Як оволодіти мистецтвом ділового листування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Введення

1. Поняття і зміст ділових листів

2. Мова і стиль ділових листів

Висновок

Список використаної літератури

Введення

Одним з головних каналів зв'язку підприємств, організацій, установ з зовнішнім світом є ділове листування. За допомогою листів ведуться переддоговірні переговори, з'ясовуються відносини між підприємствами, в листах викладаються претензії, виражаються прохання, оформляються запрошення взяти участь в тих чи інших заходах. Листи супроводжують матеріальні цінності, важливі документи.

Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку: електронної пошти, супутникового зв'язку, стільникового і пейджингового зв'язку, які, безсумнівно, збільшують швидкість передачі інформації, її обробки та інтерпретації, - роль ділового листа, що відправляється поштою, не знижується. Адже діловий лист є документом, а більш надійного та доступного носія інформації, ніж папір з текстом на ній, немає. Як відомо, кожні 10 років відбувається революційний стрибок в методах обробки і зберігання інформації. Грамофонні платівки змінила магнітна стрічка, магнітну стрічку - паперові перфокарти, перфокарти - гнучкі диски, потім настала епоха компакт-дисків, сьогодні застосовуються оптичні диски. Через 10 років неможливо буде знайти програвач компакт-дисків, а лист, складений на папері, буде зберігатися в архіві кілька століть. Важливий і психологічний фактор: набагато приємніше отримати добре оформлений лист на бланку, ніж безлице пейджингове послання. Таким чином, діловий лист - перспективна частина документообігу.

1. Поняття та зміст ділових листів

Лист - це основний «інструмент» службово-ділового листування, що здійснюється між різними підприємствами (організаціями, установами). Згідно з одним із визначень діловий (службовий) лист являє собою письмове звернення до посадової особи (акредитуючій їм підприємству, організації, установі), підготовлене відповідно до правил переписки. [2]

Примітно, що більшу частину листування підприємств утворюють саме листи. Ця обставина частково пояснює, чому в якості «головного героя» даного посібника виступає саме лист.

Приступаючи до вивчення загальних питань підготовки ділових листів, не можна не згадати насамперед про різноманітностість їх видів, обумовленому змістовною спрямованістю листа. Це спонукає автора зробити спробу класифікації ділових листів в залежності від їх змісту. Спираючись на класифікаційний критерій, вдалося виділити до 30 видів ділових листів, у тому числі:

1) листи-прохання;

2) листи-повідомлення;

3) листи-запити;

4) листи-заяви;

5) листи-підтвердження;

6) листи-замовлення;

7) листи-пропозиції (оферти);

8) листи-доповнення;

9) листи-рекламації (претензії);

10) інформаційні листи;

11) гарантійні листи;

12) презентаційні листи;

13) листи прямої поштової розсилки (директ-мейл);

14) короткі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування і т.п.);

15) супровідні листи;

16) листи-привітання;

17) листи-запрошення;

18) листи-вибачення;

19) листа для вираження жалю і співчуття;

20) листи з нагоди представлення (при заочному знайомстві);

21) листи з нагоди від'їзду;

22) листи для підтримки контактів і взаємин (іміджеві листи);

23) подячні листи;

24) рекомендаційні листи;

25) міні-листи

Розглянемо деякі з них. Гарантійні листи. Подібні листи можуть починатися з викладу суті наданих адресату гарантій, наприклад: «Справжнім листом гарантую...». В інших випадках гарантійний лист може включати в себе виклад причин, якими викликано намір автора заявити про свою готовність надати адресату ті чи інші гарантії.

У цьому випадку відповідну заяву формулюється в заключному реченні, наприклад: «Своєчасну і повну оплату гарантую». Особливістю даного виду листів є наявність поряд з підписом автора (припустимо, директора організації) підпису посадової особи, в безпосередньому веденні якого знаходяться фінансові чи інші питання.

Презентаційні (рекламні, комерційні) листи мають на меті презентувати (буквально - представити у вигідному світлі)-яку продукцію, організацію, персону (в порядку самореклами) - наприклад, політичного діяча, або суспільно значима події - наприклад, міське свято. Презентаційний лист носить відкритий (публічний) характер, тобто звернення до публіки, широкої громадськості і тому не припускає персонального звернення до адресата. З тієї ж причини відповідати на презентаційні листи відповідними посланнями не прийнято.

Стандартним початком презентаційного листа, що представляє яку-небудь продукцію, є формулювання: «Користуючись нагодою, звертаємо Вашу увагу на ...». При викладі відповідної інформації слід привернути увагу адресата до найбільш важливих пріоритетів, описуваних в посланні. На закінчення необхідно спонукати адресата до дії - допустимо, до отримання додаткової інформації або до безпосередньої участі в чому-небудь. Зазвичай презентаційний лист має додаток - у вигляді довідкових інформаційних матеріалів, фотографій, ілюстрацій і т.п.

Листи прямої поштової розсилки (директ-мейл) в відміну від презентаційних (рекламних) листів мають на меті спонукати адресата до здійснення покупки. Такі листи містять не тільки опис продукції, але і бланк замовлення для її отримання (знову-таки за поштою або з кур'єром), а в деяких випадках - і зразки продукції для безкоштовного (пробного) вживання.

Особливістю листів прямий поштової розсилки є те, що вони адресуються багатьом сотням, тисячам, а в окремих випадках - і сотням тисяч потенційних покупців. Відповідно ці листи не припускають особистого звернення до адресата. Крім того, як було відзначено, цей лист одночасно є і засобом зворотнього зв'язку адресата з його автором - для цього, крім бланків замовлення, використовуються купони, талони, запрошення і т.п.

Короткі письмові повідомлення використовуються в тих випадках, коли у автора (організації-відправника) виникає необхідність у небагатослівніому терміновому інформуванні адресата в зв'язку з конкретним приводом. Подібні повідомлення направляються адресатам у формі повідомлення, нагадування чи попередження.

Для первинного освідомлення адресату надсилається повідомлення. Воно містить пояснення мотивів автора (організації-відправника) і відображає пропозиції (побажання або вимоги) останнього до адресата, викладені в конкретній і ясній формі. Наприклад, банк за допомогою повідомлення вправі поінформувати свого клієнта про необхідність погасити наданий йому кредит, а суддя - повідомити про явку на засідання позивача або відповідача у справі.

Якщо повідомлення не набуло очікуваної дії на адресата (наприклад, останній не відреагував на прохання автора відповісти йому письмово до певного терміну), то на його ім'я висилається нагадування. Відмінними рисами нагадування є: [5]

а) посилання на вислане раніше повідомлення;

б) більш коротка форма викладу суті пропозицій (побажань або вимог) автора;

в) інформування про санкції, які можуть бути застосовані до адресата в разі, якщо і на нагадування з боку останнього так і не послідує відповідної реакції.

Якщо адресат дійсно не реагує на нагадування належним чином, то йому висилається попередження. У ньому, крім посилання на попередні послання і короткої інформації про їх суть, інформування про намір автора (організації-відправника) застосувати відносно адресата відповідні санкції (допустимо, провести слухання справи без його участі або передати питання про погашенні кредиту на розгляд суду).

Супровідні листи - це листи, що містять інформацію про відправку адресату документів, інформаційних матеріалів тощо, які через специфіку змісту, обсягу або форму подання не можуть бути оформлені у вигляді листа. Супровідні листи містять у собі повідомлення про відправку відповідних документів (матеріалів), а також їх перелік.

Як правило, супровідні листи починають зі слів: «Направляю (висилаю) ...». Перелік документів (матеріалів), що додаються до супровідного листа, містить інформацію про їх назви, кількість, обсяг (кількість аркушів, сторінок), в необхідних випадках - про їх грифи і конкретного адресата (наприклад, при розсилці декількох екземплярів в супровідному листі вказується, кому з адресатів призначений той чи інший номер примірника).

Листи-поздоровлення і раніше дуже поширені в службово-діловому листуванні, оскільки далеко не завжди у нас є можливість привітати когось особисто або по телефону. Починати текст вітального послання рекомендується саме зі слова: «Вітаю ...» («Вітаємо ...»). Поздоровлення зазвичай доповнюються побажаннями адресату всіляких благ.

Діапазон застосування листів-привітань вельми широкий. Залежно від характеру взаємовідносин, що склалися між автором і адресатом, вважається цілком доречним направляти вітання з наступним випадками:

а) день народження адресата (в тому числі дата заснування організації-одержувача);

б) державні свята;

в) професійні свята;

г) призначення на більш престижну посаду;

д) присвоєння почесного або спеціального звання (у тому числі організації-одержувача);

е) нагородження (в тому числі організації-одержувача);

ж) видатні (помітні) досягнення на професійному поприщі (перевищення показників економічного розвитку, виграш тендерів, перемоги в конкурсах, змаганнях тощо);

з) висновок взаємовигідних партнерських угод;

і) річниця співробітництва (як правило, перша або «кругла»).

Листи-запрошення мають на меті запросити адресата до участі в тому чи іншому діловому (службовому) або урочистому (пам'ятному) заході. Слід мати на увазі, що листи-запрошення не прийнято направляти по дріб'язковим приводам. Виняток становлять випадки, коли з якихось причин адресата не можна проінформувати інакше (якщо, приміром, останній тимчасово відсутній).

Зазвичай текст запрошення починається зі слова: «Запрошуємо (запрошую)...». Запрошення може оформлятися як у вигляді листа, так і на спеціальному бланку (запрошенні, доданому до листа).

Запрошення завжди носить персональний характер. Зі змісту запрошення адресат повинен усвідомити, коли, куди і з якою метою його запрошують, а в деяких випадках - і те, якої участі з його сторони очікують організатори заходу (наприклад, виступи на ту чи іншу тему).

Запрошення слід висилати завчасно, щоб уникнути непорозумінь. У необхідних випадках автор може повідомити адресата про необхідність підтвердити свою участь у заході.

Листи-вибачення зустрічаються в службово-діловому листуванні порівняно рідко. Тим не менш, у багатьох випадках вони виявляються незамінними для принесення адресату формальних вибачень (неформальні вибачення все ж припускають пряме (вербальне) звернення) і, нормалізації взаємин, особливо, якщо принести вибачення іншим чином не представляється можливим.

Стандартне формулювання для початку листів-вибачень: «Прошу Вас прийняти вибачення у зв'язку з (за)...».

У той же час вибачатися по ходу листа двічі не слід (це не прийнято). Замість цього слід як можна більш щиро і переконливо висловити своє співчуття у зв'язку з тим що мали місце тимчасові порушення взаємин з адресатом. Загальний тон листа-вибачення повинен бути підкреслено примирливим, але не запобігливим.

Лист для вираження жалю і співчуття також використовується в повсякденному діловому листуванні в зв'язку з не дуже радісними подіями. Зазвичай висловлювати співчуття у зв'язку з кончиною близьких адресату людей (родичів, друзів, колег).

Письмове вираження співчуття призначене для прояву дружньої підтримки у зв'язку з менш трагічними подіями - наприклад, з приводу нещасного випадку, що призвів до госпіталізації адресата, стихійного лиха, що торкнувся його благополуччя, банкрутства або інших великих неприємностей і т.п. .

Що стосується вираження жалю, то до цієї форми письмового звернення допустимо вдаватися в разі виникнення непорозумінь у взаєминах автора з адресатом - при розбіжностях, що порушують звичний порядок ділових контактів. Вважається допустимим висловлення жалю і по менш значним приводів. У будь-якому випадку подібним чином можна погіршити взаємини з адресатом - навпаки, подібне послання буде сприйнято вашим партнером з розумінням.

Починати подібні листи слід саме зі слів співчуття (жалю), наприклад «Прошу Вас прийняти мої співчуття ...» або «висловлюю Вам свої щирі співчуття ...». Пояснення мотивів письмового звернення в цьому випадку відходить на другий план, але при цьому є обов'язковим. Вкрай бажано, щоб загальний тон такого листа був підкреслено теплим і залишав місце для прояву почуття надії і (там,-де це прийнятно) оптимізму.

Листи з нагоди представлення є незамінними при заочному знайомстві з адресатом. По суті, це - ефективний засіб для встановлення особистих контактів з людиною, про яку автор листа володіє мінімальною інформацією, але що спонукає його, тим не менш, до особистого знайомства з адресатом.

Такі листи слід починати з короткого викладу обставин, що стали поштовхом для цього. Можна згадати про загальні інтереси автора та адресата або про недавній захід, на якому вони обидва були присутні, але не змогли поспілкуватися.

Послання зазвичай завершує звернене до адресата прохання відповісти. Лист з нагоди представлення завжди містить візитну картку відправника, дану в якості додатку.

Листи з нагоди від'їзду являють собою знак особливої уваги з боку виїжджаючого по відношенню до тих, хто залишається, (приймаючої) сторони. Такий лист звичайно виконує дві функції - з його допомогою автор виражає свою вдячність адресату за наданий прийом, і по-друге, запрошує його до продовження контактів (співпраці). Верх ввічливості - запрошення нанести відповідний візит - за умови, що це відповідає інтересам і планам обох сторін.

Початок листа з нагоди від'їзду відрізняє трохи більшою свободою вибору мовних засобів. Він може бути розпочатий таким чином: «Залишаючи Ваше гостинне місто, я хотів би висловити свою глибоку вдячність ...» Можливий і більш короткий варіант: «Дякую за наданий прийом. Прошу прийняти запрошення відвідати...»

До листа також може додаватися візитна картка автора.

Листи для підтримки контактів і взаємин або іміджеві листи служать для зміцнення ділових і особистих зв'язків між автором і адресатом. Іноді кажуть, що ці листи слугують лише для заповнення вимушених пауз в листуванні і, по суті, є «листами ні про що». Однак насправді значення іміджевих листів важко переоцінити - адже саме з їх допомогою ви можете засвідчити адресату свою увагу без формального на те приводу (ділового чи урочистого характеру). діловий лист оформлення стиль

Зазвичай, починаючи іміджевий лист, не слід давати зрозуміти адресатові, що його відправка являє собою для автора звичайну рутину. Навпаки, початок послання повинен бути тісно пов'язаним з якою-небудь позитивною подією, відомою учасникам службовий-ділового листування. Тут можна порекомендувати згадати про успішну операцію, що стала можливою завдяки зусиллям адресата або спільну участь автора і адресата в якомусь неформальному заході. Завершувати іміджевий лист слід виразом надії на продовження і зміцнення контактів, розвиток взаємовигідного партнерства і т.п.

Подячні листи пишуться з єдиною метою - висловити адресатові подяку у зв'язку з розпочатими ним організаційними та іншими зусиллями, результатом яких стало отримання автором (організацією-відправником) відчутної користі (переваги, вигоди і пр.). Іншим випадком для формальної подяки є вираз останньої за надіслані раніше на адресу автора поздоровлення, співчуття і т.п.

Листи подяки слід починати саме з вираження подяки адресату (організації-одержувачу), наприклад, так: «Висловлюю свою щиру вдячність ...» або «Сердечно дякую за ...». Мотивація викладається після слів подяки: «…у зв'язку з...», «...з нагоди...» і т.п. Слід підкреслити, що заміна в подячному листі слова «подяка» на «вдячність» або «задоволення» не є рівноцінною.

Рекомендаційні листи являють собою форму клопотання автора перед адресатом на користь третьої особи, яка не бере участі в листуванні. Подібне клопотання може бути оформлено у короткій або розгорнутій формі.

По-перше, якщо мова в листі йде про людину, добре знайому адресату. По-друге, якщо автор має намір відрекомендувати адресату людину, яку той знає недостатньо або ж зовсім з нею не знайомий.

Типовим формулюванням для початку розгорнутого рекомендаційного листа служить, наприклад, наступне: «Справжнім листом маю честь рекомендувати Вам пана (пані) ...». Після цього автор звертає увагу адресата на мотиви свого звернення і викладає власне уявлення про рекомендованого. Відзначимо, що розгорнута рекомендація не може бути «загальної» - вона повинна містити опис конкретних переваг (або недоліків) рекомендованого, з тим, щоб створити у адресата об'єктивне враження про цю людині.

Міні-листи - листи-шаблони, листи-маятники і т.п. - являють собою малі епістолярні форми. Відмінною особливістю міні-листів є значна повторюваність (стандартність) їх змісту, обумовлена, перш за все, прагненням автора послання заощадити час на його оформленні. Іншою важливою особливістю є наявність в структурі більшості таких листів порожнього блоку, призначеного для оформлення бліц-відповіді адресата.

Текст міні-листів зазвичай зводиться до стислого викладу суті справи, і в цьому сенсі він вільний від дотримання деяких формальних правил написання ділових листів. Писати в подібному «телеграфному» стилі вважається прийнятно адресатам, з якими у автора міні-листа склалися тісні ділові або особисті відносини, що припускають розуміння «з півслова».

Листи-листівки - ще одна специфічна мала епістолярна форма. Вона найбільшою мірою придатна для ведення листування, безпосередньо не зачіпає аспекти службово-ділових взаємовідносин її учасників.

Листи-листівки рекомендується використовувати для коротких повідомлень особистого характеру переважно в періоди, коли особисті контакти між учасниками ділового листування з яких-небудь причин утруднені. Такі листи завжди мають обов'язкове оформлення на листівці (ілюстрованій поштовій картці, забезпеченій знаками поштової оплати). Крім того, оскільки такі листівки прийнято відправляти поштою без конверта, при викладі змісту слід всіляко утримуватися від згадки справ конфіденційного характеру.

Листи негативного змісту - це листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення або відмову в наданні субсидії, а також листи з виразом несхвалення або осуду чиїхось дій і т.п. (до зазначених листів не відносяться листи для вираження формальної відмови від якої-небудь пропозиції). Як не прикро, але час від часу нам доводиться готувати і розсилати подібні послання.

Відзначимо, що в більшості випадків вони є відповідними, (за винятком випадків виразу несхвалення або осуду дій адресата). Природно, що основна функція такого листа - це вираження негативного ставлення до певних дій. Однак не слід забувати про те, що зробити це можна по-різному.

Рекомендується особливо ретельно підходити до вибору формулювань і порядку викладу змісту послання. Іншими словами, воно повинно бути негативним тільки в сенсі інформаційного наповнення, але при цьому бути абсолютно нейтральним по відношенню до особистості адресата. Доцільно починати подібні листи з висловлення жалю про відмову, наприклад: «Ми з жалем змушені повідомити Вам про те, що ...» Слід також дати зрозуміти адресатові, що рішення про відмову далося вам нелегко і продиктоване виключно діловими міркуваннями. У висновку листа слід підбадьорити адресата - наприклад, порекомендувати йому звернутися за субсидією в іншу банківську установу або до іншого роботодавця (у разі відмови у наданні вакансії).

Повідомлення про звільнення в обов'язковому порядку повинно містити вираз подяки за роботу.

2. Мова і стиль ділових листів

Діловий лист є одним з головних каналів зв'язку підприємства, організації, установи з зовнішнім світом. Через листи ведеться спілкування перед укладанням договорів, з'ясовуються відносини між підприємствами, викладаються претензії, робляться пропозиції, йде обмін взаємовигідною інформацією.

Щоб правильно і швидко скласти лист, необхідно хоча б у загальних рисах знати особливості мови і стилю сучасної кореспонденції і вимоги, що пред'являються до неї.

Зміст ділових листів знаходить своє вираження в їхній мові. Мова кожного ділового листа індивідуальна, так як обумовлена різноманіттям ділових ситуацій та особливостями конкретного адресата. Тому єдиний комплекс вимог до мови ділового листування розробити неможливо. Тим не менш можна виділити деякі загальні ознаки мови і стилю такої переписки, які забезпечують її елементарну лексичну, граматичну і стилістичну грамотність.

Мова ділового листування характеризується частотою повторюваності та однаковістю мовних засобів. Тому часто говорять, що воно являє собою набір штампів, клішованих обертів, стандартів. Нерідкі випадки у службовій комунікації, коли зустрічаються документи, написані емоційно, яскраво відображають індивідуальність автора. Але мова ділового листування повинна володіти нейтральним тоном викладу. При цьому використовуються засоби логічної, а не емоційної оцінки фактів, відсутні просторічні і діалектні слова і вирази, а також вигуки, модальні слова і імена з суфіксами суб'єктивної оцінки. Завдання мови такого листування - забезпечити об'єктивне ставлення до викладу фактів, позбавити емоційності та суб'єктивності у погляді на речі, а також відобразити суворо логічну послідовність викладу.

Отже, мова ділової листування повинна володіти наступними рисами: нейтральність; надособистісний характер викладу; уніфікація, типізація мовних засобів і стандартизація термінів; звуження діапазону використовуваних мовних засобів; повторюваність окремих мовних форм на певних ділянках тексту документів.

Важливе завдання в складанні листа - його інформаційне насичення, тобто та доцільна кількість інформації, яку він в себе включає. Предметом офіційного листування зазвичай є повідомлення про деяку ситуацію і логічну оцінну модель цієї ситуації. Але лист може містити і кілька ситуативно-оцінних моделей, що породжує необхідність їх корисного розміщення.

Виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу. Таким чином, абзац показує перехід від однієї думки до іншої. Розбивка тексту офіційного листа на абзаци полегшує його сприйняття, дозволяє адресату подумки фіксувати аспект, повертатися до прочитаного, зосереджуватися перед черговою порцією інформації.

Типовий абзац складається з трьох частин: абзацного зачину, абзацної фрази і комментуючої частини. В абзацному зачині формулюється тема абзацу, як би повідомляється, про що мова піде далі. У абзацній фразі міститься основна інформація абзацу. В комментуючій частині проводиться підсумок сказаного в абзаці. Як правило, комментуюча частина вводиться словами: «тому», «таким чином», «в зв'язку з »і т. д. Однак формальні межі між частинами абзацу провести представляється не завжди можливим.

Зв'язок між пропозиціями абзацу здійснюється за допомогою повтору. Повтор - це тип логіко-граматичного зв'язку між реченнями і абзацами, в якому в подальшому реченні в незмінному або зміненому вигляді повторюються різні фрагменти попередньої пропозиції. Крім того, зв'язок між пропозиціями здійснюються за допомогою слів і словосполучень, які виступають в ролі зв'язку. Наприклад: «в порядку надання допомоги »; « згідно з Вашим проханням»; « в результаті цього »і т. д.

В діловому листі виражаються не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ. Тому текст такого листа викладається не стільки від власного «я», скільки від власного «ми». Але займенник «ми» в діловому тексті не пишеться, так як закінчення дієслова і так вказує на першу особу множини. Використання займенника «він» в діловому листуванні вимагає особливої обережності, так як це займенник знеособлює суб'єкта дії, надаючи тону листа відтінок фамільярності.

Щоб зберегти об'єктивність змісту, тон ділового листування повинен у всіх випадках залишатися нейтральним. У ділових листах грубість, нетактовність і всякі інші прояви неповаги до адресата неприпустимі. В той же час не можна впадати і в іншу крайність - надмірну ввічливість. Так, абсолютно недоречні в ділових текстах фрази типу: «Не відмовте в люб'язності ...», так як для спільної ділової переписки скоріше характерні сухість і строгість, ніж захоплення надмірною ввічливістю, не обгрунтованої інтересами справи.

Нерідко при складанні листа порушуються демократичні традиції ділового листування. Найчастіше це спостерігається в тих випадках, коли очікуваний результат як би нав'язується адресату, наприклад: «Направляємо Вам останній варіант проекту трудової угоди ... Просимо розглянути та затвердити». Порушення етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник листа як би не допускає можливості, що вказана угода може бути і не затверджена.

Як відомо, діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресований йому лист. Це означає, що на тон ділового листування істотно впливає канцелярська практика підписання ділових паперів. Така практика вимагає дотримання посадового порядку їх підписання.

Таким чином, стає очевидним необхідність серйозного і логічно вірного підходу до написання ділового листа. Невиконання вимог, що пред'являються до ділової кореспонденції, з одного боку, веде до утруднення роботи з офіційними документами, а з іншого - позбавляє лист юридичної та практичної значущості.

Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. п.

Щоб правильно і швидко скласти діловий лист, треба знати хоча б у загальних рисах особливості мови і стилю сучасних офіційних листів. Недотримання цих особливостей, з одного боку, ускладнює роботу з документами, а з іншого - позбавляє листи юридичної сили і практичної значущості.

Експерти одностайні в тому, що офіційний лист має займати не більше сторінки. Але те, яких рекомендацій необхідно дотримуватися при визначенні структури листа, у виборі слів, вирішити буває нелегко.

Висновок

Таким чином, можна зробити наступні висновки. Складання тексту ділового листа - завжди акт мовної творчості, яким би лист не був - регламентованим або нерегламентованим. Це праця, що припускає достатньо високий рівень мовної компетентності.

Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мови. Сьогодні збільшується число жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт в діловому листуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізації мови.

Все це вимагає сьогодні більшою мовної підготовки, ніж скажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретних текстів. Вміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах все більше.

Українська літературна мова, одна з найбагатших і виразних мов світу, накопичила у сфері письмового ділового спілкування безцінний досвід, представлений уніфікованими і трафаретними мовними формами, традиціями використання етикетних засобів.

Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західні зразки, а з повагою ставитися до наших предків, що століттями відшліфовували форму і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції - задача, яка стоїть перед сьогоднішнім і майбутніми поколіннями ділових людей в Україні.

Список використаної літератури

1. Басовська, Е.Н. Про мову службових документів // Діловодство. 2007. № 2/1.

2. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. - М.: Бібліотека журналу «Управління персоналом», 2007.

3. Колтунова М.Д. Діловий лист. М., 2006.

4. Паневчик В.В. Діловий лист: Практ. посібник. Мінськ, 2008.

5. Руминіна Л.А. Діловодство: Підручник. М., 2000.

6. Теппор Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 листів і записок на допомогу менеджеру. М., 2006.

7. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформлення документів. М., 2008.

Размещено на Allbest.ru