Коммерческая переписка: классификация, особенности оформления, композиционное построение текста

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

коммерческий письмо переписка

Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

n изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;

n изучения определения и области применения каждого письма;

n описания хозяйственной ситуации;

n составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;

n написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:

1. Письмо-просьба,

2. Сопроводительное письмо,

3. Письмо-подтверждение,

4. Письмо-напоминание,

5. Письмо-извещение,

6. Гарантийное письмо,

7. Письмо-запрос и ответ на него,

8. Заказ и ответ на него,

9. Оферта и ответ на нее.

В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

1. Особенности написания деловых писем

1.1 Язык и стиль делового письма

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

1.2 Основные части делового письма

Основными частями международного делового письма являются:

1. Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

2. Ссылки и дата

3. Внутренний адрес

4. Приветствие

5. Основная часть письма

6. Заключительные фразы

7. Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес (они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации.). Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

1. День, месяц, год - британский стандарт;

2. Месяц, день, год - американский стандарт;

3. Год, месяц, день - вариант ISO. (будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и / или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.

1.3 Дополнительные части делового письма

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

1. Вниманию конкретного лица;

2. Краткое содержание письма;

3. Приложение и копии;

4. Постскриптум;

5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом «вниманию».

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово «копия(и)» за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово «приложение(я)» с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО «Арт Компакт»

1996-06-01

Страница 2

Или:

ООО «Арт Компакт» 2 1996-06-01

1.4 Конверт

На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.

1.5 Формы пунктуации

Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.

В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.

При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений.

Использование смешанной пунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.

В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.

2. Описание хозяйственной ситуации и основные виды деловых писем

Первым письмом в составленной переписке является письмо-извещение. Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; производстве нового вида продукции и т.п. В данной переписке письмо-извещение используется для уведомления фирмы-потенциального покупателя партии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.

Следующее письмо - это письмо-запрос. В деловой переписке этот вид письма используется для получения информации об объекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара. В коммерческой, переписке составленной в этой работе письмо-запрос используется для выяснения фирмой-потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Третье письмо - это ответ на запрос. Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса. В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные). В случае, если в запросе содержалась только просьба прислать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительным письмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке.

Если в коммерческой переписке наступает такая ситуация, что ожидаемый ответ одного из партнеров по каким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма - письмо-напоминание. Содержание и тон письма-напоминания зависит от того, насколько важны для предприятия сведения или действия, задерживающиеся в связи с отсутствием информации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержать одну или две части. Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшего отсутствия вестей от партнера. В том случае, если информация не является важной или если никаких обязательств еще и не было, то вторая часть письма опускается. В приведенной ниже переписке письмо-напоминание написано без второй части так как обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письма заинтересованы в сохранении партнерских отношений с получателями.

Следующее письмо - это письмо, отправленное в ответ на напоминание, письмо-просьба. Это конечно, не значит, что на напоминания надо отвечать всегда просьбами - письмо просьба посылается в тех случаях, когда необходимо изложить какую-либо просьбу от лица предприятия или организации. В данном случае письмо-просьба является как бы дополнением к запросу, то есть в ней содержится просьба прислать дополнительную информацию о товаре и образец. Также там содержится просьба о предоставлении скидки и гарантий поставки.

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо. Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

Письмо-заказ - это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае это обращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранее оговоренных условиях в количестве 4000 штук.

Ответом на заказ в общем случае может являться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа «заказ принят к рассмотрению», «в данный момент заказ не может быть выполнен» и т.п. Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложением к нимсопроводительного письма. Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве - с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой - сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Коммерческое предложение или оферта посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая. Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми. до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя.

Заключение

В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого делового письма; была описана хозяйственная ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной хозяйственной ситуации.

Все вышесказанное позволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.

Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.

В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня.

Список использованных источников

1. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992. - 432

2. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2012, 231 с.

3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010.

4. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - 4-е изд. - М.: Дело, 2009 - 112 с.

5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2009.

6. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе // Делопроизводитель - 2010 - №1.

7. Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. - М., 2011, с. 109.

8. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт - Петербург: «Альфа», 2009. - 187

9. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 2010.

Размещено на Allbest.ru