Методи самоменеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

ДОНЕЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Індивідуальна робота

з дисципліни "Самоменеджмент"

Методи самоменеджменту

Виконала: студентка 4 курсу, групи МПП-12

факультету економіки та менеджменту

Чистякова В.В.

Перевірила: Василишина Л.М.

Красноармійськ

2015

Зміст

• 1. Аналіз АБВ як метод прийняття рішень
• 2. Індивідуальний робочий стиль менеджера
• 3. Метод техніки читання SQ3R, його сутність та зміст

• 1. Аналіз АБВ як метод прийняття рішень

Прийняти рішення - це, в першу чергу, встановити пріоритетність. Прийняття рішення припускає вибір першочергових справ і задач.

Питання прийняття рішень стало актуальним через появу в керівника ряду проблем, таких як: спроба виконання відразу великого об`єму робіт або навпаки розпилення своїх сил на окремі не істотні, але необхідні справи. І в кінці дня більшість керівників приходе до висновку, що вони проробили величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи та і залишилися не вирішеними. Багато керівників виправдуються говорячи, що вони змушені щодня робити багато важливих справ. Для того, щоб так не утворювалося, необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає прийняти рішення про те, яким із задач варто надавати першорядне, другорядне і т.д. значення.

Одним з методів встановлення пріоритетів є метод аналізу АБВ. Техніка аналізу АБВ походить з досвіду, згідно з яким частка у відсотках більш важливих і менш важливих справ у загальній кількості залишаються в цілому незмінними. Окремі завдання діляться на 3 класи, у відповідності до їх значення з точки зору досягнення професійної та особистої мети. Багато керівників вже працюють за цим принципом і найважливіші завдання вони виконують у першу чергу. Необхідно планувати час у відповідності до значення і важливості завдань, а не їх питомої ваги в загальній кількості справ.

Аналіз АБВ грунтується на наступних трьох закономірностях, підтверджених досвідом. Найважливіші завдання (категорія А) складають близько 15 % кількості всіх завдань і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань складає, однак, приблизно 65 %.

На важливі завдання (категорія Б) припадає в середньому 20 % загального числа і також 20 % значимості завдань і справ керівника. Менш важливі і несуттєві завдання (категорія В) складають, навпаки, 65 % загального числа завдань, але мають незначну частку - 15 % у загальній "вартості" всіх справ, які повинен виконати менеджер.

Згідно з висновками аналізу АБВ рекомендується за найважливіші, тобто справи категорії А, братися в першу чергу, щоб з допомогою небагатьох дій забезпечити більшу частину загального ефекту. На наступні за значимістю завдання Б припадає також суттєва частина сукупного результату, тоді як виконання відносно великого числа, але менш важливих завдань у цілому дає невеликий підсумок.

Застосування аналізу АБВ зображено на рисунку 1.1.

Рис. 1.1. Застосування аналізу АБВ

Аналіз всіх завдань за методом АБВ можна здійснювати наступним чином:

1. Необхідно скласти список всіх завдань, які потрібно виконати за певний час (декаду, день, квартал і т. д.), для чого можна використати листок обліку завдань і контроль за їх виконанням.

2. Систематизувати завдання за їх важливістю, встановити черговість справ у відповідності до їх значення для вашої діяльності. Не забувайте про те, що терміновість принципово не має нічого спільного з важливістю або значимістю відповідного завдання.

3. Пронумеруйте свої завдання.

4. Оцініть свої завдання у відповідності до категорій А, Б, В:

А - перші 15 % всіх завдань, які відносяться до категорії А (дуже важливі, які мають найбільшу значимість для виконання ваших функцій), не підлягають передорученню;

Б - наступні 20 % завдань складають категорію Б (важливі, суттєві, можуть бути доручені для виконання іншим особам);

В - інші 65% всіх завдань є завданнями категорії В (менш важливі, незначні, в будь-якому випадку повинні бути передоручені).

5. Слід перевірити, виходячи із першочерговості завдань категорії А, погодинний план на відповідність виділеного бюджету часу значенню завдань:

- 65 % запланованого часу (близько 3 год. - завдання категорії А);

– 20 % запланованого часу (близько 1 год. - завдання категорії Б);

– 15 % запланованого часу (близько 45 хв. - завдання категорії В).

6. Потрібно провести відповідні корегування, орієнтуючи погодинний план на завдання категорії А. Цим автоматично забезпечується те, що на менш важливі, але ті, які забирають багато часу, завдання категорії В виділяється стільки часу, скільки вони мають значимості з точки зору ефективності виконання функцій.

7. Оцінити завдання Б і В з точки зору можливості їх делегування.

Варто звернути увагу також на те, що завдання категорії В не є в принципі непотрібними, зайвими. Мова йде про те, що поряд з завданнями категорії А і Б існує багато інших робіт, побічних завдань і рутинних справ, які також повинні бути виконані.

Прийняття рішень за пріоритетами, як і процес встановлення мети - це індивідуальна справа, оскільки всі оцінки ситуації в кінцевому підсумку субґєктивні. Про ступінь пріоритетності можна сперечатися, тут рідко зустрічаються обґєктивні критерії. Важливо, однак, те, що ви встановлюєте однозначні пріоритети і ці ваші рішення можуть опиратися на факти.

Самоменеджмент припускає, що Ви як керівник можете самостійно визначати завдання, які належить вирішувати, і час їх вирішення.

Допоміжні критерії для прийняття рішень щодо завдань категорії А:

1. Завдяки виконанню яких завдань ми найбільшою мірою наближаємося до втілення головної мети (цілей року, місяця, тижня, дня)?

2. Чи можна за рахунок виконання одного єдиного завдання вирішити відразу декілька інших?

3. Завдяки виконанню яких завдань можна внести максимальний вклад у досягнення загальної мети підприємства, відділу, робочої групи і т. д?

4. Виконання яких завдань принесе найбільшу користь, найбільшу грошову винагороду?

5. Невиконання яких завдань може мати найгірші наслідки?

Встановлення пріоритетів - основне правило ефективної техніки роботи. Необхідно погодитися з тим, що керівник не все може і не все зможе зробити. Тому потрібно встановити пріоритети і почати працювати над найважливішими справами.

Замість того, щоб використовувати час для дійсно важливих справ, ми часто витрачаємо свою енергію на термінові, але менш значимі справи. Рідко виходить, що важливе завдання виконують сьогодні або на цьому тижні, тоді як термінове завдання, як правило, намагаються виконати якнайшвидше.

• 2. Індивідуальний робочий стиль менеджера

Стиль керівництва - це стійкий образ дій, прийомів керівника в процесі управління. Він характеризує те, як робить свою справу менеджер. Стиль керівництва проявляється у виконанні посадових обов'язків, підході до вирішення завдань, манері спілкування з людьми і такті, у впливі на почуття, думки й поведінку підлеглих.

Стиль керівництва характеризує не тільки стиль роботи менеджера, а й стиль роботи всього апарату управління.

Стиль керівництва має об'єктивну і суб'єктивну сторону. Стиль роботи окремо взятого менеджера завжди є індивідуальним, тому що він являє собою форму самовираження його особистості.

Суб'єктивна сторона стилю зумовлена індивідуальними якостями менеджера і головним чином його психічним складом.

Об'єктивна сторона стилю керівництва визначається принципами управління.

Авторитарний стиль ґрунтується на тому, що авторитарний менеджер має достатню владу, щоб нав'язати свою волю підлеглим. Автократ якомога повніше централізує повноваження і позбавляє підлеглих свободи у прийнятті рішень. Для того щоб забезпечити виконання роботи, він може використовувати навіть погрози. Коли автократ уникає негативного примусу, а замість цього використовує винагороду, він отримує назву "доброзичливого автократа".

Залишаючись авторитарним керівником, "доброзичливий автократ" виявляє активну турботу про настрої підлеглих. Він дає можливість підлеглим брати участь у плануванні завдань, але зберігає за собою право на остаточне прийняття рішень.

Демократичний стиль характеризується високим рівнем децентралізації повноважень, вільним прийняттям рішень і виконанням завдань, оцінкою роботи після її завершення, турботою про забезпечення працівників необхідними ресурсами, встановленням відповідальності щодо цілей організації та цілей груп працівників.

Керівник демократичного стилю замість жорстокого контролю підлеглих у процесі їх роботи, як правило, чекає, коли роботу буде виконано до кінця, щоб оцінити її. Демократичний стиль керівництва має підкріплюватися високоефективною системою контролю. Тому цей керівник витрачає порівняно більше часу на організацію і контроль.

Ліберальний стиль керівництва полягає в тому, що керівник прагне виконати свої функції в умовах значної свободи дії своїх підлеглих. Засобами впливу є прохання і задоволення потреб підлеглих. Критичної оцінки вчинкам своїх підлеглих такий керівник не робить, ухиляється від прийняття дієвих заходів для підтримання порядку в організації (підприємстві).

Діяльність такого керівника характеризується пасивністю і бю- рократичністю в роботі. Дослідники констатують, що часто авторитарне керівництво дає змогу виконати більший обсяг роботи, ніж демократичний.

Порівняно з демократичним стилем керівництва при ліберальному обсяг роботи зменшується, якість робіт знижується.

Керівник, зосереджений на роботі (орієнтований на завдання), насамперед турбується про виконання завдання та розробку системи винагород для підвищення продуктивності праці.

Для керівника, зосередженого на людині, основною турботою є працівники. Керівник робить ставку на взаємодопомогу, максимальну участь працівників у прийнятті рішень, заохочення професійного зростання підлеглих тощо. Проте буває, що стиль керівництва одночасно орієнтується і на роботу і на людину.

Стиль управління та його формування залежить насамперед від особистих якостей керівника, ступеня зрілості трудового колективу в цілому та окремих його членів, особливостей ситуації.

Формування стилю - це тривалий, безперервний і складний процес. У стилі роботи окремих менеджерів нерідко можна виявити небажані риси, такі, наприклад, як намагання залучати підлеглих до обговорення будь-яких питань без потреби, надмірну кількість людей у підпорядкуванні. Це призводить до неефективного витрачання робочого часу, викликає почуття незадоволеності у підлеглих, затримує вирішення проблем. На противагу цьому, деякі менеджери віддають перевагу особистому вирішенню питань і навіть тих, які входять до компетенції підлеглих. У стилі роботи деяких менеджерів спостерігаються тенденції до побоювання обґрунтованого ризику, намагання ухилитись від вирішення нових складних завдань. Оскільки багато рис індивідуального стилю роботи пов'язані з психологічними особливостями менеджера, то це слід враховувати при доборі керівних кадрів.

Постійно зростаюча складність умов функціонування об'єктів управління і завдань, які виникають перед ними, ускладнення системи зовнішніх і внутрішніх зв'язків зумовлюють, з одного боку, потребу в пошуку нових, невідомих раніше рішень і методів їх реалізації, а з другого -- відкривають ширші можливості для використання стандартних (шаблонних) рішень і методів, які себе виправдали при виконанні типових повторних робіт і операцій. Теорія менеджменту, як і будь-яка інша наука, не дає рецептурних рекомендацій. її положення потребують творчого осмислення, врахування результативного впливу багатьох факторів, динамічності процесів управління.

У процесі управління ситуація змінюється настільки швидко, що методи і прийоми, які ще донедавно в аналогічній, здавалося б, ситуації забезпечували ефект, через деякий час виявляються малоефективними і навіть непридатними. Усе це зумовлює потребу у творчому підході до вирішення проблем управління, який ґрунтується на широкому використанні досягнень науки і глибокому систематичному вивченні практики.

Успішне вирішення управлінських проблем потребує й певних навичок та досвіду. Тому зростання потенціалу менеджера, ступеня готовності до вирішення дедалі складніших проблем залежить від досвіду його практичної діяльності.

Індивідуальний стиль керівництва, відповідний загальної виробничої обстановці й особливостям керованого колективу, активно сприяє формуванню високого авторитету керівника.

Істинний авторитет керівника є заслужене повага до нього і полягає в таких складових, як знання, досвід, розум керівника, його довіру підлеглих та її вимогливість до них, турбота про неї, високі особисті риси.

Відомо, що вказівки і доручення авторитетного керівника підлеглі виконують радше, швидше, і ретельніше. Неуміло сформований індивідуальний стиль керівництва сприяє формуванню керівник помилкового авторитету, який знижує ефективність керівництва; підлеглі нерідко лестять керівнику, насправді не поважаючи його.

• 3. Метод техніки читання SQ3R, його сутність та зміст

SQ3R - це техніка, спрямована на якісне засвоєння текстової інформації. Вона допомагає отримати максимальну користь від читання, структурувати й осмислити досліджувану інформацію, знайти і запам'ятати інформацію, відповідну вашим завданням.

За розумною назвою SQ3R ховається досить проста річ - метод, що допомагає витягти з читання тексту максимальну користь. Він застосовується у випадках, коли ви читаєте не стільки для власного задоволення, скільки для справи - наприклад, у навчанні та самонавчанні, при вивченні обов'язкової спеціальної літератури чи для того щоб розібратися в якоїсь важливої ??професійної теми.

SQ3R - це абревіатура алгоритму роботи з інформацією, що складається з п'яти кроків: Survey (оцінити), Question (задати питання), Read (прочитати), Recall (згадати) і Review (переглянути).

Приблизно 30 % свого часу менеджери витрачають на читання. Раціональне читання допомагає краще справитися з потоком інформації, оскільки безсистемне читання означає втрату часу і порожню витрату засобів. Шляхом спеціального тренування можна удосконалити методику читання і підвищити швидкість читання за рахунок: позбавлення від шкідливих звичок і відволікаючих факторів; застосування раціональної техніки читання.

Метод SQ3R використовується на всіх етапах читання:

– до читання;

– під час читання;

– після читання.

Методи "до читання":

1. Сортування матеріалу для читання: читайте лише те, що Вам дійсно потрібно для одержання інформації.

2.Цілеспрямовано відбирайте і приймайте рішення щодо того, чи треба читати взагалі, і якщо так, то в якому обсязі:

- Що я повинний прочитати?

– Що я зобов'язаний прочитати?

– Що я хочу прочитати? Що я хочу з цим зробити?

– Що можна було б прочитати пізніше?

– Що мені взагалі не потрібно читати?

Методи "під час читання":

1.читання, що орієнтує - перше сприйняття змісту;

2.вивчаюче читання - узагальнення змісту і критична оцінка прочитаного;

3.узагальнююче читання - узагальнення змісту і критична оцінка прочитаного.

Правила удосконалювання методики читання:

1.При перегляді і читанні тексту думайте про те, яку інформацію Ви хочете з нього одержати.

2.Перегляньте назви розділів, пробіжіть очима тексти на суперобкладинці чи короткий зміст, а також передмову, вступні зауваження і вступ.

3.З'ясуєте, що б Ви хотіли прочитати більш інтенсивно. При перегляді окремих розділів звертайте увагу на вступні і заключні фрази, а також на ключові слова.

4.Не затримуйтеся на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом, на аргументації, статистичних даних, докладних описах і різних відступах автора.

5.Більше, ніж словам, приділяйте значення змісту й ідеї тексту. Намагайтеся зрозуміти насамперед зміст висловлювань приватного і загального порядку.

6.Відшукуйте спочатку такі значеннєві покажчики, як підзаголовки, виділені слова і пропозиції, а також таблиці.

7.Покажчики у виді слів звертають Вашу увагу на посилення акценту в тексті: професійний особистий мета планування

- такі вступні сигнали, як "особливо", "отже", "тому", "тим самим", "пропоную", "оскільки", "тому що" і т.п., указують на основну думку; слід прочитати попередню чи наступну частину (абзац);

- "також", "крім того", "додатково" і т.д. - такі посилюючі сигнали підкреслюють думку, що раніше була вже коротко викладена;

- сигнали, що змінюють ("але", "з іншого боку", "однак", "чи", "навпроти", "хоча", "незважаючи на", "скоріше" і ін.), указують на те, що напрямок (чи тенденція) ходу думки міняються на протилежне.

8. Опускайте малоінформативні пасажі і сповільнюйте темп читання на важливих ділянках тексту.

9. Враховуйте також специфіку структури різних текстів:

- довідкові тексти в газетах і журналах найважливішу інформацію містять на початку, а другорядну - наприкінці;

- у коментарях і висловленнях з якого - небудь питання суттєва інформація (а саме, висновки автора) наводиться, як правило, лише в заключній пропозиції;

- спеціальні статті містять у вступній частині опис проблеми, в основній частині - розробку шляхів її рішення й у заключній частині - висновки чи погляд у майбутнє.

10. Обробляйте текст за допомогою різного роду позначок, виписок і т.п.

Размещено на Allbest.ru