Менеджерская информация, значение, методы сбора и анализа

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФБГОУ ВПО «Белгородский государственный технологический

университет им. В.Г. Шухова»

Курсовая работа

по дисциплине: «Менеджмент»

Тема: «Менеджерская информация, значение, методы сбора и анализа»

Студентка: Путивцева Карина

Группа: Фкз-21 Факультет: ИЭМ

Руководитель: ст. пр. Божков Ю.Н.

Белгород 2016

Оглавление

Введение

1. Взаимосвязь менеджерской информации и менеджмента экономики

2. История становления и развития менеджерской информации

3. Значение менеджерской информации, методы сбора и анализа

4. Перспективы развития менеджерской информации

Заключение

Библиографический список

менеджерский информация менеджмент организация

Введение

Курсовая работа посвящена одной из наиболее значимых проблем в управлении - менеджерской информации, ее значению, методам сбора и анализа. Данная проблема является еще не совсем достаточно исследованной и требует как теоретического, так и экспериментального изучения всех ее аспектов. Актуальность исследования менеджерской информации обусловлена тем, что управление как информационный процесс - это обмен информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых решений. Так, для разработки и принятия любого управленческого решения, а также для организации его исполнения необходима информация. Количество и качество информации оказывает влияние на распределение функций между работниками аппарата управления и структуру управления.

Информация - это совокупность различных сообщений об изменениях в организации и окружающей ее среде, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Информация используется во всех сферах деятельности человека и имеет множество классификации по тому или иному признаку.

Информационное обеспечение менеджмента - это обеспечение аппарата управления сведениями о состоянии и динамики развития организации и ее подразделений, необходимыми для подготовки, принятия и реализации управленческих решений. Информация служит также основой для отчетов, докладов, сообщений, предложений. Особую роль она играет в прогнозировании сценариев развития внешней среды организации и выработке стратегии.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки, передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы повышения эффективности производства.

Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации.

К важнейшим видам записей относятся:

- технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;

- научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая промышленная собственность;

- данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

- данные для разработки планов и показатели самих планов.

Необходимая информация заносится на определенные формы - носители информации. Формы могут содержать информацию по фирме в целом и по каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактической информации, позволяющий произвести оптимально детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности фирмы, разработать и принять необходимые управленческие решения.

Менеджерская информация базируется на использовании разнообразной информации, необходимой для принятия соответствующих управленческих решений. На каждом шагу в процессе анализа планирования, организации менеджерских мероприятий, контроля реализации задач менеджмента требуется информация о конкурентах, потребителях, других факторах внешней и внутренней среды предприятия.

В отечественной литературе изучением данной проблемы занимались такие авторы, как Балашов А.П. (2008), Д.Д.Вачугов (2001), Герчикова И.Н. (2002), Кондрашов В.М. (2007), Маслова Т.Д. (2007), Молл Е.Г. (2003) и др.

Из зарубежных авторов особо следует отметить Майкла Мескона (1994) и др.

Цель моей курсовой работы заключается в анализе применения менеджерской информации и разработке рекомендаций по применению менеджерской информации.

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

- изучение теоретических основ менеджерской информации в управлении, информационных систем в менеджменте,

- описание взаимосвязи внутренней и внешней среды организации и системы сбора, анализа, обработки информации;

- проанализировать значение менеджерской информации;

- выявить перспективы развития менеджеской информации

1. Взаимосвязь менеджерской информации и менеджмента

Предметом и продуктом труда в управлении является информация. В первом случае (в качестве предмета труда) она «сырая», а поэтому не может применяться на практике. В результате управленческой деятельности на основе информации формируется решение, исходя из которого объект управления может предпринимать конкретные действия.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК (транснациональные компании), представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность и непрерывность сбора и обработки сведений.

Информация и ее восприятие

Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации.

Управленческую информацию классифицируют по следующим признакам:

по содержанию - кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;

по назначению - для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

по степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

по степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

по степени готовности для пользования ею - первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;

по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам получения и распространения и другим признакам.

Источниками управленческой информации могут быть вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес - документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Значительную часть времени менеджеры уделяют работе с такими источниками информации, как бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов. Восприятие устной информации здесь носит двусторонний характер.

Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров; способностей улавливать в потоке устной информации «тонкости»; умения верно определять значение невербальной информации; концентрации внимания на обсуждаемом вопросе; степени доверия участников обмена информацией друг к другу и ряда других причин.

Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением - жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

В процессе восприятия устной информации (и не только устной) имеет значение внешнее окружение и ситуация. Важное значение имеет место, где встречаются обменивающиеся информацией, характер самой информации, кто инициатор встречи или от чьего имени осуществляется встреча по обмену информацией, присутствие других людей, шум, музыка и все, что может отвлекать внимание передающего и принимающего информацию. Восприятие информации зависит и от времени, отведенного или имеющегося в распоряжении участников обмена информацией.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов - отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др. По этим причинам может быть и потеря информации.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое. Это быстротекущая, многогранная и сложная работа его головного мозга. Человек логически обрабатывает информацию, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке, а способ передачи и получения информации им знаком. Восприятие устной информации нельзя отделить от личности человек, передающего информацию, уважаемый он или нет, подчиненный или начальник, пожилой или молодой, мужчина или кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед; при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим сложившуюся ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем они, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются «по секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы.

Вероятность оправдания слухов зависит от их содержания, уровня интуиции их распространителей, а главным образом от степени осведомленности людей. В зависимости от достоверности слухи могут оправдываться с достаточно высокой вероятностью, иногда достигающей 90%.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел на предприятии, не поддаются на слухи, домыслам и дезинформации.

Управление как информационный процесс - это обмен информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых решений. Так, для разработки и принятия любого управленческого решения, а также для организации его исполнения необходима информация. Количество и качество информации оказывает влияние на распределение функций между работниками аппарата управления и структуру управления.

Информация используется в различных областях научных знаний, и поэтому имеет множество определений. Для целей управления приводим два из них.

1) Информация - это сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (например, с помощью компьютеров и внутрифирменной или глобальной сети Интернет);

2) Информация - это совокупность различных сообщений об изменениях в организации и окружающей ее среде, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Информационное обеспечение менеджмента - это обеспечение аппарата управления сведениями о состоянии и динамики развития организации и ее подразделений, необходимыми для подготовки, принятия и реализации управленческих решений. Информация служит также основой для отчетов, докладов, сообщений, предложений. Особую роль она играет в прогнозировании сценариев развития внешней среды организации и выработке стратегии.

Как уже отмечалось ранее, информация оценивается как ресурс организации, который по мере развития научно-технического прогресса приобретает все большее значение.

Информация используется во всех сферах деятельности человека и имеет множество классификации по тому или иному признаку.

Для целей управления рассмотрим классификацию лишь по некоторым признакам. Например, по месту возникновения она может быть внешняя и внутренняя.

Внешняя информация - это информация, поступающая от различных организаций. Она в свою очередь подразделяется на входящую и исходящую.

Входящая информация - это сведения, поступающие в организацию (например, документы, сопровождающие комплектующие изделия, предложения о сотрудничестве и т.п.)

Исходящая информация - это информация, отправляемая организацией во внешнюю среду (например, заявки на поставки товаров, исковые требования покупателям продукции о невыполнении условий договора и т.п.)

Внутренняя информация - это информация, циркулирующая между подразделениями организации (например, отчеты о выполнении планов, данные об отгрузке товаров, заявки в отдел снабжения и т.п.)

По роли и назначению в процесс управления можно выделить следующие виды информации: директивную, нормативную, распорядительную, аналитическую, плановую, прогнозную, учетную, контрольную.

Количество перерабатываемой информации является одним из критериев загруженности управленческих работников, поэтому очень важно, чтобы менеджеру поступала только та информация, которая необходима ему для исполнения служебных обязанностей.

Для принятия своевременных решений менеджерами необходима, прежде всего, качественная информация, определяемая следующими признаками:

- достоверность (не должна содержать ошибок);

- своевременность (необходимо представлять информацию к назначенному сроку);

- краткость (должна представлять весь комплекс информации, требуемой для принятия решения);

- уместность (должна быть собрана та информация, которая требуется для принятия решения);

- ценность и полезность (должна соответствовать проблеме, требующей решения, и поставленной цели).

В последние годы получили развитие информационно-управленческие системы. Они являются одним из важнейших условий успешного функционирования аппарата управления и организации в целом.

Информационно-управленческие системы - это совокупность информационно-технических средств, информационных процессов и каналов для переработки и передачи информации. В крупных организациях созданы и эффективно функционируют информационные системы, обслуживающие процесс анализа деятельности отдельных или всех подразделений за тот или иной период времени, подготовки и принятия управленческих решений. К примеру, такие системы очень быстро развиваются в организациях розничной торговли.

В настоящее время информационно-управленческие системы функционируют на базе современной техники, программного обеспечения и информационных технологий передачи сообщений. Все это создает хорошие предпосылки для совершенствования коммуникаций и всей системы управления.

2. История становления и развития менеджерской информации

Прежде чем раскрывать историю менеджерской информации, рассмотрим что же такое сама информация.

Слово «информация» происходит (от лат. informatio, что в переводе обозначает сведение, разъяснение, ознакомление.) Понятие информации рассматривалось ещё античными философами. В современном мире информация представляет собой один из важнейших ресурсов и, в то же время, одну из движущих сил развития человеческого общества. Информационные процессы, происходящие в материальном мире, живой природе и человеческом обществе изучаются (или, по крайней мере, учитываются) всеми научными дисциплинами от философии до маркетинга.

Исторически сложилось так, что исследованием непосредственно информации занимаются две комплексные отрасли науки -- кибернетика и информатика.

Информатика, сформировавшаяся как наука в середине прошлого века, отделилась от кибернетики и занимается исследованиями в области способов получения, хранения, передачи и обработки семантической информации. Исследования смыслового содержания информации основываются на комплексе научных теорий под общим названием семиотика.

В России философская проблематика понятия «информация» разрабатывалась, начиная с 1960-х, когда вышла статья А. Д. Урсула «Природа информации». С тех пор, явно или неявно, рассматриваются в основном две концепции информации: атрибутивная, по которой информация свойственна всем физическим системам и процессам (А. Д. Урсул, И. Б. Новик, Л. Б. Баженов, Л. А. Петрушенко и другие), и функциональная -- информация присуща лишь самоорганизующимся системам (П. В. Копнин, А. М. Коршунов, В. С. Тюхтин, Б. С. Украинцев и другие).

А теперь о менеджерской информации. Менеджерская информационная система или менеджерская информация - комплексная система для оперативного мониторинга и контроля ее работоспособности и эффективности, соблюдение определенных нормативов и полная поддержка менеджерской и маркетинговой деятельности.

Подсистема менеджерская информационная система - это программа для поддержки менеджерских и маркетинговых решений. Модуль дает возможность комплексного наблюдения и оценки показателей производительности в рамках отдельных видов делопроизводства, связанных в оперативном режиме с подсистемами лечение и реабилитация.

В рамках подсистемы менеджерских информационных систем(МИС) можно наблюдать свыше 30 показателей производительности, которые можно разбивать и фильтровать по более чем 40 параметрам.

Главные группы показателей:

показатели занятости - полная оценка использования потенциала медицинского обслуживания и потенциала реабилитационного участка; финансовые показатели - комплексная оценка реализованных и предполагаемых финансовых результатов;

показатели дней - комплексная оценка реализованных и предполагаемых дней проживания, связанных с лечением.

Модули МИС

В рамках подсистемы менеджерская информационная система следует выделить следующие модули:

Статистика

- Этот модуль позволяет использовать определенные оперативные отчеты из отдельных подсистем у конкретных пользователей.

CoLBIS

- Модуль производит полный контроллинг в рамках всех подсистем ИС

- Для нужд модуля CoLBIS автоматически генерируется база оперативных данных отдельных подсистем ИС L-BIS.

- Модуль CoLBIS позволяет соединить базу данных с табличным процессором MS Excel. В MS Excel данные созданы в виде наглядных таблиц сопряженности и графиков.

- Используя хранилище данных CoLBIS в M Excel можно использовать заранее определенные таблицы и графики, или на уровне потребителя создавать собственные представления данных.

3. Значение менеджерской информации, методы сбора и анализа

Значение использования менеджерской информации в управлении

Предметом и продуктом труда в управлении является информация. В первом случае (в качестве предмета труда) она «сырая», а поэтому не может применяться на практике. В результате управленческой деятельности на основе информации формируется решение, исходя из которого объект управления может предпринимать конкретные действия.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам.

Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность и непрерывность сбора и обработки сведений.

Методы сбора информации

Несмотря на огромное количество разнообразных исследовательских методик и техник, общая схема мероприятий, реализуемых в рамках рыночных исследований, достаточно проста и понятна. Основными источниками получения маркетинговой информации являются:

? Интервью и опросы;

? Регистрация (наблюдение);

? Эксперимент;

Интервью (опрос) - выяснение позиции людей или получение от них справки по какому-либо вопросу. Опрос - это наиболее распространенная и важнейшая форма сбора данных в маркетинге. Приблизительно 90% исследований используют этот метод. Опрос может быть устным (личным) или письменным.

При письменном опросе участники получают опросные листы (анкеты), которые они должны заполнить и отдать по назначению. Обычно, в письменных опросах используются закрытые вопросы, ответы на которые заключаются в выборе одного из приведенных. Обычно, при письменных опросах, опросный лист рассылается представителям целевой аудитории, по средствам электронной почты, почтовой рассылки или факсимильной связи. Основным недостатком, ограничивающим использование данного метода, является длительный период и низкий процент (в среднем 3%) возврата заполненных анкет. Личные и телефонные опросы принято называть интервью.

Телефонные интервью - это относительно дешевый метод проведения опросов любого уровня точности с точки зрения построения выборки (географическое расположение респондентов не имеет принципиального значения с точки зрения стоимости проведения интервью). Данный метод применим только в количественных исследованиях. Однако существуют объективные недостатки использования данного метода:

? не совсем полный контроль понимания и искренности респондента;

? нет возможности предъявлять визуальные материалы (образцы, карточки с вариантами ответов);

? нереализуемость длительных интервью (по телефону сложно удержать внимание собеседника более 15 минут);

? в городах с недостаточным уровнем телефонизации невозможно получить репрезентативную выборку.

Наблюдение -это процесс открытого или скрытого от наблюдаемого сбора и регистрации событий или особых моментов, связанных с поведением изучаемого объекта. Предметом наблюдений могут быть свойства и поведение индивидуумов; перемещение вещей, товаров и т.п. Недостатком наблюдений является невозможность выявления мнений, представлений, знаний людей. Поэтому на практике наблюдения обычно используются совместно с другими методами исследований.

Эксперимент - это исследование влияния одного фактора на другой при одновременном контроле посторонних факторов. Эксперименты подразделяются на лабораторные, проходящие в искусственной обстановке (тест продукта), и полевые, в реальных условиях (тест рынка). Основными недостатками, данного метода являются значительная стоимость и длительность проведения, что существенно ограничивает применение этого метода в практических исследованиях.

4. Перспективы развития менеджерской информации

Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.

Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем информации, чем это обычно кажется. Например, если рассмотреть среднего размера сеть из 20 магазинов розничной торговли с ежегодным объемом продажи в 10 млн. долл. То такая фирма может иметь 300 служащих, работающих на основе почасовых ставок с несколькими различными уровнями заработной платы. После каждой рабочей недели администрация должна определить заработок каждого служащего, основываясь на данных об отработанном времени, количестве выписанных чеков и вычесть правильную сумму налога. Фирма может иметь дело с сотнями различных поставщиков и отрабатывать тысячи заказов в год. Текущие инвентарные ведомости могут содержать несколько сот различных видов товаров, причем количество каждого товара может постоянно изменяться и должно контролироваться. Кроме того, ежегодно с клиентами заключаются десятки тысяч сделок, в результате чего изменяется величина товарных запасов и наличных денег. Имеется кроме этого информация о внешней среде предприятия: это законы, торговые правила, правительственные документы, действия конкурентов и т.д. Таким образом, администрация даже такой относительно небольшой фирмы должна перерабатывать более миллиона единиц информации в год. Поток же информации в действительно большой организации с сотнями тысяч служащих, тысячами различных товаров и оборотными фондами в тысячи миллионов долларов уже является непостижимым. Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если администрация вовремя не будет получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными. Справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом и состоит цель менеджерских информационных систем, сокращенно МИС.

МИС определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. Она должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью МИС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что МИС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. МИС некой организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что МИС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы МИС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и менеджерские информационные системы - это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. Широкое распространение компьютеров в организациях позволит управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации. Например управляющий современного супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или годовую информацию о том, какие виды товаров продаются, по какой цене, в каких количествах, что нужно перезаказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и т.д. Часть этой информации получается автоматически, когда контролер с помощью компьютеризированного кассового аппарата считывает записанную на упаковке, в виде бар-кода, информацию о товаре. До внедрения МИС такого типа время и количество информации, необходимые для проведения подобного анализа, достигали астрономических величин. Многие до сих пор технологически слабо оснащенные отрасли услуг и сфера конторского труда, связанные с переработкой больших массивов информации, представляют собой сегодня благоприятную почву для применения микроэлектроники. Банки, страховые компании, торговые предприятия все шире начинают использовать ЭВМ различного типа, терминалы, автоматы для учета чеков, автоматизированные системы расчетов, электронных счетов и т.п Открывается перспектива создания полностью автоматизированных офисов.

Процесс проектирования ИУС можно разделить на пять этапов:

Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных требований. Определяется, как описано выше, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

Агрегирование решений. Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Другими словами МИС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или группой, значительным образом “направляет” процесс создания МИС.

Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, должны учитываться возможности персонала для обработки данных.

Проектирование и контроль за системой контроля. Последний, важнейший этап - это создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать МИС в соответствии с изменениями ситуации. Нужно допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой. При обсуждении вопросов проектирования МИС отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения. К сожалению, множество потенциальных проблем не позволяет эффективно работать даже такой МИС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая МИС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике.

Заключение

Одним из следствий информатизации является коренное изменение информационной среды общества, в частности, наблюдается рост количества и разнообразия информационных ресурсов. Это характерно как для всей совокупности информационных ресурсов, так и для ресурсов, относящихся к определенным сторонам предметной деятельности. Необходимость изучения и анализа предметных информационных ресурсов обуславливается тем, что именно их создание и накопление определяет во многом сегодня возможности дальнейшего развития этих областей знания, создание новой информационной среды для их развития. Управление каким-либо видом деятельности, в настоящее время, невозможно без анализа большого объема информации. В управлении необходимо в полной мере, использовать объективную, своевременную полную и информацию, которая собирается, обрабатывается, и распространяется с помощью технических средств и современных научных методов. Необходимо не только располагать точной и своевременной и информацией, но уметь анализировать ее, делать нужные выводы и воплощать в управленческих решениях результаты этих выводов. Отсюда очевидно, что наличие информационной составляющей необходимо в управлении, так как она представляет собой основу всего управленческого процесса. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления. Большое разнообразие информации, используемой на практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Современный менеджмент только тогда может быть действительно успешным, когда он находится в постоянном и непрерывном развитии, когда он ориентирован на изменения, обеспечивающие жизнестойкость организации и накопление ею потенциала инноваций и целеустремленности. Но это оказывается практически возможным только при условии исследования систем управления, которое предполагает поиск наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования, исключения в ней противоречий и установление причин недостатков, а также определение путей дальнейшего развития. Исследования позволяют найти соответствие управления изменяющимся условиям и факторам экономики. Исследование в современном менеджменте становится одной из основных функций управления, которая должна быть направлена не только на объект управления, но и на само управление, которое может стать тормозом инноваций, хотя по своему статусу должно быть источником идей развития фирмы и мотивационной основой его осуществления. Исследование управления только тогда может быть успешным в своей практической значимости, когда оно проводится профессионально как в методологическом отношении, так и организационном. Необходимо не только понимание важности и роли исследования в достижении успеха управленческой деятельности, но и владение определенными навыками его организации и проведения. В настоящее время мы наблюдаем, что Российские организации соответствует тем современным требованиям которые необходимы для функционирования в условиях рыночной экономики, принимаются нормативно-правовые акты, которые облегчают задачу, как частных предприятий, так и самого государственного аппарата. Подчиняясь экономическим законам, реагируя на спрос и предложения, конкурируя в рыночных условиях появляется возможность прогнозировать и регулировать рынок, принимая качественные управленческие решения. В основу управления каждой организации должна быть положена концепция создания оптимальной организационной структуры, которая может быть определена как структура, обеспечивающая достижение наилучших результатов. Помимо информации из специализированных информационных организаций, подразделений и систем, ключевую роль в обеспечении работы любых органов, организаций и предприятий играют их собственные информационные ресурсы, создаваемые непосредственно в ходе их основной деятельности и управления предприятием. Такие информационные ресурсы обычно используются только в рамках определенных технологических процессов и управленческих задач. Они представлены в основном в виде информационных файлов различных автоматизированных систем управления Аналогичные по принципам использования "встроенные" информационные ресурсы формируются в органах власти и управления разных уровней, на предприятиях и в организациях сферы материального производства, организациях социальной сферы, учреждениях культуры, образования, организациях, связанных со здравоохранением, жилищно-коммунальным, бытовым обслуживанием населения. Государственное управление и регулирование процессов формирования и использования всех этих видов информационных ресурсов осуществляется, в основном, через ведомственные и территориальные системы управления соответствующими отраслями.

Библиографический список

1. Алексеев С.И. ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ: Учебно-методический комплекс. М.: Изд. центр ЕАОИ. 2014. 195 с.10. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. 415 с.

2. Балашов А.П. Основы менеджмента: Учеб.пособие. М.: Вузовский учебник, 2012. 288 с.

3. В.П. Нестеров, "Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений" Учеб. пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М.: менеджмент, 2015. 560, 573 с.

4. Васюхин О.В., Варзунов А.В. Информационный менеджмент: краткий курс: Учебное пособие. СПб.: СПбГУ ИТМО, 2014.

5. Основы менеджмента: Учеб. Для вузов /Д.Д.Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д.Вачугова. М.: Высш. Школа, 2013. 367 с.

6. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.3-е изд., перераб. И доп. М.: ЮНИТИ, 2012. 501 с.

7. Кондрашов В.М. Менеджмент продаж: Учеб.пособие. М.: Вузовский учебник, 2014. 279 с.

8. Кузнецова Л.В., Черкасова Ю.Ю. Основы маркетинга: Учеб.пособие. М.: Вузовский учебник, 2014. 139 с.

9. Костров А.В. Основы информационного менеджмента.2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2015.

10. Маслова Т.Д., БожукЛ.Н. Маркетинг. СПб.: Питер, 2014. 400с.: ил. (Серия «Учебники для вузов»).

11. Мартыненко Л.С. менеджерская информация, ее значение, методы сбора и анализа: V Международная студенческая электронная научная конференция "Студенческий научный форум" публикация 2012 года http://www.rae.ru/forum2012/21/2541.

12. Методы принятия решений // Сайт http://de. ifmo.ru -[Электронное издание]. Режим доступа: http://de. ifmo.ru/bk_netra/page. php? tutindex=3&index=63.

13. Молл Е.Г. Управление карьерой менеджера. СПб.: Питер, 2015. 352 с.: ил. (Серия «Теория и практика менеджмента»).

14. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер.с англ. М.: «Дело ЛТД», 2014. 702 с.

15.Материалы «круглого стола» Информационный подход в междисциплинарной перспективе//ред. В. В. Пирожков, Вопросы философии, 2010.

16.http://www.itl.nnov.ru/departments/lauryn/podsistems/mis/менеджерская информационная система.

Размещено на Allbest.ru

...