Кадровая служба предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Теоритические аспекты деятельности кадровой службы

1.1 Понятие кадровой службы

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы с органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган в организме. кадровый персонал управление делопроизводство

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Кадровая служба- структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

В современных условиях кадровая служба должна быть организатором и координатором всей работы с кадрами на предприятии. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, социально-психологическим климатом в коллективе, социальной защитой работников.

Численный состав и структура кадровой службы зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

-самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю

-выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации

-выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

В структуру современной кадровой службы может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения).

В то же время различными видами кадровой работы заняты другие подразделения административного управления предприятием (организацией): отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Большая разобщенность всех этих узко специализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий. Их общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носило больше оперативный характер и напоминало систему "дежурного обслуживания" - оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны.

Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвовала в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с кадрами. По сути дела, на большинстве отечественных предприятий и самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было.

Появление в последние годы должности заместителя генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, так как ему, как правило, подчинялись лишь отдел кадров, отдел подготовки кадров Вне поля его деятельности оставались другие отделы предприятия, занятые выполнением порученных им функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом[10,c.125]

С изменением задач и ориентиров в управлении персоналом изменились и задачи кадровой службы, ее функции и структура.

1.2 Задачи и функции кадровой службы

В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:

·планирование трудовых ресурсов - определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;

·обеспечение кадрами - отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;

·организация делопроизводства - составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);

·проведение аттестации сотрудников организации;

·подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

·анализ движения и текучести кадров;

·выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;

·координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;

·управление дисциплиной.

В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

.Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

·прием работников на предприятие;

·учет работников;

·увольнение работников;

·работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное направление:

·подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

·расстановка работников предприятия;

·перемещение работников предприятия;

·становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

·изучение работников;

·оценка работы работников;

·аналитическая работа;

·подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное направление:

·профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

·организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

·работа с письменными обращениями работников предприятия;

·архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое направление:

·документирование деятельности работников предприятия;

·кадровая работа в подразделениях предприятия;

·планирование кадровой работы;

·руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

·размеры организации;

·направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);

·стратегические цели организации;

·стадия развития организации;

·численность персонала;

·приоритетные задачи работы с персоналом.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

·эффективность подбора и расстановки сотрудников;

·справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

·продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

·быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа кадровых служб имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:

·анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

-тестирование;

-планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений,

-текущий учет и контроль,

-подготовка, переподготовка и повышение квалификации,

-формирование резерва на выдвижение,

- воспитание персонала в духе корпоративных ценностей

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.



2. Основы деятельности кадровой службы

2.1 Положение об отделе кадров

Одним из первых этапов в организации работы предприятия является составление Положения об отделе кадров ( Положение о кадровой службе). Он заключает в себя задачи, функции, права и обязанности работников отдела по отношению к работникам и структуре предприятии ( организации).

Положение об отделе кадров ( кадровой службе) включает в себя семь разделов :

·общие положения;

·задачи;

·структура;

·функции;

·права и обязанности ;

·взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

·ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается подчиненность отдела кадров и чем кадровая служба руководствуется в своей работе.

В разделе «Задачи» содержатся четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы:

·разработка планов комплектования кадров;

·оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

·учет личного состава предприятия;

·хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

·контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

·изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

·анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

·создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

·работа по созданию резерва на выдвижение;

·подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

·подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

·подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

·принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

·осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

·организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

·ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В разделе «Права и обязанности» указаны основные полномочия отдела кадров:

·право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

·право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

·право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

·право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От других подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении кадров, изменении правил трудового распорядка, сведения по вопросам трудовой дисциплины.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая установлена должностными инструкциями.

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров (кадровой службы)

Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 (ред. от 25.10.2010) «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Должностными обязанностями сотрудника отдела кадров являются:

·обеспечение выполнения работ;

·разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

·обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

·проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

·обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

·создание условий для повышения квалификации персонала;

·контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

·внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

·обеспечение составления уставной отчетности.

Сотрудник отдела кадров должен знать:

·постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

·основы экономики, организации труда и управления;

·нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

·правила внутреннего трудового распорядка;

·правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет.

Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; специалист по кадрам и другие.

В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации ( это от 100 до 300 человек работающих) в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

2.3 Структура и формы кадровой службы

Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:

·управление кадров;

·управление персоналом;

·отдел кадров;

·отдел персонала;

·кадровый центр.

Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек - инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.

При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:

1 Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;

2 Средние, когда состав работающих не превышает пятисот человек;

3 Не большие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних - отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.

Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

- отраслевая принадлежность предприятия;

- место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

- уровень централизации управления;

- тип предприятия (локальная компания, холдинг);

- определяющие экономические показатели;

- количество работников предприятия;

- концепция управления персоналом;

- кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

- состояние регионального рынка труда;

- наличие региональной образовательной инфраструктуры;

- пол и возраст работников;

- технологические особенности производства;

- уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

·самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю.

·выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации.

·выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

2)копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

3)копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

4)сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

·требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

·принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

·взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

·требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.



3. Нормативные акты, регулирующие вопросы современного кадрового делопроизводства в России

Работнику службы кадров в первую очередь необходимо знать законодательно-правовые акты, регулирующие вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника.

Первый из них -- Конституция РФ, ст. 37 которой посвящена праву гражданина на труд и отдых. В этой же статье запрещен принудительный труд, провозглашаются права:

- на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены;

- на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда;

- на защиту от безработицы; каждому работающему по трудовому договору гарантируются установленные Федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

Безусловно, основной законодательный акт, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, -- это Трудовой кодекс РФ. Однако в соответствии с ТК РФ организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные Федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда:

- Указы Президента;

- Постановления Правительства РФ;

- Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Федерации, на территории которого находится организация;

- акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Так, Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1( в ред. от 08.03.2015 г.) «О государственной тайне» определяет состав информации, относящейся к государственной тайне (ст. 5 содержит сведения, которые могут ее представлять). Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 ( ред. от 30.11.2016 г.) утвердил Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне. Указом Президента РФ N 188 от 6 марта 1997 г. утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (последняя редакция от 13.07.2015 г.), к числу которых относятся «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях».

Вопросам защиты персональных данных, посвящена специальная глава Трудового кодекса РФ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)- глава 14 -- «Защита персональных данных работника, а также Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (последняя редакция от 03.07.2016). В ст. 11 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в редакции от 12.03.2014 г.) урегулирован вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений и эти положения обязательно учитываются при оформлении на должность, предполагающую работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (последняя редакция от 12.03.2014 г.) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (последняя редакция от 15.05.2014 г.), которые регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык».

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (последняя редакция от 03.11.2015 г.), в котором определяется, что следует понимать под обращением, предложением, заявлением, жалобой; излагаются требования к содержанию письменного обращения: наименование адресата (государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

В зависимости от организационно-правовой формы предприятия, ведомственной принадлежности, местонахождения при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство. Свои особенности имеет организация труда работников транспорта, сезонных рабочих, сотрудников, работающих вахтовым методом, и т. д.

Для кадровых служб, обслуживающих государственных и муниципальных служащих, состав необходимых для работы законодательных правовых актов еще шире.

Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь возможность ознакомиться с упомянутыми выше нормативно-правовыми актами, а также с законодательством о социальном страховании, пенсионным законодательством и т. п. Поэтому пакет из них (в бумажной либо электронной форме) должен быть в каждой кадровой службе.

Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо законодательных актов, также методическими нормативными документами, регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций, записей и т. п.).

Важнейшее место среди таких документов занимают нормативные акты, касающиеся работы с трудовыми книжками, бланками трудовых книжек (ч. 2 ст. 66 ТК РФ):

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 ( в ред.31.10.2016 г.).

- Вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ ( в ред. 23.05.2016 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Служба кадров акционерного общества должна иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

После процесса ознакомления с нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства в России, можно сделать вывод о том, что количество данных актов вполне достаточно для правильной работы кадровой службы в организации или на предприятии.



4. Документы кадровой службы

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Под понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности кадровой службы: персональные и учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-статистические.

Кадровая документация является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.

Документы кадровой службы подразделяются на следующие категории:

- Документация по личному составу, создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п..

- Распорядительные документы - к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы:

1) Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж).

2)Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью).

Так же важно знать о том, что в настоящее время действуют унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 являлось обязательным до 1 января 2013 года. С 01.01.2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Однако обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

4.1 Трудовой договор

Понятие трудового договора содержится в ст. 56 Трудового кодек са РФ (далее - ТК РФ):

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работ ником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым зако нодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащи ми нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику за работную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, дейст вующие у данного работодателя.

Сторонами трудового договора выступают работник и работода тель.

Трудовой договор следует отличать от договоров гражданско-правового характера (договоров подряда, возмездного оказания услуг, авторского и др.).

Прежде всего, они отличаются по предмету договора. В трудовом договоре предметом является процесс труда (т.е. трудовая функция, ко торую будет выполнять работник - например, он будет выполнять обя занности бухгалтера, инженера, кассира, юрисконсульта, уборщика тер ритории и др.). В договоре гражданско-правового характера предметом является результат труда (например, проведение семинара, сдача в ин спекцию Федеральной налоговой службы отчета, ремонт помещения и др.), который оформляется соответствующим актом сдачи-приемки ра бот (оказания услуг) и т.п.

В процессе труда работник должен соблюдать правила внутренне го трудового распорядка, действующие у работодателя, а работодатель, в свою очередь, должен создать работнику необходимые условия труда для успешной работы (организовать рабочее место, достаточное освеще ние, обеспечить средствами коллективной и индивидуальной защиты (например, предоставить спецодежду, оборудовать помещения конди ционерами), организовать место для приема пищи и др.).

В договоре гражданско-правового характера исполнитель (или подрядчик) сам организует работу, выполняет ее за свой риск, сам обес печивает охрану труда. Риск случайной гибели результата труда лежит на исполнителе (подрядчике).

Второе существенное отличие: в трудовом договоре обязанностью работодателя является своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Обязанность заказчика по договору гражданско-правового харак тера - выплатить исполнителю вознаграждение за результат работы - в сроки, установленные договором (чаще всего - в течение периода вре мени, начало которого определяется моментом подписания акта).

С момента заключения трудового договора работник имеет право на гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодатель ством, (например, на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ), предоставление ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТКРФ) и др.). На работника ведется трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Претендовать на эти и другие гарантии и компенсации исполнитель (подрядчик) по договору гражданско-правового характера не имеет права.

Однако, учитывая то обстоятельство, что в ряде коммерческих ор ганизаций, в нарушение действующего законодательства, заключают с работниками не трудовые, а гражданско-правовые договоры (в практике чаще именуемые «трудовыми соглашениями»), законодатель включил в Трудовой кодекс РФ норму, предусматривающую: «в тех случаях, когда судом установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким положениям применяются положения трудового законодательства и иных актов содержащих нормы трудового права» (часть четвертая ст. 11 ТК РФ).

4.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу - это важнейший документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы.

Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий.

Оформления приказов по личному составу происходит на основе письменного обоснования (например: заявление работника, свидетельство о браке, свидетельствующее об изменении фамилии работника, докладная записка)

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск.

Различают индивидуальные и сводные приказы по личному составу.

В индивидуальных содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают. В сводных приказах не должно быть информации с разными сроками хранения.

Желательно выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании, имеющих краткий срок хранения. В индивидуальном порядке оформляются приказы о поощрениях и наказаниях.

При приеме на работу устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком.

При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда.

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия ( личное заявление, служебная записка и т.д.)

Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника под роспись. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ.

В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его от приказа по основной деятельности).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

4.3 Личная карточка работника

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется в одном экземпляре на основании документов соискателя. Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

- соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;

- трудовая книжка утеряна или повреждена -- претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;

- в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство).

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

6.Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников).

Иные сведения полученный от Работника при устном опросе.

Свободные строки Личной карточки работника могут заполняться данными по усмотрению организации.

После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Так же в разделе 1 указываются названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении раздела 2 записывается военная служба с указанием должности.

В разделе 3 с каждой записью, вносимой на основании приказа, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

При заполнении раздела 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

·дата прохождения аттестации;

·решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации»;

·ссылка на конкретный документ с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе 5 «Повышение квалификации» указываются:

·даты начала и окончания обучения;

·вид повышения квалификации;

·наименование учебного заведения, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

·вид документа (свидетельство, удостоверение);

·графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел 6 вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении раздела 7 «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

В разделе 8 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В разделе 9 «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику ФЗ, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации.

Раздел 10 «Дополнительные сведения» заполняются в необходимых случаях:

·сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);

·сведения о работающем инвалиде с указанием справки, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

·заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел 11 «основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе - 1 год (возможно до трех лет). После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек - 75 лет .



4.4 Трудовая книжка

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации сведения о нём отражаются в этом документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ред. от 25.03.2013 г.) «О трудовых книжках» утверждена форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 ( в ред.31.10.2016 г.) была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно этим правилам работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель -физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Для пресечения использования поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, а работодателей обеспечить учет трудовых книжек, также бланков трудовой книжки и вкладыша.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

·о работнике;

·о выполняемой им работе;

·о переводах на другую постоянную работу;

·об увольнении работника;

·основания прекращения трудового договора;

·о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании подтверждающего документа.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа, но не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны соответствовать тексту приказа. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или федерального закона и ссылкой на соответствующие статью, пункт.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена на основании соответствующих документов.

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации, на котором впервые заполняется трудовая книжка ( Приложение 3).

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.) и со ссылкой на номер и дату документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки. Так же при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании.

Записи производятся аккуратно, шариковой ручкой, пастой черного, синего или фиолетового цвета.

В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку или вкладыш, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация организации обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

В этой главе была проведена работа по ознакомлению с документами кадровой службы, проведен анализ и описание данных документов и правила по которым кадровые документы обязаны вестись кадровой службой на предприятии (организации).



Заключение

От обеспеченности организаций трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.

Одна из важнейших функций работы кадровой службы - функция учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих перед сотрудниками кадров.

Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую специалист (менеджер по персоналу) становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.

На сегодняшний день отделу кадров важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

...