Планування як функція менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Планування як функція менеджменту



1. Поняття і сутність планування в системі управління

Планування - найперша функція управління, вона передує іншим управлінським функціям і визначає їх сутність. Планування залежить від ефективного аналізу зовнішнього середовища, об'єктивного оцінювання власних позицій, потребує спільних зусиль та участі всіх складових організацій. Також ця функція передбачає вибір мети, розробку шляху її досягнення та просування ним.

Планування як функція менеджменту полягає в розв'язанні таких глобальних проблем:

- якими мають бути цілі організації;

- як має діяти організація, щоб їх досягти.

Значення планування. Планування дає змогу будь-якій організації передбачати майбутнє. Воно виявляється в програмі дій, що охоплюють усі операції підприємства (технічні, фінансові, комерційні). Планування має враховувати періоди, джерела та витрати.

Процес планування передбачає складання перспективних і поточних плані в-прогнозів, результатом чого є бізнес-план. Призначення всіх видів планів полягає в забезпеченні колективного розуміння загальних завдань, стратегії й тактики їх виконання, а також урахування ресурсів, що є в розпорядженні.

Розрізняють такі принципи планування: об'єктивність, системність, комплексність, оптимальність, єдність інтересів фірми, її персоналу та споживачів, збалансованість, обґрунтованість планів, програм, проспектів, моделей розвитку, пізнання шляхів соціально-економічного розвитку.

Для розробки ефективних програм і планів варто враховувати такі фактори:

- уміння керувати людьми;

- велика активність;

- відповідні моральні якості;

- стійкість і рішучість;

- необхідні професійні знання в певній галузі;

- загальна досвідченість в справах (компетентність, досвід роботи).

Передумовою планування вважається прогнозування, яке більш властиве для сучасного конкурентного середовища. Прогнозування - це визначення об'єктивних тенденцій розвитку бізнесу в майбутньому, а також альтернативних шляхів розвитку і термінів їх реалізації. Прогноз - органічна система (частина) планування.

У практиці є система внутрішньо фірмового планування, яке складається з комплексу планів:

- виробничих;

- фінансових капіталовкладень;

- реалізації продукції;

- науково-дослідної діяльності;

- організаційного розвитку фірми.

У процесі такого планування слід враховувати такі основні підходи:

- відображення взаємозв'язків між виробничою, збутовою й обслуговувальною діяльністю фірми;

- ієрархія планів - від стратегічних до індивідуальних;

- наявність та якість планової документації, потреба здійснення процесу планування від керівництва фірмою до робочого місця, і навпаки.

Менеджмент не дає універсальних рецептів, але керівництву з метою підвищення ефективності планування варто зважати на такі фактори:

- наявність своєчасної та повної інформації про загальноекономічні ринкові умови;

- вплив на діяльність і ринок фірми її конкурентів;

- динаміку продажу і прибутковість фірми за попередні періоди;

- визначення оптимальної товарної структури виробництва з урахуванням досягнень НТП;

- облік ресурсів фірми;

- встановлення контролю за виконанням планів та їх корегування за потреби;

- використання електронно-обчислювальної техніки, що також впливає на ефективність планування.

Функція менеджменту, тобто планування, дає відповідь на такі запитання:

1. В якому стані нині перебуває фірма? Тобто менеджери мають оцінити сильні та слабкі аспекти організації в галузі фінансів, маркетингу, виробництва, інноваційної політики, трудових ресурсів.

2. Куди ми прагнемо рухатися? Що фірма бажає досягти? При цьому слід враховувати перешкоди навколишнього середовища (конкуренція, споживачі, політичні фактори, економічні умови, соціальні та культурні зміни).

3. Яким чином фірма намагається досягти поставлених цілей, тобто хто за що несе відповідальність?

Отже, планування - це один з інструментів, за допомогою якого менеджери формують єдиний напрям зусиль колективу на досягнення цілей організації. Кінцева мета планування полягає в моделюванні майбутнього стану підприємства, а також визначенні шляхів та засобів досягнення цього стану.

2. Основні види планів та їхня характеристика

Оскільки планування є елементом технології виконання управлінських рішень, то характер та зміст планів прямо залежать від. характеру і змісту прийнятих управлінських рішень. Тому класифікація планів цілком повторює класифікацію управлінських рішень.

Для соціальних систем характерна різноманітність планів, які класифікуються за різними критеріями. Розглянемо основні з них:

1. За суб'єктами плани бувають двох видів: плани колективні й особисті.

2. За тривалістю планового періоду плани поділяються на довгострокові (від 5 років і більше), середньострокові (від 1 року і до 5 років) і поточні (до 1 року).

Різновидом поточних є цільові плани, що складаються для проведення спеціальної операції або якого-небудь конкретного заходу.

3. За масштабом та рівнем (ієрархії) управління плани бувають стратегічні (розробляються стратегічними рівнями управління), тактичні (розробляються тактичними рівнями управління), оперативні (розробляються оперативними рівнями управління).

З метою реалізації стратегічних (довгострокових) планів розробляються більш конкретні тактичні (середньострокові) й оперативні (річні, квартальні) плани.

До стратегічного планування належить розробка: а) довгострокових комплексних цільових програм, які передбачають вирішення проблем у сфері основних функцій організації, вдосконалення функціонування організації; б) перспективних планів виробничо-господарської діяльності і планів науково-дослідних та Дослідно-конструкторських робіт.

Тактичне планування передбачає розробку поточних (річних, піврічних та квартальних) планів. Воно полягає у визначенні основних завдань та напрямів діяльності організації.

Оперативне планування включає розробку спеціальних планів діяльності організації, а також складання планів індивідуальної роботи працівників організації.

За видом проблеми існують три основних типи планів:

1. Плани-цілі, що являють собою набір якісних і кількісних характеристик бажаного стану об'єкта управління та його окремих елементів. Плани-цілі використовуються там, де дуже велика невизначеність майбутнього.

2. Плани для повторюваних дій (типові), що визначають терміни, а також порядок їх здійснення в стандартних ситуаціях. У них звичайно передбачаються можливості, які забезпечують маневр у випадку виникнення типових, стандартних ситуацій.

3. Плани для неповторюваних дій, що складаються для вирішення специфічних проблем, які виникають у процесі розвитку і функціонування організації.

За спрямованістю і характером розв'язуваних завдань плани поділяються на перспективні та робочі.

Перспективне планування - найбільш складний вид планувань, що вимагає наукових знань і великого досвіду керівників.

Перспективне планування пов'язане з розробкою планів, термін дії яких перевищує календарний рік, тобто включає довгострокове і середньострокове планування. Відмітною рисою перспективного планування є також постановка в них складних і великих цілей та завдань, для вирішення яких потрібно не тільки значний час, але й залучення великих коштів і сил.

Робоче планування здійснюється у вигляді розробки календарних (місячних, квартальних, піврічних, річних), а також цільових і особистих планів роботи. Робоче планування охоплює всі рівні управління і напрямки роботи. За допомогою робочих планів послідовно і цілеспрямовано забезпечується виконання завдань, які передбачаються перспективними планами.

Цільові плани розробляються в необхідних випадках для організації спеціальних операцій, конкретного заходу або напрямку оперативно-службової діяльності на терміни, обумовлені необхідністю досягнення мети.

3. Поняття, компоненти і види стратегії

планування управління менеджмент

Стратегія - це модель узагальнення дій, необхідних для досягнення поставлених цілей шляхом координування і розподілу ресурсів фірми, тобто розробка стратегії фірми полягає в розробленні планів досягнення цілей, в якому передбачені можливості фірми. Під час розробки стратегії фірми користуються певними показниками. У практиці менеджменту якісні показники називають орієнтирами, а кількісні - завданнями. Між орієнтирами, цілями та завданнями є тісний взаємозв'язок.

Вибір стратегії на основі вивчення елементів стратегії. Вирізняють дев'ять елементів стратегії, поєднавши які можна визначити, наскільки вдало підприємство концентрує та використовує ресурси.

1. Корпоративна місія, що визначається ясністю її стратегії.

2. Конкурентні переваги формулюються чітко з визначенням цінових та нецінових чинників.

3. Культура та компетентність управління визначаються такими чинниками: ставлення до підприємницького ризику, проблеми якості, прагнення вести справу на професійному рівні, ставлення до персоналу підприємства, покупців, роботи, успіхів і невдач.

4. Ринки визначаються географічними чинниками й особливостями застосування продукції.

5. Ресурси - це інвестиції та поточні витрати.

6. Програми розвитку пов'язують з діловою активністю і, зокрема, інвестиційною політикою.

7. Продукція має відповідати структурі запитів споживачів.

8. Організація справи характеризується способом поділу підприємства на підрозділи.

9. Структурні зміни - придбання або продаж підприємств. Стратегія є детальним всеохоплювальним комплексним планом, що розробляється на перспективу і має сприяти досягненню місії організації та цілей, що її конкретизують. Стратегію розробляє та формує вище керівництво (top management), але її реалізація передбачає участь усіх рівнів управління.

Стратегічне планування - сукупність дій та рішень, які використовує керівництво, вони сприяють розробці специфічних стратегій для досягнення цілей організації.

Стратегічний план має розроблятися з позицій перспективи всієї організації, а не окремого її представника. Так діяти може лише власник на приватному підприємстві, але не пересічне підприємство, де власність є колективною, державною або будь-якою іншою. Від стратегічного плану організації залежать її специфіка, індивідуальність, притаманні їй ознаки, організаційна структура, персонал тощо.

Стратегія має передбачати можливість її перегляду, модифікації та трансформування, тобто вона має бути гнучкою, а не сталою.

Стратегічне планування здійснюється у кілька стадій:

- процес розробки плану;

- корегування планових завдань;

- внесення змін і доповнень.

Стратегічне управління - це насамперед процес, що відбувається у три етапи:

1) у межах стратегічного планування визначаються довготермінові перспективи розвитку підприємства та його підрозділів;

2) на етапі реалізації планів розробляються заходи з реалізації стратегії фірми;

3) за допомогою контролю з'ясовуються основні проблеми в компанії.

У сучасному менеджменті розрізняють такі фактори, що визначають стратегію будь-якої організації:

- місія організації, яку має корегувати менеджер фірми під впливом змін попиту та пропозиції фірми на ЇЇ продукцію та послуги;

- діяльність конкурентів;

- характер виробленої продукції й особливості її збуту;

- диференціація продукції, процеси інтеграції;

- наявність ресурсів, які має фірма (матеріальні, фінансові, кадрові, інформаційні);

- потенціал розвитку організації (інноваційна політика, масштаби діяльності);

- компетентність, культура управління (внутрішній клімат у колективі);

- ступінь розвитку діяльності організації;

- здібність бути лідером з боку вищого керівництва.

Елементами стратегії розвитку фірми вважаються:

1) система цілей;

2) пріоритети розвитку фірми (передусім розподіл ресурсів);

3) правила організації управлінських дій:

- оцінювання роботи персоналу;

- регламентація внутрішніх відносин;

- виконання різних спеціальних операцій;

- зв'язки з навколишнім середовищем.

Види стратегій. У сучасному менеджменті розробляються різні стратегії фірми залежно від конкретних ситуацій та обраних цілей.

1. Портфельна стратегія пов'язана з придбанням цінних паперів у нових галузях або поступовим виходом з певних галузей.

2. Фундаментальна стратегія використовується з метою визначення діяльності певного підрозділу організації в рамках місії фірми. Тобто функціональна стратегія зводиться до орієнтації підрозділів у певному напрямі.

3. Конкурентна стратегія полягає в тому, що організація намагається отримати певні переваги на ринку стосовно своїх конкурентів.

4. Загально корпоративна (універсальна) стратегія. У межах цієї стратегії вирізняють базові стратегії:

- лідерство у зменшенні витрат виробництва;

- диференціація продукту;

- фокусування, тобто процес намагання фірми в певному сегменті ринку скоротити витрати виробництва або розширити диверсифікацію виробництва (розширення різноманітної продукції).

4. Етапи процесу стратегічного планування в організації

роцес стратегічного планування є незамкненою системою, функціонування якої пов'язане із систематичним аналізом зовнішнього середовища і гнучким реагуванням на зміну зовнішніх умов функціонування підприємства. В результаті аналізу визначаються і встановлюються причини і масштаби відхилень, що забезпечує своєчасне реагування на виявлені зміни і здійснення відповідних коригувальних заходів.

Моделі процесу стратегічного планування поведінки організації на зовнішньому ринку є різними рівнями таких етапів:

а) розробка місії і цілей організації;

б) аналіз зовнішнього середовища;

в) аналіз сильних і слабких сторін організації;

г) аналіз альтернатив і вибір стратегії;

д) управління реалізацією стратегії;

е) оцінювання стратегії діяльності організації і її коригування.

Перелік етапів дає уявлення про послідовність процесу планування стратегії поведінки організації на зовнішньому ринку. Проте варто враховувати, що за відносною його простотою прихована велика кількість зворотних зв'язків між різноманітними етапами і значні розбіжності в рівні агрегування останніх. У зв'язку з цим робота над кожним етапом може містити в собі значну кількість повторів, а також ускладнюватися суттю, трудомісткістю і великими обсягами робіт з інформаційно-аналітичного забезпечення.

Місія і цілі організації

Оскільки місія і цілі слугують орієнтиром для всіх наступних етапів розробки стратегії, вибір їх є першим і найвідповідальнішим рішенням при стратегічному плануванні, результатом якого є визначені обмеження відповідно до напрямків діяльності організації, пов'язані з аналізом альтернатив її розвитку.

Визначення цілей підприємства ускладнюється браком загальновизнаних методик. У вирішенні цього завдання перевага надається творчим, неформальним підходам. Водночас певне практичне значення мають такі загальні правила:

- цілі мають визначатися на основі відповіді на запитання, що таке виробничо-збутова діяльність організації (її бізнес), в якому напрямку вона розвивається і якою їй варто було б бути. Виявлені при цьому цілі визначають дії, спрямовані на реалізацію основного завдання підприємства;

- цілі мають бути реальними, стимулюючи до певних практичних дій, і поділятися на конкретні завдання, виконання яких може бути доручено відповідним особам. Таке членування є основою для оцінювання дій і стимулом для досягнення цілей;

- цілі мають забезпечувати можливість концентрації сил і засобів для їхнього практичного втілення.

- визначаючи цілі, їх слід обирати декілька (з урахуванням взаємозалежних підцілей). Спроба окреслити «єдину правильну ціль» зменшує коло пошуку і може повести у неправильному напрямку;

- необхідно забезпечувати узгодженість і взаємозв'язок між стратегічними і тактичними цілями, що сприяє безперервності процесу їх досягнення;

- розробляючи й обговорюючи цілі, бажано широко залучати працівників організації, що є гарантією концентрації зусиль колективу на їхнє визначення, сприйняття і реалізацію.

Цілей у підприємства може бути дуже багато, що викликає необхідність їхнього ранжирування. Воно полягає у виділенні головної цілі і додаткових, які нею визначаються. При цьому для досягнення головної цілі висуваються цілі другого рівня, для їх досягнення намічаються цілі третього рівня і т. ін.

Кінцевим результатом ранжирування є розробка дерева цілей, при створенні якого останні можуть групуватися за часовими інтервалами, функціональними і функціонально-часовими ознаками.

Чітке визначення цілей у сфері зовнішньоекономічної діяльності - важлива умова успішного виходу на зовнішні ринки.

5. Використання SWOT-аналізу для формування стратегії

Одним з основних інструментів стратегічного управління, що оцінюють в комплексі внутрішні і зовнішні чинники, які впливають на розвиток компанії є SWOT-аналіз.

SWOT - початкові літери слів Strengths (Сильні сторони), Weaknesses (Слабкі сторони), Opportunities (Можливості), Threats (Загрози).

SWOT-аналіз - це процес встановлення зв'язків між найхарактернішими для підприємства можливостями, загрозами, сильними сторонами (перевагами), слабкостями, результати якого в подальшому можуть бути використані для формулювання і вибору стратегій підприємства. Він проводиться з метою дослідження підприємства як господарюючої системи у певному ринковому середовищі. SWOT-аналіз - це своєрідний інструмент; він не містить остаточної інформації для прийняття управлінських рішень, але дає змогу впорядкувати процес обмірковування всієї наявної інформації з використанням власних думок та оцінок. SWOT-аналіз дає змогу формувати загальний перелік стратегій підприємства з урахуванням їхніх особливостей - адаптації до середовища або формування впливу на нього. Широке застосування та розвиток SWOT-аналізу пояснюються тим, що стратегічне управління пов'язане з великими обсягами інформації, яку потрібно збирати, обробляти, аналізувати, використовувати, а відтак виникає потреба пошуку, розробки та застосування методів організації такої роботи.

Головною метою проведення SWOT-аналізу є отримання достовірних даних про можливості компанії і загрози просування її на ринку товарів і послуг. Тому, для досягення цієї мети перед SWOT-аналізом ставляться наступні завдання: виявлення маркетингових можливостей, які відповідають ресурсам фірми; визначення маркетингових загроз і розробка заходів щодо знешкодження їхнього впливу; виявлення сильних сторін фірми й зіставлення їх з ринковими можливостями; визначення слабкостей фірми та розроблення стратегічних напрямів їх подолання; виявлення конкурентних переваг фірми та формування її стратегічних пріоритетів [2].

При проведенні SWOT-аналізу необхідно ретельно визначити сферу кожного SWOT-аналізу, зрозуміти відмінності між його елементами, бути об'єктивним і використовувати різносторонню вхідну інформацію, уникати просторових і двозначних заяв. SWOT-аналіз повинен проводитися за участю всіх найважливіших членів даної організації. Це стосується загальної ідентифікації слабких і сильних сторін, які усередині організації мають бути добре видні. SWOT-аналіз може виконуватися із застосуванням методу «мозкового штурму». Якість аналізу можна підвищити, залучаючи до його проведення осіб, що не відносяться до організації. Такі особи можуть виступити неупередженими арбітрами, які в змозі оцінити пропозиції, а також, ставлячи особливі питання, спровокувати організацію до переосмислення своїх положень і дій. При проведенні SWOT-аналізу, а особливо аналізу шансів і погроз, повинні використовуватися раніше проведені дослідження громадської думки [2].

Методика проведення SWOT-аналізу передбачає здійснення декількох етапів:

І. Визначення власних сильних і слабких сторін підприємства (табл. 1). Перший етап дозволяє визначити, які сильні сторони і недоліки підприємства.

Потенційні внутрішні переваги	Потенційні внутрішні недоліки
-конкурентні переваги (унікальність); - сильна позиція у специфічних ринкових сегментах, добре знаний лідер; - жорсткий конкурент на ринку; - стратегія наступу чи інша важлива стратегія; - сприяння зростанню чисельності цільових груп споживачів чи їхній лояльності; - вища за середню обізнаність про стан ринку; - можливості захисту від конкурентів; - диференціація виробів, обгрунтована диверсифікація; - достатні фінансові ресурси; - вищі за середні технологічні та інноваційні навички; творчий менеджмент; - добре вивчений ринок, потреби покупців; - вища за середню рентабельність і прибутковість та маркетингові навички.	-відсутність реальних конкурентних переваг; - постійні атаки з боку ключових конкурентів; - нижчі за середні темпи зростання; - брак фінансових ресурсів, недостатній прибуток; - втрата репутації у споживачів; - «пасти задніх» у розвитку продукції, вузька спеціалізація; - недоліки в стратегічній діяльності; - брак дій для пом'якшення конкурентного тиску; - виробництво з високими витратами, старіння потужностей; - відсутність реальних особливих навичок у галузі менеджменту, брак талантів; - «новачок» у бізнесі, чию репутацію ще не доведено; - відсутність міцної позиції, щоб боротися із загрозами;

ІІ. Визначення ринкових можливостей і загроз. Це своєрідна «розвідка місцевості» - оцінка ринку. Цей етап дозволяє оцінити ситуацію поза вашим підприємством і зрозуміти, які у вас є можливості, а також, яких погроз слід побоюватися.

SWOT-аналіз в порівнянні з іншими методами має як переваги, так і недоліки. Основною його перевагою є простота і можливість витрачати невеликі кошти на його проведення, а також гнучкість і наявність безлічі варіантів. Також, це систематизація знань про внутрішні та зовнішні фактори, що впливають на процес стратегічного планування; можливість визначити конкурентні переваги підприємства та сформувати стратегічні пріоритети, періодично проводити діагностику ринку та ресурсів підприємства. Недоліками SWOT-аналізу, які потрібно враховувати є: неможливість врахування всіх сил і слабкостей, можливостей і загроз; суб'єктивність вибору та ранжування факторів зовнішнього та внутрішнього середовища; погана адаптація до середовища, що постійно змінюється.

Отже, проведення SWOT-аналізу має важливе значення для здійснення стратегічного планування, оскільки його методика - ефективний, доступний, дешевий засіб оцінки стану проблемної та управлінської ситуації в установі. Він дозволяє систематизувати проблемні ситуації; краще розуміти структуру ресурсів, на які слід опиратися в удосконаленні діяльності та розвитку компанії на перспективу; відстежувати загальний стан зовнішнього бізнес-середовища; виділяти і використовувати нові потенційні можливості швидше, ніж конкуренти; вибрати оптимальну дорогу розвитку і уникнути небезпек; приймати зважені рішення, що стосуються розвитку бізнесу.

Размещено на Allbest.ru

...