Особенности рационализации делопроизводства в 1960-1970-х гг.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра источниковедения

Особенности рационализации делопроизводства в 1960-1970-х гг.

Реферат

Бордушко Анны Сергеевны

студентки 3 курса,

специальность

«Документоведение

(по направлениям)»

Научный руководитель:

Старший преподаватель А. Н. Сукач

Минск, 2015

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Документоведение в шестидесятых-семидесятых годах

2. Разработка литературы по вопросам ЕГСД

3. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления.

Особо актуальной является проблема нового документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов.

Для решения этой проблемы существует необходимость в периодической разработке новой литературы, включающая в себя усовершенствовавшую информацию по вопросам делопроизводства.

Относительно литературы шестидесятых-семидесятых годов можно отметить, что много материала по этой теме содержится в таких книгах, как «История делопроизводства и секретарского дела» Белова В.К., «История развития нормативно-методической базы ДОУ» Варламова Н.Б.

Также много познавательного и нужного находится и в произведениях таких известных авторов, как Кузнецова Т.В. «Документоведение», Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. «Делопроизводство и техническая документация».

Нельзя обойтись и без источников, ГОСТ 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», которые содержат много актуальной информации.

1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ В ШЕСТИДЕСЯТЫХ-СЕМИДЕСЯТЫХ ГОДАХ

Благодаря изучению документоведческих проблем в учебных курсах появилось много научных наработок в этой области. Наиболее продуктивными были шестидесятые годы, когда документоведение стало фигурировать, как самостоятельная научная дисциплина. В конце шестидесятых годов, документоведение внесли в номенклатуру специальностей работников науки.

В связи с созданием и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ), увеличилось внимание к теоретическим проблемам документоведения. Поэтому, в 1966 году был основан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В эти же годы начали появляться первые специальные теоретические работы, которые были посвящены выяснению объекта документоведения и его задач.

С шестидесятых в нашей стране существует пара основных центров, которые ведут научные исследования в области документоведения. Таковыми является ВНИИДАД и МГИАИ, где в середине шестидесятых был основан факультет государственного делопроизводства.

Унификация документов хорошо сказалась на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве, а так же на состоянии работы с ними в процессах управления.

Так называемый «взрыв документальной активности общества» в шестидесятые-семидесятые годы сыграл важную роль в интенсификации научных документоведческих исследований. В то время, число документов по всему земному шару превысило 1 триллион штук в год. Ну а в главных ведомствах СССР, документооборот перешагнул за пределы 1 миллиона штук в год. Тогда и обнаружилось, что делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований вследствие своей ограниченности себя исчерпал.

В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине двадцатого столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты.

Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 60-70-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги «Документ: информационный анализ» (Москва, 1973 год). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П.Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В.Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М.Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов.

Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н.Соковой (1986 год).

2. РАЗРАБОТКА ЛИТЕРАТУРЫ ПО ВОПРОСАМ ЕГСД

единый государственный делопроизводство архив

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г.: актуальность создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и необходимость исследования в области НОТ. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков.

Определенной вехой в области оптимизации работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 г. «Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.

В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности.

Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД.

Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970г. -- проект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение.

Наличие специфики состава и содержания документов личных фондов ученых диктовало необходимость дальнейшего обобщения опыта по научному описанию этих документов. В 1960 г. вышло в свет методическое пособие, подготовленное сотрудниками Архива Академии наук, в котором освещена методика описания документов фондов ученых.

Пособие способствовало созданию научных описей и других архивных справочников, раскрывающих состав и содержание фондов ученых и ориентирующих, прежде всего, на использование документов в научных и практических целях. В нем впервые были отражены этапы научного описания документов личных фондов ученых: фондирование, экспертиза ценности, классификация документов по основным разделам и внутри разделов, формирование единиц хранения и их описание, составление справочного аппарата к описи и другие.

Общая схема классификации, предложенная в пособии, была разработана с учетом опыта других хранилищ страны по научному описанию фондов личного происхождения и включала следующие разделы: 1) научные и другие работы, фонд образователя и рабочие документы к ним; 2) биографические и бытовые документальные материалы; 3) документы по научно-организационной и общественной деятельности; 4) переписка с отдельными лицами; 5) иллюстративные материалы; 6) документы других лиц; 7) документы о фонде образователя.

В пособии выделены особенности классификации документов внутри указанных разделов. В частности, отмечалось, что научные труды ученого не делятся по жанрам, их нельзя распределить по форме (статьи, монографии, доклады и т.д.). Методика описания впервые представлена по каждой группе документов с учетом их состава, содержания и специфических особенностей.

Так, при систематизации научных трудов фонд образователя предлагается учитывать специализацию ученого в одной или нескольких отраслях научных знаний.

Важным, является отражение в пособии наряду с описями и других справочников, составляемых в Архиве Академии наук. В первую очередь, это именной и предметно-тематический каталоги, в которые включались карточки, составленные в процессе научного описания фонда ученого. Другим элементом научно-справочного аппарата к фонду ученого предложено обозрение -- краткая аннотация содержания документов фонда, предназначенная для включения в очередной том путеводителя Архива.

Таким образом, пособие определило основные этапы и методику научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук элемент научно-справочного аппарата -- обозрение.

Несмотря на важное практическое значение пособия, оно не лишено отдельных недостатков. Так, в нем не были отражены специфические особенности таких документов фондов ученых, как картографические и научно-технические материалы. Недостаточно полно классифицированы иллюстративные документы, документы других лиц, переписка, биографические документы. В пособии остались нерешенными и вопросы аннотирования наиболее ценных по содержанию документов (научных работ, подготовительных документов, научной переписки).

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена «Инструкция по составлению обозрений». Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда: название обозрения; учетно-справочные данные о фонде; биографическая справка о фонд образователе; аннотация документальных материалов; сведения по истории фонда; библиография. Несмотря на практическую ценность «Инструкции…» одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в «Методическом письме ГАУ при СМ СССР». Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.

В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов».
Отличительной особенностью вышеуказанного документа является выделение номенклатур дел институтов, учреждений и организаций Академии наук, тогда как в «Пособии…» 1960 г. предлагалась единая номенклатура дел и других документальных материалов, находящихся в делопроизводстве всех учреждений Академии наук СССР. Детализированы, расширены и конкретизированы типовые заголовки дел для институтов и других учреждений, а их количество возросло с 149 до 266. Этому способствовало широкое использование статей «Перечня…» 1969 г. Введение типовых номенклатур дел для различных учреждений и организаций Академии наук способствовало созданию более качественных описей и унификации заголовков дел.

Также значительную роль в делопроизводстве 1960-1970-х гг. сыграло появление в свет таких изданий, как «Пособие по технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР» (1960), Инструкция по составлению обозрений для 6 выпуска «Обозрений архивных материалов Архива АН СССР», «Методическое письмо Главного архивного управления при Совете Министров СССР о единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР» (1965).

3. ЕДИНАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (ЕГСД)

Основная идея ЕГСД -- это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в проект «Основные положения ЕГСД», как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана «Методика и унифицированы делопроизводственные операции», связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

1. Унификация и стандартизация документов.

2. Рациональная организация документооборота.

3. Организация труда делопроизводственного персонала.

4. Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства» В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

В решении проблем по разработке литературы можно отметить «Сборник законодательных актов по делопроизводству» (1917-1970)» (Москва 1973 год).

Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (1973 год), утверждённая в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления», общесоюзные классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В нашей стране период стандартизации и унификации документов пришелся на шестидесятые-семидесятые годы.

Ведущая роль в разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) была отведена Главному Архивному управлению.

В середине шестидесятых годов для этого был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В это же время были опубликованы первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач.

Унификация документов хорошо сказалась на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве, а так же на состоянии работы с ними в процессах управления.

Таким образом, рубеж 60-70-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Особо актуальной являлась проблема нового документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов.

Для решения этой проблемы существовала необходимость в периодической разработке новой литературы, включающую в себя усовершенствовавшую информацию по вопросам делопроизводства.

В настоящее время в Республике Беларусь существует достаточно обширная база литературы по делопроизводству, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем и которая постоянно обновляется.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» от 30 сентября 1961 г. // Собрание постановлений правительства СССР за 1961г. -- № 28.

2. Постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г. Собрание постановлений правительства СССР за 1963г. -- № 15. -- Ст. 159.

3. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, 2009 г.

5. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»

6. Кузнецова, Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 - 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. - 2003. - № 4. - 245 с.

7. Ларин, М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность// Делопроизводство. 2002г. № 1. - 105 с.

8. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство. / Л.А.Мишина. -- Минск: Амалфея, 2008. -- 452 с.

9. Надершина, М.Д. Порядок вступления в силу и опубликования законов в 1917-1990-е гг. - 2000. - № 1. - 198 с.

10. Райхцаум, А.Л. Организация и совершенствование делопроизводства в 50-80-х гг. XX века. - 2002. - № 1. - 89 с.

11. Райхцаум, А.Л. ВНИИоргтехники и совершенствование делопроизводства в 50-80-х гг. XX века. - 2004. - № 4. - 156 с.

Размещено на Allbest.ru