Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Факультет "Международный"

Кафедра "Документоведение и языковая коммуникация"

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: "Системы электронного документооборота"

на тему: "Классификация систем управления электронными документами (СУД - EDMS-системы)"

по специальности 032001 - Документоведение и документационное обеспечение управления

Ростов-на-Дону - 2016 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы системы управления электронными документами

1.1 Определение и требования к СУД - EDMS-системе

1.2 Нормативное регулирование систем управления электронными документами

Глава 2. Классификация и особенности реализации систем электронного управления документами

2.1 Виды и особенности систем электронного управления документами

2.2 Перспективность EDMS как системы управления электронными документами

Заключение

Список литературы

Введение

На современном этапе развития общества все чаще встает вопрос о развитии и распространении инновационных технологий в делообороте. Компьютеризация документооборота с одной стороны облегчает процесс поиска необходимого документа или источника информации, а с другой стороны это далеко не совершенная система, которая подвержена воздействию различных вредоносных программ и не может гарантировать сохранность всей необходимой информации.

Кроме того, говоря о компьютеризации и программировании, нужно иметь в виду, что пользователям придется изучать не только вопросы систематизации документов и информации, но также и новые технологии, систем программирования и кодирования информации.

Современное общество - это общество бюрократическое, мы зависим от документов, от системы подсчетов, статистики, подписей и пр. элементов документооборота и делопроизводства. И на данном этапе существования человеческого общества - это положение считается нормой. И действительно, при рождении человеку приписывается определенный номер - ИНН, его родителям выдается свидетельство о рождении и с этого момента он считается гражданином той или иной страны. Так начинается жизнь человека в мире бюрократии и делопроизводства. За свою жизнь мы не однократно получаем различного рода документы и не задумываемся о их значимости в нашей жизни, о том, какую историю развития имеет само это название "документ" и каковы его функции.

Говоря о классификации и особенностях систем управления электронными документами, важно отметить, что электронное делопроизводство изучается как отечественными, так и зарубежными специалистами, которые стремятся вычленить достоинства и недостатки создания электронных каталогов, архивов и пр. баз данных по документообороту того или иного предприятия.

Однако, важно отметить, что компьютеризации позволяет не только систематизировать необходимые знания, но также и улучшить систему ее поиска и предоставления по требованию. Если в случаях создания бумажных архивов документы могут быть утеряны из-за пожаров или других катаклизмов, то созданные электронные копии могут храниться на самых различных носителях, дублируя друг друга и попадая в руки по первому требованию, без промедления.

С другой стороны, все системы управления нуждаются в своевременном информировании, если не предоставить администрации необходимую информацию, то всегда остается опасность того, что организация не сможет выполнить возложенную на нее функцию или задачу вовремя.

Таким образом, выбранная тема "Классификация систем управления электронными документами (СУД - EDMS-системы)", является крайне актуальной на сегодняшний день, так как позволяет выявить наиболее полезные и перспективные системы управления электронными ресурсами.

Целью данной работы является рассмотрение существующих систем управления электронными документами. В соответствие с поставленной целью, необходимо реализовать следующие задачи:

дать определение сущности и содержанию основ системы управления электронными документами;

раскрыть историю создания и распространения СУД -EDMS-системы;

охарактеризовать нормативное регулирование систем электронного управления документами;

перечислить виды и особенности систем электронного управления документами;

описать перспективные системы управления электронными документами.

Теоретической основой работы являются учебные пособия и электронные ресурсы по рассматриваемой теме.

Глава 1. Теоретические основы системы управления электронными документами

1.1 Определение и требования к СУД - EDMS-системе

Документы созданы для того что бы фиксировать и отображать информацию, а в век инновационных технологий бумажные носители могут оказаться вытесненными электронными аналогами и это лишний раз подчеркивает важность и необходимость изучения вопроса о развитии документов и об их функциях.

По сути, говоря о системах управления документооборотом, необходимо учитывать, что в основном их изучение основывается на статистических данных, которые собираются различными компаниями по всему миру. Так, по данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75 % своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45 % рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30 % времени.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS). EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка.

Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC: "Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Функциональность и гибкость системы.

Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы- разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.). Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения// http.//www.eos.ru.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т. д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства //http://www.mdi.ru/library/ analit/avtom.html.

Таким образом, говоря о делопроизводстве на сегодняшний день, необходимо иметь в виду, что любое общество современного мира, полностью кодифицировано, а следовательно, все делопроизводство постепенно переходит на электронный формат.



Конечно же, многие документы, созданные в электронном формате, имеют бумажные аналоги, но это не означает, что первоначальная система хранения наиболее приемлема, нежели современные примеры. Мало того, ряд аналитиков считает, что в последующие годы бумажные аналоги документов уйдут в прошлое, их заменят мобильные версии компьютеров, которые можно будет использовать и в качестве листа, на котором можно расписаться или что-то написать (в ряде зарубежных организаций уже созданы планшеты с такими функциями и они активно используются в работе предприятий). Следовательно, кодирование и хранение информации в электронном формате - наиболее перспективное направление в делопроизводстве, как на предприятии и в системе управления, так и в области работы с народонаселением.

Следовательно, говоря об электронных системах хранения информации в области делопроизводства нужно также озаботится вопросом нормативного регулирования данной сферы.

1.2 Нормативное регулирование систем управления электронными документами

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Сегодня документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.

Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. И в век информационных технологий проще всего создавать электронные формы документов, создавать базы данных, системы хранения и извлечения необходимой информации.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения // http://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2712.

Говоря о нормативном регулировании электронного документооборота и управления документацией, то важно понимать, что данный вопрос лучше разработан в зарубежных странах.

В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов: принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека.

В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Законодательство о защите данных требует от организации ответственного подхода к управлению документами по личному составу, разработки стандартов и практических руководств по работе с такими документами.

Правильное управление документами приобретает особое значение в связи с принятием Европейской комиссией и национальными правительствами законодательства в области электронной коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза признают правомочными электронный обмен данными, электронную форму сделки и цифровую подпись. Все это лежит в основе развития практики управления электронными документами.

В современном мире постоянно растет значение стандартов. Основной причиной этого являются изменения в экономике и общественной жизни, связанные с глобализацией мирового рынка, стиранием границ на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, стремительное развитие информационных технологий и активное их внедрение - все это также способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в т. ч. и в управлении документацией.

Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем документирования и используемые носители информации. Здесь важно учесть все факторы: тип и размер организации, сложность производимой продукции, нужды потребителей, законодательные и нормативные требования в отрасли, в которой работает компания, реальные возможности персонала и т. д.

От организаций требуется разработать правила работы с документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Обеспечить надлежащую информационную безопасность можно только при условиях, что управление документами на всех видах носителей ведется по единой системе и установленные требования распространяются на все информационные ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперед к пониманию необходимости сотрудничества со специалистами в области управления документацией, которые обладают профессиональными навыками, нужными для выполнения ряда требований прежде всего для обеспечения соответствия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям. Шадрин, К.А. Проблемы международного электронного документооборота / Информационная безопасность. - 2008. - № 1. - С. 11-15.

В условиях России такое сотрудничество еще более актуально, поскольку основная часть документов у нас по-прежнему хранится на бумажных носителях.

Новые стандарты возникают постоянно, что связано с различно рода инновациями как в системе управления, так и в работе с документацией. Новые стандарты учитывают рост объемов электронной торговли, повышенное внимание к созданию электронных реестров, к защите персональных данных и прав интеллектуальной собственности и соответствующее усиление требований к обеспечению информационной безопасности.

Задача стандарта - закрепить основные, наиболее общие требования и положения, обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компании и организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям уровне.

К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта в России является незнание о нем специалистов в области управления документацией, а также отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.

Международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // http://www.akdi.ru.

В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, содержащейся в системах управления электронными документами, информационному менеджменту, практическому применению закона 1998 года о защите данных.

Во Франции принят национальный стандарт (NF Z 42-013), призванный гарантировать целостность электронных документов в компьютерных системах с использованием технологии неперезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процедурные и технические требования.

Подчеркнем, что архивные органы европейских стран, также как и во многих других зарубежных странах, стремятся принимать участие в управлении документами различных форматов уже на стадии их создания в делопроизводстве и в процессе их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании // http://www.russianlaw.net.

В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно, и работа ведется сразу несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД нам осталось недолго.

В каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго обязательного требования о том, чтобы все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, были способны экспортировать документы и их метаданные в установленном стандартном формате, - это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую. О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по уже принятым стандартам в США и Европе.

Таким образом, можно заключить, что европейские страны и международные организации сильно заинтересованы вопросами регулирования систем электронного документоведения, благодаря чему РФ может на их опыте создавать свою нормативную базу.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Практически каждый документ полифункционален. Например, жалованная грамота содержит информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую и функцию исторического источника; дневник - информационную, культурную, социальную, исторического источника; аттестат зрелости - информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника.

Кроме того, с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

А, следовательно, говоря о применяемых нормативных документах в процессе документооборота в России и мире, важно учитывать тот момент, что в соответствие с направлением самой компании, а также интересами всех стран и народов необходимо прийти к единым нормам стандартизации ведения делопроизводства во всем мире.

Глава 2. Классификация и особенности реализации систем электронного управления документами

2.1 Виды и особенности систем электронного управления документами

Итак, системы электронного управления документами приобретают все большую популярность. Предприятия приобретают новые программы, подстраиваются под определенные стандарты и рассматривают все существующие варианты работы и взаимодействия с зарубежными партнерами без личного участия, а при помощи электронных ресурсов и документооборота.

В то же время, необходимо учитывать, что системы электронного управления документами многообразны и каждая из них имеют свою специфику, особенности и уникальна для тех сфер, для которых они предназначены.

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

· практическая неограниченность размера электронного архива;

· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

· поддержка версий и подверсий документов;

· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

· возможность ведения журналов действий пользователей.

Возникает резонный вопрос: можно ли на основе ПО поддержки групповой работы создать полноценную систему управления документооборотом предприятия? Следует сказать, что это вполне возможно, т.к. в некоторых программных средствах поддержки групповой работы есть развитые среды разработки приложений (например, в Lotus Notes). Более того, на рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально. Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы.

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т.к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием. Глинских А.К. Современные системы электронного документооборота// http://www.studfiles.ru/preview/399708/.

Таким образом, можно сказать, что существующие системы работы с электронными документами имеют свою специфики, одни предназначены для определенной сферы производства или предпринимательства, другие имеют ограниченные функции, а третьи подходят для всех организаций, но при условии систематизации данных и создания каталоговой системы.

Как бы там ни было, множество предприятий выбирают для себя EDMS-системы, так как работа с этой системой электронного управления документами позволяет оптимизировать документооборот и систематизировать существующую в организации информацию.

2.2 Перспективность EDMS как системы управления электронными документами

Как бы на развивалось документоведение в прошлом, но в любом случае, за новыми технологиями будущее, а следовательно и за электронными системами. Однако, большим успехом у представителей административного аппарата пользуются системы EDMS.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS). EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка.

Основные свойства EDMS-систем:

Открытость. Все EDMS-системы построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавить к EDMS-системам (при необходимости) новые функции или расширять уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, хорошо интегрируемых с EDMS-системами, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить здесь свои услуги. Возможность относительно простого добавления к EDMS-системам множества модулей разработки третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для EDMS-систем разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части EDMS-системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных EDMS-системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Особенности хранения документов. EDMS-системы работают, преимущественно, на распределенных архитектурах и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Можно сказать, что применяется принцип "шкаф/полка/папка". Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ, в этом случае, остается неизменным и хранится в определенном администратором EDMS-системы месте). управление электронный документ edms

Особенности маршрутизации документов. Модули EDMS-систем, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий, предположим, финансовых). Наличие утилит просмотра документов разных форматов. В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов (так называемые viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САПР). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую EDMS-систему), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с EDMS-системами.

Поддержка различных клиентских программ. Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с ОС MS Windows 95, Windows NT. В некоторых EDMS-системах допускается также использование платформ UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные EDMS-системы позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры. Так как Web-браузеры могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы EDMS-систем в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у EDMS-систем появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-браузер. EDMS-системы. Назначение, виды и основные свойства EDMS-систем // http://cragen.narod.ru/ kis.htm#_Toc263029281.

Совершенствование EDMS-систем происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность операций.

Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение.

В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы.

1. Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к системам управления электронными документами (СУЭД), но они могут отвечать за разработку и согласование документов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

Наиболее развитое современное программное обеспечение для систем документооборота позволяет создать Web-представительства организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудозатратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили комплексное решение, но главным образом для предоставления создания систем корпоративного взаимодействия на базе электронного документооборота с использованием Интернета и Интранета.

Внедрение развитой системы управления электронными документами позволит обеспечить сопровождение целого ряда основных бизнес-процессов в современной организации. Происхождение документа. Расширение понятия "документ"//http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-proisxozhdenie-dokumenta-rasshirenie-ponyatiya-quot-dokument-quot.html.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Аналитики IDC выделяют следующие сегменты DCT-рынка: системы электронного документооборота; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции. Рост потребности предприятий в повышении эффективности групповой работы с корпоративными документами неизбежно ведет к дальнейшему развитию данного рынка. Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения // http.//www.eos.ru.

По данным Forrester Research, 38 % компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной EDMS-системы является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении EDMS-системы достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании:

· производительность труда персонала увеличивается на 20-25 %;

· стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении EDMS-системы приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при их внедрении, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

· появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

· значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

· повышение безопасности информации за счет того, что работа в EDMS-системы с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю назначаются свои полномочия доступа к информации;

· повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

· улучшение контроля за исполнением документов.

Выход на отечественный рынок EDMS-системы многопрофильных ИТ-компаний. Среди сотен российских ИТ-компаний, прочно занимающих свое место на отечественном ИТ-рынке, ряд крупных многопрофильных фирм серьезно воспринимает рынок и диверсифицирует свою деятельность, предлагая собственные решения в области автоматизации документооборота. Здесь можно отметить такие компании, как IBS, Аквариус (ее дочернюю компанию Аквариус Консалтинг), R-Style, Ланит и др. (не говоря уже об АйТи).

Совместные работы по стандартизации EDMS-системы. Ряд российских компаний (НТЦ ИРМ, ИнтерТраст, ЭОС) совместно работают в области стандартизации протоколов взаимодействия EDMS-системы. Так ими были созданы для этого специальные постоянно действующие "Рабочие группы по стандартизации протоколов".

Рост интереса к российскому рынку зарубежных разработчиков и поставщиков выражается в выходе зарубежных вендоров EDMS-системы на российский рынок через компании-партнеров. В качестве примера можно отметить канадскую фирму Hummingbird, действующую через своего партнера - российскую компанию HBS - по продвижению системы DOCS Open/Fusion, системы управления знаниями Fulcrum, средства интеграции данных Genio и портала Hummingbird EIP. Решила выйти на российский рынок и компания FileNet (в частности, с помощью компании "Галактика", ставшей партнером FileNet в продвижении на российский рынок СЭД Panagon).

Разработка интегрированных решений. Присутствие на российском рынке нескольких десятков СЭД вынуждает разработчиков создавать средства для их интеграции. Примером этому может служить выпуск компанией АйТи XML-шлюза в своей СЭД БОСС-Референт, который позволит объединить в единое информационное пространство EDMS-системы, построенные на различных платформах и использующие разные форматы данных.

Сотрудничество и совместное продвижение интегрированных решений. Интересно, что некоторые российские компании предлагают свои СЭД в виде ОЕМ-версий, предустановленных на компьютерах сборки своего партнера. Примером этому является сотрудничество российских компаний АйТи и Инел-Дата, предлагающих своим клиентам интегрированное решение, представляющее собой OEM-версию СЭД БОСС-Референт, предустановленную на ПК Эксимер.

Таким образом, внедрение систем управления электронным документооборотом обеспечит рост эффективности деятельности предприятия.

Итак, для управления электронными документами используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между организациями, подразделениями одной организации, группами пользователей или пользователями. Главным назначением EDMS-систем является организация хранения электронных документов и организация эффективной работы с ними.

Основой систем электронного документооборота являются: ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работника в документообороте организаций; бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы.

Таким образом, можно сказать, что развитие EDMS-системы как в отечественном, так и в зарубежном бизнесе, а также в системах управления, не только распространено сегодня, но и имеет ряд перспектив, которые заключается в совместном отечественном и зарубежном совершенствовании системы управления электронными документами, что должно поспособствовать повышению качества взаимодействия как в области бизнеса, так и других сфер взаимодействия на международной арене, которые в любом случае связаны с документооборотом.

Заключение

Подводя итог проделанной работе, необходимо отметить, что применение электронных систем для управления и систематизации процесса документооборота не только необходимое явление, но и в будущем оно будет основой всего предпринимательства и административного управления.

Итак, системы электронного управления документами приобретают все большую популярность. Предприятия приобретают новые программы, подстраиваются под определенные стандарты и рассматривают все существующие варианты работы и взаимодействия с зарубежными партнерами без личного участия, а при помощи электронных ресурсов и документооборота.

В то же время, необходимо учитывать, что системы электронного управления документами многообразны и каждая из них имеют свою специфику, особенности и уникальна для тех сфер, для которых они предназначены.

Говоря о делопроизводстве на сегодняшний день, необходимо иметь в виду, что любое общество современного мира, полностью кодифицировано, а следовательно, все делопроизводство постепенно переходит на электронный формат. Конечно же, многие документы, созданные в электронном формате, имеют бумажные аналоги, но это не означает, что первоначальная система хранения наиболее приемлема, нежели современные примеры. Мало того, ряд аналитиков считает, что в последующие годы бумажные аналоги документов уйдут в прошлое, их заменят мобильные версии компьютеров, которые можно будет использовать и в качестве листа, на котором можно расписаться или что-то написать (в ряде зарубежных организаций уже созданы планшеты с такими функциями и они активно используются в работе предприятий). Следовательно, кодирование и хранение информации в электронном формате - наиболее перспективное направление в делопроизводстве, как на предприятии и в системе управления, так и в области работы с народонаселением.

Следовательно, говоря об электронных системах хранения информации в области делопроизводства нужно также озаботится вопросом нормативного регулирования данной сферы.

Кроме того, можно заключить, что европейские страны и международные организации сильно заинтересованы вопросами регулирования систем электронного документоведения, благодаря чему РФ может на их опыте создавать свою нормативную базу.

Существующие системы работы с электронными документами имеют свою специфики, одни предназначены для определенной сферы производства или предпринимательства, другие имеют ограниченные функции, а третьи подходят для всех организаций, но при условии систематизации данных и создания каталоговой системы.

Как бы там ни было, множество предприятий выбирают для себя EDMS-системы, так как работа с этой системой электронного управления документами позволяет оптимизировать документооборот и систематизировать существующую в организации информацию.

Перспективность развития EDMS-системы как в отечественном, так и в зарубежном бизнесе, а также в системах управления, заключаются в совместном совершенствовании системы управления электронными документами, что должно поспособствовать повышению качества взаимодействия как в области бизнеса, так и других сфер взаимодействия на международной арене, которые в любом случае связаны с документооборотом.

Список литературы

1. Арндт А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании // http://www.russianlaw.net.

2. Глинских А.К. Современные системы электронного документооборота// http://www.studfiles.ru/preview/399708/.

3. EDMS-системы. Назначение, виды и основные свойства EDMS-систем// http://cragen.narod.ru/kis.htm#_Toc263029281.

4. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // http://www.akdi.ru.

5. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: Учебник. / Л.А. Ленкевич. - 3-е изд., перераб. - М.: Академия, 2009.

6. Происхождение документа. Расширение понятия "документ"//http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-proisxozhdenie-dokumenta-rasshirenie-ponyatiya-quot-dokument-quot.html.

7. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения// http://iteam.ru/publications/it/section_64/ article_2712.

8. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства //http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.

9. Труханович Л.В. Справочник по делопроизводству. / Л.В. Труханович, Д.Л. Щур - 7-е изд. перераб. - М.: Дело и Сервис, 2010.

10. Шадрин К.А. Проблемы международного электронного документооборота / Информационная безопасность. - 2008. - № 1. - С. 11-15.

11. Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения // http://www.eos.ru.

12. Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления// http://www.IT.ru.

Размещено на Allbest.ru

...