История развития делопроизводства в Украине

Размещено на http://www.allbest.ru/

История развития делопроизводства в Украине



План

1. Делопроизводство в Киевской Руси

2. Особенности организации делопроизводства во второй половине XIV - первой половине XVII века

3. Украинское делопроизводство во второй половине XVII-XVIII века

3.1 Коллегиальное делопроизводство

4. Украинское делопроизводство в ХІХ - первой половине ХХ века

4.1 Министерское делопроизводство

5. Организация делопроизводства в 1917-1919 годах в Украине

6. Организация делопроизводства в СССР

6.1 1920-1940 годы

6.2 1950-1980 годы



1. Делопроизводство в Киевской Руси

Развитие восточноевропейских племен привело в IX веке к образованию одного из крупнейших государств средневековой Европы -- Руси, центром которого на протяжении многих веков был Киев, поэтому в исторической литературе это государство получило название Киевская Русь (IX в. -- 40-е гг. XIII в .). Однако государственных учреждений в период Киевской Руси еще не существовало, и единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Развитие делопроизводства неразрывно связано с возникновением письменности. Долгое время бытовало мнение, что письменность на Руси возникла вместе с введением христианства, связана с церковными книгами. Однако существуют свидетельства существования письменности еще до официального введение христианства. Например, договоры Руси с Византией 911 и 945 годов. Их тексты дошли до нас в «Повести временных лет». Из содержания этих договоров можно узнать, что писали их в двух экземплярах, как того требовала византийская дипломатическая практика. Первый экземпляр был написан по-гречески, а второй - на языке народа, с которым заключался договор. В одном из этих договоров (911г.) можно найти и другие интересные сведения о традициях составления документов на Руси. Так, лица, собирающиеся ехать за границу или на военную службу, на случай смерти писали завещания. А путешествующие в Царьград послы и купцы, которые раньше должны были иметь при себе золотые и серебряные печати, снабжались письменными грамотами от киевского великого князя к византийскому императору. В них указывались имена путешественников, а также цель их путешествия.

К середине IX века постепенно сложилась государственная административная система. Во главе ее находился великий киевский князь в окружении многочисленных представителей высшего сословия - бояр и дружинников, которые при решении государственных дел выступали в роли советников. Вполне возможно, что уже тогда при дворе князя находилась государственная канцелярия, состоящая как минимум из четырех отделов: внешних связей, налогов, государственной княжеской казны и архива. Многие ученые считают, что во время крещения Руси такая канцелярия, в частности казна, могла находиться в княжеской Десятинной церкви.

В Киевской Руси существовало две славянские азбуки: кириллица и глаголица. Основой для создания славянского письма послужил греческий алфавит, дополненный характерными для славянских языков шипящими (ж, щ, ш, ч) и несколькими другими буквами. Первоначально славянский алфавит состоял из 43 букв, напоминающих по написанию греческие. Кириллица в дальнейшем стала основой современной украинской, болгарской, российской и белорусской письменности.

Другая славянская азбука - глаголица имела тот же состав букв, но с более сложным витиеватым написанием. К XIII веку глаголица почти полностью исчезла из употребления.

На раннем этапе развития Руси государственным языком канцелярии был церковнославянский. Но на рубеже XI-XII веков в делопроизводстве стали использовать киеворусский язык, основой которого была кириллическая письменность с несколько упрощенной графикой. В Киеве издавна существовал местный говор - койне, который вобрал в себя говоры соседних земель и терминологию, необходимую для ведения государственных дел: юридическую, хозяйственную и военную. Со временем на основе койне сформировался киеворусский письменный язык, ставший в Киевской Руси государственным. Постепенно он вытеснил церковнославянский из всех сфер жизни, кроме церковной. На киеворусском язые написан свод законов Киевской Руси - «Русская правда».

Киевская канцелярия обладала большим авторитетом и властью. При составлении того или иного документа ее писари диктовали свои традиции и вкусы и по содержанию, и по оформлению, а позднее эти документы превратились в образец, которому следовали чиновники всего государства.

Писцы обучались в писцовых палатах и библиотеках при монастырях и церквях, а также в школах. При дворце князя Владимира Святославовича в Киеве (978-1015 гг.) существовало учебное заведение для детей бояр и дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности печатников - хранителей княжеских печатей, металников и писцов при князьях и крупных феодалах. В Киевской Руси в отличие от Западной Европы учили писать и женщин. В 1086 годду княжна Анна Всеволодовна создала школу для девочек, где обучали грамоте, пению и шитью.

Во времена Киевской Руси делопроизводство только зарождалось. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов, и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией. Выработанные практикой традиции постепенно становились нормами, которые впоследствии стали основой системы делопроизводства.



2. Особенности организации делопроизводства во второй половине XIV - первой половине XVII века

В середине XIV века большинство украинских земель вошло в состав Великого княжества Литовского. В 1569 году, после Люблинской унии, Украина, как и вся Литва, перешла под юрисдикцию Польши, нового государства -- Речи Посполитой. Документы этого периода, главный источник исторических сведений, сконцентрированы в Коронной метрике -архиве актовых книг Коронной канцелярии. Большинство копий документов, изданных в 1569-1673 годах для украинских земель, находятся в одном из разделов этой метрики -- «Руськой серии».

Делопроизводством, имеющим отношение кукраинским землям, ведал руський писарь. Он отвечал также за правильную регистрацию копий «руських» документов в книгах Коронной метрики. Руський писарь, которого на должность назначал сам король, должен был жить при дворе и сопровождать монарха в его поездках.

Делопроизводство и состав должностных лиц Коронной канцелярии, работавших с документами, пока изучены недостаточно. Под руководством канцлера и подканцлера находились регенты, писари и подписки, которые готовили и регистрировали документы в соответствующих книгах, причем каждый из них выполнял определенные функции. Достаточно полный именной перечень служащих различных рангов представлен в одном из справочников Коронной канцелярии середины XVII века.

На протяжении XVII века в канцелярском делопроизводстве устанавливается процедура сверки документов в конце года, а также после заполнения нескольких тетрадей, готовых к переплету. Ответственные писари расписывались на последнем листе такой тетради, свидетельствуя тем самым, что просмотрели их и сверили содержание.

Существованию отдельной серии книг для украинских земель, отображающей степень их административной автономии и подчеркивающей обособленность региона, положили конец войны и революционные изменения середины XVII века. После восстания Богдана Хмельницкого и послевоенных соглашений на часть украинских земель уже не распространялась юрисдикция Коронной канцелярии. По Переяславскому договору 1654 года часть Украины попала под протекторат Московского государства. Волынь и западная часть Киевского воеводства остались в составе Речи Посполитой, и процессы полонизации в украинском обществе заметно усилились. Это привело к окончательному исчезновению «руського» языка из делопроизводственной практики Коронной канцелярии.

Киев с окрестностями, левобережная часть Киевского и Черниговское воеводство отошли к новому государству -- Гетманщине. Это государство было основано на козацкой территории, которая до начала Освободительной войны делилась на шесть полков -- Чигиринский, Черкасский, Корсуньский, Белоцерковский, Переяславский и Каневский. В основу государственного административно-территориального управления было положено полково-сотенное устройство козацкого войска. Полк, территориально объединявший козаков и составлявший военную единицу, приобрел значение административного округа, а полковник, как военный командир, стал одновременно главой гражданской администрации. Каждый полк именовался по названию города или местечка, где была сосредоточена полковая администрация, в состав которой входили полковник, полковая старшина и канцелярия. В Запорожской Сечи были свои традиции в ведении административных дел и оформлении деловой документации. Богдан Хмельницкий в свое время (1637-1638) был писарем реестрового козацкого войска и вел переписку от его имени. Став гетманом, он использовал этот опыт в более широком объеме. Ему пришлось руководить и войском, и новой администрацией, вести сложные дипломатические переговоры с разными государствами, что требовало опыта канцелярской работы.

Делопроизводственные службы сложились уже в ходе Освободительной войны, о чем свидетельствует Реестр Войска Запорожского 1649 года. В нем перечислены писари отдельных полков и сотен. Изучая рукописи разнообразных документов, можно убедиться в том, что писари были знатоками своего дела, писали не только разборчиво и красиво, а даже художественно. Чтобы достичь такого совершенства в каллиграфии, нужно было обладать навыками, приобретенными в ходе многолетней подготовки.

При гетмане была создана Генеральная военная канцелярия. Общее руководство всем делопроизводством в ней осуществлял генеральный (кошевой) военный писарь. Генеральная военная канцелярия вела дела внутреннего и внешнего характера, поэтому роль генерального писаря в политической жизни Украины была достаточно весомой.

Штат Генеральной военной канцелярии состоял из подпасарей, копиистов, толмачей, повытчиков. На должности канцеляристов и старших канцеляристов брали образованных юношей, в основном после окончания высших классов Киево-Могалянской академии, которые хорошо знали несколько языков, логику, математику.

Существовало и специальное учебное заведение полувоенного типа, в котором готовили военных канцеляристов, -- канцелярский куринь. Основанный при Генеральной военной канцелярии, он функционировал в гетманских столицах -- Батурине и Глухове -- и подчинялся непосредственно генеральному писарю. Это учебное заведение занималось подготовкой служащих для государственных, административно-судебных и финансовых органов Гетманщины. Кандидаты на обучение должны были хорошо знать грамматику, риторику, основы философии, логику. К канцеляристам относились с большим уважением: прибывшего в сотню канцеляриста встречали с почестями. С большим уважением к этой должности относился и сам гетман.

Позднее была введена аттестация на звание военного канцеляриста. Каждый претендент на этот чин из служащих Генеральной военной канцелярии писал «сказку» (автобиографию), генеральный писарь составлял «аттестат» (рекомендательное письмо). На основании этих документов и присваивался чин.

Известны имена некоторых выдающихся генеральных писарей, таких как Иван Груша, Василий Кочубей, Иван Скоропадский.

Служба генерального писаря была оплачиваемой. По переяславским статьям 1654 года, оплата составляла 1000 золотых польских на содержание всей канцелярии, а в 1659 году такая сумма определялась только для генерального писаря; по московским статьям 1665 года, генеральному писарю определялось городище с мельницами и всеми принадлежностями.

Канцеляристы военной канцелярии входили в состав дипломатических посольств. Так, генеральный писарь канцелярии несколько раз возглавлял посольства -- в Трансильванию, Молдавию, во время переговоров под Ж ванцем . Писарь в составе посольства нередко был единственным грамотным человеком. Поскольку Генеральная военная канцелярия вела дипломатическую переписку со многими странами, то писари хорошо владели одним или несколькими языками -- латынью, польским, греческим, турецким и др. Должность переводчика называлась -- толмач.

Из стен Генеральной военной канцелярии выходили документы, касающиеся различных областей государственной и общественной жизни. Они имели определенную форму, названия, т. е. к этому времени уже появились устойчивые формуляры документов. Наиболее распространенные: универсалы, приказы, письма, договоры, соглашения, статьи, инструкции.



3. Украинское делопроизводство во второй половине XVII-XVIII века

3.1 Коллегиальное делопроизводство

Началом преобразований в государственном устройстве России можно считать создание в 1699 году Ближней канцелярии. В Ближнюю канцелярию входили доверенные люди Петра I и некоторые прогрессивные руководители приказов. Бюрократизация высшего государственного учреждения, полностью зависимого от царя, получила дальнейшее развитие в 1711 году, с образованием Сената (предназначенного для создания законов и контроля над правительственными учреждениями). Таким образом, Боярская дума была упразднена. Вместе с ней изжила себя и система приказов. Созданием Сената завершился первый период административных реформ.

Учреждением нового типа стала сенатская канцелярия. В это время появляется также новая должность - экзекутор - для записи всех исходящих указов в особые книги, контроля их отправки и получения ответного рапорта об исполнении указа. По решениям Сената канцелярия составляла указы, которые подписывал обер-секретарь. Зарегистрированные и скрепленные печатью, указы рассылались на места. На полученные из Сената указы из всех присутственных мест ответственные лица должны были направлять рапорт о получении указа и о его исполнении.

Второму периоду преобразований, созданию коллегий, предшествовала более тщательная подготовка. Решив ввести в своем государстве «порядочное» и «регулярное» управление, Петр I тщательно изучил опыт государственного устройства стран Западной Европы. На его рассмотрение было представлено несколько проектов новой системы государственного аппарата, и он остановил свой выбор на коллежской.

Указ об учреждении коллегий Петр I издал в конце 1717 года. Все коллегии подчинялись Сенату и получали от него указы. Коллегии в свою очередь также могли издавать указы, а получали рапорты и доношения. Все коллегии были равны между собой и имели право суда над своими чиновниками.

Коллегиальное устройство имел и орган государственного управления - Главный магистрат.

Большое значение в государственном управлении имела личная канцелярия Петра, названная «Кабинетом».

Коллегии заменили громоздкую приказную систему. Они отличались от приказов тем, что осуществляли свои функции на всей территории страны, а их служащие, штат которых определялся едиными правилами, имели четко разграниченные обязанности.

Общим законом, излагавшим бюрократический порядок в учреждениях, был Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 года. В нем определялись права и обязанности всех должностных лиц центральных учреждений, начиная от президента коллегии и заканчивая истопником. Этот документ подробно регламентировал все вопросы деятельности коллегий и даже их обустройство. Каждая из коллегий имела свой регламент с перечислением прав и обязанностей канцеляристов применительно к находившейся в ее ведении области управления.

В генеральном регламенте содержалась глава о структуре и функциях коллегий. Каждая коллегия состояла из присутствия и канцелярии и имела общую контору в столице. В присутствие коллегии входил президент, вице-президент, четыре-пять советников и регистраторов. Президент был лавным лцом в коллегии и наблюдал за соблюдением сроков делопроизводства. Во время заседания перед президентом лежали две книги: в одну заносились указы исполненные, в другую - указы, еще не выполненные.

Во главе канцелярии каждой коллегии стоял секретарь или обер-секретарь, который ведал всеми письменными документами. Все важные бумаги он составлял сам, менее важные поручались другим членам канцелярии. Секретарь должен был лично принимать все подаваемые прошения.

Кроме секретаря к канцелярии коллегии работали нотариус, актуариус, переводчик, регистратор, толмачи, копиисты, канцелярист.

В обязанности нотариуса входило ведение протокола по всем рассмотренным в коллегии делам. Каждый день на особом листе он вел заметки о делах, которые докладывались в присутствии, и о принятых решениях. Каждый месяц эти листы переписывались набело и отправлялись в особый переплет. Нотариус вел также список нерешенных дел, а секретарь отмечал в списке, какое дело у какого служащего было на рассмотрении.

Актуарис вел список всех поступивших за день дел и отвечал за заготовку писчей гербовой бумаги, чернил, свечей, дров, сургуча для печатей и другого расходного материала.

Переводчик занимался письменным переводом на русский язык иностранных бумаг, поступавших в коллегию. Устным переводом, в случае надобности, занимались.

Регистратор заносил все поступающие бумаги в регистрационные книги. делопроизводство украина канцелярия

Писцы занимались переписыванием бумаг. В коллегиях писцами были канцеляристы, подканцеляристы, копиисты. Канцеляристы и подканцеляристы готовили документы по формулярам перед их отправкой, а копиисты переписывали все отправляемые документы набело.

Кроме перечисленных служащих, при каждой коллегии состояли еще прокурор, полностью независимый от коллегии, и фискал. Прокурор подчинялся генерал-прокурору, и в его обязанности входило наблюдение за правильным решением дел, предотвращение волокиты. О замеченных нарушениях прокурор докладывал генерал-прокурору.

Коллежское делопроизводство отличалось от приказного разнообразием рассматриваемых государственных документов. Характерные для приказов документы - приговоры, указные грамоты, наказы - заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Делопроизводство велось в таком порядке: все пакеты, адресованные на имя коллегии, сдавались дежурному чиновнику. Он расписывался в получении их. Все указы и приказы государя распечатывал президент, остальные бумаги - старший после него член коллегии; секретарь в это время отмечал номер и время поступления документа, передавая затем его актуарису, чтобы тот занес в журнал. В то же время секретарь назначал стол, где бумагу должны разобрать и сделать все, что в ней требовалось - это называлось «производить бумагу». После того как дело было разобрано а канцелярии, секретарь докладывал его присутствию, читал его целиком или сокращенно вместе с канцелярскими данными о нем. При прочтении дела члены коллегии, начиная с самого младшего, подавали голоса за то или иное решение. Решение принималось большинством голосов. Если же голосов было поровну, принималось то решение которое поддерживал президент. Принятое таким образом решение нотариус кратко заносил в протокол, отмечая месяц и число заседания присутствия и указывая имена присутствующих членов коллегии. После заседания протокол подписывали все члены коллегии.

В период становления коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов. Места хранения документов впервые, по Генеральному регламенту, получили европейское название -- архивы, которые стали отдельными подразделениями. Все дела по истечении времени рассмотрения сдавались в архив: денежные -- в финансовый, а все остальные -- в общий. Для заведования архивами была учреждена должность архивариуса. Определен срок сдачи дел в архив -- через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела сдавались в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).

Период коллегий, несомненно, был переломным этапом в истории развития делопроизводства. Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами и в государственных учреждениях и определяющим штат канцелярских служащих. Он законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания и до архивного хранения. По оценкам специалистов, реформы государственного аппарата первой четверти XVII века установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства в государственных учреждениях на основе бюрократического централизма.



4. Украинское делопроизводство в ХІХ - первой половине ХХ века

4.1 Министерское делопроизводство

Реформы, проводившиеся на протяжении всего XVIII века, не достигли своей окончательной цели - создания более гибкой и оперативной системы управления. Коллегии, созданные Петром I, не справлялись с задачей централизации государства. Губернская реформа Екатерины II была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, создание стройного и сложного порядка местной администрации и суда, но мало изменила сложившийся порядок управления и делопроизводства. Процесс модернизации государственного управления продолжил внук Екатерины - Александр I. Устаревшие коллегии в 1802 году были изменены министерствами. Это мера завершила процесс разграничения функций органов государственного управления.

Для совместного обсуждения министрами некоторых вопросов был учрежден Комитет министров. Возникшая 200 лет назад министерская система делопроизводства продолжает существовать и сегодня.

В новых министерствах поселились старые порядки: та же волокита, несогласованность в действиях подразделений, процветание взяточниства. Требовался принципиально новый подход.

Александр I поручает приближенному Михаилу Сперанскому разработку нового проекта государственной реформы. В 1809 году он составил проект коренных преобразований в государственной системе управления.

Издание «Общего учреждения министров» в 1811 году завершило процесс создания системы министерского управления. Каждому из министерств на местах подчинялись соответствующие учреждения, через которые министерство проводило свою политику и деятельность которых контролировало.

Министров назначал сам император, и они были ответственны только перед ним. В основу всей организации министерств был положен принцип единоначалия.

Товарищи министров курировали определенные части ведомств, а также замещали министров на заседаниях Комитета министров.

Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Аналогичной департаменту по структуре была канцелярия министра, однако она имела несколько упрощенное устройство: возглавлял ее правитель канцелярии, а штат ее состоял из журналиста, экзекутора, казначея, писцов и некоторых других чиновников, в зависимости от специфики министерства. Еще одним совещательным органом был так называемый ученый комитет, в который попадали не только чиновники, но и ученые.

Следующая по значению самостоятельная должность - директор департамента. Он заведовал отдельной структурной частью министерства, ему подчинялись вся вертикаль соответствующих местных учреждений. Директор департамента принимал доклады начальников отделений, давал им указания, принимал посетителей. В случае отсутствия директора департамента все вопросы решал его заместитель - вице-директор.

Непосредственными исполнителями возложенных на департамент задач были начальники отделений. Начальник отделения собственноручно скреплял бумаги, предназначенные для передачи на подпись директору департамента, организовывал переписку, сбор необходимых справок, статистических сведений, отзывов других учреждений и должностных лиц, контролировал прохождение дела от начала и до конца. Начальник отделения обладал определенной административной инициативой, мог готовить и доводить до сведения непосредственного начальства проекты управленческих решений и даже законов.

Высшей ступенью в «канцелярии» и низшей ступенью в департаментской иерархии была должность столоначальника, руководившего работой «стола». В состав «столов» сходили помощники столоначальников (старшие или младшие). Поступившие в отделение дела распределялись по «столам» в соответствии с учреждением данного министерства или в соответствии с временной инструкцией, утвержденной министром. Столоначальник осуществлял производство дела, т.е. готовил всю необходимую по нему переписку и проект решения, представляя все материалы на рассмотрение начальнику отделения. В штат каждого «стола» входили низшие чиновники - от помощника столоначальника до чиновника для письма, занятого исключительно перепиской бумаг. Чиновники по особым поручениям составляли своего рода министерскую аристократию. Они были непосредственно связаны с высшим начальством и пользовались относительной свободой.

Дела, направленные в министерства, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра направлялись указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя направлялись также жалобы на решения департаментов и секретные дела. Переписка с другими учреждениями, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела его канцелярии с резолюцией министра поступали непосредственно в департаменты.

Порядок производства дела был следующим. О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии. Многие министры занимались делами дома, куда к ним приходили с докладами чиновники.

Появление самого министра в здании министерства было чрезвычайным событием. Директору департамента докладывал о состоянии дел правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход документа в министерстве. Весь порядок движения дел строго регламентировался. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения слово в слово всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени.

С течением времени (к середине XIX века) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки -- изложения только самой сути вопроса.

Документы этого периода принято разделять на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе --«исполнительные бумаги».

Самостоятельный участок делопроизводства составляла ревизия дел (проверка ведения дел) по «Общему учреждению министерств». Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; на местах, в губерниях, -- начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по «столам» и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам н представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Достаточно серьезной была и система отчетности. По «Общему учреждению министерств» устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах (финансовые), отчеты в делах (отчеты о деятельности) и отчеты в «видах и предположениях» (планы работы на следующий год). Отчеты, составленные в структурных подразделениях, обобщались в департаментах. На их основе директор канцелярии составлял общий отчет по министерству.

Самостоятельной стадией делопроизводства была «отправка дел». Она включала регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственную отправку (запечатывание в пакет, написание адреса и др.). До середины XIX века, до появления в России почтовых конвертов и марок, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов. Документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Новая система делопроизводства и управления не могла не отразиться на форме документов. В этот период впервые появляются и входят в практику бланки учреждений. Они имели угловое расположение реквизитов, вначале писались от руки, а позднее изготовлялись типографским способом. Бланк обязательно включал в себя название учреждения, наименования структурных подразделений -- департамент, отделение, «стол». Обязательными реквизитами стали также дата и регистрационный номер (индекс) документа. Постепенно одним из реквизитов становится заголовок к тексту документа и ссылка на дату и номер входящего документа. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.

Начиная с 1884 года в России издавались восемь специализированных журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского груда, такие, так «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф».

В марте 1840 года на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Санкт-Петербурга были установлены должности личных секретарей -- первых помощников руководителей. Эту дату можно смело считать датой рождения в России профессии секретарь-референт.

К 1905 году в России использовалось до 23 моделей пишущих машинок, несколько моделей множительных аппаратов и диктофонов, модернизировались канцелярские принадлежности: в обиход вошли перьевые авторучки. Широкое распространение получила стенография, телефон и телеграф.

Система министерского управления и делопроизводства постоянно подвергалась критике, нередко справедливой. Но даже после коренной ломки государственной машины в 1917 году она выжила и продолжает функционировать.



5. Организация делопроизводства в 1917-1919 годах в Украине

Революционизация Российской армии, фактически ее неспособность продолжать боевые действия на фронте, события в Петрограде в конце февраля 1917 г., отречение от престола Николая II ознаменовали начало краха

Российской транснациональной империи, который впоследствии привел к ее распаду и становления национальных государств на бывших российских “окраинах”.

Февральская буржуазно-демократическая революция активизировала политическую жизнь и в Украине. В марте 1917 г. на собрании представителей украинских организаций и группировок был избран инициативную группу, которая стала основой Украинской Центральной Рады. Статус представительного органа ей было предоставлено в мае этого же года Всеукраинским съездом. В апреле на Первом Всеукраинском военном съезде и на Первом Всероссийском крестьянском съезде Украинская Центральная Рада (УЦР) была признана единственным государственным руководящим органом.

Оперативное руководство текущей работой в период между сессиями Центрального Совета было возложено на Комитет УЦР, который в июле 1917 г. был переименован в Малую Раду. Для решения отдельных дел и подготовки вопросов на рассмотрение сессии были созданы постоянные и временные комиссии.

После провозглашения в июне 1917 г. И Универсала, которым было поставлено требование добиться автономии Украины, на заседании Комитета Центральной Рады был создан Генеральный секретариат, председателем которого был избран В. Винниченко. Для осуществления делопроизводственных операций в аппарате управления в составе Генерального секретариата функционировали секретариаты: внутренних, финансовых, межнациональных, продовольственных, земельных, военных и судебных дел; была введена также должность Генерального писаря, который и отвечал за состояние делопроизводства. С принятием 16 июня 1917. Малым Советом “Устава Генерального секретариата” последний получил статус высшего органа управления в Украине и стал важным элементом осуществления политики Центральной Рады.

Одновременно с формированием высших органов законодательной и распорядительной власти в Украине создавалась собственная система делопроизводства поскольку от ее четкой организации зависело налаживание нормальных связей между центром и провинцией, а также своевременное доведение постановлений, законов и распоряжений центральной власти до местных советов и населения республики.

Одним из первых мероприятий Центральной Рады был перевод делопроизводства на украинский язык. Это было решительным шагом, поскольку до этого в Украине, как и в других регионах Российской империи, официальное делопроизводство осуществлялось на русском языке.

В январе 1918. Генеральный секретариат был реструктурирован в Раду Народных Министров и сформированы отдельные министерства: Министерство великорусских дел, Министерство польских дел и Министерство еврейских дел/Учитывая интересы неукраиноязычного населения Центральной Радой было провозглашено: “ Все законы, административные

предписания и постановления, провозглашенные на украинском языке, должны печататься также на русском, еврейском и польском языках.

В ходе ежедневной работы формировались новые формы и методы делопроизводства по подготовке постановлений, решений и законов.

Постоянные смены режимов, обстоятельства революционной борьбы, боевые действия негативно повлияли на текущее делопроизводство центральных учреждений. Почти не сохранились протоколы заседаний Большого и Малого Центрального Совета, документы Генеральных секретарей и Народных Министерств. На отдельное внимание заслуживает состояние делопроизводства Юго-Западного и Румынского фронтов, которое оказалось практически без контроля. Еще 11 января 1918 военный министр издал специальный приказ по улучшению организации делопроизводства в войсках и сбор архивных документов по истории мировой войны. В приказе было подробно расписано все необходимые для этого виды и категории документов: “Журналы военных действий, оперативные приказы относительно военных событий оперативного, отчетного и разведывающего характера, отчеты о санитарное положение войск, суточные и другие картографические работы, включая материалы избирательных органов, необходимо сдавать в архив”.

29 апреля 1918 г. произошел переворот, который возглавил потомок древнего гетманского рода, генерал П. Скоропадский. Это событие положило крае

более чем летнему существованию Центральной Рады в Этот же день были обнародованы первые государственные документы: “Грамота ко всему украинскому народу”, которой предусматривался временный характер чрезвычайных полномочий до созыва Украинского Сейма, и “Закон о временном устройстве Украины”, который ознаменовал конституционную основу нового режима и переход к единоличной власти; вместо УНР появилась назовет “Украинское государство”.

Правительства П. Скоропадского необходимо было в короткий срок ликвидировать анархию, наладить государственное жизни, решить ряд важных вопросов относительно восстановления экономики, сельского хозяйства, транспорта, связи, народного образования. Указанное требовало безупречного выполнения намеченных правительством решений, построения отлаженной системы организации делопроизводственных процессов сверху вниз, выработка навыков подготовки важных для страны нормативно-распорядительных документов.

Так, уже в первый месяц было налажено четкую организацию текущего делопроизводства на высшем уровне государственного управления. Немалая заслуга в этом принадлежала непосредственно П. Скоропадскому, который уделял работе с документами особое внимание. По свидетельству его помощников “гетман от 23 часов до 3-4 часов работал с обращениями, докладными, законопроектами и письмами”. После просмотра руководителем государства документы попадали к начальнику штаба, который направлял их до отделов или управлений или согласно резолюции до соответствующих министерств. В случае необходимости составлялись доклады-конспекты для личного доклада начальника штаба гетману. Такой достаточно четкий порядок прохождения документов через центральные органы власти обеспечивал принятие взвешенных управленческих решений. Достаточно четко была поставлена и организация работы с документами в Совете Министров, министерствах, ведомствах и в Государственном Сенате. Так, с целью повышения действенности исполнения решений Совета Министров был определен порядок утверждения журналов ее заседаний. Постановлением Совета Министров от 28.05.1918 г. было установлено, что экземпляры журналов заседания перед его началом необходимо предоставлять всем присутствующим министрам или их заместителям, которые в течение суток должны вносить туда замечания и поставить свою подпись.

Следующим шагом стало комплектования государственных структур опытнейшими высококвалифицированными кадрами, которые по своему профессиональному уровню соответствовали должности и ранга, и придерживались, при этом, экономии государственных средств. Штатные расписания министерств и ведомств Украинского государства, разработанные на основании нормативных актов Временного правительства с учетом национальных особенностей государства, были приняты на заседании Совета Министров (протокол от 4 июня 1918 г.) и утвержденные гетманом.

Одновременно с этим был утвержден Устав Государственной канцелярии и ее штатное расписание; приняты законы о Государственной Стражу, которая должна была заменить милицию. Для нее были разработаны соответствующие штаты и утверждены должностные оклады.

Власть на местах получила новую организационную форму: введены должности глав губерний, губернских и уездных старосте (введены должности градоначальников в городах Киеве и Одессе). Были разработаны соответствующие штаты, установленные должностные оклады, которые позволяли подбирать достойных чиновников, опять же на принципах экономии государственных средств. Правительством было определено также порядок приема лиц на государственную службу с полным контролем над всеми назначениями и перемещением.

С организацией делопроизводства в государстве связывалось также и учреждения государственных архивов. Так, при Министерстве народного просвещения был создан архивно-библиотечный отдел под управлением выдающегося украинского историка, архивиста В. Модзалевского и с участием известных ученых. Мияковского, А. Грушевского и Ю. Иванова-Меженко.

Последним был наработан ряд документов о становлении архивного дела и делопроизводства, подготовлен проект архивной реформы, в котором предусматривалось введение государственной собственности на документы, создание Национального (Государственного) архива в Киеве, расширение сети губернских архивов и полномочий архивных комиссий на местах.

Губернским комиссиям планировалось предоставить государственный уровень и функции контроля за состоянием делопроизводства в местных учреждениях; срок хранения документов в волостях предполагался в 50 лет. Летом 1918г. началась подготовка устава Украинского национального архива.

В составе Государственной генеральной канцелярии, которые подчинялись Государственному секретарю, 8 мая 1918 г. был также основан Научный архив, основные задачи которого были доведены до всех министерств и ведомств.

6. Организация делопроизводства в СССР

6.1 1920-1940 годы

Непосредственной исторической предпосылкой организации научной работы по проблематике, которая присуща традиционному документоведению, была деятельность в УССР Института рационализации управления. Следует заметить, что в 1920-е годы в советской Украине заметной была активизация распространения научных и практических знаний по делопроизводству.

Решение проблем организации делопроизводства в 1920-е годы в СССР связывалось с совершенствованием управления народным хозяйством на основе внедрения методов научной организации труда (НОТ). В Харькове была создана ассоциация работников управленческой деятельности, которой была направлена на пропаганду НОТ. В общесоюзном масштабе исследования в этом направлении осуществлялись Институтом техники управления (ИВС). В 1929 г. в Харькове на базе Всеукраинского института труда (основан в 1922 г. и находился в подчинении Народного комиссариата труда) был организован Всеукраинский институт рационализации управления Народного комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции или, как он называется в большинстве его документов, Институт рационализации управления (ИРУ). В 1930 г. ИРУ создает Всеукраинское научно-техническое общество рационализаторов управления.

В архивном фонде института сохранилась датированная 1930-м годом научная работа по делопроизводству, подготовленная работниками ИРУ. Это машинописный текст на русском языке объемом 169 страниц, оформленный в дело, которое имеет название «Материалы о ведении делопроизводства». С его вступительной части «От составителей» понятно, что эта работа была подготовлена как пособие, однако не выяснено была ли она тиражируемая или даже копирована, а также была распространена. Следует заметить, что в целом структура и содержание пособия в большей или меньшей степени подобные тогдашних печатных изданий по делопроизводству. Вместе с тем, в нем помещено и оригинальные материалы, в частности, по рационализации работы служб делопроизводства, которые имели практическое значение для ее сотрудников.

В плановой документации института с 1933-1934гг. проблематика делопроизводства занимает незначительное место по сравнению с генеральными направлениями исследований (в частности, это разработка теории и практики рационализации, основ марксистско-ленинской методологии организации и рационализации управления производством, обобщение опыта и совершенствование организации аппарата управления в облисполкомах, райсоветах, сельсоветах, на заводах, шахтах, машино-тракторных станциях и др.). Вместе с тем отдельные задачи, касающиеся обследования организации делопроизводства, иногда фиксировались в рамках комплексных тем по этим направлениям.

Среди архивных документов института пока не обнаружены непосредственно результатов работы сотрудников института, научных отчетов или материалов обследований, связанных с организацией делопроизводства (кроме указанного машинописного пособия).

ИРУ просуществовал до апреля 1934 г., когда был ликвидирован ряд научных учреждений экономического профиля.

Сосредоточение ученых, что прорабатывали проблемы научной организации делопроизводства, преимущественно с позиций экономико-управленческого подхода, фактически исключило рассмотрение этих проблем в связи с архивным делом. Впрочем, ведущие украинские архивисты были убеждены в необходимости такого рассмотрения. Так, на Всеукраинском совещании архивных работников (1924 г.) обсуждались проблемы надлежащей организации делопроизводства в учреждениях; эти вопросы поднимались архивистами и в дальнейшем в 1930-х годах.



6.2 1950-1980 годы

Начало формирования направлений исследований традиционного документоведения в УССР в 1950-1960-х гг. и их развитие в 1970-1980-х гг. прежде всего, следует связать с передачей в послевоенные годы архивным учреждениям полномочий в СССР по организации делопроизводства и контроля за его осуществлением. В то же время речь шла не только об усилении ответственности архивных учреждений в пределах своего профиля за организацию делопроизводства в учреждениях, а также и об их участие в нормативном и научно-методическом его обеспечении.

Определенную научную работу, связанную с созданием проектов общесоюзных нормативных и научно-методических документов, осуществляло Архивное управление УССР. Главархив СССР постоянно присылал на рассмотрение Архивного управления республики проекты таких документов, подготовленные (в том числе и на основе предоставленных Архивным управлением УССР материалов) специалистами Главархива СССР и его сотрудниками отраслевого института - ВНИИДАД (создан в 1966 г. в системе Главархива СССР), с просьбой изложить свои замечания и предложения. Архивное управление УССР также приняло участие в подготовке Единой государственной системы делопроизводства (ЄДСД), а именно - в 1971 г. по поручению Управления Делами Совета Министров УССР осуществило изучение проекта ЄДСД и подготовил содержательную рецензию с замечаниями для ВНИИДАД.

Организация ЄДСД в СССР обусловила в 1970-х годах масштабную работу по разработке и внедрению унифицированных систем документации, единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, в частности в аспекте их использования в автоматизированных системах управления (АСУ)25. В научной разработке и внедрении унифицированных систем документации, унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) должны были принять участие архивные учреждения всех республик. Так, Главархив СССР обязал Архивное управление УССР принять меры по укомплектованию аппарата управления и архивных учреждений квалифицированными специалистами в области документоведения, продумать возможность создания специальных подразделений по организации делопроизводства, творческих групп научно-исследовательского разработку вопросов унификации организационно-распорядительной документации (ОРД), привлечения к проработке этих вопросов заинтересованных научных учреждений, министерств и ведомств республики. В перспективном плане развития архивного дела в Украине на 1976-1990 гг предусматривалось создание научно-исследовательского подразделения - филиала ВНДІДАС28. Однако, центральной властью этот вопрос так и не был решен.

На протяжении 1960-х гг. Архивным управлением УССР было организовано и проведено в Киеве три республиканские научные конференции по архивоведения и других специальных исторических дисциплин. Привлекают внимание материалы второй такой конференции (состоялась 1-4 июня 1965 г.). В частности, на заседании секции «Архивоведение и делопроизводство», были обсуждены доклады, посвященные научным принципам и критериям отбора документов учреждений, организаций и предприятий на постоянное хранение, проблемам классификации документов, созданию ЄДСД. Следует заметить, что среди рекомендаций этой конференции главным тезисом была неотложность решения вопроса о создании единого научного центра в УССР (в числе главных задач которого было внедрение ЄДСД) на базе лаборатории совершенствования организации управления Совета народного хозяйства УССР (Украинский совет народного хозяйства). Эту лабораторию в дальнейшем было реорганизовано в Украинский филиал научно - исследовательского института планирования и нормативов при Госплане СССР в г. Киеве.

Лаборатория существовала с 9 мая 1964 г. по 18 января 1966 г. С 18 января 1966 г. ее преобразовано в Отделение научной организации управления народным хозяйством научно-исследовательского экономического института Госплана УССР (н. Киев), а с 30 июня ц. г. в указанный выше филиал. Документоведческих исследования проводил отдел научной организации управленческого труда и делопроизводства. В структуре филиала он существовал на протяжении 1966- 1970 гг. В составе отдела два сектора: первый - методологии документирования делопроизводства, второй - механизации делопроизводственных процессов и административно-управленческого труда.

Еще во время существования лаборатории в 1965 г. ее сотрудниками были подготовлены научные отчеты по темам: «Совершенствование организации управленческого труда и делопроизводства в системе управления промышленностью»43, «Классификация вопросов деятельности подразделения и вопросы организации управленческого труда, документирования и документооборота в Украинском совете народного хозяйства» , «Рекомендации по упрощению документооборота». В 1966 г. было выполнено отчеты по темам «Исследование системы делопроизводства в аппарате Совета Министров УССР и организация документопотоков и контроля за исполнением документов на основе применения современных средств оргтехники» и «Разработка систем документирования и документообразования для органов планирования и управления, учреждений и предприятий с учетом возможности применения вычислительной и организационной техники». За 1967 г. зафиксирован один отчет с указанной проблематики темы «Основные положения организации документооборота, регистрации и контроля исполнения документов с применением оргтехники в центральных учреждениях союзной республики».

Научные отчеты филиала за 1972-1974 гг. характеризуют разработку другого направления документоведческих исследований - создание и совершенствование системы унифицированных форм первичной и плановой документации, в частности для обработки ее на вычислительных машинах для уровней «республиканское министерство - Госплан УССР», с целью внедрения в практику планирования, применения в автоматизированных системах производства.

Уже с 1960-х гг. в СССР понятие «документ» стали широко использовать в научных дисциплинах, связанных со сферами практической работы с различными носителями информации. Так, в информатике им сказывались носители информации, которые были специально предназначены для ее хранения и передачи. Достаточно широкий спектр видов объектов хранения в библиотеках обусловил применение в отношении них обобщающего термина «документ» в библиотековедении и библиографоведение. Произошло определенное интегрирование этих дисциплин с так называемой научной информатикой, что обусловлено принадлежностью библиотечно-библиографического обслуживания к видам научно-информационной деятельности и выполнением рядом универсальных, научных и научно-технических библиотек функций органов научно-технической информации разных уровней.

Размещено на Allbest.ru

...