Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

ивент менеджмент мероприятие подрядчик

Введение

1. Теоретические аспекты особенностей ивент-менджмента

1.1 Основные концепции ивента

1.2 Взаимодействие с подрядчиками при организации мероприятий

Выводы по 1 главе

2. Анализ качественной организации мероприятия

2.1 Условия взаимодействия с подрядчиками для организации мероприятия на высшем уровне

2.2 Взаимодействие с подрядчиками при организации свадебного мероприятия

Выводы по 2 главе

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение

Формирование и развитие индустрии досуга и развлечений - прямое следствие достижения определенного уровня доходов населения, когда после удовлетворения первичных базовых нужд людей возникает потребность в дополнительных услугах и появляются средства для того, чтобы этими услугами пользоваться.

Развлечения - это не только забавы и удовольствия, но и мировая индустрия. Индустрия досуга и развлечений играет важную роль как в жизни отдельного человека, так и общества в целом. Для государства - это та сфера деятельности, которая при достаточно небольших капитальных вложениях способна обеспечить значительный рост прибыли. Причем данная тенденция становится все более стабильной. Частный бизнес привлекает в индустрии досуга и развлечений короткий период окупаемости вложений, возможность постоянного расширения спектра предлагаемых услуг, развитые технологии контроля качества обслуживания.

Тысячи туристов притягивают карнавалы и народные праздники, имеющие как длительную, так и совсем молодую историю, проводимые в Венеции и Кельне, бега быков в Памплоне, помидорная битва «Томатина» в Буньоле, пивной фестиваль «Октоберфест» в Мюнхене.

Ивент-менеджмент - направление молодое и очень перспективное. Людей привлекает в этом многое - будь то атмосфера сопричастности чему-то большему, или атмосфера праздника, который не празднуется на родине, или возможность стать болельщиком на транснациональных спортивных соревнованиях.

Предметом курсовой работы является взаимодействие и особенности ведения переговоров с подрядчиками как основа успешной организации и проведения мероприятия.

Объектом исследования в данной работе является ивент-менеджмент, так как включает в себя конкретную и самую важную часть туризма.

Целью работы является анализ особенности организации и проведения мероприятий.

В соответствии с поставленной целью в работе решены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты ивента;

- выявить взаимодействие с подрядчиками при организации мероприятий;

- определить условия взаимодействия с подрядчиками для организации мероприятия на высшем уровне;

- проанализировать взаимодействие с подрядчиками при организации свадебного мероприятия.

Теоретическая значимость исследования определяется тем, что поднимаемые научные и практические проблемы, непосредственно связанные решением актуальных задач и могут найти применение в качестве основы для дальнейшего исследования ивент-менеджмента и путей повышения его социально-экономической эффективности.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.



1. Теоретические аспекты особенностей ивент-менджмента

1.1 Основные концепции ивента

Понятие ивента включает в себя событие, мероприятие, церемонию и шоу (ивент (от англ. event - событие) - развлекательное или рекламное представление, осуществляемое на театральной сцене, кино- или телеэкране, на спортивной или цирковой арене с использованием разного рода сюжетных ходов, изобразительных приемов, световой техники, компьютерной графики и т.п. В советское время чаще употреблялось понятие «культурномассовое мероприятие») [4].

Запланированное событие (ивент) - это уникальный по взаимодействию с окружающей средой, публикой, отдельными элементами и программой пространственно-временной феномен. Необходимо отметить, что привлекательность ивентов заключается в том, что они всегда разные, никогда не повторяются, и туристу нужно побывать там, в определенном месте, в определенное время для того, чтобы получить исключительные впечатления.

Каждый ивент создается с определенной целью, и то, что когда-то было сферой индивидуальной или общественной инициативы, стало областью профессионалов и предпринимателей. Отмети, что ивент-менеджмент - это быстрорастущая профессиональная область, в которой туристы - это потребители на потенциальном рынке запланированных мероприятий, а индустрия туризма стала заинтересованным лицом в их успехе и привлекательности.

Ивент-менеджмент - это прикладная область изучения и пространство профессиональной практики, посвященное планированию, проведению и управлению специальными мероприятиями, такими как фестивали, всевозможные празднования, развлечения, политические и государственные события, спортивные и связанные с искусством ивенты, мероприятия, которые относятся к бизнесу и корпоративным делам (встречи, совещания, выставки), мероприятия, которые относятся к частным (свадьбы, вечеринки, социальные семейные мероприятия) [1]

К видам мероприятий можно отнести:

Деловые мероприятия: семинары, деловые завтраки, workshops (однодневные тренинги-семинары, мероприятия, направленные на приобретение участниками навыков практической работы), деловые переговоры, конференции, презентации бизнес-форумы, симпозиумы, конгрессы, профессиональные тренинги, собрания руководства/акционеров, видеоконференции, пресс-конференции, выставки, VIP-мероприятия, клубные мероприятия, мастер-классы, on-line мероприятия (мероприятия, проходящие в режиме реального времени через интернет), круглые столы, деловые мероприятия.

PR-мероприятия: PR-акции, пресс-конференции, брифинги, пресс-туры, а также бизнес-ланчи, бизнес-ужины, презентации для СМИ, встречи СМИ с руководителями фирмы, интервью, экскурсии по организации, специальные мероприятия для СМИ.

Праздничные мероприятия: юбилейные торжества, корпоративные праздники, презентации новых товаров и услуг, promotion-акции, торжественные церемонии открытия нового офиса завода, магазина, спортивного праздника, турниры, детские утренники, дни рождения, свадьбы, юбилеи, календарные праздники, детские праздники, выпускные вечера.

Развлекательные мероприятия: концерты, спортивные соревнования, презентации, модные показы, дегустации, корпоративные вечеринки, программы team-building (цикл командных игр, спортивных и интеллектуальных, с целью эмоционального сплочения коллектива), авторские программы, торжественные ужины, карнавалы, маскарады, балы, музыкально-развлекательные программы, массовые мероприятия, конкурсы.

Incentive мероприятия: стимулирующие (incentive) путешествия, выездные конференции, партнерские программы. В переводе с английского Incentive -- поощрительные поездки для сотрудников, партнеров и клиентов. Инсентив-программы и бизнес-семинары стали неотъемлемой частью корпоративных мероприятий ведущих предприятий.

Некоторые ивенты представляют собой общественные праздники (программы таких мероприятий очень разнообразны, главной целью является воспитание и поощрение гражданской гордости и сплоченности населения), в то же время другие виды ивентов создаются для развлечения, забавы, соревнований, бизнеса или общения.

Для проведения таких мероприятий требуются определенные условия и возможности. В зарубежных источниках приводится дифференцированная многомерная система классификации ивентов. Основой этой классификации являются следующие признаки: целевая аудитория ивента, концепция ивента, организация ивента. Необходимо отметить, что первый признак фокусируется на дифференциации целевой аудитории [4].

Различают корпоративные, общественные ивенты, в зависимости от того, на кого ориентировано проводимое мероприятие. Существует также и смешанный тип - к нему относятся выставки, ярмарки, в которых могут принять участие все желающие.

Вторым признаком классификации является тематика ивента или цели поездки. Здесь различается деловые ивенты с ориентацией на бизнес, ивенты, нацеленные на отдых и рекреацию. В этой категории также существует и смешанный тип - это ивенты, сочетающие в себе отдых, развлечение и информативный компонент.

Третья категория основана на общей концепции ивента. Это могут быть мероприятия, связанные с каким-либо брендом или важным событием. Также бывают и смешанные концепции, включающие в себя и бренд, и событие. Данная трехмерная модель наряду с классификацией ивентов отражает и основные составляющие таких мероприятий: здесь мы видим цели поездки, контингент, сущность события.

Когда на Западе к 90-м гг. XX века ивент-менеджмент оформился уже в самостоятельную отрасль, в России же в это время он лишь актуализировался. Говоря о предыстории становления ивент-менеджмента в России, можно предположить, что процесс интенсивного формирования был запущен в начале XX века: именно в это время на волне политических изменений в СССР возросла потребность в кадрах, призванных организовывать массовые мероприятия.

В постперестроечный период (90-е гг. XX века), в связи с развитием рынка и корпоративного сектора, потребность в массовых мероприятиях сменилась интересом к частным и корпоративным событиям. Это время можно назвать неким предэтапом институционализации ивент-деятельности в России.

События, которые организовывались в это время, чаще всего напоминали традиционные праздники, не преследующие никаких маркетинговых, деловых целей и задач. Устойчивая потребность в организаторах событий способствовала созданию из массовиков-затейников, режиссеров и общественников, вынужденных приспосабливаться к условиям рынка, группы универсальных специалистов-организаторов.

Необходимо отметить, что по мере развития рынка ивент-услуг произошла постепенная дифференциация, в результате которой исполнительские и управленческие функции разделились, функция организации события закрепилась за ивент-менеджерами [4].

В 2000-х гг., в связи с интенсивным развитием рыночной экономики в России, организация событий начинает рассматриваться не только как деятельность по подготовке всевозможных развлечений и праздников, но и как деятельность, направленная на решение конкретных бизнес-задач (ивент-маркетинг), таких как продвижение бренда, поддержание потребительской лояльности, формирование имиджа компании, товара, услуги посредством организации специальных событий.

Так, в 2005 году наряду с процессом развития коммуникации между игроками ивент-рынка получает развитие первый этап профессионализации ивент-деятельности - этап познавательной институционализации. Этот период характеризуется возникновением у ивенторов потребности в получении специального образования, в приобретении недостающих им знаний и умений - и наличием возможности для реализации этой потребности [3. С. 63].

В 2009 году на фоне продолжающегося становления ивент-образования и развития коммуникации между игроками рынка ивент-услуг начинает формироваться второй этап профессионализации - организационная институционализация. В это время появляется первая профессиональная ивент-ассоциация, одной из главных задач которой являлась и является до сих пор «консолидация членов Ассоциации в целях идентификации интересов отрасли и выработки направлений решения текущих и перспективных задач» [1].

Активность членов профессиональных ассоциаций в отстаивании своего права на профессиональное обособление, ведение диалога с органами власти по данному вопросу могут способствовать благоприятному решению проблемы юридического оформления ивент-деятельности и закрепления за «профессионалами» статуса особой профессиональной группы ивент-менеджеров. Это должно произойти на завершающем третьем этапе профессионализации - профессиональной институционализации, сущность которого заключается в легитимации ивент-деятельности и группы ивент-менеджеров.

1.2 Взаимодействие с подрядчиками при организации мероприятий

В России процесс становления ивента идет более интенсивно, благодаря опыту США и стран Европы, однако с присущими российскому обществу особенностями. Поскольку ивент-деятельность в России формируется в условиях неопределенности (нет четкого понимания организационных технологий, целей), то подражательное поведение агентов ивентполя с точки зрения экономии ресурсов является наиболее удобным и оправданным.

Рынок ивент-услуг в России на сегодняшний день не очень цивилизован, и его довольно трудно структурировать, и тем более невозможно измерить его с помощью строгих критериев, будь то объем рынка, обороты и т. д. При этом этот рынок остается одним из наиболее динамично развивающихся. Число компаний, оказывающих услуги по органи зации мероприятий, постоянно увеличивается.

По оценкам экспертов, только на московском рынке в настоящий момент работают более 1 000 ивент-компаний [2. С. 6]. Однако информация об участниках рынка остается довольно скудной. На ивент-рынке действуют агентства, оказывающие услуги по организации событий, основными из которых являются: маркетинговые (выставки, презентации, открытия и т. п.), праздничные (юбилей, свадьбы, корпоративные и массовые городские праздники) и деловые (конференции, встречи и т. д.).

Что касается стоимости ивент-услуг, то на нашем рынке цены только относительно нормируемые, поскольку на них оказывает влияние множество факторов: сегмент рынка, местонахождение фирмы, сезон и др. Любая стоимость проекта складывается из собственно стоимости - 40-45 % (себестоимость), 40 % - развитие проекта, 5-7 % - доходная часть и 10 % - непредвиденные расходы.

Несмотря на все вышеизложенное, мы можем говорить о намечающейся позитивной тенденции формирования профессионального сообщества, внутренней консолидации. Постепенно заполняются информационные пробелы в деятельности ивент-менеджеров: развиваются информационные ресурсы для менеджеров, работающих в этой сфере; появляются издания, посвященные ивент-отрасли, интернет-ресурсы; проходят отраслевые праздники (День ивент-менеджера). Данная тенденция, безусловно, способствует тому, что рынок постепенно становится более цивилизованным.

Ивент-менеджмент - это атмосфера праздника, индивидуальные условия отдыха и незабываемые впечатления. Главная особенность ивент-менеджмента - множество ярких и неповторимых моментов.

Главная особенность ивент-менеджмента - множество ярких неповторимых моментов. Это перспективный и динамично развивающийся вид туризма.

Что бы такое мероприятие прошло успешно можно предложить следующие этапы взаимодействия:

1. Оценить свои ресурсы и потребности.

2. Определить бюджет.

3. Отобрать потенциальных поставщиков.

4. Отослать ценовой запрос.

5. Рассмотреть предложения и выбрать поставщиков.

6. Обсудить окончательную стоимость и подписать контракты.

7. Проконтролировать выполнение контрактов.

8. Работать только с лучшими [3].

При организации мероприятия возникает немаловажная проблема - это взаимодействие с подрядчиками. Подрядчики являются теми, кто реализует в жизнь задумки организаторов мероприятия, которые в свою очередь обещало воплотить фантазию заказчика в реальность. Между подрядчиком и организатором складываются свои отношения.

В ходе подготовки мероприятия в роли поставщиков и партнеров могут выступать:



К обязанностям ивент-менеджера можно отнести:

- организация производственного процесса и контроль за своевременным и качественным исполнением работ;

- координация работ субподрядчиков и поставщиков;

- приемка выполненных субподрядчиками работ, составление соответствующих актов приемки работ;

- проверка проектно-сметной документации и счетов;

- наем персонала, организация и контроль за его работой.

Для реализации всех условий event-менеджеры, прежде чем подписать договор с подрядчиками о предоставлении услуг, формулируют требования к арендуемой площадке. В случае event-мероприятия большого формата данные требования оформляются в виде документа - заявки на предложение.

Общие принципы заключения юридически обязывающих документов (договоров). Ключевые элементы договора:

- идентификация сторон;

- предмет договора и описание действий обязательных к выполнению;

- сведения о вознаграждении и методе его выплаты;

- согласие сторон с условиями соглашения [10].

Другие условия договора: штрафные санкции, дополнительные условия договора, дополняющие основные, форс-мажорные обстоятельства.

Виды договоров при проведении мероприятий (трудовой договор, о возмездном предоставлении услуг, авторский договор, договор о поставках, арендный договор и т.д.).

Выводы по 1 главе

Таким образом, ивент-менеджмент является новым направлением. Без него не было бы всей атмосферы праздника. Как раз ивент-менеджмент и привносит те основные события, которые и привлекают массы туристов. Однако, несмотря на свою новизну, зачатки ивент-менеджмента были ещё с древних времён. И с каждым днём ивент-менеджмент развивается всё больше и больше.



2. Анализ качественной организации мероприятия

2.1 Условия взаимодействия с подрядчиками для организации мероприятия на высшем уровне

Поводы для праздничных мероприятий могут быть самыми разными. В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер (fund-raisers) - мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния. Главное - правильно использовать каждый повод и организовать праздник с максимальной пользой [12].

Управление даже самым скромным по масштабу мероприятием требует значительных усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. А для эффективной подготовки нужно четко представлять себе конечные цели, задачи и желаемый общественный резонанс. После ответов на эти вопросы можно начинать собственно event management.

При планировании необходимо продумать следующие ключевые позиции:

Прежде всего выясните, сколько это стоит. К примеру, на качественное корпоративное мероприятие на 100 персон расходы планируются в пределах 15-20 тысяч у.е. Масштабное же общественное событие - например, концерт Пола Маккартни в Москве - это совсем иной уровень event management. Тут появляются дополнительные организационные мероприятия: pre-party, after-party, интервью для прессы, пресс-конференции, телеэфиры, пресс-ланчи, vip-фуршеты и т.п. Соответственно и стоимость таких грандиозных мероприятий может достигать астрономических, по сравнению с обычными, размеров.

Не менее четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос со сроками как самого события, так и всех этапов его подготовки.

Сколько человек понадобится, чтобы организовать праздник? Сколько будет работать на мероприятии профессиональных артистов, режиссеров, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с подрядчиками? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.

На этом же этапе желательно определиться, нужна ли для организации праздника помощь спонсоров и насколько она может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров - дело непростое и очень ответственное.

Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event management - получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить.

С этим вопросом так или иначе сталкивается любой начинающий бренд-менеджер или директор по маркетингу. Люди более опытные предпочитают доверять дело профессионалам. Причина ясна: специализированное коммуникационное агентство избавит от многих хлопот, взяв на себя весь груз организационных забот [14].

Действуя «по науке», специалисты сначала разработают общую концепцию, то есть, постаравшись как можно точнее ответить на традиционные вопросы «для кого мы это делаем?», «для чего мы это делаем?» и «по поводу чего мы это делаем?» и призвав на помощь весь творческий потенциал, предложат яркую идею, максимально выражающую суть и индивидуальность будущего события.

Затем последуют хлопоты по подбору необходимого помещения и оборудования (вопрос настолько же творческий, настолько и коммерческий). Очень ответственный и важный момент - превращение идеи в готовый сценарий. Специалисты агентства найдут время и на организацию переговоров с подрядчиками, и на поиск профессиональных ведущих и звукорежиссеров, и на десятки других важнейших мелочей, которые так просто упустить из виду в предпраздничной суматохе.

Что касается связей с общественностью, то и здесь помощь агентства может оказаться гораздо эффективнее. Коммуникационные агентства, имеющие давние и прочные контакты со СМИ, добьются общественного резонанса быстрее. Для достижения целей профессионалы пользуются всеми разнообразными способами распространения информации: это и direct-mail, и наружная реклама, и информирование целевой аудитории через специализированные источники (отраслевые издания).

Так что сегодня даже не очень крупные отечественные компании, сталкиваясь с необходимостью устроить праздник с рекламными или другими целями, предпочитают обращаться к профессионалам.

Даже на Западе событийный менеджмент - все еще относительно новый вид бизнеса, ему от силы двадцать лет. А российские предприниматели обратили внимание на event-management лишь в середине 90-х, когда отечественная рыночная экономика стала облагораживаться, миновав стадию «дикого капитализма».

Сейчас в нашей стране event management - один из самых динамично развивающихся инструментов работы BTL-агентств на коммуникационном рынке. Количество агентств, предоставляющих услуги event management, постоянно увеличивается, а сами массовые мероприятия постепенно начинают приобретать европейский стиль не только в столице, но и в крупных региональных центрах. Однако при организации любого мероприятия необходимо учитывать особенности российской ментальности: если пир - то горой, если торжество - то до утра. Подобная «широта русской души» порой создает дополнительные организационные сложности, однако на общее положение дел не влияет [11].

Как и у всей PR-отрасли, у еvent management в нашей стране большие перспективы. Однако говорить, что рынок еvent management окончательно сформирован, еще преждевременно. Наличие мелких, демпингующих цену в ущерб качеству фирм обусловлено тем, что еще не во всех бизнес-компаниях сформировалась культура событийного менеджмента. Многие вспоминают о праздновании Нового Года или юбилея компании за несколько недель, не подозревая, что расходы на подобные мероприятия должны быть прописаны отдельной строкой в бюджете на год вперед. И только когда отношение к еvent management изменится, можно будет констатировать, что в России он вышел на европейский уровень.

По мнению генерального директора коммуникационного агентства Connecta Светланы Цыгаревой, сегодня профессионалы PR-бизнеса выделяют несколько направлений event management. Первое - это организация корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа (team building). Крупные массовые акции, создающие информационные поводы для участников и формирующие тем самым их паблисити, - это другое, более сложное направление событийного менеджмента [13].

Но в каждом конкретном случае - и когда речь идет о подготовке корпоративной вечеринки, и при организации массового мероприятия - профессионалы исходят в первую очередь из той коммуникационной задачи, которая перед ними стоит.

Точное видение цели помогает выбрать из богатого инструментария именно тe формы, которые подходят в данном конкретном случае. Например, не так давно один из клиентов, известная фармацевтическая компания, поручила коммуникационному агентству Connecta подготовить празднование своего 5-летнего юбилея.

Подобные торжества - это прежде всего прекрасная возможность укрепить корпоративный дух, напомнить всем сотрудникам фирмы о том, что они единая команда. И не просто напомнить, но и помочь на деле почувствовать, что такое плечо товарища, как интересно и увлекательно решать общие задачи. Поэтому оптимальной формой для праздника был выбран коллективный выезд в загородный клуб. Прекрасным средством коммуникации стали спортивные эстафеты и командные конкурсы, а изюминкой праздника - предоставленная всем желающим возможность увидеть наш город с высоты птичьего полета, из корзины воздушного шара.

Другого клиента, еще одну фармацевтическую фирму, интересовало установление непосредственного контакта с представителями СМИ, знакомство и общение с журналистами, освещающими темы медицины и здорового образа жизни. Так родилась и воплотилась на практике идея боулинг-турнира, на который выставила свою команду и фирма-заказчик.

Конечно, для качественной подготовки акции необходимо время - приблизительно месяц. В случае, когда кроме непосредственной организации мероприятия речь идет о привлечении инвестиций, организации спонсорской поддержки (без которых редко обходится крупное массовое событие), сроки удлиняются, иногда может потребоваться до 3- 4 месяцев [17].

Бытует мнение, что организация внутренних корпоративных мероприятий (чаще всего празднование Нового Года или дня рождения компании) с точки зрения масштабности затрат и глобальности усилий у специализированных агентств стоит рангом ниже, чем организация внешних массовых шоу.

Тем не менее, в зависимости от внутренней политики и количества денег у клиента, event-компания разрабатывает программу специально для заказчика или же может предложить типичный, «конвейерный» сценарий празднества.

Последний вариант хорош тем, что при выборе места мероприятия, оформлении сцены и декораций, найме подрядчиков, ведущих и актеров BTL-компания пользуется уже проверенными связями (не говоря уже об отсутствии расходов на разработку и воплощение оригинального сценария).

Кстати, поставленный на поток вариант корпоративной вечеринки отнюдь не плох и для клиента. Ведь большинство заказчиков подобных мероприятий сами четко не представляют, чего они хотят, и в этом случае выбор из перечня общих концепций праздника может оказаться оптимальным вариантом сотрудничества.

Но аппетит, как известно, приходит во время еды. И если на этапе становления компании предпочитают заказывать корпоративные мероприятия, дабы заявить о себе, завязать побольше полезных знакомств и привлечь партнеров, то, завоевав определенную репутацию, они начинают заказывать в PR-агентствах массовые шоу [5].

Крупные компании, имеющие свою историю на рынке, предпочитают постоянное обслуживание конкретного агентства. Как правило, при такой форме сотрудничества крупномасштабные события предоставляются «под ключ», а объем, концепция и бюджет каждого такого события закладываются в годовой маркетинг-план компании. Тут речь может идти о чем угодно: от ежегодного праздника «МК» до открытия нового ресторана «МакДональдс» в спальном районе.

2.2 Взаимодействие с подрядчиками при организации свадебного мероприятия

Руководители ивент-компаний говорят, что сами активно занимаются распространением профессионального опыта, организуя коммуникацию между партнёрами по бизнесу и потенциальными клиентами: «В 2013 году мы интенсивно участвовали в организации и проведении выставки «Wedding Show Urals» в Екатеринбурге, там же я проводила свой мастер-класс, посвящённый свадьбам в Чехии» (руководитель, стаж работы в ивент-сфере 8 лет, г. Прага, г. Екатеринбург); «В своё время я очень сильно разрабатывала направление аниматоров… проводила в Москве несколько фестивалей анимационных команд…» (руководитель, стаж работы в ивент-сфере более 15 лет, г. Москва).

Один из руководителей ивент-компании рассказал о личном опыте создания нового канала коммуникации между игроками свадебного рынка Перми: «Первое, с чего мы начали, был свадебный сайт, он называется «Love-Гид» и в Перми достаточно популярен, - это уникальный контент. Мы сделали «Свадебный гид» как рекламноинформационный форум, который может облегчить жизнь молодожёнам и ивентменеджерам» (ж., руководитель, стаж работы в ивент-сфере 4 года, г. Пермь).

Исследование показало: несмотря на наличие факторов, сдерживающих процесс действия «нормативного» механизма, можно заключить, что процесс формирования правил, норм и стандартов профессиональных практик идёт, и главную роль на сегодня в нём играют руководители ивент-агентств, «ориентированные» на профессионализацию ивент-деятельности и оформление ивент-менеджеров в особую профессиональную группу.

Ярким событием в жизни человека является свадьба. Именно по этой причине большое внимание всегда уделялось таким аспектам проведения свадьбы, как венчание, свадебные церемонии и свадебное путешествие. У каждого народа на протяжении веков сложились определенные свадебные традиции, затрагивающие тем или иным образом каждого человека [7].

Для того чтобы должным образом организовать и провести свадьбу, необходимы, помимо внимательного подхода, большие затраты сил и времени. Как правило, подготовкой торжества и выбором маршрута свадебного путешествия занимаются не только сами будущие новобрачные, но и их родители, свидетели. Это означает появление хоть и приятной, но трудоемкой дополнительной работы.

Справиться с ней в состоянии не каждый, так как необходим учет разнообразных мелочей, а безответственный подход к организации такого уровня торжества, как свадьба, невозможен. Большое влияние на успешность проведения свадьбы оказывают такие факторы, как место, выбранное для проведения торжества, и намеченный маршрут свадебного путешествия новобрачных.

Например, организация и проведение свадебного торжества не в актовом зале местной школы, а в одном из старинных замков Франции или на пляже Мексиканского залива способна придать мероприятию должный статус, сделать его красочным и запоминающимся [1, c.142].

Все больше и больше людей стремятся сделать свои свадебные торжества яркими, запоминающимися и оригинальными. Данное обстоятельство привело к появлению в турагентствах нового вида турпродукта - организации свадебных туров, приобретших особую популярность в последние годы: квалифицированный персонал способен учесть самые разнообразные пожелания заказчиков, организовать проведение всех мероприятий на высоком уровне.

Таким образом, у молодоженов появилась возможность проведения собственного праздника, который запомнится надолго и о котором впоследствии можно будет с удовольствием и гордостью рассказывать детям, внукам и друзьям.

Подготовка свадебного торжества «под ключ» является самым удобным вариантом для будущих новобрачных, не желающих обременять себя хлопотами.

Традиционно всей организационной суетой занимаются специализированные свадебные агентства - профессионалы, знающие, где что достать, и способные предложить любую услугу. Агентство может не только организовать традиционное мероприятие, но и придумать для свадьбы что-то оригинальное, например карнавал или праздник в национальном стиле, ограничений для фантазии никаких.

Свадебными агентствами пользуются все слои населения, независимо от материального состояния каждый может подобрать организатора под любой, даже самый незначительный, бюджет. По результатам исследований рынка свадебных услуг, в настоящее время на рынке существует более тысячи свадебных салонов и более 300 агентств по организации свадеб. Количество фирм динамично растет. Одной из причин такого роста является относительно небольшой стартовый капитал, необходимый для начала свадебного бизнеса, а также небольшой срок окупаемости. Так, для свадебного салона он составляет в среднем 10 месяцев, а в свадебный сезон срок окупаемости уменьшается до 1-4 месяцев. Однако, большое число новых свадебных салонов закрываются, не успев раскрутиться. Также необходимо отметить, что крупных специализированных свадебных агентств на московском рынке не более десятка. На них приходится половина оборота всех свадебных агентств.

Современные свадебные агентства занимаются подготовкой и проведением свадебного мероприятия с огромным спектром сопутствующих услуг: сценарии и детальная подготовка бракосочетания; написание текстовых приглашений на свадьбу; подбор подвенечного платья для невесты и костюма для жениха; услуги визажиста; консультации выбора обручальных колец; дизайну свадебных букетов, свадебного торта; запуск фейерверка; обучение свадебному вальсу и подбор вариантов свадебного путешествия; оформление места проведения церемонии и банкетного зала; сервировка и выбор аксессуаров для оформления столов; составление меню; музыкального сопровождения; фотосъемка и видеосъемка; монтаж фото- видеоматериалов и оформление альбомов свадебных фотографий [9].

Современной является услуга по выбору автомобиля для новобрачных и транспорта для гостей и их оформление; составление маршрута передвижения, предоставление во время его напитков и закусок. Выбор свадебного агентства происходит по аналогии выбора свахи - по отзывам бывших клиентов, только теперь добавлен интерактивный ингредиент в виде просмотра фото и видео, подробного ознакомления с прейскурантом цен и услугами [6, c.71].

Этап подбора подрядчиков при организации свадебного мероприятия является самым сложным. В начале даже трудно представить, какой объем услуг и покупок может понадобиться. Ведь в понятие «подрядчики» входит все: и магазины, где нужно купить свадебные наряды и аксессуара, декоратор, музыкальная группа, фотограф, кейтеринг и организаторы фейерверка. Далее выявляется, что нужно арендовать немало оборудования, включая свет, звук, дополнительный декор.

Так, главным условием при организации свадебных мероприятий является возможность исполнения всех пожеланий молодоженов. Заранее необходимо обговорить желаемую атмосферу праздника, которая может быть многолюдной (например, карнавал) или уединенной, предоставляющей новобрачным возможность насладиться друг другом. Необходимо также заранее наметить тематику свадьбы - в зависимости от этого будут выбираться гостиницы и места отдыха, оформляться интерьер.

Хороший свадебный организатор никогда не будет навязывать определенных подрядчиков, но всегда может порекомендовать проверенных фотографов, видеографов и декораторов. А также сможет сразу вам дать представление о разбросе цен на услуги профессионалов в вашем городе. Абсолютно точно с помощью организаторов намного быстрее можно найти подходящую команду, которая создаст из свадьбы лучший праздник в жизни!

Выводы по 2 главе

В заключение хотелось бы сказать, что проведение мероприятия любой степени сложности требует профессионализма, гибкости в принятии решений, умения прогнозировать и предугадывать непредвиденные обстоятельства и быстро ориентироваться в новых условиях. Кто это делает лучше, тот и оказывается в лидерах бизнеса.

Таким образом, организационная сторона свадебной церемонии пережила ту же эволюцию, что и всё общество, пройдя стадии - от национального, исконно русского сватовства, к институту тамады и общемировому потоковому сервису свадебных агентств.



Заключение

Мероприятия с большой вероятностью могут выглядеть рутиной с точки зрения их устроителей. Но для посетителя восприниматься как события. С другой стороны с точки зрения исполнителя важно, чтобы достижение клиент рассматривал как звено в единой цепочке.

Это в равной мере относится к предпринимательству, науке, спорту и культуре. И это не зависит от того, освещалось данное достижение явно или же косвенно, к примеру по ТВ.

Цель event-менеджмента - представить достижение таким образом, чтобы передать его исключительность с точки зрения клиента, т.е. чтобы клиент воспринял событие как выдающееся.

Этапы проведения Event-мероприятия относится креативная разработка идеи; оформление идеи и определение события, подготовка проекта (коммерческое предложение); принятие решения о проведении, назначение руководителей проекта; планирование; реализация; прекращение действий и окончание расчетов; обработка данных, финансовый и организационный отчет; завершение проекта.

На рынке свадебных услуг у нас в настоящее время действуют довольно большое разнообразие игроков: это частные лица, специализированные свадебные агентства, свадебные салоны (последних в Москве больше тысячи), а также различные околосвадебные агентства (агентства по прокату автомобилей, фирмы организующие фейерверки, лазерные шоу, оформление помещения воздушными шарами и.т.д.).

Цель работы - анализ особенности организации и проведения мероприятий - достигнута.

Задачи: рассмотреть теоретические аспекты ивента; выявить взаимодействие с подрядчиками при организации мероприятий; определить условия взаимодействия с подрядчиками для организации мероприятия на высшем уровне; проанализировать взаимодействие с подрядчиками при организации свадебного мероприятия - решены.



Список литературы

1. Аванесова Г.А. Культурно-досуговая деятельность: Теория и практика организации: Учебное пособие для студентов вузов. М., Аспект Пресс, 2006. 236 с.

2. Кули К. Корпоративные мероприятия, которые стали легендой / Карен Кули и Кирсти МакЭван; худож.-оформ. А. Киричек. Ростов н/Д: Феникс, 2006. 256 с.

3. Лемер Синди. Искусство организации мероприятий: стоит только начать! / Синди Лемер. Ростов н/Д: Феникс, 2006. 288 с.

4. Наумова, С. А. Экономика и предпринимательство в социально- культурном сервисе и туризме: Учебное пособие / С. А. Наумова. Томск: Издательство Томского политехнического университета, 2003. 127 с.

5. Пашигоров А.С. Коммерческое планирование в индустрии развлечений. Дис. канд. экон. наук: 08.00.05.: СПб., 2005. 147 с. РГБ ОД, 61:06-8/1047. Защищена: Санкт-Петербургский торгово-экономический институт.

6. Предприятия развлечений как элемент туристской индустрии. Режим доступа: http://articlekz.com/article/8163 (Дата обращения: 01.12.2016).

7. Российский рынок event-услуг: маркетинговое исследование. Вып. 2. М.: Консалтинговая компания «АМИКО», 2010.

8. Стальная, В. А. Место и роль индустрии развлечений в мировой и отечественной сфере услуг / В. А. Стальная // Общество и экономика. 2009. № 1. С. 118-128.

9. Симановская Ольга Моисеевна. Организация HR-событий - успешная российская практика / О. Симановская. М.: Вершина, 2007. 192 с.

10. Сондер М. Ивент-менеджмент: организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. Изд-во: Вершина, 2010.

11. Старцева Н. Н. Ивент-менеджеры как профессиональная группа: процесс формирования в современной России: дис.... канд. социол. наук: 22.00.04 / Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации. Екатеринбург, 2014.

12. Тёмный, Ю.В. Экономика туризма: Учебник / Ю.В.Тёмный, Л.Р.Тёмная. М.: Советский спорт, 2003. 416 с.

13. Уорнер Д. Свадебная церемония. Как подготовить и провести свадьбу мирового уровня. СПб «Прайм-ЕВРОЗНАК», 2008. 352 с.

14. Dumazedier J. Ver une civilization du loisir? P.: 1962. Р. 347.

15. Набухотный А. Retailtainment - ключ к успеху торгового центра. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.mallexpo.com/ru/public(Дата обращения 20.12.2016).

16. Национальная ассоциация организаторов мероприятий [Электронный ресурс]. URL: http://www.ивентros.ru (дата обращения: 06.12.2016).

17. Маликова К. Боулинг-индустрия сегодня это индустрия сетевых операторов. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.bowling.ru/rus/materials/index_ 204.html?template (Дата обращения 20.12.2016).

18. Индустрия развлечений. Режим доступа: http://www.webeconomy.ru/index.php?newsid=832&page=cat&type=news (Дата обращения 20.12.2016).



Приложения

Уважаемый Организатор мероприятий! Вам предлагается принять участие в on-line опросе, направленном на изучение глубинных особенностей взаимодействия Вас, как представителей EVENT-агентств с подрядчиками по предоставлению персонала на Ваши мероприятия.

Пройдите опрос и после 21.01.16 Вы сможете получить отчет по его итогам.

Результаты

1. Потребность в каком временном персонале возникает у Вас по мере подготовки к Мероприятию? (можно выбрать несколько)

Ответ	Количество	Процент	Фильтры
Free-lance менеджеры, логисты, тех.директора	8	36,36%
Парковщики	9	40,91%
Охранники	13	59,09%
Промо-персонал (хостесс, модели, аниматоры)	19	86,36%
Водители	4	18,18%
Клинеры	12	54,55%
Грузчики	15	68,18%
Не возникает потребностей во временном персонале	0	0%
Часто требуется иной персонал:	0	0%
Свой ответ	2	9,09%

"Свои ответы" респондентов:

Ассистенты

хелперы

2. Как Вы действуете, когда на Ваше мероприятие потребовался временный персонал?

Конец формы

Размещено на Allbest.ru

...