналу протоколу до витягу переносять ініціали та прізвища голови засідання і секретаря засідання. Втім, ці особи витяг із протоколу особисто не підписують.

Відмітка про засвідчення документа є обов'язковим реквізитом витягу із протоколу. Підпис особи, яка оформила відмітку про засвідчення витягу з протоколу, має бути засвідчений відбитком печатки навчального закладу.

Наступний документ, який слід розглянути докладніше - звіт. Звіт повинен мати наступні структурні елементи:

· титульний аркуш;

· зміст;

· вступ;

· основна частина;

· висновки;

· список використаних джерел;

· додатки.

Звіт підтверджується відгуком, підготовленим керівником. Існує також перелік вимог до структурних елементів звіту та відгуку.

На титульному аркуші потрібно вказати найменування вищого закладу освіти, де здаватиметься звіт; прізвище, ім'я, по батькові автора та повну назву посади (або зарахований до кадрового резерву), яку він обіймає та прізвище, ім'я, по батькові керівника (консультанта); назву індивідуального завдання.

Після титульного аркуша треба подати зміст роботи. Він передбачає перелік найменування та номери початкових сторінок вступу; усіх розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів одиниць основної частини з зазначенням сторінок, висновків, переліку використаних джерел; додатків (за наявності). Додатки та відгук не входять до загальної кількості сторінок і не нумеруються

Перед основною частиною звіту необхідно написати вступ - стислу характеристику індивідуального завдання (1-2 сторінки), у якій розкрити сутність та стан порушеної теми, визначити цілі та завдання, підстави й вихідні дані теми індивідуального завдання. Загальну характеристику звіту потрібно подавати у рекомендованій нижче послідовності:

· актуальність питань та положень, які виносяться на захист;

· практичне значення одержаних результатів.

Після вступу потрібно подати основну частину звіту, яка складається з розділів (питань, які опрацьовує слухач), підрозділів, пунктів, підпунктів, де подається опис отриманих знань, умінь і практичних навичок та оцінка досвіду, набутого у процесі безпосередньої роботи в органі влади (підприємстві) на конкретному робочому місці. Кожний розділ (питання) доцільно розпочинати з нової сторінки. Наприкінці кожного розділу після абзацного відступу формулюють висновки із стислим викладенням наведених у розділі наукових і практичних результатів.

Розділи основної частини передбачають:

· огляд літературних джерел за темою індивідуального завдання;

· реальний стан проблеми, яка розглядається;

· аналіз і узагальнення отриманих результатів.

В огляді літератури окреслюються основні етапи розвитку наукової думки за своєю проблемою. Стисло, критично, висвітлюючи роботи попередників, повинні бути названі ті питання, які є не вирішеними і, отже, визначити своє місце у вирішенні проблеми.

У розділі, який присвячений конкретному аналізу проблеми або вирішенню конкретного завдання, подається розширений аргументований їх виклад з врахуванням загальнодержавних завдань та регіональних місцевих особливостей.

Для узагальнення викладеної інформації в основній частині передбачено подати висновки - загальну оцінку виконання індивідуальної роботи та пропозиції - конкретні рекомендації щодо впровадження отриманих знань з метою удосконалення роботи) у цілому, узагальнення причин, що перешкоджають ефективній роботі. Позиції використаних джерел доцільно розміщувати у алфавітному порядку, обов'язково дотримуючись стандартів бібліографічного опису (автор, назва праці, місто видання, видавництво, рік, кількість сторінок).

До звіту доцільно додати конкретні документи (концепції, програми, плани заходів, методики, відбитки статей у періодичній пресі та наукові публікації тощо), в розробці яких брав безпосередню участь слухач.

Звіт обов'язково підтверджується відгуком на індивідуальне завдання, який підписується керівником (консультантом) органу влади (підприємства), у якому працює слухач або є зарахований до кадрового резерву та засвідчується гербовою або круглою печаткою, що прирівнюється до гербової. Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював 3-4 друкованих знаки назви посади особи, яка підписала документ.



3. Опанування специфічних програмних продуктів

На третій тиждень практики до основних моїх обов'язків було ознайомлення з програмними продуктами МНУ імені В.О. Сухомлинського.

Мною були опановані такі пакети програм:

-«ПС-Деканат»;

-«ПС-Студент»;

-«ПС-Абітурієнт».

«ПС-Деканат»- це автоматизована система управління вищим навчальним закладом (АСУ ВНЗ), яка призначена для організації та підтримки навчального процесу у вищих навчальних закладах України I-IV рівнів акредитації.

Основною метою програми є скорочення часу, який витрачають працівники вищих навчальних закладів на рішення повсякденних завдань і спрощення процедури роботи з даними.

Пакет побудований за клієнт-серверної технологією, що дозволяє встановлювати його на безліч комп'ютерів, які об'єднані в локальну мережу і працюють з єдиною базою даних. Використання додаткових Web-сценаріїв забезпечує можливість доступу до бази даних в рамках окремих програм Пакету з всесвітньої павутини Інтернет. Як сервер управління базами даних використовується FireBird.

Така організація роботи програми забезпечує високу надійність зберігання даних і їх достовірність, а її інформаційна сумісність з іншими продуктами забезпечує імпортування даних, які вже були внесені в бази даних інших продуктів. Наприклад, можливо імпортувати анкетні дані студентів з пакету програм "ПС-Абітурієнт" і не вводити їх повторно в базу даних Пакета. До роботи з програмою можуть бути залучені як окремі працівники вищого навчального закладу (навчальна частина, секретарі деканатів і кафедр), так і всі учасники навчального процесу (викладачі та студенти). Таке розширення обсягу використання програми надає новий програмний модуль "ПС-Журнал успішності-Web" (електронний журнал успішності). «ПС-Деканат» має зручний конструктор звітів, який дозволяє створювати і редагувати вже існуючі звітні документи, використовуючи HTML - мова розмітки гіпертексту. Звітні документи, які генерує програма, можна переглядати перед відправкою на друк в програмах MS Word, MS Excel, інтернет-браузері і додатково редагувати відповідно до необхідності.

«ПС-Студент» - одна зі складових пакету програм «Деканат». Основні функції та властивості Модуля:

- забезпечення можливості реєстрації викладачів як користувачів Модуля безпосередньо самими викладачами шляхом пошуку себе у списку зареєстрованих викладачів відповідних кафедр і установкою логіна і пароля. Викладач, який зареєструвався, без спеціального підтвердження не має права доступу до режиму реєстрації даних про поточну успішність студентів;

- з метою захисту інформації передбачено збереження в базі даних логінів і паролів викладачів в зашифрованому вигляді;

-реалізується спеціальний режим роботи Модуля, в якому відповідальним особам з кафедр надано доступ до облікових записів викладачів з метою включення або відключення права доступу до режиму реєстрації даних про поточну успішність студентів і, при необхідності, зміни відповідних логінів і паролів;

- реалізується також спеціальний режим роботи програми "ПС-Студент-Web", в якому секретарям деканатів надано доступ до режиму формування (редагування) даних про закріплення занять за викладачами;

-по введеному викладачем логіном і паролем визначається особа викладача, перевіряється його право доступу в режим реєстрації даних про поточну успішність студентів, і викладачеві надається список академічних груп із зазначенням відповідних курсів, напрямів (спеціальностей), факультетів, в яких він проводить заняття. Після вибору певної групи викладач отримує доступ до режиму реєстрації (редагування) даних про поточну успішність студентів обраної групи з тієї дисципліни (дисциплін), яку він викладає;

- види можливих занять наперед встановлюються в спеціальній таблиці-довіднику;

В режимі реєстрації (редагування) даних про поточну успішність студентів групи викладач може:

- зареєструвати факт проведення заняття з певної дисципліни і певного виду занять у визначений вказаний ним день обраного півріччя;

- змінити атрибути заняття (дату і вид заняття);

- видалити зареєстроване заняття як таке, що введено помилково (при цьому всі дані про такий занятті зберігаються в базі даних з особливим статусом);

- зареєструвати (змінити) бали, які отримав студент на занятті;

- зареєструвати (змінити) дані про відсутності певних студентів на занятті з фіксацією причини відсутності;

- переглядати у студентів групи бала підсумкового контролю за семестр, які формуються Модулем автоматично;

- переглядати у студентів групи загальна кількість пропущених годин і кількість годин, пропущених без поважної причини, на заняттях з даної дисципліни з початку семестру;

- створювати збірні групи з метою побудови власного інтерфейсу.

Використання збірних груп істотно спрощує процес реєстрації даних.

«ПС-Абітурієнт» - призначений для організації обліку абітурієнтів, балів їх сертифікатів Українського центру оцінювання якості освіти, визначення їх рейтингу і генерації безлічі звітних документів під час вступної кампанії у вищих навчальних закладах України I-IV рівнів акредитації.

Основні функції:

- формування бази даних такої інформації:

1. Перелік факультетів (інститутів, філій) у вищому навчальному закладі;

2. список областей знань, напрямів підготовки, спеціальностей (спеціалізацій) і їх розподілу по факультетах (інститутами, відділеннями);

3. Список предметів, з яких приймаються сертифікати зовнішнього тестування або складаються вступні випробування для кожної галузі знань і кожного напрямку;

4. анкетних даних кожного абітурієнта (прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження, дані документа, що встановлюють особу, дані про освіту, дані про обставини, що впливають на зарахування (пільги) та інші дані - в цілому близько 80 пунктів);

5. інформації про бали сертифікатів абітурієнтів з відповідних предметів за напрямами підготовки.

- аналіз анкетних даних абітурієнтів та їх рейтингу шляхом фільтрації (відбору) інформації по безлічі критеріїв;

- ранжування абітурієнтів за рейтингом з урахуванням пільг, а також визначення прохідного балу, виходячи з планових обсягів прийому;

- автоматична генерація та друк таких документів:

1. заяву про допуск до вступного конкурсу;

2. розписка про прийом документів;

3. виписка з військового квитка;

4. оперативні дані про хід вступної кампанії;

5. екзаменаційна відомість;

6. відомість отримання та повернення письмової роботи на вступних іспитах;

7. зведена відомість про результати співбесіди;

8. протокол засідання приймальної комісії про рекомендування до зарахування абітурієнтів;

9. наказ про зарахування;

10. виписка з наказу;

11. інформація про результати прийому;

12. звіт про виконання державного замовлення;

13. зведені дані про результати прийому;

14. додаток до наказу про зарахування типовою формою згідно з листом Міносвіти від 04.08.09 № 1/9-517 (у форматі MS Excel);

- передача інформації про зарахованих абітурієнтів в програму "ПС-Студент" для автоматичного формування відповідних академічних груп;

Пакет передбачає можливість одночасної роботи декількох співробітників приймальної комісії на своїх робочих місцях, які підключені до локальної мережі. При цьому Пакет не вимагає обов'язкової наявності та використання інших програм пакету "Деканат".

Размещено на Allbest.ru

...