Сущность управления в рамках организационной структуры

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сущность управления в рамках организационной структуры

Содержание

1. Понятие и сущность организации

2. Понятие и элементы организационной структуры

3. Формирование организационной структуры

4. Принципы рационального размещения подразделений предприятия

5. Оценка эффективности организационных систем

Список литературы

1. Понятие и сущность организации

Организация - представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определёнными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Термин организация (от лат. organizare - сообщать стройный вид, устраивать) интерпретируется в науке как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте.

В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система. Единого понимания организации до сих пор не выработано. Однако эта дифференциация взглядов не вносит неопределенности в процесс познания организации как явления, скорее наоборот, позволяет более полно ее изучить.

Организацию характеризует упорядоченность частей, которые образуют единство (целое), обратное воздействие таково, что целое содействует сохранению частей. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Организация определяется и как внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее внутренним строением, это также совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого, или объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил. Уже такой, достаточно поверхностный, первичный анализ приводит нас к выводу о том, что исключительно широкое и разнообразное восприятие, понимание и применение термина организация отражает явления и события. Они могут представлять собой как процесс, так и систему, иметь субъективную, объективную и смешанную природу, проявляться в материальных, интеллектуальных и смешанных формах.

Таким образом, организация является не аморфной массой, а упорядоченной системой. Поддерживать эту упорядоченность помогает организационная структура. В следующем параграфе курсовой работы, будет рассмотрено понятие организационной структуры организации.

2. Понятие и элементы организационной структуры

Организационная структура предприятия - это внутренняя упорядоченность, согласованность и взаимодействие отдельных частей единого целого. Понятие организационной структуры включает в себя структуру управления, которая определяется как форма распределения и координации управленческой деятельности на предприятии, и производственную структуру предприятия, которая определяется составом основных производственных подразделений предприятия и характером их взаимосвязи. Структура управления включает состав органов управления и устанавливает характер отношений между ними.

При этом сначала формируется производственная структура, а затем, как производная от нее, строится организационная структура управления предприятием.

Понятие организационной структуры включает в себя также элементы структуры управления. Такими элементами являются отдельные работники, например, генеральный директор, его заместители, службы и другие звенья аппарата управления.

Звено управления - самостоятельное структурное подразделение (отдел, бюро, сектор), выполняющее определенную функцию управления, ее часть или совокупность нескольких функций, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т. е., при наличии нескольких уровней управления.

Кроме того, связи в организационной структуре управления могут носить линейный и функциональный характер.

Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т. е., лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Понятие организационной структуры в рамках связей между подразделениями включает в себя также ступень управления.

Ступень управления - это единство звеньев определенного уровня, иерархия управления (управление предприятием, цехом, участком и т. д.).

На организационную структуру управления предприятия влияют ряд факторов: организационно-производственные факторы, управленческие, социально-экономические.

Каждый управленческий орган относится к конкретному объекту управления - группе, бригаде, цеху, отделу, корпусу, заводу и др.

Поэтому структура управления всегда совпадает с общей структурой организации, которая классифицируется на линейную, функциональную, линейно-функциональную, дивизиональную, программно-целевую, проектную, матричную и др.

Понятие организационной структуры тесно связано с нормой управляемости.

Норма управляемости - число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при котором суммарная трудоемкость выполняемых им функций приближается к нормативу (8 час в день, 40 час в неделю и т. д.), а эффективность управленческого труда удовлетворяет требованиям организации.

Путем делегирования линейных полномочий устанавливается нормы управляемости, которые определяют число подразделений и число уровней управления. Норма управляемости зависит от следующих факторов: уровня управления, уровня решаемых задач, квалификации руководителей и подчиненных. Необходимо стремиться к минимальной норме управляемости, что способствует эффективной координации действий и постоянному контролю за подчиненными.

Нормы управления на предприятиях различных отраслей промышленности варьируют в широком диапазоне и в среднем могут составлять 7-10 человек.

- высший уровень руководства -3-5 чел.;

- средний уровень руководства 10-12 чел.;

- нижний уровень управления -25-30 чел.

Структуры управления подразделяются на две большие группы: механистические и органические.

3. Формирование организационной структуры

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее дальнейшего развития. Особое место в этом процессе отводится формированию организационной структуры.

Научно обоснованный процесс формирования организационных структур управления основан на использовании методов системного подхода, который базируется на соблюдении следующих принципов:

- корректная формулировка целей и подцелей проектируемой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации;

- постановка всех управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется невыполнимой;

- обоснованное распределение применительно к этим задачам функций, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до исполнителей;

- выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтали управления, с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реализации перспективных производственных программ;

- ограниченное сочетание вертикали и горизонтали управления путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления;

- соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных в законе единства анализа и синтеза.

При формировании организационной структуры уже на начальном этапе проектирования необходимо определить исходную позицию и выявить начальные условия. С этой целью нужно оценить влияние внешней среды с учетом системы связей элементов внутренней структуры с субъектами и объектами, находящимися вне организации. Также важно установить, какие факторы и явления во внешней среде могут оказать существенное влияние на деятельность организации.

Таким образом, процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Когда требуется взаимодействие многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые называются органиграммами.

Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия-решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками.

Построение органираммы позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

4. Принципы рационального размещения подразделений предприятия

Структурные подразделения предприятия, объединенные в единую систему, называются инфраструктурой предприятия. Производственная структура предприятия должна обеспечивать рациональную организацию производственного процесса в пространстве. Для этого при принятии решений о размещении подразделений на территории необходимо соблюдать определенные правила и принципы. Основными являются следующие:

1. Расположение цехов по ходу производственного процесса: для обеспечения принципа прямоточности, определяя постоянное направление основных грузопотоков: заготовительный, обрабатывающий, сборочный;

2. Расположение складов у входа/выхода предприятия: склады сырья и основных материалов должны размещаться на входе предприятия (со стороны подъездных путей для ввоза грузов) вблизи заготовительных цехов, склады готовой продукции - вблизи сборочных цехов на выходе (со стороны подъездных путей для вывоза грузов);

3. Расположение вспомогательных цехов ближе к потребителям: они должны размещаться как можно ближе к основным, потребляющим их продукцию, не нарушая при этом основные грузопотоки (инструментальный, ремонтно-механический и электроремонтный вблизи основных, имеющих наибольшее количество технологического оборудования);

4. Размещение производственных объектов с учетом рациональности перевозок: объекты производственной инфраструктуры должны размещаться так, чтобы обеспечить кратчайший путь движения материалов и наименьший пробег транспортных средств в ходе производственного процесса, без обратного и встречного движения, излишних пересечений;

5. Размещение производственных объектов с учетом внешних факторов (природных, общественных, техногенных): с учетом «розы ветров», возможностей естественного освещения и проветривания, с соблюдением установленных архитектурно-строительных, санитарно-технических, противопожарных и иных норм, предусмотренных для предприятия данного профиля;

6. Блочное строение производственной структуры: отдельные подразделения, однородные по техпроцессу или тесно взаимосвязанные по ходу процесса, должны объединяться по возможности в блоки (группы) с размещением в одном корпусе. Блокировка цехов в группы - литейную, кузнечную, механосборочную, деревообрабатывающую и пр.;

7. Выделение зон однородных элементов производственной структуры: объекты, однородные по характеру производства, режиму, экологическим, пожарным, санитарно-гигиеническим и иным условиям, должны, по возможности, территориально сближаться с размещением в определенной зоне: зоне горячих цехов, обрабатывающих, энергетических служб, общезаводских служб;

8. Обеспечение возможности наращивания и модифицирования производственной структуры: объекты должны размещаться так, чтобы обеспечить возможность их дальнейшего расширения и реконструкции с минимальными затратами времени и ресурсов, без нарушения идеи генерального плана и, по возможности, без сноса ранее построенных объектов;

9. Максимальное использование объема и площади земельного участка, зданий, помещения: для этого необходимо плотное размещение и, упрощение конфигурации зданий, повышение этажности, рациональное использование площади и пространства под проезды (проходы), использование подвесных, подземных и многоярусных транспортных магистралей и развязок.

Эффективность использования площади земельного участка характеризуется коэффициентами застройки и использования площади. Коэффициент застройки земельного участка - отношение площади, занимаемой зданиями и крытыми сооружениями к площади всего земельного участка (обычно составляет 0,22-0,35).

Коэффициент использования площади земельного участка - отношение площади, занимаемой зданиями, сооружениями и всеми объектами, к площади всего земельного участка (обычно составляет 0,4-0,7).

Аналогично выполняется оценка эффективности использования площади отдельных зданий, помещений и их внутреннего объема. Предприятие имеет иерархическое строение, поэтому допускает множество вариантов компоновочных и планировочных решений, что делает сложными задачи размещения. Размещение подразделений на территории предприятия целесообразно выполнять поэтапно в следующей последовательности: размещение цехов и общезаводских служб на территории завода, размещение участков и цеховых служб на территории цеха, размещение рабочих мест на территории участка.

Принятая производственная структура закрепляется в паспорте предприятия и отображается в генеральном плане. Генеральный план - это проектируемое или фактическое размещение на плане земельного участка всех объектов инфраструктуры, согласованное с особенностями рельефа местности и требованиями благоустройства территории.

В паспорте и генеральном плане дается перечень и планировочная схема размещения всех цехов, зданий, сооружений, установленного оборудования и списочного числа работающих (рабочих мест) с указанием занимаемой площади и расстояний, подъездных путей и проездов, подземных и надземных инженерных коммуникаций.

Производственная структура разнообразна, и на нее влияют следующие факторы:

1. Конструктивные особенности и технологии изготовления продукции (характер техпроцессов, виды оборудования определяют состав цехов);

2. Масштаб производства (чем больше объем производимой продукции, тем крупнее цехи, тем уже их специализация);

3. Номенклатура (от нее зависит, должны ли цехи быть приспособлены для производства строго определенной продукции или более разнообразной. Чем уже номенклатура, тем проще производственная структура);

4. Уровень и форма специализации, кооперирование с другими предприятиями: кооперация в изготовлении и поставке комплектующих, инструмента, запчастей, производство которых не соответствует профилю предприятия или экономически нецелесообразно, исключает необходимость иметь в составе соответствующие цехи, склады и др. подразделения. Чем однороднее технология, тем проще структура завода.

5. Оценка эффективности организационных систем

организационный трудовой управление

Оценка эффективности организационных систем проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования.

1) по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

2) по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование.

Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты. Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. При оценках эффективности организационной структуры могут быть использованы следующие группы показателей:

1) характеризующие эффективность системы управления, выражающиеся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. В качестве эффекта могут рассматриваться: объем выпускаемой продукции, прибыль, себестоимость, капитальные вложения, качество продукции и т. п.;

2) характеризующие содержание и организацию процесса управления," в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров и т. д.;

3) характеризующие рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень. Они могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся: звенность системы управления, принятые нормы управляемости, уровень централизации функций управления и др.

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой - насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, невозможно.

Список литературы

1. Баранников А.Ф. Теория организации. - М.: Юнити-Дана, 2004. - 700 с.

2. Васильева Ю.В., Парахина В.Н., Ушвицкий Л.И. Практикум по теории управления. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 304 с.

3. Веснин В.Р. Менеджмент. - М.: Проспект, 2007. - 512 с.

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Экономистъ, 2006.

5. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КНОРУС, 2007. - 384 с.

Размещено на Allbest.ru