Организация и ведение делопроизводства организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЛИНГВОГУМАНИТАРЫЙ КОЛЛЕДЖ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«МИНСКИЙ ГОСУДАРСТВВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ОТЧЁТ ПО ПРАКТИКЕ

По делопроизводству

Титовой Маргариты

Руководитель: Румянцев Александр Иванович

Минск 2016



Введение

Цели и задачи прохождения практики

Я проходила практику по делопроизводству в Главном статистическом управлении города Минска с целью принятия активного участия в работе отдела делопроизводства и материально-технического обеспечения, применения на практике теоретических знаний, полученных во время учебных, и изучения знаний, необходимых для формирования необходимых умений.

Моими задачами прохождения практики являлись:

1. Ознакомление с организацией и её документооборотом.

2. Закрепление теоретических знаний, полученных при изучении соответствующих дисциплин.

3. Формирование необходимых практических навыков и умений по организации и ведению делопроизводства.

4. Изучение требований к оформлению основных реквизитов документов в соответствии с требованиями СТБ 6.38 - 2004.

5. Практика в оформлении документов: справочно-информационных, распорядительных, по личному составу, копий документов.

6. Создание альбома форм организационно-распорядительных документов (10 образцов).



1. Продолжительность практики и последовательность её проведения

Производственная практика в Главном статистическом управлении города Минска в отделе делопроизводства и материально-технического обеспечения проходила с 1 декабря 2016 года по 14 декабря 2015 года.

Последовательность проведения практики:

1. Знакомство с работой и структурой Главного статистического управления.

2. Изучение инструкций по делопроизводству.

3. Получение задания по практике.

4. Выполнение требуемой работы.

5. Подготовка отчёта по практике, оформление отчётных документов.

2. Характеристика принимавшей организации

Главное статистическое управление города Минска является составной частью системы органов государственной статистики Республики Беларусь. Основная цель деятельности Главного статистического управления города Минска состоит в обеспечении своевременного представления государственным органам объективных и актуальных сводных статистических данных (информации) по вопросам экономического, демографического, социального и экологического положения в городе Минске. Главное статистическое управление города Минска ежемесячно на 23-24 день выпускает информационно-аналитический статистический доклад о социально-экономическом положении г. Минска, содержащий оперативные статистические данные (информацию), характеризующие экономическое, демографическое, социальное и экологическое положение в городе Минске.

Я проходила практику непосредственно в отделе делопроизводства и материально-технического обеспечения. Этот отдел является самостоятельным структурным подразделением. Основными задачами отдела являются:

обеспечение структурных подразделений Главного статистического управления компьютерным оборудованием, копировально-множительной техникой и расходными материалами к ним, мебелью, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарём и иными необходимыми для обеспечения деятельности товарами (работами, услугами) в пределах выделяемых средств; осуществление контроля за своевременным исполнением документов, обеспечение учета, отбора и сохранности документов, образующихся в деятельности Главного управления; осуществление ксерокопирования документов Главного управления на копировально-множительной технике и т.д.

Начальник отдела: Минько Инна Матвеевна.

[http://minsk-city.belstat.gov.by/].

[http://minsk.gov.by/ru/].

Структура Главного управления:

Начальник Главного статистического управления города Минска:

Тарасюк Наталья Валентиновна.

Отделы Главного статистического управления города Минска:

1. Отдел сводной информации.

2. Отдел организационно-кадровой и правовой работы.

3. Отдел статистики промышленности, топливно-энергетического комплекса, инноваций и окружающей среды.

4. Отдел статистики инвестиций и строительства.

5. Отдел статистики труда.

6. Отдел обследований домашних хозяйств.

7. Отдел статистики финансов.

8. Отдел информационных технологий.

9. Отдел статистики услуг.

10. Отдел статистики цен.

11. Отдел статистики внутренней торговли.

12. Отдел финансов.

13. Отдел статистики внешней торговли.

14. Отдел макроэкономической статистики, структурных обследований и статистического регистра.

15. Отдел по работе с респондентами.

16. Отдел делопроизводства и материально-технического обеспечения.

17. Отдел демографической статистики и переписи населения.

3. Должностные обязанности практиканта

В период прохождения практики по делопроизводству практикант обязан:

1. Выполнять задания, предусмотренные программой практики.

2. Осуществлять сбор, систематизацию, обработку и анализ первичной информации и иллюстративных материалов.

3. Подчиняться действующим в организации правилам внутреннего трудового распорядка, строго соблюдать правила охраны труда.

4. По окончании срока практики, в установленные сроки, сдать всю отчетную документацию.

4. Описание выполнявшейся работы

реквизит документ распорядительный делопроизводство

Перед тем, как приступить к выполнению работы, мне провели инструктаж по технике безопасности. Затем я ознакомилась с организацией, изучила историю её развития, ознакомилась со структурой организации, планом работы отдела делопроизводства и материально-технического обеспечения, с порядком учёта документов.

В отделе я выполняла различные виды работ, мои обязанности были очень разнообразны. Я выполняла работу по подготовке документов в архив: оформление обложек дел, нумерация листов, формирование внутренних описей, знакомилась с оформлением организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, а также практиковалась в оформлении данной документации.

5. Трудности и способы их преодоления

В период прохождения практики по делопроизводству особой внимательности требовал процесс нумерации листов дел. Очень просто отвлечься и поставить не то число или пропустить лист. Чтобы не допускать ошибок, требовалось полностью сосредоточиться на работе. Других трудностей в процессе работы не возникало. Поддержка со стороны руководителя и работников отдела, в котором я проходила практику, помогли мне освоиться на рабочем месте.



Заключение

Я закрепила знания, полученные в учебное время, приобретя большой практический опыт, необходимый для профессиональной деятельности. Сформировала необходимые практические навыки и умения по ведению делопроизводства. Ознакомилась с организацией, изучила историю её развития, ознакомилась со структурой организации, планом работы отдела делопроизводства и материально-технического обеспечения, с порядком учёта документов. Ознакомилась с оформлением организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, а также практиковалась в оформлении данной документации. Освоила навыки работы с использованием компьютерных технологий, а так же с другой организационной техникой и офисным оборудованием. Проверила возможность самостоятельной работы в рабочем коллективе организации, как будущего специалиста, и приложила все усилия для того, чтобы обеспечить необходимое качество выполняемой работы.



Литература

1. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций. - Минск:БелНИИДАД, 2012.

2. Методические рекомендации по созданию и представлению описей в открытом доступе. - Минск: 2015.

3. Методические рекомендации по оформлению обложек дел. - Минск: БелНИИДАД, 2012.

4. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. - Минск, 2012.

5. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

6. Закон Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

7. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 1 декабря 1999 г. № 1869 «Об утверждении Положения о порядке оказания государственными архивными учреждениями платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридически».

8. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 133 «Об утверждении Инструкции о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь».

9. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 25 мая 2012 г. № 132 «Об утверждении Инструкции о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан».



Приложение

Альбом форм организационно-распорядительных документов

О проведении обучения системе автоматизации делопроизводтва и электронного документооборота

В связи с вводом в опытную эксплуатацию системы автоматизации делопроизводтва и электронного документооборота и во исполнение приказа генерального директора от 25 апреля 2016 г. № 6 “О вводе в опытную эксплуатацию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота”

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела обучения и повышения квалификации перонала Ивановой И.А. организовать обучение сотрудников новым технологиям работы в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в соответствии с графиком обучения и списком групп обучающихся.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Барыбира В.Э.

Генеральный директор М.С.Титова

В дело № 01-03

12.05.2016

Об создании рабочих групп в Управлении производства и внедрения информационных систем

В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем Совет директоров

РЕШИЛ:

1. Создать в Управлении внедрения шесть рабочих групп: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения.

2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Будько И.Д. подготовить проекты положений о рабочих группах.

Председатель М.С.Титова

Дело 01-06

07.02.2016

2 августа 2016 года № 01-07/706 г. Мінск г. Минск

О проведении праздничных мероприятий, посвящённых празднованию Дня города

В целях обеспечения успешного проведения Дня города, привлечения к участию в мероприятиях праздника жителей города, молодёжи, подростков и детей, согласно сложившимся традициям и учитывая мнение общественности, Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Провести «12» сентября 2016 года праздничные мероприятия посвящённые «Дню города Минск».

2. Утвердить план работы по организации подготовки и проведения праздничных мероприятий посвящённых «Дню города Минск»

3. Утвердить план праздничных мероприятий посвящённых «Дню города Минск».

4. В период проведения праздничных мероприятий посвящённых «Дню города Минск» запретить розничную продажу алкогольной продукции на территории проведения праздничных фестивалей, за исключением розничной продажи алкогольной продукции, осуществляемой организациями, и розничной продажи пива и пивных напитков, осуществляемой индивидуальными предпринимателями, при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями услуг общественного питания (Закон РБ «О государственном регулировании производства и оборота алкогольной продукции от 27 августа 2008 г. № 429-3»).

5. Контроль за исполнение постановления возложить на заместителя Министра культуры Михно А.С.

6. Настоящее постановление вступает в силу с 3 августа 2016 г.

Приложение: 1. в 1 экз. на 3 л.

2. в 1 экз. на 15 л.

Премьер-министр М.С.Титова Республики Беларусь

О порядке направления на курсы повышения квалификации

Для составления графика посещений курсов повышения квалификации в период с 1 декабря 2015 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям отделов предоставить секретарю А.С.Сидорович список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации. Срок предоставления списков - до 25 ноября 2015 г.

2.Секретарю А.С.Сидорович составить единый сводный список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации, и предоставить для утверждения начальнику отдела кадров. Срок предоставления списка - 26 ноября 2015 г.

3. Контроль за исполнением указания возложить на Иванову Ю.Н.

Директор М.С.Титова

Зам. Директора Е.М.Лютько

20.11.2015

С указанием ознакомлены: Ю.Н.Иванова 20.11.2015

А.С.Сидорович

20.11.2015

В дело № 01-03

20.11.2015

Общество с ограниченной ответственностью «Мираж»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.04.2016 № 01-08/123

секретарю-референту генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Генеральный директор М.С.Титова

Юрисконсульт М.О.Марченко

Открытое акционерное Общество «Каскад»

ПОЛОЖЕНИЕ руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Место составления дата

О канцелярии

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением ______ и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.2. Заведующий канцелярией назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

1.3. Структуру и штат канцелярии утверждает Генеральный директор _________ с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Организация и руководство службой делопроизводства в ____ _________.

3. ФУНКЦИИ

Основными функциями канцелярии являются:

3.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

3.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документов.

3.4. Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.

3.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства.

3.6. Принятие мер к своевременному обеспечению работников службы делопроизводства инвентарем, оборудованием и средствами механизации управленческого труда, ПЭВМ.

3.7. Печатание и размножение служебных документов.

3.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

3.9. Оформление командировочных документов, регистрация работников, приезжающих на предприятие в командировку.

4. ПРАВА

Канцелярия имеет право:

5.1. Требовать от руководителей подразделений и исполнителей справки и другие материалы, необходимые руководству предприятия, а также информацию об исполнении документов, решений и заданий руководства предприятия.

5.2. Проверять правильность ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений невыявленные недостатки и требовать их устранения.

5.3. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ КАНЦЕЛЯРИИ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ____________________________

4.1. Получает: проекты приказов и распоряжений на подпись руководству; исходящую с предприятия корреспонденцию.

4.2. Представляет: поступающую на предприятие корреспонденцию; копии распорядительных документов; бланки, формы согласно классификатору, разработанному на предприятии; методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет заведующий канцелярии.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Размещено на Allbest.ru

...