Презентация как форма деловой коммуникации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа по дисциплине

"Бизнес коммуникации"

по профессии 3802-13п Финансовый менеджмент

на тему: Презентация как форма деловой коммуникации

Красноярск 2017

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

ГЛАВА 1. ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

1.1 Понятие и сущность деловой коммуникации

1.2 Формы деловой коммуникации

ГЛАВА 2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

2.1 Планирование презентации

ГЛАВА 3. ПУТИ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭФФИКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ КАК ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

3.1 Успешное проведение презентаций

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Ни для кого не является секретом, что общение является важной частью ведения дел. Регулярно общаясь с коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами, мы узнаем об их интересах, нуждах, показываем себя, представляем свои результаты. Без умения понятно и тактично излагать свои мысли, а также слушать окружающих, реализовать желаемое невозможно.

Деловая коммуникация - это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности.

Деловое общение определенно является искусством, в котором существенную роль играет чувство такта и ощущение контакта с партнером. В то же время уже появились определенные приемы и наработки, рекомендующие как правильно и доступно излагать свои мысли; какие слова наилучшим образом подходят для выбранной темы и для данной обстановки; в каких случаях стоит делать акценты на личности партнера, а в каких - на его деятельности и т.д.

Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения. [2]

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Одним из средств создания благоприятного образа является презентация. В данной работе пойдет речь именно о презентации и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно. Если говорить о необходимости организовать презентацию, мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д.

Презентация является одной из форм деловой коммуникации, служащей для представления аудитории какой-либо информации с определенными целями. Этим и обуславливается актуальность данной темы.

В настоящее время успешные деятели в области презентации, прежде всего, стараются научить людей понимать и удовлетворять потребности аудитории, и это, по-видимому, находит отклик в сердцах людей, уставших от безжизненных речей, лекций и презентаций, укрепляя их веру в возможность иного подхода к выступлениям.

Целью данной работы является изучить коммуникации, а так же особую форму коммуникации - презентацию.

ГЛАВА 1. ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

1.1 Понятие и сущность деловой коммуникации

Деловая коммуникация отличается от простого общения тем, что в процессах ее осуществления ставится цель и конкретные задачи, которые должны быть решены. В деловом общении невозможно прекратить взаимоотношения с партнером без потерь с обеих сторон. В этом смысле этика служит своеобразным посредником, позволяющим быстрее найти оптимальное решение, сгладить острые углы, с достоинством выходить из затруднительных ситуаций

В настоящее время в науках гуманитарного цикла существует большое количество определений понятия "коммуникация".

Коммуникация (от лат. communicatio, сообщение) - специфический акт обмена информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

С точки зрения социальной психологии, коммуникация - это процесс передачи информации от отправителя к получателю. Цель отправителя заключается в том, чтобы оказать на получателя то или иное воздействие, передавая определенное сообщение. Получателю для понимания информации необходимо раскодировать (декодировать) сообщение. Таким образом, полный единичный цикл коммуникации состоит из поочередных ходов партнеров. [3]

Цели деловых коммуникаций - это то, ради чего люди вступают в общение. Соответственно, наиболее очевидные цели:

- обмен информацией между субъектами и объектами управления;

- создание информационных каналов для обмена информацией между сотрудниками и группами для координации их действий;

- регулирование и оптимизация информационных потоков для повышения оперативности управления;

- установление межличностных отношений в процессе работы.

Исходной причиной, по которой люди нуждаются в коммуникации, служат потребности человека или группы людей. Цели коммуникации обслуживают те или иные потребности человека: выживание, сотрудничество с другими людьми, личные потребности, поддержание отношений с другими людьми, убеждение других действовать или думать каким-либо образом, осуществление власти над другими людьми (сюда относится и пропаганда), объединение обществ и организаций в одно целое, получение и сообщение информации, осознание мира и нашего опыта в нем (во что мы верим, что думаем о себе, об отношениях с другими людьми, о том, что является истинным), проявление творческой натуры и воображения.

Деловая коммуникация - это процесс взаимодействия, направленный на оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной и т.п. В деловой коммуникации партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого. [6]

По целям человеческое общение разделяется на биологическое и социальное.

Биологическое - общение, необходимое для поддержания жизнедеятельности организма. Они направлено на удовлетворение физиологических потребностей.

Социальное - направлено на установление и развитие межличностных контактов. Частным случаем социального общения и являются деловые коммуникации в процессе какой-либо совместной продуктивной деятельности людей.

Общеизвестно, что деловая коммуникация представляет собой сложный и многогранный процесс, имеющий объективные и субъективные стороны и характеризующийся различными вербальными и невербальными параметрами. От обычной коммуникации деловая отличается, в первую очередь, четкой детерминированностью и регламентацией, поскольку направлена на решение определенной задачи. Данная регламентация осуществляется с помощью деловой этики, деловой риторики, некоторых стандартов корпоративной культуры и т.д. Все эти, а также некоторые другие сферы деловой коммуникации будут рассмотрены в данном учебнике. [4]

Существует мнение, что в межличностном общении невербальная коммуникация передает 65% всей информации. При выражении отношения телодвижения передают 55% информации, голос - 38%, а слова - всего 7%. Это объясняется тем, что кинемы (жестовые движения рук) часто употребляются неосознанно и поэтому сильнее воздействуют, передают тончайшие оттенки эмоций.

Невербальную часть коммуникации отчасти можно дифференцировать на кинесику (науку о жестах рук), проксемику (науку о пространстве коммуникации) и окулесику (науку о движениях глаз в коммуникативном процессе). Язык, условно говоря, представляет собой знаковую систему сознательного. А знаковая система невербальной коммуникации реализует те мотивы, которые находятся в бессознательном.

Различаются следующие основные функции деловых коммуникаций:

- инструментальная, т.е. как средство управления, для побуждения к необходимым действиям;

- интегративная, т.е. как средство объединения людей, деловых партнеров;

- самопрезентация, т.е. как средство самовыражения, демонстрации личных целей, интересов;

- трансляционная, т.е. как средство передачи информации (приказов, указаний, инструкций, отчетов, оценок);

- социализации, т.е. как средство развития навыков культуры делового общения в коллективе;

Интересно, что в настоящее время целесообразно разделить коммуникацию на офлайн-коммуникацию и онлайн-коммуникацию. Пространство онлайн-коммуникации отчасти имитирует коммуникацию непосредственную, отчасти развивается по своим собственным законам.

В деловом общении между партнерами могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры. Барьеры в широком смысле слова определяются как проблемные точки процесса коммуникации, возникающие в процессе взаимодействия и снижающие его эффективность. Одна из социологических трактовок коммуникативных барьеров может быть сведена к их определению через категории условий или факторов, затрудняющих интеракцию и препятствующих обмену информацией.

Причины их появления разные: неодинаковое знание предмета разговора, различный тезаурус, а также дифференцированные социальные, политические, профессиональные, религиозные, образовательные, культурные и национальные различия.

Таким образом, мы вступаем в коммуникационный процесс с целью удовлетворить те или иные потребности.

1.2 Формы деловой коммуникации

Две основные формы коммуникации - это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).

В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи - телефона, писем и т. д.

Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:

Презентация - первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.

Деловая беседа - передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий. Она может быть непосредственной или опосредованной, чаще всего, по телефону. Данная форма деловых коммуникаций может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

Переговоры - основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.

Собеседование - используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.

Публичное выступление, конференции - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников. [1]

ГЛАВА 2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

2.1 Планирование презентации

Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на рынке. Воздействие презентации очень серьезно, от ее успешного проведения зависят деловые контакты в деловом мире.

С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. Важной задачей презентации является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат - заключить договоры и сделки.

Предметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и т.д. Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентуемому новшеству со стороны общественности.

Обычно сценарий презентации разрабатывает менеджер по связям с общественностью. Фирмы, у которых нет такого специалиста, приглашают для подготовки сценария профессионалов. Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные особенности.

Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов, специалистов, которые могут о нем профессионально рассказать, экспертов, которые могут подтвердить преимущества, качественные характеристики.

К презентации следует подготовить рекламные подарки - сувениры. Как правило, это записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т.п. На них наносятся название фирмы, ее логотип, в некоторых случаях - адрес и характер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации.

Смысл и назначение презентации - передача информации презентующими в форме убеждения определенному кругу присутствующих в соответствии с перечисленными целями. Любая презентация требует серьезной подготовки, состоящей из основных блоков:

- анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

- планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации;

- выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

- непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;

- подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Презентации бывают следующих видов:

- Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.д.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы.

- Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

- Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию подготовке.

- Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержаться в полном порядке.

- Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями ее могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.

ГЛАВА 3. ПУТИ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭФФИКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ КАК ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

3.1 Успешное проведение презентаций

деловой презентация коммуникация успешный

Итак, у людей, сидящих в аудитории, в отличие от участников разговора, нет особой необходимости слушать. По этой причине удержать интерес слушателей гораздо труднее, чем полагает большинство выступающих: оратору приходится сражаться за их внимание на протяжении всей своей речи или презентации. Именно поэтому так важно понять природу аудитории и овладеть техниками, позволяющими оратору избежать скуки и возбудить в слушателях интерес.

Существуют следующие факторы, позволяющие презентации пройти успешно:

- профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

- ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

- наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

- постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи и в какой-то мере знакомить с ними аудиторию;

- ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

- повторение - повторение основных положений и мыслей помогает аудитории воспринять информацию;

- элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для слушателей увязку деталей и фактов;

- "насыщенность" рассуждении - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от слушателей требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у аудитории;

- юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

Проведение успешной презентации включает следующие этапы:

1. Определение цели: привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров - поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников - хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда - в 15 часов. Длительность - 1, 5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашённым обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразностью своего присутствия. В приглашении следует указать место, время проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения.

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. [5]

Чтобы слушатели покинули презентацию с чувством удовлетворения и ощущения, что время было потрачено не зря, полезно подарить на память красочный буклет-конспект презентации или же DVD-диск с презентацией. Это, во-первых, является подтверждением слов докладчика, а, во-вторых, гость, уходя не с пустыми руками, воспринимает полученную информацию как свою, что существенно повышает шансы на успех.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Презентации - широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающая особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.

Презентация является одной из наиболее эффективных форм деловой коммуникации. Смысл и назначение презентации заключаются в передаче презентующим информации в форме убеждения определенному кругу присутствующих лиц в соответствии с планируемыми целями. Знание теории презентации и навыков ее проведения способствует выполнению специалистом и организацией в целом различных поставленных задач (привлечение ресурсов, реклама, представление нового товара, эффективное донесение идей и т.д.).

Оценка эффективности презентаций включает в себя изучение условий ее успешности, состоящих из пяти критериев - увлекательность, содержательность, визуализация, интерактивность, сбалансированность.

Вооружившись, понимание того, что способ оформления мысли может кардинально изменить ее воздействие на слушателей, каждый в состоянии самостоятельно создавать яркие запоминающиеся строки и развивать деловую коммуникацию, причем, что самое удивительное - люди обучаются этому крайне быстро.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Таратухина Ю.В. «Деловая коммуникация в сфере информационных технологий»: учебное пособие. 2011;

2. Зарецкая Е.Н. «Деловое общение». 2012;

3. Попов М. «Подготовка презентации». 2012;

4. Скаженик Е.Н. «Деловое общение» Учебное пособие. 2013;

5. Аткинсон М. «Выступать легко: Все, что вам нужно знать о речах и презентациях». 2014;

6. Лейхифф Дж. М., Пенроуз Дж.М. «Бизнес-коммуникации». 2012.

Размещено на Allbest.ru