Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова»

Факультет Менеджмента

Кафедра «Управление человеческими ресурсами»

Курсовая работа

по дисциплине «Организационное поведение»

на тему «Управление коммуникациями в организационном поведении»

Выполнила

студентка группы 32-07

очной формы обучения

факультета Менеджмента

Лобанова А.С.

г. Москва, 2016

Оглавление

Введение

• I. Организация личного общения
• II. Коммуникация при помощи электронных средств связи
• Заключение
• Список литературы

Введение

С развитием компаний и превращением их в большие корпорации, с увеличением количества клиентов и направлений работы организаций все более остро встает вопрос регулирования коммуникации между сотрудниками. Что есть организационная коммуникация? Это процесс, при помощи которого руководители развивают систему предоставления информации некоторому количеству людей внутри организации либо же за ее пределами. Она является необходимым звеном в координации деятельности любой компании, позволяет получать всю необходимую информацию на всех уровнях управления. В наиболее широком смысле цель коммуникаций - влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания организации, а в узком - понимание отправленного сообщения со стороны принимающей стороны.

Формальные коммуникации определяются организационной структурой, которая должна четко фиксировать пространственное расположение коммуникационных каналов и обеспечивать эффективность вертикальных, горизонтальных и диагональных коммуникаций. Неформальные коммуникации (например, слухи) дополняют формальные. Они существуют в любой организации как неотъемлемая часть ее жизнедеятельности, причем посредством неформальных коммуникаций редко передается информация, которая проходит через формальные каналы. При формировании эффективных коммуникационных связей могут часто возникать различные проблемы; одной из основных задач менеджера в современном мире становится успешное преодоление всех сложностей либо же поиск возможности их предотвращения.

Какие же сложности могут возникнуть при осуществлении коммуникации? Поскольку в данном контексте передача информации может идти двумя способами - личный контакт (совещания, собрания, встречи) и при помощи электронных средств связи (электронная почта, звонки, мессенджеры и т.д.) - то и проблемы также можно разделить на две группы, соответственно направлениям их возникновения.

Итак, цель исследования - поиск наиболее эффективной стратегии построения коммуникаций в организации. Для этого необходимо выполнить несколько задач:

1. Определение проблем, возникающих при осуществлении коммуникации между сотрудниками

2. Поиск путей и способов их решения

3. Заключение и обобщение найденного материала

Объектом исследования является опыт топ-менеджмента современных фирм и организаций. Сбор материала будет осуществляться через чтение интервью руководителей известных компаний, актуальных бизнес-изданий и классических книг по теории менеджмента.

Вся работа разбита на две части. Первая из них - анализ передачи информации через личный контакт, вторая - при помощи электронных средств связи. В свою очередь, вторая часть включает в себя вполне обширную область исследований:

· Телефонная связь

· Электронная почта

· Мессенджеры и корпоративные чаты и порталы

· Этика и регулирование общения при использовании вышеперечисленных средств связи

· Их использование в офисе и при удаленной работе

коммуникация электронный конференция

I. Организация личного общения

Коммуникации в организационном поведении - сложная, многоуровневая система информационного взаимодействия, охватывающая все аспекты деятельности организации, а также ее связи с внешним окружением. Цели коммуникаций в организационном поведении состоят в следующем:

· совершенствование межличностных отношений

· удовлетворение потребностей членов организации в общении

· оптимизация поведения персонала

· установление эффективных информационных каналов внутри и вне организации

· обеспечение достижения целей организации.

Характеристики и барьеры внутриорганизационных коммуникаций

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:

· быть ясными и точными;

· прозрачными, а сообщаемые сведения - основанными на достоверных фактах;

· должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых - нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т. д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.

Классификация коммуникативных каналов по пропускной способности

Факторы, снижающие эффективность коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Различают коммуникационные барьеры макро- и микроуровня.

Помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха - около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.

Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение. При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее - к заключению и призыву к действию.

Ценности организации и потребности сотрудников

Аналитики российского рынка труда отмечают: современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большой независимостью: не задумываясь, они уходят из компании, если их что-то не устраивает. Для них весьма значимы личные потребности. В конечном счете только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают должный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

Но одно дело признавать, что люди нуждаются в таком к ним отношении, и совсем другое - воплотить идею в жизнь. Для этого нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководство компании демонстрирует своим работникам, как именно оно намеревается завоевать доверие персонала.

Разработка ценностей должна осуществляться самими работниками, а не группой руководителей или привлеченным агентством. Если компания не готова осуществить все вышесказанное и связать свои действия с заявленными ценностями, не стоит тратить на это силы, средства и время. В этом случае лучше вернуться к управлению по-старому и не вдохновлять работников ожидаемыми переменами.

Эффективные и неэффективные коммуникации

Разработку программы внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.

Ящик предложений и общие собрания - два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:

· руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом - это воодушевляет и сплачивает людей;

· организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;

· участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Налаживание коммуникаций внутри компании

Итак, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций? Прежде всего проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:

· на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;

· какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;

· как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;

· каким образом они получают информацию и др.

На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые цели вы поддерживаете, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться.

Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей - фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения - необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Предлагается также уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой «миссия -стратегия- цели - тактика - оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса - личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство - менеджеры среднего звена - работники. Их задача - способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.

Осуществлять коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:

· личная беседа с сотрудниками;

· рассылка циркуляров и меморандумов;

· распространение информации по электронной почте;

· использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

· листок новостей;

· бюллетень для менеджеров;

· ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);

· доски объявлений;

· страница компании в Интернете;

· общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют:

· своевременная и регулярная коммуникация;

· демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

· привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж «во что бы то ни стало» и платят за это премии и комиссионные.

Центр внутрифирменных коммуникаций

Как налажены внутрифирменные коммуникации в российских компаниях? Какие виды используются? Например, в компании «Томскнефть» накоплен богатый опыт в этой сфере: отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

В силу активного участия ее в делах Томского региона информация о деятельности компании распространяется во всех местных СМИ. В систему корпоративных коммуникаций вовлечен весь персонал предприятия: управляющая компания готовит и рассылает блок информационных сообщений о компании, положении дел в отрасли, достижениях и проблемах, назревших в регионах присутствия компании; издает корпоративную газету «Нефтяная параллель», создает и показывает корпоративную телепередачу «Вахта», которая транслируется в эфире местных телекомпаний.

Но оказывается, и этих мер недостаточно для информирования персонала. Проведенные исследования, как ни парадоксально, указали на нехватку информации на местах. Проблема во многом обусловлена особенностью географического расположения компании. Большинство месторождений «Томскнефти» находятся на значительном удалении от города (до 600 км), и люди, работающие вахтовым методом, зачастую не имеют возможности регулярно получать газеты, смотреть телевизор или следить за событиями при помощи Интернета.

Большую часть Томской области занимают Васюганские болота - одни из самых больших в мире, поэтому до некоторых месторождений добраться можно только вертолетом или по зимникам. Поэтому руководство компании активно использует все возможности для организации встреч с коллективами на местах. Более того, в компании уверены, что для информирования сотрудников необходимо использовать все информационные каналы и инструменты коммуникации. Для решения этой задачи служба персонала совместно с руководством компании разработала специальный проект, цель которого - своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе, а также обеспечение обратной связи.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные стенды, буклеты, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами), специализированная телепрограмма, «круглые столы», «прямые линии» и «горячие линии», планерки и совещания, встречи с коллективами, интранет (внутренний объединенный сайт компании).

Информационные стенды размещены в административных зданиях, находящихся как на месторождениях компании, так и в городе - в столовых, общежитиях, культурных центрах, в спортивно-культурном комплексе, на автостанции, с которой сотрудники уезжают на работу, в учебном центре. Рядом с ними расположены места для раздаточного материала (буклетов, газет, копий коллективных договоров и др.) и ящики обратной связи. Ящики опечатаны, вскрывать их и передавать почту в дирекцию по кадровой политике компании могут только специально назначенные работники компании-подрядчика «Томскнефти», не заинтересованные в утаивании или подтасовке информации.

В сектор внутренних коммуникаций дирекции по кадровой политике в установленное время стекаются сведения из аппарата управления, производственного блока и сервисных компаний, дирекции по кадровой политике и отдела по связям с общественностью и информации. Затем сектор формирует информационные блоки, которые размещаются на стендах, рассылаются через внутреннюю сеть. Основные новости направляются в местные газеты и на ТВ. Еще один канал передачи информации - печатные непериодические издания. В компании выпущены буклеты с информацией об ипотечном и образовательном кредитах, буклет о деятельности компании.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы - от анкетирования до личных интервью). Организуются «прямые линии» с первыми руководителями компании и сотрудниками (перед ежегодным собранием акционеров в них участвуют руководители всех главных служб и дирекций). Кассеты с записью «прямых линий» и выпусками специализированной телепрограммы передаются на удаленные месторождения, чтобы люди, не успевшие их посмотреть, могли сделать это в удобное для них время. Кроме того, материалы этих «линий» публикуются на страницах местных газет и размещаются на информационных стендах так же, как материалы встреч руководителей с рабочими коллективами.

II. Коммуникация при помощи электронных средств связи

С развитием технического прогресса Интернет и гаджеты выполняют все больше функций негласного помощника в нашей повседневной жизни. Однако еще несколько лет назад сложно было представить, что чат и мессенджеры будут активно использоваться в рабочем процессе, причем иногда приоритетно живому общению. Для любого грамотного управляющего очевидно, что для полного запрета интернет-активности придется приложить немало усилий, при этом, вполне возможно, еще и заслужив репутацию деспотичного руководителя. Некоторые предприниматели и управляющие вводят мессенджеры как средство связи отчасти из-за вероятности последнего, многие же потому, что видят в них перспективу повышения эффективности рабочего процесса. И, как следствие, в последнее время стоит вопрос, как же руководителю проводить организационную культуру взаимодействия и коммуникации сотрудников через различные приложения; наносят они вред коллективному труду или же, наоборот, повышают эффективность функционирования всей системы.

21 век - век технологий. Их развитие приводит к тому, что наши гаджеты выполняют все больше функций, а ритм нашей жизни все ускоряется и ускоряется. Первый мессенджер был запущен еще в 90-е годы для дружеского общения и им пользовался совсем небольшой процент населения, сейчас же многие фирмы используют Whatsapp, Viber, Telegram другие для повышения эффективности коммуникации между их сотрудниками даже для общения с клиентами. Однако сложно спорить с тем, что интернет стирает границы между социальными статусами людей в обществе, подталкивает к неформальному стилю общения, формирует своеобразный сленг и немного притупляет чувство ответственности за сказанное. Однако, в вышеперечисленном можно найти некоторые положительные стороны, а уж удобство использования таких приложений приоритетно для большинства руководителей.

Если нескольким студентам задать вопрос, как осуществлялась коммуникация на их первой работе, наверняка больше 80% ответят, что через мессенджеры или иные онлайн-средства связи, и это логично, поскольку СМС и телефонные звонки сейчас постепенно уходят в прошлое, вытесняясь общением в сети Интернет. По данным РБК со ссылкой на данные компании МТС только за первые 6 месяцев 2015 года трафик, потребляемый корпоративными клиентами, вырос вдвое и продолжает расти. При этом меняется в общем структура пользования мобильным интернетом -- компании начинают использовать, помимо электронной почты, и другие сервисы для коммуникации: и мессенджеры, и онлайн-конференции. Каждый второй абонент МТС в бизнес-сегменте пользуется мобильным интернетом.

Рабочий офис брокерской компании десять лет назад. Все помещение насыщено шумом телефонных звонков и голосами работников, скупающих или продающих акции. По прошествии десятилетия возникает необходимость состыковать всех вместе, желательно на имеющихся (разнородных) устройствах - наAndroid,iOS,WindowsPhoneи т.д. Находиться всегда в тесном контакте - это насущная необходимость для сотрудников любой организации, которая хочет движения вперед и развития. Хорошо, если офис небольшой и можно всегда подойти к коллеге и задать вопрос. А что, если фирма занимает несколько комнат (а то и несколько этажей)? Не говоря уже о том, что люди болеют, находятся в разъездах. Можно рассматривать приложения вродеWhatsapp- там можно создавать общие чаты, общаться со всеми людьми по отдельности - но понятно, что у людей могут быть как рабочие, так и личные контакты, и ориентироваться в этом многообразии непросто.

Учитывая, что со временем у любой компании расширяется круг обсуждаемых тем, появляются отделы маркетинга, продаж, управления компанией. В этом случае лучше создать больше узкоспециализированных чатов, чем отвлекать сотрудников, мнение которых в переписке не требуется: для этого чаты лучше делить не только по функциям, но и по проектам. Поэтому в компании по разработке мобильных приложений Redmadrobot свои чаты есть не только у дизайнеров, разработчиков и бизнес-аналитиков, но и у команд, которые занимаются, например, проектами «Альфастрахования» или «Билайна». Кстати, внутри отделов чаты тоже делятся по тематикам, и каждый читает то, что ему сейчас нужно. «У дизайнеров есть как общий дизайнерский чат для обмена полезными ссылками, так и чаты `just for fun'. Да, там делятся фотографиями красивых девушек», -- объясняет технический директор Redmadrobot Артур Сахаров.

Разделять общение можно не только по отдельным чатам, но и по мессенджерам -- это позволит сотрудникам не дёргаться от каждого уведомления в WhatsApp, если они знают, что его используют только для неформального общения. Например, в компании «МойСклад» такой канал называется Twerk & Travel и предназначен исключительно для обмена фотографиями и впечатлениями. Или разные мессенджеры могут интуитивно использоваться в разное время суток: если человек пишет в Telegram, значит, он только едет на работу, ну а если кинул ссылку в Skype, то можно атаковать его с рабочими вопросами.

«На первый взгляд несколько каналов коммуникации -- это путаница, однако если выстроить систему, то получится удобный гибридный подход к разным типам людей», -- объясняет СЕО продюсерского центра Players Константин Волгапов. В Players используют пять разных программ для общения (Facebook, Vk, Telegram, WhatsApp и Skype), а в чатах обсуждают около 30% всех задач.

Понятно, что нельзя требовать от сотрудников круглосуточного присутствия в чате и чтения каждого сообщения, поэтому начальнику лучше приучить себя совершить пару лишних действий, чтобы в общем чате обращаться к конкретному сотруднику, используя упоминание его имени (например, такая функция есть в Telegram) или попросить подчинённых настроить обязательные уведомления при использовании в чате вариаций его имени (такой сервис есть в Skype или Slack).

Вечная жалоба из серии «раньше было лучше»: до роста популярности мессенджеров начальник мог достать подчинённого вне офиса только при крайней необходимости. Сейчас всё, ясное дело, изменилось. Но лучше поберечь душевное спокойствие сотрудников и ввести правило общения в рабочем чате только в рабочие же часы. Или по крайней мере не требовать, чтобы вам отвечали в нерабочее время, и дать возможность всем нетрудоголикам поставить рабочий чат в режим Mute после восьмичасового дня в офисе.

К тому же круглосуточная переписка может создать у вас неверное представление о работе подчинённых. «Чаты, как и почта на смартфоне, очень удобны для симуляции бурной деятельности. Кто не сталкивался с коллегой, который ближе к полуночи 6 мая предлагает всем обсудить цвет ленты на упаковке корпоративного сувенира?» -- задаётся вопросом руководитель пресс-службы портала Superjob Иван Кузнецов. Толку в таких предложениях мало, зато образ трудоголика невольно формируется. «Мы общаемся, мы спрашиваем и переспрашиваем, мы уточняем, но проблемы от этого не решаются. Поэтому общий чат -- это самый лучший способ создать видимость активной работы, а не работать на самом деле», -- считает эксперт по эффективности Николай Додонов, который вообще против использования корпоративных чатов сотрудниками.

Если в рабочем чате нет начальника, он уже не рабочий. Руководителю не обязательно участвовать в диалоге, но он должен иметь доступ к нему. Прежде всего, это дисциплинирует команду, настраивает на рабочий лад, а если сотрудникам неудобно обсуждать что-то в присутствии руководства, то это уже скорее ставит под вопрос проблему отношений в отделе либо же эта тема и вовсе не должна подлежать обсуждению.

Мессенджеры у большинства людей ассоциируются скорее с неформальным стилем общения, поэтому встает вопрос правильной модерации, выбора стиля беседы. С одной стороны, присутствие неформальности в общем чате создаёт атмосферу взаимного доверия, с другой же -- безбожно его загромождает, потому что любое развлечение распространяется с невероятной скоростью. Например, партнёр агентства Artisan Group Public Relations Александр Филимонов рассказывает, что в его компании действуют негласные правила работы в общем чате -- отсутствие смайликов, соблюдение правил орфографии и пунктуации, сжатая подача информации.

В зависимости от отношений в команде в корпоративном чате могут быть разные стили, но иногда сотрудников надо уметь остановить. Ту информацию, которую вы категорически не хотите получать посредством корпоративного чата, обозначьте заранее. Например, в корпоративном чате компании 101XP существует лишь одно правило -- не спойлерить новые серии «Игры престолов».

Важно помнить, что чат всегда остаётся чатом: потерять в нём принятое решение очень просто, да и нужный для его выполнения сотрудник, не участвовавший в разговоре, может сослаться на то, что не видел сообщений. И возможно, он будет говорить правду -- скорость общей переписки может зашкаливать.

В компании Mail.Ru Group в самые активные дни (обычно по средам) количество сообщений в Агенте Mail.ru достигает ста тысяч. «Если есть подозрение, что кто-то мог пропустить важную информацию, её дублируют нужным участникам в рабочую почту», -- так решил эту проблему руководитель подразделения Игорь Ермаков. Можно сразу выносить стратегические решения в систему постановки задач, главное -- фиксировать их, а не оставлять тонуть в предложениях пообедать и смешных картинках.

И Главное, о чем никогда не стоит забывать - безопасность. Однажды в компании Digital Society Laboratory забили тревогу: кто-то ломился на внутренние сервера. Оказалось, что после увольнения разработчиков не удаляли из общего чата, а оставшаяся команда спокойно пересылала друг другу через этот чат пароли, баги продукта и другую важную информацию. Многие компании из соображений безопасности даже не используют обычную версию Skype -- например, он запрещён у хостинг-провайдера SkyparkCDN; другие для конфиденциальных переписок пользуются секретными чатами Telegram.

Иногда несоблюдение правил безопасности приводит не к трагичным, но неприятным последствиям. «Однажды у нас уволился сотрудник, который был создателем и администратором большинства чатов компании. А после выяснилось, что администраторских прав ни у кого нет, и все чаты пришлось пересоздать заново, теряя историю переписки», -- вспоминает технический директор проекта SocialKey Ads Пётр Прокунин. Так что как руководителю нужно не забывать пользоваться своей привилегией и контролировать все рабочие чаты лично.

Исходя из опыта общения с владельцем цветочного маркетплейса становится понятным, что даже при небольшом штате сотрудников у них существует строгое разделение чатов по темам (всем прочим они предпочитают Telegram), а также руководитель имеет доступ ко всем перепискам, включая общий чат, в котором сотрудники могут общаться не в ущерб рабочему процессу на посторонние темы. Что интересно, обсуждение большинства рабочих процессов онлайн позволяет сотрудникам выстаивать личный график работы, т.е. некоторые работают утром и днем, некоторые же приезжают в офис ближе к вечеру и находятся там до поздней ночи. Один из ведущих менеджеров компании «Аквофор» отмечает, что они используют персональную корпоративная система, Bitrix24, которая представляет собой облачный корпоративный портал. Он позволяет общаться с любым сотрудником, выкладывать полезные файлы, а при наличии полномочий - даже ставить задачи своим подчиненным. Фактически, это - социальная сеть для офиса с большими возможностями.

Интернет или WEB конференции

Как мы уже сказали, использование Интернета дает нам новые широкие возможности для проведения рабочих совещаний в виртуальном пространстве Чтобы участвовать в виртуальном совещании, необходимо иметь установленный на компьютере WEB-браузер

Для того чтобы организовать веб-конференцию, достаточно всего лишь зайти на веб-сайт и заполнить определенную форму, где необходимо указать время собрания, список участников и другие необходимые детали.

Служба сайта обычно автоматически рассылает приглашения по электронной почте всем участникам, указанным в списке (сокращая таким образом административную работу). Обычно ни председателю, ни участникам не требуется загружать никакого специального программного обеспечения.

В течение рабочего совещания все участники одновременно видят на экране необходимые документы: крупноформатную таблицу, презентацию, рисунок, демонстрационный пример или другую картинку.

Хорошие интернет-провайдеры позволяют подчеркивать или выделять ключевые идеи или детали так же, как на реальной презентации. Такими возможностями могут пользоваться все участники. При совместной работе с текстом также доступны и другие возможности, например, внесение изменений в режиме on-line. Некоторые системы также поддерживают трансляцию видеоизображения,

Как правило, WEB-конференцию можно сочетать с телефонной конференцией. На большинстве сайтов можно также провести чаты (общение на основе передачи текста). Однако существу ют самые сов ременные системы (например, RealPlayer), которые позволяют общаться через Интернете помощью микрофонов и соответствующего программного обеспечения. Это называется VOJP (Voice over Internet Protocol - метод передачи речи по локальным и глобальным сетям, а также Интернету),

Посредством конференц-связи участники могут в любое время задавать вопросы и незамедлительно видеть реакцию на них. Это обеспечивает быструю обратную связь и не требует обсуждения (как при тайном голосовании). Данная функция может оказаться полезной, если вы хотите одновременно узнать мнения всех участников по спорным вопросам, Кроме этого, она эквивалентна открытому голосованию, когда легко показать «за» или «против» (стой лишь разницей, что никто не будет знать, как вы голосуете).

Некоторые провайдеры услуг предоставляют возможность сохранить документы, аннотации, текст чата и другие элементы, чтобы в дальнейшем вы могли ссылаться на ник. Они также могут составить отчет по рабочему совещанию с указанием имен участников, времени их участия и отключения от конференции и т п., что очень полезно при проведении больших собраний.

Кроме всех вышеперечисленных преимуществ, проведение WEB-конференции может обойтись вам значительно дешевле, так как обычно цена не зависит от того, длится рабочее совещание час или шесть часов, Вы платите за доступ к Интернету иза число участников

Полезные советы по проведению конференций:

· Пока вы полностью не научитесь пользоваться этой технологией, не применяйте ее на всех рабочих совещаниях, дабы не усложнять их проведение.

· Придерживайтесь обычных правил проведения рабочего совещания, разошлите повестку дня и другую необходимую информацию, делайте перерывы, не затягивайте мероприятие и т.д.,

· Постарайтесь быстро покончить со вступлением и перейдите к проведению самого совещания. Не позволяйте сотрудникам долго отвлекаться на изучение достоинств новой технологии.

· Сначала проверьте возможность применения технологии. Большинство провайдеров сначала предоставляют всем участникам WEB-страницу для проверки компьютеров. Такую проверку необходимо сделать всем участникам конференции до ее начала.

· Заранее планируйте использование любого нового программного обеспечения или прикладных демонстрационных версий. Произведите проверку системы, дабы убедиться, что все пройдет без сбоев

Преимущества WEB-конференций

· Нет необходимости куда-либо ехать

· Доступ к огромной потенциальной аудитории

· Участники могут с легкостью увидеть то, что они пропустили

· Быстрое взаимодействие

Недостатки WEB-конференций

· При проведении виртуальной конференции изображение может быть нечетким

· Некоторые переходы и анимационные эффекты работают не со всеми браузерами

· При использовании только 256 цветов (или 216, если используется и Internet Explorer, и Netscape Navigator) изображения могут быть размытыми и нечеткими

· Звуковые эффекты передаются при наличии специального оборудования и программного обеспечения {например, RealPlayer)

· Размер вашего файла может быть слишком большим

· Презентация может проходить слишком медленно

· Участники не смогут сосредоточиться, так как, находясь в собственных офисах и чувствуя себя достаточно свободно, они, скорее всего, будут писать посторонние электронные письма, смотреть в окно и отвлекаться

· WEB-конференции не всегда проходят гладко, однако, если вы действительно воспользуетесь данными рекомендациями, вы будете приятно удивлены и удовлетворены результатами работы в таком режиме.

Заключение

Итак, в данной работе мы разобрали основные пути и принципы построения коммуникативных связей между сотрудниками компании. Из всего вышеперечисленного я хочу лишь отметить, что наиболее важным аспектом при личной коммуникации является эффективное использование времени при проведении совещаний и собраний; сотрудники всегда должны чувствовать себя вовлеченными в рабочий процесс и понимать, чего от них хотят и куда они двигаются.

Были выделены основные проблемы, возникающие при осуществлении коммуникации между сотрудниками: во-первых, некоторые руководители просто пренебрегают организацией коммуникационных процессов, объясняя это нехваткой времени. Вторая - это отсутствие структурированных каналов передачи информации. Также затрудняют передачу информации и субъективные факторы - например, предвзятость и неприятие новых идей, стереотипность.

Можно выделить основное решение названных проблем: руководитель должен осознать важность данной темы и выделить время для поиска их решения. Достаточно начать с небольших изменений, таких как: структурирование и разделение по темам и важности, поиск наиболее эффективных каналов передачи информации.

В настоящее время довольно актуально активное использование мессенджеров в рабочем процессе, но при соблюдении корпоративной этики и налаженности всех каналов коммуникации. Также необходимы общие собрания, на которых обсуждаются коллективные проблемы и подводятся итоги за какой-то период.

Таким образом, при должной организации и контроле исчезнут такие проблемы в организации, как напряженность в отношениях между сотрудниками, неудовлетворенность рабочим процессом.

Список литературы

1. Г. Архангельский «Тайм-менеджмент»

2. Н.В. Новичков «Теория организации»

3. Д. Кауфман «Сам себе МВА»

4. Арутюнова Л.М. «Теория организации»

Размещено на Allbest.ru

...