Оформление кадровой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оформление кадровой документации

1. Раскройте требования к составлению и оформлению приказа о поощрении в кадровой службе

Требования к составлению и оформлению приказа о поощрении в кадровой службе в основном совпадают с основными требованиями к составлению и оформлению приказов, изложенными в ???(найти)

Издание приказа о поощрении состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Инициирование издания приказа

Основанием для награждения или поощрения могут служить докладная записка или представление руководителя структурного подразделения или кадровой службы о поощрении работника (работников) руководителю организации с обоснованием необходимости и указанием вида поощрения в соответствии с локальным нормативным правовым документом (правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и т. п.).

Докладная записка - это документ информационного характера, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение необходимости поощрения работника с конкретными предложениями составителя. Цель такой докладной записки - побудить вышестоящего руководителя принять управленческое решение о награждении или поощрении работника. Структура докладной записки о поощрении Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) не установлена, поэтому она составляется в произвольной форме с учетом общих требований к составлению докладной записки. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части содержится краткая характеристика работника, производится мини-анализ его деятельности, называются причины написания докладной записки. проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Оно готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела управления, цеха и т.п.), печатается на общем бланке структурного подразделения или на чистом листе бумаги формата А4 и подается на имя руководителя организации

Форма представления о поощрении установлена УСОРД и имеет следующую структуру:

1. Фамилия, имя, отчество (указываются в именительном падеже);

2. Наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

3. Наименование структурного подразделения;

4. Стаж работы в данной организации (на предприятии);

5. Оценка производственной деятельности;

6. Мотив поощрения;

7. Основание;

8. Вид поощрения;

В некоторых организациях сложилась практика обсуждения кандидатур, представленных к некоторым видам поощрения с участием представителей профсоюзных и других общественных формирований. В таком случае руководитель структурного подразделения или кадровой службы, готовя представление, может приложить или сослаться на протокол заседания, к примеру, профсоюзного комитета, на котором обсуждались кандидатуры для награждения.

Этап 2. Подготовка приказа и согласование проекта

Второй этап начинается с рассмотрения руководителем организации докладной записки (или представления) и принятия соответствующего решения. Проект приказа о поощрении проходит все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирование). Структура текста приказа может варьироваться в зависимости от мотива поощрения. Указание на мотив поощрения является одной из особенностей текста приказа о поощрении.

кадровый документация приказ договор

Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь к работникам могут применяться виды поощрений, предусмотренные коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

В качестве поощрения может применяться и повышение работника в должности.

Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут быть самыми разнообразными в зависимости от конкретной ситуации, например: «За перевыполнение в III квартале 2016 г. плановых заданий», «За длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения», «За успешную подготовку и проведение научно-практической конференции «Роль и значение документа в управленческом процессе» и т.п.

Этап 3. Издание приказа и доведение его до сведения награжденного и трудового коллектива.

Приказы о поощрении оформляются на общем бланке организации.

Структура текстов приказов может варьироваться в зависимости от мотива поощрения. Если работники поощряются по одному мотиву, формулировка выносится в констатирующую часть. Распорядительным словом в приказе выступает вид поощрения («ПРЕМИРОВАТЬ», «НАГРАДИТЬ» и др.).

Текст распорядительной части приказа для одного мотива поощрения согласно УСОРД имеет следующую структуру :

1. Фамилия, имя, отчество (в винительном падеже - при премировании и награждении; в дательном - при объявлении благодарности);

2. Наименование должности, профессии, разряд про ЕТС;

3. Наименование структурного подразделения.

Как правило, завершает текст распорядительной части приказа содержание поощрения, например: ПРЕМИРОВАТЬ - в размере должностного оклада; НАГРАДИТЬ - ценным подарком, Почетной грамотой Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и т.п.

Следует обратить внимание на то, что указание в приказе мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание». Основанием для издания приказов о поощрении являются, как правило, докладные записки и представления. Представления о поощрении обычно готовятся в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки - при объявлении благодарности и премировании.

Отдельная форма УСОРД установлена для представления о переводе на другую работу. Текст такого представления имеет следующую структуру:

1. Фамилия, имя, отчество (указываются в именительном падеже);

2. Наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

3. Наименование структурного подразделения;

4. Стаж работы в данной организации (на предприятии);

5. Оценка производственной деятельности;

6. Повышение профессионального уровня;

7. Основание для перевода (оформляется с помощью слов «в связи»);

8. Вид перевода;

9. Наименование должности (профессии, разряд по ЕТС), на которую предлагается перевести работника), а также структурного подразделения.

Этап 4. Доведение до исполнителя, внесение соответствующих записей в документы (личную карточку формы № Т-2, трудовую книжку). Копии (выписки) приказов (распоряжений) о награждении включаются в личное дело работника.

2. Укажите поэтапность действий кадровой службы при расторжении трудового договора по соглашению сторон и по желанию работника

Этап 1 Заявление работника за месяц до планируемой даты увольнения

Этап 2 Согласовать заявление с руководителем структурного подразделения, руководителем организации.

Этап 3 Подать все документы в отдел кадров.

Этап 4 Подобрать кандидата на открывшуюся вакансию и провести с ним собеседование.

Этап 5 Оформить нового работника.

Этап 6 Наниматель создает комиссию, которой уволенный работник сдает дела. Данная комиссия производит передачу дел новому работнику.

Этап 7 Отделу кадров выдать обходной лист увольняемому работнику.

Этап 8 Подписать обходной лист и предоставить его в отдел кадров.

Этап 9 Издать приказ.

Этап 10 Ознакомить работника с приказом об увольнении в течение пяти дней со дня издпния приказа. ???

Этап 11 Передать копии приказа обувольнении в отдел бухгалтерии.

Этап 12 Внести данные приказа об увольнении в трудовую книжку работника.

Этап 13 Ознакомить работника с записями, сделанными в трудовой книжке

Этап 14 Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения

Этап 15 Произвести окончательный расчет в день увольнения независимо от того, должен работник нанимателю материальные ценности или нет, подписан ли обходной лист.

Этап 16 При отсутствии работника на рабочем месте в день увольнения направить в день увольнения уведомление о получении трудовой книжки, уведомление о получении окончательного расчета.

Этап 17 Трудовую книжку выслать или выдать иному лицу только по письменному заявлению работника.

3. Составьте и оформите документ по заданному условию

Король А.В. работает рубщиком мяса в ЗАО «Универсам-Запад». В соответствии с графиком он должен был в мае текущего года пройти обязательный периодический медосмотр. Несмотря на указания нанимателя, Король А.В. медосмотр не прошел, в результате чего был отстранен от работы.

Составьте проект соответствующего приказа. Недостающие сведения возьмите произвольно

Проект приказа

ЗАО «Универсам-Запад»

ПРИКАЗ

21.10.2016 № 123-л

г. Гомель

Об отстранении от работы Короля А.В.

В связи с непрохождением Королем А.В. обязательного медицинского осмотра

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Короля Андрея Витальевича, рубщика мяса, отстранить от работы 22.10.2016г. с 8.00 до момента прохождения обязательного медицинского осмотра.

2. Бухгалтерии не начислять Королю А.В. заработную плату за время отстранения от работы.

3. Снизить премию на 10% за октябрь Королю А.В. согласно ч. 4 чт. 198 ТК РБ. ??? п.2 ч.1 ст. 198 ТК

4. Королю А.В. приступить к работе не позднее 25.10.2016г. с 08.00.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заведующего мясным отделом Данилова А.И.

Основания:

1 . Приказ № 65 от 11.10.2016г. «О прохождении обязательного периодического медицинского обследования»;

2. Докладная записка Данилова А.И.;

3. Объяснительная записка Короля А.В.

4. п. 6 Положения о премировании

Директор Подпись Сидорчук С.С.

Визы

Зав. мясным отделом Данилов А.И.

Бухгалтер Седич И.В.

Нач. отдела кадров Монич З.М.

Нач. юридического отдела Козлов В.П.

С приказом ознакомлен Подпись А.В. Король__.__.2016г.

Литература

Нормативно-правовые акты

1.Трудовой кодекс Республики Беларусь, Минск: Нац. центр правовой информации Республики Беларусь, 2010

2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, Утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 № 4

3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, Утверждена Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 09.03.1998 № 30

Учебные пособия

1. Организация кадровой службы: с приложением образцов документов на CD Е.М. Бабосов и др. под общ.ред. Липень. Минск: Дикта, 2009г.

2. «Отдел кадров» 2014г. №1, №2

3. «Кадровик. Управление персоналом» 2016г. №5

4. «Охрана труда и социальная защита» 2016г. №5

Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учеб. пособие: Минск: РИПО, 2009

5. Рыбаков, З.А. Энциклопедия кадрового делопроизводства / З.А. Рыбаков. - Минск: Регистр, 2010.

6. Бохан, В.Ф. Настольная книга работника по кадрам / В.Ф. Бохан. - Минск: Дикта, 2003

7. *Шевцов, Л.Д. Образцы документов по кадрам / Л.Д. Шевцов, Л.П. Чечерина. - Минск: ТетраСистемс, 2001. (*заполнить библ карточку

8. Куприянова , Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере : сост. док., ведение учета, орг. работы / : КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002

9. Кеник , К. И. Справочник по трудовому праву для работников кадровой и юридической службы. - 2-е изд., переработанное и дополненное. - Минск: Амалфея, 2006.

10. Шишко Г .Б ., Чичина А.П. Новый порядок ведения трудовых книжек . - Минск: Регистр, 2015

11. Ковалева, О.С. Кадровая работа: технология, инструменты, методы /О.С. Ковалева.- 2-е изд., перераб. и доп. - Минск: Амалфея, 2008г.

12. Справочник кадровика. - 2008 г.

13. Бохан, В. Ф. Формирование кадровой службы организации. - Кадровик, 2004 г.

14. Ходкевич, А. Е. Отчет о кадровой работе. - Кадровая служба, 2004 г.

15. Кадровая служба. - 2004 г.

16. Кондакова Н. Формирование и ведение личных дел. - Кадровик, 2016 г.

17. Кеник К. И., Липень Л. И. Образцы приказов по кадрам с комментариями - Мн: Дикта, 2009 г.

18. Адашкевич О. Кадровая служба на предприятии. - Кадровик. Управление персоналом, 2002 г.

19. Винокуров М. А. и др. Автоматизация кадрового учета: М,Инфа-М, 2001 г.

Размещено на Allbest.ru