Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В настоящее время нехватка времени - это одна из проблем, которые тревожит руководителей разного ранга, так как временной фактор для них, как правило играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым он обладает.

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, неизвестно, какие факторы стимулировать или ограничивать работоспособность. время руководитель рабочий восприятие

Рабочее время большинства руководителей уплотненно до предела, рабочий день не нормирован, и всё же часто не удаётся завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувства того, что проблемы напросто задавят человека. Всё это ведёт к стрессовому состоянию, ещё более усугубляющему положению.

В настоящее время данная тема актуальна. Каждый из хороших руководителей, наверняка, хотел бы знать, куда уходит часть его времени и что можно сделать для того, чтобы успевать делать все запланированные дела, не теряя времени просто так.

Актуальность темы обусловлена очевидностью необходимости эффективного управления временем. Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время.

Научной проблемой проведённого исследования является постоянный дефицит времени у руководителей предприятия.

Объектом данного исследования является деятельность предприятия ООО "Омсктур", а предметом - использование рабочего времени руководителя ООО " Омсктур ".

Целью работы является принципы использования и пути повышения эффективности рабочего времени руководителя.

В соответствии с поставленной целью следует рассмотреть следующие задачи:

- рассмотреть понятие, структуру и значение рабочего времени;

- изучить принципы эффективного использования рабочего времени руководителя;

- проанализировать использование рабочего времени руководителя ООО " Омсктур ".

При выполнении расчетно-графической работы были использованы такие методы исследования, как анализ, опрос, исследование, наблюдение, математический и статистический метод и др.

Методологической основой при написании данной работы явились труды: Г. Архангельского, Т. Басария, А. Горбачева, Л. Зайверта, О. Левина, А.Я. Кибанова, А.В. Новикова, В.И. Павлюченко, Д. Фуллера, В.М. Цветаевой, Т.Ю. Базарова.

1. Теоретические аспекты время как психологического ресурса руководителя. Индивидуальные стилевые различия восприятия времени

1.1 Рабочее время: понятие, структура и значение

Не секрет, что многие работодатели зачастую нарушают действующее трудовое законодательство. И, наверное, самое распространённое нарушение, когда работодатель вынуждает работника трудиться вне пределов нормальной продолжительности рабочего времени.

К сожалению, такое положение вещей сложилось на многих предприятиях, так как работник боится увольнения или не знает своих прав.

Поэтому рассмотрим понятие "рабочее время", его виды и правовые ограничения.

Прежде всего, труд - это не мгновенная деятельность, он всегда имеет свою продолжительность во времени, которое и считается рабочим, поскольку затрачивается на труд, работу.

До конца XIX века законодательство в России никак не регулировало ограничение рабочего времени. В России впервые в 1897 г. закон, принятый под давлением стачек рабочих, ограничил рабочее время до 11,5 часов, а для женщин и детей - до 10 часов[2, с. 1].

В настоящее время Конституция, закрепляя право на отдых предусматривает, что работнику гарантируется установленная законом продолжительность рабочего времени. Трудовой кодекс устанавливает продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю, что при пятидневной работе означает 8 часов в день. Это считается нормальным рабочим временем.

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации нормально относятся к рабочему. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики нормативно-правовому регулированию в сфере труда [1, с. 3]. Рабочее время различается по продолжительности: нормальное, сокращенное, неполное [1, с. 1].

Нормальным рабочим временем является 40-часовая рабочая неделя. Абсолютное большинство работников у нас трудятся в режиме нормального рабочего времени.

Сокращённым рабочим временем называется установленная законом продолжительность рабочего времени менее нормальной. Оно оплачивается как полное нормальное рабочее время. Сокращённое время установлено для определённых категорий работников: несовершеннолетних, инвалидов, учителей, врачей, учащихся и т.п. [3, с. 21].

Режим неполного рабочего времени может быть установлен по соглашению работника с работодателем в виде неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, или сочетания того и другого, но с обязательной оплатой пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.

Неполное рабочее время может устанавливаться любому работнику. Но работодатель обязан установить неполное рабочее время по просьбе следующих работников: беременной женщины, женщины с ребенком до 14 лет (ребенком-инвалидом до 16 лет), лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, а также инвалида I и II группы [5, с. 259-260].

Так как затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.

1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени

Опыт работы руководителей показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать своё время более эффективно, может осуществить и своё желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, допускают часто ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:

- перенос принятия решения проблемы на завтра. Эта ошибка - самая распространённая. Главная причина такой ситуации - наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему нужно решать сразу, не откладывая на потом. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо наверное не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их [4, с. 54].

- стремление сделать всё сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам. Очень часто руководящие работники тратят своё время и силы на выполнение той работы, которую они могли бы поручить своим подчинённым.

- неумение правильно разграничить функции между подчинёнными. отсутствие чёткого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивает организацию.

- желание в случае неудачи переложить всю вину на подчинённых. К сожалению, многие руководители часто перекладывают всю свою вину на плечи подчинённых;

- полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг [6, с. 202-203].

Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

По этому поводу Л. Зайверт выделил тридцать самых главных причин потери времени:

- нечеткая постановка цели;

- отсутствие приоритетов в делах;

- попытка слишком много сделать за один раз;

- отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

- плохое планирование трудового дня;

- личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

- чрезмерное чтение корреспонденции;

- скверная система досье;

- недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

- поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

- недостатки кооперации или разделения труда;

- отрывающие от дела телефонные звонки;

- незапланированные посетители;

- неспособность сказать "нет";

- неполная, запоздалая информация;

- отсутствие самодисциплины;

- неумение довести дело до конца;

- отвлечения (шум и др.);

- затяжные совещания;

- недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

- отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

- болтовня на частные темы;

- излишняя коммуникабельность;

- чрезмерность деловых записей;

- синдром "откладывания";

- желание знать все факты;

- длительные ожидания (например, условленной встречи);

- спешка, нетерпение;

- слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;

- недостаточный контроль за перепорученными делами [7, с. 403-405].

Таким образом, резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее.

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для делам.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное.



1.3 Причины потерь и рационализация использования рабочего времени руководителя

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны [11, с. 252]. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени. Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени [8, с. 82]. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов [15, с 396].

Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда[1, с. 2].. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода "уточнений", разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - "каждый объясняет, как может".

3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

4) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

Причины, которые не зависят от руководителя.

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также "воры времени". Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15 - 20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с "просьбами помочь".

2) "Воры времени" - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

3) Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто "мечется" между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

Люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем .

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает более современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

2. Анализ использования времени как психологического ресурса руководителя ООО "Омсктур"

2.1 Общая и организационная характеристика предприятия ООО "Омсктур"

Турагентство ООО "Омсктур" работает на рынке туристических услуг с 2004 года. Уже более 10 лет организация помогаем тысячам туристов спланировать и выбрать туры в самые разные страны.

Данное предприятие является представителем в Омске ведущих туроператоров России, что подтверждает надежность и профессионализм менеджеров.

ООО «Омсктур» предоставляет полный комплекс туристических услуг, помогает решить все возникающие вопросы, связанные с отдыхом.

А ещё 6 офисов в самом центре Омска, прокат горнолыжного снаряжения, тысячи довольных туристов [19, с. 1].

По своей организационно-правовой форме турфирма является обществом с ограниченной ответственностью (ООО), и эта форма, по мнению специалистов, для малого туристского бизнеса является наиболее приемлемой в силу своей гибкости. Турфирма создавалась для осуществления предпринимательской деятельности, то есть самостоятельной деятельности, осуществляемой на свой риск, направленной на систематическое получение прибыли. Фирма имеет предусмотренный законодательством пакет учредительных документов - устав и учредительный договор, а также сформированный уставный капитал, который при создании фирмы стал для нее первоначальной имущественной базой. Уставный капитал был создан путем внесения равных вкладов участниками общества. Как юридическое лицо, турфирма ООО "Омсктур" имеет свидетельство о государственной регистрации.



2.2 Миссия, тактика, стратегические цели и задачи организации ООО "Омсктур"

Миссия - основная цель организации, даже нечто большее, чем просто цель. Все остальные цели вырабатываются для ее осуществления. Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных уровнях развития.

Свою миссию турфирма ООО "Омсктур" видит в организации досуга населения, в обеспечении его возможностями интересного и полезного отдыха [19, с. 5].

Опыт многих российских фирм показывает, что по этому пути идут только те организации, которые действительно осознают свое место в бизнесе, соотнося его со своими реальными возможностями.

Целью деятельности турфирмы ООО "Омсктур" является оказание разнообразных и качественных туристских услуг своим клиентам. Реализация этой цели предполагает формулирование определенных задач деятельности, а именно:

- формирование разнообразного и качественного турпродукта;

- эффективное взаимодействие с фирмами-туроператорами;

- развитие собственной туроператорской деятельности;

- обеспечение высокого уровня обслуживания населения на основе дифференцированного подхода к разным группам клиентов;

- расширение своего присутствия на рынке туриндустрии г. Омска.

Сам по себе факт провозглашения турфирмой своей миссии свидетельствует о серьезности ее намерений и долговременности присутствия на рынке туриндустрии.

После того, как определены миссия и цели организации, наступает этап выбора стратегии и тактики управления. Этот процесс считается сердцевиной стратегического управления. С помощью специальных приемов организация определяет, как она будет достигать своих целей и реализовывать свою миссию. Выполнение стратегии является критическим процессом, так как именно он в случае успешного осуществления приводит фирму к достижению поставленных целей [16, с. 196-198].

Для реализации своих целей и миссии на стратегическом уровне управления собственники турфирмы ООО "Омсктур" и ее руководители планируют деятельность фирмы во всем объеме, а именно:

- осуществляют внешний и внутренний анализ деятельности фирмы;

- оценивают собственные возможности для поступательного развития в сложившихся условиях внешней и внутренней среды;

- определяют задачи деятельности на плановый период;

- определяют стратегию поведения фирмы на рынке туриндустрии.

На тактическом уровне осуществляется реализация стратегии фирмы путем достижения эффективного взаимодействия ее руководства и специалистов, руководителей линейного уровня. На этом уровне решаются задачи управления персоналом фирмы, его мотивации, вопросы материально-технического и финансового обеспечения подразделений фирмы и пр.

2.3 Организационная структура ООО "Омсктур"

Изучим и анализируем организационную структуру предприятия ООО "Омсктур".

Наилучшей называют структуру, позволяющую организации наиболее эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и достигать иные цели с высокой эффективностью.

Структура управления характеризуется наличием связей между её элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи - связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления.[22, с. 1].

Организационная структура управления в сфере туризма, также как в любой другой организации, включает звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи между ними - горизонтальные и вертикальные.

В малых и средних туристических организациях наиболее часто используется линейно-функциональная структура управления.

В основу линейно-функциональной структуры управления положены вертикаль управления и специализация управленческого труда по функциональным службам организации (маркетинг, работа с клиентами, планирование, финансы, реклама и др.). При такой организационной структуре сохраняется движение по инстанциям, но функции, относящиеся ко всей организации, например кадровая политика, подготовка производства, планирование сроков и контроль их выполнения и т.д., выделяются в функциональные отделы, которым предоставляются полномочия для дачи распоряжения. Руководители линейного и функционального отделов имеют право на совместное принятие решений для соответствующего отдела организации [9, с. 34-36]. Например, право на подбор персонала для отдела по работе с клиентами принадлежит совместно руководителю кадровой службы и руководителю отдела по работе с клиентами; если они не приходят к соглашению, то должна вмешаться вышестоящая инстанция.

За конечный результат организации в целом отвечает ее руководитель, задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в его достижение. Поэтому он много усилий тратит на координацию и принятие решений по продукции и рынкам. Большие затраты на эту структуру могут компенсироваться за счет повышения экономических результатов [19, с. 48].

К достоинствам данной системы управления относятся: высокая эффективность при небольшом разнообразии продукции и рынков; централизованный контроль, обеспечивающий единство в решении задач организации; функциональная специализация и опыт; высокий уровень использования потенциала специалиста по функциям; экономичность, достигаемая за счет однородности работ и рынков [12, с. 66-68].

Однако для такой системы характерны: возникновение проблем межфункциональной координации; ответственность за общие результаты работы только на высшем уровне; недостаточная реакция на изменение рынка; ограниченные масштабы предпринимательства и инноваций; увеличение времени принятия решений из-за необходимости согласований [12, с. 104-105].

Данная организационная структура является традиционной линейно-функциональной структурой управления, с преобладанием вертикальных связей, отражающих соответствующие функциональные отношения, сложившиеся в организации.

В ней отражены основные направления деятельности фирмы (российский и местный туризм, зарубежный туризм) и направленность фирмы на осуществление маркетинговой деятельности (отдел маркетинга).

В составе отделов туризма работает по 1 специалисту - это менеджеры по туризму, которые решают все вопросы, связанные с организацией туров, заключением договоров с собственниками туристских объектов и услуг, перевозчиками и т.д., с отправкой туристов (российский и местный туризм), а также с покупкой и продажей туров у туроператоров (зарубежный туризм). Тем самым специалисты указанных отделов занимаются непосредственным выполнением туроператорских и турагентстких функций турфирмы ООО "Омсктур".

В отделе маркетинга работает один специалист, имеющий образование по специальности «маркетолог», и он выполняют все функции по управлению маркетингом в турфирме.

Организационный отдел также включает 1 человека, который занимаются всеми вопросами, связанными с организацией деятельности турфирмы, ее материально-техническим и информационным обеспечением (оргтехникой, связью, канцелярскими принадлежностями и т.д.), обеспечивает ежедневное функционирование офиса, его комфорт и уют и т.д. Он же выполняют функции кадровой службы.

Бухгалтер совмещает функции бухгалтера и экономиста, осуществляя все финансовые расчеты, планируя экономические показатели деятельности турфирмы, отвечая за ее финансовую отчетность. В части планирования он тесно взаимодействуют с директором и собственниками фирмы.

Таким образом, общее количество работников в турфирме ООО "Омсктур" составляет 8 чел. Это - средняя численность персонала, которая обычно имеет место в большинстве российских турфирм местного уровня.

В рамках действующей организационной структуры все нити управления сосредоточены в руках директора, который осуществляет управление и контроль за всеми направлениями деятельности фирмы. Руководители отделов непосредственно подотчетны ему, и в их полномочия входит решение задач, связанных с работой отделов, достижением каждым отделом плановых показателей, обеспечением качественного обслуживания клиентов, поддержанием партнерских отношений и пр. Обратная связь директора с линейными руководителями осуществляется в рамках еженедельных совещаний, на которых рассматриваются возникающие проблемы, принимаются управленческие решения, происходит корректировка планов.

Проведя анализ структуры управления ООО "Омсктур" было выявлено, что структура отвечает таким требованиям, как:

1. Надёжность - отношения в коллективе такие, что в надёжности передачи информации не стоит сомневаться;

2. Активность - умение структуры приспосабливаться к изменениям внешних факторов;

3. Простота - в решении проблем, выбора того или иного решения принимаются во внимания мнения всего персонала;

4. Гибкость, динамизм - приспособление к изменению спроса, внедрению новых видов услуг, улучшения обслуживания клиентов, усовершенствование системы сбыта;

Полная взаимозаменяемость сотрудниками друг друга.

2.4 Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Омсктур"

Для того, чтобы выявить проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя необходимо составить лист наблюдения рабочего дня руководителя.

Лист наблюдения рабочего дня - это метод изучения использования рабочего времени для выявления величины и причин его потерь, разработки нормативов и т.д. фиксируются все затраты рабочего времени отдельных сотрудников, бригад в течении рабочего дня (смены).

Лист наблюдения рабочего дня в данном случае используют для следующих целей: определение структуры рабочего дня руководителя. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые руководитель ставит в работе; выявление потерь рабочего времени руководителя. С помощью листа наблюдения рабочего дня можно определить на каких этапах управленческого процесса происходят потери рабочего времени, и чем они вызваны; установление норм. Анализ данных позволит получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии; оценка эффективности труда руководителя. Наблюдения за работой руководителя, оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволит оценить уровень его профессиональной мотивации.

Чтобы управлять временем, сначала нужно проанализировать, как руководитель расходует своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для проведения анализа затрат рабочего времени руководителя ООО "Омсктур" необходимо составить лист наблюдения рабочего дня. Также рассчитаем удельный вес затрат рабочего времени и отразим в таблице 1.

Удельный вес затрат времени рассчитываем по формуле 1:

(1)

где N - общее время наблюдений;

n_i - затраты рабочего времени в j-и день наблюдений по i-му виду работ, мин. [21, с. 2].

Таким образом, мы видим, что самые большие затраты рабочего времени руководителя ООО "Омсктур" отводятся на работу с документацией. А так же в течении всей недели, руководитель уделил слишком много времени на повышение своей профессиональной квалификации.

Проведя анализ листа наблюдений, мы собрали фактические затраты рабочего времени в течение недели руководителя ООО "Омсктур" и сравнили с показателями плановых затрат времени.

Для этого рассчитали коэффициент использования рабочего времени по формуле 3. Возьмем формулу:

, (2)

где - суммарное расчетное время использования технических средств в год, час;

Т_Ф - суммарное фактическое время использования технических средств в год, час [14, с. 98].

И преобразуем для удобного анализа результатов:



(3)

где Т_Ф - фактические затраты рабочего времени, мин;

Т_п - плановые затраты рабочего времени, мин.

Таким образом, мы видим, что самые большие затраты рабочего времени руководителя ООО "Омсктур" отводятся на работу с документацией. Но в тоже время перерасходует рабочее время на непредвиденные обстоятельства (деловые встречи, семинары, конференции и др.), что приводит к недостатку времени на работу с сотрудниками и на налаживание контактов с партнерами.

С помощью проведённого исследования, мы выявили следующие проблемы:

1. Руководитель постоянно загружен работой, мало отдыхает, берёт на себя дополнительные нагрузки, чаще всего не может расслабиться во время свободного времени, не думая постоянно о работе. У руководителя не всегда получается так организовать свое рабочее время в течение рабочего дня, что успеть все сделать на работе.

2. Не полностью использует время в регламентированный перерыв.

3. Не менее важными проблемами на пути к повышению работоспособности является неэффективное использование рабочего времени.

Причинами этого являются такие факторы, как:

- избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и документов,

- плохая техническая оснащенность рабочих мест, не позволяющая эффективно наладить коммуникации как между служб и отделов, так и внутри самих служб и отделов.

Проблемой также является нецелесообразное расходование времени на рутинную работу, которую могут сделать другие, т.е. неумение делегировать полномочия.

Неумение планировать рабочий день и более отдаленный период времени, правильно расставлять приоритеты, выделять дела важные, первоочередные и те, которые могут подождать, отсутствие стратегического мышления, нехватка времени на корректировку планов - все это является также проблемами в оптимальной организации рабочего времени руководителю.

Исходя из результатов исследования, следует констатировать, руководителю не хватает времени на общественную и представительскую деятельность, из чего следует еще раз вывод о необходимости правильной организации рабочего времени.

3. Мероприятия по улучшению рабочего времени как ресурса руководителя ООО "Омсктур"

Проведенные в данной работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы руководителя ООО "Омсктур" можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Также руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

- рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

- добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством

- ориентироваться на долгосрочные цели;

- научиться расставлять приоритеты работ;

- повысить самодисциплину.

Используя данные, полученные при проведении анализа затрат рабочего времени руководителя, был составлен план организационных мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационных мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 3.

Также для улучшения следует проводить опрос (приложение В) сотрудников ООО "Омсктур" с целью определения удовлетворенности работников своим трудом в турагентстве. Ответы полностью конфиденциальны, поэтому отвечать будут откровенно. Опрос поможет руководству организации определить состояние трудовой мотивации персонала.

Проведём анализ над мероприятиями по усовершенствованию рабочего времени руководителя предприятия ООО "Омсктур".

Руководителю, чтобы овладеть знаниями составления дневного плана следует пройти курсы по менеджменту, где он сможет научиться правильно и эффективно составлять план работы на день при этом сохраняя своё время.

Использование дневника времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы. Эта картотека благодаря рациональному разделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью).

Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля. Говоря компьютерным языком - ваша база данных

Это Ваш постоянный спутник. Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.

Таким образом, этот план будет способствовать четкому структурированию рабочего дня руководителя, а следовательно и эффективному использованию рабочего времени.

Заключение

Подводя итог работе, в соответствии с поставленной задачей, можно сделать следующие выводы:

Рабочее время - это время, в течении которого работник должен выполнять свои обязанности, мера продолжительности участия работника в трудовом процессе. Важнейшие характеристики рабочего времени: продолжительность и интенсивность. Рабочее время измеряется продолжительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года.

Резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому стоит вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтоб справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать всё как можно быстрее.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключается в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного планирования и распределения времени руководителя и сотрудников.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный сроки.

Актуальность избранной темы состоит в следующем: современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного использования рабочего времени руководством предприятия.

В работе была изучена одна из актуальных проблем современных руководителей: эффективное использование рабочего времени руководителем.

Были решены, следующие задачи:

- рассмотрели понятие, структуру и значение рабочего времени;

- изучили принципы эффективного использования рабочего времени;

- выявили причины потери рабочего времени;

- проанализировали использование рабочего времени руководителя ООО "Омсктур"

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство - необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Библиографический список

1. Федеральный закон от 22 июля 2008 г. N 157-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 26.3 Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"/ Справочно-правовая система « Консультант Плюс» / компания « Консультант Плюс»

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (от 30.12.2001 № 197 ФЗ) / Справочно-правовая система « Консультант Плюс» / компания « Консультант Плюс»

3. Алёхина О.Ф. Рабочее время руководителя и эффективность его использования. - Н. Новгород: НГУ, 2014. - 256 с. - ISBN 978-5-9916-3086-3.

4. Афоничкина А.И. Основы менеджмента. - СПб.: Питер, 2013. - 528 с.- ISBN 978-5-469-00913-9

5. Бычин, В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда. - М.: Издательство "Экзамен", 2013. - 320 с. - ISBN: 5-8212-0280-9, 5-94692-059-6.

6. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: "Элит-2000", 2011. - 472 с.- ISBN 5-94126-018-0.

7. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Гардарики, 2013. - 528 с.- ISBN 5-98118-037-4.

8. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. - Пенза, 2010. - 253 с. - ISBN отсутствует.

9. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 2014. - 480 с.- ISBN 5-85173-039-0.

10. Ильина Е.Н., «Туризм - путешествия. Создание туристской фирмы Агентский бизнес», М.: РМАТ, 2010. - 209 с. - ISBN отсутствует.

11. Завельский М.Г. Экономика и социология труда. - М.: Логос, 2011. - 208 с.- ISBN 5-904010-108-9.

12. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время. - М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 2011. - 304 с. - ISBN отсутствует.

13. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. - М.: Экономика, 2008. - 244 с. - ISBN отсутствует.

14. Кибанов А.Я. Управление персоналом: регламентация труда: Учебное пособие-3-е изд.,перераб. и доп./ А.Я. Кибанов, Г.А. Мамед-Заде, Т.А. Родкина .-М.: Издательство "Экзамен", 2003.- 480 с. - ISBN 5-94692-220-3.

15. Резник С.Д. Персональный менеджмент. / Под ред. С.Д. Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко - М: ИНФРА-М, 2012. - 402 с. - ISBN 978-5-16-003208-5.

16. Скляренко В.К., Прудников В.М. Экономика предприятия. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 528с. - ISBN 978-5-16-003753-0.

17. Щекин Г.В. Теория и практика управления персоналом. / Под ред. Г.В. Щекин. - М.: МАУП, 2013. - 280 с. - ISBN 966-608-343-4.

18. Уткин Э.А. Курс менеджмента. - М.: Зерцало, 2014. - 448 с.- ISBN 5-8078-0014-1.

19. ОмскТУР - Site [Электронный ресурс]. - URL: http://www.omsktour.ru/(дата обращения: 26.10.2014).

20. Школа менеджмента - Site [Электронный ресурс]. - URL: http://www.managegood.ru/foyns-121-2.html (дата обращения: 26.10.2014).

21. Стиль руководства и основные направления его исследования - Site [Электронный ресурс]. - URL: http://www.gumer.info/bibliotek_Buks/Psihol/belin/26.php (дата обращения: 26.10.2014).

22. Основы менеджмента - Site [Электронный ресурс]. - URL: http://www.al24.ru/category/biznes-ekonomika-finansy/menedzhment (дата обращения: 26.10.2014).

Размещено на Allbest.ru

...