Документационное обеспечение

Размещено на http://www.allbest.ru/

Негосударственное образовательное учреждение Профессиональная образовательная организация «Колледж предпринимательства и социального управления»

Контрольная работа по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

Выполнил студент группы: З-К-15

Негодаев Евгений Юрьевич

Руководитель: Шориков С.А.

Екатеринбург 2016



Содержание

1. Электронный документ. Правила его составления и оформления. Электронная цифровая подпись

2. Стиль и содержание служебных документов в зависимости от их видов. Требования, предъявляемые к текстам, формы изложения. Правила применения сокращенных слов и словосочетаний

Список литературы



1. Электронный документ. Правила его составления и оформления. Электронная цифровая подпись

«Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе»]. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.)

Основное преимущество электронного документооборота -- повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор -- внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.

Использование электронных документов даёт массу преимуществ для пользователей:

1.Ускорение процессов документооборота;

2.Способность передавать документ по цифровым каналам связи;

3.Легко изменяемое содержание (редактирование);

4.Теоретическая возможность вечного хранения;

5.Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Согласно закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен

?создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

?иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;

?быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Правила оформления

текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;

абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,27 см;

строки разделяются полуторным интервалом;

поля страницы: верхнее и нижнее не менее 20 мм, левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм;

полужирный шрифт не применяется;

разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;

введение и заключение не нумеруются.

2 Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

1. разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;

2. нумеровать их следует арабскими цифрами;

3. номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;

4. после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;

5. разделы и подразделы должны иметь заголовки;

6. заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;

7. если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;

8. переносы слов в заголовках не допускаются;

3 Нумерация страниц текстовых документов:

1. страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;

2. титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;

3. номер страницы на титульном листе не проставляют;

4. номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющей идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;-подтверждена подлинностью электронной цифровой подписи в электронном документе;электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

При этом электронной документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Хэш-функция защищаемого электронного документа представляет собой уникальное число, получаемое из исходного документа путем его преобразования с помощью сложного, но известного алгоритма (хэш-функции).

Хэш-функция чувствительна к всевозможным искажениям исходного электронного документа, то есть изменение (искажение) хотя бы одного знака в исходном документе приводит в среднем к искажению половины знаков хэш-значения. Кроме того, она устроена таким образом, что, во-первых, по хэш-значению документа нельзя восстановить исходный электронный документ, а во-вторых, практически невозможно отыскать два различных электронных документа, которые обладали бы одним и тем же хэш-значением.

Схема формирования электронной цифровой подписи под электронным документом его создателем (отправителем) предусматривает вычисление хэш-функции этого документа и шифрование этого значения посредством секретного ключа отправителя.

Результатом шифрования и является значение ЭЦП как реквизит электронного документа, которое пересылается получателю вместе с этим документом.

Таким образом, электронная цифровая подпись жестко увязывает содержание документа и секретный ключ для формирования ЭЦП и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности данной подписи.

Функции ЭЦП:

Поскольку электронная цифровая подпись - средство защиты информации, предоставляющее возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронного документа, то ЭЦП должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

подтверждать, что подписывающее лицо сознательно подписало электронный документ;

подтверждать, что документ подписало именно подписывающее лицо и только оно;

ЭЦП должна существенно зависеть от подписываемого документа, в том числе от имеющихся в нем отметок времени;

подписывающее лицо не должно иметь возможности отказаться впоследствии от факта подписи электронного документа.

Общая суть электронной подписи заключается в следующем: с помощью криптографической хэш-функции вычисляется относительно короткая строка символов фиксированной длины (хэш). Затем этот хэш шифруется закрытым ключом владельца - результатом является подпись документа. Подпись прикладывается к документу. В результате этого получается подписанный документ. Лицо, желающее установить подлинность документа, расшифровывает подпись открытым ключом владельца, а также вычисляет хэш документа. Документ считается подлинным, если вычисленный по документу хэш совпадает с расшифрованным из подписи, в противном случае документ является подделанным. При ведении деловой переписки, при заключении контрактов подпись ответственного лица является непременным атрибутом документа, преследующим несколько целей: гарантирование истинности письма путем сличения подписи с имеющимся образцом и гарантирование авторства документа (с юридической точки зрения).Выполнение данных требований основывается на следующих свойствах подписи:

подпись аутентична, то есть с ее помощью получателю документа можно доказать, что она принадлежит подписывающему;

подпись неподделываема, то есть служит доказательством, что только тот человек, чей автограф стоит на документе, мог подписать данный документ;

подпись непереносима, то есть является частью документа и поэтому перенести ее на другой документ невозможно;

документ с подписью является неизменяемым;

подпись неоспорима;

любое лицо, владеющее образцом подписи, может удостоверится, что документ подписан владельцем подписи.

Развитие современных средств безбумажного документооборота, средств электронных платежей немыслимо без развития средств доказательства подлинности и целостности документа. Таким средством является электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая сохранила основные свойства обычной подписи.

2. Стиль и содержание служебных документов в зависимости от их видов. Требования, предъявляемые к текстам, формы изложения. Правила применения сокращенных слов и словосочетаний

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков - функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1. личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);

2. распорядительные документы (приказ постановление, распоряжение)

3. административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав)

4. информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).

Составление служебных документов - сложный процесс, который занимает много времени. Проанализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, и повысить правильность документирования.

При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем. Данный стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

«Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В. Щерба, - «язык законов» - требует, прежде всего, точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза».

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Официально-деловой стиль - это функциональная разновидность литературного языка, основной сферой реализации которой является административно-правовая деятельность в письменной форме, однако может иметь и устную разновидность. Официально - деловой стиль делится на подстили: дипломатический (конвенция, нота, меморандум), законодательный (закон, конституция, устав, акты), управленческий (заявления, приказы, доверенности). Разнообразны жанры этого стиля: расписка, доверенность, заявление, справка, отчет, деловое письмо, объявление и многие другие. (Зверева, 2008)

Требования, которым должен отвечать управленческий документ:

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Документы и их основные функции

К деловой информации предъявляется ряд общих требований. Прежде всего, она должна быть достоверной, актуальной, однозначной и полной. В деловом общении документирование имеет особое значение. Устную договоренность можно легко опровергнуть, в то время как грамотно составленный, заверенный подписями и печатями договор приобретает совершенно другое значение - это юридически обоснованный документ.

Основные функции любого документа.

- Информационная. Документ вне зависимости от его жанра создается, прежде всего, для хранения и передачи информации.

- Коммуникативная. Важнейшее значение документа - выступать в качестве средства связи между отдельными частями общественной структуры (учреждениями, подразделениями, департаментами и т. П.)

- Управленческая. Документ является действенным инструментом управления. Эта функция свойственна документам, специально создаваемым для целей управления (планы, отчеты, должностные инструкции и т. П.)

- Правовая. Документ закрепляет правоотношения, возникающие между организациями, хозяйствующими субъектами, юридическими или физическими лицами.

Рассмотрим композиционные особенности и стандарты основных жанров служебных и деловых документов.

Служебная записка - это внутренний служебный документ, адресованный руководству. В нем, как правило, рассматривается какой-либо вопрос, а в заключении приводятся вывод и предложения автора служебной записки.

Заявление - это внутренний служебный документ, который предназначен для доведения до сведения руководства официальной позиции, официального мнения подчиненного.

Заявление пишется по какому-то конкретному поводу и посвящается одному вопросу, адресуется тому лицу, в чьей компетенции находится поднимаемый вопрос.

Приказ - это основной распорядительный акт оперативного управления, который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различают приказы по организационным вопросам, по основной деятельности, по персоналу.

Распоряжение издается руководителем предприятия для решения оперативных вопросов деятельности предприятия. В отличие от приказа в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово («Приказываю»), которое разделяет вводную и распорядительную части документа. Во всем остальном распоряжение составляется так же, как и приказ.

Договор - безусловно, один из важнейших деловых документов любого предприятия. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

В Гражданском кодексе приводятся также основные юридические формы договоров (купли-продажи, аренды, поставки, комиссии и т.д.). Любой договор состоит из вводной части (преамбулы), основной части (в которой описывается предмет договора, права и обязанности сторон), части, содержащей дополнительные условия договора, и заключительных положений. Договоры могут также содержать приложения (например, в виде соглашения о ценах). (Мирошниченко, 2011)

Резолюция - это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей. Резолюция, как правило, устанавливает приоритеты в работе. Важно, чтобы она вписывалась в существующую систему управления и не вносила в нее дезорганизующие элементы. (Столяренко Л.С., 2005)

В последнее время выделяют еще один классификационный признак деловой документации - форма отправления документа. Наряду с традиционной почтовой пересылкой существует широкий набор технических средств, относящихся к классу средств так называемой документальной электронной связи. Этот тип электросвязи предназначен для передачи сообщений, представленных в форме документов. Можно выделить две большие группы таких средств, отличающихся используемыми методами передачи сообщений: с факсимильными и кодовыми методами передачи.

Факсимильный метод передачи сообщений предполагает непосредственную передачу изображения документа с помощью специальных аппаратов - телефаксов, или просто факсов. В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей работе без электронной почты.

Электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычным почтовым отправлением.

Электронная почта - эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. В современном мире большинство фирм предпочитают пользоваться услугами электронной почты, принимая во внимание ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты.

Требование к тексту документа

Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р. 6.30-97 пункт 3.19, посвященный тексту документа, начинает с указания на язык текста. Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера,

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, филиалы завода направляют и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Также пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок.

Для деловой электронной переписки с партнерами и клиентами действуют жесткие правила этикета. Официальные и деловые письма пишутся на бланках фирмы, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке есть логотип, адрес и телефоны вашей организации. При этом используются те же строгая структура и стиль письма, как если бы писали его на бумаге. Подписывать электронные письма можно, предварительно отсканировав свой автограф и сохранив его изображения в электронном виде. Если вместе с письмом отправляется информация в приложении, требуется указать, на скольких страницах уместились эти файлы. Если это графика, рисунки или фотографии, следует также указать их расширение, формат, количество. В официальных электронных письмах не допускаются опечатки, использование различных шрифтов, графических изысков, выражение эмоций, а также смешения кириллицы и латинского шрифта. Недопустимо посылать документы в приложении, оставляя при этом пустым само место для письма. Любые высылаемые по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и некоторым комментарием. При получении письма необходимо сразу же дать короткое уведомление о его получении. Более детальный ответ можно выслать позже. Посылая кому-либо текстовые или графические файлы, нужно заранее удостовериться в том, что они не содержат вирусов. Многие правила этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены спецификой данного способа передачи информации и связаны с использованием технических возможностей Интернета.

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам непосредственных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Передача сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента. Адресат получает копию передаваемого документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера. Обычно сообщение, переданное по телефаксу, оформляется в виде делового письма, которое содержит все необходимые реквизиты. При отправлении сообщения по факсу главным требованием является краткость. Наилучший вариант - сообщение, занимающее одну страницу. Как и электронная почта, телефакс - удобный способ общения. Огромное преимущество его заключается в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно, недостаток - качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма лучше отправлять по почте. Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Деловое письмо - служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой и служебной информации.

Правила сокращений в текстах документов

Рекомендуется употреблять полные названия центральных органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.

Некоторые министерства Российской Федерации

Министерство внутренних дел Российской федерации	Мвд
Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий	МЧС России
Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовой информации	МАП России
Министерство здравоохранения Российской Федерации	Минздрав России
Министерство иностранных дел Российской Федерации	Мид России
Министерство культуры Российской Федерации	Мин культуры России
Министерство промышленности, науки и технологий Российской Федерации	Минпромнауки России
Федеральный горный и промышленный надзор России	Госгортехнадзор России
Федеральный надзор России по ядерной и радиационной безопасности	Госатомнадзор России

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах): документ деловой реквизит

ампер - А

атмосфера - атм

гектар - га

грамм - г

килограмм - кгметр - м

миллиметр - мм

секунда - с

тонна - т

центнер - ц

Существуют и другие общепринятые сокращения:

год, годы - г., гг. (при цифрах)область - обл.

город - г. (при названии)поселок - пос.

дом - д.прочее - пp.

другой (другие) - др.пункт - п.

железнодорожный - ж.-д.район - р-н (при названии)

и так далее - и т.д.рубль - р., руб.

и тому подобное - и т.п.село - с. (при названии)

копейка - к., коп.смотри - см.

миллиард - млрдто есть - т.е.

миллион - млнтысяча - тыс.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» - буксир, «бух.» - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.



Список литературы

1. http://knigi.link/

2. http://psyera.ru/

3. http://otherreferats.allbest.ru/

Размещено на Allbest.ru

...