Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги, Уралсвязьинформ отмечает двухсоттысячного клиента...

Чаще всего запоминаются проекты, результаты которых можно видеть, осязать или держать в руках, например, новое здание или новый компьютер. Но есть и проекты, которые могут быть направлены на достижение не материальных результатов, например, рекламные кампании производителей автомобилей, призванные убедить нас покупать новые модели; или акции, направленные на распространение информации о вреде курения; или кампании политических партий. Такие проекты называют проектами влияния. На предприятии подобные проекты влияния часто касаются повышения качества продукции, уменьшения отходов или улучшения обслуживания клиентов. Эти проекты так же важны, как и новое здание или новый компьютер.

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые следующими общими признаками, которые делают их проектами:

Наличие цели . Нет цели, нет проекта! Достижение цели определяет завершение проекта. При этом должны ставиться ясные, т.е. измеримые цели, а именно: какие цели должен преследовать проект. В конце проекта должна быть точная информация о том, достигнуты цели или нет. Если есть сомнения в отношении достижения цели, то следует считать, что проект потерпел крах. Цели проекта имеют временную ограниченность. При успешном завершении проекта целевая установка, данная руководителю проекта заказчиком, отпадает.

Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и так далее.

Наличие изменений. Этот признак является наиболее важной характеристикой проекта, так как осуществление проекта всегда несет в себе изменения предметной области, в которой реализуется проект. По сути, реализация проекта всегда связана с изменениями некоторой системы и является целенаправленным ее переводом из существующего в некоторое желаемое состояние. Таким образом, проект является динамическим процессом перевода системы из существующего в желаемое состояние по выбранной концепции осуществления проекта. Например, Реконструкция склада (начальное состояние системы - характеристики существующего склада, конечное состояние - характеристики склада после реконструкции.)

Координированное выполнение взаимосвязанных действий . Проекты включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных работ. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится очевидно, что проект - это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.

Ограниченность во времени . Этот признак также является одной из важнейших характеристик проекта. Он означает, что любой проект имеет определенное начало и завершение, которые ограничивают продолжительность осуществления проекта. Проект немыслим без четкого графика времени, в котором указывается, когда работа начинается и когда она должна быть закончена, т.е. должен существовать срок начала и окончания проекта.

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Например, п роведение международного Форума. Определяются даты проведения и продолжительность Форума. Началом этого проекта будет принятие решения об его осуществлении, окончанием - подготовка и сдача заказчику (спонсору) отчета о его результатах. Форум может длиться три дня, а весь проект - целый год

Новизна и уникальность. Относится не к отдельным составляющим частям проекта, а к проекту в целом. Даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы, которые характерны не только для данного проекта, но и используются во многих других проектах.

Ограниченность требуемых ресурсов . В каждом проекте используются различные ресурсы: финансы, люди, техника, оборудование, материалы и др. Объем выделяемых на проект ресурсов тесно связан с бюджетом и всегда конечен. Объем ресурсов в ряде случаев может быть изначально жестко лимитирован, и тогда при заданных ограничениях на ресурсы могут быть определены сроки и продолжительность проекта. В случае жестко заданных сроков может быть определено необходимое количество требуемых ресурсов. Суть этого признака в том, что во всех случаях утвержденный вариант реализации проекта имеет спецификацию и график потребления ресурсов.

Организация управления, специфичная для проекта . Организация проектов во многих аспектах отличается от других работ. Так, над проектом в одной команде могут работать люди разной принадлежности (разные подразделения) и различных специальностей.

Большинство крупных проектов не может быть выполнено в рамках существующих организационных структур и требует на время реализации проекта создания «специфической для проекта организационной структуры». В то же время для отдельных мелких или относительно простых проектов создание специальной организации не требуется и/или не оправдано. Однако во всех случаях требуется назначение менеджера проекта, персонально ответственного за успех проекта.

Определение: «Проект - это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией».

Таким образом, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное при условии ряда ограничений и обеспечивающих механизмов.

Количество предлагаемых проектов, как правило, всегда значительно больше, чем позволяют имеющиеся ресурсы организации. Поэтому необходимо иметь критерии приоритетного отбора проектов, которые поддерживают стратегическое направление организации и которые признают все сотрудники организации. Существует огромное количество моделей отбора, которые можно применять на практике. Выбор модели зависит от специфики организации (характер отрасли, размер предприятия, технология, рынок и стиль управления и т.д.).

Отбор на основе количественных показателей

Денег всегда недостаточно, и это вместе со сложностью проекта, величиной расходов, последствиями, рисками и потенциальной прибылью от проектов означает необходимость использования при отборе количественных показателей. Рассмотрим некоторые модели этого типа.

Модель окупаемости

Период окупаемости для проекта - это период времени, необходимый для возмещения первоначальных инвестиций за счет использования результатов проекта.

Например, проект, на реализацию которого надо $ 100000, может принести ежегодно $ 25000.

Период окупаемости данного проекта таков:

Период окупаемости = $ 100000/$ 25000 = 4 года