Информационное обеспечение управления в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Инфopмaция - этo cвeдeния oб oкpyжaющeм миpe (oбъeктax, явлeнияx, coбытияx, пpoцeccax и т.д.), кoтopыe yмeньшaют имeющyюcя cтeпeнь нeoпpeдeлeннocти, нeпoлнoты знaний, oтчyждeнныe oт иx coздaтeля и cтaвшиe cooбщeниями (выpaжeнными нa oпpeдeлeннoм языкe в видe знaкoв, в тoм чиcлe и зaпиcaнными нa мaтepиaльнoм нocитeлe), кoтopыe мoжнo вocпpoизвoдить пyтeм пepeдaчи ycтным, пиcьмeнным или дpyгим cпocoбoм (c пoмoщью ycлoвныx cигнaлoв, тexничecкиx cpeдcтв, вычиcлитeльныx cpeдcтв и т.д.).

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

Цель информационного обеспечения любой организации состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями организации и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий.[2]

Цель данной курсовой работы заключается в рассмотрении информационного обеспечения управления в организации.

В связи с поставленной целью были определены следующие задачи:

- рассмотреть понятия «информация», «информационные технологии», «информационное обеспечение». Раскрыть сущность, значение, особенности и цели информационного управления организациями.

- рассмотреть виды информационно - управляющих систем, раскрыть сущность, цели и задачи.

- изучить виды информационного обеспечения управления персоналом, а также управления в современных организациях.

Инфopмaция oблaдaeт cлeдyющими cвoйcтвaми: дocтoвepнocть и пoлнoтa; цeннocть и aктyaльнocть; яcнocть и пoнятнocть.

Инфopмaция дocтoвepнa, ecли oнa нe иcкaжaeт иcтиннoe пoлoжeниe дeл. Нeдocтoвepнaя инфopмaция мoжeт пpивecти к нeпpaвильнoмy пoнимaнию или пpинятию нeпpaвильныx peшeний.

Инфopмaция пoлнa, ecли ee дocтaтoчнo для пoнимaния и пpинятия peшeний. Нeпoлнoтa инфopмaции cдepживaeт пpинятиe peшeний или мoжeт пoвлeчь oшибки.

Цeннocть инфopмaции зaвиcит oт тoгo, кaкиe зaдaчи peшaютcя c ee пoмoщью. Актyaльнyю инфopмaцию вaжнo имeть пpи paбoтe в пocтoяннo мeняющиxcя ycлoвияx. Еcли цeннaя и aктyaльнaя инфopмaция выpaжeнa нeпoнятными cлoвaми, oнa мoжeт быть бecпoлeзнoй. Инфopмaция cтaнoвитcя яcнoй и пoнятнoй, ecли oнa выpaжeнa языкoм, нa кoтopoм гoвopят тe, кoмy пpeднaзнaчeнa этa инфopмaция.

Инфopмaция, кoтopaя oбcлyживaeт пpoцeccы пpoизвoдcтвa, pacпpeдeлeния, oбмeнa и пoтpeблeния мaтepиaльныx блaг и oбecпeчивaeт peшeниe зaдaч opгaнизaциoннo-экoнoмичecкoгo yпpaвлeния нapoдным xoзяйcтвoм и eгo звeньями, нaзывaeтcя yпpaвлeнчecкoй.[2]

1. Определение понятия информационных технологий

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология -- процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства -- выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

Цель информационной технологии -- производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.[3]

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

- обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

- включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

- иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров - это необходимая составляющая процесса информатизации общества.

Информатизация общества является одной из закономерностей современного социального прогресса. Этот термин все настойчивее вытесняет широко используемый до недавнего времени термин «компьютеризация общества». При внешней похожести этих понятий они имеют существенное различие.[5]

2. Сущность, значение, цели и особенности информационного обеспечения

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях все большее значение приобретает информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления.

Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Совершенствование информационного обеспечения приведет к следующим положительным результатам:

- экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, на оформление договоров, на перераспределение сырья;

- устранение возможных расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания;

- нематериальные выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин «информация» происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того, кому она адресована. Так, например, при передаче информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе - максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю) и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

- качество, достоверность и оперативность получения информации;

- знания, опыт, личные качества руководителя;

- квалификационный состав подчинённых;

- ситуация на рынке.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Из этого следует вывод о необходимости присутствия информационной составляющей в управлении, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Следовательно, информация - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам ин-формации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

- официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;

- хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

- решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов;

- материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т. д.);

- техническая и технологическая документация;

- материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.);

- устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т. д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т. д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, по-ступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, - оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Таким образом, необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.[6]

2.1 Технология информационной деятельности

Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.

Технология - это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:

- сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;

- получение сводного документа, использование машино-считывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.

- создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. Обычно записи первичных данных делят на две группы: - стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития; - предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

- использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

- формирование базы данных. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов: - система хранения и обновления данных; - вопрос об основной увязке данных; - вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.

Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД - резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

- создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной информационной системы - необходимое условие.

Создание автоматизированной ИС - изменение методов и принципов работы:

- принцип новых задач (перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники);

- принцип системного подхода (цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру);

- принцип непрерывного подхода;

- принцип автоматизации документооборота;

- принцип единой информационной базы (в АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения);

Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения, развития и использования современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов.[7]

3. Информационно- управляющие системы

3.1 Сущность, цели и задачи информационно-управляющей системы

Информационно-управляющие системы (ИУС) предназначены для сбора, обработки и выдачи руководителям информации, необходимой для принятия управленческих решений и контроля их выполнения. Информационно-управляющая система -- это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией.

ИУС обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации.

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время. ИУС в организациях могут состоять из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в определенной области.

Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИУС. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.

Проектирование ИУС. При проектировании информационной системы нужно учитывать характер внешней среды организации и различия в информационных потребностях управляющих разных иерархических уровней, различных функциональных обязанностей.

Категории управленческой деятельности должны учитываться при формировании ИУС. Обычно по различиям в информационных потребностях выделяют три основных уровня управленческой деятельности: 1) стратегический -- процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей и соответствующего распределения ресурсов; 2) тактический, на котором управляющие обеспечивают получение ресурсов и их использование для достижения общих целей организации; 3) оперативный, на котором обеспечивается выполнение конкретных задач.

Эти уровни управления примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ЙУС должна давать им информацию, соответствующую требованиям каждого уровня. Как правило, от высшего уровня к низшему сокращается широта информации, ее важность для организации в целом, но возрастает детальность, точность, скорость поступления информации. С повышением уровня управления, как правило, возрастает доля информации из внешних источников.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, предпочтениях потребителя, конкурентоспособности новых товаров, расходах на исследования. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта.

Влияние внешней среды должно учитываться при формировании ИУС, поскольку в зависимости от степени ее подвижности и неопределенности менеджеры выбирают соотношение между способами получения информации. Чем более подвижна среда, тем больше используются личные источники и меньше обезличенные. Обычно выделяют четыре основных способа: 1) получение информации из личных источников, таких, как образование, опыт и другие приобретенные знания; 2) личное взаимодействие -- встречи с людьми, при которых происходит взаимный обмен информацией; 3) получение сообщений -- писем, файлов данных, отчетов с результатами специально организованных исследований; 4) анализ -- выработка информации путем использования количественных методов и моделей.

Этапы проектирования ИУС включают: 1) анализ системы принятия решений, включающий определение всех типов решений, для принятия которых требуется информация на каждом уровне и в каждой функциональной области; 2) анализ информационных требований -- определение типа информации, необходимой для принятия каждого решения; 3) агрегирование решений, т. е. группировка по задачам управления, для которых необходим определенный тип информации; 4) проектирование процесса обработки информации -- системы сбора, хранения, передачи и модификации информации; 5) проектирование ИУС, системы контроля за ее работой и системы ее модернизации.

Повышение эффективности ИУС. Можно рекомендовать следующие меры повышения эффективности работы ИУС:

Участие пользователей в проектировании системы необходимо, поскольку они лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия. Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что они не доверяют системе и неэффективно ее используют.

Обучение пользователей позволяет уменьшить сопротивление переменам и страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. Предварительное обучение позволяет пользователям лучше узнать возможности системы и помогает им избежать ошибок, которые являются следствием технических ограничений.

Соразмерность затрат и эффективности должна соблюдаться при разработке и внедрении системы. В состав затрат входит время и средства, затраченные на ее проектирование, создание, обучение персонала, расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Они должны окупаться за счет роста прибыли или возможностей некоммерческой организации.

Отбор нужной информации очень важен, поскольку ИУС легко могут выдавать чрезмерное количество информации, избыток которой затрудняет процесс принятия решения, как и недостаток нужной информации.

Обслуживающий персонал и тестирование оборудования также очень важны. Организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала для поддержания ИУС в работоспособном состоянии. Эти специалисты должны понимать, что их дело -- помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютерной системы.

3.2 Виды информационного обеспечения системы управления персоналом

Управление персоналом представляет собой систему воздействия на работников и через них - на различные подсистемы, объекты и элементы производства с целью получения необходимых результатов при наиболее эффективном использовании ограниченных экономических ресурсов. Главным содержанием управленческой деятельности является принятие и осуществление руководителем необходимых решений. Для выработки и принятия правильных управленческих решений каждому руководителю необходимо знать четкие цели и задачи предстоящих действий, иметь соответствующие производственные ресурсы для их достижения, знать, какими методами можно перевести объект в новое состояние, уметь своевременно приспособиться к изменяющейся рыночной обстановке и к новым задачам. Иначе говоря, любому руководителю необходимо обладать обширной информацией, знаниями и умениями для эффективного управления своим подразделением или организацией. Часть исходной информации можно получить на основе анализа положения своего предприятия на соответствующем рынке, использования сведений о продукции своих основных конкурентов и из других источников. Наиболее полное представление о сегодняшнем состоянии управляемого объекта, его ближайшего окружения и тенденциях их развития может быть достигнуто на основе систематического получения экономической информации, ее обработки, анализа с целью практического использования.[9]

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.[10]

4. Информационное обеспечение управления в современных организациях на примере конкретной организации

информационный обеспечение управление

На основании выше изложенной теории проанализируем информационное обеспечение на примере конкретной организации, в которой я занимаю должность управляющей - это торговая сеть «Мебель России», занимается непосредственно продажей мягкой, корпусной мебели. В нашей организации информационное обеспечение требуется абсолютно везде и во всем, например:

При работе с клиентами. В своей работе я широко использую в качестве переносной информации - информационные носители, компьютер, ноутбук, интернет, телефон. Их я использую для связи с клиентами. В интернете создан электронный магазин, каталог всей продукции, что облегчает поиск нужного продукта потребителю не выходя из дома. На сайте мы постоянно обновляем информацию, указываем размеры интересующей мебели, рассказываем о сроках исполнения заказа, доставки, сборки - все, что могло бы интересовать реального покупателя. И благодаря этому мы экономим как наше, так и чужое время.

С арендатором. Информационное обеспечение широко используется в организации с арендаторами - ежемесячно мы оплачиваем аренду снимаемого помещения, сроки обговорены в договоре, но бывают ситуации, когда нет возможности оплатить аренду день в день, и мы связываемся с арендатором, для отсрочки платежа. В свою очередь арендатор приносит нам счета за текущий месяц, ставит в известность об планируемых изменениях - это могут быть проведение ремонтных работ, аварийное отключение электричества, воды, дезинфекция помещения и так далее.

Работа с руководством. Так как наш коллектив не большой, я обязана обо всех своих решениях ставить в известность своего руководителя - это исполнительного директора организации. С ним я связь держу с помощью интернета (электронной почты) и телефона. У нас существует система отчета в электронном виде, в которой я отображаю все действия за прошедший период, в частности отчет может быть ежедневным, ежемесячным, ежеквартальным и годовым. Так же я обсуждаю возникающие по мере поступления финансовые вопросы, которые могут выходит из «рамок» дозволенного. Форс-мажорные ситуации - принимаем общее решение по его устранению. Обсуждаем клиентов, конкурентов, критику со стороны, обстановку в коллективе, и все что может повлиять на улучшение качества работы нашей организации. Мое руководство находится в центральном офисе в городе Северодвинске, поэтому информационное обеспечение как нельзя кстати здесь уместно, без него мы бы просто не смогли работать на два города, эффективности такой, как сегодня не было бы.

С партнерами. Электронную почту и интернет я так же активно использую для связи с партнерами, в данном случае ими являются фабрики по производству мебели - мы сотрудничаем с двенадцатью фабриками. Они же, в свою очередь, по средствам электронной почты посылают нам обновленную информацию о продукции, о снятии какого то товара с производства, о смещении сроках отгрузки партии, и прайсы, которые я обрабатываю на компьютере с помощью нужных программ, пересчитываю со своей рыночной наценкой, и довожу конечную сумму до покупателей. Наши партнеры размещают всю информацию на веб-сайтах, без которых, по моему мнению, работа была бы очень затруднена.

Еще в мою работу входит поиск новых партнеров, который происходит через интернет, социальные сети, веб-сайты, электронную почту. Я отсортировываю по нужным признакам организации, нахожу более интересующий меня вариант, ищу контакты непосредственно с отделом по работе с партнерами, делаю им запрос на их условия, суммы, сроки - далее обрабатываю полученную информацию, самые привлекательные варианты отправляю на одобрение или критику начальству, и уже после заключаем контракты. Это тоже очень трудоемкий процесс, требующий концентрации и высокого качества скорости донесения точной информации, для скорого и правильного принятия решения.

С коллегами и рабочим персоналом. С коллегами из другого магазина я так же связываюсь по электронной почте, через наш сайт или по телефону. Нам нужно ставить друг друга в известность, что было продано за прошедшее время, на сколько изменились складские остатки, что зарезервировать, а что снять с брони.

Мне так же необходимо связываться с рабочим персоналом, который выполняет не менее важную работу организации: это грузчики, водители, сборщики мебели. По средствам информации я контролирую их действия, на основании которых я довожу до сведения покупателей когда, во сколько привезут им данный товар. Очень важно сопоставить график работы нашего предприятия и график работы потребителя, чтобы выполнить в срок, и при этом не ущемить время тех и других. Например, при сборке гостиного или кухонного гарнитура требуется не менее трех часов и достаточное количество свободного места. Мне необходимо уведомить клиента обо всех нюансах. Если случается чрезвычайная ситуация, из-за которой можем не уложиться в поставленные сроки - информационное обеспечение, как нельзя кстати, без него мы бы не смогли узнать о каком либо происшествии, уведомить об этом всех, кто заинтересован. Планирование начала рабочего дня так же начинается с обработки информации - смотрим, какие доставки на сегодня запланированы, есть ли дополнения (например, приобрели товар под вечер, и запланировали на сегодня), вносим изменения в график доставок, скидываем обработанную информацию ответственным работникам по этой части. Далее обрабатываем исходные запросы фабрикам, если поступили ответы - переносим их на практическую часть и доводим до сведения нужных лиц, кому непосредственно понадобилась информация.

С агентами рекламных компаний. Средства массовой информации помогают нам найти связи в такой области, как реклама. По телевидению я нашла контакты для распространения видеоролика на внутренних каналах области. Реклама - это тоже своеобразный метод донесения информационного обеспечения, только не управления организацией, а доводим информацию до населения. Связавшись с рекламным менеджером, мы обсудили стоимость, сроки размещения, способы оплаты, далее согласовав полученную информацию с руководством, получив одобрение, я заключила контракт с телевидением на размещение видеоролика и бегущую строку. Так же я поступила с рекламными компаниями, занимающимися растяжками плакатов над дорогой, и газетами.

Конкуренты. Работу с конкурентами я осуществляю благодаря тому же интернету - анализирую изменения на их сайтах, связываюсь с ними как покупатель по телефону и узнаю нужную мне информацию, или нанимаю «Тайного покупателя», для тщательного исследования нашего конкурента. Стараюсь обращать внимание на все громкие вывески, штендеры, брошюры завлекающего типа - что то брать от них, что то дорабатывать в уме, и придумывать свою модель «заманивания» клиента интересной информацией. Я так же замечаю - где, в какой организации сейчас идет распродажа, узнаю в связи с чем это происходит, и на основании полученных данных строю дальнейшую работу нашей компании

Заключение

В заключение хочу заметить, что цели моей работы достигнуты - тема раскрыта, я дала определение понятию информационное обеспечение. Раскрыла сущность, значение, цели и особенности по данной теме, объяснила технологию этой деятельности теоретически и практически на примере своей организации. Так же в этой работе отображены виды информационного обеспечения системы управления персоналом.

Выявляю фактор необходимости пользования информационным обеспечением в организациях, иначе работа была бы затруднена, я бы даже сказала - почти невозможна.

С помощью информации мы находим сведения об окружающем мире, о событиях вокруг нас, процессах, которую пополняют нашу степень определенности, наши знания. Эту информацию можно воспроизводить путем передачи устным, письменным или другим способом, о которых я и рассказывала в данной курсовой работе, и приводила примеры.

Список используемой литературы

1. Бурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управления организационными системами / Под ред.чл.-корр. РАН Д.А. Новикова. - М.: Либроком, 2009. - 264 с.

2. http://www.managment.aaanet.ru/map.php

3. Бажин И. И. Информационные системы менеджмента.-М. :ГУ-ВШЭ, 2000.-688с.

4. Российская академия наук - Институт проблем управления . В.Н. Бурков, Н.А. Коргин, Д.А. Новиков / «Введение в теорию управления организационными системами» Под редакцией чл.-корр. РАН Д.А. Новикова. Москва - 2009

5. Российская Академия наук., Учреждение Российской академии наук Институт проблем управления им. В.А. Трапезникова, Э.А. Трахтенгерц; «Компьютерные методы реализации экономических и информационных управленческих решений» в 2-х томах; Том 1 - Методы и средства., Москва - 2009

6. Банько Н. А., Карташов Б. А., Яшин Н. С.. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ. Часть I: Учеб. пособие / ВолгГТУ, Волгоград, 2006. - 96 с.

7. Информационные технологии в профессиональной деятельности : учебник; Региональный финансово-экономический техникум. -- Курск, 2011. -- 649c.

8. Басовский Л.Е. / Менеджмент: Учебное пособие. -- М.:ИНФРА-М, 2000. -- 216 с. -- (Серия «Высшее образование»).

9. Бухалков М.И. / Управление персоналом -- М.: ИНФРА-М, 2005 -- 368 с.

10. Управление персоналом организации. Под ред. Кибанова А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010. -- 695 с.

Размещено на Allbest.ru

...