Размещено на http://www.allbest.ru/

Систематизация делопроизводства

Введение

Научная организация управления обязательно предусматривает установление и разделение функций отдельных звеньев в аппарате управления учреждения, организации, предприятия. Уточнение функций и задач служб документационного обеспечения управления, правильное разделение труда в секретариатах и канцеляриях - это предмет нормативного регулирования деятельности этих структурных подразделений ОВД. Ряд взаимосвязанных нормативных и методических документов устанавливают общие правила деятельности этих подразделений.

Рациональная организация делопроизводства сокращает потери служебного времени при выполнении задач, возлагаемых на все прочие структурные подразделения. Это достигается, прежде всего, четким определением задач делопроизводства, подбором квалифицированных кадров этих служб и созданием условий труда работникам служб документационного обеспечения управления.

Задачи делопроизводственной службы тесно связаны с целями деятельности организации, структурными подразделениями которых они являются. Отображение деятельности организации в ее управленческой документации регистрируется службой ДОУ - виды документов управления, осуществление документооборота, а также структурное построение делопроизводственной службы отображают сущность деятельности организации, сложность возлагаемых на нее задач. Специфика деятельности органов внутренних дел (ОВД) позволяет выделить особую роль служб документационного обеспечения управления (ДОУ), а так же особую роль документирования в деятельности практически всех категорий сотрудников ОВД.

Документационные и организационные задачи делопроизводства в ОВД

Управленческая деятельность и сопутствующая ей система документов, для большинства министерств и ведомств, достаточно чётко разграничены от деятельности производственной, либо деятельности по оказанию услуг. Сложнее провести такое разграничение в деятельности органов внутренних дел.

Практически каждый сотрудник ОВД в той либо иной степени связан с процессами документирования управления, являясь одновременно и исполнителем документов, и создателем документов. Практически нет сотрудников правоохранительной деятельности, которые бы были не причастны к делопроизводству - они либо выполняют отдельные документационные задачи (например, создание документов), любо отдельные функции делопроизводственных служб (например, прием и организация исполнения информации о преступлениях, происшествиях).

Специфика документационного обеспечения управления (ДОУ) в системе органов внутренних дел проявляется в деятельности большинства структурных подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления ОВД и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Те же элементы работы служб ДОУ можно выделить в деятельности криминальных служб (документирование оперативной работы), служб профилактики (документирование профилактической работы), служб обеспечения общественного порядка (документирование правонарушений) и прочие подразделения. Некоторые структурные подразделения ОВД имеют собственные службы ДОУ (канцелярии Управления уголовного розыска, Следственного управления, Государственной инспекции безопасности дорожного движения и другие), и осуществляют информационный обмен через общие делопроизводство ГРОВД.

В структуре любого ОВД выделяют специализированные подразделения, которые непосредственно выполняют задачи документационного обеспечения управления - Управления делами, секретариаты, канцелярии. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации содержит определение для служб документационного обеспечения управления (служб ДОУ): служба документационного обеспечения управления - это структурное подразделение министерств, ведомства, предприятия, организации, осуществляющая единую систему делопроизводства (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты и т.д.). Так же Типовая Инструкция обязывает каждое министерство и ведомство вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых ведомственных инструкций и других документов, которые не должны противоречить положениям Типовой Инструкции.

Независимо от своего наименования служба ДОУ являются самостоятельной единицей в структуре управления, т.е. подчиняются непосредственно руководителю ОВД, выполняют самостоятельные функции, возглавляются руководителем службы ДОУ - начальником. Ему непосредственно подчинена вся деятельность по осуществлению делопроизводства и все сотрудники структурных звеньев делопроизводства. Руководство частью подчиненных подразделений может осуществляться через заместителя (или заместителей).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) в ОВД является деятельностью, обслуживающей реализацию как основных функций (например, предупреждение и раскрытие преступлений), так и управленческих функций (подбор кадров, их обучение, планирование и организация работы, контроль деятельности и прочее). Применительно к этим функциям различают два вида делопроизводства: общее и специальное.

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию управленческой, финансовой, хозяйственной деятельности, а так же кадровую работу аппарата управления ОВД.

Специальное делопроизводство, как правило, регулируется отдельным законодательством. Это законодательство выделяет ведение специальных, отдельных от общего делопроизводства, дел. Среди задач, возлагаемых законом "О полиции" на ОВД, сразу несколько направлений деятельности регулируются отдельным законодательством по ведению специальных дел - оперативно-розыскная деятельность, расследование преступлений, производство по делам об административных правонарушениях, паспортная и визовая деятельность, а так же некоторые другие направления. Эти специальные виды деятельности обслуживаются соответствующим специальным делопроизводством - специальными подразделениями в структуре ОВД (например, система паспортной документации - паспортными службами ОВД).

Некоторые вопросы деятельности ОВД регулируются так же законом "О государственной тайне" и соответственно выделяются в секретное делопроизводство. Для секретного делопроизводства действуют отдельные нормы и правила, которые направлены на обеспечение режима секретности в деятельности ОВД. Секретное делопроизводство в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в подразделениях МВД России Инструкция по делопроизводству в подразделениях МВД России утверждена приказом МВД России №150-99г. ведется совместно с несекретным, т.е. осуществляется в одних подразделениях ОВД - службах ДОУ для общего делопроизводства, либо в других структурах - для специального делопроизводства (например, в оперативных службах).

Общее, специальное и секретное делопроизводство подчинены общим принципам стандартизации и унификации, поэтому содержат общие исходные правила организации. Для уяснения их содержания необходимо выделить типичные задачи деятельности служб ДОУ, которые в виде обязанностей перечислены в Инструкции, утвержденной приказом МВД России №150-99г. Эти задачи принято разделять на документационные и организационные. Документационные задачи связаны с осуществлением документооборота. Организационные задачи в наиболее общем виде помогают решать вопросы оптимизации процессов управления ОВД.

К числу документационных задач служб ДОУ относят:

1. прием и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

2. предоставление документов руководителю для их визирования (наложения резолюции о порядке исполнения);

3. передача работникам (исполнителям) организации документов, поступивших от руководства с резолюциями,

4. контроль за исполнением документов;

5. информационно-справочная работа по документам, находящимся в производстве исполнителей, стоящих на контроле и др.;

6. составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий;

7. систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве;

8. обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков;

9. формирование дел, в соответствии с номенклатурой дел учреждения, организации, предприятия;

10. подготовка документов и дел для передачи в архив.

Содержание отдельных документационных задач тесно связано с обеспечением в организации документооборота и контролем за движением документов на каждом из этапов. Это содержание будет раскрыто несколько позже, при изучении стадий и этапов документооборота.

К числу организационных задач служб ДОУ относят:

подготовка рабочего места руководителя;

обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек;

организация приема посетителей, вызов сотрудников организации по указанию руководителя;

организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;

подготовка служебных командировок руководства;

подготовка совещаний, заседаний;

подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;

обучение методике организации документооборота и работе с информационно-справочными базами данных в службах документационное обеспечение управления.

Систематизация документов в делопроизводстве

Деятельность ОВД и его структурных подразделений сопровождается большим числом различных документов, которые циркулируют через общее, либо специальное делопроизводство. Все документы необходимо систематизировать для организации эффективного контроля за их исполнением и для организации хранения. В целях систематизации документов в делопроизводстве выделяют признаки отдельных документов.

Документы, являясь носителями информации по различным вопросам деятельности ОВД, тем не менее, образуют общий признак в процессе движения между структурами управления - документопоток. Документопоток - это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов, общим для документопотока является направление движения документов. Разделяют три основных документопотока:

Исходящие документы - создаются в ОВД и предназначены для отправления по почте в адрес других органов, организаций, учреждений.

Входящие документы - приходят на почтовый адрес ОВД.

Внутренние документы - не предназначены для отправки по почте и служат для решения внутриорганизационных вопросов.

Разделение документопотоков помогает службам ДОУ производить регистрацию соответствующих документов по трем основным видам учетов. В каждом из трех названных документопотоков службы ДОУ обязаны выделять дополнительные признаки документов, которые позволяют:

во-первых, идентифицировать каждый документ, т.е. относить его к определенному участку работы (управление, тыловое обеспечение, финансы и пр.);

во-вторых, группировать по определенным признакам документы для организации их хранения в делах;

в третьих, по определенным признакам проводить быстрый поиск любого документа в структуре ОВД.

Выделение подобных дополнительных признаков документов должно производиться в службах ДОУ оперативно, без потерь времени, т.е. по внешнему виду любого документа. В противном случае необходимо тщательно изучать содержание всех документов, проходящих регистрацию в службе ДОУ, - это крайне снизило бы эффективность делопроизводства.

Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо систематизировать по некоторым другим признакам, кроме принадлежности к документопотоку. Простейшим способом систематизации документов является их группировка в дела, внутри дела объединяются документы с несколькими общими признаками. Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены признаки группировки документов в дела. К таким признакам относят: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д.

Предметно-вопросный признак - это объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету), например: документы по строительству, либо по переписке с одним адресатом и прочее.

Авторский признак берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора документа, например: работа постоянно действующей комиссии, документы одного учреждения, лица и пр.

Корреспондентский признак ярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с поставщиком. документация управленческий делопроизводство

Географический признак указывает общность документов соответствующих одному административно-территориальному делению, например: переписка с районными подразделениями.

Хронологический признак объединяет документы одного временного периода. Например, отчеты об отгрузке товаров за первый квартал.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, например: 3 года хранения.

Для систематизации документов по делам на практике используется, как правило, несколько признаков и всегда указывается хронологический признак. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например: дело "Приказы начальника ОВД за 2000г." содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения - экспертный признак.

Заголовки дел в делопроизводстве устанавливаются специальным документом - номенклатура дел, который ежегодно должен проверяться экспертной комиссией ОВД, и утверждается начальником ОВД не реже одного раза в пять лет. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности ОВД. С помощью номенклатуры дел работник службы ДОУ должен найти место для хранения любого документа. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности, с учетом важности документов и их взаимосвязи. Сроки хранения дел указаны в ведомственном Типовом перечне документов и исчисляются с 1 января после окончания года текущего делопроизводства. Разделяют временный срок хранения дел (до 10-ти и более 10-ти лет) и дела постоянного хранения.

Основные управленческие документы ОВД

В литературных источниках обычно подчеркивается, что среди многих документов, отражающих руководство деятельностью ОВД (финансовых, кадровых, хозяйственных и пр.) наибольший объем приходится на документы, связанные с управлением. И наибольший объем документов управления связан с деятельностью низовых структур ОВД.

Это замечание подтверждено практикой управленческой деятельности, т.к. функции руководства распределены в низовых структурах, всегда имеют властный распорядительный характер, направлены на согласованное разрешение многих вопросов по всем структурным звеньям управления, часто выражают самостоятельность волеизъявления (в пределах компетенции), но всегда должны быть выражены конкретными юридическими предписаниями - нормативным правовым актом управления. Одновременно в тех же источниках, как правило, содержится разный подход к отнесению документов к числу организационных, либо распорядительных, либо нормативных. Например, в Словаре по административному праву указано, что все административные акты по своему юридическому содержанию являются распорядительными правовыми актами. Словарь административного права. Колл. авт. - М.: Фонд "Правовая культура", 1999. С.34

В межведомственных актах по документационному обеспечению управления укоренилось деление документов на две группы: организационные и распорядительные. А в ведомственных приказах МВД России применяется понятие нормативный правой акт - это письменный документ, изданный в соответствии с установленными требованиями правомочным на то должностным лицом Министерства, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы, рассчитанные на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц. К числу нормативных правовых актов, издаваемых МВД России, относятся: директивы, приказы, положения, наставления, инструкции, правила, уставы. См. п.2, 3 Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России, утвержденных приказом МВД России № 642-97г.

Одновременно в нормативно-методических актах по делопроизводству в МВД России применяется и более широкий перечень документов, которые используются в деятельности подразделений Министерства - нормативные методические акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры и прочее. См. п.15 Инструкции, утвержденной приказом МВД России № 150-99г., с изменениями, внесенными приказом МВД России № 790-2000г.

В научной литературе по организации делопроизводства давно нашло применение деление документов управления в общем делопроизводстве на три группы, каждой из которых свойственны характерные признаки: организационные, распорядительные и информационно-справочные. См. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000.

Организационные документы в некоторых случаях называют учредительными, поскольку они, обычно, своими нормами учреждают организацию деятельности. К их числу относят: устав, положение, инструкция, договор, штатная численность. Эта группа управленческих документов имеет ряд свойственных только им признаков:

принимаются для решения наиболее важных, базовых вопросов деятельности ОВД;

имеют долгосрочное действие и изменяются, как правило, в связи с коренным преобразованием характера деятельности ОВД;

утверждаются вышестоящим органом управления;

содержат административно-правовые нормы, которые устанавливают наиболее общие правила регулирования однотипных управленческих отношений;

являются основой для создания большинства распорядительных актов управления.

Устав - организационный документ, содержащий свод общих правил, которые регулируют основные формы (виды) оперативно-служебной деятельности отдельных структур ОВД и его сотрудников: взаимоотношения, права и обязанности в определенной сфере государственных отношений.

Положение - организационный документ сводного характера, в котором систематизировано определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, обязанности. Положения различны по видам:

в отношении деятельности конкретного органа управления;

в отношении деятельности отдельных структурных подразделений;

в отношении деятельности должностных лиц;

в отношении работы на конкретном участке управленческой, финансовой, хозяйственной и прочей деятельности.

Более универсальный характер имеют Типовые положения, которые утверждаются для организации деятельности однотипных структур управления (например, Типовая инструкция по делопроизводству). Типовые положения содержат универсальную структуру текста, который делится на ряд обязательных разделов: общие положения, функции, задачи, права, обязанности, руководство, взаимоотношения.

Инструкция - организационный документ, который устанавливает и регулирует специальные стороны деятельности ОВД, должностных лиц и граждан. Должностные инструкции имеют одинаковую структуру для любых должностей и содержат разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения по должности. Иное назначение и соответственно другую структуру имеют инструкции о порядке применения нормативных документов, о порядке ведения специальной документации. Текст инструкции наиболее точно выражает организационный характер этих документов, т.к. обязательно содержит слова "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д.

Договор - организационный документ, который устанавливает правила для взаимоотношений двух взаимодействующих сторон. В сфере управления договоры, как правило, регулируют экономические отношения - это многофункциональный документ, т.к. с помощью договоров устанавливаются взаимоотношения в разных областях экономического партнерства. Некоторые договоры приобретают типовой (унифицированный) характер, например, в деятельности ОВД - стандартные отношения сторон при охране имущества, ценностей.

Штатная численность - организационный документ, который закрепляет в ОВД наименование его структурных подразделений и полный перечень должностей с указанием количества штатных единиц по каждой должности. На основании штатной численности формируется кадровый состав, устанавливаются требования к кадрам. Штатная численность неразрывно связана с другим организационным документом - штатным расписанием. В нем устанавливается сетка оклада по каждой должности и общий фонд заработной платы ОВД. Штатная численность, так же как и штатное расписание имеют отличие в оформлении от всех остальных организационных документов - табличную форму текста документа.

В организационных документах, как правило, четко разделяются содержащиеся в них правовые нормы по пунктам, подпунктам и, обычно, не содержится других смысловых элементов.

Распорядительные документы управления составляют директивы, решения, приказы, распоряжения, программы и планы. К характерным признакам распорядительных документов можно отнести:

разрабатываются и принимаются по самому широкому спектру внутриорганизационных вопросов, т.е. от имени руководителя ОВД;

излагаемые требования, правила опираются на организационные документы, поэтому не могут им противоречить;

в большинстве случаев направлены на решения локальных организационных вопросов, решение которых входит в компетенцию руководителя;

действие правовых норм имеет, обычно, непродолжительные временные рамки (документы срочного действия);

текст этих документов чаще всего разделяется на две взаимосвязанные части - констатирующую и распорядительную части:

а) констатирующая часть разъясняет те проблемные вопросы, которые решает распорядительная часть, но допускается и ее отсутствие, если нет необходимости разъяснения;

б) распорядительная часть несет основную смысловую нагрузку и детализирует необходимые действия по проблемному вопросу. Распорядительная часть начинается словами "постановляет" ("постановил"), "решает" ("решил"), "приказываю" либо "предлагаю" в зависимости от вида документа. Эти слова зрительно должны разделять обе части документа. В этих целях должны располагаться на отдельной строке, печатаются прямо от полей прописными, либо строчными буквами в разрядку.

Директива - распорядительный документ, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами управления в целях разрешения наиболее важных задач, перспектив развития и деятельности. Директивы содержат предписания ориентирующего характера.

Решение - распорядительный документ, которым оформляют, обычно, результаты изучения и обсуждения проблемных вопросов, либо ответственных решений в коллегиальных органах - коллегий МВД России, его центральных органов, МВД субъектов Федерации, а так же совещательных органов при начальнике ОВД - совещание руководящего состава.

Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителями, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом управления. По юридической природе приказ может создавать, реорганизовывать и ликвидировать ОВД, а так же их структурных подразделений. Посредством приказов руководитель ставит долгосрочные и текущие задачи, разрешает кадровые, финансовые, хозяйственные и прочие вопросы. Приказ не может содержать положений рекомендательного характера, его правовые нормы всегда обязательны для сотрудников ОВД. Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Программы и планы - распорядительные документы, в которых излагаются основные, приоритетные задачи деятельности и способы их решения в виде алгоритма действий, т.е. в виде комплекса взаимосвязанных мероприятий, проводимых в заданный период времени. Программы, как правило, предназначены для решения комплексных проблем, решение которых предусматривает взаимодействие нескольких ведомств, министерств, организаций. Обычно программы деятельности принимаются на период более года - это долгосрочный документ. Поэтому констатирующая часть, в которой обосновываются цели программы и указываются источники финансирования, в некоторых случаях носит название "Паспорт программы", т.е. раздел, удостоверяющий обоснованность принятой к исполнению программы действий. Планы так же содержат констатирующую часть - обоснование целей и задач, - однако, планы решают более локальные проблемы, как правило, в рамках деятельности одного ОВД, либо его структурных подразделений. Распорядительная часть программ и планов имеет табличную форму для запланированных мероприятий, обозначения срока исполнения мероприятий, назначения ответственного за исполнение, указания способа контроля исполнения и прочее. Констатирующая часть, как правило, делится на разделы, в заголовке каждого раздела конкретизируются решаемые задачи.

Выделение систем организационных и распорядительных документов имеет для делопроизводства существенное значение, т.к. наименования управленческих документов - это номинальный признак систем документов, утверждаемых в номенклатуре дел. Кроме того, четкое разделение управленческих документов по видам позволяет создавать шаблоны соответствующих документов - стандартные тексты приказов, распоряжений и прочее, в которых дана постоянная составляющая и необходимо заполнить переменную часть текста.

Организационные и распорядительные документы не возникают произвольно, самостоятельно. Как правило, основанием для этого служит официальное письмо, информационная справка, докладная записка и прочее - это то третья группа информационно-справочных документов управления.

Информационно-справочные документы - это самая многочисленная группа документов, наиболее характерными для них является следующие признаки:

участие самого широкого круга работников в их подготовке;

как правило, они не требуют согласования и утверждения;

в них содержится информация о фактическом положении дел в процессе повседневной деятельности;

эти документы служат основой для разработки всех без исключения организационных и распорядительных документов и, как правило, в этом качестве служат приложением к ним;

информационно-справочные документы не могут обладать властно-распорядительным характером.

В группе информационно-справочных документов выделяют:

Справки содержат текстовую, либо табличную информацию по конкретному вопросу. Справки бывают двух видов: удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам, а так же справки информационного характера. Справки предназначенные для отправки почтой должны оформляться на бланках организации (формат А 4, или А 5), справки для применения внутри организации оформляются на стандартных листах бумаги и должны содержать все основные реквизиты документа. Справка обязательно имеет заголовок.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного, либо вышестоящего органа. Этот документ содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями. Текст четко делится на две части: в первой констатируются факты, во второй излагаются выводы, просьбы, предложения. Внешнего и внутреннего пользования записки оформляются так же, как и справки, на бланках или стандартных листах бумаги.

Акт составляется несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия, события. Акты имеют много разновидностей, обычно четко делятся на три смысловые части: всегда одинаковая вводная часть - основания для составления акта и перечисление состава комиссии; вторая часть - констатирующая в зависимости от содержания акта может быть либо текстовой, либо табличной; третья часть может содержать выводы, предложения и подписи членов комиссии, удостоверяющих установленный факт, либо зафиксированное в документе событие. Оформляется акт на общем бланке, как всякий документ имеет заголовок и в некоторых случаях - реквизит утверждения.

Служебное письмо является средством общения, передачи информации. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать только один вопрос. Для решения нескольких невзаимосвязанных вопросов составляются отдельные письма. Письма оформляются на предназначенных для них бланках. Рекомендуемый стиль деловых писем - нейтральный, уважительный, т.е. без категоричности оборотов речи, многословия, с обращением к адресату на "Вы", "Вам", "Вас". Письма делятся на две группы:

инициативные письма выражают просьбу, предложение, запрос;

письма-ответы излагают содержание принятого решения в отношении инициативного письма, поэтому содержит реквизит ссылки на номер и дату.

Телеграмма, телетайпограмма, телекс - документ срочной передачи информации по каналам телеграфной связи. Текст должен печататься на стандартном листе бумаги на одной стороне: прописными буквами данные адресата и текст, между словами двойной интервал, абзац только один в начале текста, текст без предлогов, союзов и знаков препинания, символы (№, +, -, % и т.п.) пишутся словами. После текста проставляется разграничительная черта и ниже указывается адрес отправителя. Текст оформляется в двух экземплярах: первый заверяется печатью и передается по телеграфной связи, второй - подшивается в дело.

Телефонограмма - небольшой по объему текст (20-30 слов), который устно передается по телефону. Принимающий телефонограмму записывает ее в специальный журнал, либо на стандартном листе бумаги. В реквизиты телефонограмм входят: время приема-передачи, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов. Эти документы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция.

Факсограмма - документ на бумажном носителе, который передается и принимается специальным устройством (факсом) по каналам телефонной связи. Факсограммы полностью передают внешний вид оригинала, но не обладают той же юридической силой.

Информационно-справочные документы не обладают юридическими свойствами организационно-распорядительных документов, они не могут обязывать, либо предписывать обязательность действий, поведения. Однако, выделение информационно-справочных документов среди документов управления целесообразно, т.к. они являются основными носителями информации управления, на них приходится большая часть документооборота, а унификация этих документов способствует сокращению документооборота.

Заключение

Организационно-распорядительные документы составляют одну из самых больших по разновидности систем документов, образующихся в деятельности ОВД. Знание назначения этих документов, правила их составления и оформления является обязательным компонентом в процессе овладения основными навыками деятельности органов внутренних дел. Посредством этих документов решается большинство вопросов оперативно-служебной деятельности ОВД. Поэтому изучение групп организационных, распорядительных и информационно-справочных документов должно являться обязательным для сотрудников ОВД.

Организационно-распорядительные документы составляют так же значительную часть текущего делопроизводства. Отнесение каждого документа к конкретному делу осуществляется так же на основании четкого разделения отдельных видов документов по их наименованиям. С указанием признака наименования документов составляется номенклатура дел в ОВД. Точно так же и поиск документов среди множества дел происходит с помощью номенклатуры, наименования документа и некоторых других известных признаков. Изучение правил систематизации документов в службах документационного обеспечения управления, а также основных задач, решаемых этими структурными подразделениями ОВД, является важными элементом в организации деятельности всех структурных подразделений, по всем направлениям оперативно-служебной деятельности ОВД.

Список использованной литературы

Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993г. №5341-1 "Об архивном фонде Российской Федерации и архивах".

Закон Российской Федерации от 21.07.93г. №5485-1 "О государственной тайне"

Указ Президента Российской Федерации от 30.11.95г. №1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Приказ МВД России № 642-97г. "О мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. №1009".

Приказ МВД России №150-99г. "Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России".

Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000.

Размещено на Allbest.ru

...