Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. В приведенном перечне задач отсутствуют те, которые касаются непосредственно управления деятельностью, производства, поскольку основное внимание уделено управлению людьми. Исходя из этого, важнейшими задачами руководителя являются Архангельский Г. "Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы" М.: АиСТ-М, 2010:

1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

5. Обучение и совершенствование персонала.

6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

Содержание работы руководителя является весьма многогранным, на практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед самим руководителем. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. М.: ИНФРА-М, 2006. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

"Фармкомплект" - крупнейший российский дистрибутор фармацевтических препаратов межрегионального уровня. Компания осуществляет свою деятельность во всех субъектах Российской Федерации.

Региональная сеть насчитывает 8 филиалов, 18 региональных представительств/представителей в крупных регионах России, в зону обслуживания входит 47 регионов.

Адрес: 603009, г. Нижний Новгород, пр-т Гагарина, д.37, корпус 23

Телефон: +7 (831) 277-81-77

Организационная структура общества имеет функциональный вид (Рис.1).

Рис.1. Организационная структура ООО "Фармкоплект"

Руководитель - Игорь Юрьевич несет ответственность за деятельность организации.

Как показывает анализ источников, наиболее применимым методом изучение затрат рабочего времени для руководителя является план рабочего времени, т. к. он позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30. 12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28. 12.2015)

Для того чтобы провести план рабочего времени необходимо было выполнить 4 основных этапа:

проведение наблюдения;

обработка данных, полученных в ходе наблюдения;

анализ результатов наблюдения;

разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.

Все работы руководителя были занесены в "Классификатор рабочего времени руководителя" (Таблица 1), в котором эти работы были обозначены соответствующими цифрами.

Таблица 1

"Классификатор затрат рабочего времени руководителя"

Обработка плана рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (Таблица2):

Таблица 2

"Объем выполненных работ"

В результате двухнедельных наблюдений, было выявлено, что руководитель участвовал в разработке мотивационных схем совместно с заместителем, так же определял потребность подразделения в обучении и проводил мониторинг рынка труда только во вторую неделю"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30. 11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 02. 11.2013).

Далее проведен анализ структуры фактических затрат времени руководителя (Таблица 3), за две недели. Для этого был определен удельный вес каждого вида затрат времени за обе недели наблюдения.

Таблица 3

"Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя"

Проанализировав структуру суммарных затрат рабочего дня руководителя, можно сделать следующие выводы http: //lib. sale/osnovyi-menedjmenta. Наиболее значительное положительное отклонение затрат времени руководителя, пришлось на проведение им собеседований с кандидатами (3,8%). А наибольшее отрицательное значение приходится на работу над закрытием вакансии (-3,3%) и проведение мониторинга рынка труда (-3,3%). Так же, есть довольно значительное положительное отклонение, это прием посетителей по деловым вопросам (3,8%) и значительное отрицательное отклонение - это участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором (-2,8%).

Таким образом, можно сказать, что остальные затраты времени не имеют значительных отличий во времени, между первой и второй неделей.

II. Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителя

2.1 Рекомендации по устранению выявленных причин в ходе анализа рабочего времени руководителем ООО "Фармкомплект"

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.

1. Виды помех: нерациональное планирование. Карпухина Д.Н., Мильнер Б.З., Современное управление. В 2 томах, том 1/Под ред. . - М.: Издатцентр,2013. - 584с. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела на 0,3%, подготовка отчетов на 0,7%, определение потребности в обучении на 0,4%, служебные разъезды на 0,3%). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание с директором на 2,4%, регламентированные перерывы на 3,1%, работа над вакансией на 11,7%, проведение собеседований с кандидатами на 5%).

Используя полученные данные, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в (Таблице 4).

Таблица 4

"План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени"

Причиной наименьших затрат при совещании с менеджерами может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

Данные которые представлены в (Таблице 5) были получены в ходе анализа затрат рабочего времени за весь период наблюдения, т.е. за две недели.

Таблица 5

"Затраты рабочего времени руководителя на оперативное совещание"

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

,(1)

Рассчитаем средние фактически затраты по формуле (10):

.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

, (2)

Рассчитаем средние желаемые затраты по формуле (2):

.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

, (3)

Рассчитаем сокращение потерь рабочего времени руководителя по формуле (2):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

(4), , (5)

Рассчитаем экономию по заработной плате по формулам (3,4):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 - 8 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.

Аналогичным образом рассчитываются остальные показатели эффективности.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на участие в разработке мотивационных схем, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на данные затраты, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя определено в соответствии с формулой (3):

.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5)

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени на участие в разработке мотивационных схем вызовет экономию рабочего времени на 7 минут, экономия средств на заработную плату составит 0,71 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами офиса, в течение двух исследуемых недель равны нулю, т. к. их необходимо сократить полностью, рассчитывалось по формуле (2).

.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 10,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 16,07 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на нерегламентированные перерывы, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами офиса, в течение двух исследуемых недель равны нулю, т. к. их необходимо сократить полностью, рассчитывалось по формуле (2).

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на перерывы в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб., руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 19,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 29,02 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на контроль за процессом заключения договоров, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на контроль, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на контроль в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (2): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 4 минуты, экономия средств на заработную плату составит 5,95 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на прием посетителей, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на прием посетителей по деловым вопросам, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на прием посетителей в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 3,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 5,21 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на служебные разъезды, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разъезды, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на разъезды в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 6 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на проведение мониторинга, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на мониторинг, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на мониторинг в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 2 минуты, экономия средств на заработную плату составит 2,98 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние планируемые затраты рабочего времени руководителя на совещание с управляющим директором, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5,8 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на организацию корпоративных мероприятий, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на организацию, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на организацию корпоративных мероприятий в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 7 минут, экономия средств на заработную плату составит 15,17 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб., руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 минут, экономия средств на заработную плату составит 7,43 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на обход помещений, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на обход, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на обход в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (3,4):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 6,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 9,82 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на проведение собеседований, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на собеседования, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на собесе6дования в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):

мин.

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 0,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 0,71 рублей.

· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на наведение порядка на рабочем месте, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):

мин.

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на наведение порядка, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):

мин.

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на наведение порядка в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):

руб.,

руб.

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 минут, экономия средств на заработную плату составит 7,43 рублей.

В заключении результаты расчетов показателей эффективности каждого мероприятия были оформлены в сводную Таблицу 6, в которой был произведен расчет общего сокращения затрат рабочего времени, общей экономии средств на заработную плату вследствие внедрения предложенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.

Таблица 6

"Показатели эффективности проведенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя"

В результате внедрения мероприятий общая экономия рабочего времени составит 70 минут в день. При этом затраты на заработную плату сократятся на 2979,2 рублей в месяц.

За месяц: 2979,2*12 = 35750,4 руб.

Была проведена оценка главного руководителя организации, менеджера высшего звена, но имеются еще и руководители отделов. Всего в организации 1300 человек, из них 220 человек являются руководителями отделов и подразделений.

Предположим, что экономия по ним аналогична. Составим прогноз за год:

220 * 35750,4 = 7 865 088 руб.

Экономия - 7 865 тыс. руб. достаточно крупная сумма, которую можно перенаправить на развитие самой организации и на премии работникам.

Следовательно, внедрение предложенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени является целесообразным.

Заключение