Методика анализа функций кафедры в бизнес-процессах вуза по документам СМК (Системы Менеджмента Качества)

Размещено на http://www.allbest.ru/

МЕТОДИКА АНАЛИЗА ФУНКЦИЙ КАФЕДРЫ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ ВУЗА ПО ДОКУМЕНТАМ СМК

Селиверстова Полина Олеговна

Точилкина Татьяна Евгеньевна

Аннотация

Статья посвящена методике проведения анализа функций выпускающей кафедры в бизнес-процессах университета по документам Системы Менеджмента Качества (СМК): документированным процедурам (ДП) и картам процессов (КП). Данная методика содержит четырнадцать этапов с указанием входов и выходов на каждом этапе. В статье приводится ранжирование бизнес-процессов и функций в них при помощи метода парных сравнений. Приведены разработанные автором правила отбора наиболее «важных» бизнес-процессов для кафедры и выполняемых в них наиболее «важных» функций.

Ключевые слова: анализ бизнес-процессов, анализ документированных процедур, анализ документов СМК,анализ карт процессов, бизнес-процессы ВУЗа, ранжирование бизнес-процессов, функции кафедры в бизнес-процессах ВУЗа, функции подразделения в бизнес-процессах организации

бизнес документ менеджмент ранжирование

Перед началом управления бизнес-процессами в любой организации необходимо провести анализ данных процессов. В случае с разветвленной структурой, имеющей множество подразделений, анализ может производиться отдельно для конкретного подразделения. Тогда анализируются не целиком процессы, а функции, выполняемые данным подразделением в бизнес-процессах всей организации. Данный анализ должен включать выявление проблемных мест в выполняемых подразделением функциях. Также в случае, если подразделение выполняет значительное количество функций, необходимо выделить наиболее «важные» из них для устранения проблемных мест в первую очередь в этих функциях.

Анализ функций подразделения в бизнес-процессах организации должен проходить в три стадии (см. рис. 1). Первой стадией является анализ документов, регламентирующих выполнение бизнес-процессов организации и функций отдельного подразделения в них. Второй стадией является анализ реальной деятельности подразделения при помощи интервьюирования, анкетирования и т.д. сотрудников, а также изучения информационного контента подразделения. На третьей стадии осуществляется сопоставление результатов анализа, полученных на первой и второй стадиях. При отсутствии полной требуемой информации для сопоставления определенных отдельных частей, можно вернутся на первую или вторую стадию и уточнить требуемую информацию. В данной работе рассмотрена первая стадия анализа функций подразделения в бизнес-процессах организации.

Рисунок 1 - Стадии анализа функций подразделения в бизнес-процессах организации

Финансовый университет (Финуниверситет) имеет разветвленную структуру. Наряду с другими структурными подразделениями (СП), в структуру Финуниверситета входят 80 кафедр. Объектом исследования является кафедра «Бизнес-информатика» (далее - кафедра). Данная кафедра является специальной кафедрой [1] и выпускающей кафедрой [2].

В Финуниверситете внедрена система менеджмента качества (СМК) с 2008 года и данная система постоянно совершенствуется. Начальным этапом исследования деятельности кафедры было изучение ее текущего положения в документах СМК, регламентирующих выполнение бизнес-процессов Финуниверситета и функций кафедры «Бизнес-информатика» в них. Целью исследования является определить бизнес-процессы (БП) университета, в которых участвует кафедра, функций выполняемых кафедрой в них и ролей в данных функциях, а также выделить наиболее «важные» бизнес-процессы для кафедры и функции в них для последующего осуществления управления бизнес-процессами на кафедре.

Была разработана следующая методика проведения исследования бизнес-процессов, в которых участвует кафедра, и функций в них по документам СМК: вначале была изучена процессная модель Финуниверситета (см. рис. 2 этап 1) [3], затем изучены реестр документов СМК (см. рис. 2 этап 2) [4] и сами документы СМК (документированные процедуры (ДП) и карты процессов (КП)) Финуниверситета [5] (см. рис. 2 этап 3). Т.к. все кафедры Финуниверситета является СП университета, то любая информация, относящаяся к СП, относится и к объекту исследования (кафедре «Бизнес-информатика»). Поэтому по тексту документов СМК Финуниверситета был выполнен поиск упоминаний СП или кафедры для выявления процессов, в которых участвует структурное подразделение (кафедра). Упоминания других кафедр были исключены как не значимые (см. рис. 2 этап 4). Как результат, были выделены в процессной модели Финуниверситета и реестре документов СМК процессы, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика» (см. рис. 2 этап 5). Далее в процессах, в которых было определено согласно документам СМК Финуниверситета, что участвует кафедра «Бизнес-информатика», были выявлены функции, выполняемые кафедрой в данных процессах и роли, выполняемые в данных функциях (см. рис. 2 этап 6), а также определено наличие или отсутствие исполнителей и ответственных за каждую функцию из числа научно-педагогических работников и административного персонала кафедры. Все функции кафедры в бизнес-процессах Финуниверситета по документам СМК могут быть подразделены на три типа, а в рамках функций существуют четыре типа ролей [6] (см. рис. 3). На основе полученных результатов была разработана аналитическая таблица (см. рис. 2 этап 7) , имеющая следующую структуру:

- порядковый номер бизнес-процесса,

- номер бизнес-процесса в реестре документов СМК,

- полное название процесса в реестре СМК,

- название функции, выполняемой кафедрой в рамках бизнес-процесса,

- роль исполнителя функции из числа научно-педагогических работников и административного персонала кафедры,

- роль ответственного за выполнение функции из числа научно-педагогических работников и административного персонала кафедры,

- роль ответственного за хранение контрольного экземпляра результатов функции из числа научно-педагогических работников и административного персонала кафедры,

- роль ответственного за сбор и хранение информации о выполнении функции из числа научно-педагогических работников и административного персонала кафедры,

- владельцы бизнес-процессов.

Рисунок 2 - Методика проведения исследования бизнес-процессов, в которых участвует кафедра, и функций в них по документам СМК

Рисунок 3 - Типы функций кафедры в бизнес-процессах университета и роли в них

Если определенный тип роли присутствует, в ячейке аналитической таблицы был указан сотрудник кафедры, выполняющий данную роль. Если роль выполняется совместно с исполнителями других СП, в ячейке так же указывается сотрудник кафедры, выполняющий данную роль, и она выделяется цветом [6].

Суммарно данная таблица содержит 514 функций, выполняемых кафедрой «Бизнес-информатика» в рамках 24 бизнес-процессов университета (8 ДП и 16 КП) из 26 (кафедра не участвует в КП «Довузовская и дополнительная подготовка» и КП «Проектирование и реализация программ дополнительного профессионального образования») [6]. В рамках отдельных процессов кафедра выполняет от 2 (минимум) (КП «Прием студентов») до 157 (максимум) (КП «Научные исследования научно-исследовательских СП (НИСП) и инновационная деятельность») функций (см. табл. 1) [6]. Разработанная на основе анализа документов СМК Финуниверситета, таблица (см. рис. 2 этап 8) наглядно демонстрирует сложность управления бизнес-процессами на кафедре «Бизнес-информатика».

Таблица 1 - Основные, вспомогательные и управленческие бизнес-процессы, в которых участвует кафедра

В силу большого количества бизнес-процессов, в которых участвует кафедра и многочисленных функций, выполняемых кафедрой в данных процессах, для возможности проведения анализа и оптимизации данных процессов необходимо разделить бизнес-процессы на группы (см. рис. 2 этап 9). Существуют различные классификации бизнес-процессов. В рамках данной работы разделим все бизнес-процессы, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика» на основные, вспомогательные и управленческие бизнес-процессы (см. Таблицу 1).

Для выявления наиболее важных бизнес-процессов, с которых следует начинать управление бизнес-процессами, необходимо осуществить ранжирование основных, вспомогательных и управленческих бизнес-процессов (см. рис. 2 этап 10). В качестве первого этапа анализа процессов выделим самые важные процессы внутри каждой группы. Существует множество методов ранжирования бизнес-процессов. В данной работе осуществим ранжирование бизнес-процессов при помощи метода парных сравнений [7, с. 19]. Важность процесса в соответствии с формулой (1) будем оценивать по двум критериям: объем работ, выполняемых в рамках процесса, и влияние процесса на основную деятельность кафедры.

Im_n = V + In (1),

где Im - важность n-го бизнес-процесса при парном сравнении,

n - сравниваемый бизнес-процесс,

V - объем работ в рамках бизнес-процесса,

In - влияние бизнес-процесса на основную деятельность кафедры.

Если Im₁ > Im₂, то в таблицу ранжирования в ячейку a_ij, где i -строка процесса, а j - столбец сравнения данного процесса с другим процессом, записываем значение «1», а в ячейку обратную данной (например, для ячейки a₁₄ обратной ячейкой является a₄₁) записываем значение «0». Если Im₁ ? Im₂, то в таблицу ранжирования в ячейку a_ij записываем значение «0», а в обратную ячейку записываем значение «1».

Просуммируем полученные значения по каждому из бизнес-процессов (см. формулу (2)) и подсчитаем отношение полученного суммарного значения по каждому процессу к сумме всех суммарных значений по всем процессам (см. формулу (3)). При равных суммарных значениях в нескольких процессах, процессы, в которых кафедра выполняет большее количество функций, будем считать более важными.

(2),

где S - сумма элементов по строкам,

a_ij - ячейка таблицы, в которой i - строка процесса, а j - столбец сравнения данного процесса с другим процессом,

m - количество бизнес-процессов.

(3),

где P - отношение полученного суммарного значения по каждому процессу к сумме всех суммарных значений по всем процессам.

Правила отбора наиболее «важных» бизнес-процессов по результатам ранжирования представлены в формулах (4.1)-(4.6).

P max_m, m ?3, (4.1)

Если max₁ - max₂ > 0,03, один бизнес-процесс (max₁) наиболее «важный». (4.2)

Если max₁ - max₂ ? 0,03 и max₂ - max₃ > 0,02, два бизнес-процесса (max₁,max₂) наиболее «важные». (4.3)

Если max₂ - max₃ ? 0,02, три бизнес-процесса (max₁,max₂, max₃) наиболее «важные». (4.4)

Если выполняется условие (4.2), но S₁ - S₂ = 1 по формуле (2), данный процесс (max₂) является «важным». (4.5)

Если выполняется условие (4.4), однако max₃=max₄, два бизнес-процесса (max₁,max₂) наиболее «важные», max₃ не учитывается. (4.6)

В результате проведенного ранжирования наиболее «важные» бизнес-процессы, в которых участвует кафедра, представлены на рисунке 4 (см. рис. 2 этап 11). КП «Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования - обучение» содержит наибольшее количество работ, выполняемых сотрудниками кафедры в своей деятельности, и напрямую влияет на основную деятельность кафедры - обучение студентов. КП «Научные исследования НИСП и инновационная деятельность» содержит большое количество работ, выполняемых сотрудниками кафедры в своей деятельности, и напрямую влияет на основную деятельность кафедры, т.к. результаты научных исследований могут применяться в процессе обучения студентов.

Рисунок 4 - Наиболее «важные» бизнес-процессы, в которых участвует кафедра

Осуществим ранжирование функций, выполняемых кафедрой, в наиболее «важных» основных, вспомогательных и управленческих бизнес-процессах так же методом парных сравнений (см. рис. 2 этап 12). Важность функций в процессах будем оценивать аналогично оценке важности бизнес-процессов.

Im_n = V + In (5),

где Im - важность n-й функции в бизнес-процессе при парном сравнении функций,

n - сравниваемая функция в бизнес-процессе,

V - объем работ в рамках функции в бизнес-процессе,

In - влияние функции в бизнес-процессе на основную деятельность кафедры.

Если Im₁ > Im₂, то в таблицу ранжирования в ячейку a_ij, где i -строка функции в бизнес-процессе, а j - столбец сравнения данной функции в бизнес-процессе с другой функцией, записываем значение «1», а в ячейку обратную данной (например, для ячейки a₁₄ обратной ячейкой является a₄₁) записываем значение «0». Если Im₁ ? Im₂, то в таблицу ранжирования в ячейку a_ij записываем значение «0», а в обратную ячейку записываем значение «1».

Просуммируем полученные значения по каждой функции в бизнес-процессе (см. формулу (6)) и подсчитаем отношение полученного суммарного значения по каждой функции к сумме всех суммарных значений по всем функциям (см. формулу (7)).

(6),

где S - сумма элементов по строкам,

a_ij - ячейка таблицы, в которой i - строка функции, а j - столбец сравнения данной функции с другой функцией,

m - количество функций.

(7),

где P - отношение полученного суммарного значения по каждой функции к сумме всех суммарных значений по всем функциям.

Правила отбора наиболее «важных» функций по результатам ранжирования представлены в формулах (8.1)-(8.6).

P max_m, m ?3, (8.1)

Если max₁ - max₂ > 0,03, одна функция (max₁) наиболее «важная» (8.2)

Если max₁ - max₂ ? 0,03 и max₂ - max₃ > 0,02, две функции (max₁,max₂) наиболее «важные». (8.3)

Если max₂ - max₃ ? 0,02, три функции (max₁,max₂, max₃) наиболее «важные». (8.4)

Если выполняется условие (8.2), но S₁ - S₂ = 1 по формуле (6), данная функция (max₂) является «важной». (8.5)

Если выполняется условие (8.4), однако max₃=max₄, две функции (max₁,max₂) наиболее «важные», max₃ не учитывается. (8.6)

В результате проведенного ранжирования наиболее важные функции в бизнес-процессах показаны на рисунках 5, 6, 7 (см. рис. 2 этап 13).

Т.к. кафедра выполняет 157 функций в основном бизнес-процессе КП «Научные исследования НИСП и инновационная деятельность» [6], для ранжирования функций в данном бизнес-процессе объединим некоторые функции в группы и осуществим ранжирование функций внутри данных групп. Все группы, кроме двух, определены в КП «Научные исследования НИСП и инновационная деятельность» (см. табл. 2). Две группы («Подсчеты для выполнения функций мониторинга» и «Функции, связанные с записями по качеству») дополнительно выделены автором. Из всех групп наибольшие группы составляют «Подсчеты для выполнения функций мониторинга» (35 функций), «Функции, связанные с записями по качеству» (30 функций), «Организация и проведение консультационной работы для внешних заказчиков» (11 функций), «Участие в издательской деятельности внутренних и внешних издательств научной, учебной и учебно-методической литературы» (11 функций).

Рисунок 5 - Наиболее «важные» функции в основных бизнес-процессах, в которых участвует кафедра

Рисунок 6 - Наиболее «важные» функции во вспомогательных бизнес-процессах, в которых участвует кафедра

Рисунок 7 - Наиболее «важные» функции в управленческих бизнес-процессах, в которых участвует кафедра

Таблица 2 - Группы функций и количество функций в них в КП «Научные исследования НИСП и инновационная деятельность»

На заключительном этапе проведенного исследования (см. рис. 2 этап 14) было осуществлено выявление проблемных мест в наиболее «важных» функциях, выполняемых кафедрой в документах СМК. Данным этапом завершается первая стадия анализа функций кафедры в бизнес-процессах университета.

В качестве дальнейшего исследования деятельности кафедры необходимо провести вторую и третью стадии анализа функций кафедры в бизнес-процессах университета: провести анализ реальной деятельности подразделения, включая выявление проблемных мест в реальной деятельности кафедры, а также сопоставить реальную деятельность кафедры с деятельностью, регламентируемой ДП и КП. Реальную деятельность кафедры следует определить при помощи интервьюирования сотрудников кафедры и анализа контента, генерируемого кафедрой.

Рассмотренная в данной статье методика анализа функций кафедры в бизнес-процессах университета может быть полезна при проведении анализа функций структурных подразделений в процессах университета, так и при проведении анализа функций подразделения в бизнес-процессах любой другой организации.

Библиографический список

1. Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации. Кафедры [Электронный ресурс] - 2015. - Режим доступа:http://www.fa.ru/university/departments/pages/departments.aspx (дата обращения 26.02.2015),

2. Управление кафедрой: Учебник / С.Д. Резник. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 607 с.,

3. Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации. Процессная модель [Электронный ресурс] - 2015. - Режим доступа:http://www.fa.ru/dep/cko/doc/Pages/model.aspx (дата обращения 04.04.2015),

4. Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации. Реестр стандартов СМК [Электронный ресурс] - 2015. - Режим доступа:http://www.fa.ru/dep/cko/doc/Pages/reestr.aspx (дата обращения 04.04.2015),

5. Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации. Тексты стандартов СМК [Электронный ресурс] - 2015. - Режим доступа:http://www.fa.ru/dep/cko/doc/standarts/Pages/default.aspx (дата обращения 04.04.2015),

6. П.О. Селиверстова. Функции кафедры в бизнес-процессах Финуниверситета по документам СМК. Журнал «Научные записки молодых исследователей» - Москва, 2014. - с.61-65.,

7. Басовский Л.Е., Лунева А.М., Басовский А.Л. Экономический анализ (комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности): Учебное пособие / Под редакцией Л.Е. Басовского - М.: ИНФРА-М, 2008 - 222 с. - (Высшее образование).

Размещено на Allbest.ru