Анализ системы управления организацией ООО "АвтоГарант"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

На сегодняшний день в мире наблюдается очень сильная конкуренция во всех сферах деятельности. В таких условиях руководитель организации должен ответить на важный вопрос, который, заключается в следующем: как предприятие может противостоять конкурентам и совершенствоваться в условиях возникающих опасений.

Тема работы является очень важной и актуальной на сегодняшний день, потому как важная роль отводится именно системе управления организацией, ведь именно эффективное управление организацией влияет на окончательный результат деятельности организации, позволит сохранить свою жизнеспособность и достичь намеченных целей.

Процедура проведения улучшения в системе управления организацией для организации является самым действенным способом победить в конкурентной борьбе в бизнес среде. Но они могут быть для организации трудноосуществимы, в тоже время несут большие риски, такие как падение эффективности производства, потеря ценных кадров, и т. д. Успех преобразований зависит в большой степени от руководства, так как оно может повлиять на ход событий, убедить сотрудников, а иногда сотни тысяч работников, изменить принятые устоявшиеся способы работы, и применять новые подходы к процессу работы.

Принятие управленческих решений является наиболее важным видом деятельности, осуществляемой менеджерами, и представляет собой единовременный акт окончательного выбора одного из возможных вариантов действий по достижению целей организации. Необходимость принятия решений обусловлена тем, что организации под влиянием изменений внешней среды вынуждены адаптироваться к изменяющимся условиям функционирования с помощью обратных связей - информации, поэтому на первое место выходит выбор методов оценки экономической эффективности принятия и реализации управленческих решений

Объектом исследования выступает анализ системы управления организацией.

Предметом исследования является анализ системы управления ООО «АвтоГарант», осуществляющей деятельность в городе Нижний Новгород. ООО «АвтоГарант» это транспортная компания, одним из основных видов деятельности которой является показание услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом.

Цель данной курсовой работы - исследовать систему управления организацией.

Для достижения поставленной цели в работе были поставлены следующие задачи:

- Рассмотреть теоретические основы анализа системы управления организацией.

- Исследовать систему управления организации на примере ООО «АвтоГарант».

- Разработать предложения для повышения эффективности системы управления ООО «АвтоГарант».

1. Теоретические основы анализа системы управления организацией

1.1 Основы исследования систем управления предприятием

Управление понимается, как некоторый процесс такого целенаправленного воздействия субъекта на объект управления с целью достигнуть определенных результатов. Необходимо отметить, что управление и его развитие обусловлено в первую очередь определением миссии, стратегии, ценностей предприятия на основе анализа прошлого опыта и видения будущего, а это является главным требованием для создания эффективной системы управления предприятием, о чем говорят Ю. Лехто, А. Матвеенко.

Для создания эффективной системы управления предприятием необходимо учесть, государство регулирует и контролирует право всех граждан на полное использование способностей и имущества для ведения предпринимательской деятельности в рамках законодательства, о чем сказано в Федеральном Законе от 14 июня 1995 года N 88-ФЗ, что говорит о свободном выборе и создании структуры управления руководством конкретного предприятия.

Эффективность функционирования любого экономического объекта, вследствие возрастающей сложности, комплексности и усиления взаимосвязей все в большей мере зависит от качества системы управления.

Повышение качества системы управления предприятия может быть достигнуто при проведении исследования всех сторон деятельности, включая в себя исследование, как управляемой системы, так и управляющих подсистем, а именно исследование и рассмотрение сильных, слабых сторон предприятия, процесса производства и сбыта, финансового состояния, персонала, маркетинга.

Систему управления можно определить как подсистему предприятия, составными частями являются группы взаимодействующих людей, при этом функции системы управления являются восприятием входов предприятия (определенных проблем) и выходов (выполнение комплекса действий, процессов, итогом которых будут определенные решения), при этом должны увеличиваться доходы вследствие оптимизации взаимосвязи всех входов и выходов от деятельности всего предприятия.

Ряд исследователей понимают систему управления как такую систему, которая предназначена для воздействия на объект управления, при этом переводит этот объект в желаемое состояние, придавая его параметрам и процессам определенные количественные или качественные значения, при этом являясь конкретным аппаратурным, нормативным, функциональным вариантом реализации технологий для решения конкретной проблемы управления.

Система управления предприятием представляет собой самостоятельную систему, но может входить в систему более высокого порядка, при этом состав элементов каждой из подсистем системы управления предприятием является разнообразным и зависящим от конкретного содержания системы организации.

Как и любая другая система, система управления предприятием состоит из элементов, которые объединены воедино целью функционирования, при этом особенно важно выделять субъект и объект управления, основные элементы системы управления. Каждый элемент подлежит исследованию, чтобы обеспечить целостность исследования системы управления.

Система управления предприятием включает такие элементы, как функции управления, организационную структуру управления, персонал управления, технические средства управления, информацию, методы управления, технологию, финансы, управленческие решения.

Исследование такого элемента системы управления, как функции имеет большое практическое значение, так как они определяют структуру органов управления предприятия. При этом существует общие функции управления, которые являются обязательными для успешной работы любой организации (планирование, организация, мотивация и контроль), а также конкретные функции управления (специфические), определяемые объектом управления.

Исследуя такой элемент системы управления, как организационная структура управления с целью его оптимизации и рационализации, необходимо проводить анализ (диагностика) существующей структуры управления и синтез (проектирование) структуры управления, при этом задача анализа -установление необходимого уровня соответствия организационной структуры управления предприятием и условиями среды функционирования, синтез же используется как определение числа и состава структурных единиц управления и определенных способов, связывающих их во взаимодействие.

Организационная структура предприятия должна постоянно совершенствоваться соразмерно ее развитию, чему может способствовать персонал управления предприятия, как один из элементов системы управления предприятием, требующий исследования и изучения.

Предприятие должно ориентироваться на участие персонала управления в принимаемых решениях непосредственно на всех уровнях управления, в ходе использования приемов управления предприятием и системой, направленных на максимально возможное использование талантов и способностей работников.

Исследование персонала управления должно рассматриваться с точки зрения эффективности использования и управления рабочим временем с помощью планирования и для взаимодействия с другими элементами системы управления, так как именно системный принцип может обеспечить большее достижение целей всей системы управления предприятием.

Также необходимо исследовать технические средства управления. Большую роль играют при принятии управленческих решений, при этом для получения более высокой эффективности необходимо комплексное применение технических средств: связи, проведения совещаний, демонстрационной техники, средств оснащения рабочего места руководителя, средств контроля. Исследование технических средств управления способствует повышению эффективности технологии управления, организации управленческого труда и процесса управления на предприятии, используя при этом более совершенную технику и грамотное пользование ею руководителем.

Исследователи в области управления организацией Д. Ямпoльcкaя и M. Зoниc отмечают, что управленческая информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, а также подходить и сочетаться с применяемыми моделями процессов, при этом информация должна быть значимой, то есть влиять на принимаемые решения. Для всего этого должна быть организована информационная система управления, что увеличит эффективность системы управления предприятием.

1.2 Функции системы управления и методы оценки эффективности управленческих решений

Исследование функций управления - это вид деятельности человека, заключающийся в следующих действиях:

-распознавании проблем и ситуаций вокруг функции управления;

-определении происхождения управления, свойств, содержания, закономерностей поведения и развития в процессе управления;

-установлении места проблем и ситуаций в системе накопленных знаний;

- нахождении путей, средств и возможностей использования новых представлений или знаний о данной проблеме в практике се разрешения.

Структурно-функциональный анализ раскрывает качественную сторону управления, позволяет оценить работу каждого звена, элемента системы выявить содержание, объем, характер деятельности конкретного органа управления, каждого сотрудника его аппарата, позволяет конструктивно оценить результативность управленческих функций. При таком подходе возможно рассчитать состав операций необходимых для достижения поставленной цели наиболее эффективным и оптимальным способом, составить в дальнейшем алгоритм управленческого воздействия с учетом специфики функционирования и развития конкретного объекта управления, научно обосновать необходимую численность сотрудников его аппарата.

К основным функциям управления относят: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

1.Планирование.

Процесс стратегического планирования является инструментом, который помогает руководству фирмы принимать правильные стратегические решения, и корректировать в соответствии с ними повседневную жизнь организации.

2.Организация.

Решение о выборе организационной структуры принимается высшим руководством организации. Среднее и низшее звенья управления предоставляют исходную информацию, а иногда и предлагают свои варианты структуры подчиненных им подразделений. Наилучшей структурой организации считается такая структура, которая позволяет оптимально взаимодействовать с внешней и внутренней средой, удовлетворять потребности организации и наиболее эффективно достигать поставленных целей. Стратегия организации всегда должна определять организационную структуру, а не наоборот.

3.Мотивация.

Для более эффективной работы персонала в организации обязательна его мотивация. Мотивация представляет процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Современные теории мотивации делятся на две категории: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации основаны на определении потребности. Потребность - это ощущение человеком недостатка, отсутствия чего-либо. Для побуждения работника к действию, менеджеры используют вознаграждение: внешнее (денежное, продвижение по служебной лестнице), и внутреннее (чувство успеха). Процессуальные теории мотивации основаны на элементах психологии в поведении людей.

4.Контроль

Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения фирмой своих целей. Контроль можно разделить на: предварительный контроль, текущий контроль, заключительный контроль. В целом, контроль состоит из установки стандартов, измерения достигнутых результатов, проведения корректировок, если достигнуты результаты, отличающиеся от установленных стандартов.

Поведение сотрудников, ориентированное на наличие контроля, дает более эффективные результаты. Однако, при этом обязательно должны действовать механизмы награждения и наказания. В то же время необходимо избегать чрезмерного контроля, который может раздражать сотрудников и персонал. Эффективный контроль должен иметь стратегический характер, отражать общие приоритеты фирмы и поддерживать деятельность организации. Конечная цель контроля - это не только возможность выявить проблему, но и успешно решить задачи, поставленные перед организацией. Контроль должен быть своевременным и гибким. Простота и эффективность контроля, и его экономичность являются весьма актуальными.

Управленческие решения являются важнейшим элементом процесса управления организацией, своеобразным центром, вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта. Во многих случаях от решений, принимаемых руководителями, зависят реальные возможности достижения целей организацией, ее эффективное функционирование.

На принятие решения оказывает влияние совокупность целей организации (стратегических, тактических, оперативных) и информации, поступающей в виде обратной связи о состоянии объекта управлени.

В организациях принимаются деловые решения, направленные на достижение целей организации. Деловые решения подразделяются на экспертные и управленческие. Экспертные решения носят рекомендательный характер и принимаются лицами (экспертами, аналитиками, консультантами), не имеющими линейных полномочий, связанных с управлением организацией.

Роль управленческого решения заключается, во-первых, в изменении состояния системы в направлении достижения цели, а, во-вторых, может сводиться к изменению самой цели, если она была своевременно некорректно поставлена и все действия (альтернативы) не приводят к ее достижению.

К методам реализации управленческих решений относятся методы планирования, организации и контроля выполнения решений, которые представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Классификация методов реализации решений

Основные задачи разработки плана реализации решений состоят в следующем: определение комплекса необходимых работ, определение числа исполнителей, определение необходимого объема ресурсов, распределение работ, ресурсов и исполнителей по объектам, задачам и срокам.

При подготовке плана реализации управленческого решения необходимо определить: исполнителей, сроки, отводимые на разработку и реализацию решений, составить инструкции, для лиц, занимающихся реализацией решения; схему взаимодействия иерархических уровней в организации при решении поставленных задач, механизмы контроля исполнения решения, систему мотивации (стимулирования) задействованных исполнителей. Основными методами, применяемыми при составлении плана реализации управленческих решений, являются матрица распределения ответственности и сетевое моделирование.

Реализация управленческих решений состоит из реализации выбранной альтернативы и организации контроля для определения успеха реализации управленческого решения.

Контроль включает: определение результатов реализации управленческого решения; сравнение фактических результатов и запланированных (критериями эффективности - индикаторами успеха); анализ результатов сравнения (отклонений) и принятие в случае необходимости корректирующих решений.

Осуществление контроля реализации решений предполагает создание механизма контроля, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней среде функционирования организации, места возникновения проблем, необходимость дополнительных решений для достижения целей системы. Механизм контроля должен состоять из 2 -х частей: контроль изменений во внешней (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы) среде.

Основными видами контроля реализации управленческих решений являются: административный, технологический, ревизия и аудит.

Административный контроль - это проверка и постоянное наблюдение за процессами реализации управленческих решений: сроками, объемами, качеством их выполнения.

Технологический контроль состоит в проверке и постоянном наблюдении за используемыми технологиями при реализации управленческих решений.

Ревизия - это есть документальная проверка результатов реализации управленческих решений.

Аудит - это документальная проверка результатов реализации управленческих решений, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Методы контроля выполнения управленческих решений подразделяются на контроль по промежуточным и конечным результатам и контроль по срокам выполнения (операции в ИТРР).

При организации контроля по результатам (выходам системы) основным достоинством является оценка достигнутых результатов и сравнение их с целевыми (плановыми) результатами, оценка факторов, способствовавших или препятствовавших их получению.

1.3 Методы анализа проблем в системе управления организацией

Основные методы анализа проблем в системе управления организацией графические: построение: «дерево проблем», «дерево целей и задач», «дерево решений» и структурная диаграмма Ишикавы «рыбий скелет».

Дерево проблем. Термин «дерево» в данном контексте предполагает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей проблематики на основной тип проблематики (ствол), прочие присутствующие типы (ветви), подтипы (ответвления) и собственно проблемы (листья).

Метод «дерева проблем» ориентирован на получение относительно устойчивой структуры проблематики. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры учитывались закономерности и использовались принципы формирования иерархических структур.

Достоинства метода «дерева проблем»:

• Дерево проблем позволяет представить значительный объем информации о проблематике менеджмента компактной форме.

• Дерево проблем отлично справляется с задачами выявления и ранжирования имеющихся в организации проблем, а также с задачами классификации, т.е. распределения проблем по известным типам проблематики.

• Дерево проблем позволяет наглядно увидеть соотношение и взаимосвязь различных типов проблематики.

• Дерево проблем помогает выделить центральную - корневую - проблему менеджмента и проконтролировать ее влияние на различные типы проблематики.

Метод «дерева проблем» продемонстрирован на рисунке 2.

Рис. 2. Метод «дерева проблем»

Для построения «дерева проблем» необходимо разбить проблемное множество, ассоциированное с каждым типом проблем на подмножества, т.е. декомпозировать проблемы по их типам.

Дерево решений - схематическое представление процесса принятия управленческих решений по определенной проблеме, изображаемое графически в виде древовидной структуры. Используется в менеджменте на подготовительных стадиях процесса выработки решений для выбора лучшего способа действий.

Структурная диаграмма Ишикавы «рыбий скелет». Построение причинно-следственной диаграммы «рыбий скелет» включает следующие этапы: выбор результативного признака; выбор главных причин - «большие кости»; выбор вторичных причин - «средние кости»; выбор (описание) причин третичного порядка - «мелкие кости»; ранжирование факторов по их значимости и выделение наиболее важных. Схема причинно-следственной диаграммы «рыбий скелет» представлена на рисунке 3.

Данный метод может применяться для анализа качества управленческих решений и отдельных этапов процесса принятия решений, т.к. состоит в формировании показателей качества, характеризующего результат альтернативы, и факторные показатели.

Рис. 3. Структурная диаграмма Ишикавы «рыбий скелет»

Сравнение наиболее распространенный способ анализа состояния управляемого объекта: целевого (запланированного) и фактического (реального) по определенной сумме параметров. Существует несколько форм сравнения: с планом; с прошлым периодом; с лучшим (бенчмаркинг); со средними данными. Основная проблема сравнения - сопоставимость данных, что особенно актуально при проведении сравнения с прошлыми периодами, сравнение по средним данным. Экономический анализ как наука разработал достаточное количество приемов по сравнению данных.

Анализ эффективности системы управления необходим для всех организаций, так как его результаты позволяют активно воздействовать на их текущее состояние и тенденции развития, устанавливать размеры и направления изменений, выявлять наиболее важные факторы роста, отслеживать и корректировать неуправляемые процессы, принимать решения об изменениях и прогнозировать их воздействие на ключевые параметры, а также планировать дальнейшее развитие организации и ее подразделений.

На рисунке 4 представлен алгоритм выявления проблемной ситуации.

Рис. 4. Алгоритм выявления проблемной ситуации

При проведении исследований системы управления на предприятиях ставятся определенные цели, для достижения которых необходим анализ и выявление существующих проблем, а также разработка рекомендаций для их разрешения.

Эффективность проведения исследования системы управления предприятием будет обеспечена за счет системного видения владения научно-категориальном аппаратом исследования, то есть оценка состояния, диагностика, профилактика негативных тенденций, поиск «узких мест» в системе управления и определение новых направлений деятельности.

2. Анализ системы управления организации на примере ООО «АвтоГарант»

2.1 Общая характеристика предприятия ООО «АвтоГарант»

Компания «АвтоГарант» была зарегистрирована 22.12.2014 года. С момента основания компании она стала перевозить большие объемы грузов по городу Нижний Новгород, Нижегородской области, а так же по всей территории России собственным транспортом.

Далее с ростом объемов перевозок и прибыли, компания расширила область своей деятельности и стала предлагать услуги по перевозке грузов не только по России, но и по странам СНГ. Это потребовало дополнительного привлечения подвижного состава на условиях аренды, который впоследствии поспособствовал увеличению количества единиц собственного подвижного состава. К концу 2015 года автопарк компании состоял из шести грузовых автомобилей.

На сегодняшний день ООО «АвтоГарант» является экспедиторской компанией с собственным транспортом и предоставляет следующие услуги: автомобильные перевозки грузов по России и СНГ, перевозки крупногабаритных и тяжеловесных грузов, аренда спецтехники и оборудования, ж/д перевозки. Основным направлением деятельности фирмы являются перевозки грузов по России автомобильным транспортом - они составляют порядка 97% от общего объема предоставляемых услуг.

ООО «АвтоГарант» является коммерческой организацией, действующей в условиях конкурентного рынка. Форма собственности - частная. Конкурентами являются крупные транспортные компании, обладающие современной техникой, имеющие значительные собственные оборотные средства и доступ к кредитным ресурсам коммерческих банков.

Миссия ООО «АвтоГарант»: «Марка №1 в городе Нижний Новгород в области безопасности, качества и сервиса грузовых перевозок»

Целью деятельности ООО «АвтоГарант» является: удовлетворение потребностей населения города Нижний Новгород и Нижегородской области в грузовых автомобильных перевозках и получение прибыли.

Основными задачами является:

1. обеспечение высокой культуры обслуживания юридических и физических лиц в обеспечение грузовых перевозок,

2. эффективное использование транспортных средств и максимальное снижение транспортных расходов,

3. обобщение и распространение передовых методов работы,

4. снижение издержек при выполнении перевозок с целью увеличения прибыли.

В настоящее время эксплуатируется подвижной состав, представленный в таблице 1.

Таблица 1 - Подвижной состав ООО «АвтоГарант»

Марка автомобиля	Год выпуска	Количество единиц
а/м Volvo	2010	1
Ikarus-280.33O	1997	1
Scania Omnilink CL94UB	1990	1
ГАЗ-3302	2005	3

Ключевых клиентов ООО «АвтоГарант» можно разделить на три группы: строительные организации, государственные учреждения и производители промышленного оборудования.

Строительным компаниям чаще всего требуются перевозки по Нижегородской области. В основном заказываются бортовые автомобили длиной кузова 13.6 м. Основной объем работы приходится на начало или конец строительства; начинается перевозка башенных кранов, бытовок, различного оборудования. Работа со строительными фирмами характеризуется высокими объемами заказов и болезненной отсрочкой платежа. Из-за этого компании приходится оплачивать услуги перевозчиков из своих оборотных средств, которых зачастую не хватает, но это компенсируется за счет высоких цен на услуги.

Вторая группа клиентов - это государственные учреждения, подведомственные Министерству здравоохранения и социального развития. Основная номенклатура грузов медицинское оборудование и реагенты. Данные перевозки характеризуются невысокой стоимостью и необходимостью организации погрузо-разгрузочных работ.

Производителям промышленного оборудования необходимы перевозки крупногабаритных грузов в отдаленные уголки России. Работа с ними имеет ярко выраженную сезонность и характеризуется большими объемами перевозок.

В своей работе компания «АвтоГарант» делает ставку на работу с ключевыми клиентами и всячески стремится сохранить их, несмотря на высокую конкуренцию в транспортно-экспедиторской отрасли. В России в секторе транспортно-экспедиционного обслуживания зарегистрировано более 40 тысяч предприятий, в том числе более 100 представительств крупных зарубежных транспортно-экспедиционных фирм и компаний. Большинство российских предприятий занимается организацией доставки грузов только отдельными видами транспорта. Анализ результатов деятельности отечественных транспортно- экспедиторских предприятий позволяет говорить о том, что большинство из них находится на низком уровне развития, характеризующимся нестабильной работой, большими затратами, высокими тарифами на услуги низкого качества и, как следствие, низкой рентабельностью. К наиболее существенным факторам, оказывающих отрицательное влияние на функционирование отечественных транспортно-экспедиторских предприятий, следует отнести:

-- частые и резкие изменения структуры спроса на транспортно-экспедиторские услуги;

-- недостаточное техническое оснащение;

-- отсутствие развитой нормативной базы, игнорирование существующих норм и стандартов;

-- недостаточная специализация транспортно-экспедиционных предприятий;

-- отсутствие или необоснованность оперативных и перспективных планов.

К сожалению, фирма «АвтоГарант» не лишена данных недостатков, но индивидуальный подход к заказчикам, честность и желание идти на компромиссы позволяют ей держаться на плаву во время экономического кризиса и сохранять ключевых клиентов.

2.2 Организационная структура предприятия

ООО «АвтоГарант» не имеет филиалов, представительств и обособленных подразделений. Основной целью создания предприятия является: оказание услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом. Предприятие является юридическим лицом с момента его государственной регистрации в установленном законом порядке, имеет в оперативном управлении имущество, самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, открытый в соответствии с действующим законодательством, печать со своим полным наименованием на русском языке, угловой штамп, и другие средства индивидуализации, зарегистрированные в установленном порядке.

Предприятие относится к малому предпринимательству, численность сотрудников на настоящий момент - 27 человек.

Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами определяется путем сравнения фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью.

Обеспеченность ООО «АвтоГарант» трудовыми ресурсами представлена в таблице 2.

Таблица 2 - Обеспеченность ООО «АвтоГарант» трудовыми ресурсами

Категория работников	Нормативная численность	Спис. числ-ть.	% обеспеч-ти
Руководящий состав, дирекция	3	3	100%
Логисты	7	6	85%
Водители	7	6	85%
Механик	2	2	100%
Экспедитор	4	3	75%
Грузчик	2	2	100%
Специалист отдела кадров	1	1	100%
Бухгалтерия	3	3	100%
Делопроизводитель	1	1	100%

Как видно из таблицы 1, штат организации укомплектован не полностью, нехватка водителей и операторов может привести к снижению прибыли и неравномерной нагрузке среди работающих сотрудников. Не полный штат специалистов по установке может повлечь несоблюдение гарантированных сроков исполнения заказов, чрезмерной нагрузке на имеющихся работников и рекламациям со стороны клиентов организации.

В ООО «АвтоГарант» действует линейно-функциональная организационная структура. Компания небольших размеров, то она имеет всего 3 отдела.

Преимущества линейно-функциональной ОСУ:

1. в наиболее универсальной форме реализуется принцип функциональной специализации;

2. решение проблемы перегрузки руководителя высшего звена оперативными (текущими) вопросами;

3. повышается уровень компетентности решений, так как их принимают высококвалифицированные специалисты.

Недостатки:

1. не способна быстро реагировать на изменения, не обладает достаточной гибкостью;

2. с ростом масштабов производства и количеством связей растет перегрузка руководителей высшего уровня.

В ООО «АвтоГарант» линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений. Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо. Как правило, функциональные службы не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям. Роль и полномочия функциональных подразделений зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления фирмы в целом.

Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; готовят варианты решения вопросов, связанных с руководством процессом производства; освобождают линейных руководителей от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и т. д.

Эксплуатационная служба осуществляет контроль за работой подвижного состава, учет расхода ГСМ, учет показателей работы автомобилей.

Дирекция по логистике призвана подготавливать и организовывать выпуск автомобилей на линию, руководить их движением на маршрутах, осуществлять контроль за своевременным возвращением их в предприятие.

2.3 Оценка эффективности деятельности персонала

Предприятие ООО «АвтоГарант» укомплектовано персоналом, обладающим необходимой квалификацией и несущим ответственность за принятие соответствующих решений и их последствия.

Матричная структура характеризуется управлением по двум направлениям: по горизонтали и по вертикали. По вертикали осуществляется управление функциональными подразделениями, а по горизонтали -- координация деятельности всех подразделений для достижения цели.

Основным сотрудником, которое участвует в деятельности организации является менеджер по логистике, поэтому оценку эффективности его работы следует провести в первую очередь.

Должностные обязанности менеджера по логистике в ООО «АвтоГарант» включают в себя:

1. Организацию доставки груза, его перегрузку, хранение, выполнение других работ с грузом так, чтобы груз был доставлен грузополучателю своевременно (в сроки, определяемые договором транспортной экспедиции, договором перевозки грузов и другими договорными обязательствами с грузовладельцами) и сохранно (без ухудшения потребительских свойств грузов и сверхнормативных потерь).

2. Координацию взаимодействия всех участников доставки грузов.

3. Составление технологически и экономически обоснованных транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов с учетом пожеланий и требований грузовладельцев.

4. Организацию выполнения услуг по приему товаров (грузов), их перевозке и выдаче в установленном порядке.

5. Организацию фрахтования транспортных средств (автомобилей, вагонов, морских и речных судов, авиатранспорта).

6. Контроль:

-- наличия экспедиторской (отправительской) маркировки грузов;

-- наличия пломб и оттисков на перевозочных средствах, контейнерах, хладокамерах и других помещениях и емкостях для хранения;

-- состояния транспортных средств, а также исправность тары и упаковки.

7. Отслеживание:

-- хода выполнения погрузочно-разгрузочных, перегрузочных, перевалочных, складских и упаковочных работ;

-- соблюдения сроков и условий хранения и выдачи грузов.

8. Обеспечение соблюдения в процессе транспортно-экспедиционного обслуживания условий договоров, требования нормативных правовых актов и международных договоров по вопросам перевозки и транспортно-экспедиторской деятельности, безопасности труда, пожарной, санитарной, экологической и другой безопасности.

9. Оформление товарно-транспортных и других сопроводительных документов на всех этапах реализации транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов.

Персонал ООО «АвтоГарант» состоит из высококвалифицированных специалистов. Данный стандарт применен работодателем при формировании отдела, организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций и установлении системы оплаты труда.

В процессе своей деятельности компания систематически принимает управленческие решения - о датах выполнения грузоперевозки, выбору транспортного средства и других.

В таблице 3 представлено распределение полномочий при этапах технологии принятия решений в ООО «АвтоГарант».

Таблица 3 - Распределение полномочий при этапах технологии принятия решений в ООО «Транс-Авто»

Этапы управленческого решения	Субъекты управленческого решения
Подготовка управленческого решения	Генеральный директор
Обеспечение процедур принятия и принятие управленческого решения	Генеральный директор
Выполнение управленческого решения	Все отделы и подразделения
Контроль за выполнением решения	Генеральный директор

Как видно из этапов процесса принятие управленческих решений сильно зависит от личностного фактора, так как по сути решения в фирме принимает только один человек генеральный директор.

Как видно из процесса принятия управленческих решений у лиц принимающих решения частично проявляются попытки творческого подхода, но в основном весь процесс реализован на выполнении конкретного решения поставленного генеральным директором.

Процесс руководства принятия решения в фирме ООО «АвтоГарант» авторитарный. Информирования персонала о текущих результатах деятельности предприятия нет, о происходящих изменениях сотрудники ставятся в известность по факту.

О неэффективности существующего механизма принятия решений на предприятии говорит тот факт, что на предприятии нет согласованного алгоритма решения задач.

Организация деятельности должна быть усовершенствована - проста и понятна всем; максимально объективно учитывать результаты деятельности.

Можно сказать, что основным инструментом в данном случае выступит развитие в сотрудниках приверженности организации, ведь приверженные сотрудники производят больше усилий и делают то, что нужно, а не только то, что предполагается должностными инструкциями. Наконец, приверженность позволяет сократить издержки, связанные с текучестью кадров.

Решение заключается в перераспределений полномочий генерального директора на специалистов, которые больше разбираются в особенностях, а также возникших сложностях и изменениях у себя в отделе.

3. Предложения для повышения эффективности системы управления ООО «АвтоГарант»

3.1 Разработка корпоративной культуры

В каждой организации существует своя система ценностей, свои правила и нормы, сформированные в течении лет, определенные накопленным опытом. Они составляют корпоративную (организационную) культуру компании, делая ее уникальной. Корпоративная культура возникает в любой структурированной группе людей. Причем она становится тем сильнее, чем дольше существует данная группа.

Так как организация ООО «АвтоГарант» еще слишком молода, то корпоративная культура находится в стадии формирования. Она должна быть тесно связана со стратегией и целями создания предприятия. На предприятии есть единая политика, направленная на конечный результат достижения поставленных целей. Нормы и ценности меняются и развиваются со временем. На них влияют события, происходящие как в стране, так и внутри организации.

Известно обобщенное условие для успешного проведения изменений в организации, в котором говориться о том, чтобы добиться устойчивого изменения требуется лидерство на основе видения со стороны руководства и приверженности работников с высокой степенью. Также, необходимо использовать те механизмы или рычаги, которые будут эффективны при определенной культуре в организации.

Важно понимать, что необходимо создать рабочую атмосферу, которая даст правильное направление в реализации процесса изменения. Степень приверженности к общей цели повышается, если задействовать сотрудников компании, которые могут иметь возможность в полном объеме участвовать в процессе изменения, планировании и реализации планов компании.

Надежным конкурентным преимуществом в настоящее время неопределенности, может служить динамичное знание. Т. е. постоянное формирование нового знания, что означает в буквальном смысле преображение компании и всех ее участников в непрерывном процессе личного и организационного самообновления. Это новый образ существования, в котором каждый сотрудник -- носитель знаний, а его ценность определяется не местом в иерархии, а ролью в процессе адаптации.

Корпоративная культура занимает очень важное место в системе управления предприятием. Корпоративная культура зависит от целей, моделей действий по их достижению, экономического состояния организации и помогает ей решать определенные задачи.

3.2 Оптимизация существующей системы управления

Так как в организации выявлено неэффективное использование знаний и предложений ООО «АвтоГарант», то требуется внесение корректив в практику работы с сотрудниками. В этом случае внедряется следующее: оптимизация процессов, поиска путей сокращения расходов.

Суть идеи состоит в достижении высокого уровня приверженности сотрудников, а также в поощрении индивидуального обучения, группового обучения и развития креатива у сотрудников. Это способствует формированию мотивации у сотрудников, формированию творческого подхода к работе, возрастание ответственности включает в себя мягкий подход, ориентированный на кадровые ресурсы компании, высокий уровень образования сотрудников и стремление руководства создать атмосферу партнерства и распределения ответственности.

Необходимо активное участие многих сотрудников в планировании и реализации изменений, ведь привлеченные к участию люди могут оказать активную помощь в осуществлении миссии и цели компании.

Руководитель ООО «АвтоГарант» имеет полномочие на интерпретацию процесса изменений, на обеспечение всеми необходимыми ресурсами, снимает все системные и производственные барьеры. В рамках такого процесса руководство берет на себя роль мощного инициатора перемен, может ускорить или замедлить процесс изменения.

Процесс руководства принятия решения в фирме ООО «АвтоГарант» авторитарный. Информирования персонала о текущих результатах деятельности предприятия нет, о происходящих изменениях сотрудники ставятся в известность по факту.

Как видно из процесса принятия управленческих решений у лиц принимающих решения частично проявляются попытки творческого подхода, но в основном весь процесс реализован на выполнении конкретного решения поставленного генеральным директором.

О неэффективности существующего механизма принятия решений на предприятии говорит тот факт, что на предприятии нет согласованного алгоритма решения задач.

Поэтому для повышения эффективности системы управления в ООО «АвтоГарант» организация деятельности должна быть усовершенствована - проста и понятна всем; максимально объективно учитывать результаты деятельности. Так как основным инструментом в данном случае выступит развитие в сотрудниках приверженности организации, ведь приверженные сотрудники производят больше усилий и делают то, что нужно, а не только то, что предполагается должностными инструкциями. Наконец, приверженность позволяет сократить издержки, связанные с текучестью кадров. Необходимо предотвратить бюрократическое вмешательство, помимо этого, вдохновлять и мотивировать сотрудников организации.

Заключение

управленческий мотивация трудовой менеджер

В данной курсовой работе были достигнуты все поставленные задачи.

В работе было представлено, что для того, чтобы сформировать на предприятии эффективную систему управления, необходима информация о том, на базе чего её создавать. Для этого необходим анализ существующей системы управления. Для того, чтобы продукция и услуги предприятий стали действительно качественными и конкурентоспособными, предприятия должны существенным образом изменить систему организации управления.

Анализ системы управления должен быть как можно более полным. Результаты анализа должны наиболее подробно и достоверно отражать деятельность системы управления. На основании полученных данных управляющий должен сделать вывод о сильных и слабых сторонах системы управления, а также сделать вывод о направлениях развития системы управления и методах её совершенствования.

Также в работе был представлен анализ деятельности ООО «АвтоГарант», выявлены основные недостатки, которые не позволяют организации использовать в полной мере имеющиеся ресурсы , а именно - отсутствие корпоративной культуры и очень авторитарный стиль управления, и предложены мероприятия для их устранения.

Ведь несмотря на то, что в ООО «АвтоГарант» подобран высококвалифицированный персонал, который прошел подготовку по направлению деятельности, работа поставлена грамотно, решения директора не позволяют воплощать хорошие идеи в жизнь, а значит сотрудники не чувствуют своей роли в компании. Именно для этого также и требуется разработка корпоративной культуры и приобщение к ней всех сотрудников.

Литература

1. Афоничкин А.И., Михайленко Д.Г. Управленческие решения в экономических системах: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2009. - 480с.

2. Балдин К.В. Управленческие решения в теории и на практике // , Вопросы экономики. 2014.№3. 49-54с.

3. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления, г. Железнодорожный, Моск.обл.:ООО НПЦ «Крылья», 2000. - 342с.

4. Лебедева М.Д. Разработка управленческого решения: // Менеджмент и маркетинг. 2012. №9. 15-19с.

5. Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для ВУЗов.- М.: ГУ ВШЭ, 2012. - 400с.

6. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 527с.

7. Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений. // Вопросы экономики. 2014 .№2. 35-39с.

8. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2006. - 304 с.

9. Сацков Н.Я. Методы и приемы деятельности менеджеров и бизнесменов. // Вопросы экономики. 2013.№4. - 46-52с.

10. Сильченко С. Эффективное управление рабочим временем. М. Специальная литература. 2010. - 387с.

Размещено на Allbest.ru

...