- рабочие/технологические, описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях - документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа - четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) - носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов -

записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Внешняя документация - часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Руководство по качеству

Все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.

Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в организации.

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих на предприятии, методология построения баз данных.

Источниками информации служат: документация, нормативно-справочная информация (устанавливаемая законодательными органами РБ), информация, поступающая от вышестоящих органов (например, казначейство, министерства), информация, поступающая от бухгалтерии с помощью локальной сети.

Информационное обеспечение включает в себя внутримашинное и внемашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает различные документы на бумажных носителях (договора, приказы, распоряжения, отчеты, приходно-расходные ордера, ТТН, кассовые ордера и др.).

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и средства ее ведения. Данное обеспечение должно реализоваться в режиме реального масштаба времени, где изменения в данных, произведенные одним пользователем, сразу должны становиться доступными другим пользователям системы[14].

Современные АСОЭИ предоставляют возможность получения информации в различных формах: в виде печатных документов, экранных форм, на машинных носителях; она может быть представлена в текстовом, графическом или табличном виде.

Поступление информации на предприятие отражается в режиме сбора первичных данных, который можно свести к следующим вариантам:

централизованному приему данных, зафиксированных в документах или непосредственно на АРМе;

· приему машиночитаемых документов;

· децентрализованному сбору данных на местах их возникновения с последующей передачей по каналам связей ПЭВМ.

· Далее следует обработка и хранение информации. Выход информации происходит в режиме передачи данных:

· передачи носителей различных форм и видов;

· дистанционной передачей данных.

Служебные документы, адресованные МУ "Управление финансами Баксанского района", поступают в приемную МУ "Управление финансами Баксанского района". Полученная корреспонденция вскрывается (за исключением адресованной лично), проверяется целостность вложений.

Корреспонденция, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.

В тот же день документы представляются на рассмотрение начальнику МУ "Управление финансами Баксанского района".

Переданные документы рассматриваются в день получения или не позднее следующего дня.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату. Если резолюция не содержит срок исполнения, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Документы возвращаются в приемную, где они регистрируются в журнале входящей корреспонденции и передаются исполнителям. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится через приемную. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа, справа, проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления и входящий номер документа.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие в МУ "Управление финансами Баксанского района", требующие по своему характеру решения или ответа, а также иные документы, кроме адресованных лично, рекламных проспектов и т.п.

Руководители структурных подразделений рассматривают переданные им на исполнение документы в день получения или не позднее следующего дня. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя. Документы, поступающие из приемной местной администрации Баксанского муниципального района, должны быть возвращены с отметкой об исполнении, сделанной руководителем структурного подразделения или исполнителем со ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (при отсутствии документа - краткие сведения об исполнении).

5. Управленческие решения: планирование, учет, контроль

персонал управленческий планирование

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

· распределения ресурсов;

· координации деятельности между отдельными подразделениями;

· координации с внешней средой (рынком);

· создания эффективной внутренней структуры;

· контроля за деятельностью;

· развития организации в будущем. Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая кладется в основу принятия управленческих решений.

Важнейшие задачи учета: - сбор, обработка и отображение первичных данных о хозяйственной деятельности, - систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о хозяйственной деятельности, - создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля выполнения планов[15].

Оперативный - сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов и т.д.). Данные его используются для текущего управления фирмой.

Статистический - изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о состоянии и движении производственных фондов и другими информационными материалами.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме[17].

Контроль - это сравнение запланированных показателей с фактическими цифрами. Положили на склад десять мешков, три продали, осталось пять. Провели ревизию, уволили кладовщика. Если же рассматривать функцию и роль контроля шире, то получается другое общее определение.

Контроль - это действия, которые помогают организации в достижении целей путём сравнения фактических показателей работы с запланированными показателями, анализа отклонений и принятия решений по результатам анализа (постановка новых планов и задач). Контролю подлежат все процессы и результаты работы компании[19].

Контролю подлежат: процессы, люди, средства и ресурсы.

Контроль процессов имеет смысл, когда выполнение процессов стандартизировано или есть чёткая инструкция по выполнению определённого вида работы. Например, порядок разборки ноутбука для проведения чистки, формат файлов веб-дизайнером верстальщику и т.п. Также к процессам можно отнести стандарты обслуживания, порядок проведения телефонного разговора офис-менеджером и т.п.

Баксанском муниципальном районе муниципальный финансовый контроль осуществляют:

- Совет местного самоуправления Баксанского муниципального района;

- МУ "Управление финансами Баксанского района";

- главные распорядители бюджетных средств;

- главные администраторы доходов районного бюджета Баксанского муниципального района;

- главные администраторы источников финансирования дефицита районного бюджета Баксанского муниципального района.

Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением правовых актов и других документов, обобщение результатов исполнения и информирование об этом начальника МУ "Управление финансами Баксанского района".

Вид контроля, сроки и порядок отчетности по исполнению документов определяются лицом, дающим поручение.

Начальник МУ "Управление финансами Баксанского района" определяет конкретных исполнителей заданий, сроки отчетов об исполнении заданий, утверждает планы организационных мероприятий по выполнению решений, постановлений, реализация которых рассчитана на длительный период.

Оперативный контроль за сроками исполнения документов, поставленных на контроль, осуществляется отделом организационно-контрольной, кадровой работы и информационных технологий МУ "Управление финансами Баксанского района".

Специалист осуществляет регистрацию документов, поступивших из местной администрации Баксанского муниципального района и непосредственно в МУ "Управление финансами Баксанского района", адресованных начальнику МУ "Управление финансами Баксанского района", а также руководителям структурных подразделений. Осуществляет учет дальнейшего прохождения этих документов с резолюциями в адрес исполнителей.

Специалистом вносятся основные реквизиты поступивших документов в журнал регистрации входящих документов.

Документы с грифом "Контроль" передаются в тот же день исполнителям.

Документы без грифа "Контроль" направляются непосредственно исполнителям не позднее следующего дня после поступления в МУ "Управление финансами Баксанского района".

Специалист, ответственный за организацию делопроизводства в МУ "Управление финансами Баксанского района", через систему еженедельных письменных и ежедневных устных напоминаний организует своевременное представление исполнителями отчетов о выполнении контрольных документов.

Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок. Поручения, имеющие пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно", "Безотлагательно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Исполнителями в установленные сроки представляется информация о выполнении поручения или предложение о продлении срока его исполнения.

Продление срока исполнения поручения производится по соответствующей резолюции руководства.

Специалистом, ответственным за организацию делопроизводства в МУ "Управление финансами Баксанского района", ежемесячно по установленной форме представляются сведения об исполнении контрольных поручений Президента КБР, вице-президента КБР и Председателя Правительства КБР, главы местной администрации Баксанского муниципального района, протокольных поручений. Сведения предоставляются для обобщения в отдел организационно-контрольной и кадровой работы местной администрации Баксанского муниципального района.

Начальник МУ "Управление финансами Баксанского района", руководители структурных подразделений еженедельно рассматривают ход выполнения решений, поручений главы местной администрации, его заместителей.

Информация о ходе реализации решений представляется главе местной администрации или его заместителю, на которого возложен контроль исполнения данного решения.

Информация о выполнении контрольных поручений направляется на имя руководителя, давшего поручение. Если документ адресован нескольким исполнителям, то требуется представление обобщенного ответа за подписью лица, указанного в списке исполнителей первым.

Заключение

Прохождение данной практики помогло мне более глубоко усвоить и применить в реальной деятельности знания, полученные при изучении общепрофессиональных дисциплин, а также в ходе изучения управленческих, правовых, экономических и иных специальных дисциплин. Для ее прохождения были созданы все условия. Все служащие муниципального учреждения "Управление финансами Баксанского района" имеют большую профессиональную и методическую подготовку, что позволяло им грамотно ставить задачи и доходчиво разъяснять непонятные моменты в случае их появления. Таким образом, выполнение заданий не составляло какой-либо трудности.

МУ "Управление финансами Баксанского района" осуществляет проведение единой государственной финансовой, бюджетной, налоговой политики и координирует деятельность в этой сфере иных отраслевых управлений местной администрации Баксанского муниципального района и муниципальных образований Баксанского муниципального района.

Деятельностью МУ "Управление финансами Баксанского района" руководит начальник МУ "Управление финансами Баксанского района", назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой местной администрации Баксанского муниципального района, осуществляющий свои полномочия на принципах единоначалия. В отсутствие начальника МУ "Управление финансами Баксанского района" его полномочия осуществляет начальник бюджетного отдела.

Во время прохождения данной практики были достигнуты такие цели как:

- приобретение профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности, формирование практико-ориентированных компетенций в соответствии с муниципальным учреждением "Управление финансами Баксанского района";

- закрепление и углубление теоретической подготовки, приобретение практических навыков и компетенций, а также опыта самостоятельной профессиональной деятельности;

- развитие и накопление специальных навыков, изучение и участие в разработке организационно-методических и нормативных документов для решения отдельных задач в муниципальном учреждении "Управление финансами Баксанского района";

- изучение организационной структуры организации и действующей в ней системы управления;

- овладение навыками самостоятельной работы в области исследования систем управления и информационного обеспечения управленческого процесса;

- усвоение навыков поиска, обработки и использования информации;

- выработка практических навыков и компетенций в сфере управления персоналом;

- развитие умений и навыков научно-исследовательской деятельности.

- ознакомление со структурой, функциями, содержанием деятельности государственного органа, органа местного самоуправления КБР по Баксанскому району;

- ознакомление с требованиями, предъявляемыми к основным документам, используемым в организации "Управление финансами Баксанского района";

- выявление основных задач, решаемых различными структурными подразделениями;

- ознакомление с основами делопроизводства органа, учреждения, предприятия;

- приобретение навыков планирования рабочего времени;

Список литературы

1. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 368с. 2. Артеменко В.Г., Белендир М.В. Финансовый анализ. - М. ДИС, НГАЭиУ, 2009. - 128 с. 3. Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. - в 2 т. - К.: Эльга, Ника-Центр, 2009. - 620с. 4. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Анализ финансовой отчетности. - М.: Дело и сервис, 2008. - 336 с. 5. Ермолович Л.Л., Сивчик Л.Г., Толкач Г.В.Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - Минск: Экоперспектива, 2009. - 370с. 6. Забелина О.В., Толкаченко Г.Л. Финансовый менеджмент.

7. Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент. - С-П: Питер Ком, 2005. - 896с.

8. Маркетинг. Учебник / Под. ред. А.Н. Романова. - М.: Банки и биржы. ЮНИТИ, 2007 - 560с.

9. Пунин Е.И. Маркетинг менеджмент и ценообразование на предприятиях в условиях рыночной экономики. - М: Международные отношения, 2007. - 109с.

10. Ричард Дафт, Теория организации, Юнити, Москва 2009

11. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: 2-е изд., перераб. и доп. - Минск: ИП "Экоперспектива",2009.- 498с.

12. Скриптунова Е., Болотова Е. Знание сил: информация один из важнейших инструментов руководителя. / "БОСС", 2005, 3, 14-19с.

13 Скриптунова Е.А.Управление продажами: основные тенденции сегодня. / Управление компанией", 2008,7, 15-18с.

14. Тарелкина Т.В. Оценка системы маркетинга своими силами./ "Офисфайл",2007, 63, 34-37с.

15. Тарелкина Т. В. Совмещение интересов компании, клиентов и менеджеров по продажам в системе управления продажами. /. "Управление продажами", 2006, 3, 25-29с.

16. Теория экономического анализа хозяйственной деятельности / Под ред. А.Д. Шеремета. - М.: Прогресс, 2008.- 216с.

17. Уткин Э.А. Цены. Ценообразование. Ценовая политика. М.: ЭКМОС, 2007.-487с.

18. Чубаков Г.Н. Стратегия ценообразования в маркетинговой политике предприятия. - М.: "ИНФРА-М", 2005.-321с.

19. Экономика. Учебник по курсу "Экономическая теория" / Под. ред. А.С. Булатова. - Москва: Издательство БЕК, 2009. - 785 с.

Размещено на Allbest.ru