Управлінські документи і їх оформлення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля

Кафедра філософії культури і культурології

Звіт з навчальної практики

На тему: «Управлінські документи і їх оформлення»

Виконала: студентка 3 курсу гр.Фл-631

Лисакова М.С.

Керівник практики від установи: О.Г.Каширіна

Керівник практики від кафедри: І.М.Сілютина

Сєверодонецьк 2016р



Реферат

Звіт з навчальної практики: 00 с., 0 джерел, 00 додатків.

Вивчено організаційні та нормативні документи, які встановлюють правила документування в установі. Проаналізовано особливості оформлення управлінських документів. Зроблено висновки про стан процесів документування у Департаменті освіти і науки Луганської ОДА.

Ключові слові: нормативний документ, організаційно-розпорядча документація, реквізит, система документації, управлінський документ.



Зміст

Реферат

1. Вивчення організаційних і нормативних документів, які встановлюють правила документування в установі

2. Вивчення особливостей оформлення управлінських документів

Висновок

Список використаних джерел

Додатки



1. Вивчення організаційних і нормативних документів, які встановлюють правила документування в установі

При проходженні практики я ознайомилась з нормативно-методичними документами установи, які регламентують правила створення й оформлення документів. Це були такі документи:

I. Інструкція з діловодства в Департаменті освітити і науки,молоді та спорту Луганської обласної державної адміністрації(Затверджена наказом директора Департаменту від 14.02.2013 №131)та інструкція по роботі з документами. Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування управлінської діяльності університету, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву, визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію університету. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Департаменті розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України.

II. Посадова інструкція секретаря-діловода «Департаменту освіти і науки,молоді та спорту Луганської обласної державної адміністрації». Посадова інструкція секретаря-діловода дозволяє працівникові вимагати від відповідальних виконавців повернення раніше виданих документів, а при необхідності робити їм відповідні нагадування

III. Регламент -- сукупність (система) правил, що регулюють, обмежують режим праці, технології виконання проектування, ремонтних робіт тощо, наприклад, на шахтах, у кар'єрах, у свердловинах, на заводах.

IV. Накази (розпорядження) про порядок створення і погодження документів.

V. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

VI. Статут - це документ, яким оформлюється утворення організації (Додаток С). Він підписується ректором та затверджується Міністерством освіти і науки України, а також реєструється у органах Міністерства фінансів. У статуті висвітлено загальні положення, на підставі яких і працює університет, мету і завдання його діяльності, основні функції, принцип управління, правові норми, організацію роботи установи, відповідальність, порядок реорганізації та ліквідації закладу

Також виявила склад організаційно-розпорядчих документів, які застосовуються у практиці документування.

I. Організаційна документація (статути, положення, правила, інструкції, штатні розписи); Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.

II. Розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки); Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві. .

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання .діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

III. Інформаційно-довідкова документація (листи, телеграми, факси, акти, протоколи, доповідні і службові записки тощо). Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Відділ організації документообігу є важливою складовою в узгодженості й упорядкованості документаційних процесів та успішної роботи університету в цілому. Згідно з Положенням про відділ організації документообігу основними напрямками діяльності відділу є:

-аналіз документообігу і підготовка необхідних довідкових матеріалів;

-забезпечення зберігання, обліку, а також наукового і практичного використання документальних матеріалів до передання їх у державний архів відповідно до положення чинного законодавство;

-прийом, облік та зберігання закінчених діловодством документальних матеріалів, оброблених відповідно до положень чинного законодавства;

-контроль збереження і правильності оформлення справ у структурних підрозділів;

-організація експертизи наукової та практичної цінності документальних матеріалів, що знаходяться в архіві;

-передання документальних матеріалів до державного архіву у встановлені строки;

-організація використання документальних матеріалів і видання у встановленому порядку довідок, копій, витягів по документальних матеріалах зацікавленим установам або окремим особам;

-участь у розробленні методичних посібників з діловодства та архівної справи;

-консультування працівників підрозділів з питань постановки документальної частини діловодства та архівної справи.

У цьому ж Положенні вказані такі головні завдання відділу організації документообігу:

-обробка кореспонденції, яка надходить та відправляється та організація діловодного обслуговування університету;

-облік та відправка вхідних і вихідних документів;

-постановка діловодства в університеті;

-організація обліку і реєстрації кореспонденції;

Отже, організаційні та нормативні документи є невід'ємною умовою існування будь-якої організації. Діяльність будь-якої організації повинна бути регламентована адміністративно-правовими нормами. Правила роботи, норми і положення, структуру компанії, чисельність штатних співробітників та їх посадові права та обов'язки повною мірою відображають організаційні документи. Наявність їх гарантує певний порядок в роботі окремих підрозділів і підприємства в цілому. Оформлення організаційних документів першочергове завдання керівного складу компанії.

Тому великим закладам дуже важливо створювати спеціальні підрозділи, на яких покладається основний масив роботи з документами

2. Вивчення особливостей оформлення управлінських документів

У Департаменті освіти ЛОДА присутня змішана організаційна форма роботи з документами. Частина операцій (прийом і обробка вступників і що надійшли документів, реєстрація, тиражування), операції по створенню (друкування) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх обробки перед здачею в архів проводиться секретарем.

Департамент освіти ЛОДА видає:

1.організаційні (положення, правила, інструкції)

2.розпорядчі (накази, розпорядження) документи.

Наказами та розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також оперативні, організаційні, кадрові та інші питання внутрішньої роботи ДОЛОДА.

Проекти наказів, розпоряджень готуються на підставі доручень директора

Накази оформляються на бланку і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Передача наказів, їх копій працівникам сторонніх організацій допускається тільки з дозволу керівництва департаменту.

Підготовка наказу включає в себе вивчення істоти питання, збір необхідної інформації, підготовку проекту наказу, узгодження проекту, підписання, реєстрацію.

Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії надсилаються до структурних підрозділів Департаменту(ДОЛОДА)на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. В кінці листа розсилки вказується його прізвище і дата передачі секретарю для подальшої передачі у структурні підрозділи департаменту.

Порядок оформлення та складання бланків та організаційних та розпорядчих документів в повній мірі відповідає вимогам Інструкції з діловодства .

Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії надсилаються до структурних підрозділів. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. В кінці листа розсилки вказується його прізвище і дата передачі в ДОЛОДА і для подальшої передачі у структурні підрозділи університету.

В інструкції викладається порядок здійснення якої-небудь діяльності чи порядок застосування положень законодавчих та інших нормативних актів (Інструкція з діловодства ДОЛОДА).

Положення Інструкції з діловодства поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснюваних з допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій. Автоматизовані технології обробки документної інформації, що застосовуються в Департаменті освіти і науки Луганської ОДА, повинні відповідати вимогам цієї інструкції з діловодства.

Оскільки ДОЛОДА оснащено комп'ютерними засобами, то в управлінні застосовуються різні програмні засоби, серед яких у першу чергу необхідно виділити Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Крім перерахованих документів (а секретаріат зберігає) видає наступне: інструктивні та інформаційні листи, довіреності, описи справ постійного зберігання, журнали реєстрації. Всі ці документи перелічені в номенклатурі справ ДОЛОДА.

Найбільш поширеними документами, що створюються в ДОЛОДА, є організаційні та розпорядчі. До організаційних документів належать: Статут, Положення структурних підрозділів, зокрема відділу організації документообігу, та Інструкції з певних питань, наприклад, Інструкція з діловодства. Розпорядча документація представлена наказами (Додаток Д), постановами, ухвалами, розпорядженнями (Додаток В) та вказівками. Інформаційно-довідкові документи носять допоміжний характер відносно організаційно-розпорядчих, проте вони також активно використовуються в університеті. До них належать: акти, протоколи, службові листи, звіти, довідки, службові записки, плани, відгуки, рецензії .

Документування управлінської діяльності університету полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів в ДОЛОДА є необхідність засвідчення наявності змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу. Управлінська діяльність ДОЛОДА здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Управлінські документи Департаменту за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами). Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55.

Під час підготовки, оформлення та/або опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа або способу його опрацювання. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи. Організаційно-розпорядчі документи оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003. Зразки бланків затверджуються розпорядчим документом установи.

Згідно з ДСТУ 4163-2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складення або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію[3].

Усі реквізити в одному документі не застосовуються, адже деякі з них взагалі не можуть бути використані (так, у службовому листі відсутні реквізити «назва документа», «гриф затвердження»; в автобіографії -реквізити «адресат» чи «індекс документа» тощо).

На документі можуть бути постійні і змінні реквізити. Постійні реквізити наносять при виготовленні уніфікованої форми або бланку документа. Змінні реквізити наносяться на той чи інший документ під час його складання. В процесі підготовки й оформлення документів обов'язкові реквізити можуть доповнюватися змінними (якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо). Так, нормативні документи (акти міністерств, інших органів влади, органів господарського управління та контролю) підлягають державній реєстрації, тому повинні мати реквізит «номер державної реєстрації».

Повздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на місці, виведеному для кутового штампа. Кутове розміщення більш доцільне (праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа»).

Головним реквізитом, заради якого створюється документ є текст документа (реквізит 21). Важливо, щоб зміст документа правильно і точно висвітлював викладені в ньому факти. При складанні документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки. Тексти документів, як правило, поділяють на дві частини. В першій частині вказується підстава для складання документа, в другій викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, в першій її частині необхідно вказати підставу або причину створення документа, а в другій викласти прохання, вказати рішення чи надати розпорядження. У виняткових випадках текст може складатися лише з заключної частини (наприклад, прохання).

Для того, щоб текст був зрозумілим і чітко організованим, застосовується його рубрикація. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація -- поділ на абзаци. Кожен абзац має розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців, у тексті документів можуть виокремлюватися параграфи, пункти. Нумерація - це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту.

Здебільшого документ складається від третьої особи. Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім того, логічна послідовність може бути виражена за допомогою протиставлення. Важливим для документа є суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності чи черговості подій або явищ. Для цього використовуються слова «спочатку», «водночас», «потім». Одним із способів вираження логічної послідовності є окреслення мети, яке здійснюється за допомогою слів «тому», «для цього», «з цією метою». Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів, що позначають результативність: «таким чином», «у результаті», «отже» тощо.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, положень, протоколів, актів, листів тощо) слід використовувати аркуші паперу формату А4 (210х297 мм) та А5 (210х148 мм). Для оформлення документів у вигляді таблиць дозволяється використовувати бланки формату А3 (297х420 мм). Для оформлення резолюцій і доручень використовують бланки формату А6 (105х148 мм).

Розмір полів у бланках має бути таким:

- ліве поле -- 30 мм

- праве поле -- 10 мм ;

- верхнє й нижнє поля -- 20 мм.

Бланки проектують відповідно до схем, установлених ДСТУ 4163-2003, в яких позначено фіксовані межі зон розташування реквізитів. Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів.

Згідно з ДСТУ 4163-2003 установлено такі види бланків документів:

- загальний бланк організації для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа), окрім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), окрім листа.

При створенні документів університет та всі його підрозділи мають обов'язково дотримуватись вимог Інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003. Але, аналізуючи деякі документи, можна знайти певні відхилення та невідповідності. Ознайомившись з наказом начальник відділу Каширіна О. Г. освіти щодо участі у Чемпіонаті України серед юніорів (Додаток Е) спостерігаємо незначні помилки. Привертають увагу порушення, які допущено у реквізиті Підпис. Назва посади має бути розміщена від нульового положення, а у поданих документах(Дотатки Ж, Й) є відступ від лівого поля.

Виходячи з цього, можна сказати, що не всі документи, які створені в Департаменті освіти і науки Луганської ОДА, у повному обсязі відповідають вимогам та правилам, проте вказані помилки не є постійною тенденцією. Наявність подібних відхилень в оформленні документів обумовлена певними факторами. Великий об'єм вхідної та вихідної документації, яку приймає заклад, міг вплинути на якість її розгляду. Але, слід наголосити на тому, що необхідно всіляко уникати помилок у документах, адже це може негативно вплинути на діяльність Департаменту освіти і науки Луганської ОДА в цілому.

документування діловодство управлінський реквізит



Висновок

В результаті проходження виробничої практики в «Департаменті освіти і науки Луганської ОДА» я вдосконалила сукупність знань про організацію,структуру,сутність функцій діловодства.

Тако я ознайомилась із завданнями ,структурою,функціями,посадовим складом організації в якій проходила виробничу практику. Дослідила як організоване робоче місце працівника служби діловодства. Створювала документи,котрі створюють в організації відповідно до вимог створення документів.

Вивчила особливості документообігу підприємства (порядок проходження та виконання документів-вхідних, вихідних та внутрішніх;систему реєстрації документообігу.

За час практики займалась розбором документації, який включає підготовку документів та їх оформлення, направлення документів для виконання до підрозділу організації, контроль за виконанням, організація зберігання документації.

Працювала з клієнтами та співробітниками офісу. Допомога співробітникам офісу у вирішенні робочих проблем, прийом клієнтів і запис до керівника.

Зібрала матеріали, що характеризують загальний стан організації;

Вивчила розподільну підсистему організації: зовнішнє та внутрішнє середовище;

Закріпила теоретичні знання на основі вивчення досвіду роботи організації.



Список використаних джерел

1. Про мови: Закон УРСР // Відомості Верховної Ради УРСР. -- 1989 -- 9 лист.

2. Про інформацію: Закон України // Правда України. -- 1992. -- 2 жовт.

3. Про державну таємницю: Закон України // Голос Ук-раїни. -- 1994. -- 10 берез.

4. Про підприємства: Закон України // Правда України. -- 1991. -- 7 трав.

5. Андреева В. Делопроизводство. 4-е изд. -- М.: Интел-синтез, 1997.

6. Андреева В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М.: Инфра-М, 1997.

7. Андреева В. Работа с документами в делопроизводстве. -- М.: Интел-синтез, 1997.

8. Андреянова В. Как правильно подготовить и оформить приказ.-М.: Инфра-М,1997.

9. Ботвина Н.В. Офiцiйно-дiловий та науковий стилi ук-раїнської мови: Навч.посiбник. -- К.: АртЕк, 1998. -- 192с.

10. Ботт Э. Windows 95 без проблем. -- М.: Бином, 1996.

11. Васильев Д. Делопроизводство на компьютере. Практи-ческие рекомендации. -- М.: Приор,1997.

12. Вершинин О.Е. Компьютер для менеджера. -- М.: Выс-шая шк., 1990.

13. Вовк Е. Компьютер для секретарей. -- М.:Приор, 1997.

14. Голован А.С. Зразки оформлення документів. -- До-нецьк, 1997.

15. Дiденко А. Сучасне дiловодство. -- К.: Либiдь, 2000. -- 325с.

16. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практи-ческое пособие.- М.: Имидж,1991.



Додаток А



Додаток Б



Додаток В



Додаток Г



Додаток Ґ



Додаток Д



Додаток Е



Додаток Є

Размещено на Allbest.ru

...