Тайм-менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

Первый Санкт-Петербургский Государственный Медицинский Университет имени академика Ивана Петровича Павлова

Реферат

На тему: «Тайм-менеджмент»

Выполнила: студентка 2 курса 278 группы

Титенко Анастасия Валерьевна

План

Введение

1. Организация ритмичного отдыха во время рабочего дня

2. Умение использовать свою лень (творчески)

3. Эффективный сон

4. «Переживание момента»

5. «Якоря» для эффективного включения в работу

6. Уничтожение мелких неприятных дел

7. «Разглобализация» крупных задач

8. Таблица ежедневных дел

9. «Родные» цели и видение будущего

10. «Мемуарник» и определение ценностей

11. Личная миссия

12. Ключевые области жизни

13. Организация рабочего дня в быстро меняющемся мире

14. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

15. Поиск резервов времени

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В 21-м веке, который ещё называют веком информационных технологий очень актуальна проблема рационального использования временного ресурса. В любом деле побеждает не только сильнейший, но и быстрейший. Это и обусловило моё желание выбрать в качестве темы тренд современного общества «Тайм-менеджмент». Я бы хотела исследовать и осмыслить такие вопросы как: Что такое тайм-менеджмент ?

Функции тайм-менеджмента или почему современному человеку важно грамотно управлять своим временем?

Какие основные шаги следует предпринять для построения личной системы тайм-менеджмента. В этом реферате я попытаюсь ёмко изложить информацию по заданным вопросам.

II. Определение и функции тайм-менеджмента

Чтобы определить что же такое тайм-менеджмент мне кажется логичным сначала обратиться к переводу с языка-оригинала. “Time” - время, “managment” - управление. То есть самое короткое определение тайм-менеджмента - искусство управления временем. В России употребляют как русскую, так и иностранную формулировку. В книге Глеба Архангельского, самого знаменитого современного российского экперта в области тайм-менеджмента приводится следующее определение: «Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями» [1,стр.3]. А в книге Александра Горбачёва «Технология организации времени и повышения эффективности его использования»[2,стр.11].

Уже из этих определений мы можем понять, что роль тайм-менеджмента очень важна для современного человека. Жить так, чтобы каждая секунда нашего времени была оценена нами же с положительной стороны - наверное это самое главное для каждого человека и непосредственно этому и способствует эффективное управление временем . Это как полезная привычка, которую следует иметь каждому. В связи с тем, что в 21 веке количество информации, которое накоплено человечеством увеличивается с каждым годом необходимо умении фильтровать получаемую информацию, уметь хранить и перемещать её а также «держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам»» [1,стр.6] Также мы не должны забывать о том, что без обучения в современном мире практически невозможно оставаться конкурентно способным в той или иной профессии. А управление временем - это ключ к успешному обучению. И действительно - возьмите студента, который не планируют свою самостоятельную подготовку на день и неделю, который не расставляет приоритеты значимости предметов или не фокусирует своё внимание на том, что читает лектор. Такой студент вряд ли сможет выпуститься с красным дипломом и вряд ли ему по силам устроиться на серьёзную и высокооплачиваеимаю работу. Умение самоорганизоваться, а также правильно распределить силы во время рабочего дня сейчас очень важно при отборе на работу. Разобравшись с понятием «тайм-менеджмент» а также с его ролью для индивидуума в современном обществе перейдём к рассмотрению действенных шагов для построения личной системы тайм-менеджмента.

Разговор про управление временем нужно начинать необычно -- с организации отдыха.

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

1. Организация ритмичного отдыха во время рабочего дня

Итак, первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, -- ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим -- примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно -- 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора -- наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу: урок -- 45 минут. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу -- пройдитесь по коридору. Если работали с людьми -- побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры -- позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

2. Умение использовать свою лень (творчески)

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень -- это далеко не всегда плохо.

Правила творческой лени просты: -- Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т.п. Чистая лень -- это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания. -- Сознательно принимать решение: «Хочу лениться -- и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести. -- Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени! При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также -- прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

3. Эффективный сон

Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество. Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна. Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном -- спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.п.

Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм. Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать? Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советуют установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным.

4. «Переживание момента»

Развивая тему отдыха, необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». Вспомним дзенскую притчу. «Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновение».

В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах. Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс -- вам гораздо легче выделить его на спонтанность, бездумное времяпрепровождение, творческую лень, созерцание гармонии мироздания и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» -- не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.

Всё это помогает выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.

Как бы мы ни любили свою работу, некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на нее меньше сил и энергии?

5. «Якоря» для эффективного включения в работу

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь -- и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Будьте внимательны: если вы завели себе «якорь», лучше использовать его только по прямому назначению, старайтесь не «включать» его в других обстоятельствах. Если, например, кофе для вас является «якорем» на работу, и вдруг на отдыхе вы выпиваете чашку кофе -- вы посылаете вашему подсознанию сигнал «сейчас у нас работа!». Отдых становится менее эффективным. Многие менеджеры интуитивно это чувствуют и делят, например: «на работе -- только кофе, на отдыхе -- только чай». А один мой клиент на работе пил только черный чай, а на отдыхе -- только зеленый. Аналогично, не слушайте во время отдыха ту музыку, которая является для вас «якорем» на работу.

6. Уничтожение мелких неприятных дел

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». «Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов. У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете -- они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть -- она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один ученик ТМ-школы: «Я думал, у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел «правило ежедневной лягушки» -- они все разошлись за две недели».

7. «Разглобализация» крупных задач

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее -- тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента -- «слонов». Например: -- написание диссертации; -- разработка бизнес-плана развития региона; -- ремонт в доме; -- изучение иностранного языка; -- улучшение своей физической формы. Главная наша проблема при работе со «слонами» -- склонность русского человека к глобализации, укрупнению задач.

Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» -- разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

рабочий день разглобализация ритмичный

8. Таблица ежедневных дел

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач -- завести таблицу регулярных дел. Выглядит она примерно следующим образом:

Ничего особенно страшного в прочерках нет, но как только по какой-то графе их станет слишком много -- это даст вам тревожный сигнал и заставит сделать нужное. Эту таблицу необходимо повесить на видное место над рабочим столом либо вклеить в ваш ежедневник. Важно, чтобы она попадалась вам на глаза несколько раз в день. У меня, например, таблица ежедневных дел висит на внутренней стороне дверцы шкафа с одеждой. Таким образом, я вижу таблицу как минимум два раза в день -- одеваясь утром и снимая костюм вечером. Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе -- покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Мы уже научились эффективно управлять нашей энергией и мотивацией на локальном уровне, на уровне каждодневных задач. Теперь пора задуматься о том, что дает нам энергию на глобальном уровне: о наших мечтах и желаниях. Чтобы эти мечты сбывались, необходимо сначала превратить их в цели. Нас, к сожалению, не учили ставить цели и достигать их. В наших школах и вузах нет курса управления жизнью и целеполагания. Придется осваивать это искусство самим.

Управление собой как компанией Идея ставить цели не очевидна для многих наших соотечественников. Очень многие люди на постсоветском пространстве не управляют своей жизнью, а плывут по течению.

В английскую школу пошел потому, что родители велели, на юриста выучился потому, что был блат подходящий, работаю, «где сложилось», женился на том, «кто под руку попался»… Грустная картина. Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает «реактивный» и «проактивныи» подходы к жизни. «Реактивный» -- реагирование на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось». «Проактивный» -- выстраивание своей жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. Именно «проактивности» в подходе к жизни нам не хватает: за 70 лет жизни в государстве, которое заботилось обо всем и обо всех, мы разучились сами заботиться о собственной жизни.

9. «Родные» цели и видение будущего

Мы «проактивно» планируем будущее нашей «личной корпорации», выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей. Не «ждем милостей от природы», а берем их сами. Для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется. Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3- 5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны», или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1-2 страницы размером.

В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов: -- С чего начался ваш день? -- Самое яркое впечатление дня. -- Какие люди вас окружают, о чем они говорят? -- Как и над чем вы работали? -- Каких результатов достигли? -- Какие проблемы удалось решить? -- Как вы отдыхали? -- Главное событие дня. Возможно, это эссе родится не за один день. Не торопитесь, не тяните ростки -- пусть прорастают сами, постепенно. В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте, добавляйте. Работайте со своей мечтой -- и она обязательно материализуется.

Найти свои «родные» цели не всегда просто. Но это совершенно необходимо. Иначе вы потратите годы жизни на погоню за морковками, которые подвесил перед вами кто-то другой.

10. «Мемуарник» и определение ценностей

«Один день из моей жизни в будущем» дал нам эмоциональную картину желаемого будущего. Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели. Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей изобрел участник Тайм-менеджерского сообщества Виталий Королев, консультант по вопросам корпоративного управления и наследования бизнеса. «Мемуарник» (от слова «мемуары») ведется следующим образом: -- Каждый день вечером выделите 3-5 минут спокойного времени. -- Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь Главное событие дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня, не обязательно главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть и позитивным, и негативным. Представьте, что из всей вашей библиотеки на необитаемый остров вам разрешили взять одну книгу -- какую вы выберете? Так и здесь -- какое одно событие дня вы бы «взяли на необитаемый остров»? -- В конце недели выпишите Главное событие недели -- одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца -- Главное событие месяца. В конце года -- Главное событие года.

11. Личная миссия

Мы сделали первый шаг в материализации мечты с помощью «одного дня из моей жизни в будущем» и определили ключевые ценности нашей «персональной корпорации» с помощью «мемуарника». Следующий шаг -- формулирование личной миссии. Компания, решившая наладить стратегическое планирование, обычно начинает это делать с формулирования миссии. Кто-то из западных бизнес-консультантов хорошо сказал: -- Цели -- это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем. -- Миссия -- то, что мы отдаем, приносим в этот мир. Вспомним изначальный смысл слова «миссионер» -- странный человек, который бросает насиженное место, семью, привычную работу и едет в далекую враждебную страну бескорыстно нести идею, которая ему представляется верной.

12. Ключевые области жизни

Когда сделаны первые шаги в определении долгосрочного видения вашей жизни (ценности) полезно определить ключевые области, на которые вашу жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансированно, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности. Ключевые области -- это несколько (рекомендую 5-9) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша жизнь. Например: -- Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба/Образование. -- Семья / Дети / Родственники. -- Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность и т.д. Сформированную карту ключевых областей можно сравнить с деревом. Вместо листопада хаотичных мелких дел -- ясные ветви, на которых расположены листья-дела. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели

Если сразу создать список ключевых областей трудно -- возьмите 30-40 бумажных карточек и выписывайте на них ваши обычные ежедневные дела. Например, «пишу отчет», «провожу интервью», «отвечаю на звонок клиента», «разговариваю с другом по телефону» и т.д. Дальше раскладывайте эти бумажки на 5-7 групп, в каждую группу -- близкие по смыслу задачи. Когда нарисуется логичная структура этих групп, достаточно будет придумать им простые названия. Ваши ключевые области готовы.

13. Организация рабочего дня в быстро меняющемся мире

Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей. Но между целями и результатами лежит большое количество рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки? Первое, что нужно для этого сделать, -- избавиться от нашего традиционного русского самоуничижения на тему, «как мы, русские, не можем ничего планировать, как мы все решаем в последний момент, вечно живем в авралах, ах, какая жалость, что мы не немцы». Полноте, друзья. Когда хотим -- мы вполне способны планировать, иначе не победили бы в великой войне и не запустили бы первого человека в космос.

План на день. Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. Плохие новости: «десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», -- планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике -- это не принципиально. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете процесс утренней чистки зубов поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План -- это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Если вы достаточно много перемещаетесь по офису или по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник либо распечатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного для вас формата

«Стратегическая картонка». Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно: -- выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами; -- держать список самых актуальных на данный момент контактов; -- выписывать «темы для размышления», т.е. не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития. Но самое полезное применение такой закладки -- использовать ее как «стратегическую картонку»

Разумная пунктуальность. При планировании встреч, а главное, при осуществлении плана дня, обязательно возникнет вопрос пунктуальности. На мой взгляд, входить с последним ударом часов нужно только к английской королеве. Большинству других людей достаточно меньшей точности. Какой именно? -- «Вовремя» -- вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. Имеете время спокойно раздеться, выпить чаю в переговорной или приемной, «причесать» мысли к встрече. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию. Естественно, полезно иметь заранее заготовленный «наполнитель» времени ожидания -- книгу, список исходящих несрочных телефонных звонков и т.п. Если из-за каких-то несостыковок вы слегка опоздаете -- вряд ли ваше опоздание составит больше, чем 5 минут, это приемлемо. -- «Академическое опоздание» -- до 15 минут. Обычно вполне нормально при встрече с хорошо знакомыми, коллегами. Но только если встречаются 2-3 человека, если больше -- такое опоздание будет уже некорректным, слишком дорого стоит время большой группы людей. -- «Гибкое начало». Если идет некий коллективный творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то на время отключаться, «регламент» предельно гибкий. Желательно заранее оговорить с партнером необходимую точность времени начала. У вас в голове одни ожидания по точности, у него -- другие. Такое несовпадение ожиданий -- верная причина конфликта, лучше ожидания проговаривать и уточнять. А в командной работе такие ожидания должны быть проработаны и являться частью корпоративной культуры.

Принцип «информационной избыточности». Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую рассчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то, что все может измениться и придется эти планы менять. Например, вам сказали: «Подъезжайте по такому-то адресу, мой мобильный такой-то». Вы подъехали, Староподколенного переулка никто из прохожих вам показать не может, схему проезда на сайте контрагента вы де посмотрели, его мобильный почему-то заблокирован, а офисный номер вы узнать не потрудились. В подобных ситуациях поможет принцип «информационной избыточности»: запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану

При подготовке встреч рекомендую не только запастись избыточной информацией к встрече, но и обязательно: -- позвонить за несколько часов до начала и подтвердить встречу; -- в случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы можете задержаться. Затраты времени на такую перестраховку -- 2-3 минуты, а вам и вашему контрагенту в форс-мажорных случаях они могут сэкономить много сил и времени. Кроме того, такими простыми шагами вы подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и подчеркнуто внимательно относящегося ко всем договоренностям и взятым на себя обязательствам.

Рекомендую при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком: -- Схема проезда -- распечатайте с сайта вашего контрагента, если там нет -- возьмите с электронной карты города или сфотографируйте с бумажной карты (нужны же для чего-то фотоаппараты в мобильных телефонах!) -- Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т.п.). Желательно эту информацию сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами-- Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны (его рабочие и мобильные, общий офисный, секретаря, заместителя и т.п.); есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.

14. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

К сожалению, в наших школах и вузах практически не учат расстановке приоритетов, не учат определять для себя, что -- главное, а что -- не очень. Есть обязательная программа, из которой, как считается, необходимо усвоить «все». Что из этого «всего» вам нужно, что очень нужно, а что -- так себе или вообще не нужно, -- об этом обычно никто не задумывается. В нашей жизни, к счастью или к сожалению, такой «обязательной программы» нет. Хочется многого: и успехов в работе, и счастья в личной жизни, и сходить в ресторан с друзьями, и почитать любимую книгу… Но «все-все-все» -- не успеешь, приходится выбирать. Вся наша жизнь -- непрерывный выбор. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».

Стратегия отказа. Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, -- расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает -- умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам. Во многих западных книжках по тайм-менеджменту затрагивается эта тема, но в России, как обычно, есть «своя специфика». Наше общество ближе к Востоку, чем к Западу. У нас ценятся личные, неформальные взаимоотношения. Любой отказ воспринимается как личная обида

Несколько основных стратегий отказа :[1,с.73-75]

1. "Военная хитрость". «Иван Иванович, я рад бы встретить ваших родственников, но, к сожалению, машина сломалась (варианты: везу вечером ребенка в больницу; встречаюсь в ресторане с нашим любимым клиентом)». Или: «Видя вызов от клиента, который любит поболтать, переадресую на сотрудника, который говорит, что я сейчас недоступен -- на совещании, собрании совета директоров и т.п. Если у клиента какой-то важный вопрос, я ему через некоторое время перезваниваю».

2. "Логическая аргументация". «Я бы рад помочь твоему сыну устроиться к нам на работу, я его хорошо знаю, он толковый мальчик, но в нашей компании и на этой должности он не справится потому-то и потому-то»

3. "Отложить /замотать" ("дать надежду"). «Пусть твой брат пришлет резюме в отдел кадров, они рассмотрят». Часто выбираемая стратегия, она одна из самых простых -- потратив минимум времени на разговор, вы и не испортили отношений, и не сказали явного «да». Проблема в том, что русский человек часто воспринимает надежду как обещание, и отношения в итоге могут быть испорчены еще хуже.

4. "Сделать желаемое непривлекательным". «Мариночка, душа моя, я с удовольствием посидела бы с твоим Васечкой, но я чихаю, и похоже, это не простуда, а грипп, как бы я его не заразила». «На работу к нам я тебе могу помочь устроиться, но зарплата будет очень невысокая…» Вариант, сочетающий «военную хитрость» и «логическую аргументацию» и имеющий все их недостатки.

5. "Третий путь". «Иван Петрович, на тренинг по таймменеджменту в выходной я, к сожалению, не смогу прийти, но я понимаю важность этой темы для компании, поэтому попрошу Василия записать все на диктофон, прослушаю, проработаюлитературу и обязательно буду применять». «В нашу компанию, к сожалению, твоей сестре не могу помочь устроиться, но помогу написать грамотно резюме и подскажу, в какие компании лучше его послать»

Метод «здорового пофигизма». Продолжаем расстановку приоритетов, выделение времени на главное -- и необходимую для этого расчистку времени от лишнего, навязанного. Для этого стоит освоить искусство философского, спокойного отношения к любым делам. Это искусство мы и назовем «здоровым пофигизмом», некоторая доля которого полезна в любом деле. Вспомните председателя колхоза из анекдота, который на вопрос коллег «Объясни, в чем секрет твоего успеха?», отвечал: «Секрет -- в методе трех гвоздей. Видите, у меня над столом вбиты три гвоздя. Когда сверху приходит указивка, я ее вешаю на первый гвоздь. Через некоторое время приходит напоминалка, тогда я перевешиваю указивку на второй гвоздь, а напоминалку вешаю на первый. И только когда я снимаю указивку с третьего гвоздя, я начинаю ее выполнять. Но… большинство указивок даже до второго гвоздя не доходит». У военных тот же метод выражен еще проще: «Помни принцип ПВО: подожди выполнять -- отменят». Так что первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще?

«Покупка» времени. Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного -- «купить» чье-то время. Ведь время можно не только «организовывать» и «экономить», но и «покупать». Единственный способ это делать -- делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а «покупаем», в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т.п. При большом объеме задач, явно не соответствующих вашей компетенции и стоимости вашего времени, подумайте о покупке внешней услуги -- секретаря, технического помощника и т.п. На расширение штатов руководство идет редко, а вот покупка разовой услуги не исключена. Естественно, если вы сумеете внятно обосновать полезность такой услуги для компании или для подразделения.

15. Поиск резервов времени

В прессе и на телевидении много говорят о том, как нерационально и хищнически разбазариваются природные богатства России. Не менее хищнически разбазариваются ресурсы времени всех нас. Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно. Посчитайте сами: если каждый наш совершеннолетний соотечественник в течение года потерял один час для получения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год около сотни миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу жизнь барьеров. Если вспомнить, что жизнь каждого из нас -- 200-400 тысяч часов активного времени, и пересчитать все эти сотни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых человеческих жизней, придется вспомнить Бухенвальд и Освенцим. И ведь происходит этот отъем человеческой жизни в национальных масштабах вовсе не от какого-то особого злодейства. Просто мы не умеем организовывать время, грамотно ставить и выполнять задачи, делать бюрократические цепочки простыми и понятными.

Хронометраж. Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» -- хронометраж, а затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится. Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» -- хронометраж, а затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится. Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Итак, вы получили портрет своего дня -- объективные данные о том, на что тратится время

Отслеживание показателей. Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять -- измерь». Она справедлива и в личной работе. Если вы хотите улучшить структуру вашего времени, снизить расходы на поглотители, есть смысл воспользоваться количественными измерителями. Для формирования некоторых измерителей необходимы данные хронометража (см. предыдущую главу), некоторые измерители можно применять и не ведя хронометраж. Начнем с первых. С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам: -- Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20- 30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60-70.) -- Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%.) -- Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10-20%.) Вечером возьмите сформированный в ходе хронометража «портрет» дня и отметьте дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые мог бы делегировать; поглотителям.

Время в транспорте. Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, это универсальная методика. А сейчас о некоторых резервах времени -- подробнее. Один из самых типичных поглотителей времени -- время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле. Жители больших городов, наша с вами жизнь может тоннами и цистернами утекать в душегубку пробок, метро, автобусов и маршруток. А может и не утекать, и дорога совсем не обязана быть мукой смертной. Предложу вашему вниманию несколько способов оптимизации транспортного времени:читайте либо слушайте аудиокниги, отдыхайте -- если действительно отдыхаете, выбирайте нестандартные маршруты и время, учитесь, ообдумывайте конкретный список вопросов, делайте исходящие звонки.

Заключение

С помощью нескольких источников я рассмотрела различные точки зрения на тренд «Тайм-менеджмента», поняла какие функции он выполняет. А исследовав способы и рекомендации по управлении времени я стала больше ценить время - своё и окружающих. Также поняла некоторые свои ошибки в планировании, целеполагании и приотизации теперь постараюсь применить советы и рекомендации на практике. Мы не считаем ежедневную чистку зубов или душ «напрягом», потому что это давным-давно вошло в привычку, создан ритм. То же самое в управлении личным временем -- лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно.

Cписок используемой литературы

1. Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. -- М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. -- 272 с

2. Александр Горбачев. Тайм-менеджмент в два счета. -- С-Пб.: "Питер", 2009. -- 256 с

3. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса = Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. -- М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. -- 368 с

4. Тайм-менеджмент: начни с себя. Журнал «Кадровое дело» № 7, 2005 г.

5. Александр Верещагин. Как все успевать? 4 навыка эффективного управления временем. -- С-Пб.: «Весь», 2016. -- 224 с.

Размещено на Allbest.ru