Проблема советского делопроизводства 60-70 годов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблема советского делопроизводства 60-70 годов



Содержание

Введение

1. Общая характеристика различных типов документации в СССР в 60-70-е годы

1.1 Плановая и статистическая документация

1.2 Документация бухгалтерского учета и материально-технического снабжения

2. Порядок делопроизводства в СССР в 60-70-е годы

2.1 Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящей корреспонденции

2.2 Составление, оформление и размножение служебных документов

2.3 Формирование дел текущего делопроизводства и хранение документов

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Актуальность темы исследования в данной курсовой работе определяется тем, что делопроизводство всегда представляло собой важную тему для изучения и рассмотрения.

В современной практике делопроизводства и документооборота, в связи с внедрением новых технологий, многие особенности делопроизводства подвергаются упрощению.

Некоторые формы, исходя из того, что значительная часть документации постепенно начинает быть представленной в электронном виде, попросту исчезают.

Тем не менее, изучение особенностей делопроизводства, которые были в прошлом, является важным на сегодняшний день в связи с тем, что несмотря на изменение технологий, а также экономические и административные преобразования, многие принципы организации делопроизводства остаются неизменными.

В связи с вышесказанным, можно констатироваться, что тема, затронутая в данном исследовании, является весьма важной и актуальной на текущий момент времени.

Целью курсовой работы является изучение проблемы советского делопроизводства 60-70 годов.

Для достижения поставленной в курсовой работе цели, необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть плановую и статистическую документацию;

- дать описание документации бухгалтерского учета и материально-технического снабжения;

- описать порядок приема, регистрации и рассмотрения входящей корреспонденции;

- рассмотреть составление, оформление и размножение служебных документов;

- описать формирование дел текущего делопроизводства и хранение документов.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, которые разделены на подпункты, заключения и списка использованной литературы.



1. Общая характеристика различных типов документации в СССР в 60-70-е годы

1.1 Плановая и статистическая документация

По результатам хозяйственной реформы, которая была проведена в Советском Союзе исходя из решений, которые были приняты на мартовском и сентябрьском пленуме ЦК КПСС и XXIII съезде партии в 1965 г, было решено продолжать дальнейшее совершенствование, связанное с вопросами планирования. В качестве основной особенности новой системы планирования, которая считалась наиболее важной, можно выделить необходимость повысить роль планов, которые являлись перспективными. Также необходимо было углубить отраслевой принцип, связанный с промышленным управлением. Необходимо также было расширить хозяйственную самостоятельность и инициативность предприятий. Планировалось также укрепить принципы хозяйственного расчета и усилить экономическое стимулирование производства.

Государственный народнохозяйственный план состоял из ряда разделов, охватывающих весь процесс социалистического расширенного воспроизводства. Каждый раздел плана представлял собой комплексный план развития определенной отрасли. При этом главное место в плане отводилось основным отраслям производства: промышленности, сельскому хозяйству, транспорту, связи.

В самостоятельные разделы выделялось планирование капитального строительства, материально-технического снабжения народного хозяйства, роста производительности труда. Важное место в народнохозяйственном плане занимали разделы, предусматривающие задания по повышению жизненного уровня трудящихся, культурного строительства и здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства и бытового обслуживания населения, торговли и розничного оборота.

Составной частью народнохозяйственного планирования являлись финансовые и кредитные планы. Основным финансовым планом образования и использования денежных средств являлся Государственный бюджет СССР, который был утвержден Верховным Советом СССР и стал законом. Государственный бюджет состоял из двух частей: доходной и расходной. В доходной части, превышающей расходную часть, планируются государственные доходы, в расходной части -- использование денежных средств.

В основе общегосударственного финансового и кредитного планирования лежали финансовые планы предприятий и организаций, которые составлялись в виде балансов доходов и расходов на определенный промежуток времени.

Финансовые планы хозрасчетных предприятий и сметы бюджетных учреждений служили основой для составления и исполнения государственного бюджета.

С сложившихся условия развитого социализма необходимо было укрепить советскую статистику осуществлять дальнейшее ее совершенствование, а также совершенствовать ее организацию. В январе 1960 года произошло утверждение Положения о ЦСУ СССР, исходя из которого, ЦСУ СССР представлялось в качестве союзно-республиканского органа, который осуществлял мероприятия, связанные с централизованным руководством делами статистики и учета в Советском Союзе. В качестве главной задачи, которая ставилась перед этой организацией было осуществление сбора, разработки, анализа и своевременного представления на рассмотрение правительства данных статистики, которые должны были быть достоверными и научно обоснованными. Также эти данные должны были характеризовать то, как выполняются государственные планы и развиваются различные стороны культурной и экономической жизни в СССР. В процессе развития советской статистики сложилась четкая система статистической документации.

Документальные материалы советской статистики составляют:

- документация, образующаяся в процессе статистического наблюдения (отчетность, материалы единовременных переписей и обследований, документы ежегодных и периодических обследований);

- комплексные учетно-статистические материалы;

- документы по организации и методике ведения статистического учета.

Статистическая документация в то время была представлена следующими основными видами:

- первичными материалами, которые были в форме листков, карточек, анкет, ведомостей и т.д.;

- выборками;

- табличными сводками и статистическими разработками;

- графиками;

- статико-экономическими анализами;

- статистическим инструментарием, который имел место быть в виде образцов формуляров обследований, инструкций, связанных с проведением статистической работы, программ, на основе которых необходимо было проводить статистические наблюдения.

Особо важное значение придавалось вопросам документирования статистического наблюдения. Оно являлось первым этапом каждого статистического исследования.

Статистическое наблюдение проводилось по заранее разработанному плану, который определял цель, задачи, объекты и единицы наблюдения. Кроме того, в плане указывались: вид и способ наблюдения; место, время и сроки наблюдений, круг лиц и организаций, отвечающих за проведение наблюдений, подбор, обучение и инструктаж кадров, размножение и рассылку формуляров и другого инструментария наблюдения; установление сроков сдачи материалов. Исходя из содержания объекта, целей и задач статистического исследования, разрабатывалась программа наблюдения, которая включала перечень вопросов, на которые должны были быть получены ответы по каждой единице наблюдения.

Таким образом, в завершение данного подпункта курсовой работы можно сделать следующий вывод.

По результатам хозяйственной реформы, которая была проведена в Советском Союзе исходя из решений, которые были приняты на мартовском и сентябрьском пленуме ЦК КПСС и XXIII съезде партии в 1965 г, было решено продолжать дальнейшее совершенствование, связанное с вопросами планирования. В качестве основной особенности новой системы планирования, которая считалась наиболее важной, можно выделить необходимость повысить роль планов, которые являлись перспективными. Также необходимо было углубить отраслевой принцип, связанный с промышленным управлением.

Статистическая документация в то время была представлена следующими основными видами:

- первичными материалами, которые были в форме листков, карточек, анкет, ведомостей и т.д.;

- выборками;

- табличными сводками и статистическими разработками;

- графиками;

- статико-экономическими анализами;

- статистическим инструментарием, который имел место быть в виде образцов формуляров обследований, инструкций, связанных с проведением статистической работы, программ, на основе которых необходимо было проводить статистические наблюдения.



1.2 Документация бухгалтерского учета и материально-технического снабжения

документация корреспонденция служебный регистрация

Аналитический учет велся в карточках. Записи в счета аналитического учета делались по мемориальным ордерам и приложенным к ним документам. В конце отчетного месяца на основании записей в карточках составлялись оборотные ведомости по счетам аналитического учета Данные оборотных ведомостей служили для сверки итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с объединяющими их синтетическими счетами. После такой сверки составлялся баланс.

Преимущества мемориально-ордерной формы в счетной практике обеспечили ее широкое распространение. На протяжении длительного периода она широко применялась предприятиями почти во всех отраслях народного хозяйства. Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960-1970-ые годы//Делопроизводство. 2013. № 4.

Однако мемориально-ордерной форм учета были присущи и недостатки. Наиболее существенным из них является многократность записей и связанные с этим излишние затраты труда. Приходилось составлять большое число мемориальных ордеров, многократно записывать одни и те же показатели в учетные регистры. Много времени отнимают подсчет итогов и взаимная сверка регистров синтетического и аналитического учета, поскольку они велись раздельно.

В результате осуществления мероприятий, в результате которых была усовершенствована мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета, создались предпосылки для того, чтобы был осуществлен переход журнально-ордерной форме учета, которая была более рациональной. Изначально это форма стала применяться в первые послевоенные годы, но широко использовать ее начали с 1960 года. В этом году был ввели единый план счетов, который должен быть использоваться всеми промышленными отраслями. План счетов являлся систематизированным перечнем, в который включались счета, относящиеся к текущему бухгалтерскому учету. Для каждого счета присваивался определенный шифр или номер. Внедрение такой системы значительно сократило и ускорило работу, связанную с учетом. Также была облегчена механизация этой работы.

Построение журнально-ордерной формы характеризовалось тем, что использовались типовые регистры, исходя из единого счетного плана. Данный факт давал возможность внедрения этой системы по всем отраслям народного хозяйстве как единую форму для ведения учета.

В результате принятия рекомендаций на Методологическом совете, которые проходил при Управлении бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР в июне 1963 года, новую форму назвали таблично-перфоркарточной. Данная форма представлялась в качестве более высокой ступени счетной технологии. После того, как она появилась, были созданы условия для того, чтобы осуществлялось дельнейшее совершенствование в области ведения бухгалтерского учета.

Сущность новой формы бухгалтерского учета заключалась в следующем.

Исходная информация переносилась с первичных документов на перфокарточки. Проверенные на контрольниках перфокарты автоматически группировались на сортировке. На табуляторе автоматически изготовлялись табуляграммы -- регистры аналитического и синтетического учета. Автоматическая обработка массива перфокарт обеспечивала получение сводок, содержащих показатели, необходимые для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Технология производства бухгалтерских записей может быть схематически представлена так: документы -- перфокарты -- табуляграммы. При ней не нужны были накопительные и группировочные ведомости, расшифровки, мемориальные ордера, журналы-ордера, карточки аналитического учета. Связь аналитического учета с синтетическим осуществляется с помощью перфокарт, сортировка и табуляция которых позволяла группировать показатели в разрезах, требующихся для анализа и контроля за хозяйственной деятельностью.

Та документация, которая относилась к материально-техническому снабжению являлась весьма многообразной.

Исходя из того, каким способом осуществлялся охват хозяйственных операций, документы данной категории разделялись на накопительные и разовые. Документы, которые являлись разовыми были необходимы для того, чтобы оформить одну или несколько операций, которые обходимо было записывать в документ одновременно. Документы, которые были разовыми, были представлены в форме чеков, актов, счетно0платежных требовании и др. В накопительных документах находили свое отражение такие операции, которые являлись однородными и повторялись периодически в течение определенного периода. Данная категория документов была представлялась в виде лимитно-заборных карт, ведомостей отпуска топлива и т.д. Той чертой, которая отличала накопительные документы от разовых является тот факт, что они отражались в учете только после того, как в них была отражена последняя операция, а все записи были просуммированы. Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960-1970-ые годы//Делопроизводство. 2013. № 4.

По месту составления различали документы внутренние и внешние. К внутренним относились документы, составленные самим предприятием по совершенным им операциям. К ним относилась основная масса документов предприятия. Внешними принято было считать документы, поступающие на данное предприятие от других организаций и учреждений. Например, выписки, Госбанка из расчетного счета, платежные требования поставщиков и др.

В зависимости от количества учетных позиций документы разделялись на однострочными и многострочными. В однострочном документе отражались, например, операции прихода или расхода одного вида материалов. Многострочный документ содержал ряд учетных позиций. Так, в лимитно-заборной карте перечислялись несколько видов материалов.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых предприятиями и организациями, создавалось огромное количество документов, составление и обработка которых требовала большой затраты труда счетных работников. Поэтому упрощение и сокращение бухгалтерской документации имело важное значение для уменьшения объема учетной работы, а следовательно, и снижения расходов на управленческий труд.

Таким образом, можно сказать, что построение журнально-ордерной формы характеризовалось тем, что использовались типовые регистры, исходя из единого счетного плана. Данный факт давал возможность внедрения этой системы по всем отраслям народного хозяйстве как единую форму для ведения учета.

В результате принятия рекомендаций на Методологическом совете, которые проходил при Управлении бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР в июне 1963 года, новую форму назвали таблично-перфоркарточной. Данная форма представлялась в качестве более высокой ступени счетной технологии. После того, как она появилась, были созданы условия для того, чтобы осуществлялось дельнейшее совершенствование в области ведения бухгалтерского учета.

Та документация, которая относилась к материально-техническому снабжению являлась весьма многообразной.

Исходя из того, каким способом осуществлялся охват хозяйственных операций, документы данной категории разделялись на накопительные и разовые. Документы, которые являлись разовыми были необходимы для того, чтобы оформить одну или несколько операций, которые обходимо было записывать в документ одновременно. Документы, которые были разовыми, были представлены в форме чеков, актов, счетно-платежных требовании и др. В накопительных документах находили свое отражение такие операции, которые являлись однородными и повторялись периодически в течение определенного периода. Данная категория документов была представлялась в виде лимитно-заборных карт, ведомостей отпуска топлива и т.д. Той чертой, которая отличала накопительные документы от разовых является тот факт, что они отражались в учете только после того, как в них была отражена последняя операция, а все записи были просуммированы.

В заключение первой главы курсовой работы можно сделать следующий вывод.

По результатам хозяйственной реформы, которая была проведена в Советском Союзе исходя из решений, которые были приняты на мартовском и сентябрьском пленуме ЦК КПСС и XXIII съезде партии в 1965 г, было решено продолжать дальнейшее совершенствование, связанное с вопросами планирования. В качестве основной особенности новой системы планирования, которая считалась наиболее важной, можно выделить необходимость повысить роль планов, которые являлись перспективными. Также необходимо было углубить отраслевой принцип, связанный с промышленным управлением.

Статистическая документация в то время была представлена следующими основными видами:

- первичными материалами, которые были в форме листков, карточек, анкет, ведомостей и т.д.;

- выборками;

- табличными сводками и статистическими разработками;

- графиками;

- статико-экономическими анализами;

- статистическим инструментарием, который имел место быть в виде образцов формуляров обследований, инструкций, связанных с проведением статистической работы, программ, на основе которых необходимо было проводить статистические наблюдения. Построение журнально-ордерной формы характеризовалось тем, что использовались типовые регистры, исходя из единого счетного плана. Данный факт давал возможность внедрения этой системы по всем отраслям народного хозяйстве как единую форму для ведения учета.

В результате принятия рекомендаций на Методологическом совете, которые проходил при Управлении бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР в июне 1963 года, новую форму назвали таблично-перфоркарточной. Данная форма представлялась в качестве более высокой ступени счетной технологии. После того, как она появилась, были созданы условия для того, чтобы осуществлялось дельнейшее совершенствование в области ведения бухгалтерского учета.

Та документация, которая относилась к материально-техническому снабжению являлась весьма многообразной.

Исходя из того, каким способом осуществлялся охват хозяйственных операций, документы данной категории разделялись на накопительные и разовые. Документы, которые являлись разовыми были необходимы для того, чтобы оформить одну или несколько операций, которые обходимо было записывать в документ одновременно. Документы, которые были разовыми, были представлены в форме чеков, актов, счетно-платежных требовании и др. В накопительных документах находили свое отражение такие операции, которые являлись однородными и повторялись периодически в течение определенного периода. Данная категория документов была представлялась в виде лимитно-заборных карт, ведомостей отпуска топлива и т.д. Той чертой, которая отличала накопительные документы от разовых является тот факт, что они отражались в учете только после того, как в них была отражена последняя операция, а все записи были просуммированы.



2. Порядок делопроизводства в СССР в 60-70-е годы

2.1 Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящей корреспонденции

Вся корреспонденция, прием и регистрация которой осуществлялись, поступала как правило в одно место, которое было представлено управлением делами, канцелярией, общим отделом. На территориях сельских исполкомов, а также поселковых Советах депутатов трудящихся данную функцию должен был выполнять секретарь.

В министерствах и ведомствах, а также в совнархозах прием всей корреспонденции, в том числе и той, которая адресована структурным подразделениям, которые размещаются в том же самом задании, являлось задачей управления делами или в канцелярии. Регистрация корреспонденции, которая направлена ведомству, министерству или совнархозу осуществлялась также в канцелярии. Что же касается корреспонденции, которая предназначалась для структурных подразделений, то она походила регистрацию в данных подразделениях. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "Лично", вскрывались, при этом проверялась правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.

Если при вскрытии конверта было обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщалось отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохранялись и прилагались к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имела значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожались.

Неправильно засланные документы передавались или пересылались по принадлежности.

Управлением делами, канцелярией, общим отделом присваивался каждому из структурных подразделений или группе однородных организаций (лечебные учреждения, школы, предприятия местной промышленности и т.д.) условный номер (индекс).

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся индексы не устанавливались.

В левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученных документов ставился штамп, на котором указывалась дата получения документа, входящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела, в которое по исполнении должен быть подшит документ.

В совнархозах, министерствах и ведомствах на штампе указывалась только дата получения и индекс структурного подразделения - первая часть входящего номера. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

Вторая составная часть входящего номера - номер дела, а также фамилия исполнителя проставлялись в структурном подразделении.

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся на штампе указывалась дата получения документа, входящий номер и номер дела.

Регистрации подлежали только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрировались все без исключения. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определялся управляющим делами Совета Министров АССР, секретарем исполкома, руководителем канцелярии совнархоза, министерства, ведомства.

Поступившая корреспонденция регистрировалась на карточках.

При незначительном количестве корреспонденции и небольшом числе структурных подразделений допускалось сохранение журнальной формы регистрации поступивших документов.

При карточной форме регистрации на поступившие документы заполнялись:

а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - три карточки; после записи указаний руководства одна карточка помещалась в справочную картотеку, вторая передавалась на контроль, а третья вместе с документом передавалась в структурное подразделение, в котором в эту карточку записывалась резолюция руководителя, после чего документ передавался исполнителю, а карточка помещалась в справочную картотеку подразделения.

На документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, заполнялась одна карточка, которая помещалась в справочную картотеку;

б) в Совете Министров АССР, крайисполкоме, облисполкоме - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передавалась в структурное подразделение (приемная, отдел);

в) в окрисполкоме, райисполкоме, горисполкоме - одна карточка, которая помещалась в справочную картотеку.

Документы, поступавшие из вышестоящих организаций, регистрируются на карточках той же формы, но отличающихся цветной полосой.

Срочная корреспонденция доставлялась по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставлялась в структурные подразделения в течение рабочего дня.

Документы передавались, как правило, без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной карточке или журнале, кому передан документ.

Служебные документы, адресованные совнархозу, министерству, ведомству, Совету Министров АССР, исполкому, поступавшие минуя управление делами, канцелярию, общий отдел, непосредственно в структурные подразделения, обязательно регистрировались в управлении делами, канцелярии, общем отделе.

Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производилась по согласованию с руководителями этих подразделений, о чем делалась соответствующая отметка в регистрационной карточке.

Все поступившие документы, как правило, должны были рассматриваться в день их получения.

В том случае, когда в корреспонденции имелась ссылка на какие-либо документы учреждения или организации, которым она адресована, к корреспонденции подбирались эти документы и передавались руководству.

На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на первой странице делал отметку, когда и как решен вопрос, и заверял ее своей подписью.

На письмах, заявлениях и жалобах граждан в правом верхнем углу первой страницы ставился штамп, указывалась дата поступления, начальная буква фамилии заявителя и порядковый (входящий) номер.

Письма, заявления и жалобы регистрировались на карточке или в журнале и в тот же день докладывались руководству или направлялись в соответствующие структурные подразделения. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

Если письма, заявления и жалобы регистрировались в журнале, рекомендовалось иметь карточки, которые должны были находиться в картотеке в алфавитном порядке.

На каждое письмо, заявление, жалобу заполнялись:

а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - две карточки, одна из которых помещалась в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направлялась вместе с письмом, заявлением, жалобой в соответствующее структурное подразделение. Повторная регистрация их в структурных подразделениях не производилась;

б) в Советах Министров АССР, крайисполкомах, облисполкомах - две карточки, одна из которых помещалась в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направлялась вместе с письмом, заявлением, жалобой руководству;

в) в окрисполкомах, райисполкомах, горисполкомах - одна карточка.

Указания руководства по письму, заявлению, жалобе записывались в регистрационную карточку или журнал.

Карточки по письмам, заявлениям и жалобам, взятым на контроль, помещались в картотеку по срокам исполнения.

При направлении письма, заявления, жалобы в учреждение или организацию для принятия мер заявителю об этом должно было быть немедленно сообщено письменно; жалоба бралась на контроль.

Рассмотрение писем, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считалось законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю.

Отметка об исполнении делалась в регистрационной карточке или журнале.

Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по их устным заявлениям, велся на карточках или в журнале.

При ответах на письма, заявления и жалобы исходящим номером являлся входящий номер полученного письма, заявления, жалобы.

В заключение данного подпункта курсовой работы можно сделать вывод том, что в министерствах и ведомствах, а также в совнархозах прием всей корреспонденции, в том числе и той, которая адресована структурным подразделениям, которые размещаются в том же самом задании, являлось задачей управления делами или в канцелярии. Регистрация корреспонденции, которая направлена ведомству, министерству или совнархозу осуществлялась также в канцелярии. Что же касается корреспонденции, которая предназначалась для структурных подразделений, то она походила регистрацию в данных подразделениях.

2.2 Составление, оформление и размножение служебных документов

Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений, решений, распоряжений вышестоящих организаций, должны были содержать ссылку на них.

Проекты постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций, писем должны были быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленного образца.

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся бланки не употреблялись, а на угловом штампе исполкома Государственный герб РСФСР не изображался.

Должностные бланки (председателя, министра, их заместителей и т.д.) не должны были применяться.

Проект постановления, решения, распоряжения, приказа, инструкции визировался исполнителем, руководителями заинтересованных управлений, отделов, юрисконсультом, заместителями председателя, заместителями министра или руководителя ведомства, ведающими соответствующими вопросами. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

К проекту исполнитель прилагал список организаций, которым должен был быть разослан подписанный документ. Подписанные постановления, решения, распоряжения, приказы, инструкции передавались на выпуск в управление делами, канцелярию, общий отдел, где они регистрировались в журналах; нумерация их велась отдельно с начала до конца года, а датой выпуска являлась дата подписи этих документов руководством.

К порядковому номеру распоряжения добавлялась буква "р" (например, 25-р).

При размножении и рассылке постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций необходимо было исходить из того, чтобы обеспечить своевременное доведение их до соответствующих подведомственных учреждений и организаций, а также до организаций других министерств, ведомств, которых касаются эти документы.

На каждом приложении к постановлению, решению, распоряжению, приказу, инструкции в правом верхнем углу первой страницы указывалось "Приложение N ___ к ____ от "__" ____ 19__ г. N ____", а на последующих страницах "Продолжение приложения N ___". (В отдельных случаях может быть гриф - "Утверждено постановлением, распоряжением, приказом от "__" _______ 19__ г. N ____".) Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

Размножение материалов, которые были необходимы для проведения заседаний Совета Министров АССР, исполкома, совнархоза, министерской коллегии или ведомство предполагалось в качестве задачи управления делами, канцелярии, общего отдела. Данные материалы должны были рассылаться исходя из утвержденного списка.

На заседаниях было положено вести протокол, которые должен был быть составлен кратко. В нем должны были указываться наименования тех вопросов, которые выносились на обсуждение, фамилии тех лиц, которые выступали, а также принятые на заседании решения.

Служебные письма должны были быть ясными и краткими. Как правило, их объем не должен был превышать двух страниц. Если тот или иной вопрос требовал более глубокого анализа или обоснованности предложения, то в таком случае размер письма не должен был быть больше пяти страниц.

Каждое письмо, как правило, включало в себя только один вопрос.

На копии письма ставились визы исполнителей и других работников, с которыми согласован проект письма. Подпись визирующего должна была быть написана разборчиво, с указанием даты.

Внизу слева на оборотной стороне последней страницы письма печатались фамилия исполнителя и инициалы машинистки.

Все письма должны были адресоваться не на имя руководителя учреждения, а в само учреждение (например, Совет Министров РСФСР, Владимирский совнархоз, Министерство просвещения РСФСР).

Перед текстом письма слева кратко указывалось его содержание (заголовок), изложенное одной фразой (не более одной-двух строк). В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок не указывался.

При ответах на запросы под заголовком в скобках указывались номер и дата документа, на который дается ответ.

В письме, к которому прилагались какие-либо документы, под текстом после слова "Приложение" указывалось наименование и количество листов прилагаемых документов. Служебные документы подписывались:

направляемые в вышестоящие организации, - председателем, министром, руководителем ведомства, а в случае отсутствия - их первыми заместителями;

направляемые в другие организации, - председателем, министром, руководителем ведомства, их заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

Телеграммы посылались в исключительных случаях.

Телеграммы писались в двух экземплярах; адресовались они так же, как и письмо, в само учреждение. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, молния) делалась перед адресом.

Телеграммы должны были излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажалось содержание телеграммы. Телеграммы писались без переноса слов, без поправок и исправлений. Подпись писалась с новой строки.

Служебные документы для печатания на пишущей машинке должны были быть написаны ясно, разборчиво и обязательно чернилами.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывал количество экземпляров, которое необходимо напечатать, свою фамилию, дату сдачи материала и номер телефона.

В крупных машинописных бюро на материалы, сдаваемые для печатания, рекомендовалось заполнять бланки заказа.

Документы печатались, как правило, на обеих сторонах писчего листа.

Таким образом, исходя из изложенного можно констатировать, что размножение материалов, которые были необходимы для проведения заседаний Совета Министров АССР, исполкома, совнархоза, министерской коллегии или ведомство предполагалось в качестве задачи управления делами, канцелярии, общего отдела. Данные материалы должны были рассылаться исходя из утвержденного списка.

На заседаниях было положено вести протокол, которые должен был быть составлен кратко. В нем должны были указываться наименования тех вопросов, которые выносились на обсуждение, фамилии тех лиц, которые выступали, а также принятые на заседании решения.

Служебные письма должны были быть ясными и краткими. Как правило, их объем не должен был превышать двух страниц. Если тот или иной вопрос требовал более глубокого анализа или обоснованности предложения, то в таком случае размер письма не должен был быть больше пяти страниц.



2.3 Формирование дел текущего делопроизводства и хранение документов

Для того, чтобы была установлена единая система, связанная с формированием дел, была составлена номенклатура дел.

Номенклатуру дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, необходимо было пересматривать исходя из изменений, которые имели место быть и вводились в действия, начиная с января следующего года. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

Когда происходило составление номенклатуры дел, то необходимо было указывать все документы, которые имели отношения к той деятельности, которую вел совнархоз, министерство, ведомством, Совета Министров АССР, исполком и их структурные подразделения.

В номенклатуре дел необходимо учитывать тот факт, что документы, которые должны быть сохранены постоянно, необходимо было формировать в дела отдельно от тех документов, которые должны были храниться временно.

Если возникала такая необходимость, что документы, имеющие разный срок хранения, касались одного и того же вопроса, то можно было их хранить в одном деле до конца текущего года.

Номенклатура дел согласовывалась с соответствующим архивным органом и утверждается управляющим делами, руководителем канцелярии, заведующим общим отделом, руководителем структурного подразделения, председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

Типовые номенклатуры для определенной системы (группы) учреждений и организаций совнархоза, министерства, ведомства согласовывались с соответствующим архивным органом и утверждались руководством совнархоза, министерства, ведомства.

Документы, исполненные и списанные "В дело", формировались в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом:

а) проверялась правильность отнесения документов в то или иное дело;

б) устанавливалась последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе;

в) изымались лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки.

Неисполненные документы подшивать в дела запрещалось.

Каждое дело должно было содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводился второй том дела.

Поступившие в совнархоз, министерство, ведомство, Совет Министров АССР, исполком законы, постановления, распоряжения, решения, копии документов, направленных в вышестоящие организации, приказы, инструкции, протоколы заседаний хранились в управлении делами, канцелярии, общем отделе, у секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

При централизованной системе делопроизводства все документы хранились в управлении делами, канцелярии, общем отделе.

Письма, заявления и жалобы граждан могли храниться в приемной.

Управление делами, канцелярия, общий отдел (юридический отдел) по указанию руководства знакомил работников аппарата со всеми законами, указами, постановлениями, распоряжениями, решениями, приказами, инструкциями, полученными из вышестоящих органов.

Лицо, ознакомившееся с документом, расписывалось на бланке, приобщенном к этому документу, или на самом документе. После исполнения или ознакомления документ возвращался в управление делами, канцелярию (юридический отдел), общий отдел.

Дела хранились в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должен был быть перечень хранящихся в нем дел; на корешках обложек (папок) должны были быть указаны цифровые обозначения дел.

Дела выдавались для служебного пользования работникам под расписку.

Работники хранили у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Документы находились в делах текущего делопроизводства в течение года, после чего сдаются в архив.

Порядок отбора документов на хранение и уничтожение определялся правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и архивного управления Министерства внутренних дел РСФСР. Сроки хранения документов определялись перечнями, которые разрабатываются и утверждаются в установленном порядке. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

Отобранные к уничтожению документы, а также черновики и лишние экземпляры измельчались и передавались на переработку.

Исходя из сказанного, можно сделать вывод о том, что номенклатуру дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, необходимо было пересматривать исходя из изменений, которые имели место быть и вводились в действия, начиная с января следующего года.

Когда происходило составление номенклатуры дел, то необходимо было указывать все документы, которые имели отношения к той деятельности, которую вел совнархоз, министерство, ведомством, Совета Министров АССР, исполком и их структурные подразделения.

В номенклатуре дел необходимо учитывать тот факт, что документы, которые должны быть сохранены постоянно, необходимо было формировать в дела отдельно от тех документов, которые должны были храниться временно.

Если возникала такая необходимость, что документы, имеющие разный срок хранения, касались одного и того же вопроса, то можно было их хранить в одном деле до конца текущего года.

В завершение второй главы курсовой работы можно сделать следующий вывод.

В министерствах и ведомствах, а также в совнархозах прием всей корреспонденции, в том числе и той, которая адресована структурным подразделениям, которые размещаются в том же самом задании, являлось задачей управления делами или в канцелярии. Регистрация корреспонденции, которая направлена ведомству, министерству или совнархозу осуществлялась также в канцелярии. Что же касается корреспонденции, которая предназначалась для структурных подразделений, то она походила регистрацию в данных подразделениях.

Размножение материалов, которые были необходимы для проведения заседаний Совета Министров АССР, исполкома, совнархоза, министерской коллегии или ведомство предполагалось в качестве задачи управления делами, канцелярии, общего отдела. Данные материалы должны были рассылаться исходя из утвержденного списка.

На заседаниях было положено вести протокол, которые должен был быть составлен кратко. В нем должны были указываться наименования тех вопросов, которые выносились на обсуждение, фамилии тех лиц, которые выступали, а также принятые на заседании решения.

Служебные письма должны были быть ясными и краткими. Как правило, их объем не должен был превышать двух страниц. Если тот или иной вопрос требовал более глубокого анализа или обоснованности предложения, то в таком случае размер письма не должен был быть больше пяти страниц.

Номенклатуру дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, необходимо было пересматривать исходя из изменений, которые имели место быть и вводились в действия, начиная с января следующего года.

Когда происходило составление номенклатуры дел, то необходимо было указывать все документы, которые имели отношения к той деятельности, которую вел совнархоз, министерство, ведомством, Совета Министров АССР, исполком и их структурные подразделения. В номенклатуре дел необходимо учитывать тот факт, что документы, которые должны быть сохранены постоянно, необходимо было формировать в дела отдельно от тех документов, которые должны были храниться временно.

Если возникала такая необходимость, что документы, имеющие разный срок хранения, касались одного и того же вопроса, то можно было их хранить в одном деле до конца текущего года.



Заключение

В заключение данной курсовой работе можно сделать следующие основные выводы.

По результатам хозяйственной реформы, которая была проведена в Советском Союзе исходя из решений, которые были приняты на мартовском и сентябрьском пленуме ЦК КПСС и XXIII съезде партии в 1965 г, было решено продолжать дальнейшее совершенствование, связанное с вопросами планирования. В качестве основной особенности новой системы планирования, которая считалась наиболее важной, можно выделить необходимость повысить роль планов, которые являлись перспективными. Также необходимо было углубить отраслевой принцип, связанный с промышленным управлением.

Статистическая документация в то время была представлена следующими основными видами:

- первичными материалами, которые были в форме листков, карточек, анкет, ведомостей и т.д.;

- выборками;

- табличными сводками и статистическими разработками;

- графиками;

- статико-экономическими анализами;

- статистическим инструментарием, который имел место быть в виде образцов формуляров обследований, инструкций, связанных с проведением статистической работы, программ, на основе которых необходимо было проводить статистические наблюдения.

Построение журнально-ордерной формы характеризовалось тем, что использовались типовые регистры, исходя из единого счетного плана. Данный факт давал возможность внедрения этой системы по всем отраслям народного хозяйстве как единую форму для ведения учета. В результате принятия рекомендаций на Методологическом совете, которые проходил при Управлении бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР в июне 1963 года, новую форму назвали таблично-перфоркарточной. Данная форма представлялась в качестве более высокой ступени счетной технологии. После того, как она появилась, были созданы условия для того, чтобы осуществлялось дельнейшее совершенствование в области ведения бухгалтерского учета.

Та документация, которая относилась к материально-техническому снабжению являлась весьма многообразной.

Исходя из того, каким способом осуществлялся охват хозяйственных операций, документы данной категории разделялись на накопительные и разовые. Документы, которые являлись разовыми были необходимы для того, чтобы оформить одну или несколько операций, которые обходимо было записывать в документ одновременно. Документы, которые были разовыми, были представлены в форме чеков, актов, счетно0платежных требовании и др. В накопительных документах находили свое отражение такие операции, которые являлись однородными и повторялись периодически в течение определенного периода. Данная категория документов была представлялась в виде лимитно-заборных карт, ведомостей отпуска топлива и т.д. Той чертой, которая отличала накопительные документы от разовых является тот факт, что они отражались в учете только после того, как в них была отражена последняя операция, а все записи были просуммированы.

В министерствах и ведомствах, а также в совнархозах прием всей корреспонденции, в том числе и той, которая адресована структурным подразделениям, которые размещаются в том же самом задании, являлось задачей управления делами или в канцелярии. Регистрация корреспонденции, которая направлена ведомству, министерству или совнархозу осуществлялась также в канцелярии. Что же касается корреспонденции, которая предназначалась для структурных подразделений, то она походила регистрацию в данных подразделениях. Размножение материалов, которые были необходимы для проведения заседаний Совета Министров АССР, исполкома, совнархоза, министерской коллегии или ведомство предполагалось в качестве задачи управления делами, канцелярии, общего отдела. Данные материалы должны были рассылаться исходя из утвержденного списка.

Номенклатуру дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, необходимо было пересматривать исходя из изменений, которые имели место быть и вводились в действия, начиная с января следующего года.

Когда происходило составление номенклатуры дел, то необходимо было указывать все документы, которые имели отношения к той деятельности, которую вел совнархоз, министерство, ведомством, Совета Министров АССР, исполком и их структурные подразделения.

В номенклатуре дел необходимо учитывать тот факт, что документы, которые должны быть сохранены постоянно, необходимо было формировать в дела отдельно от тех документов, которые должны были храниться временно.

Если возникала такая необходимость, что документы, имеющие разный срок хранения, касались одного и того же вопроса, то можно было их хранить в одном деле до конца текущего года.



Список использованной литературы

1. Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"

2. Андреева В.И. Делопроизводство. - М, Интел-Синтез. 2012.

3. Квасницкий В.Н., Левинтов А.Г., о некоторых направлениях развития научных основ стандартизации//Стандарты и качество, 1970. № 5.

4. Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960-1970-ые годы//Делопроизводство. 2013. № 4.

5. Кузнецова Т.С. Делопроизводство - М., Интел-Синтез. 2013.

6. Лихачев М.Т., Боядаренко З.В., Зайцев А.Н. Предварительные итоги применения ЕГСД и перспективы развития системы // Советские архивы. - 1988. - № 5.

7. Малитиков А.С. Перспективы и ближайшие задачи ВНИИДАД "Советские архивы", 1967, № 4.

8. Митяев К.Г. Вопросы улучшения документации (делопроизводства) в аппарате управления. В сб. Научные основы государственного управления в СССР, М., 1968.

9. Постановление Совета министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР"//"Правда" -2. 08. 1963.

Размещено на Allbest.ru

...