Должностной статус и функциональные обязанности секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

Тема моей курсовой работы "Должностной статус и функциональные обязанности секретаря".

Цель моей курсовой работы - это изучение деятельности секретаря, работа с документами (составление и оформление) и обязанности секретаря.

Многие девушки, женщины хотели бы устроиться работать секретарем. Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной.

Все так, только насчет легкости... Это обманчивое впечатление. Легко быть только плохим секретарем.

Сталкиваясь с неподготовленными секретарями, руководители испытывают разочарование, у них портится настроение и меняется мнение. От непрофессионализма секретаря страдает дело, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.

Будучи посредником между шефом, с одной стороны, посетителями и сотрудниками - с другой, секретарь должен создать благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатываемая документацию, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.

Все это требует немалых знаний и умений. Это понимают руководители и секретари, заказывающие соответствующим специалистам проведение курсов и семинаров для секретарей, секретарей-референтов и инспекторов.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качеств, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. С помощью всех этих вышесказанного могу сказать, что профессия секретаря очень нелегко.

1. Должностной статус секретаря

1.1 Секретарь - первый помощник руководителя

Слово "секретарь" происходит от средневекового "secretarius" и первоначально означало доверенное лицо.

Секретарь руководителя - центр любой организации. Обязанности секретаря разнообразны и ответственны. Она может наполовину разгрузить руководителя от рутиной работы. Квалификационный секретарь - надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Она должна со знанием дела и эффективно управлять посетителями, деловыми бумагами и всеми видами офисной техники.

Квалификационный секретарь, получая задания от руководителя, обязательно записывает их. Это единственный способ выполнить поручение в точности, соблюдая все нюансы. Не следует полагаться на свою память, ведь мы забываем 90% того, что слышим. Блокнот с записями - необходимый атрибут всякого делового человека.

Секретарь всегда должна быть в курсе дел и знать, куда уходит ее шеф и когда вернется.

На плечах секретаря "лежит" вся почта. На этом участке своей работы она должна: готовить ответы на простые письма, визировать их у руководителя и регистрировать, сортировать входящую корреспонденцию по ее важности, собирать информационные материалы для того, чтобы выполнить просьбы, намечать даты ответов на вопросы, содержащиеся в письмах. Когда шеф отсутствует больше пяти дней, организовать ответы на письма, адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для принятия решений.

В обязанности секретаря входит также принимать входящие телефонные звонки, сортировать их, докладывать руководителю и учитывая приоритетность, переключать их на шефа. За исключением звонков от вышестоящих руководителей обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора.

При этом надо следить за культурой телефонного общения и не допускать такие фразы: "Он на важном совещании", "У него важный визит" и т.д. Подобные фразы вызывают неприятное чувство обиды у звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как важным лицом, а не давали понять, что кто-то другой является важнее. Лучше в данном случае использовать ни к чему не обязывающие формулировки, такие как: "Директора в настоящее время нет на месте (в пути, обедает и т.п.), и мы ждем его к 15 часам. Не могли вы перезвонить?".

Если секретарь не уверена в том, что хочет ли ее шеф соединиться с данным абонентом, она может сказать ему: "В настоящее время он очень занят. Должна и я его прервать?". Эти фразы говорят абоненту ясно, что ему хотят пойти навстречу.

Перечислим и другие обязанности секретаря руководителя. В числе ее безусловных обязанностей входит:

работать в согласии с сотрудниками и с теми, кто по положению выше ее начальника, тем самым проявляя подлинный интерес к своей работе и благосостоянию своей организации. Быстро и четко исполнять поручения и, когда необходимо, проявлять инициативу (поручать без указания своего руководителя).

четко вести текущие дела. Все доклады, решения, записки представлять вовремя. Номера телефонов и почтовые адреса должны соответствовать действительности. Заранее позаботиться обо всех принадлежностях, необходимых для работы. Постоянно "держать на карандаше" список вопросов, которые требуют решения.

Что касается конфиденциальных вопросов, то нужно избегать сплетен о делах фирмы и ее служащих. С личными вопросами обращаться крайне осторожно. Во всех разговорах с посетителями также проявлять разумную осмотрительность: не всякая информация предназначена для широкого распространения.

В преддверии командировок шефа надо задолго до отъезда достать железнодорожное или авиарасписание, согласовывать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гостинице, оформить финансовые документы и приготовить все, что может понадобиться в поездке (досье, деловые бумаги).

В документообороте создать такую систему классификации, чтобы все документы хранились в специальных папках и их можно было быстро найти. Разрабатывать и поддерживать систему хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки периодически обновлять.

Иметь четыре отдельных списка дел: важнейшие, срочные, текущие и долгосрочный. Долгосрочные дела просматривать ежемесячно, отмечая их состояние и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел устанавливать ежедневно.

Секретарь обязана устанавливать время и продолжительность служебных встреч с шефом и давать посетителям необходимую информацию.

Секретарь должна заботиться об удобстве посетителей. Если им приходится ждать, предложить что-нибудь почитать (а важным посетителям предложить чай или кофе). Необходимые документы должны вовремя лежать на столе шефа, чтобы он мог просмотреть их перед приходом посетителя. Когда посетитель задерживается у руководителя слишком долго, звонить шефу и напомнить ему о ближайшем срочном деле, тем самым помогая закончить разговор.

Одна из традиционных обязанностей секретаря - информировать участников предстоящего совещания о времени и месте его проведения. От того, насколько ответственно она подойдет к этому, во многом зависит успех совещания.

Самое грамотное решение - получить у руководителя повестку совещания, размножить ее, составить рассылочную ведомость и поручить разнести под роспись всем приглашенным.

Наличие повестки совещания позволяет участникам лучше подготовиться к нему, захватить все необходимые материалы. Это делает совещание более эффективным и одновременно менее продолжительным.

Наибольший эффект дают более подробнее повестки с указанием докладчиков и времени, отводимого на каждый вопрос. Понятно, что по телефону все это рассказать трудно слишком много времени потратят отправитель и получатели информации.

Если повестка совещания очень краткая и секретарь сочтет более рациональным всех обзвонить, то должна удостовериться (перепроверить), дошла ли информация до каждого из приглашенных - ведь многих можно сразу не застать на месте. Передача же через третьих лиц - опасное дело, чреватое искажением или даже утерей информации.

Нередко руководитель просит свою помощнику пригласить к нему кого-то из сотрудников. Если тот находится на совещании, то следует позаботиться, чтобы, выполняя поручение, не помешать ходу совещания. Следует, открыв дверь, знаками извиниться перед председательствующим, знаками же попросить разрешения подойти к нему и передать записку с поручением отпустить вызываемого или негромко попросить об этом устно.

Ежедневно в начале рабочего дня необходимо напомнить руководителю о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе - и плановых) и получить подтверждение их проведения. Если они будут руководителем отменены или перенесены на другое время, то сразу оповестить об этом всех задействованных в них ли.

Во время отсутствия руководителя секретарь является "стражем" его офиса, отвечающим за решение таких вопросов, как обработка почты, внутренней и внешней, ведение телефонных разговоров и организация приема посетителей. В этом качестве ей приходится самостоятельно решать, какие важные и срочные вопросы следует предать заместителю ее руководителя, какие вопросы в соответствии с представленными ей полномочиями она должна решить сама и какие вопросы следует отложить до возвращения руководителя.

Если возникают сомнения в правильности действий, секретарь должна посоветоваться с заместителем руководителя.

1.2 Квалификационные требования к секретарю

Должность секретаря может стать началом карьеры будущего руководителя фирмы. Обучение навыкам управления и неоценимый опыт секретарь приобретает на своем рабочем месте, наблюдая за действиями своего шефа и помогая ему в различных ситуациях. В новой российской деятельности имеются примеры, когда бывшие секретари становились учредителями и руководителями фирм.

Секретарь должен уметь:

обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы):

оказать помощь в планировании рабочего дня;

организовать рабочее место руководителя;

вести сроковый контроль за поручениями руководства;

организовать командировку.

Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

документирование;

без документное;

уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати);

организовать прием посетителей;

устанавливать контакты;

организовать и обеспечить работу совещания;

составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ;

использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных;

оперативно размножать документы;

обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи.Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа с документам, текущее хранение, уничтожение.

Виды работ по без документному обслуживанию:

прием посетителей;

ведение телефонных переговоров;

вызов сотрудников к руководителю;

организация связи руководителя с необходимыми лицами;

получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;

устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность, качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе - основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработке деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуются ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.



2. Работа с документами

2.1 Подготовка документов

Существует единые требования и правила оформления документов независимо от ого, как ведется делопроизводство на предприятии: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

качественное и своевременное составление и исполнение документов;

организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать государственному стандарту.

2.2 Регистрация документов

Регистрация документов - это запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

2.3 Формирование дел

Как правило, документы группируются по следующим признакам:

тематическому, т.е. документы одинакового содержания составляют одну группу (например, расположения, отчеты и т.д.);

номинальному, т.е. документы, имеющие одно и то же название, объединяются в одну группу;

хронологическому;

авторскому (протоколы совета, дирекции и т.д.);

корреспондентскому.

Однако при формировании дел нельзя ограничится одним признаком. Так, например, все отчеты (номинальный признак) группируются в досье по периодам (хронологический принцип). Протоколы заседании дирекции уже представляют собой сочетание двух признаков - номинального и авторского. К этим признакам можно добавить третий - хронологический: например, протоколы заседаний дирекции за первое полугодие 20 ..г.

При разыскании документов чаще всего пользуются тематическим и номинальным признаками.

Следующая таблица иллюстрирует, какие документы группируются и по каким признакам.

Вид документа	Признак
Отчеты, планы	Тематический, номинальный, авторский, хронологический
Инструкции, правила	Тематический, номинальный
Переписка	Корреспондентский, номинальный, тематический

2.4 Контроль исполнения документов

На секретаря возлагается ответственность за оперативное прохождение документов, оформление исходящей корреспонденции и контроль исполнения документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля исполнения осуществляет секретарь-референт.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью журналов.

Всю документацию на контроле можно разбить на следующие группы:

входящая корреспонденция, на которую нужно подготовить ответы, включая прежде всего письма;

исходящие документы, не обусловленные запросами, включая прежде всего документы инициативного содержания.

Контроль состоит из серии операций, которые должен регулярно осуществлять секретарь. Лучшим средством осуществления контроля за подготовкой ответов может служить сроковая и учетная картотеки.

На учетную карточку заносятся следующие признаки документа: вид документа (письмо, распоряжение и т.д.); регистрационный номер; дата получения; тема; резолюция; исполнитель (и); срок исполнения.

Регистрационный номер и дата могут составлять один признак.

Сроковая карточка располагается на обороте учетной карточки.

Срок исполнения.......................................................................................

Вид документа...........................................................................................

Тема......................................................................................

Резолюция.........................................................................

Исполнитель..........................................................................

На первое место выносится срок исполнения. Отмеченный срок может распространяться на один или несколько документов. Секретарь должен знать, к какому числу должны быть подготовлены отдельные документы. Предельный срок исполнения - месяц. Именно такой срок установлен на рассмотрение жалоб и заявлений трудящихся.

В целом контроль состоит из следующих операций:

заполнение учетной и сроковой карточек;

напоминание исполнителям о необходимости соблюсти срок исполнения;

передача на словах исполнителю информации, о той, которая содержится в резолюции.

Приказ - документ, предписывающие определенные действия, которые должны быть четко сформулированы. В приказе указываются исполнители, сроки исполнения и оговаривается материальная и финансовая база. Контроль за исполнением приказов - важнейшее условие их действительности. Поэтому незамедлительно после издания приказа секретарь должен составить карточку на приказ, в которой указываются: номер и дата приказа; содержание приказа и его заголовок; исполнитель и срок исполнения.

Заполненные карточки ставят в картотеку по исполнителям, по тематике или по срокам исполнения.

Другой формой контроля может служить график. По вертикали указываются исполнители, по горизонтали - сроки исполнения. В месте пресечения граф указываются номер и пункт приказа, а после его исполнения делают специальные отметки.

Обычно графики используются для контроля за приказами по однородным или смежным действиям.

Так же осуществляется контроль исполнения распоряжений и указаний.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственным исполнителе.

Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Секретарь помечает в установленные дни предварительную проверку информацию о исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

2.5 Обработка корреспонденции

Ответственность за поступившую в структурное подразделение почту несет прежде всего секретарь. От секретаря зависит общая организация канцелярской работы.

С точки зрения секретаря всю поступившую почту можно разделить на две неравные части:

корреспонденция, уже вскрытая в главной канцелярии;

корреспонденция в конвертах, адресованная на имя начальника.

При поступлении почты секретарь распределяет почту по адресам, исходя из резолюции.

Вскрытие почты. Все конверты складываются стопкой, адресом вниз. Конверты вскрываются и проверяются, не осталось ли в них содержимого (приложении).

У бандеролей с газетами и журналами с одной стороны разрезается полоска бумаги, в которую они обернуты. Вскрывая свернуты в трубочку журнал, возьмите булавку или нож скребок и проведите острием вдоль всей трубочки. Обертка окажется разрезанной по всей длине, и можно извлечь журнал без повреждений.

Извлечение и проверка прилагаемых бумаг. Содержимое конверта скрипите вместе с прилагаемыми к письму документами и конвертом для того чтобы:

при составлении ответа начальник смог обратить внимание на ошибку в написании адреса, а наличие конверта подскажет ему, в чем дело;

установить истинную дату отправки - по почтовому штемпелю на конверте;

установить точную фамилию и инициалы отправителя, если в письме нет разборчивой подписи или указан только один инициал;

произвести точный отсчет времени от даты почтовой отправки, что особенно важно, если в письме содержится согласие на поставку или предложение;

восстановить полный адрес отправителя, если таковой не содержится в письме или отличается от внутреннего в адреса в письме.

Убедитесь, что указанные в письме документы действительно содержатся в конверте. Если в приложении отсутствует тот или иной документ, против номера приложения поставьте ноль или просто напишите: "нет" или "не хватает".

Для скрепления документов удобнее пользоваться не скрепкой, а булавкой, чтобы предотвратить сцепление разных документов в процессе работы.

Сортировка почты. В отдельные стопки складываются письма в конвертах не подлежащие вскрытию, и письма, подлежащие вскрытию. Затем отбираются письма по тематике, например: финансовые вопросы, научные вопросы и вопросы снабжения и т.д. При этом необходимо учитывать в какое структурное подразделение будет направлено на исполнение письмо.

Документы сортируются по срокам исполнения:

почта, обрабатываемая в первую очередь: телеграммы, срочные и авиаписьма, телефонограммы. Эти виды корреспонденции незамедлительно передаются исполнителям;

текущая переписка, которую следует распределить между исполнителями;

письма, которые следует в главную канцелярию или на почту;

печатные материалы (газеты, журналы, рекламные издания и т.д.)

Регистрация. Запоздалый ответ всегда производит плохое впечатление. Дата получения может служить своего рода катализатором в процессе подготовки ответа. Если письмо, прежде чем попасть к последнему исполнителю, циркулирует по предприятию или учреждению, то на каждой инстанции будут стараться выполнить всю операцию быстрее, так как на следующей всегда будут знать, где произошла задержка.

Письмо могло прийти слишком поздно, и тогда упоминание даты получения будет служить необходимым объяснением причины задержки с ответом.

ГОСТ 6.38-90 предусматривает специальное место для оказания даты и индекса входящего письма - в левом верхнем углу страницы.

Секретарь должен знать, у кого на исполнении находиться письмо, поэтому письма регистрируются. Регистрация почты осуществляется путем заполнения карточки типа:

№	Дата получения	Отправитель	Тема	Исполнитель	Дата ответа	Примечание

Картотека секретаря структурного подразделения является моделью картотеки, имеющиеся в главной канцелярии. Вместо картотеки можно сделать опись входящей корреспонденции. Карточки - наиболее удобная форма регистрации при большом документообороте.

На входящем документе ставится штамп и вписывается дата его поступления.

Оформление документов и подготовка их к отправке.Документ поступает от исполнителя рукописном или от печатанном виде. Этот документ рассматривается как первая редакция утверждение. Что должен сделать секретарь? Возможный два варианта:

секретарь сразу же предает руководству;

секретарь предварительно знакомиться с документом с точки зрения соблюдения требовании формуляра и грамотности. Спорные моменты помечаются карандашом на полях.

Должностное лицо, ознакомившись с документом, принимает одно из следующих решении:

возвращает секретарю документ с исправлениями на перепечатку;

возвращает документ на доработку;

возвращает документ без изменении на перепечатку.

Если документ возвращается на доработку, секретарь заполняет на него сроковую карточку.

Служебные письма. Служебное письмо - наиболее оперативный и распространенный вид управленческой документации. Приведем примеры служебных писем, часто встречающихся в современном делопроизводстве.

Каждый служебный документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания. Под аспектом понимается мысль, выражаемая одним или несколькими предложениями один аспект может составить содержания целого документа (например, деловые письма рекомендуется посвящать одному аспекту).

Много аспектные документы можно представить нескольких аспектов. Текст такого документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам предусмотренным ГОСТ 1.5-85.

Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Таким образом, абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

Считается, что средняя длина абзаца 4-6 предложений. Однако, например, в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс восприятия текста письма.

Каждое последующие предложения абзаца связывается с предыдущим. В текстах служебных документов в середине абзаца не может быть предложения, и логически не вытекающего из предыдущего контекста.

Формально связи между предложениями реализуются в виде повтора в последующем предложении фрагментов предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляется с помощью слов и словосочетании, выступающих в роли связок, например: ввиду вышеизложенного, поэтому, в результате этого следовательно, поскольку и т.д.

Приведем основные принципы составления служебных документов:

документ должен быть убедительным;

пишите кратко аргументация должна быть не столько исчерпывающей;

текст служебного документа должен быть однозначным;

употребляйте стандартизованные словесные обороты;

служебные документы пишутся в нейтральном тоне, не допускается эмоционально-экспрессивная окраска.

Правила оформления деловых писем.

При отправке письма в Европу дата пишется так:

день, месяц, год. Например, 21 марта 2005.

Письмо в США датируется следующем образом:

название месяца, число, год. НапримерMAY 3. 2001.

В международной переписке не приняты сокращения в написании дат. Название месяца пишется словом.

Исходящие номера корреспонденции за рубежом писать не принято. Поэтому исходящий номер ставится только на копии письма, остающейся у вас.

На письме ставится его отправления, а не написания.

При написании адреса и даты точки не ставится нигде.

При печатании с красной строки отступают пять интервалов.

За рубежом не принято делать переносов в тексте.

Наименование организации, фамилия адресата и адрес печатаются в левом верхнем углу листа, немного ниже даты. Еще ниже на этой же стороне листа пишут обращение.

По-русски обращение должно начинаться словами "Уважаемый..." или "Дорогой...".

При обращении к зарубежному партнеру фамилия без инициалов пишется только в том случае, если перед фамилией указаны ученая степень и (или) ученое звание.

Принято деловое предложение, напечатанное через 1,5-2 интервала, должно укладываться в 1-1,5 страницы формата А 4.

Традиционно деловые письма закачиваются словами благодарности за сотрудничество и надежды на его продолжение. И затем перед вашей подписью - "С уважением...", "Искренне Ваш...".

С заглавной буквы кроме собственных имен пишутся имена прилагательные, обозначающие национальную принадлежность (Enqlish, Russian); слова в названиях фирм; полные и сокращенные названия месяцев и дней недели; названия должностей; сокращения названий городов, государств, улиц, дорог; названия торговых марок и товаров.

Сначала пишут "кому", а затем - "куда": фамилия адресата (инициалы пишут перед фамилией) с обращением MR (мистер) или MRS (миссис).

Если письмо не личное, указывается должность адресата. В случае отсутствия адресата письмо имеет право вскрыть тот, кто его замещает.

Следующая позиция-название фирмы. Затем номер дома, название улицы и города, штата. В самом конце почтовой индекс. Желательно посылать письма на двух языках - родном и языке партнера. Это позволит избежать ошибок связанных с языковыми особенностями. На послание, полученные по факсы и электронной почте, следует отвечать 48 часов, не считая выходных дней.

На письменный запрос принято отвечать в течение 10 дней. Если этот срок для вас не реален, то сразу по получении надо известить об этом адресата. В этом случае вы имеете право на ответ до 30 дней.

На информацию, полученную по телексу, необходимо отвечать в течение трех суток, не считая выходных.

Поздравление следует адресовать лицу, которое занимает равную с поздравителем должность.

Визитную карточку можно использовать для поздравлений, рекомендаций, соболезнований и т.д. Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: не ответивший - невоспитанный человек.

Принято отвечать в любом случае, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.

Если вы пишите партнеру впервые, необходимо представить свою фирму, ее цели и задачи, виды деятельности и интересы. Еще лучше приложить буклет с подробной информацией о фирме. Его текст желателен на языке адресата либо на английском.

Если письмо содержит более одной страницы, то в конце каждой (исключая последнюю) пишется "продолжение следует". Страницы (начиная со второй) нумеруется арабскими цифрами.

Листы письма складываются текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, отправляя в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать пополам и даже вчетверо.

Современные формы переписки, принятые в международной практике, сложились около 150 лет назад в Англии. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить первое впечатление о себе , необходимо учитывать отмеченные в этом разделе нюансы.

Обычная международная почта идет в некоторые страны в течение месяца и более. Ускорить прохождение писем можно несколькими способами. Если в городе есть международный почтамт (или его отделение на главпочтамте), то лучше отправлять письма оттуда.

Международная ускоренная почта (МУП) намного дороже, но гарантирует доставку корреспонденции за 2-4 дня.

В нашей стране действуют представительства международных компаний, предполагающих услуги по экспресс-доставке документации и посылок в любую страну мира через сеть своих представительств. За небольшую дополнительную плату в страны Европы доставка осуществляется в течение 24 часов.



3. Функциональные обязанности секретаря

секретарь должностной документ совещание

3.1 Организация совещаний

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос, - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, секретарь знает, кто приедет из других городов. Относительно каждого такого участника совещания обязательно заранее выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться.

По указанию секретаря, ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы.

Секретарь сообщает сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будут ли нужны машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении секретаря или ответственного за транспортное обслуживание.

Заканчивается предварительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводится в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность трансляции.

За установку технических средств и эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.

Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, кладутся бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место для каждого члена президиума.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции. При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.

Участки совещания регистрируются. Если их число сравнительно невелико, то эту работу проводит секретарь.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача с отметками командировочных удостоверений участникам совещания.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выживаться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, ручки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., а также выставка-продажа литературы.



3.2 Подготовка деловых поездок руководителя

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того.насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения. во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.

Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежности (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах для поездки руководителя.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего лишь на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной.

Предварительная программа может содержать следующую информацию:

время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

все деловые встречи;

бронирование мест в гостиницах;

места посещения и проезд к ним;

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Это события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.

Полезным было бы записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, чтобы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.



Заключение

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря. Прежде всего у секретарей руководителя, я думаю, должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.

Важными факторами успеха в работе секретаря являются е умение вести себя с людьми и способность создавать впечатление, повышающее авторитет ее руководителя. Она должна отождествлять свою работу с жизнью и деятельностью своего руководителя и быть глубоко заинтересованной во всех его делах. Ее ответственность велика, потому что она является его личным организатором, обычно решая, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы можно переадресовывать другим.

Секретарь является важным звеном в системе контактов ее руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Она

является личным представителем своего руководителя и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если она не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации. Кроме того, ей необходимо знать, какая помощь от нее требуется в достижении руководителем своих целей.

Роль секретаря руководителя, как она определяется Европейской ассоциацией профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Она может принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях. Больше всего от него тоже зависит успех фирмы или предприятия. И я с огромной душой желаю, что пусть профессия секретаря руководителя никогда не уронит своего престижа.



Список использованной литературы

1. Ришар Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 1983 г.

2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г.

3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 1989 г.

4. В.П. Шейнов. Секретарь. Секреты профессии. 2003 г.

Размещено на Allbest.ru

...