Основные типы служебных документов
Определение сущности служебного документа, как официального документа, используемого в текущей деятельности организации. Рассмотрение основных видов служебных документов: отчета, акта, договора, распоряжения, соглашения, служебной и докладной записки.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.11.2016 |
| Размер файла | 18,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
3
Государственное бюджетное профессиональное образовательное
Учреждение «Усольский аграрно-промышленный техникум»
Филиал п. Тайтурка
Реферат по дисциплине: «Документоведение»
Тема: «Основные типы служебных документов»
Выполнила работу обучающаяся
Гр. Б-15
Нисковских М.
Проверил преподаватель: Г.Н. Павлова
Тайтурка 2016
Содержание
- Введение
- 1. Понятия служебного документа и его форма
- 2. Виды и классификация документов
- Заключение
- Список использованной литературы
Введение
В современном динамичном мире значение документов трудно переоценить, т.к. документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.
Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени.
В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации -- своевременность принятия решений.
Особое значение уделяется языку и стилю служебных документов. В них встречается много ошибок, например, зачастую употребляется несколько слов с одним и тем же значением, не соблюдается порядок слов в русской письменной речи, неправильно употребляется иноязычная лексика, которая нередко приводит к тавтологии. Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники теряют на этом процессе значительную часть рабочего времени.
- 1. Понятия служебного документа и его форма
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д. Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).
3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ',
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
2. Виды и классификация документов
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
· достоверность и объективность;
· точность, исключающая двоякое понимание текста;
· максимальная краткость, лаконизм формулировок;
· безупречность в юридическом отношении;
· стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
· нейтральный тон изложения;
· соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами.
Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.
Виды служебных документов:
· служебная записка
· докладная записка
· отчет
· акт
· договор
· трудовое соглашение
· распоряжение
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
По месту составления:
· внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия)
· внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц)
По содержанию:
· простые (посвященные одному вопросу)
· сложные (охватывающие несколько вопросов);
По срокам исполнения:
· срочные
· несрочные
По виду оформления:
· подлинные
· копии
· выписки
· дубликаты
Заключение
Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными (история, источниковедение, архивоведение, книговедение, менеджмент, психология управления и делового общения и др.). документ распоряжение служебный
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Существует множество классификаций документов, предложенные различными авторами. Они классифицируют документы по разным признакам.
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998
2. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2-е изд. - М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. - 270 с.
3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 6-е изд. - М.: ИНФРА-М; НГА, 2006.
4. Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. - 3-е изд. - М.: АЗЪ, 1996. - 928с.
5. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг. - экон. ин-т; сост.Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. - 92 с
6. Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004Нормы официально-делового стиля. Правила использования сокращений, аббревиатур. Редакторская правка служебных документов. Использование деепричастных оборотов. Согласование сказуемого с подлежащим. Правописание имен собственных, орфографические трудности.
реферат [44,2 K], добавлен 19.02.2014Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.
реферат [20,6 K], добавлен 09.02.2010Требования к документам "для служебного пользования". Основные аспекты организации делопроизводства органов внутренних дел. Использование средств вычислительной техники при разработке документа с ограничительной пометкой "для служебного пользования".
курсовая работа [1,3 M], добавлен 24.11.2016Особенности языка документов. Языковый стандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебного документа. Экстралингвистические и лингвистические особенности документа. Стандартизация лексики и словосочетаний в построении предложений.
контрольная работа [32,6 K], добавлен 04.04.2009Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.
контрольная работа [325,3 K], добавлен 23.03.2011Управление предприятием как информационный процесс, схемы документопотоков предприятия, пути прохождения отдельных видов документов. Правила хранения служебных документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими в ООО "Л-бит Групп".
отчет по практике [1,1 M], добавлен 22.10.2015Разновидности и функции информационно-справочных документов кадровой документации. Современные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов. Анализ требований к оформлению служебной записки и протокола в ООО "Фулгранд".
курсовая работа [388,5 K], добавлен 12.05.2019Корректное деловое общение как один из элементов корпоративной культуры. Особенности подготовки и проведения служебного совещания. Виды служебных совещаний, принципы организации и требования к ним. Основные стили поведения руководителя на совещании.
контрольная работа [58,6 K], добавлен 16.01.2011Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 21.07.2009Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.
контрольная работа [28,2 K], добавлен 13.05.2013Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор. Оформление некоторых видов отметок: об исполнителе документа и об исполнении документа.
контрольная работа [67,6 K], добавлен 01.11.2008Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.
реферат [919,1 K], добавлен 25.11.2016Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.
курсовая работа [31,4 K], добавлен 05.10.2013Основные признаки, функции электронного документа, требования, предъявляемые к их созданию. Жизненный цикл и юридическая сила электронного документа. Применение и правовой статус электронно-цифровой подписи как средства защиты электронных документов.
курсовая работа [33,5 K], добавлен 07.04.2012Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.
контрольная работа [30,5 K], добавлен 25.02.2009Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.
курсовая работа [79,5 K], добавлен 19.10.2013Понятие "документирование", "юридическая сила документа"; бланки: форматы, виды. Формы представления текста; оформление реквизитов грифов, приказа, деловых писем, договора, протокола. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов.
контрольная работа [45,5 K], добавлен 03.03.2011
