Разработка организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Институт управления и предпринимательства в социальной сфере

Кафедра управления персоналом

Специальность: «Управление персоналом» - 080505

Форма обучения: очно-заочная

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

“Основы управления персоналом”

на тему:

«Разработка организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации»

Москва-2015г.



Содержание

Введение

1. Теоретическая часть. Состав и содержание организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации

2. Аналитическая часть. Технико-экономическое обоснование необходимости разработки организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации

2.1 Краткая характеристика организации ОАО «Прогресс»

2.2 Анализ объекта управления ОАО «Прогресс»

2.3 Анализ субъекта управления ОАО «Прогресс»

2.4 Методы анализа функциональных взаимосвязей

2.5 Дерево целей

3. Внедрение организационного проекта по внедрению новой должности

3.1 Проектирование должности

3.2 Анализа субъектов функциональной подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления предприятия ОАО «Прогресс» с введением новой должности

4. Внедрение организационного проекта по сокращению процесса выполнения заявки на приобретение необходимых канцелярских товаров

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В любой компании есть несколько таких функций, без которых она никак не может обойтись, вне зависимости рода деятельности компании. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа.

Административно-хозяйственные функции в различных компаниях похожи. Но, несмотря на это, их конкретное наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, от размера компании и ее ресурсов. управление должность хозяйственный

Часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть - это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз.

В любом случае основное предназначение административно-хозяйственного отдела на предприятии - обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Его основная задача - помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы.

Решающая роль административно-хозяйственного отдела предприятия заключается в организации всего процесса хозяйственного обеспечения и согласовании работы всех служб. В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития.

Целью данного курсового проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления конкретной организации - ОАО «Прогресс».

Также выполнение курсового проекта предполагает решение следующих задач:

- обоснование требований к хозяйственного обеспечения системы управления организацией;

- анализ существующего состояния хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс» и его влияния на качество выполнения функций управления на предприятии;

- обоснование необходимости и путей совершенствования целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс»;

- разработка организационной процедуры совершенствования целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс»;

- оценка экономической и социальной эффективности проекта.



1. Теоретическая часть. Состав и содержание организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации

В наше время неотъемлемой частью деятельности любого предприятия является хозяйственное обеспечение - система обеспечения и контроля за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списания в установленном порядке пришедших в негодность материальных ценностей. Деятельность отдела хозяйственного обеспечения довольна трудоемкая и разнообразная.

В самом общем виде хозяйственное обеспечение можно определить как функцию управления, направленную на удовлетворение административно-хозяйственных потребностей деятельности предприятия.

Хозяйственное обеспечение реализуется в совокупности административно-хозяйственных функциях.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

· обеспечение канцтоварами;

· обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами;

· обеспечение хозяйственными товарами;

· поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика);

· обеспечение связи (подключение мобильных телефонов);

· осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование).

2) Документооборот:

· ведение документооборота;

· ведение архива;

· ведение библиотек, баз данных.

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

· уборка помещений;

· эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт);

· оформление помещений;

· ремонт помещений;

· обустройство прилегающих территорий;

· озеленение.

4) Организационная работа:

· организация рабочих мест;

· организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации);

· организация питания сотрудников;

· транспортное обслуживание;

· курьерское обслуживание;

· организация страхования сотрудников и компании;

· организация переездов.

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

· взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий);

· взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами);

· взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов.

6) Внутреннее информирование персонала:

· организация оповещения о новых документах;

· контроль исполнения поручений;

· выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений;

· организация внутрифирменных музеев и выставок.

Часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть - разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы.

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение - обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача - помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть, как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

· размер компании;

· цели компании;

· находится ли здание в собственности;

· специфика деятельности компании.

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

Для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

· провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции;

· определить цели направления, исходя из целей компании;

· выявить моменты, которые могут помешать реализовать цели;

· просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков;

· определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба).

Организация хозяйственного обеспечения на предприятии зависит от структуры предприятия, его сферы и масштабов деятельности.

В составе крупных предприятий организуются департаменты, управления, отделы административно-хозяйственного обеспечения.

На небольших предприятиях иногда достаточно только должности заведующего хозяйством или специального должностного лица, ответственного за хозяйственное обеспечение.

Часто на небольших современных предприятиях с численностью не более 10-20 сотрудников функции хозяйственного обеспечения осуществляет секретарь или офис-менеджер.

Наиболее часто встречающаяся форма организации хозяйственного обеспечения на предприятии - административно-хозяйственный отдел или отдел хозяйственного обеспечения.

Деятельность административно-хозяйственного отдела предприятия направлена на материальное, транспортное и социально-бытовое обеспечение деятельности предприятия.

Отдел хозяйственного обеспечения является структурным подразделением предприятия.

В своей работе отдел хозяйственного обеспечения руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами предприятия.

В зависимости от специфики и объема деятельности организации, численности ее работников, количества и площадей зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, технического оборудования (лифты, освещение, системы отопления, водоснабжения, вентиляции и т.д.) в состав административно-хозяйственной части могут входить на правах структурных подразделений различные технические и эксплуатационные службы, мастерские, склады, гараж, котельная, бюро пропусков, общежитие, столовая и т.д.

Основные задачи административно-хозяйственной части:

1. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации: техническое обслуживание зданий, помещений, оборудования (лифтов, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, электросетей и т.д.), планирование, организация и контроль проведения их текущих и капитальных ремонтов, снабжение мебелью, хозяйственным инвентарем, организация транспортного обеспечения и охраны.

2. Организационно-методическое руководство и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам хозяйственного обслуживания, рационального использования материальных и финансовых ресурсов, сохранности собственности организации.

3. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития хозяйственного обеспечения деятельности организации, разработка предложений по совершенствованию службы административно-хозяйственной части.

4. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы.

5. Участие в подготовке и исполнении управленческих решений руководства по вопросам административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации.

6. Контроль за соблюдением санитарно-противоэпидемического режима, правил противопожарной безопасности, норм техники безопасности, своевременное принятие необходимых мер при выявлении фактов их нарушения.

7. Ведение предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами соответствующей документации, предоставление в установленные сроки статистической и иной информации о деятельности административно-хозяйственной части.

8. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

Основные функции административно-хозяйственной части:

1. Планирование, организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации.

2. Хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

3. Участие в инвентаризации зданий, помещений, оборудования в целях контроля их сохранности и технического состояния.

4. Планирование текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составление смет хозяйственных расходов.

5. Ремонт помещений, контроль качества выполнения ремонтных работ.

6. Обеспечение подразделений организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, контроль за их рациональным использованием, сохранностью, проведением своевременного ремонта.

7. Оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями.

8. Получение и хранение канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений организации, учет их расходования и составление установленной отчетности.

9. Контроль рационального расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей.

10. Благоустройство, озеленение, уборка территории, праздничное художественное оформление фасадов зданий и проходных.

11. Хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

12. Организация транспортного обеспечения деятельности организации.

13. В соответствии с действующими правилами и нормативами организация эксплуатации и своевременного ремонта технического оборудования (электрических сетей, лифтов, систем отопления, вентиляции и т.д.), бесперебойное обеспечение зданий и помещений организации электроэнергией, теплом, газом, водой, контроль за их рациональным расходованием.

14. Организация и обеспечение пропускного режима (при отсутствии в организации службы безопасности).

15. Организация и контроль деятельности складов административно-хозяйственной службы.

16. Проведение информационно-разъяснительной работы среди работников организации, направленной на обеспечение сохранности и содержания в исправном состоянии зданий, помещений и имущества организации, бережное отношение к оборудованию и экономное использование материальных и энергетических ресурсов (электроэнергии, тепла, воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов и т.д.).

17. Проведение противопожарных и противоэпидемических мероприятий.

18. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.



2. Аналитическая часть. Технико-экономическое обоснование необходимости разработки организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации

2.1 Краткая характеристика организации ОАО «Прогресс»

ОАО «Прогресс» является крупной промышленной организацией, которая основана в 1980 году и на протяжении всего этого времени обеспечивает строительный и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации и технологическим оборудованием. Цехи основного производства специализируются на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса - башенные краны, мобильные грузовые подъемники, то есть основная продукция завода предназначена для реализации, но также уже освоены и серийно выпускаются товары народного потребления. В структуру вспомогательного производства входят три цеха, мастерские и производственные участки, которые занимаются изготовлением, ремонтом, заточкой и настойкой инструментов, надзором за работоспособностью и ремонтом оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений, обеспечением электрической и тепловой энергией, внутрипроизводственной и внешней транспортировкой сырья, материалов, заготовок, готовой продукции и складированием готовой продукции.

ОАО «Прогресс» действует в рамках стратегии организационного развития, и, в частности, стратегии умеренного роста.

Завод оснащен необходимым станочным парком, сборочным и испытательным оборудованием, которое в настоящее время используется в среднем на 90%, и способен выдерживать конкуренцию на внутреннем рынке.

Основной рынок сбыта продукции - Москва - это около 70% от общего объема выпускаемой продукции, 10% - Московская область, остальные 20% - регионы России.

В отчетном периоде было создано новое структурное подразделение - отдел маркетинга, основной задаче которого является создание сети региональных дилеров.

В компании действует линейно-функциональная структура управления, ориентированная на выполнение плана по объемным показателям, с учетом возможностей сбыта и реализации продукции.

Также в ОАО «Прогресс» все структурные звенья связаны между собой с помощью системы управления, которая является его головным органом. Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям структуры организации, так и специфические, или конкретные функции управления. Общее руководство организацией осуществляет правление, которое сообща выбирает исполнительные органы: директора, его заместителей, главного бухгалтера и т.д. Правление (совет директоров) осуществляет руководство текущей деятельностью завода и его представительство во внешних организациях.

Таблица №1

Основные технико-экономические и финансовые показатели работы ОАО «Прогресс»

Показатели	Ед. изм.	План	Факт	Отклонение от плана
Объем выпуска продукции	Млн. руб.	243,22	254,6	+11,38
Стоимость реализованной продукции	Млн. руб.	192,41	198,85	+6,44
Объем продукции по разработкам НИИ	Млн. руб.	60,86	64,72	+3,86
Объем продукции по разработкам КБ	Млн. руб.	40,06	43,09	+3,03
Себестоимость изделий	Млн. руб.	179,22	184,06	+4,84
Прибыль (балансовая)	Млн. руб.	17,015	18,275	+1,26
Прибыль от реализации	Млн. руб.	13,19	14,79	+1,6
Выполнение плана реализации продукции	%	100	103	+3
Рентабельность	коэффициент	0,09	0,1	+0,01
Среднегодовая стоимость ОПФ	Млн. руб.	100	115	+5
Среднесписочная численность персонала	Чел.	4785	4810	+25
Численность руководителей	Чел.	665	664	-1
Численность специалистов	Чел.	1020	1063	+43
Численность других служащих	Чел.	142	140	-2
Рабочие, всего, в т.ч.: основные производственные вспомогательные	Чел.	2576 1086 1490	2542 1086 1456	-34 0 -34
Непромышленный персонал	Чел.	382	401	+19
Выработка на одного работника	Т.руб./чел.	55,24	57,75	+2,51
Фондоемкость	Млн. руб.	0,41	0,45	+0,04
Отработано ч-дней ППП	Чел.-дн.	1109556	1111068	+1512
Коэффициент текучести	%	5	12	+7

На основе анализа таблицы №1 можно сделать следующие выводы о деятельности ОАО «Прогресс»:

- деятельность предприятия характеризуется такими положительными моментами деятельности, как рост показателей выпуска продукции, прибыльности, среднегодовой стоимости ОПФ, рентабельности и фондоемкости, которые говорят об успешном проведении стратегии организационного развития и стратегии умеренного роста, о сработанной линейно-функциональной структуре управления, о хорошо сформированной системе управления, о профессионализме работников

- деятельность предприятия характеризуется такими негативными тенденциями как рост себестоимости и высокая текучесть кадров, которые говорят о недостаточно хорошо оборудованных рабочих местах, о не очень дружеской атмосфере в коллективе, о небольшой заработной плате.

2.2 Анализ объекта управления ОАО «Прогресс»

Объект управления - хозяйственное обеспечение системы управления ОАО «Прогресс» (таблица №2).



Таблица №2

Анализ показателей состояния хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс»

Показатели	Ед. изм	План	Факт	Отклонение от плана
Обеспеченность канцелярскими товарами	%	86	78	-8
Стоимость канцелярских товаров	Тыс. руб.	870	964,7	+94,7
Обеспеченность инвентарем	%	71	65	-6
Стоимость инвентаря	Тыс. руб.	236,8	251,4	+14,6
Охват хозяйственным обслуживанием административно-управленческого персонала	%	88	92	+4
Степень обеспечения оформлением административных документов управленческих решений	%	95	87	-8

Таким образом, обеспеченность канцелярскими товарами на 4% меньше планируемой, что объясняется ростом стоимости канцелярских товаров на 94,7 тыс. руб. Обеспеченность инвентарем на 6% меньше планируемого, что объясняется ростом стоимости инвентаря на 14,6%. Охват хозяйственным обслуживанием административно-управленческого персонала выше планируемого на 4%, степень обеспечения управленческих решений оформлением административных документов на 8% ниже планируемой.

2.3 Анализ субъекта управления ОАО «Прогресс»

Субъект управления - административно-хозяйственный отдел, который подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.

Организационную структуру управления хозяйственным обеспечением предприятия можно представить на рис. №1.



Рис. №1

Организационная структура управления целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс»

Таблица №3

Штатное расписание ОАО «Прогресс» в административно-хозяйственном отделе

Административно-хозяйственный отдел	Кол-во чел.
Начальник АХО	1
Группа благоустройства и озеленения территорий	3
Бюро учета и материального обеспечения	2
Участок внутренней и внешней уборки	2
Итого	8

В административно-хозяйственном отделе работает всего 8 человек.

Таблица №4

Состав и структура трудоёмкости функций, выполняемых целевой подсистемой хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс»

Наименование	% от полной трудоемкости функций подсистемы
Всего	100
Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения	38
Организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей	19
Обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники	11
Осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаряи бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке пришедших в негодность материальных ценностей	8
Хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям	7
Организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей	5
Обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела	4
Оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей	3
Осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела	3
Проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела	2

Анализ состава и структуры трудоёмкости функций, выполняемых целевой подсистемой хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс», представленный в таблице №3, показал, что деятельность административно-хозяйственного отдела на исследуемом предприятии в основном сводится к обеспечению подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового значения - 38% и организации приобретения в установленном порядке заказанных материальных ценностей - 19%. Недостаточное внимание уделяется аналитической деятельности и отчетности 3% и 2%.



2.4 Методы анализа функциональных взаимосвязей.

Для выявления дублируемых, несоответствующих и недостающих, перегруженных, главных и вспомогательных функций построим таблицу функциональных взаимосвязей и оперограмму.

Таблица №5

Функциональные взаимосвязи

№

Функции

Исполнители

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения

К

КС

И

А К В

И

И

И

И

И

И

И

2

Организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей

К

К С

АВ И

С

3

Обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники

К

КА

АСВ

И

4

Осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке, пришедших в негодность материальных ценностей

К

АК

В

ИВС

5

Хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям

К

К

ИКВ

АСВ

6

Организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей

КА

ИАСВ

7

Обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела

КА

ВИС

8

Оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей

К

К

ВИ

АСИ

9

Осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела

К

И

АВС

И

10

Проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела

К

ВАС

И

И

И

Обозначения:

1 - Генеральный директор

2 - Зам. ген. директора предприятия по социальному развитию

3 - Начальник АХО

4 - Группа благоустройства и озеленения территорий

5 - Бюро учета и материального обеспечения

6 - Участок внутренней и внешней уборки

7 - Юридический отдел

8 - Канцелярия

9 - Отдел маркетинга

10 - Отдел материально-технического снабжения

11 - Центральная бухгалтерия

12 - Финансовый отдел

13 - Планово - экономический отдел

14 - Отдел капитального строительства

И - Информирование

К - Контроль

А - Анализ

С - Согласование

В - Выполнение

Большую часть функций выполняет начальник АХО и такие отделы, как бюро учета и материального обеспечения, группа благоустройства и озеленения территорий, участок внутренней и внешней уборки и юридический отдел, все остальные отделы участвуют в выполнении одной функции.

Оперограмма - это одна из разновидностей таблично- графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали с лева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.



Таблица №6

Оперограмма функции «Организация приобретения в установленном порядке заказанных материальных ценностей»

Обозначения:

^ - Информирование

¦ - Анализ

Ў - Согласование

¦ - Выполнение

В целом процесс приобретения необходимых материальных ценностей осуществляется в следующем виде.

1. Бюро учета и материального обеспечения составляет еженедельно заявку на приобретение необходимых канцелярских товаров и направляет ее зам. ген. директора предприятия по соц. развитию.

2. Зам. ген. директора предприятия по соц. развитию визирует ее и направляет начальнику АХО.

3. Начальник АХО составляет заявку на получение денежных средств из кассы бухгалтерии и направляет ее зам. ген. директора предприятия по соц. развитию.

4. Зам. ген. директора предприятия по соц. развитию визирует заявку и направляет в центральную бухгалтерию.

5. Центральная бухгалтерия визирует заявку и направляет ее бюро учета и материального обеспечения.

6. Бюро учета и материального обеспечения приобретает заказанные материальные ценности.

Таким образом, процесс выполнения одной заявки может составлять от 1 недели до 1 месяца.

Таким образом, хозотдел должен получить возможность прямого взаимодействия с бухгалтерией для приобретения необходимых материальных ценностей.

Из анализа объекта и субъекта управления целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс» можно сделать следующие выводы:

1. Недостаточная финансовая обеспеченность отдела средствами, необходимыми для закупки канцтоваров и хозинвентаря.

2. Следствием чего является низкая степень обеспечения управленческих решений оформлением административных документов.

3. Причиной низкой финансовой обеспеченности отдела является отсутствие прямого контакта хозотдела с бухгалтерией, откуда и поступают денежные средства для приобретения необходимых материальных ценностей.

Органиграмма - это графическая схема, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы.



Таблица №7

Органиграмма

№	Функции	Исполнители
		1	С1	С2	С3	СБ1	СБ2	З1
1	Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения	К	И	И	И	А К В	А К В	И
2	Организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей	К С	-	-	-	А В	А В	-
3	Обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники	К А	-	-	-	А С В	А С В	И
4	Осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке, пришедших в негодность материальных ценностей	К А	В	В	В	И В С	И В С	-
5	Хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям	И К В	-	-	-	А С В	А С В	-
6	Организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей	К А	-	-	-	И А С В	И А С В	-
7	Обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела	К А	-	-	-	В И С	В И С	-
8	Оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей	К	-	-	-	В И	В И	-
9	Осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела	К	И	И	И	А В С	А В С	И
10	Проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела	В А С	И	И	И	И	И	И

Обозначения:

1 - Начальник АХО

С1 - Специалист 1 (Группа благоустройства и озеленения территорий)

С2 - Специалист 2 (Группа благоустройства и озеленения территорий)

С3 - Специалист 3 (Группа благоустройства и озеленения территорий)

СБ1 - Специалист бюро 1 (Бюро учета и материального обеспечения)

СБ2 - Специалист бюро 2 (Бюро учета и материального обеспечения)

З1 - Завхоз 1 (Участок внутренней и внешней уборки)

З2 - Завхоз 2 (Участок внутренней и внешней уборки)

К - Контроль

А - Анализ

С - Согласование

В - Выполнение

- - Не участвует

В органиграмме мы выявили, что начальник АХО и специалисты бюро учета и материального обеспечения участвуют во всех функциях и сильно загружены, т.к. им нужно согласовывать, анализировать и контролировать подчиненных за выполнением всех функций. Специалисты группы благоустройства и озеленения территорий и завхозы - малозагруженны, но функции распределены равномерно между ними.



2.5 Дерево целей

Дерево целей - это структурированный иерархический перечень целей организации, в котором цели более низкого уровня подчинены и служат для достижения целей более высокого уровня. Соответственно, наверху находится главная, генеральная цель организации.

Для разгрузки бюро учета и материального обеспечения нужно создать новую должность: главный специалист бюро учета и материального обеспечения.

А также хозотдел должен получить возможность непосредственно обращаться в бухгалтерию с заявками для приобретения необходимых материальных ценностей, в целях сокращения процесса выполнения одной заявки, для этого главному бухгалтеру должны отойти полномочия по принятию решения о приобретении материальных ценностей.

Для этого мы построим два дерева целей.



Рис. №2

Дерево целей №1



Рис. №3

Дерево целей №2



3. Внедрение организационного проекта по внедрению новой должности

3.1 Проектирование должности

Составим план внедрения новой должности.

1. Издание приказ об изменении штатного расписания (вводим новую должность).

2. Изменение штатного расписания (вписываем должность).

3. Составление должностной инструкции.

4. Обучение персонала.

5. Аттестация персонала.

6. Повышение сотрудника согласно аттестации.

Рис. №4

Организационная структура управления целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс» с внесенными изменениями



Таблица №8

Штатное расписание ОАО «Прогресс» в административно-хозяйственном отделе с внесенными изменениями

Административно-хозяйственный отдел	Кол-во чел.
Начальник АХО	1
Группа благоустройства и озеленения территорий	3
Главный специалист бюро учета и материального обеспечения	1
Бюро учета и материального обеспечения	2
Участок внутренней и внешней уборки	2
Итого	9

В административно-хозяйственном отделе работает всего 9 человек.

Должностная инструкция главного специалиста бюро.

Функциональные обязанности.

1.Осуществляет общее руководство работой бюро учета и материального обеспечения и выполняет функции контроля за правильностью ведения бухгалтерского учета и материального обеспечения по установленным правилам, а так же за своевременностью сдачи отчетности работниками бюро по всем участкам и счетам.

2.Осуществляет функции обеспечения сохранности ценностей путем использования развернутого Плана счетов по аспектам движения и хранения материальных ценностей, а так же механизма учета и инвентаризации.

3.Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов в бюро учета и материального обеспечения, а так же документальных ревизий в цехах и на складах.

4.Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования товаро-материальных ценностей денежных средств, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

5.Участвовует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товаро-материальных ценностей, контролирует их передачу в необходимых случаях в следственные и судебные органы и своевременность принятия решений по ним.

6.Принимает участие в проведении плановых и внеплановых инвентаризаций.

7.Обеспечивает контроль за своевременным и правильным оформлением приобретения и списания на затраты производства материалов, запасных частей.

8.Готовит и передает вышестоящим руководителям необходимую оперативную информацию.

9.Своевременно и точно исполняет производственные приказы генерального директора предприятия, производственные задания, указания и распоряжения главного бухгалтера.

10. Соблюдает установленные на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка.

11.Следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Главный специалист бюро должен знать:

1.Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, необходимых для составления отчетности.

2.Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии.

3.Правила эксплуатации вычислительной техники.

4.Основы экономики, организацию труда и управления.

5. Основы трудового законодательства.

6. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

7. Рыночные методы хозяйствования.

8. Законодательство о труде.

9. Правила внутреннего трудового распорядка.

Руководитель компании (руководитель соответствующего подразделения) с учетом оценки и рекомендаций аттестации и в соответствии с законодательством РФ принимает решение о дальнейшем профессиональном развитии руководителей и специалистов, материальном и моральном поощрении работников за достигнутые ими успехи, об изменении размеров должностных окладов по соответствующим должностям, установлении, изменении или отмене надбавок к должностным окладам, о повышении в должности.

3.2 Анализа субъектов функциональной подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления предприятия ОАО «Прогресс» с введением новой должности

После внедрения новых должностей проанализируем загруженность всех сотрудников данного отдела при помощи органиграммы.

Таблица №9

Органиграмма с введением новой должности

№	Функции	Исполнители
		1	С1	С2	С3	ГСБ	СБ1	СБ2	З1
1	Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения	К	И	И	И	К	А В	А В	И
2	Организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей	К С	-	-	-	А	В	В	-
3	Обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники	К А	-	-	-	А	С В	С В	И
4	Осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке, пришедших в негодность материальных ценностей	К А	В	В	В	С	И В	И В	-
5	Хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям	И К В	-	-	-	А	С В	С В	-
6	Организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей	К А	-	-	-	А С	И В	И В	-
7	Обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела	К А	-	-	-	С	В И	В И	-
8	Оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей	К	-	-	-	-	В И	В И	-
9	Осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела	К	И	И	И	А	В С	В С	И
10	Проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела	В А С	И	И	И	К	И	И	И

Обозначения:

1 - Начальник АХО

С1 - Специалист 1 (Группа благоустройства и озеленения территорий)

С2 - Специалист 2 (Группа благоустройства и озеленения территорий)

С3 - Специалист 3 (Группа благоустройства и озеленения территорий)

ГСБ - Главный специалист бюро (Бюро учета и материального обеспечения)

СБ1 - Специалист бюро 1 (Бюро учета и материального обеспечения)

СБ2 - Специалист бюро 2 (Бюро учета и материального обеспечения)

З1 - Завхоз 1 (Участок внутренней и внешней уборки)

З2 - Завхоз 2 (Участок внутренней и внешней уборки)

К - Контроль

А - Анализ

С - Согласование

В - Выполнение

- - Не участвует

В органиграмме, после введения новой должности, мы выявили, что у бюро учета и материального обеспечения уменьшилась загруженность за выполнением всех функций.



4. Внедрение организационного проекта по сокращению процесса выполнения заявки на приобретение необходимых канцелярских товаров

Внедрение организационного проекта должно осуществляться последовательно и включать ряд этапов, которые, в свою очередь, должны включать ряд подэтапов.

1. Делегирование ряда полномочий зам. ген. директора по социальному развитию в части обеспечения предприятия необходимыми материальными средствами главному бухгалтеру.

1.1. Разработка соответствующих изменений в должностной инструкции зам. ген. директора по социальному развитию, должностной инструкции главного бухгалтера, положения о центральной бухгалтерии и положения об административно-хозяйственном отделе.

Исполнители: отдел кадров, юридический отдел.

Срок исполнения - 1 неделя

1.2. Согласование соответствующих изменений в должностной инструкции зам. ген. директора по социальному развитию, должностной инструкции главного бухгалтера, положения о центральной бухгалтерии и положения об административно-хозяйственном отделе.

Исполнители - бухгалтерия, административно-хозяйственный отдел

Срок исполнения - 3 дня

1.3. Внесение соответствующих изменений в должностной инструкции зам. ген. директора по социальному развитию, должностной инструкции главного бухгалтера, положения о центральной бухгалтерии и положения об административно-хозяйственном отделе.

Исполнители: отдел кадров, юридический отдел.

Срок исполнения - 3 дня

2. Полная комплектация системы управления предприятием необходимыми канцтоварами и хозинвентарем.

2.1. Опись имеющихся канцтоваров и хозинвентаря.

Исполнители: хозотдел.

Срок исполнения - 3 дня

2.2. Опрос сотрудников системы управления о том, какие средства им необходимы.

Исполнители: хозотдел.

Срок исполнения - 3 дня

2.3. Составление заявок на закупку необходимых средств.

Исполнители: хозотдел.

Срок исполнения - 1 день

2.4. Расчет стоимости на закупку необходимых средств, согласование заявок.

Исполнители: хозотдел, бухгалтерия

Срок исполнения - 3 дня

2.5. Закупка необходимых средств.

Исполнители: хозотдел

Срок исполнения - 5 дней



Заключение

В данном курсовом проекте мы разработали рекомендации по совершенствованию целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации ОАО «Прогресс». Также обосновали требования к хозяйственному обеспечению системы управления организацией; проанализировали существующее состояние хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс» и его влияния на качество выполнения функций управления на предприятии; обосновали необходимость и путь совершенствования целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс» и разработали организационную процедуру совершенствования целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс».



Список использованной литературы

1. Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А. Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1997 - 512 с.

2. Организационное проектирование. Оценка эффективности организационных систем. Тенденции развития организации http://upravleniemunicip.ru/otvety_k_gosam_dlya_specialnosti_gmu-organizacionnoe_proektirovanie_ocenka_effektivnosti_organizacionnyh_sistem_tendencii_razvitiya_organizacii.html.

3. Положение об административно-хозяйственной части предприятия http://www.description-job.ru/administrativno-hozyaystvennaya-chast/polozhenie-ob-administrativno-hozyaystvennoy-chasti.html.

4. Скриптунова Е.А. Административно-хозяйственная деятельность в компании // Секретарь-референт. 2005. №9.

Размещено на Allbest.ru

...