Понятие и виды актов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Акт. Понятие и виды актов
• 2. Основные правила составления актов
• Заключение
• Список используемой литературы
• Приложение 1. Образец акта с продольным расположением реквизитов
• Приложение 2. Акт с угловым расположением реквизитов
• Введение

Документационное обеспечение управления - одна из отраслей, которое требует пристального внимания со стороны специалистов. Это связано с тем, что обмен документов, который ежедневно происходит между организациями, должен быть выстроен четко, качественно, с учетом всех требований.

Для упрощения обмена документами многие из них приведены к унифицированной форме. Документы включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), их форма и содержание регламентируется стандартами, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - М. : Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

Акты - один из видов документов, который является часто используемым в документном обмене между организациями и внутри организации.

Они регулируют выполнение обязательств организаций друг перед другом, фиксируют нарушения, подтверждают произошедший факт.

В данной контрольной работе приведен анализ видов актов, изложены основные правила составления актов.

1. Акт. Понятие и виды актов

В делопроизводстве возникают такие ситуации, которые требуют составления на данный момент именно акта. По мнению специалистов, это дает объяснение тому, что существуют большое количество видов актов.

Прежде чем перейти к рассмотрению разновидностей актов, используемых в делопроизводстве, дадим определение понятию акт.

Таким образом, акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 18 с.

В практике делопроизводства акт может быть составлен не только для подтверждения установленных фактов, но и могут содержать в себе рекомендации и предложения. К таким видам актов относятся, к примеру, акты проверок, ревизий, обследований и т.д.

Как уже было сказано выше, существует множество видов актов. Между собой они различаются внутренним содержанием или назначением. В разных сферах жизнедеятельности общества имеют место быть следующие виды актов:

1. приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

2. обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

3. испытаний (образцов, систем, технологий);

4. приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

5. приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

6. ревизии, инвентаризации;

7. расследования аварий, несчастных случаев;

8. ликвидации организации и т.д. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для узов [Текст] / С.Л. Кузнецов; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЭИ, 2010. - 232 с.

Каждый из приведенных видов актов имеет собственные правила оформления и составления. Для некоторых видов из них созданы унифицированные формы, которые утверждены нормативными актами и обязательны для использования в данной форме. Поэтому, если возникает такая ситуация, что необходимо составить акт, для начала следует выяснить, не существует ли утвержденная форма акта. Так же следует иметь в виду, что многие ведомства создали правила, регулирующие порядок составления акта в конкретной ситуации. Т.е. кроме унифицированных форм, по применению актов существуют инструкции по созданию акта в конкретной ситуации.

Многие виды актов, как уже было сказано, имеют унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

Акт могут быть оформлены как на продольном бланке, так и на угловом. Примеры актов приведены в приложении 1 и приложении 2 соответственно.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы.

Акт делится на две части - вводную и констатирующую. Констатирующая часть является основной частью. Схема вводной части выглядит следующим образом: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Делопроизводство: учеб. пособие [Текст] / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Форум, 2010. - 256 с. Основанием для создания акта может послужить договор, распорядительный или нормативный документ, на котором указаны номер и дата создания.

Акты должны содержать необходимые минимум реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения. Если акт требует утверждения, то он должен быть включен в список документов, подлежащих утверждению. В качестве примера можно привести акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Данный вид актов должен подписать директор или генеральный директор организации.

Некоторые виды актов (в частности, необходимо упомянуть акты по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Формуляр - образец объяснительной записки состоит из реквизитов:

* наименование организации;

* наименование вида документа - АКТ;

* дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);

* регистрационный номер;

* место составления;

* гриф утверждения (при необходимости);

* заголовок к тексту;

* текст;

* отметка о наличии приложения (при необходимости);

* подписи. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления [Текст] / М.И. Басаков. - Изд. 2-е, испр. и доп. - Ростов н\Д: Феникс, 2013. - 350 с.

Таким образом, существуют множество видов актов. Видовая разновидность актов продиктована множественностью ситуаций, при которых могут быть составлены акты. Существуют следующие виды актов: приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты должны содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.

Несмотря на то, что существует такое множество актов и, как следствие, каждый акт имеет свои правила составления, имеются общие правила для всех видов актов. Они рассмотрены в следующей главе.

документационный управление акт реквизит

2. Основные правила составления актов

- Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов [Текст] / С.Л. Кузнецов; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЭИ, 2010. - 232 с.

- Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

- Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2015 по 18.09.2015 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

- Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

- Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта Фионова, Л.Р. Документационное обеспечение управления государственной службой : учебник [Текст] / Л.Р. Фионова. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2012. - 130 с..

- В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - коммерческий отдел,

3-й экземпляр - покупатель.

- Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. Когда перечисляются лица, подтверждающие какой-то факт, указываются наименования должностей с обозначением организации. Фамилии указываются в именительном падеже, имена и отчества не приводятся полностью, только инициалы. При перечислении членов комиссии, первым указывается председатель. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] / В.И. Андреева. - М.: Кнорус, 2012. - 256 с.

- В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

- В необходимых случаях, разрешается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, составлявших акт, так же могут быть указаны адреса.

Таким образом, акты, несмотря на множество видов, имеют общие правила составления.

Заключение

Существуют множество видов актов. Видовая разновидность актов продиктована множественностью ситуаций, при которых могут быть составлены акты. Существуют следующие виды актов: приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты должны содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.

Акт делится на две части - вводную и констатирующую. Констатирующая часть является основной частью. Схема вводной части выглядит следующим образом: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали.

Реквизиты актов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Несмотря на то, что существует такое множество актов и, как следствие, каждый акт имеет свои правила составления, имеются общие правила для всех видов актов.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 18 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

3. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] / В.И. Андреева. - М.: Кнорус, 2012. - 256 с.

4. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления [Текст] / М.И. Басаков. - Изд. 2-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 350 с.

5. Делопроизводство: учеб. пособие [Текст] / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Форум, 2010. - 256 с.

6. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов [Текст] / С.Л. Кузнецов; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЭИ, 2010. - 232 с.

7. Фионова, Л.Р. Документационное обеспечение управления государственной службой: учебник [Текст] / Л.Р. Фионова. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2012. - 130 с.

Приложение 1

Образец акта с продольным расположением реквизитов

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Карат»

И.К. Иванов (подпись)

«12» мая 2015 года

АКТ ревизии кассы

«10» мая 2015 г. №325

Основание: приказ директора ООО «Карат» «О ревизии предприятия» №32 от 5 мая 2015 г.

Состав комиссии:

Председатель - зам. главного бухгалтера М.Д. Антонов

Члены комиссии - старший бухгалтер М.К. Дуров, бухгалтер О.А. Лукина

Присутствовали - главный бухгалтер Н.М. Кудрин, кассир А.Д. Андреева.

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 10 мая 2015 г., согласно кассовой книге и данным бух. учета, должен составлять 22238 руб.

2. Фактический остаток наличных денег составил 12220 руб. Недостача наличных денег составила 10018 руб.

3. Недостача наличных денег по вине кассира Андреевой А.Д.

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. - в дело №1123;

2-й экз. - директору предприятия;

3-й экз. - главному бухгалтеру

Приложение: объяснительная записка кассира Андреевой А.Д. на 2 л. в 3 экз.

Председатель (подпись)

Члены комиссии: (подпись)

С актом ознакомлена: (подпись)

В дело №123

«10» мая 2015 г.

Приложение 2

Акт с угловым расположением реквизитов

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П.И. Степанов.

Закрытое акционерное общество «Леонтия»

14.07.2003 №06 16.07.2003

г. Химки

АКТ приема - передачи оргтехники

Основание: докладная записка офис-менеджера И.К. Романовой от 31.06.2003.

Составлен комиссией:

Председатель - начальник технической группы А.А. Воловой,

Члены комиссии:

1. Начальник административно-хозяйственного отдела М.Ю. Борисов,

2. Бухгалтер Л.П. Смирнова,

3. Офис-менеджер И.К. Романова

Комиссия 11.07.2003 провела проверку технического оснащения приемной генерального директора организации.

Комиссия признала негодным для эксплуатации: копировальный аппарат Xerox 345 - 1 шт., Шредер инв. №367 - 1 шт. Факс 47568 - 1 шт.

Непригодная для эксплуатации техника передана на склад предприятия.

Акт составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. - направлен начальнику административно-хозяйственного отдела

2-й экз. - главному бухгалтеру,

3-й экз. - в дело 23-02

Председатель А.А. Воловой

Члены комиссии М.Ю. Борисов, Л.П. Смирнова, И.К. Романова

Размещено на Allbest.ru