Сущность автоматизированного места менеджера

Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала

Отличительной особенностью АРМ административного и менеджерского персонала, является их ориентация на принятие управленческих решений.

АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.

Мебель: стол однотумбовый, стол с приставкой, стол для заседаний, шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, кресла полумягкие рабочие.

Средства оргтехники: органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольная, лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки деловые для бумаг, телефонный аппарат с функцией проведения совещаний, диктофон, персональный компьютер, принтер, сканер.

Автоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и относящихся к социальной области.

Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:

- получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

- анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;

- информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

- сбор статистических данных для принятия управленческих решений;

- принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

- контроль исполнительной дисциплины;

- контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров;

- составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.

Принцип системного подхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базы всех АРМ связаны с АСУ (Автоматизированной системой управления), а также между собой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.

Поскольку традиционная технология личной работы существенно отличается от технологии обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельно простым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджер или руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря или помощника по информации, работающих на параллельном АРМ. Эффект от внедрения АРМ административно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.

Итак, обозначим основные виды работ менеджера выполняемые на рабочем месте:

- составление текстовой документации;

- обработка входящих и исходящих документов;

- копирование и размножение документов;

- хранение, поиск и передача документов;

- вычислительные операции, анализ полученных данных;

- обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;

- обработка корреспонденции;

- проведение встреч;

- проведение совещаний;

- принятие управленческих решений.

Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени.

Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность - ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти - на работу с документами, и только ничтожная часть - меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

В связи с этим огромное внимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.

Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления.

В его состав входят следующие аппаратные средства:

- один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), ноутбуков, возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;

- средства копирования документов;

- сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

- проекционное оборудование для проведения презентаций.

Также менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:

- диктофон;

- факс;

- телефон, телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.

Также рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцелярскими принадлежностями.

Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.

Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание.

В современных условиях автоматизированные рабочие места не создаются с нуля.

В экономике практически на всех уровнях управления и во всех экономических объектах (от органов регионального управления, финансово- кредитных организаций, предприятий, фирм до организаций торговли и сфер обслуживания) функционируют системы автоматизированной обработки информации.

Однако переход к рыночным отношениям, возросшая в связи с этим потребность в своевременной,, качественной, оперативной информации, оценка ее как важнейшего ресурса в управленческих процессах, а также последние достижения научно- технического прогресса вызывают необходимость перестройки функционирующих автоматизированных систем в экономике, создания информационных систем и информационных технологий на новой технической и технологической базах.

Поиск рациональных путей проектирования идет по следующим направлениям:

1. Разработка типовых проектных решений, зафиксированных в пакетах прикладных программ (ППП) для решения экономических задач с последующей привязкой ППП к конкретным условиям внедрения и функционирования;

2. Разработка автоматизированных систем проектирования.

Наиболее эффективно информатизации поддаются следующие виды деятельности: бухгалтерский учет, включая управленческий и финансовый; справочное и информационное обслуживание экономической деятельности; организация труда руководителя; автоматизации документооборота; экономическая и финансовая деятельность, обучение.

Наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить «1С: бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус» и др.

Справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности представлено следующими ППП «Гарант» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство); «Консультант +» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство).

Экономическая и финансовая деятельности представлении следующими ППП :

- Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации, реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; составления бизнес-планов;

- технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков денежных средств и готовой продукции.

В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитают покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском.

Система может быть использована бухгалтером для получения информации о суммах приходных и расходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов. Кроме того, они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности.

Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию. Все это значительно облегчает ведение дел фирмы.

Таким образом, автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов.

Автоматизированные информационные технологии в организационной структуре автоматизированного рабочего места обеспечивают решение следующих задач:

1. Учет труда и его оплаты: O формирование базы данных по учету кадров; O формирование первичных документов по учету труда и его оплаты; O обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом; O обобщение операций по счету «Расчеты по оплате труда» O распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции; O формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

2. Учет основных средств: O формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств; O формирование инвентарных ведомостей; O исчисление и распределение износа по объектам калькуляции; O расчет переоценки основных средств.

3. Учет материальных ценностей: O формирование первичных документов по движению материальных ценностей; O распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.

4. Учет работы автотранспорта предприятия.

5. Учет денежных средств: O обработка информации по учету кассовых операций; O обработка информации по учету банковских операций; O обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками;

6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства: O учет продукции; O создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции; O закрытие счетов бухгалтерского учета.

Заключение