Современное деловое письмо

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО Уральского Государственного Горного Университета

Кафедра управления персоналом

Реферат

на тему: "Современное деловое письмо"

г. Екатеринбург, 2015г.

Введение

Деловое письмо - это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурами подразделениями (должностными лицами).

История развития делового письма

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства. письмо деловой официальный

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.

Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): "От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому"; "князю Ивану Алексеевичу с товарищами". Челобитные и отписки начинались с обращения: "Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов"; "Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой". При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. "Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день".

Письмо прошло длинный путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана с развитием языка, историей народа и его культурой.

Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при их общении на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Назначение и классификация писем

Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов.

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) - обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

по срокам исполнения - исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

по объему - короткие, средние и длинные;

по виду содержащейся в них информации - текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

по стилю изложения - официальные и частные;

по комплектности - с приложениями и без приложений;

по композиции - простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

по способу адресования - направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

по информационному поводу для подготовки - инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение.

Исходя из результатов анализа деловой переписки десятков предприятий, организаций и учреждений, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовых классификационных категории:

официальные деловые письма;

частные деловые письма;

письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).

В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.

Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

Письма-просьбы

Одним из самых распространенных разновидностей писем является письмо-просьба. Текст писем, содержащего просьбу, строится по следующей схеме.

В начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма обратиться к адресату с просьбой. Во второй части эта просьба формулируется; для обоснования необходимости ее выполнения используются различные аргументы; автор письма может также описать результат, ожидаемый в случае удовлетворения просьбы, или последствия ее невыполнения. В заключительной части письма, содержащего просьбу, рекомендуют в нескольких теплых словах выразить готовность к сотрудничеству и доверие.

Письма-сообщения

также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма - целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова "Сообщаю" или одного из его синонимов ("Направляю", "Высылаю" или "Представляю").

Письма-запросы

В большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркну, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов "Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...", хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. Ответное письмо, в данном случае, выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письма-заявления

Письма-заявления имеют своей целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Письмо, заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу - к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма: "Настоящим посланием заявляем (заявляю) о..." Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок вроде: "Просим принять данное заявление к сведению для..."

Письма-подтверждения

Отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт - например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу ("Прошу подтвердить..."), выраженную автору (организации-отправителю) письма. Практически всегда письма-подтверждения начинаются со слов "Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)..." Отличаются краткостью, немногословностью.

Письма заказы

Во многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения (оферты, см. ниже). Функциональное назначение подобных писем - совершение письменного заказа, его документирование. Автору письма изложение своего намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) целесообразно предварить объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточным сослаться на источник информации материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию и т.д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, является допустимым сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа. Это должно выглядеть именно как пожелание (если речь не идет о второй, а то и третьей, четвертой попытке автора получить заказ, к тому же давно оплаченный).

Письма-оферты

Письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип письма очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Например, "ООО "Все для офиса" предлагает широкий ассортимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагается. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по телефону 444-55-66." Ответом на такое письмо является письмо - акцепт письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.

Письма-дополнения

Выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным прибегать к постскриптуму, и вследствие этого часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное письмо "с полдороги" нельзя, автор может отправить - что называется, вдогонку - письмо, дополнение. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма - его дату, номер и т.п.). Именно с этого и следует начинать послание, например, так: "Данное письмо является дополнением к..."

Письма-рекламации (претензионные письма)

Относительно редкое явление в официальной переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Замечу, что добросовестные партнеры стараются уладить возникшие разногласия, не прибегая при этом к рекламации. Однако бизнес есть бизнес, и в определенных обстоятельствах такое послание - единственный взаимоприемлемый выход из сложившейся ситуации. Текст письма, рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.

Информационные письма

Информационные письма сообщают заинтересованным лицам о свершившихся фактах или намечаемых мероприятиях. При составлении информационных писем используются обороты: "Сообщаем Вам, что…", "Ставим Вас в известность о том, что…", "Информируем о проведении…".

Гарантийные письма

Предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации, отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: "Настоящим письмом гарантирую...".

Презентационные письма

Письма имеют целью презентовать (буквально - представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы) - например, политического деятеля, или общественно значимое событие - к примеру, городской праздник. Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято. Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка: "Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на...". При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описываемым в послании. В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо. Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т.п.

Письма прямой почтовой рассылки

В отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях - и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях - и сотням тысяч потенциальных покупателей. Соответственно эти письма не предполагают личного обращения к адресату. Кроме того, как было отмечено, это письмо одновременно является и средством обратной связи адресата с его автором - для этого, помимо бланков заказа, используются купоны, талоны, приглашения и т.п.

Сопроводительные письма

Этот вид писем используется в случаях, когда адресату отправляются какие-либо документы или материальные ценности. Назначение сопроводительных писем - подтвердить факт отправки перечисленных в письме документов в определенный срок. В тексте сопроводительных писем обычно используются глаголы "высылаем" или "направляем".

Письма-поздравления

По-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова: "Поздравляю…" ("Поздравляем…"). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.

Письма-приглашения

Имеют целью пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии. Следует иметь в виду, что Приглашение в связи с выдающимся (заметным) событием в личной жизни адресата (как то - помолвка, свадьба, рождение ребенка, промоция - окончание учебного заведения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы и т.п.) допустимо направлять в случае, если отправителя связывают с адресатом не только тесные служебно-деловые, но и личные отношения. Письма-приглашения не принято направлять по пустяковым поводам. Исключение составляют случаи, когда по каким-то причинам адресата нельзя проинформировать иначе (если, к примеру, последний временно отсутствует). Обычно текст приглашения начинается со слова: "Приглашаем (приглашаю)...". Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Приглашение всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях - и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему). Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить свое участие в мероприятии.

Письма-извинения

Встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений (неформальные извинения все же предполагают прямое (вербальное) обращение) и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным. Стандартная формулировка для начала писем, извинений: "Прошу Вас принять извинения в связи с (за)...". Обращаем внимание читателей на то, что в данном случае важнее, прежде всего, извиниться, и лишь после этого пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не следует (это не принято).

Письма по случаю представления

Являются незаменимыми при заочном знакомстве с адресатом. По сути, это - эффективное средство для установления личных контактов с человеком, о котором автор письма располагает минимальной информацией, побуждающей его, тем не менее, к личному знакомству с адресатом.

Письмо для поддержания контактов

Или имиджевые письма: служат для укрепления деловых и личных связей между автором и адресатом. Иногда говорят, что эти письма служат лишь для заполнения вынужденных пауз в переписке и, по сути, являются "письмами ни о чем". Однако на самом деле значение имиджевых писем трудно переоценить - ведь именно с их помощью вы можете засвидетельствовать адресату свое внимание без формального на то повода (делового или торжественного характера).

Благодарственные письма

Пишутся с единственной целью - выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом которых стало получение автором (организацией-отправителем) ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.). Другим случаем для формальной благодарности является выражение последней за поступившие ранее в адрес автора поздравления, соболезнования и т.п. Благодарственные письма следует начинать именно с выражения благодарности адресату (организации, получателю), например, так: "Выражаю свою искреннюю благодарность..." или "Сердечно благодарю за...". Мотивация излагается после слов благодарности: "... в связи с...", "... по случаю..." и т.п. Следует подчеркнуть, что замена в благодарственном письме слова "благодарность" на "признательность" или "удовлетворение" не является равноценной.

Рекомендательные письма

Представляют собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой форме.

Мини-письма

- письма, шаблоны, письма, маятники и т.п. -

Представляют собой малые эпистолярные формы. Отличительной особенностью мини-писем является значительная повторяемость (стандартность) их содержания, обусловленная, прежде всего, стремлением автора послания сэкономить время на его оформлении. Другой важной особенностью является наличие в структуре большинства таких писем пустого блока, предназначенного для оформления блиц ответа адресата.

Негативные письма

Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п. (к указанным письмам не относятся письма для выражения формального отказа от какого-либо предложения). Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания. Естественно, основная функция такого письма - это выражение негативного (отрицательного) отношения к определенным действиям. Однако не следует забывать о том, что сделать это можно по-разному. Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания. Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом быть абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.

Письма для выражения отказа или согласия

От какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой самостоятельный вид частного письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося в послании адресата -например, отказ от приглашения. Письма для выражения согласия или отказа пишутся только в тех случаях, когда об ответе просит сам адресат или как минимум это явно следует из содержания послания. К примеру, получив приглашение принять участие в каком, либо мероприятии от давнего партнера, следует ответить - положительно или отрицательно - на предложение во избежание возможных осложнений при дальнейших контактах с ним.

Письма для обращения в различные инстанции

Содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действием или бездействием адресата (организации, получателя). Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т.д. Содержание таких писем подчинено двум целям - проинформировать о чем-либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать - выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативно, правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.

Письма-резюме

В известном смысле письмо-резюме сходно с письмом, презентацией с той лишь разницей, что основную часть его содержания составляет не описание достоинств товара или услуги, самореклама профессиональных качеств самого автора. Письмо-резюме излагается так же, как и обычное письмо, то есть без рубрикации на пункты и оформления заголовка документа (как это принято для резюме). В то же время его содержание должно быть сформулировано и оформлено таким образом, чтобы адресат с первых строк оценил выгоду содержащегося в послании предложения. Иными словами, если вам есть что рассказать о себе, делайте это, но в сжатой, конкретной и стилистически удобной форме. Начните с изложения мотивов вашего обращения, а завершите указанием на контактную информацию: ваш номер телефона, адреса электронной почты или факса.

Циркулярные письма

Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.

Переписка по электронной почте

Интернет давно стал непременным атрибутом деловой жизни. И деловая переписка по электронной почте стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяются некоторые правила делового этикета. Электронное письмо так же, как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. В конце письма лучше употреблять универсальные заключительные формулы: " с уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмом должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер и факс, а также название организации.

Письмо иностранному партнеру

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах их составления. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (№_ письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

имени и фамилии получателя;

наименования компании;

номера дома, улицы;

города;

штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

страны.

Общие рекомендации по изложению делового письма. Этикет

Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

· Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: "Прошу Вас ответить до такого-то числа" или "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".

· В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах - предельно конкретны.

· Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру". Дайте адресату подумать самому.

· Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: "Предлагаю внимательно изучить": добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умны начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

· В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

· Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам.

· Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания "начальства", скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

· Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а вот мыслям, напротив, просторно.

· Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.

Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Сроки подготовки и объем деловых писем

Рассмотрение требований к подготовке деловых писем представляется целесообразным начать с особенностей их структуры. Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного текста делового письма, который в свою очередь можно - довольно условно - разделить на информационную и служебную части.

Информационная часть - это собственно текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата.

Служебная часть - это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Безусловно, с информационной точки зрения служебная часть делового письма представляется менее значительной, второстепенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключительно важных для понимания делового письма функций.

Уточним в этой связи, что служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

приветствие;

обращение к адресату;

лид-абзац;

заключительную формулу вежливости;

подпись отправителя;

постскриптум (пост-постскриптум).

Приветствие - это обязательный элемент частного делового письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) форму вежливости, предназначенную, прежде всего для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и, в конечном счете, для создания необходимых предпосылок к конструктивному невербальному диалогу.

Обращение к адресату - еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем.

Лид-абзац - начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение Лид-абзаца может быть различным.

В наиболее распространенных случаях лид-абзац предназначен для:

выражения адресату формальной благодарности;

пояснения мотивов и темы делового письма;

обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.

Заключительная формула вежливости - это обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Использование заключительной формулы вежливости способствует приглушению официального тона в конце письма - впрочем, ровно настолько, насколько это позволяет сделать взаимоотношения участников переписки.

В качестве заключительной формулы вежливости рекомендуется использовать следующие стандартные формулировки:

С уважением,…

С неизменным уважением,…

С глубоким уважением,…

Подпись отправителя является обязательным - и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму юридическую силу и, во-вторых, удостоверяет личность отправителя.

Постскриптум представляет собой краткую - не более 3-4 строк - приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи.

Правила рубрицирования

Деловые тексты, в том числе и письма, часто содержат различные перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда - словосочетания. Четкость в членении рубрицированного разделенного на часть графически текстов достигается при соблюдении следующих правил 1 римскими цифрами обычно нумеруется аспекты письма, графически часто совпадающие с абзацами 2 арабские цифры без скобок представляют средний уровень членения, в конце рубрик среднего уровня ставится точка, даже если они представляют части одного предложения 1. 2. 3. арабские цифры со скобками и строчные буквы со скобками используются в качестве низшего уровня членения.

При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точкой с запятой.

Точка ставится после заключительной рубрики. 1 1 а 2 2 б 3 . 3 . в. В рекламных письмах, выполненных типографическим способом или при помощи компьютера, рубрики выделяются тире, звёздочками и другими графическими значками. Знаки препинания в этом случае могут быть опущены в конце рубрики и после рубриционного знака. Однако деловые письма и официальные бумаги оформляются строго в соответствии с правилами нормативной грамматики.

Общепринятые сокращения. Сокращения способствуют ускоренным темпам нашей нынешней речи и входят в нее органически. К. Чуковский К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Принцип экономии - универсальный принцип делового общения - выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, ёмкой фразе.

Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов. Номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д. Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом? На этот счёт существуют определённые правила, которые необходимо знать составителю. 1. При адресовании писем какой - либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках.

Сокращение отправителем названия организации - адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения адресату. 2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 3. Отказ от номенклатурных сокращений придаёт письму строго официальный характер. 4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а так же обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы ВАЗ-099 . 5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы кабель РКБ 0-2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5. 6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно сетка сварная ВР 1, лак НЦ 218. эмаль ПФ 266, сталь Б 2. 7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 8. Не допускается сокращённые слова, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 9. Сокращение слова до одной буквы не допускаются, кроме слов, приведённых в списке ниже. При сокращении слов следует учитывать правила, приведённые в ГОСТ 7.12-77 СТСЭВ 12-79 . Типов сокращений достаточно много 1 инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования ВГТРК, ОРТ, СНГ 2 слоговый тип техпром газпром, драгмет 3 простое усечение зав главн обр. 4 смешанный тип промстройбанк, НИИасбест, финотдел. В современных деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений.

Заключение

В результате написания реферата по теме "Современное деловое письмо" можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма:

1. Чётко обозначить цель своего письма.

2. Собрать информацию о получателях данного письма.

3. Продумать и записать основные идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический материал.

5. Перепроверить все основные факты.

6. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Написать черновик письма.

8. Убедиться, что каждая тема была освещена в отдельном абзаце.

9. Проверить связность предложений в каждом абзаце.

10. Выполнить редакторскую правку письма.

11. Подготовить окончательный вариант письма.

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным.

Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

Список используемой литературы

1. Рогожин М.Ю. 4-изд. Пособие "Современное деловое письмо" 272с, 2009г.

2. Байкова И.Ю. 2-изд. "Настольная книга делопроизводителя" 352с, 2009г.

3. Кузнецов И.Н. "Делопроизводство" 519с, 2009г.

4. Словарь-справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: "Логос", 2008г.

Размещено на Allbest.ru

...