г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом. Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

3.4 Ведение личных карточек государственных гражданских служащих

Управление ведет и хранит унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда (личные карточки государственных служащих).

Личная карточка имеет типовую межведомственную форму - № Т-2, утвержденную постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На обязательное ведение этого документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: «С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку». Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего - форма № Т-2ГС (МС).

Личная карточка государственного (муниципального служащего) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

Форма личной карточки предусматривает использование бумаги формата А3 с заполнением лицевой и оборотной сторон листа. Поскольку это документ длительного хранения, Управление заказывает в типографии печать личной карточки на плотной бумаге.

Личная карточка заполняется специалистом Управления на работника, принятого на работу, на основании: распоряжения о приеме на государственную гражданскую службу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Текст личной карточки работника включает 11 разделов, пронумерованных римскими цифрами:

I Общие сведения.

II Сведения о воинском учете.

III Прием на работу и переводы на другую работу.

IV Аттестация.

V Повышение квалификации.

VI Профессиональная переподготовка.

VII Награды (поощрения), почетные звания.

VIII Отпуск.

IX Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

X Дополнительные сведения.

XI Основание прекращения трудового договора (увольнения).

На первом листе карточки после наименования организации располагается таблица, в которую заносятся следующие сведения:

1. Дата составления. Указывается цифровым способом.

2. Табельный номер.

3. Идентификационный номер налогоплательщика.

4. Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Если работник поступает на работу впервые, свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем. В этом случае графа остается незаполненной до получения свидетельства.

5. Алфавит. В графе указывается первая буква фамилии работника.

6. Характер работы. При заключении служебного контракта на неопределенный срок в графе указывается «Постоянно», при заключении срочного служебного контракта - «Временно».

7. Вид работы (основная, по совместительству). Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на условиях основной работы или внешнего совместительства. На внутреннего совместителя личная карточка не заводится.

8. Пол (мужской, женский).

Далее заполняются разделы личной карточки, которые указаны выше.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточки ставятся в алфавитную картотеку сотрудников для быстрого нахождения, и храниться 75 лет.

Также в Управлении существует возможность в автоматизированной системе, которая используется в качестве входной формы использовать машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении.

3.5 Ведение трудовых книжек

Управление ведет трудовые книжки лиц, замещающих государственные должности, и гражданских служащих.

Трудовая книжка в Российской Федерации была введена 15 января 1939 года. Это один из важнейших личных документов гражданина нашей страны, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В нашей стране с 1 января 2004 года введен новый образец трудовой книжки (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003г. «О трудовых книжках» № 225). Причем имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца действительны и обмену на новые не подлежат. Министерство труда и социального развития России разработало и утвердило Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данный документ - нормативный правовой акт, носящий межведомственный характер, являющийся обязательным для исполнения всеми организациями и должностными лицами.

По записям в трудовой книжке можно:

- определить характер выполняемой человеком работы, общий и непрерывный трудовой стаж;

- получить сведения, подтверждающие право сотрудника на льготы и преимущества при назначении пенсий и пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок, окладов;

- узнать причины переводов на другую работу и увольнений. Пономарева Н.Г. Оформление трудовой книжки и внесение записей в нее// Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия». 2006. № 4, С.34

В Управлении определено ответственное лицо за ведение, заполнение и организацию хранения трудовых книжек. В своей работе оно руководствуется постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этих нормативных документах прописаны правила по заполнению, ведению и хранению трудовых книжек. Предлагаю рассмотреть некоторые из этих правил.

Прежде всего обратим внимание на важное требование о том, что записи надо вести «аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер» вместо «переведен» и .т.п.» Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Если человек, поступающий на государственную гражданскую службу только начинает трудовую деятельность, то в Управлении заводят на него трудовую книжку, и оформляют ее титульный лист. Именно эти сведения подтверждают принадлежность трудовой книжки его владельцу.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Дата рождения записывается буквенно-цифровым способом. Кроме титульного листа, во всех разделах трудовой книжки дата записывается только цифрами.

Сведения об образовании, профессии, специальности записываются только на основании надлежаще заверенных документов: аттестата, удостоверения, диплома и т.п.

После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки, проставляема буквенно-цифровым способом, как и дата рождения.

Работник, на которого заводится трудовая книжка, на первой странице (титульный лист) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать Управления.

При изменении фамилии, имени отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются аккуратно так, чтобы они легко читались, одной линией и записываются новые. Эти изменения производятся исключительно на основании представленных документов. Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью.

При изменении образования работника или получения новой профессии, специальности, записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность.

Рассмотрим правила заполнения разделов трудовой книжки. При приеме на работу запись в трудовой книжке начинается с записи названия организации (Администрация Губернатора Красноярского края, Правительство Красноярского края). Запись с названием организации не нумеруется, нумерация проставляется после нее на следующей строке.

Во второй графе указывается дата приема на работу (цифровым способом).

В третьей графе делается запись о назначении в структурное подразделение, наименование должности (назначен на должность государственной гражданской службы Красноярского края - секретаря руководителя управления кадров и государственной службы Губернатора Красноярского края).

В четвертую графу напротив каждой записи заносятся дата и номер распоряжения, согласно которому работник принят на работу (распоряжение от 18.08.2009 № 56-ра).

При увольнении в запись трудовую книжку переноситься также из распоряжения, в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации (освобожден от замещаемой должности и уволен с государственной гражданской службы Красноярского края пункт 3 части первой статьи 33 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ
«О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Датой увольнения считается последний день работы, и именно в этот день специалисты Управления обязаны выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

В разделах трудовой книжки со сведениями о работе и поощрениях нельзя делать исправления и зачеркивания. Все изменения вносятся в таком порядке: неправильная запись признается недействительной, для чего за соответствующим порядковым номером и датой в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производиться правильная запись.

Когда в трудовой книжке будут заполнены все страницы какого-либо раздела. В нее вшивается вкладыш, оформляемый по тем же правилам, что и трудовая книжка. На трудовой книжке ставиться штамп и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в Управлении ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При увольнении работника он расписывается не только в карточке (форма № Т-2), но и в книге учета движения трудовых книжек.

Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в течении двух в Управлении, а затем передаются в архив по личному составу. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Постановление Правительства Российской Федерации от 10.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

3.6 Ведение реестра государственных гражданских служащих

Управление ведет реестр государственных гражданских служащих.

1. Представителем нанимателя ведется реестр гражданских служащих.

2. Сведения из личного дела гражданского служащего включаются в реестр гражданских служащих в государственном органе и хранятся на электронных носителях с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования.

3. Умерший (погибший) гражданский служащий, а также гражданский служащий, признанный безвестно отсутствующим или объявленный умершим решением суда, вступившим в законную силу, исключается из реестра гражданских служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) гражданского служащего или днем вступления в законную силу решения суда.

4. Реестры федеральных государственных гражданских служащих в федеральных государственных органах и реестры государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации образуют Сводный реестр государственных гражданских служащих Российской Федерации.

5. Порядок ведения Сводного реестра государственных гражданских служащих Российской Федерации утверждается указом Президента Российской Федерации. Федеральный закон Российской Федерации «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ

Реестр гражданских служащих формируется и ведется на электронных носителях. Храниться в базе данных Управления.

3.7 Служебное удостоверение

Управление выдает служебные удостоверения лицам, замещающим государственные должности края, гражданским служащим.

После назначения на должность гражданской службы гражданскому служащему вручается служебное удостоверение установленной формы. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

Основанием для получения удостоверения является правовой акт о назначении лиц на государственную гражданскую службу. Удостоверения является пропуском для входа в здания органов исполнительной власти края, государственных органов.

В 2008 году Губернатором края подписан об утверждении положения о служебных удостоверениях, удостоверениях в Администрации Губернатора Красноярского края и органах исполнительной власти Красноярского края, (указ Губернатора Красноярского края от 22.12.2008 № 215-уг «Об утверждении Положения о служебных удостоверениях, удостоверениях в Администрации Губернатора Красноярского края и органах исполнительной власти Красноярского края»), которое определяет описание, порядок оформления и выдачи, а также образцы удостоверений.

Изготовление удостоверений осуществляет управление делами Губернатора и Правительства Красноярского края на основании правового акта о назначении лица на должность государственной гражданской службы края.

Изготовленные удостоверения передаются управлением делами Губернатора и Правительства Красноярского края в Управление для подписания и дальнейшей передачи по акту.

Выдача удостоверений регистрируется в книге учета удостоверений, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписью специалиста Управления.

Факт выдачи удостоверения подтверждается личной подписью лица, получившего удостоверение, в книге учета удостоверений.

В случае утраты, порчи удостоверения лицо, его получившее, обязано незамедлительно письменно поставить об этом в известность руководителя соответствующего органа исполнительной власти Красноярского края и управление кадров и государственной службы Губернатора Красноярского края.

Дубликат удостоверения выдается на основании личного заявления лица, утратившего, испортившего удостоверение, с объяснением обстоятельств утраты, порчи и указанием номера утраченного, испорченного удостоверения. При выдаче дубликата удостоверения испорченное удостоверение сдается в отдел кадров государственной службы Управления. Дубликат удостоверения выдается под расписку. При этом в книге учёта удостоверений делается отметка о выдаче дубликата удостоверения, а в удостоверении в правом верхнем углу над гербом Красноярского края ставится отметка «Дубликат», выполненная полужирным шрифтом прописными буквами.

При прекращении государственной гражданской службы, переводе служащего на другую должность, освобождении лица от государственной должности, истечении срока полномочий иных лиц удостоверение должно быть сдано по месту его получения.

3.8 Формирование графика отпусков

Управление формирует график отпусков лиц, замещающих государственные должности Красноярского края, гражданских служащих.

Под отпуском в трудовом законодательстве понимается время непрерывного отдыха работника в течении нескольких дней подряд с сохранением за ним места работы.

Гражданскому служащему предоставляется ежегодный отпуск с сохранением замещаемой должности гражданской службы и денежного содержания. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает график отпусков, Он составляется на каждый календарный год. Начальники структурных подразделений Администрации Губернатора края и руководитель аппарата Правительства Красноярского края заблаговременно предоставляют графики отпусков на своих сотрудников для составления сводного графика отпусков Администрации Губернатора края и Правительства Красноярского края в целом.

Так как отпуск касается каждого сотрудника и затрагивает его интересы, к составлению этого, на первый взгляд, простого документа следует отнестись с большим вниманием. При его составлении учитывается целый ряд факторов. Среди них первым является обеспечение интересов организации, ее нормальной работы. Так если в летнее время уменьшается объем работ, организация заинтересована в отпуске наибольшего количества сотрудников в этот период. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - с.82

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков имеет обязательную унифицированную форму - форма № Т-7.

График отпусков Администрации Губернатора края визирует начальник Управления и утверждает Заместитель Губернатора края - первый заместитель руководителя Администрации Губернатора края.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора края в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в производной форме.

Составляется график отпусков в 3-х экземплярах. Один остается в Управлении, другой передается в бухгалтерию, и третий в виде выписки передается в структурные подразделения, и хранится он 1 год.

3.9 Подготовка и выдача справок

Управление выдает справки о замещении государственных должностей края, о прохождении гражданской службы по просьбе лиц, замещающих собственно государственные должности края, гражданских служащих.

Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Имеющиеся в личных делах листки по учёту кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи справок о трудовом стаже.

Размер заработной платы указывается в справке в ценах, действовавших на тот период, за который запрашиваются сведения. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчёт среднемесячного и среднегодового заработка не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть указан на основании штатного расписания организации за соответствующий период.

В справке об образовании, при отсутствии в документах сведений об окончании учебного заведения, указывается, на каком курсе или в каком классе учился. Справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учёта и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф.

Справка печатается на бланке с указанием всех исходных реквизитов, а также даты и номера регистрации и наименования вида документа. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Текст справки заверяется подписью и печатью. Если в справке указываются сведения о заработной плате, то она подписывается не только начальником Управления, но и главным бухгалтером.

3.10 Работа с обращениями граждан

Рассматривает обращения граждан и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

В Администрацию Губернатора края, как и в любой другой государственный орган поступают обращения граждан, из них около 6 % в год - это обращения с вопросами, входящими в компетенцию Управления.

Все входящие обращения поступают и регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края.

Развитие информационных систем, их стремительное использование обществом и государственными органами, органами местного самоуправления не могло не отразиться на сфере правоотношений граждан с властными структурами, к которым обращения граждан все чаще начинают поступать в электронном виде по информационным сетям общего пользования.

В соответствии с указом Губернатора края от 22.12.2008 № 216-уг создан единый официальный портал «Красноярский край» (адрес портала: www.krskstate.ru), где раздел «Приемная» является дополнительным средством для обращения граждан к Губернатору Красноярского края, в Правительство Красноярского края. Это раздел включает в себя несколько подразделов:

1. «Как обратится к Губернатору края, в Правительство края» - в этом подразделе указы все виды связи (электронный адрес, телефон, почтовый адрес, фактический адрес отдела по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края), по которым может быть принято обращение;

2. «Личный прием граждан в органах исполнительной власти Красноярского края» - здесь размещено Положение о порядке личного приема граждан в Администрации края, а также Графики приема граждан Губернатором края, заместителями Губернатора края, руководителями органов исполнительной власти края;

3. «Требования к письменному обращению гражданина» - указываются требования Федерального закона Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» к письменному обращению гражданина.

4. «Телефоны «горячих линий»»;

5. «Телефоны «горячих линий» по вопросам задолженности по заработной плате»;

6. «Вопросы и ответы» - размещены вопросы, авторы которых дали согласие на их размещение на сайте, а также ответы на эти вопросы.

Для того, чтобы гражданину направить обращение в орган исполнительной власти края через виртуальную приемную, необходимо заполнить установленную форму на странице портала, где также существует перечень, в котором можно указать в какой именной орган исполнительной власти адресовано обращение.

Также на едином краевом портале существует раздел «Кадровая политика», формированием которого занимаются специалисты Управления. Как показывает статистика, этот раздел является вторым по посещаемости на портале. Помимо всей прочей информации в этом разделе существует возможность задать любой интересующий вопрос о кадровой политике края, который также будет передан в отдел по работе с обращениями граждан, зарегистрирован и направлен в Управления для подготовки ответа заявителю.

Порядок рассмотрения таких обращений ничем не отличается от привычного нам порядка рассмотрения обычных обращений, поступивших почтой России, который регулируется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Единственное, чем может отличаться - это способ отправки ответа заявителю. Если гражданин указывает способ получения - электронная почта, то согласованный с руководителем ответ направляется по средствам электронных сетей с использованием возможностей системы Интернет.

Самой главной проблемой в организации работы с обращениями граждан является соблюдение сроков рассмотрения обращения. А такой способ работы, по средствам электронной почты, позволяет сократить срок получения ответа заявителем.

В настоящее время в Правительстве Красноярского края создан и проходит процедуру согласования Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан Губернатором Красноярского края, в Правительстве Красноярского края, Администрации Губернатора Красноярского края. Основной целью Административного регламента является: повышения результативности и качества, открытости и доступа исполнения государственной функции Губернатором Красноярского края, Заместителями Губернатора Красноярского края, должностными и уполномоченными лицами в Правительстве Красноярского края и Администрации Губернатора Красноярского края. Создание комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнений государственных функций. Регламентом определены сроки и последовательность исполнения административных процессов, связанных с реализацией гражданами права на обращение в органы государственной власти.

Работа с архивом и сохранность документов по личному составу

Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Управление обеспечивает сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу в течение сроков их хранения.

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

· личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

· обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

· текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

· личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях Управления, которые должны быть оборудованы специальными шкафами и сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе Управления, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

В конце рабочего дня помещения, в которых хранятся документы текущего хранения, запираются и опломбируются.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Рассмотрев основные функции отдела кадров и государственной службы Управления, а также работу с документами можно провести анализ эффективности организации кадрового делопроизводства в Администрации Губернатора края.

Кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни каждого человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации и организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.

Управление является структурным подразделение Администрации Губернатора Красноярского края, которая в свою очередь является государственным органом Красноярского края, что подразумевает строгую организацию деятельности согласно федеральным и краевым законодательным актам. Каждая функция, выполняемая Управлением, имеет под собой строго определенную правовою основу.

Эффективность организации кадрового делопроизводства (как и любого другого управленческого процесса) можно оценить по таким критериям как: количество, качество и своевременность.

Конечно эффективность кадрового делопроизводства нельзя оценивать количеством уволенных либо принятых на работу граждан, от их числа может лишь зависеть количество подготовленных в течении года проектов правовых актов связанные с назначением на должность гражданской службы, прохождением гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданских служащих с гражданской службы. Также к количественному показателю можно отнести: количество подготовленных документов, количество граждан (организаций), которым представлена государственная услуга, количество обращений граждан (организаций), на которые специалисты Управления готовили ответы, количество организованных конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, а также в кадровый резерв и т.д.

Качественные показатели, например: доля прошедших экспертизу с положительной оценкой документов, подготовленных специалистом Управления, в общем количестве подготовленных им документов, прошедших экспертизу; доля граждан (организаций), давших положительную оценку деятельности специалиста Управления, в общем количестве оценивающих граждан (организаций) и т.д.

В ведении кадрового делопроизводства многие функции имеют строго установленные законом сроки их выполнения, поэтому критерий своевременность во многом зависит от соблюдения, либо несоблюдения этих сроков. Нередко сроки выполнения какого-либо поручения устанавливаются непосредственно руководителем, поэтому специалистам Управления необходимо грамотно организовать рабочий процесс, для того чтобы своевременно выполнять функции Управления.

В кадровом делопроизводстве существует множество функций при исполнении или неисполнении, либо при не надлежащем исполнении которых специалисты могут понести не только административную, но даже и уголовную ответственность. В должностном регламенте каждого специалиста существует такой пункт как «Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей», где для каждого специалиста прописаны обязанности, при неисполнении которых наступает дисциплинарная ответственность. Это способствует соблюдению дисциплины среди государственных гражданских служащих, а также повышению эффективности трудового процесса.

Все функции Управления строго распределены среди специалистов, имеющих высокую квалификацию, знания и навыки для выполнения этих функций. Высокий уровень дисциплины специалистов Управления и высокопрофессиональный подход к выполнению должностных обязанностей позволяет сделать организацию кадрового делопроизводства максимально эффективной.

Заключение

Делопроизводство в управлении кадров и государственной службы Губернатора Красноярского края представляет собой сложную систему, включающую в себя разноплановые функции, и ведется много лет хорошо и слаженно.

Проведенный анализ организации кадрового делопроизводства и его эффективности позволил сформулировать в качестве рекомендаций некоторые предложения по его совершенствованию.

На данный момент в Красноярском крае, как и по всей территории Российской Федерации, актуальна реализация Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 года)», основной целью которой является формирование в Российской Федерации инфраструктуры электронного правительства.

Под термином «Электронное правительство» подразумевается, что можно говорить об электронном государстве, электронном государственном аппарате, электронной инфраструктуре государства, государстве информационного общества и о самом этом обществе, которое также превращается в информационное, приобретая совершенно новые и прежде несвойственные ему черты. Предполагаемый термин касается всех ветвей власти - законодательной, исполнительной и судебной. Это не должно обозначать сосуществование двух государств - бумажного и электронного - это одно и то же государство, но с новыми методами работы.

Предполагается организация государственного управления на основе электронных средств обработки, передачи и распространения информации, предоставления услуг государственных органов всех ветвей власти всем категориям граждан (пенсионерам, рабочим, бизнесменам, государственным служащим и т.п.) электронными средствами, информирования теми же средствами граждан о работе государственных органов. Или использование в органах государственного управления новых технологий, в том числе и Интернет - технологий.

При этом автоматизированные государственные службы, основными функциями которых являются: обеспечение свободного доступа граждан ко всей необходимой информации, сбор налогов, регистрация транспортных средств и патентов, выдача необходимой информации, заключение соглашений и оформление поставок, необходимых государственному аппарату материалов и оснащения. Это может привести к снижению затрат и экономии средств налогоплательщиков на содержание и финансирование деятельности государственного аппарата, увеличение открытости и прозрачности деятельности органов управления.

По сути идея электронного правительства в том, чтобы решить три основные проблемы власти: ввести электронный документооборот, который позволит уменьшить бюрократические проволочки и ускорить принятие решений, перевести в электронную форму общение граждан и бизнеса с властью и кроме того, сделать государственное и муниципальное управление более прозрачным, дебюрократизировать власть и приблизить ее к гражданам.

Таким образом, электронное правительство - это термин, за которым фактически кроется лаконичное описание современного подхода (сформировавшегося в условиях общества) к определению роли правительственных органов в жизни государства и общества. Этот термин обозначает новый способ организации и развития государственного управления, способ его трансформации и совершенствования для ориентации на принципиально более тесную связь с гражданами, кардинального улучшения показателей получения конкретных полезных результатов деятельности, большей экономичности деятельности и ответственности государственных органов. Описанный способ имеет в своей основе целенаправленное и скоординированное применение новых информационно-коммуникативных технологий для реализации функций государства.

Указанные ниже предложения по совершенствованию кадрового делопроизводства можно приобщить к процессам реализации программы «Электронная Россия (2002-2010 года)».

Первое из моих предложений по совершенствованию организации кадрового делопроизводства в Управлении позволит в небольшой степени сократить количество выдаваемых справок для государственных гражданских служащих Администрации Губернатора края и Правительства края. В Администрации Губернатора края служит около трехсот государственных гражданских служащих, а в аппарате Правительства края - около ста. Личные дела этих служащих ведет одно структурное подразделение - управление кадров и государственной службы Губернатора края. Учитывая это, можно представить объем запрашиваемой информации в день, который поступает в Управление не только в письменном виде, но и по телефону.

Согласно Федеральному закону «О персональных данных» доступ к персональным данным предоставляется субъекту персональных данных или его законному представителю оператором при обращении, либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя.

При обращении государственного гражданского служащего специалисты Управления обязаны предоставить хранящиеся в Управлении сведения этого служащего. Зачастую такая работа отнимает много времени, заставляет переключаться от одного вида деятельности к выполнению другого.

Для решения этих проблем предлагаю создать корпоративный сайт на базе программы 1С, который будет закрыт для внешнего пользователя.

Государственным гражданским служащим Администрации Губернатора и Правительства края будет представлена возможность организовать на этом сайте «Личный кабинет», защищенный логином и паролем, известными только ему. При согласии государственного гражданского служащего на обработку его персональных данных в электронном виде в «Личном кабинете» будет сформирован список персональных данных этого служащего, которые могут пригодиться для реализации его личных целей.

При этом Управление гарантирует ограниченный доступ к персональным данным служащего и их обработку исключительно для целей успешного оказания услуги.

Этот список персональных данных будет сформирован исходя из опыта получения запросов от служащих. В него могут быть включены следующие данные:

- паспортные данные (серия, номер, дата, кем и когда выдан);

- сведения об образовании (наименование учебного заведения, дата окончания, специальность и квалификация);

- сведения о прохождении курсов повышения квалификации и (или) переподготовки (наименование учебного заведения, дата прохождения, наименование программы, курсов);

- сведения о трудовой деятельности (дата назначения, дата и номер правового акта);

- количество дней отпуска, оставшихся в распоряжении государственного гражданского служащего;

- сведения о стаже государственного гражданского служащего;

- сведения о получении государственных и (или) краевых наград (наименование вида награды, дата получения).

Периодически при поступлении новых сведений имеющиеся будут обновляться, таким образом, служащий всегда сможет получить необходимую ему информацию без посредников.

Этот сайт можно будет сделать с возможностью обратной связи, что позволит размещать шаблоны некоторых заявлений, которые ежедневно используются в кадровом делопроизводстве. Например: заявление о выдаче копии трудовой книжки, заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (отпуска по беременности, учебного отпуска и т.д.), заявление о выплате компенсации за дни неиспользованного отпуска.

Государственный гражданский служащий, заполняя пункты, отнесенные к переменным данным, сможет без ошибок подготовить любое заявление без помощи сотрудника Управления.

Таким образом, любой государственный гражданский служащий Администрации Губернатора, а также Правительства края сможет воспользоваться электронной базой своих персональных данных, без ошибок составить основание (заявление) для подготовки правового акта. А у специалистов Управления появиться хоть немного, но больше времени для реализации рабочих функций.

Также в качестве дополнительной информации служащие смогут получать некие напоминания, например о датах рождения сотрудников. Это возможно позволит в какой-то степени решить задачу укрепления трудового коллектива, поддержание дружеской обстановки.

Это лишь один из примеров возможной автоматизации государственной услуги. Такая автоматизация может позволить снизить уровень административной нагрузки на Управление и возможно даст некоторую экономию.

Но с другой стороны, перевод информационных потоков в электронный вид требует и новых подходов к защите информации и как следствие, некоторых финансовых затрат.

Как уже было сказано ранее раздел «Кадровая политика» на официальном портале «Красноярский край» является вторым по частоте посещаемости гражданами. Вторым предложением по совершенствованию кадрового делопроизводства в рамках системы управления персоналом государственной службы является создание, отдельного от официального портала, сайта по кадровой политике Красноярского края.

Сайт должен обеспечить информационную открытость кадровой политики органов государственной власти в Красноярском крае, прозрачность формирования в крае кадрового резерва, резерва управленческих кадров края, открытое информационное взаимодействие с участниками процесса формирования кадрового резерва, широкое информирование общественности о проводимой кадровой политике, создавая равные условия доступа граждан к государственной гражданской службе, информирование общественности об иных аспектах государственной гражданской службы, о политике в области государственных наград и наград края.

Раздел «Кадровая политика» на официальном портале устанавливает рамки для размещения всей желаемой и необходимой информации. Сайт же позволит расширить эти рамки, что будет способствовать большей открытости, прозрачности ведения кадровой политики в крае, а для пользователей предоставит возможность узнать всю желаемую информацию по интересующим вопросам в сфере кадровой политике.

На сайте может предоставляться возможность пользователям задать любой вопрос о кадровой политике специалистам Управления и получить незамедлительный, квалифицированный ответ.

На сайте можно разместить:

- последние новости о важных для края назначениях;

- размещать объявления о конкурсах в кадровый резерв и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Красноярского края;

- более подробную информацию о награждениях, присвоениях почетных званий Красноярского края;

- порядок организации проведения повышения квалификации и переподготовки государственных гражданских служащих края и муниципальных служащих;

- график повышения квалификации;

- расписание курсов повышения квалификации;

- сведения о доходах и имуществе;

а также:

- форум для неформального общения участников резерва и лиц, заинтересованных, «он-лайн» дискуссии, обсуждения;

- вопросник, который позволит проводить социологические опросы;

- полезные ссылки для пользователей (федеральные порталы, нормативно-правовые документы, регулирующие кадровую политику и т.д.).

Создание такого сайта позволит улучшить качество предоставляемой государственной услуги со стороны Управления и сократить время поиска необходимой информации для пользователей, сделав ее более открытой.

Управление пользуется программой «1С: Зарплата и управление персоналом 8», которая кроме формирования и обработки базы данных служащих позволяет также подготавливать распорядительные акты в отношении государственных служащих о назначении, переводе, отпуске, увольнении и т.д., то есть по сути это унифицированные формы распоряжений. При подготовке в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» распорядительных актов, специалисту потребуется вводить только переменные данные - это фамилия, имя и отчество служащего и основание принятия акты. Это значительно уменьшит время на подготовку распоряжений.

К сожалению, не все специалисты управления пользуются унифицированными формами, а «по старинке» набивают весь текст вручную.

Мое предложение заключается в том, чтобы организовать для специалистов Управления курсы повышения квалификации по программе: «Работа с программой 1С: Зарплата и управление персоналом 8». Это позволит намного быстрее и качественнее освоить программу, чем это происходит в рабочем процессе, а также добавит уверенности в работе с программой, что по моим наблюдениям не хватает специалистам Управления, особенно тем, кто работает достаточно давно.

Список использованных источников и литературы

1. Источники

Опубликованные

1.1. Конституция Российской Федерации.

1.2. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 № 51-ФЗ.

1.3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

1.4. Федеральный закон РФ от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

1.5. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.6. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.7. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

1.8. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1.9. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

1.10. Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

1.11. Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».

1.12.Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

1.13. Указ Президента Российской Федерации от 21.09.2009 № 1066 «О проверке достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение государственных должностей Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, и соблюдения ограничений лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации».

1.14. Постановление Правительства Российской Федерации от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

1.15. Постановление Правительства Российской Федерации от27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации».

1.16. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

1.17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)»».

1.18. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

...