Ступени карьерной лестницы для секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФБУ СПО Колледж МИД России

Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин

Контрольная работа

СТУПЕНИ КАРЬЕРНОЙ ЛЕСТНИЦЫ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

студентки дневного отделения

группы №21

Серебряковой Анны Витальевны

Москва 2013



Оглавление

секретарь карьерный управление трудовой

1. Общие сведения

2. Ступени карьерной лестницы для секретаря

2.1 Специфика работы секретаря и основные функции

2.1.1 Функции секретаря

2.1.2 Квалификационные характеристики секретарей разных уровней

2.2 Особенности продвижения секретаря по карьерной лестнице

2.2.1 Варианты построения карьеры

2.2.2 Рекомендации по построению карьеры

Заключение

Литература



1. Общие сведения

Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Важные факторы успеха в работе секретаря - это умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Ввиду этого, темой работы была выбрана «Ступени карьерной лестницы для секретаря».

Актуальность исследования заключается во все большей популяризации этой должности в организации и растущими амбициями работников на этой должности.

Объект исследования - работа секретаря.

Предмет исследования - возможности карьерного роста для секретаря.

Цель исследования - определить специфику карьерной лестницы для секретаря.

Задачи исследования:

- охарактеризовать специфику работы секретаря и основные функции ; рассмотреть квалификационные характеристики секретарей разных уровней;

- выделить особенности продвижения секретаря по карьерной лестнице и варианты построения карьеры, а также разработать рекомендации по построению карьеры.

Теоретическая значимость состоит в систематизации теоретической и практической информации по исследуемому вопросу.

Прикладная ценность полученных результатов состоит в возможности их практического использования работающими секретарями.



2. Ступени карьерной лестницы для секретаря

2.1 Специфика работы секретаря и основные функции

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе) .

Слово "секретарь" происходит от французского средневекового слова "secretaire" и первоначально означало доверенное лицо (по французски secret -- тайна). Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: "статс-секретарь, доверенный письмовод государя". В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством", а в словаре С.И.Ожегова - "работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения". Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение .

Секретарь нужен в любой фирме и организации. Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря.

Высшие учебные заведения готовят специалистов по специальности 061300-"Документоведение и документациейное обеспечение управления", квалификация-Документовед. При свободном владении иностранным языком (часто двумя) такие специалисты могут работать секретарями-помощниками и секретарями-референтами высокого уровня. Неплохую подготовку секретарей ведут и средние специальные учебные заведения по специальности 0611 - "Делопроизводство и архивоведение", квалификация-организатор делопроизводства-архивист. Они работают секретарями-референтами и секретарями руководителя структурного подразделения и небольшого учреждения (фирмы).

Появилось также большое количество курсов по подготовке секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.

2.1.1 Функции секретаря

К секретарям предъявляется ряд требований. Они должны выполнять следующие функции:

- ведение документации руководства предприятия;

- поиск необходимой руководителю информации;

- выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

- контроль исполнения документов и поручений руководителя;

- планирование рабочего дня руководителя;

- организация и участие во встречах, переговорах, помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

- прием посетителей;

- решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

- поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии руководителя;

- бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз .

2.1.2 Квалификационные характеристики секретарей разных уровней

Уровень A - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России

Уровень B - соответствует уровню секретаря в России

1. Описание работы:

- печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;

- редактирование документов;

- хранение документов;

- обслуживание командировок и совещаний;

- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;

- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

2. Уровень ответственности:

- за свою собственную работу;

- за составление документов;

- секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу;

или

- несколько лет стажа работы в области делопроизводства;

- дополнительное изучение иностранного языка.

4. Личностные качества:

- рациональность и организованность;

- способность выбирать приоритеты;

- стремление к сотрудничеству;

- инициативность;

- аккуратность;

- склонность к работе в области сервиса .

Уровень C - соответствует уровню секретаря-референта в России

1. Описание работы:

- печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;

- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;

- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.)

- подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;

- организация командировок и совещаний;

- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

2. Уровень ответственности:

- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;

- за проверку исполнения заданий и отчетность;

- обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года

- или

- - не менее 5 лет стажа работы секретарем уровня B;

- - дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;

- - предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

- хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень D - соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России

1. Описание работы:

- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

- ведение административной работы;

- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;

- организация презентаций и представительская деятельность;

- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);

- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок) .

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).

2. Уровень ответственности:

- за свои исследования и отчеты;

- за свой бюджет;

- за персонал;

- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года

- или

- большой опыт работы секретарем уровня C;

- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;

- предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

- большая энергия;

- творческие способности;

- способность к лидерству;

- надежность.



2.2 Особенности продвижения секретаря по карьерной лестнице

Промоушен, или продвижение по карьерной лестнице, - это то, о чем мечтает каждый секретарь (опять же, бывают и исключения из правила), и радость от исполнения этой мечты сравнима разве что с эйфорией при получении первой зарплаты. В случае наших секретарей большинство получило повышение в течение первых шести месяцев работы. Обычно за это время руководители отделов, топ-менеджмент компании успевают заметить и отметить для себя приветливость или замкнутость, аккуратность или неряшливость, исполнительность или безалаберность, бесконфликтность или склочничество, а также желание работать (или отсутствие такового) у девушек, чьи лица и улыбки - это первое, что видят, придя на работу.

Один из признаков мудрости руководителя компании - это стремление «взращивать» свои кадры самому, наблюдая за профессиональным ростом сотрудников, помогая им развиваться и постепенно получать дополнительные навыки и знания. Это гарантированно обеспечит наличие в штате сотрудников, знающих компанию изнутри, уже доказавших свое стремление работать в ней, быть частью ее коллектива и корпоративной культуры.

Приведем примерный список возможных целей карьеры:

- деятельность, соответствующая образованию;

- руководящая должность (например, офис-менеджер, директор по персоналу, административный или коммерческий директор);

- работа, доставляющая моральное удовлетворение и соответствующая самооценке;

- работа в творческом коллективе;

- карьера в престижной компании или инофирме;

- работа за рубежом;

- работа с возможностью продолжать обучение;

- работа рядом с домом и т. п.

Этот список вариантов можно продолжить.

Место секретаря - отличная стартовая площадка. Если человек уже работает в должности секретаря, то можно двигаться дальше. Если же ему только предстоит устраиваться и у него нет знакомств и опыта работы, лучше ни от чего не отказываться. Предлагают работу в небольшой фирме - следует согласиться. Предлагают пойти в крупную компанию на второстепенную должность - тоже необходимо соглашаться. Главное, вы человек приобретает опыт работы и, соответственно, строчку в резюме. Это станет началом карьеры .

Работодатели считают, что 1 год интенсивной работы в процветающей компании может заменить 5 лет обучения в вузе.

2.2.1 Варианты построения карьеры

“Горизонтальная” карьера

Важно определиться с тем видом карьеры, который вам ближе всего. Если вы повышаете свой профессиональный уровень, становитесь, скажем, “лучшим телефонным голосом” компании или лучше всех разбираетесь в ведении документации, то вы идете по пути “горизонтальной” карьеры. Хороший секретарь всегда в цене.

В случае построения “горизонтальной” карьеры, помимо совершенствования навыков на своем рабочем месте, есть вариант переходить из компании в компанию. Еще лучше переходить из маленькой компании в большую.

Например, из небольшой семейной фирмы в более крупную, а затем - в компанию-бренд с мировым именем.

“Горизонтальная” карьера предполагает совершенствование и оттачивание профессиональных навыков

Если, выбрав для себя “горизонтальную” карьеру, вы решили поменять место работы, то есть перейти на новое место работы на аналогичную должность, то следует рассмотреть все детали и мотивацию перехода: причину, по которой нынешняя работа вас не устраивает, профессиональное развитие на новой работе, имеющиеся дополнительные возможности, обстановку в коллективе, творчество, лояльность по отношению к фирме, собственную стрессоустойчивость, финансовые соображения, поддержку или препятствия со стороны семьи, приобретенный профессиональный багаж.

Совет психолога. Разделите страницу на две части: в одной запишите все мотивации со знаком “плюс”, в другой - “минусы”, и сделайте из этого вывод, стоит ли менять место работы.

Если же вы задумались о карьерном росте в пределах вашей компании, то здесь может быть два пути.

“Диагональная” карьера

Первый проходит на секретарском поприще вверх - от секретаря на ресепшн до персонального помощника и вице-президента (заместителя генерального директора) по общим вопросам. Это вариант построения “диагональной” карьеры, когда вы одновременно совершенствуете свои навыки и повышаете свой должностной уровень. “Вертикальная” карьера

Второй вариант - это шаг в сторону и вверх: секретарь, затем переход в разряд специалистов в определенной области и движение в сторону повышения (например, на должность заведующего отделом и т. п.). Путь от курьера до министра называют “вертикальной” карьерой.

Карьерная лестница секретаря может выглядеть так: ресепшн- секретарь (секретарь приемной) - секретарь-делопроизводитель - начальник секретариата (офис-менеджер) - помощник руководителя (ассистент руководителя) - административный директор (заместитель директора).

Или по-другому: секретарь - специалист - менеджер среднего звена - руководитель отдела - топ-менеджер (например, коммерческий директор).

Карьера зависит от образования, целеустремленности человека и от величины компании.



2.2.2 Рекомендации по построению карьеры

Когда вы определите свои запросы и потребности, а также реальные возможности, то сможете воспользоваться перечисленными ниже рекомендациями. При этом многие пункты из одного списка могут быть отнесены к другому.

Если вы строите “диагональную” карьеру, следует:

- помнить о психологической совместимости с руководителем (эсктраверт, интроверт, диктатор или демократ и т. п.);

- быть преданным руководителю и фирме;

- иметь правильный имидж: адекватно говорить и выглядеть (в частности, носить деловую одежду);

- быть доброжелательным по отношению ко всем;

- быть в курсе событий на фирме;

- слушать разговоры в кулуарах, но при этом никогда не сплетничать;

- сдерживать эмоции;

- овладевать новыми знаниями и навыками;

- рационально организовывать работу.

Если вы решились на строительство “вертикальной” карьеры, то необходимо:

- стараться быть на виду и при этом помнить о внутренней конкуренции;

- проявлять деловую хватку;

- обладать амбициями, но не демонстрировать их окружающим;

- тесно общаться с сотрудниками, особенно на корпоративных вечеринках;

- вникать в суть бизнеса, дела, направления;

- стремиться получить базовое или дополнительное образование;

- посещать курсы, тренинги, семинары, связанные с повышением квалификации; при этом самостоятельно подбирать себе заместителя на момент отсутствия;

- совмещать функции секретаря и специалиста той должности, на которую вы претендуете;

- четко соблюдать правила корпоративной культуры, как неформальные, так и записанные в своде;

- быть популярной личностью среди коллег;

- предлагать свои идеи;

- демонстрировать верность начальству - настоящие помощники нередко становятся советниками;

- устанавливать сроки достижения целей и не отклоняться от них.

При построении “горизонтальной” карьеры важны:

- специальное секретарское образование;

- опыт работы секретарем;

- постоянное совершенствование своих навыков;

- непрерывное самообразование (курсы, семинары, тренинги);

- создание деловой атмосферы в компании;

- личность, харизма руководителя;

- преданность руководителю и фирме;

- умение ценить достоинства руководителя, умение прощать ради них трудные качества характера;

- готовность к сверхурочной работе;

- разделение ценностей, взглядов, принципов, на которых строится бизнес;

- сопричастность к делам фирмы;

- ощущение себя хозяйкой офиса;

- чувство гордости за свою компанию;

- стабильность в работе.



Заключение

Секретарь - личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других предприятий. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяются уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает её наполовину.

В отличие от предыдущих времен работа секретаря уже не включает в себя просто набор текстов на печатной машинке или подачу чая-кофе. К работе секретаря предъявляются значительно более высокие требования, чем когда-либо. Но в награду за это профессия снова обрела престиж.

Мы пришли к выводу, что работа секретарем при желании может стать началом долгого и, самое главное, успешного карьерного пути. Нужно только воспринимать её именно так: как точку роста и обучения, возможность определиться с вектором дальнейшего развития.

При этом следует помнить, что профессиональное развитие совсем не быстрое дело. Мало занять должность. Нужно ещё многое знать и уметь.

Главное, что у каждого человека есть выбор, в каком направлении ему двигаться дальше: радоваться ли каждому рабочему дню или ежедневно отстаивать свои права на более высокие потребности.



Литература

1. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 1989.

2. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М.: 1994 г.

3. Соловьев Э. Я. Современный этикет. "Ось-89", 1998.

4. Серова Г.А., Андреева В. И., Литвинцева И. А. Секретарское дело. М.: 1996.

5. Янковая В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управленческих документов. М.: Акадения, 2007. 272 с.

6. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документального обеспечения управления. М.: А-ПРИОР, 2009. 176 с.

7. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2010. 224 с.

8. Деловое письмо: справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко.--СПб.: "Герда": 2005.--480 с.

9. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И.Ю.Крылова.--СПб.: Бизнес-пресса: 2004.--230с.

10. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.

11. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФА - М, 2003.

Размещено на Allbest.ru

...