Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

Центр дистанционного образования

Контрольная работа

по дисциплине: Деловые коммуникации

Исполнитель: студент ГМУс-14 КТ

Екатеринбург 2016



Содержание

• Введение
• 1. Особенности проведения собраний и совещаний. Деловая полемика, правила ее проведения
• 1.1 Тип совещания
• 1.2 Подготовка совещания
• 1.3 Организация дискуссии
• 1.4 Начало совещания
• 1.5 Завершение совещания
• 1.6 Типы участников совещания
• 1.7 Общие советы
• 2. Коммуникативные барьеры, их преодоление. Роль суггестии и контрсуггестии в процессе общения
• Заключение
• Список литературы


Введение

Данная работа посвящена теме деловой коммуникации. Коммуникация - это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. В то же время, - это одно из сложных явлений в менеджменте и управлении. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать. Успешный руководитель только тот, кто успешен в коммуникациях. Велико значение коммуникаций не только в деятельности предприятия, но и в жизни людей, которые на этом предприятии трудятся. Хорошо организованная коммуникация позволяет людям комфортно чувствовать себя на работе, осознавать свою значимость и быть уверенными в завтрашнем дне. Если же рассматривать роль коммуникации в глобальных масштабах, то, можно сказать, что от эффективности коммуникации зависит и жизнедеятельность всего общества.

Изучение специфики использования технологий деловой коммуникации является актуальной на сегодняшний день темой. Эффективная работа по связям с общественностью создает благоприятные условия для достижения успеха в деловой сфере.

Главным определяющим моментом, влияющим на эффективность деловой коммуникации является психологический настрой группы. Поэтому создание благоприятного настроя в своем коллективе - это важная задача любого руководителя. На предприятии, где руководитель не может (или не хочет) грамотно управлять коммуникациями, как правило, наблюдается безынициативность работников, низкая производительность труда и высокая текучесть кадров. Рано или поздно эти факторы приводят предприятие к упадку, а подчас и к банкротству.

Основные проблемы дисциплины «Деловые коммуникации».

Структуру общения мы можем охарактеризовать путём выделения в ней трёх взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной. При этом надо помнить, что в реальности мы имеем дело с процессом общения как единым целым.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле этого слова) состоит во взаимном обмене информацией между партнёрами по общению, передаче и приёме знаний, идей, мнений, чувств. Универсальным средством коммуникации и общения является речь, с помощью которой не только предаётся информация, но и осуществляется воздействие друг на друга участников совместной деятельности. Выделяют два типа информации - побудительную и констатирующую.

Специфика межличностной коммуникации раскрывается, прежде всего, в следующих процессах и феноменах: процессе обратной связи, наличии коммуникативных барьеров, феномене коммуникативного влияния и существования различных уровней передачи информации (вербального и невербального). Проанализируем подробнее эти особенности.

Прежде всего, необходимо отметить, что информация в общении не просто передаётся от одного партнёра к другому (лицо, передающее информацию, принято называть коммуникатором, а получающего эту информацию - реципиентом), а именно обменивается.

Обратная связь - это информация, содержащая реакцию реципиента на поведение коммуникатора. Цель обратной связи - помощь партнёру по общению в понимании того, как воспринимаются его поступки, какие чувства они вызывают у других людей.



1. Особенности проведения собраний и совещаний. Деловая полемика, правила ее проведения

Совещание - это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом. Почему же руководители называют совещания одной из главных причин вечного дефицита времени, срыва сроков работ и, наконец, просто усталости, наваливающейся к концу рабочего дня? Обычно в таких случаях дело заключается в неумении проводить совещания. Вот и растягиваются они на долгие часы, и редкие ценные мысли тонут в болоте долгих словоизлияний. Как же эффективнее и быстрее проводить совещания?

К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. А ведь это действительно искусство, потому что, например, лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.

Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.

1.1 Тип совещания

Многие совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Почему? Потому что тот, кто будет руководить этим совещанием, забыл, прежде всего, подготовиться к нему сам. Он уподобился капитану, который желает управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе.

Поэтому прежде всего необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

а) Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.

б) Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.

в) Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.

г) Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.

1.2 Подготовка совещания

Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих пяти правил.

а) Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.

б) Тщательнейшим образом разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих.

в) Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.

г) Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.

д) Выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.

1.3 Организация дискуссии

Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.

Если вы действительно хотите извлечь пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей. А это означает, что вам нужно очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а, значит, преграждает дорогу истинной дискуссии.

Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки». Развития дискуссии в нужном направлении вы сможете добиться только в том случае, если все время будете следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону. Но действовать при этом необходимо весьма дипломатично.

Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента? Необходимо придерживаться следующих правил.

1.4 Начало совещания

Начинать совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркните практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше - сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.

Согласуйте с участниками совещания правила совместной работы. Поручите одному из участников ведение протокола. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность под тем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.

а) Несмотря на раздражение, говорите медленно и негромко.

б) Обращайтесь не непосредственно к своему противнику, а ко всей аудитории. Благодаря этому возникает деловая и спокойная обстановка.

в) В самом начале своей реплики подчеркните, что по некоторым вопросам взгляды ваши и вашего оппонента полностью совпадают. Можно даже подкрепить это каким-нибудь новым аргументом. И только затем можно переходить к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов.

Умелая постановка вопросов - самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на те аспекты проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.

Одно из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывайте с самого начала свою позицию остальным участникам. Помните, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству.

Кроме того, нейтральная позиция вовсе не исключает возможности высказать свое мнение. Только надо излагать его от третьего лица: «Недавно читал, что...» или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом...».



1.5 Завершение совещания

Заканчивая совещание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.

Совещание завершайте на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.

Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. Принцип «в этом доме хозяин я» неминуемо скажется на атмосфере совещания. Открытой и непринужденной дискуссии в этом случае не получится. Такая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.

1.6 Типы участников совещания

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться, или как их нейтрализовать.

1. Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе участников опровергать его утверждения.

2. Позитивист. Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.

3. Всезнайка. Призвать группу участников занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.

4. Словоохотливый. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.

5. Застенчивый. Ставить несложные вопросы, укреплять уверенность в его силах.

6. Негативист. Признать и оценить его знания и опыт.

7. Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры его сферы интересов.

8. «Крупная шишка». Избегать прямой критики, применять технику «да, но…»

9. Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе участников.

1.7 Общие советы

Чем выше будет ваш пост, тем более широкими проблемами вам придется заниматься. А значит, с большим числом людей придется эту работу согласовывать и координировать. Поэтому постарайтесь преодолеть неприязнь к совещаниям и научитесь извлекать из них максимальную пользу.

Этого вам удастся добиться, если вы будете следовать следующим советам:

1. Не пожалейте 10 минут на то, чтобы составить для себя хотя бы схематичный план предстоящего совещания. Наметьте, кому, в какой очередности дать слово, на что обратить особое внимание присутствующих и чего от них надо добиваться.

2. Подавляйте любые вспышки эмоциональности в ходе совещания. Помните о том, что эмоции резко снижают результативность обмена мнениями, но зато сильно увеличивают продолжительность совещаний.

3. Приучитесь выделять в каждом выступлении основную мысль. Абстрагируйтесь от «словесного шума», который присущ многим специалистам, искренне полагающим, что кратко высказать свое мнение или предложение просто не солидно, и поэтому старающимся полностью занять отведенное им по регламенту время.

4. Незамедлительно пресекайте попытки отдельных специалистов заморочить голову остальным присутствующим, используя для этой цели крайне специфическую терминологию, понятную лишь им самим.

Постарайтесь до самого последнего времени скрыть от участников совещания, если они ваши подчиненные, то личное мнение, с которым вы пришли на это совещание.

совещание полемика суггестия общение



2. Коммуникативные барьеры, их преодоление. Роль суггестии и контрсуггестии в процессе общения

Коммуникация - это влияние, следовательно, в случае успеха коммуникации должно произойти какое-то изменение в представлениях о мире того, кому она адресована. Между тем не всякий, кому адресована коммуникация, хочет каких-либо изменений, ведь они могут нарушить его представление о себе и мире, его образ мыслей, его отношения с другими людьми, его душевное спокойствие, в конце концов. Изменения, вызванные коммуникацией, могут потребовать решительной перестройки всего внутреннего мира человека, подорвать веру в себя, вынудить к несвойственным ему действиям. Естественно, что каждый будет защищаться от такой чреватой последствиями информации и делать он это будет твердо и решительно.

Разумеется, не всякая информация, не всякое влияние в общении чем-то угрожает. Наоборот, есть большое количество таких ситуаций, когда те изменения, которых требует полученная информация, благотворны. Тогда они помогают человеку, укрепляют его жизненные позиции, дополняют (не внося противоречий) его картину мира и дают полное эмоциональное удовлетворение. От коммуникации, несущей такое во всех отношениях положительное и приятное содержание, человек не будет защищаться, а станет активно осваивать ее, желать, искать соответствующие ситуации.

Интересное и оригинальное понимание тех социально-психологических механизмов, которые создают барьеры на пути коммуникативного воздействия, предложил выдающийся советский ученый, историк и психолог Борис Фёдорович Поршнев. Изучая истоки человеческого общения и взаимодействия, субстратом которых является речь, Борис Фёдорович Поршнев пришел к выводу, что в своем исходном существе речь была способом внушения, или суггестии, самым мощным и могущественным из средств воздействия, имеющихся в арсенале человека. Об этом он писал так: «Всякий говорящий внушает». Механизм такого внушения состоит в следующем: «...если налицо полное и безоговорочное доверие то человеческие слова у слушающего вызывают с полной необходимостью те самые представления, образы и ощущения, которые имеет в виду говорящий, а полная ясность и безоговорочность этих вызванных представлений с той же необходимостью требует действий, как будто эти представления были получены прямым наблюдением или познанием, а не посредством другого лица... Прямое внушение опасно - оно может привести человека к несвойственным, чуждым ему мыслям и поступкам, сделать орудием того, кто владеет этим оружием. Защищаясь, человек «отпускает» другим доверие очень осторожно. Поэтому хотя всякий говорящий внушает, однако - далеко не всякое словесное внушение как таковое, ибо в подавляющем большинстве случаев налицо и встречная психологическая активность», называемая контрсуггестией, «противовнушением», которая содержит в себе способы защиты от неумолимого действия речи. Именно контрсуггестия и является главной причиной возникновения тех барьеров, которые выстраиваются на пути коммуникации.

Борис Фёдорович Поршнев, рассматривая механизм контрсуггестии, выделил такие ее виды, как «избегание», «непонимание» и «авторитет». Избегание и авторитет - это защита от «источника» коммуникации, а непонимание - от самого сообщения.

Поскольку контрсуггестия - это защита от внушения, а внушение возможно только при наличии доверия к тому, кто внушает, то, по сути дела, вся контрсуггестия - это защита от доверия (или доверчивости).

Если мы не доверяем человеку (он «чужой», «опасный», «чуждый»), то мы можем уйти, не слушать его и т.д. и тем самым блокировать его коммуникацию. Следовательно, важно уметь определять, кто «чужой». В ситуациях межгруппового взаимодействия или приравненных к ним вполне надежное отделение «своих» от «чужих» происходит на основе социальной стереотипизации.

Избегание. Первый и наиболее кардинальный способ контрсуггестии, выделяемый Борисом Фёдоровичем Поршневым, - это избегание источников воздействия, уклонение от контакта с партнером, при котором вообще никакое общение становится невозможным. Определив партнера как опасного в каком-то отношении, «чужого», «врага», «недоброжелателя», человек просто избегает общения с ним или, если совсем уклониться невозможно, прилагает все усилия, чтобы не воспринять его сообщение. Со стороны эта «защита» очень хорошо видна - человек невнимателен, не слушает, «пропускает мимо ушей», не смотрит на собеседника, постоянно находит повод отвлечься, использует любой предлог для прекращения разговора.

Таким образом, самый простой способ защиты от воздействия - избежать соприкосновения с источником этого воздействия.

Авторитет. Действие авторитета как вида контрсуггестии заключается в том, что, разделив всех людей на авторитетных и неавторитетных, человек доверяет только первым и отказывает в нем вторым. Авторитетным людям оказывается полное доверие и по отношению к их речи контрсуггестия «не работает». Зато ко всем остальным, кому в авторитетности отказано, доверия нет никакого, и, следовательно, то, что они говорят, не имеет никакого значения. Таким образом, доверие и недоверие как бы персонифицируются, они «зависят» не от особенностей передаваемой информации, а от того, кто говорит. Внушающая сила речи, суггестия, как бы канализируется, вгоняется в жесткие рамки, а все, что выпадает из этих рамок, автоматически подвергается действию контрсуггестии и не воспринимается. В связи с таким действием авторитета очень важно знать, откуда он берется, от чего зависит присвоение конкретному человеку авторитета. Очевидно, здесь можно найти много разных «оснований». Это может быть и социальное положение (статус) партнера, его превосходство по важному в данный момент параметру, принадлежность данного партнера к реальной «авторитетной» социальной группе, или его привлекательность в определенных ситуациях, хорошее отношение к адресату воздействия, принадлежность к тем воображаемым, но важным для него группам, которым он безусловно доверяет. В общем и целом все те схемы, которые «запускают» механизм социальной стереотипизации, могут способствовать авторитетности человека. Механизм стереотипизации как раз и предназначен для отделения «хороших и важных» людей от «плохих и неважных». Но основания для этого у каждого свои, и определяются они собственным положением в системе общественных отношений, собственной историей и основными ценностями.

Может также быть, что самое важное для нас в советчике - это не знания и опыт, точнее, не превосходство по знаниям или опыту, а его принадлежность к уважаемой или неуважаемой социальной группе.

Кроме указанных, так сказать, социально-перцептивных оснований авторитета, могут быть и просто «социальные» авторитеты, т.е. такие, которые ясны до всякого взаимодействия, когда признается, например, только авторитет бога или монарха. В этом случае ограничение суггестии выступает в своем предельном случае, когда контрсуггестия распространяется на речь всех людей, кроме одного (а если этот один - бог, то просто на всех людей). Тогда оказывается, что человек закрыт практически для всех воздействий.

Понятно, что, только учитывая характер формирования представлений об авторитете у собеседника, можно надеяться на реальную эффективность общения.

Непонимание. Далеко не всегда есть возможность определить источник информации как опасный, чужой или неавторитетный и таким образом защититься от нежелательного воздействия. Довольно часто какая-то потенциально опасная для человека информация может исходить и от людей, которым мы в общем и целом доверяем («своих» или вполне авторитетных). В таком случае защитой будет «непонимание» самого сообщения. Любое сообщение можно не понять - по результату это то же самое, что не слышать и не видеть, только воздействие пробуксовывает теперь в другом месте.

Борис Фёдорович Поршнев выделяет четыре уровня непонимания - фонетический, семантический, стилистический и логический. Все они связаны с определением некоторых свойств передаваемого сообщения, которые позволяют считать это сообщение «чужим» потому опасным. Очень упрощая, можно сказать, что в основе всех этих способов определения угрожающей информации лежит следующее, вполне понятное представление: «чужие говорят не так, как мы», или «чужие говорят на чужом языке». Определив признаки «чужого» в сообщении человек защищается - срабатывает контрсуггестия, человек не понимает.

Фонетический уровень непонимания. Первый уровень непонимания - фонетический. Действительно, если с нами говорят на непонятном для нас языке, на иностранном, например, мы можем быть спокойны - внушение нам не угрожает. Мы ничего не понимаем, так как слушающий в таком случае располагает не тем набором фонем, чем говорящий, и произносимое сливается для него в трудно различимый или вовсе не различимый поток. Фонетическое непонимание имеет диапазон от незначительного (например, в произнесении некоторых слов) до полного и иметь различные источники. Неполное понимание не только тогда, когда говорят непонятно, но и когда говорят быстро, невнятно, с акцентом, когда используются незнакомые или несоответствующие контексту жесты или жестикуляция слишком активная и быстрая.

Когда врачи не хотят, чтобы больной понял их, они говорят на латыни, и если больной сам не врач, то он, конечно, ничего не поймет - срабатывает фонетический барьер, который врачи используют сознательно. Тот же самый фонетический барьер, конечно, и не подозревая о его существовании, но уже понимая его действие, используют маленькие дети, когда изобретают свои тайные языки, в которых, например, в словах перед каждым слогом ставится другой слог - помеха, затрудняющая понимание речи.

Фонетический барьер, как и все остальные, работает автоматически. Однако нельзя представить себе дело таким образом, что сначала определяется язык сообщения как чужой, затем сообщение квалифицируется как опасное и как следствие этого возникает непонимание. Так можно объяснить происхождение этого барьера, но не его действие, которое значительно проще: мы не понимаем фонетически непривычную речь. Между тем это именно защита, так как ее можно «убрать» - если нам очень важно получить сообщение, то мы понимаем любую, даже совершенно бессвязную речь. Но в обычных условиях барьер - на месте, и поэтому контрсуггестия, защита от воздействия, включаются автоматически - мы не понимаем.

Семантический уровень непонимания. Точно так же автоматически срабатывает защита от воздействия и в том случае, если коммуникация происходит, казалось бы, на нашем языке, во всяком случае, фонетически он «наш», но по передаваемому смыслу «чужой». В таком случае фиксируется не чужая фонетика, а чужая семантика, и можно говорить о семантическом непонимании. Существование этого барьера на пути понимания определяется самим фактом многозначности слов любого языка. Любое слово, да и любое действие, имеет обычно не одно значение и в зависимости от контекста употребления включает в себя еще много-много смыслов. «Смысловые поля» слов у разных людей различны, и, следовательно, одни и те же (на первый взгляд) слова и действия могут по разным причинам иметь различный (от чуть-чуть другого до прямо противоположного) смысл для разных людей.

Особенно хорошо это видно на примере использования жаргонов или тайных языков. В таких языках известные всем обычные слова «наделяются» совершенно новыми значениями, благодаря чему непосвященный человек не в состоянии что-либо понять. Следует, однако, уточнить, что далеко не всегда при использовании жаргона или подобного ему языка специально преследуется цель «быть непонятным». Существует, скажем, научный жаргон, профессиональный, студенческий. Так, далеко не все родители студентов знают, что их дети могут называть родной дом «стойлом», а общежитие «резиденцией».

Часто именно семантический уровень непонимания возникает в общении детей и взрослых, хотя они говорят на одном языке, но у детей наблюдаются, как правило, урезанные семантические поля слов, и поэтому нет полного взаимопонимания.

Действие семантического уровня непонимания приводит к очень резкому снижению эффективности общения. Это связано не только с тем, что какие-то наши переживания и слова «не дойдут» до партнера, семантический барьер может не просто задержать непонятное, но и перестроить его - «свято место пусто не бывает» - на место одного смысла слова, непонятного по причине семантических различий, подставляется другой смысл, вместо одной эмоции видится другая, в результате возникает не просто отказ, а неверное, другое понимание, причем часто неожиданное. Иначе говоря, эффект общения есть, а эффективность низкая.

Для адекватного понимания какого-либо сообщения необходима определенная общность «тезаурусов» отправителя информации и адресата. Этот термин введен в научный обиход советским философом Юлием Анатольевичем Шрейдером. В переводе с древнегреческого «тезаурус» означает «сокровище». В данном случае под ним понимается «представление о мире», вся совокупность информации, которой располагает данный человек. Причем у собеседников не должно быть больших различий в запасе информации, ибо препятствует эффективным коммуникациям. Согласованность тезаурусов может существовать на разной основе. Представители одного поколения понимают друг друга лучше, чем «отцы и дети». Люди, которые читали одни и те же книги, смотрели одни и те же фильмы, жили одной жизнью, имеют не только похожий жизненный опыт, но и один и тот же «духовный багаж».

Очень часто семантический уровень непонимания проявляется в тех случаях, когда у человека нет тех же ассоциаций, знаний, того культурного контекста, который позволяет адекватно воспринять не только прямое, «буквальное» значение слов и выражений, но и другие, подразумевающиеся смыслы.

Но даже в тех случаях, когда люди владеют общим культурным контекстом своей эпохи, несогласованность их тезаурусов все равно может иметь место. Она будет определяться тогда другими причинами - уровнем образования, профессией, индивидуальными особенностями. Непонимание очень ярко проявляется в восприятии терминов, иностранных слов, используемых, например, в газетах. Обычно смысл этих слов или хотя бы их оценочная окраска легко понимается из контекста, и поэтому человеку трудно осознать, что слова эти ему непонятны, что ему известно их значение.

Можно легко представить себе, какие искажения возможны при понимании речи человека, использующего эти слова. Такие изменения смысла, связанные с непониманием отдельных слов, при дальнейшей трансляции могут все дальше и дальше уходить от первоначальных намерений, искажаясь до неузнаваемости.

Стилистический уровень непонимания. Следующим уровнем непонимания, который может быть причиной затруднений в общении и его низкой эффективности, является уровень стилистический или синтаксический.

Человек обязан понять и, следовательно, отразить в каком-то ответе или действии только то словесное обращение, которое подчинено установленной грамматической структуре. В противном случае он в праве третировать обращающегося как невежду или иностранца, а в случае глубокого нарушения грамматики не находить смысла его словах и, следовательно, игнорировать их.

Может привести к непониманию, когда родной язык воспринимается почти как иностранный. Пример такой ситуации, к сожалению, довольно часто встречающейся в действительности.

По сути дела, стиль сообщения, стиль коммуникации точно так же «наводит» на определение групповой принадлежности его «хозяина», как фонетика и семантика. Если стиль коммуникации определяется как «чужой», а тем более «враждебный», то понимания ждать не приходится. Существенно, что различение «своего» и «чужого» зависит не от «объективных» характеристик стиля, а от субъективных представлений слушающего.

Важно отметить, что стиль - это не только способ словесных сообщений, но и способ достижения соответствия формы и содержания в коммуникации. Понимание другого крайне затруднено в тех случаях, когда в его поведении не соответствуют друг другу, не стыкуются вербальные и невербальные элементы. Это тоже проявление несоответствия формы (невербальное, экспрессивное поведение) и содержания (информации в словах). Возможно также несоответствие избранной словесной формы тому эмоциональному содержанию, которое передается. В любом случае можно говорить о «неправильном» стиле коммуникации, который и приводит к трудностям в понимании.

Логический уровень непонимания. Еще одной причиной неэффективности общения может быть логический уровень непонимания, который вызывается неприятием одним из участников общения логики и аргумента в другого. Если человек, с нашей точки зрения, говорит или делает что-то в противоречии с правилами логики, то мы его не только отказываемся понимать, но и эмоционально воспринимаем его отрицательно. При этом неявно предполагаем, что логика есть только одна - правильная, т.е. наша. Однако ни для кого не секрет, что есть и «женская», «детская» логика, И каждый человек живет и думает по своей логике, но вот в общении, если эти логики не соотнесены или если у человека нет ясного представления о логике партнера, о ее отличиях от собственной, тогда и срабатывает барьер логического уровня непонимания.

По сути дела, логика тоже бывает «наша», «своя» и «чужая». Чужая логика - неправильная, и следовательно, к ней мы можем относиться недоверчиво или пренебрежительно.

Внешние барьеры. На основе проведенного анализа видов контрсуггестии, выделенных Борисом Фёдоровичем Поршневым, можно вероятно, сделать следующие выводы. Защита от воздействия другого в общении может принимать вид избегания, отрицания авторитетности источника или непонимания. Во всех случаях результатом срабатывания того или иного барьерного механизма будет непринятие воздействия - оно не будет воспринято и, следовательно, не окажет никакого влияния. Основаниями для защиты являются различные признаки. Так основанием для защиты по типу избегания являются те признаки партнера (автора, источника воздействия), которые позволяют определить «плохого», «неприятного», «опасного», «враждебного». Основанием для защиты по типу отрицания авторитетности являются те признаки партнера, которые позволяют отнести его к «чужой», «плохой», «неавторитетной» группе. Основанием для защиты по типу непонимания могут быть различные признаки передаваемого сообщения, которые позволяют определить автора сообщения как «чужого». Эти признаки могут фиксироваться на фонетическом, семантическом, стилистическом или логическом уровне. При наличии в коммуникации хотя бы одного из этих оснований для контрсуггестии может сработать защита, и эффективность коммуникации будет под угрозой.

Необходимо особо подчеркнуть одно важное обстоятельство. Не следует представлять себе эти барьеры в коммуникации как результат сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия. Описание видов контрсуггестии как способов защиты может привести к представлению, что в реальном общении происходит сознательное и развернутое во времени управление барьерами. Дескать, сначала определяется, кто перед нами («свой» или «чужой»), и если чужой, то принимается решение его избегать. Или человек слышит какую-то сложную и трудно воспринимаемую фразу, «делает вывод», что она опасна и от нее надо защититься, и включает непонимание. Такие представления мало соответствуют действительности и могут быть искусственно выделены лишь только в эксперименте с целью изучения социально-психологической природы барьеров. В реальном общении барьеры присутствуют, скорее, в виде независимых механизмов, которые «приданы» человеку для защиты, но в действительная природа ему неизвестна.

Систему барьеров можно представить себе как автоматизированную охрану - при срабатывании сигнализации автоматически перекрываются все подступы к человеку, многих случаях сигнализация срабатывает вовремя. Однако возможны и другие варианты - ложная тревога и отключение сигнализации.

Во многих ситуациях барьеры непонимания могут служить человеку плохую службу, когда ничего угрожающего или опасного в воздействии нет, а ложное срабатывание сигнализации приводит к тому, что нужная и актуальная информация не воспринимается.

Противоположной ситуацией является «отключение» защиты. Предположим, некто выясняет, что единственным владельцем жизненно важной информации является неприятный для него человек. Обычно он избегает встречаться с ним, но в данном случае контакт очень нужен. Проведя работу с собой, объяснив себе, что у всех недостатки, что от него не убудет, если он один раз поговорит с этим человеком, он идет на встречу и получает важную информацию.

Любящие люди обычно понимают друг друга «с полуслова» или вообще без слов, т.е. в таких условиях, когда взаимопонимание объективно затруднено и возможно только при недействующих барьерах. Их отключение в таких случаях связано с заинтересованностью в партнере.

Важно также подчеркнуть, что все перечисленные барьеры можно охарактеризовать как внешние в том смысле, что они включают фильтр недоверия, не пропускающий воздействия «внутрь» человека, они охраняют мир человека снаружи. Что же происходит, если эти внешние барьеры отключены или вовремя не сработали? В таком случае человек доверяет собеседнику, а значит, воздействие состоится, и можно надеяться на эффективную коммуникацию.

Очевидно, что, помимо внешних барьеров, существуют и какие-то внутренние защиты, которые определяют отношение человека к уже принятой и понятой, но в то же время неприятной, опасной информации.

Внутренние барьеры. Представим себе простейшую ситуацию. Мой лучший друг (избегание отключено), замечательный врач (для меня авторитет) в один прекрасный день говорит мне: «Ты знаешь, все-таки надо тебе бросать курить - у тебя ухудшается дыхание, да и сердце пошаливает». Предположим, что я прекрасно понял друга (непонимание отключено). Казалось бы, раз контрсуггестия не работает, его слова должны подействовать неотвратимо, я должен с ним согласиться и бросить курить. Однако обычно этого не происходит. Очевидно, что причина - какие- то внутренние препятствия. Можно представить себе очень много причин, по которым бросить курить трудно. Это может быть все, что угодно - трудность отказа от многолетней привычки, представление о том, что курение помогает снимать нервное напряжение, включенность курения в представление о себе, невозможность чем-нибудь заменить его в стандартных ситуациях - в общении (покурили-поговорили) или работе (когда нет сигареты в зубах, работа не клеится), в передышках между работой (отдохнул, покурил - и за дело) и т.д. и т.п. Итак, можно сказать, что отказ от курения связан с сильной перестройкой всех представлений человека, его поведения.

Во-первых, неприятную, опасную информацию можно «избегать» - ее можно забыть, задвинуть куда-нибудь подальше, чтобы не встречаться с ней.

Во-вторых, получив опасную информацию, можно « задним числом» снизить авторитетность источника. «Мой друг конечно, хороший человек, но он все-таки травматолог, а в кардиологии не очень понимает. Таким образом, снижается значимость информации, и ее еще легче забыть.

И, в-третьих, можно подвергнуть информацию сомнению с помощью разных уровней непонимания, тоже задним числом.

Следовательно, даже если коммуникация происходит на фоне доверия к собеседнику, контрсуггестия все равно может иметь место, но уже не как внешний барьер, а как способ понижения значимости неприятной информации. Если мы хотим увеличить эффективность, надо стремиться, чтобы у наших слов, нашего сообщения был двойной запас прочности, которого бы хватило не только на преодоление внешних барьеров, но и на то, чтобы не сработала внутренняя защита.

Адекватность восприятия информации во многом зависит от наличия или отсутствия в процессе общения коммуникативных барьеров. В случае возникновения барьера информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к реципиенту.

Для всех, кто заинтересован в эффективной коммуникации важно знать способы преодоления барьеров.

Преодоление барьеров.

Преодоление избегания. Первым видом защиты от воздействия, самым, так сказать, простым и незатейливым, является избегание - избегание контакта, слушания и видения тех, кто может воздействовать. В обыденной жизни, в повседневном общении оно предстает в форме невнимания. Ведь действительно, если, разговаривая с другом, мы думаем о своем, «пропуская» то, что он говорит, то это не что иное, как избегание воздействия. Поэтому борьба с этим видом контрсуггестии включает в себя управление вниманием партнера, аудитории, собственным вниманием.

В любом общении важно, во-первых, чтобы внимание слушающего было привлечено к говорящему и к тому, что он говорит, а во-вторых, чтобы внимание это было постоянным, не рассеивалось. Только в этом случае можно повысить эффективность общения. Следовательно, и говорящий, и слушающий должны уметь решать задачи по управлению вниманием - привлечения внимания и его поддержания.

Привлечение внимания. Первым из наиболее эффективных приемов привлечения внимания является тот, который условно называется приемом «нейтральной фразы». Суть его при всем многообразии конкретных применений сводится к тому, что в начале выступления произносится фраза, прямо не связанная с основной темой, но зато наверняка по каким-то причинам имеющая значение, смысл, ценность для всех присутствующих и поэтому «собирающая их внимание».

Вторым приемом привлечения и концентрации внимания является так называемый прием «завлечения». Суть его заключается в том, что говорящий вначале произносит нечто трудно воспринимаемым образом, например, очень тихо, очень непонятно, слишком монотонно или неразборчиво. Слушающему приходится предпринимать специальные усилия, чтобы хоть что-то понять, а эти усилия и предполагают концентрацию внимания. В результате говорящий «завлекает» слушающего «в свои сети». В этом приеме говорящий как бы провоцирует слушающего самого применить способы концентрации внимания и потом их использует.

Еще одним важным приемом «сбора» внимания является установление зрительного контакта между говорящим и слушающим. Очень многие пользуются этим приемом, зная его силу, они «обводят аудиторию взглядом», смотрят пристально на кого- нибудь одного, фиксируют взглядом нескольких человек в аудитории и кивают им и т.д. Установление зрительного контакта - прием, широко используемый в любом общении,- не только в массовом, но и в личном, интимном, деловом и т.д. Пристально глядя на человека, мы привлекаем его внимание, постоянно «уходя» от чьего-то взгляда, мы показываем, что не желаем общаться, любой разговор начинается со взаимного зрительного контакта.

Однако зрительный контакт используется не только при привлечении внимания, но и, как мы увидим в дальнейшем, для его поддержания уже в самом процессе общения.

Поддержание внимания. Вторая задача по управлению вниманием - поддержание его во время всего общения. Умение поддерживать внимание, по сути, связано с осознанием тех же факторов, которые использовались при привлечении внимания, но на этот раз - это борьба с тем, чтобы внимание другого отвлекалось какими-то «чужими», не от нас исходящими стимулами.



Заключение

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Одна из основных задач ведущего делового совещания - привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Правильно поставленные вопросы - прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности.

Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение.

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

Общение - очень важное составляющее социальной жизни человека. Часто в этом сложном процессе возникают трудности - так называемые «коммуникативные барьеры общения».

Нас интересовала эффективность деятельности коммуникации за счет умения преодолевать коммуникативные барьеры, добиваться желаемых результатов благодаря своим умениям и навыкам в сфере общения.

И действительно, как слушающий, так и говорящий могут ощутимо влиять на эффективность коммуникации - либо увеличивать, либо уменьшать ее. Причем для них обоих важно знание о барьерах - своих и партнера. Для правильного понимания своего общения с другими людьми необходимо представлять себе как мы действуем в общении, что делает партнер в это время, чего он и мы хотим, какие цели преследуем. Каждое действие - это результат понимания ситуации, и ее развития в определенном направлении. При этом, очевидно, что одна и та же ситуация может быть по-разному интерпретирована партнерами и соответственно их действия в одной и той же ситуации могут быть различными.

Таким образом, каждое новое действие создает новую ситуацию, которая может продолжить старую, а может и в корне поменять ее. Причем умение правильно действовать состоит в умении таким образом вести себя в ситуации, чтобы в наибольшей степени удовлетворить свои главные потребности в процессе данного общения. Именно для этого так важно уметь распознавать смысл действий партнера и знать возможное понимание наших собственных действий. Неправильное определение ситуации и неправильное ее разрешение могут привести к неудачи в общении. Что же касается правильного понимания ситуаций и адекватного поведения в них, то они в большинстве случаев приводят к успеху, получению удовлетворения от общения, достижению целей - эффективности процесса общения.

Для эффективного общения надо обладать некоторой системой навыков, знаний и умений, которую принято обозначать понятием социально-психологическая или коммуникативная компетентность. В состав социально-психологической компетентности включается умение понимать личность и эмоциональные состояния партнеров по общению, знать правила поведения в различных коммуникативных ситуациях, уметь выбрать адекватную форму обращения и многое-многое другое.

Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Люди постоянно общаются друг с другом. Работа, отдых, семья, дружеское общение, воспитание детей, взаимоотношения с противоположным полом - все это создает огромную информационную среду. Целый океан, в котором каждый из нас живет постоянно. И как в настоящем океане, здесь есть свои подводные камни, волны цунами, теплые попутные течения и даже клады, спрятанные в глубине. А значит, эффективное общение является важной составляющей для успеха практически в любой сфере деятельности. В самом деле, часто приходится наблюдать, как один человек идет по жизни вечно улыбающимся везунчиком, который нравится людям, пользуется успехом и легко получает все, чего хочет (как говорят в народе «само в руки идет»), а другой, несмотря на все усилия, своих целей не достигает.



Список литературы

1. Психология и этика делового общения: Учебник для студентов вузов. Под ред. В. Н. Лавриненко. - 5-е изд.,- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 415с.

2. Морозов А. В. Деловая психология. Курс лекций; Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. СПб.: Издательство Союз, 2006. - 576 с.

3. Кривокора Е.И. Деловые коммуникации: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА - М, http://www.znanium.com/

4. Макаров Б. В. Деловой этикет: учеб. пособие / Б. В. Макаров, А. В. Непогода.

5. Психология и этика делового общения: учеб. / В. Ю. Дорошенко

Размещено на Allbest.ru

...