Управление информационными ресурсами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Человеческий фактор в управлении информационными ресурсами

2. Классификация ИС по степени структурированности задач и степени автоматизации. Функции ИС

3. Информационное обеспечение системы управления

4. Назначение и структура языка HTML

5. Информационные ресурсы ограниченного распространения и угрозы ресурсам

Список использованных источников

1. Человеческий фактор в управлении информационными ресурсами

Существует много причин отрицательного отношения людей к нововведениям. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в зависимости от уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных организаций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи. Какие причины влияют на углубление и расширение положительного восприятия информационных технологий?

Исследования показали, что отношение к новым технологиям изменяется в зависимости от двух факторов:

1. От уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий (аналитики хорошо воспринимают текстовые и табличные процессоры, информационно-поисковые системы и т.п. Малознакомые области, например, видеоконференции встречают плохо).

2. От потенциальных возможностей сокращения непроизводительных операций (работники, посещающие большое число конференций, хорошо воспринимают видеоконференции, так как они экономят им время). Служащие, проработавшие в фирме много лет, менее образованные и занимающие небольшие посты, как правило, самые невосприимчивые к информационным технологиям. Возраст отдельно от должности представляет собой наименее существенный фактор для восприятия информационных технологий.

Меры по созданию привлекательности внедрения информационных технологий. К ним относятся:

- внедрение средств автоматизации, существенно сокращающее менее продуктивно затрачиваемое время, которое является источником самой большой неудовлетворенности интеллектуальных работников;

- привлечение будущих пользователей к выбору и созданию новых автоматизированных мест, учет их мнения;

- отказ от стремления к немедленному всеобщему одобрению новых средств и соответствующих перемещений персонала, которые могут привести к снижению уровня вспомогательных служб;

- внедрение в первую очередь легких прикладных задач с обязательным проведением интенсивного курса обучения будущих пользователей.

Результат внедрения информационных технологий - экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого экономического эффекта от экономии времени - переориентация этого времени на достижение конкретных целей данного подразделения, определяемых общей стратегией фирмы.

Постепенность внедрения:

- Реализация первичной, базовой системы.

- Расширение круга пользователей.

- Увеличение числа прикладных задач.

- Интеграция.

Влияние ИС на работников.

ИС может вносить большие изменения в содержание многих работ и профессий в организации и в задачи работников и менеджеров.

- К примеру, многие высококвалифицированные специалисты могут прекратить заниматься консультациями и заняться исследовательской и научной работой.

- Работники нижних уровней иерархии теперь могут выполнять работу, которой раньше занимались высшие слои организации.

- Создаются новые рабочие места.

Занятость.

Влияние компьютеров на занятость и производительность непосредственно связано с их использованием для получения информации. Но важно помнить, что РС как создают новые рабочие места для своего обслуживания, так и сокращают множество других рабочих мест. И затраты на обучение или переобучение персонала определенным навыкам работы с компьютером могут быть очень велики. Здесь имеет место своего рода замкнутый круг. Использование автоматизации увеличивает производительность и сокращает занятость, затем уменьшает цены в определенный момент, а, следовательно, увеличивает спрос, что ведет к созданию новых рабочих мест. Компьютерная технология постоянно требует все более и более квалифицированных работников.

Обучение.

Результатом нововведений является то, что большое количество людей должны переобучаться, чтобы продолжать работать, все они по-разному к этому относятся. Компании же, в свою очередь, тоже поступают различно. Одни тратят огромные суммы на переквалификацию кадров, а другие просто увольняют всех неквалифицированных служащих и набирают новых работников с необходимыми знаниями и навыками.

На отдельных работников.

Мотивация личного развития.

Политика внутри организации и организация.

Центральная конструкция политического анализа - это власть. С политической точки зрения организация - это объединение коалиций, которые борются за ресурсы. Власть же в этом случае определяется как возможность человека или группы людей влиять на действия других. У власти очень много источников, таких, например, как награды, контроль за доступом к ресурсам и т.д. Использование ИС влияет на власть в разных направлениях. Прежде всего, ИС влияет на доступ к информации, потенциально ценный ресурс. Понятно также, что ИС сильно видоизменяет взаимоотношения сотрудников и отдельных групп. Поэтому ИС может сильно увеличить власть того, кто контролирует ИС.

Культура организации и информационная система.

Культура организации - это определенный свод занятий о том, что должна производить организация, где и для кого. Все остальное - технология, ценности, нормы, публичные заявления и т.д. - это все лишь следствия из этой культуры. Организационная культура гораздо более сильна, нежели ИТ. Большинство организаций делают все возможное, чтобы избежать изменений в основных культурных установках, поэтому почти всегда ИТ подбирают для поддержки культуры, а не наоборот. Организационные изменения занимают гораздо больше времени, чем технологические. Когда культурные установки перестают соответствовать реальности, члены этой культуры могут игнорировать реальность, отрицать ее, пытаться ее изменить для соответствия культуре. Культура же меняется только тогда, когда умирает поддерживающая ее организация или к власти приходит противоположная группа, которая все меняет.

Организационное сопротивление изменениям.

Ввиду того, что ИС потенциально изменяет структуру, культуру, политику и работу организации, существует значительное сопротивление со стороны организации.

1. Борьба за власть между различными группами. За доступ к ресурсам.

2.Значительное сопротивление служащих, которым необходимо учиться. Иногда большие боссы бояться учиться, так как это может повлиять на их статус в организации. Иногда это проблемы физического толка.

Это сопротивление приводит к сбоям многих систем. Поэтому при планировании введения ИС необходимо оценить степень сопротивления. [2,с. 235]

2. Классификация ИС по степени структурированности задач и степени автоматизации. Функции ИС

При создании информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным описанием решаемых задач. От степени формализации зависит эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, который определяется степенью участия человека в процессе принятия решений на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы:

- структурированные (формализуемые),

- неструктурированные (неформализуемые)

- частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача -- задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача -- задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично или плохо структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Информационные системы, используемые для решения плохо структурированных задач, подразделяются на два вида.

- Информационные системы, создающие управленческие отчеты, -- направлены, главным образом, на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию).

Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, ЛПР (лицо, принимающее решение) принимает решение.

- Информационные системы, создающие альтернативы решений, -- оказывает ЛПР более фундаментальную помощь, разрабатывая для него возможные альтернативные решения.

Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив Информационные системы для решения плохо структурированных задач могут оказывать лицу, принимающему решение, три вида поддержки:

-информационную

-модельную

-экспертную.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, оказывают информационную поддержку, а информационные системы, создающие альтернативы решений, -- модельную и экспертную поддержку.

Информационная поддержка обеспечивает доступ пользователя к информации и ее частичную обработку. [9, с. 105]

Все функции любой информационной системы можно разбить на следующие классы: информационный автоматизация управление язык

- Функции редактировании данных. Под функцией редактирования данных мы понимаем, с одной стороны, целый комплекс операций, изменяющих содержимое информационной базы, с другой стороны, возможность информационной системы принимать команды и сигналы на редактирование данных со стороны пользователя через различные датчики или по телекоммуникационным каналам. В зависимости от характера информационной системы операции редактирования данных могут иметь свою особенность. Например, может отсутствовать операция удаления данных, вместо этого данным может присваиваться различный статус (статус «удалена» делает информацию невидимой при обычном просмотре, но позволяет в случае необходимости извлечь удаленную информацию).

- Функции получения информации из информационного хранилища или поисковые функции. Операция получения нужной информации имеет три составляющих: команда поиска, получаемая информационной системой со стороны пользователя или по другим каналам, поиск информации в информационном хранилище, представление полученных данных для пользователя. Обычно ИС имеет стандартный набор команд извлечения нужной информации. Но в системах, ориентированных на аналитическую работу, может быть и специальный встроенный язык для формирования собственных пользовательских запросов. Стандартными языками для получения нужных данных являются языки SQL (Structured Queries Language, язык структурированных запросов) и QBE (Query By Example, запрос по образцу).

- Функции безопасности. Существуют три составляющие функции безопасности:

-защита доступности данных;

-защита целостности данных;

-защита конфиденциальности информации.

Из этого перечня, кстати, следует, что функции безопасности должны присутствовать в любой информационной системе.

- Расчетные функции. Функции данного типа заключаются в обработке информации, которая находится в системе по определенным алгоритмам. Типичным примером расчетных задач ИС является статистическая обработка данных, находящихся в информационном хранилище. Широко применяющейся разновидностью информационных систем с расчетными функциями являются системы автоматического проектирования.

- Технологические функции. Данные функции заключаются в автоматизации всего технологического цикла или отдельных его компонентов. Типичным примером системы с технологическими функциями являются ИС по автоматизации документооборота.

- Аналитические функции. Эти функции заключаются в проведении операций над данными, результатом которых является прогностическая информация, т. е. некоторое суждение о состоянии объекта в будущем.[7, с. 88]

3. Информационное обеспечение системы управления

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, -- выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления -- как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

- Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи -- от объекта к органу управления -- следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования" и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.[3,с. 70]

4. Назначение и структура языка HTML

HyperText Markup Language (HTML) - переводится как Язык Разметки Гипертекста. HTML предназначен для написания гипертекстовых документов, публикуемых в World Wide Web. Документ на языке HTML может включать следующие компоненты:

-стилизованный и форматированный текст,

-команды включения графических и звуковых файлов,

-гиперсвязи с различными ресурсами Internet.

HTML является гибридом языка описания структуры документа, который позволяет задать взаимоотношения частей документа между собой и с другими документами, и языка описания страниц типа PostScript.

Перед тем, как приступить к описанию языка HTML, мы хотели бы отметить одну важную особенность этого языка. Подобно известному некоторым читателям языку T_EX, язык HTML является подмножеством мощного языка SGML (Standard Generalized Markup Language), широко используемого в издательской деятельности (на нем, например, готовятся и печатаются журналы Physical Review и Physical Review Letters). Основная задача SGML - определить, как автору следует разметить текст и указать положение рисунков, чтобы издатель, не перенабирая текст, а изменив лишь несколько строк в стилевых файлах, мог изменять формат текста (например, переходить к набору в две колонки) и получать при этом полиграфически совершенный результат. Основной выигрыш от использования этих языков состоит в переносимости текста между разными издательскими системами. Эта же особенность - приоритет читателя над автором - в значительной степени сохраняется и в HTML. Так, читая документ, пользователи могут устанавливать способы выделения текста, гарнитуру и размер шрифтов по своему вкусу; они могут отменить просмотр рисунков. Компьютеры пользователей могут иметь экраны разных размеров с разным разрешением (от 640х480 до 1600х1280 пикселей), в результате чего максимальное количество символов, выводимых в строке, будет различным, и т. д. Всю эту адаптацию к условиям пользователя и выполняет программа просмотра. При этом, если текст HTML был написан неправильно, вид документа в окне программы просмотра может исказиться до неузнаваемости. Ясное понимание этой особенности языка HTML и следование формальным правилам разметки текста, о которых пойдет речь в этом разделе книги, позволит вам создавать документы, хорошо выглядящие во всех программах просмотра на разных типах компьютеров.

Составляющие HTML-документа

Документ, написанный на HTML, представляет из себя текстовый файл, который можно писать и редактировать при помощи любых текстовых редакторов. Он включает в себя:

-собственно текст,

-специальные последовательности символов,

-флаги разметки.

Графическая и звуковая информация, включаемая в HTML-документ при помощи специальных команд, хранится в отдельных файлах. Программы просмотра HTML-документов, такие как, например, Netscape Navigator, интерпретируют флаги разметки и располагают текст и графику на экране соответствующим образом. Для файлов, содержащие HTML-документы, принято расширение .htm (на серверах с операционной системой DOS) или суффикс .html (на серверах с операционными системами UNIX, Windows 95/NT и др.).

Структура HTML-документа

Типичный HTML-документ имеет головную часть и тело. Начало документа отмечается флагом <HTML>, а конец - флагом </HTML>.

Синтаксис

<HTML>

<HEAD><TITLE>...</TITLE>

</HEAD>

<BODY>...</BODY>

</HTML>

Пример

<HTML>

<HEAD><TITLE>Vasya's Homepage</TITLE>

</HEAD>

<BODY>Добро пожаловать ко мне в гости!<BR>Рад вас видеть у себя дома.

</BODY>

</HTML>

[5, с.112]

5. Информационные ресурсы ограниченного распространения и угрозы ресурсам

Информационные ресурсы - это документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных храненьях и др.).

В настоящее время идет борьба за контроль над наиболее ценными из всех, известных до настоящего времени ресурсов - национальные информационные ресурсы.

Термин “информационные ресурсы” стал широко использоваться в научной литературе после публикации известной монографии Г.Р. Громова “Национальные информационные ресурсы: проблемы промышленной эксплуатации”. Сейчас он еще не имеет однозначного толкования, несмотря на то, что это понятие является одним из ключевых в проблеме информатизации общества. Поэтому важной является проблема понимания сущности информационного ресурса, как формы представления данных и знаний, его роли в социальных процессах, а также закономерностей формирования, преобразования и распространения различных видов информационных ресурсов обществе.

Для обеспечения активизации и эффективного использования информационных ресурсов общества необходимо осуществить “электронизацию” информационных фондов. По мнению академика А. Ершова именно “в загрузке и активизации информационного фонда человечества в глобальной компьютерной сети, собственно, и заключается задача информатизации в ее техническом содержании”.

Активными информационными ресурсами является та часть ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного поиска, хранения и обработки: формализованные и законсервированные на машинных носителях в виде работающих программ профессиональные знания и навыки, текстовые и графические документы, а также любые другие содержательные данные, потенциально доступные на коммерческой основе пользователям национального парка компьютеров. Национальные и мировые информационные ресурсы являются экономическими категориями.

Отсюда можно сделать вывод, что эффективность использования информационных ресурсов - это важнейший показатель информационной культуры общества.

Основными участниками рынка информационных услуг являются:

- производители информации (producers);

- продавцы информации (vendors, Вендоры);

- пользователи информации (users) или подписчики

Сегодня наиболее распространенным средством доступа к информационным ресурсам являются компьютерные сети, а самым прогрессивным способом получения информации выступает режим онлайн (online - интерактивный, диалоговый режим). Он предоставляет возможность пользователю, войдя в компьютерную сеть, получить доступ к "большому компьютеру" (Host - компьютеру) и к его информационным ресурсам в режиме прямого диалога, реализуемого в реальном времени.

К пользователям такого рода относят как конечных потребителей информации, так и промежуточных, оказывающих своим клиентам услуги при решении информационных задач (специальные информационные центры, имеющие доступ к нескольким онлайн системам, или специалисты-профессионалы, занимающиеся платным информационным обслуживанием клиентов, потребителей информации).

Рынок информационных онлайн услуг включает в себя следующие основные сегменты:

-компьютеризированные системы резервирования и финансовые информационные службы;

-базы данных (БД), ориентированные на массового потребителя;

-профессиональные БД.

Среди БД обычно выделяют следующие типы:

-текстовые (полнотекстовые, реферативные, библиографические, словари);

-БД, содержащие изображения и использующие средства мультимедиа;

-числовые и табличные БД;

-БД, содержащие программное обеспечение;

-доски объявлений.

Подобные БД хранят также на CD-ROM, дискетах и магнитных лентах. Ниже, однако, речь будет идти о БД, доступ к которым осуществляется в онлайн режиме - "профессиональными онлайновыми БД".

К производителям информации относят как организации, добы-вающие и публикующие информацию (информационные агентства, средства массовой информации, редакции газет и журналов, издатели, патентные ведомства), так и организации, профессионально в течение многих лет занимающиеся ее обработкой (отбором информации, индексацией, загрузкой в базы данных в виде полных текстов, кратких рефератов и т.п.).

Угрозы ресурсам.

Угрозы информационным ресурсам можно в общем случае классифицировать:

1). По цели реализации угроз:

угрозы конфиденциальности:

- хищение (копирование) информации и средств ее обработки (носителей);

- утрата (неумышленная потеря, утечка) информации и средств ее обработки (носителей);

угрозы доступности:

- блокирование информации;

- уничтожение информации и средств ее обработки (носителей);

угрозы целостности:

- модификация (искажение) информации;

- отрицание подлинности информации;

- навязывание ложной информации, обман [4, с. 38]

Список использованных источников

1. Абдикеева Н.М., Информационный менеджмент, учебник,-М.:ИНФРА-М, 2010.-400 с.

2. Костров В.А., Основы информационного менеджмента, учебник,-М.:ИНФРА-М, 2009.-334 с.

3. Кибанов А.Я, Управление персоналом организации, ИНФРА- М ,2009,-512 с.

4. Карташева О.В. «Управление информациооными ресурсами» Учебное пособие. Ярославль МУБиНТ, 2012- 92 с.

5. Львовский М.Б., Методическое пособие BOOK,Феникс,2010.-306 с.

6. Преображенская Т.В., Информационный менеджмент, учеб. пособие, НГТУ, 2010. - 400 с.

7. Саак А.Э., Пахомов Е.В., Тющняков В.Н. «Информационные технолигии управления» Спб Питер, 2013.-320 с.

8. Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике, учебник, ЮНИТА-ДАНА, 2009.-340 с.

9. Храмцов П.Б., С.А.Брик, А.М.Русак, А.И.Сурин. Основы Web-технологий Под ред. П.Б.Храмцова.- М.: ИНТУИТ.РУ "Интернет-Университет Информационных технологий", 2010. - 512с.

10. Чистов Д.В., Информационные системы в экономике,учеб. пособие, ИНФРА-М, 2009.- 234 с.

Размещено на Allbest.ru

...