Документація по кадрах та діяльності кадрових служб

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Вступ

1. Особливості документування пенсійного забезпечення

1.1 Види пенсійного забезпечення

1.2 Документування пенсійного забезпечення

2. Призначення кадрової документації

2.1 Загальна характеристика

2.2 Кадрова документація

Висновки

Використана література



Вступ

Для успішного розвитку будь-якого підприємства, організації чи установи дуже важливою є організація роботи з документами, особливо організація роботи з кадровою документацією.

Кадрова документація - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, в наказах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, трудових книжках. Підготовкою та оформленням цих видів документів займається відділ кадрів, який є обов'язковим та дуже важливим структурним підрозділом будь-якого підприємства, установи чи організації. Відділ кадрів займається добором і розстановою кадрів, організацією ведення кадрового діловодства, оформлення вказівок з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, формування кадрового резерву та роботою з ним, обрахуванням робочого часу працівників, виписуванням та заповненням трудових книжок працівників, реєструванням та здійсненням постійного обліку працюючих, проведенням атестацій, наданням відпусток, нагородженням працівників та іншою діяльністю пов'язаною з кадрами.

Над проблемою документації по кадрах та діяльності кадрових служб працювало безліч дослідників і науковців. Дуже багато статей, книг щодо діяльності кадрових служб, їхніх обов'язків, функцій, роботи з документами належать Діденко А. М., Блощинській В. А., Палесі Ю. І., Загорецькій О. та іншим авторам. Вони висвітлили основні проблеми, методики та класифікації кадрової документації, процеси її створення, обробки, складання та ведення.



1. Особливості документування пенсійного забезпечення

1.1 Види пенсійного забезпечення

Основу сьогоднішньої системи соціального захисту населення України становить пенсійне забезпечення громадян. На Пенсійний фонд покладено управління фінансами пенсійного забезпечення.

Закон України "Про пенсійне забезпечення"[11] гарантує всім непрацездатним громадянам України право на матеріальне забезпечення за рахунок суспільних фондів споживання шляхом надання трудових і соціальних пенсій, а також регулює порядок призначення пенсій громадянам України.

Види державних пенсій бувають:

а) трудові пенсії:

- за віком;

- по інвалідності;

- в разі втрати годувальника;

- за вислугу років;

б) соціальні пенсії.

Згідно зі ст. 12 Закону України "Про пенсійне забезпечення"[11] право на пенсію за віком мають:

* чоловіки -- після досягнення 60 років та маючи стаж роботи не менш як 25 років;

* жінки -- після досягнення 55 років і маючи стаж роботи не менш як 20 років.

Одним із питань соціального кадрового діловодства, яким доводиться займатися працівникам кадрових служб, є оформлення документів для призначення пенсій. Оформлення документів для призначення пенсій -- справа не одного дня, готувати їх треба завжди заздалегідь. Особливого значення це набуває у тих випадках, коли у працівника відсутні ті або інші документи, необхідні для призначення пенсій, а їх отримання пов'язане з іншою державою (праця вахтовим методом у Тюмені). До цього питання з розумінням повинні ставитись працівники відділу кадрів і починати підготовку заздалегідь. Для цього у відділі ведеться перспективний план-список (журнал обліку оформлення пенсій) на 5 років з переліком працівників, які в поточному році досягають пенсійного віку.

При оформленні документів для призначення пенсій слід враховувати такі положення:

* власник або уповноважений ним орган розглядає заяву та оформляє документи для призначення трудової пенсії тільки працівникам (членам їх сімей, у випадку втрати годувальника) даного підприємства, установи, організації;

* заява про призначення трудової пенсії іншим громадянам (членам їх сімей, у випадку втрати годувальника), соціальної пенсії, а також про призначення пенсій неповнолітнім подається вказаними особами (батьками чи опікунами неповнолітніх або непрацездатних) безпосередньо в районний (міський) відділ соціального захисту населення за місцем проживання;

* заява про переведення з однієї пенсії на іншу, про перерахунок пенсії або про поновлення виплати раніше призначеної пенсії подається до відділу соціального захисту населення за місцем проживання заявника, а при потребі -- за місцем проживання його законного представника (батька чи опікуна);

* звернення за призначенням пенсії може здійснюватись в будь-який час після настання права на пенсію без будь-яких обмежень. При цьому пенсія за віком (по інвалідності) призначається незалежно від того, припинена робота до часу звернення за пенсією чи продовжується. Пенсії за вислугу років, а також державним службовцям призначаються при залишенні роботи.



1.2 Документування пенсійного забезпечення

Заява, згідно Наказом Міністерства праці та соціальної політики та Пенсійного фонду «Про порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій» ( від 26 червня 2002 р. №224/30) про призначення пенсії працюючим подається за місцем роботи, а непрацюючим - до органів за місцем проживання заявника.

На підставі всіх поданих документів власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи посадова особа зобов'язані не пізніше дня досягнення працівником пенсійного віку повідомити його про виникнення права на пенсію.

Адміністрація підприємства, установи, організації в 10-денний термін з дня одержання заяви про призначення пенсії оформляє всі необхідні документи і своє подання, ознайомлює з ним заявника і разом з профспілковим комітетом розглядає питання про можливість представлення працівника до призначення пенсії.

При позитивному вирішенні питання документи і подання разом із заявою працівника направляються до органу, що призначає пенсію, за місцем знаходження підприємства, установи, організації.

Призначення пенсій і оформлення документів для їх виплати здійснюється органами Пенсійного фонду України.

Документи про призначення пенсій розглядаються органом, що призначає пенсії, не пізніше 10 днів з дня їх надходження.

Повідомлення про відмову в призначенні пенсії із зазначенням причин відмови та порядку оскарження орган, що призначає пенсії видає або надсилає підприємству, організації або заявникові не пізніше 5 днів після винесення відповідного рішення.

Документи, необхідні для призначення пенсії:

1. До заяви про призначення пенсії за віком додаються:

а) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний);

б) довідка про заробіток.

Крім того, при потребі подаються документи:

в) про народження дитини та виховання її до восьмирічного віку;

г) про визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом;

ґ) про перебування на утриманні у заявника непрацездатних членів сім'ї;

д) про визнання заявника одиноким;

е) про визнання заявника учасником війни;

ж) про наявність у заявника захворювання, передбаченого ст. 18 Закону України "Про пенсійне забезпечення"[11].

При призначенні пенсій інвалідам війни відповідно до ст. 16 Закону України "Про пенсійне забезпечення"[11] та при підвищенні їм пенсій відповідно до ст. 77 цього Закону до заяви потрібно додати виписку з акта огляду в медико-соціальній експертній комісії (МСЕК), яка надсилається відділу цією комісією.

2. До заяви про призначення пенсії по інвалідності повинні додаватися:

а) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний);

б) довідка про заробіток.

Якщо інвалідність настала внаслідок трудового каліцтва, то подається також акт або інший офіційний документ (про нещасний випадок).

Крім того, у разі потреби подаються документи:

в) про перебування на утриманні в інваліда непрацездатних членів сім'ї;

г) про визнання заявника одиноким і таким, що потребує сторонньої допомоги;

ґ) про визнання заявника учасником війни.

Відділ соціального забезпечення додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду в МСЕК.

До заяви про призначення пенсії по інвалідності військовослужбовцям строкової служби повинна бути додана копія свідоцтва про захворювання, завірена й видана військовим комісаріатом, який зняв військовослужбовця з військового обліку, або довідка військово-лікарської комісії. Якщо інвалідність настала після звільнення з військової служби, то замість копії свідоцтва про захворювання подається довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати і підстави звільнення з військової служби.

Документи, зазначені в підпунктах "а" і "б" цього пункту, подаються в тому випадку, якщо військовослужбовець до призову на військову службу працював робітником, службовцем або був членом колгоспу.

3. До заяви про призначення пенсії у зв'язку із втратою годувальника повинні бути додані:

а) свідоцтво про народження або паспорт особи, на яку призначається пенсія;

б) документи, які засвідчують родинні стосунки члена сім'ї з померлим годувальником;

в) свідоцтво органу запису актів громадянського стану (загсу) про смерть годувальника або документ про визнання його безвісно відсутнім;

г) документ про вік годувальника (якщо вік не зазначений у свідоцтві про смерть);

ґ) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний) годувальника;

д) довідка про заробіток годувальника. Крім того, при потребі подаються:

е) довідка житлових органів або сільських (селищних) рад народних депутатів (або інші документи) про склад сім'ї годувальника, які перебували на його утриманні;

ж) довідки професійно-технічних училищ, середніх спеціальних або вищих навчальних закладів про те, що члени сім'ї у віці від 18 до 23 років навчаються;

з) довідка житлових органів або сільських (селищних) рад народних депутатів про те, що один із батьків або з подружжя, дід, баба, брат або сестра померлого, які доглядають дітей, братів, сестер або внуків померлого, що не досягли 8 років, не працюють.

Якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва, то подається також акт (або інший офіційний документ) про нещасний випадок.

Відділ соціального забезпечення додає до заяви одержані ним від медико-соціальної експертної комісії виписки з актів огляду тих дорослих членів сім'ї, яким право на пенсію у зв'язку із втратою годувальника надається внаслідок їх інвалідності.

Якщо одному з батьків або з подружжя померлого пенсія у зв'язку із втратою годувальника призначається внаслідок втрати ними джерела засобів до існування, повинно бути винесено рішення органу соціального забезпечення про встановлення цього факту.

До заяви про призначення пенсії сім'ї військовослужбовця строкової служби повинен бути доданий документ, одержаний від військової частини або районного (міського) військового комісаріату чи іншої військової установи, який би засвідчував факт смерті, а також дату та причини смерті військовослужбовця, або документ про визнання військовослужбовця безвісно відсутнім. Якщо смерть настала після звільнення з військової служби, то як документ, що засвідчує факт смерті, подається свідоцтво органів записів, актів громадянського стану (загсу) про смерть годувальника, а крім того, довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати й підстави звільнення з військової служби.

Якщо годувальник помер по закінченні 3 місяців після звільнення з військової служби і смерть його настала внаслідок поранення, контузії, каліцтва або захворювання, які мали місце в період проходження військової служби, то відділ соціального забезпечення додає до заяви також виписку із висновку медико-соціальної експертної комісії про причину смерті.

Документи, зазначені в підпунктах "ґ" і "д" цього пункту, подаються в тому випадку, якщо військовослужбовець до призову на військову службу працював робітником, службовцем або колгоспником.

До заяви про призначення пенсії сім'ї померлого пенсіонера повинні бути додані документи, зазначені в підпунктах "а" -- "в" і "е" цього пункту, а в разі потреби також документи, зазначені в підпунктах "ж" і "з" цього пункту

Заробіток пенсіонера визначається по документах, які є в його пенсійній справі.

Якщо померлий пенсіонер мав право на перерахунок пенсії в порядку, передбаченому ст. 69 Закону України "Про пенсійне забезпечення” [11], але не звернувся за таким перерахунком, то подається відповідна довідка про заробіток пенсіонера після призначення або попереднього перерахунку його пенсії.

4. До заяви про призначення пенсії за вислугу років повинні бути додані:

а) документи, які засвідчують спеціальний трудовий стаж;

б) довідка про заробіток.

Крім того, при потребі подаються документи:

в) які засвідчують загальний трудовий стаж;

г) про звільнення з льотної роботи за станом здоров'я або захворювання (пункт "а" ст. 54 Закону);

ґ) про перебування на утриманні заявника непрацездатних членів сім'ї;

д) про визнання заявника одиноким;

е) про визнання заявника учасником війни.

При підвищенні пенсій інвалідам війни відповідно до ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення"[11] відділ соціального забезпечення додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду.

5. До заяви про призначення соціальної пенсії, залежно від категорії заявника, повинні бути додані:

а) свідоцтво про народження або паспорт особи, якій призначається соціальна пенсія;

б) медичний висновок установи охорони здоров'я на дитину-інваліда;

в) документи, які засвідчують родинні стосунки дітей, братів, сестер або внуків з померлим годувальником;

г) посвідчення органу запису актів громадянського стану (загсу) про смерть годувальника сім'ї (або документ про визнання його безвісно відсутнім);

ґ) документ про присвоєння почесного звання "Мати-героїня". Відділ соціального забезпечення додає до заяви свій висновок про відсутність права на трудову пенсію, а за необхідності -- одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акту огляду.

Приватним підприємцям та працівникам малих або приватних підприємств додатково до наведених документів необхідно представляти довідки з податкової інспекції та Пенсійного фонду про сплату внесків до фонду.

Працівник, у якого наступило право призначення пенсії, пише заяву і подає її у відділ кадрів підприємства. Заява пишеться на спеціальному бланку, де працівник указує;

* від кого, місце роботи, паспортні дані, місце прописки;

* указує вид пенсії, кількість членів сім'ї на утриманні і чи отримує іншу пенсію;

* ставить дату і свій підпис.

Зворотний бік заповнюють спеціалісти кадрової служби і відділу соцзахисту.

Підготувавши інші документи, разом із заявою пенсійна справа здається в районний відділ соцзахисту.

Працівник кадрової служби на підтвердження, що пенсійна справа здана, отримує розписку, яка відрізається від бланку заяви, де вказується дата прийняття справи, номер реєстрації з підписом інспектора відділу соцзахисту.



2. Призначення кадрової документації

2.1 Загальна характеристика

Для успішного розвитку будь-якого підприємства, організації чи установи дуже важливою є організація роботи з документами, особливо організація роботи з кадровою документацією.

В сучасних умовах своєчасне й правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації, підприємства, їх колективів.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму переміщають в часі й просторі. Документи й документна інформація, що лежать в основі управлінських рішень, є їх матеріальним втіленням, і забезпечують їх юридичною чинністю. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність в значній мірі базується на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість системи управління. За сучасних умов для підвищення ефективності управління необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб. Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання, керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій, незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

2.2 Кадрова документація

Кадрова документація - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, в наказах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, трудових книжках.

Облік кадрів ведеться для забезпечення точними даними, інформацією:

- Про зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін;

- Про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

- Про кількісний та якісний склад кадрів, про склад молодих працівників, про нагородження та відпустки;

- Про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву.

І для того, щоб одержати ці дані про особовий склад, кадрова служба веде відповідну кадрову документацію.

Основним призначенням документації з кадрів і є подання необхідної інформації стосовно працівників, зайнятих на підприємстві, або які знаходяться в резерві. Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, а саме їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та інше. Ця документація містить і дає характеристику правовим, трудовим та службовим взаємовідносинам окремого працівника на тій чи іншій посаді з установою.

Діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів відображається у документації з особового складу.

Службова документація з особового складу використовується як у довідкових цілях, так і є підставою для надання працівникам пільг, стипендій, пенсій чи іншої допомоги, а також для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах. Кадрова документація завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тому її називають іменною документацією [4, с.46].

За функціями управління кадрами виділяють такі основні групи документів:

- Особисті та особові документи працівників;

- Організаційно-розпорядча документація;

- Первина облікова кадрова документація;

До групи особистих документів працівників відносяться трудова книжка, паспорт, диплом, атестат, свідоцтво, посвідчення особи, стаж роботи, спеціальність та інші документи, які підтверджують відомості про працівника. Сюди можуть також відноситись перепустки, посвідчення та інше.

До особових документів відносять заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи - атестаційний лист, документи про нагородження, присвоєння почесних звань та інше. Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпусток. А також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень та інше.

До організаційно-розпорядчих документів відносять документацію, що закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами.

Організаційно-розпорядчі документи поділяються на підкласи:

- Документи з організації систем управління (акти та накази про створення, реорганізацію та ліквідацію підприємства);

- Документи з організації процесів управління (статут, положення, і т. д.);

- Документи з управління кадрами (анкети, заяви, накази про прийняття працівника, переведення, надання відпусток);

- Документи з оцінки трудової діяльності (доповідні, пояснювальні записки та інші документи).

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділять на дві взаємопов'язані підгрупи:

- Вихідні (початкові) облікові документи;

- Похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюються відповідно до особистих документів працівника. Це - особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Сюди відносять: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні форми реєстрації облікових відомостей. Ця підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи:

- З обліку прийняття, переведення та звільнення працівників;

- Що фіксують заробітну плату;

- Що відображають рівень освіти працівників;

- З пенсійного забезпечення;

- Про нагородження та інші документи.

Таким чином, кадрове діловодство має надзвичайно велике значення для успішного розвитку кожної організації, установи чи фірми. Адже сам відділ кадрів займається добором і розстановою кадрів, організацією ведення кадрового діловодства, оформлення вказівок з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, формування кадрового резерву та роботою з ним, обрахуванням робочого часу працівників, виписуванням та заповненням трудових книжок працівників, реєструванням та здійсненням постійного обліку працюючих, проведенням атестацій, наданням відпусток, нагородженням працівників та іншою діяльністю пов'язаною з кадрами.



Висновки

кадровий документація пенсійний забезпечення

Отже, щодо першого питання - особливості документування пенсійного забезпечення, можна зробити такі висновки:

- Документи, необхідні для призначення пенсії, можуть бути подані як в оригіналах, так і в нотаріально засвідчених копіях (або завірені адміністрацією підприємства, що подає документи заявника на призначення пенсії, чи органом, що призначає пенсію). Однак документи про стаж, вік та заробітну плату подаються лише в оригіналах. Якщо підтвердженням страхового стажу є трудова книжка, подається її копія, засвідчена адміністрацією підприємства за місцем останньої роботи, або органом, що призначає пенсію.

- Обов'язок підготовки документів за призначенням пенсії лягає на підприємство чи організацію, в якій працює майбутній пенсіонер. Якщо ж пенсіонер не працює, то такий обов'язок лягає безпосередньо на місцеве відділення Пенсійного фонду України. Зате обов'язок підприємства, на якому працює майбутній пенсіонер, збирати надані документи -- прямо не визначена. Тому обов'язок збирати всі потрібні папери лягає на людину, яка збирається на пенсію.

Щодо другого питання - Призначення кадрової документації, можна зробити висновки, що кадрове діловодство має надзвичайно велике значення для успішного розвитку кожної організації, установи чи фірми. Адже сам відділ кадрів займається добором і розстановою кадрів, організацією ведення кадрового діловодства, оформлення вказівок з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, формування кадрового резерву та роботою з ним, обрахуванням робочого часу працівників, виписуванням та заповненням трудових книжок працівників, реєструванням та здійсненням постійного обліку працюючих, проведенням атестацій, наданням відпусток, нагородженням працівників та іншою діяльністю пов'язаною з кадрами.



Використана література

1. Блощинська, В. А. Сучасне діловедення. Івано-Франківськ: Полум'я, 1998.- с. 132-157.

2. Діденко А. М. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 1998. - с. 69-132.

3. Діденко А. М. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. - К.: Либідь, 2000. - с. 10-50.

4. Загорецька О. Складання та оформлення службових документів // Довідник кадровика. - 2004. - №2 - с. 45-50.

5. Косаківська Л. Складові кадрової роботи та діловодства // Довідник кадровика. - 2003. - №5. - №8. - с. 38-40.

6. Лановенко Є. Робота з кадровим резервом // Довідник кадровика. - 2003. - №9. - с. 36-37.

7. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ. Зразки найважливіших документів українською мовою. - К.: - Техніка, 1992. - 400 с.

8. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. - К.: МАУП, 1998. - 278 с.

9. Сова В. Міжгалузеві нормативи чисельності працівників кадрових служб // Довідник кадровика. - 2004. - №2. - с. 67-68.

10. Ломачинська І. М. Кадрове діловодство: навч. посібн. / Ломачинська І. М., Товт. І. С. - К., 2011. - 182с.

11. Про пенсійне забезпечення: закон України від 05.11.1991 № 1788-XII // Відомості Верховної Ради. - 1992. - №3. - с. 10.

Размещено на Allbest.ru

...