Организационные документы в кадровой службе предприятия

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Частное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования «НАУЧНО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ»

Контрольная работа

ТЕМА: «Организационные документы в кадровой службе предприятия»

Выполнил:

Часовская О. Н.

Проверил:

Филиппова И. Ю.

Нягань 2016

Введение

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

1. Организационные документы в кадровой службе предприятия

управленческий документ должностной трудовой

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

1. устав предприятия;

2. коллективный договор;

3. положение о структурных подразделениях;

4. правила внутреннего трудового распорядка;

5. штатное расписание;

6. должностные инструкции работникам.

1. Устав предприятия - это документ, который определяет порядок и условия работы и функционирования предприятия. В уставе также содержаться различные сведения, о порядке и наименовании, а также отражает сущность организационно-правовой формы данного предприятия.

В уставе необходима информация о расположении предприятия, о том, что входит в состав комплекса. Отмечается, что одной из главных составляющей устава являются сведения о финансовых операциях, о распределении поступивших средств, а также в уставе присутствуют сведения о фондах и подразделениях предприятия, а также отображается сумма уставного капитала.

Каждое предприятие, каждое юридическое лицо обязано владеть информацией и возможной реорганизации или ликвидации предприятия - этот аспект также обозначен в уставе предприятия. Как правило, документы подобные уставу, устанавливают порядок в процессе производства и в общественной жизни фирмы, и таким документом обязано обладать каждое юридическое лицо.

Первым делом должно отражаться в документе место, где располагается комплекс предприятия, название фирмы полное или в сокращенном виде, и соответствующие сведениях об органах, владеющих правами относительно имущества. Каждое предприятие ставит перед собой цели, задачи. Так и в уставе должны отражаться все сведения о целях, задачах, о том, что хочет производить фирма, в какие сроки, для кого, какой вид продукции. Затем имеет место быть информации о фондах предприятия в целом, которые создавались в рамках компании, и в частности об их использовании, накоплении и другое.

Устав предприятия также хранит информацию о кадрах и главе предприятия. Записывается порядок назначения на должность в том или ином подразделении, затем производиться запись о его зачислении с упоминанием о трудовом договоре. Работники предприятия вправе узнать из устава, как именуется подразделение или само предприятие, кто является директором или главой, кто является инвестором, каковы размеры уставных фондов, каковы источники и правила его формирования, а также в какие направления уходят средства, поступившие на предприятие в качестве прибыли.

Предприятие должно обладать уставом. Унитарные предприятие не обладавшие подобного рода документом, противоречат законодательству. Но в современном мире без устава регистрировать предприятие регистрационная палата откажется.

2. Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст.40 ТК РФ).

Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Согласно ст.9 Трудового кодекса РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений.

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам: формы, системы и оплаты труда; выплата пособий, компенсаций; механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; сроки выплаты заработной платы; порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков; улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи; соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; оздоровление и отдых работников и членов их семей; частичная или полная оплата питания работников; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора; другие вопросы, определенные сторонами. В коллективном договоре может найти отражение любой вопрос, волнующий работников и работодателей, - от размера ежегодного индексирования зарплаты до употребления ненормативной лексики работниками и руководителями.

Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.

Согласно ст.43 ТК РФ коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.

Коллективные договоры, соглашения не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор или соглашение, то они не подлежат применению.

3. Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место одела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.

Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой).

Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:

- общие положения, в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей деятельности;

- основные задачи - данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);

- структура и штат, в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);

- функции - должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;

- взаимоотношения с другими подразделениями, в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации;

- обязанности - указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;

- права - должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;

- ответственность - в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.

Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом), после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.

После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).

4. Правила внутреннего трудового распорядка предприятия - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников предприятия в порядке, установленном ст.372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил. Правила внутреннего трудового распорядка могут разрабатываться в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа. Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения, на срок установленный работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом).

5. Штатное расписание - это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, названия должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки в месячный фонд заработной платы.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия. Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год необязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.

Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма (№ Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1.

6. Должностная инструкция - это организационно правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность. Она составляется по каждой штатной должности. Должностная инструкция - документ не обязательный, но при этом он не только помогает сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяет избежать трудовых споров.

Типовая должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

I. Общие положения, где обычно указывают:

1. название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

2. требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования);

3. непосредственная подчиненность;

4. порядок назначения и освобождения от должности;

5. наличие и состав подчиненных;

6. порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

7. перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

II. Права. Раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей;

III. Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении;

IV. Ответственность. В данном разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Должностные инструкции составляются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. №37, последняя редакция приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.03.2011 №194). Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись. Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том, и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.

Заключение

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Список использованной литературы

1. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.

3. Верховцев А. В. Делопроизводство в кадровой службе - М.: ИНФРА - М, 2000.

4. Сотов П. В. Сборник трудовых документов. - М.,1997

Размещено на Аllbest.ru