Представления организации как производственной системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Представления организации как производственной системы



Конец 90-х годов характерен тем, что четко обозначилась необходимость иметь модель деятельности предприятия, отражающую все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса.

Системный анализ ориентирует исследователей на использование различных системных представлений предприятия (рис.1) для построения междисциплинарной модели: представление в дополнительных плоскостях, представление как социо-технической системы, представление многослойной моделью и т.д. В 90-е годы была предложена идея ввести системное представление предприятия как бизнес-системы.

Рис. 1

Одно из свойств организации - это производство определенного набора продуктов, в процессе достижения целей совместной деятельности.

Каждый продукт имеет свой определенный производственный цикл. При производстве продуктов персонал организации выполняет определенные виды деятельности, используя при этом оборудование («машины») для выполнения технологических операций.

Для понимания вопросов представления организации как производственной системы ключевыми будут понятия:

продукта;

производственного процесса;

вида деятельности;

бизнес-процесса;

цепочки поставок;

технологической операции;

машины.

Основные представления организации как производственной системы:

Представление как системы бизнес-процессов.

Представление как системы производственных процессов, где каждый процесс имеет:

представление как системы технологических операций;

представление в виде системы производственных звеньев.

Представление в виде цепочки поставок.

Представление моделью жизненного цикла производства нового продукта.

Представление организации как системы бизнес-процессов

Бизнес-система - это связанное множество бизнес-процессов, конечной целью которых является выпуск продукции. Под продукцией понимаются материальные продукты, услуги и интеллектуальные продукты.

Бизнес-процесс представляет собой горизонтальную иерархию внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее элементов.

Другие определения бизнес-процесса:

Набор логически взаимосвязанных действий, выполняемых для достижения определенного выхода бизнес-деятельности.

Совокупность технологических и организационно-деловых процессов, целенаправленно выполняемых в рамках конкретной организационной структуры. Результатом бизнес процессов является определенная группа продуктов или услуг.

Процесс системного представления предприятия на основе понятия бизнес-процесса разворачивается как показано на рисунке 1.

Все методологии, представляющие анализ бизнес-процессов, рассматривают наращивание потребительской стоимости, ценности продукта (услуги) для потребителя, как наиболее важный целевой фактор.

Категории бизнес процессов. Принято различать следующие категории бизнес процессов:

Процессы непосредственно обеспечивающие выпуск продукции - основные бизнес-процессы. В результате их реализации получается определенный доход в бизнес-системе: их результат - создание (наращивание) части потребительской ценности конечному продукту.

Обеспечивающие процессы по отношению к процессам осуществляющим непосредственный выпуск продукции - это процессы обеспечения и обслуживания, процессы планирования и управления. В зависимости от предметной области деятельности предприятия удельный вес, издержки, значимость, сложность и т.п. этих процессов по отношению к основным процессам значительно меняются.

Необходимо помнить, что следуя закону композиции и пропорциональности (закону гармонии), понятие основных и второстепенных (обеспечивающих, обслуживающих) процессов является условным, так как «первостепенность» или «второстепенность» зависит от целей гармонизации организации (предприятия). Гармонизации для целей роста размеров предприятия и роста прибыли не могут быть одинаковыми, также как и гармонизация для целей увеличения продуктивности (производительности) или для целей удовлетворенности персонала работой.

Для упорядоченного представления того, как происходит наращивание потребительной стоимости можно также использовать модель «стоимостной цепи» («Value Chains»). В этом случае выделяют «первичные виды деятельности» и «вторичные виды деятельности».

В простейшем случае совокупность видов деятельности организационных единиц предприятия образует последовательный поток наращивания потребительской ценности (стоимости) от поставщиков через основную деятельность к потребителю. Таким образом, стоимостная цепь включает «первичные виды деятельности» предприятия - те виды деятельности, которые добавляют прямую потребительную ценность продукту (услуге), поэтому их эффективность оказывает наибольшее влияние на общую эффективность предприятия. Эти виды деятельности принято располагать слева направо в том порядке, в котором они выполняются на предприятии.

Вторичные виды деятельности - это виды деятельности, которые:

связывают первичные виды деятельности с целями общеорганизационного или конкретного управленческого контроля;

обеспечивают согласование между собой различных первичных видов деятельности; бизнес вторичный системный представление

обеспечивают фирменные разработки;

поддерживают корпоративную культуру;

формируют образ предприятия во внешней среде и т.д.

Заметим, что понимание функционирования предприятия (целого) как бизнес-системы (бизнес-процесса) не отражает ряд существенных аспектов его жизнедеятельности (целого):

При формировании структуры организации во главу угла ставятся лишь технологии, и игнорируется социальные и культурный факторы.

Используется узкое представление об информации, информационных связях и коммуникациях. Не учитываются широкие социальные связи (общение), которые придают смысл и ценность всем видам работ, выполняемых людьми в компании. Обычно считается, что процессы имеют измеримые входные и выходные параметры. При этом неявно предполагается линейное представление о работе организации. Сам процесс представляет собой перемещение некоего материала из пункта A в пункт B, а затем в пункт C, например, «поставки - производство - сбыт». В таком хорошо определенном процессе суть составляют "вертикальные" связи между каждым этапом процесса. Горизонтальные связи между людьми, выполняющими аналогичные задачи, - к примеру, между специалистами, занимающимися сбытом, - с точки зрения процесса кажутся излишними. Они, как правило, считаются связями, бесполезными для компании.

Принципиально не учитываются связи, возникающие вследствие появление устойчивых неформальных отношений, а также связи, определяемые процессом лидерства. Реальная действующая организационная структура компании всегда результирующая двух непрерывно протекающих процессов ее формирования: один - сверху вниз, другой - снизу вверх.

В основном внимание сосредоточивается на входных и выходных параметрах каждого из этапов всего процесса. При этом не уделяется внимание тому, что происходит на каждом из этих этапов, то есть смыслу конкретных операций, которые составляют процесс, ценностным аспектам частей процесса. Эти аспекты значимы на практике для всех, кто вовлечен в этот процесс (реализует процесс). Вследствие такого "безразличия" возникает несоответствие между значением процесса в рамках его представления в бизнес-системе и текущими практическими потребностями субъекта, реализующего процесс. Эта несогласованность вызвана тем, что исполнитель наделяет собственным смыслом происходящее, осмысливает собственную деятельность.

Использование единообразной информации, для определения (сущности) смысла процесса для всей организации плохо соответствует практике, когда свой смысл придается конкретной, локальной операции ситуационно. Есть области, в которых определение смысла, интерпретация и понимание столь же проблематичны, сколь и ценны, области, где смысл и знания являются приоритетными (образование, медицина, страхование, юриспруденция и др.). Чтобы выполнять свою работу, специалисты (исполнители процессов) должны понимать, что они делают. Компания же трактует ситуацию с точки зрения общих целей и процессов, но практически не принимает во внимание сиюминутные практические вопросы работы специалистов.

Несмотря на важность процесса для целостности организации, в конце концов именно практические действия людей, работающих в организации, заставляют процесс приносить реальные плоды. Организации не должны сосредоточиваться исключительно на самом процессе и объяснениях, связанных с самим процессом. Необходимо уделять внимание практике. Под практикой мы понимаем деятельность, которая позволяет выполнять работу, то, что составляет суть медицинской, юридической, образовательной, страховой и иной практики.

Эти два представления об организации, одно ориентированное на процесс, а другое - на практику, не только рассматривают ситуацию с разных точек зрения - изнутри процесса и вне его, они также по-разному пытаются выяснить смысл происходящего. При рассмотрении извне (с точки зрения компании в целом) основной упор на межфункциональные, вертикальные, то есть ориентированные на процессы представления о том, почему происходит то или иное в организации. Взгляд людей, находящихся внутри процесса имеет кардинальное отличие. Специалисты, реализующие процесс, к примеру, меньше обращаются за объяснениями к своим начальникам или людям, которые затем получат результаты их работы, чем к своим коллегам.

Представление организации как системы производственных процессов

Данное представление включает в себя:

представление в виде системы технологических операций;

представление в виде системы производственных звеньев.

Дадим определение производственного процесса. Производственный процесс (ПП) - совокупность технологических процессов (ТП), связанных между собой материальными и информационными потоками и осуществляемых для производства конечного продукта.

При описании ПП в терминах отношений между элементами материально-производственной системы, то есть в виде технологических операций (ТО) ТО можно разделять на:

ТО преобразования или обработки. Они связаны с изменением физико-химических свойств исходного продукта.

ТО транспортировки. Они изменяют положение исходного материала в пространстве.

ТО хранения. Они изменяют положение исходного материала во времени.

Структура технологии обычно описывается с помощью графов (рис.2), вершины которых обозначают ТО, а дуги - выпускаемые или потребляемые в процессе операции продукты.

Структуры процессов разнообразны, но в низ можно выделить типовые структуры (фрагменты).

Рис. 2

Модель реального ПП может быть описана как типовой схемой, так и их комбинацией.

ТО (вершина графа) в модели описывается совокупностью технологических параметров.

Введем понятие технологического режима. Технологический режим - множество параметров всех ТО производственного процесса конечного продукта.

Построение моделей ТО - основной этап при описании технологических процессов. В этих моделях проявляется индивидуальная особенность того или иного производства.

Модель ПП в виде технологической сети не отражает реального движения материальных потоков на производстве и не отражает организационную структуру производства.

Из сети не ясно:

Как ТО связаны с технологическими агрегатами («машинами»).

Будут ли операции выполняться последовательно во времени или параллельно.

Представление ПП в виде системы производственных звеньев, которые выполняют ТО. В этом случае в качестве элементов системы выступают производственные звенья (станки, средства транспортировки, складирования и т.д.), и ПП представляется как система продвижения продукта производства по звеньям в направлении от входа к выходу.

Модель такого представления ПП также может быть представлена в виде графа, но в этом случае вершина графа - это производственное звено, а дуги - потоки (количество единиц потока в единицу времени).

Определение: Технологический объект управления - совокупность технологического оборудования и реализованных на нем по соответствующим регламентам технологических процессов.

Характерные черты производственного процесса оказания услуг

Работа выполняется на основе конкретного запроса клиента “здесь и сейчас”. Нельзя организовать ПП оказания услуг для накопления продукта впрок (работать на склад, прозапас).

ПП оказания услуг всегда находится в непосредственной взаимосвязи с клиентом.

При организации ПП оказания услуг должны быть учтены следующие два аспекта:

Как, в какой манере оказывается услуга, чтобы формировался «дух сервиса» для клиента и проявлялось уважение к желаниям клиента?

В чем суть оказываемой услуги, то есть что должно быть сделано для клиента? При этом аспект «духа сервиса» стоит на первом месте с точки зрения клиента, так как он связан с удовлетворением социальных потребностей и такими нематериальными благами как честь, имя, социальный статус.

В центре внимания стоит качество прямых связей между предприятием, производящим услуги, и клиентом.

Для имиджа предприятия, производящего услуги, на первом плане стоят субъективные и личностные характеристики: точность, надежность, благородство и т.д.

При организации ПП оказания услуг должно быть учтено, что количество контактам со специалистами организации должно быть ограничено. Большое число контактов приводит к значительной психологической перегрузке клиента. Это необходимо учитывать при определении границ разделения труда в ПП. Лучше если клиент имеет дело с одним и тем же контактным лицом.

Успех дела решается качеством и способность всех работников, контактирующих в процессе оказания услуги с клиентом, к сотрудничеству. В отдельном сотруднике клиент символически узнает всю организацию. («Театр начинается с вешалки»).

Плохой производственный (социально-психологический) климат или слабая идентификация (принципов, целей и т.д. предприятия) со стороны сотрудников - существенно влияет на качество услуги.

Стандартизация услуг несет опасность “пройти мимо” индивидуальной потребности клиента. Клиент ожидает для себя чего-то индивидуального, поэтому ПП должен быть организован так, что клиент должен субъективно переживать оказание стандартной услуги как индивидуальной (услуги, учитывающей его пожелания, услуги только для него).

Характерные черты производственного процесса материального (вещественного) продукта

В большинстве случаев клиент мало не знает об организации, где был произведен купленный им продукт (чаще всего название фирмы-производителя, страна производства).

В производстве продукта широко используются механические, физические средства производства (человеко-машинные системы).

Характерными, доминирующими чертами являются разделение труда и высокоавтоматизированные производственные линии.

В связи со специализацией производственного персонала широко используется разделение труда, что приводит к тому, что производимые материальные продукты (результат совместной производственной деятельности), может полностью отделяться от людей, занятых в его производстве.

В соответствии с разделением труда возрастает количество функциональных уровней, чтобы поддерживать обозримой сферу контроля, как правило, (многоступенчатая) иерархическая структура управления.

Должности, связанные с планированием и координацией занимают объективно важное место.

Существенные изменения в ПП происходят вследствие развития робототехники, создания гибких производственных систем, использования комплексных систем планирования и управления производством.

Результат индивидуально выполненной работы легко количественно оценить (результат количественно измерим), поэтому легко контролируется.

Характерные черты производственного процесса интеллектуального продукта

При организации ПП оказания услуг должны быть учтены следующие два аспекта:

ПП интеллектуального продукта является основным в научно-исследовательских, просветительских и консультационных организациях, в маркетинговых, планирующих, конструкторских, проектных, структурных подразделениях предприятий.

Главная цель ПП состоит в производстве идей, теорий, планов, концепций, методов, альтернатив действий, технологий и т.п., которые предназначены для удовлетворения прежде всего духовных и интеллектуальных потребностей членов организации.

Профессиональная компетентность, самосознание, свобода членов организации, способствующий творчеству социально-психологический климат являются ключевыми в организации ПП.

Интеллектуальные продукты зачастую имеют незначительный жизненный цикл, знания быстро устаревают, высоко инновационное давление.

Результат индивидуально выполненной работы (затраты на выполнение работ) с трудом поддаются расчету (количественно оцениваются).

Концепция цепочки поставок

ля понимания данного представления необходимо определить что обычно понимается под цепочкой поставок, то есть какие функции выполняет цепочка поставок?

Цепочка поставок - это цепочка преобразования предмета труда для удовлетворения определенной общественной потребности.

При ответе на вопрос: «Какие функции выполняет цепочка поставок?» важно помнить, что любая цепочка поставки выполняет две основные функции:

Физическая функция цепочки поставки. Например, материалы превращаются в детали, а те - в готовые изделия, и все это тем или иным образом перемещается в пространстве.

Посредническая функция цепочки поставки. Она обеспечивает приход на рынок того, что нужно потребителям.

Функции исполняются с некоторыми издержками.

Выполнение физической функции приводит к издержкам производства, транспортировки и хранения.

Выполнение посреднической функции приводит к издержкам иного рода:

Превышение предложения над спросом приводит к необходимости снижать цены и продавать с убытком;

Превышение спроса над предложением приводит к появлению упущенных доходов и наносит ущерб репутации (имиджу) организации за счет появления недовольных клиентов.

Продукт, движущийся по цепочке поставок может быть функциональным или инновативным.

Признаки, характеризующие Функциональные продукты:

служат удовлетворению насущных потребностей;

покупаются часто;

покупаются в большинстве случаев без оглядки на место приобретения (модель поведения потребителя: понадобилось -- увидел -- купил).

на них существует более или менее предсказуемый спрос;

их жизненный цикл длится относительно долго;

конкурентам легко их имитировать;

их трудно сделать высокорентабельными.

Инновативные продукты характеризуются следующим образом:

представляют собой последнее слово техники или моды;

спрос на них трудно предсказать;

высокий риск;

жизненный цикл продукта короткий;

производитель продукта получает относительную свободу от конкуренции;

производитель имеет возможность добиться более высокой рентабельности.

Примерные характеристики спроса на функциональные и инновативные продукты:

	Функциональные продукты	Инновативные продукты
Жизненный цикл	свыше 2 лет	3-12 месяцев
Превышение цены над переменными издержками	5-20%	20-60%
Количество видов или вариантов продукта	небольшое (10-20)	Значительное
Диапазон ошибки в оценке величины спроса на момент начала подготовки производства	10%	40-100%
Частота случаев отказа клиенту из-за отсутствия товара в наличии	1-2%	10-40%
Средняя вынужденно предоставляемая скидка в конце сезона	0	10-25%
Время подготовки производства продуктов, изготовляемых на заказ	6-12 месяцев	1-14 дней

Из рассмотренного выше следует, что ответ на вопрос о функциональности или инновативности продукта это результат принятого решения о продуктовой стратегии организации.

Таким образом начинать разработку цепочки поставок и управления ею необходимо начинать с ответа на следующие вопросы?

Вопрос 1: Как оценивается важность каждой функции цепочки поставок системой управления организацией (управленческим персоналом) по каждому продукту?

Вопрос 2: Желает ли система управления изменить оценки важности? Если ответ ДА, то тогда должен решаться вопрос об изменении продуктовой стратегии.

При разработке вопроса управления цепочкой поставок необходимо обратить внимание на следующее:

В условиях предсказуемого спроса на функциональные продукты издержки посредничества относительно невелики. Производители таких продуктов, могут сосредоточить основное внимание на сокращении физических издержек, что особенно важно при высокой эластичности спроса на функциональные продукты. Такие компании обычно применяют информационные системы, позволяющие осуществлять планирование производственных ресурсов (системы, выполненные в стандарте MRP (Manufacturing Resource Planning)). Система в этом случае выступает как инструментальное средство, поддерживающее управление заказами, производством и поставками. Его использование направлено на уменьшение товарных запасов по всей цепочке поставок. Важнейшая в таких случаях информация - это сведения о событиях внутри цепочки поставок. Такая информация позволяет поставщикам, производителям и продавцам координировать свои действия с тем, чтобы удовлетворить предсказуемый спрос с наименьшими возможными издержками.

Для производителя инновативных продуктов, такой подход абсолютно непригоден, так как доминирующими оказываются издержки посредничества. Они, а не физические издержки, становятся центром внимания руководителей. Критически важная информация в таких случаях находится вне цепочки поставок - на рынке. Самые важные решения, которые необходимо принимать руководству, в этом случае касаются не сокращения издержек и запасов, а того, в каком месте цепочки поставок следует поместить запасы, необходимые для наиболее полного удовлетворения слабо предсказуемого и быстро проходящего спроса.

Можно сделать выводы:

Вывод 1. Необходимо анализировать цепочки поставок с двух взаимоисключающих точек зрения:

Цепочка организована и управляется для обеспечения физической эффективности;

Цепочка организована и управляется для обеспечения гибкой реакции на условия рынка.

	Физически эффективный процесс	Процесс, способный гибко реагировать на условия рынка
Основная цель	удовлетворить предсказуемый спрос с наименьшими возможными издержками	быстро реагировать на непредсказуемый спрос, чтобы избежать устаревания товарных запасов
Цель управления производством	поддержание высокого уровня загрузки мощностей	создание избыточных буферных мощностей
Стратегия управления товарными запасами	высокая оборачиваемость товарных запасов и их снижение по всей цепочке поставок	создание значительных буферных запасов материалов, деталей или готовых изделий
Цель управления подготовкой производства	укорачивать время подготовки, если это не повышает издержки	сокращать время подготовки, даже если для этого необходимы значительные инвестиции
Подход к подбору поставщиков	отбор по критериям стоимости и качества	отбор по критериям оперативности, гибкости и качества
Стратегия разработки продуктов	максимальное качество минимальные издержки	использование модульной конструкции с тем, чтобы отнести дифференциацию продукта на как можно более позднее время

Вывод 2. Очевидно, что для функционального товара необходима физически эффективная цепочка поставок, а для инновативного - цепочка поставок, способная гибко реагировать на условия рынка.

Инструмент для анализа соответствия цепочки поставок свойствам продукта - это использование следующей таблицы для принятия решений:

	Функциональные продукты	Инновативные продукты
Эффективная цепочка поставок	подходит	не подходит
Гибкая цепочка поставок	не подходит	подходит

На практике, зачастую возникает путаница, вызванная тем, что многие товары - от компьютеров до хлеба - можно продавать либо как функциональные, либо как инновативные с очень небольшими изменениями в самих товарах.

Функциональные продукты практически никогда не поставляются по гибким цепочкам Абсолютное большинство компаний, производящих функциональные продукты, очень хорошо понимают необходимость налаживания эффективной цепочки поставок. Противоположная ситуация, однако, случается достаточно часто.

Для компаний, которые так или иначе пришли к тому, что поставляют инновативные продукты по эффективной цепочке (правая верхняя клетка в таблице), рекомендуется два возможных выхода:

Перевести продукт в разряд функциональных - уменьшить число вариаций и частоту их появления.

Перевести в разряд функциональных только часть продуктов, а для остальных построить отдельную гибкую цепочку поставок. Такое решение предполагает перевод на новую гибкую цепочку поставок дорогих эксклюзивных продуктов. Функциональные же продукты по-прежнему изготовлялись и продавались бы с применением эффективных цепочек.

Компаниям, поставляющим функциональные товары по эффективным цепочкам, нельзя злоупотреблять рекламными кампаниями с предложением продукта по пониженной цене. В таких случаях всплеск спроса вполне способен создать пробки в цепочке поставок.

Для компаний, поставляющих инновативные продукты по гибким цепочкам рекомендуется три возможные стратегии - их можно использовать как по отдельности, так и совместно:

Стратегия 1. Уменьшить неопределенность. Этого можно добиться, если найти источник новых данных, которые будут служить более точным индикатором спроса.

Стратегия 1. Избежать неопределенности. Найти пути уменьшения до минимума времени подготовки производства с тем, чтобы оперативно отвечать на изменения спроса.

Стратегия 1. Страховаться от неопределенности. Можно создавать в цепочке поставок избыточные буферные товарные запасы или производственные мощности.

Представления производственной системы моделями функциональных подсистем и жизненного цикла производства нового продукта

Чтобы организовать выпуск новых изделий и периодически их обновлять необходимо учитывать, что каждое изделие имеет свой жизненный цикл, поэтому предприятие должно иметь определенные подсистемы в рамках производственно-технологической системы предприятия.

Выделим необходимые подсистемы по функционально-целевому признаку как показано на рисунке.

Технология - это сумма знаний, которыми мы располагаем для того, чтобы делать «продукты». Они включают в себя огромный фонд организованных знаний.

Любое предприятие, стремящееся выжить в меняющемся мире должно быть в курсе последних достижений технологии, которые могут быть использованы им в производстве продуктов.

Технологии:

производства материальных продуктов и услуг;

перемещения грузов;

производства, хранения и транспортировки энергии;

обработки информации (сбора, регистрации, передачи, хранения, переработки, защиты, утилизации);

механизации и автоматизации производства и управления;

расширения возможностей чувственного восприятия (формирования информационных моделей человеку-оператору);

индивидуального и группового поведения и т.д.

Выделим необходимые подсистемы по признаку этапа жизненного цикла производства нового продукта как показано на рисунке.



Размещено на Allbest.ru

...