Информация в управленческой деятельности

7

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

(Финансовый университет)

Брянский филиал

Кафедра «Финансы и информационные технологии в экономике»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Информационная система и управление организацией»

СТУДЕНТ: Курнявцева И.И.

№ ЗАЧЕТНОЙ КНИЖКИ: 100.04/120069

КУРС: 5

ФОРМА ОБУЧЕНИЯ: заочная

НАПРАВЛЕНИЕ: Бизнес-информатика

ВАРИАНТ: 9

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Маруева Е.А.

Брянск 2017



Содержание

Введение

Теоретическая часть

Заключение

Список литературы



Введение

Информация -- это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации.

В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды. Однако в практике управления организацией информация понимается упрощенно, как:

- совокупность сведений о состоянии управляющей, управляемой систем и внешнего окружения их функционирования;

- новые сведения о состоянии этих объектов управления;

- сведения, снижающие уровень неопределенности и риска в отношении будущего, и т. п.

В современных условиях хозяйствования и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информации играет важную роль в предоставлении сведений для принятия решения и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Теоретическая часть

Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принят решений.

Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации;

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме делом.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

- разработка программных средств, прикладных программ.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения. Системный анализ информационного обеспечения, предполагая его четкую целевую направленность и подчиненность запросам управления, включает два взаимосвязанных направления:

- расчленение информационного обеспечения на его составные части;

- синтез отдельных сторон и элементов информационного обеспечения с оценкой их соответствия друг другу и комплексности всех включенных в него данных.

Расчленение информационного обеспечения создает основу его централизации и специализации, а синтез является гарантией комплексного обеспечения потребителей.

Для обеспечения адекватного функционирования процесса управления организацией, в частности процесса принятий решений, определяющее значение имеют информационные процессы, т. е. процессы сбора, хранения и передачи данных с целью управления организацией. Информационные процессы подразделяются на три группы:

1) обеспечивающие выбор и формирование целей (целеполагание);

2) предназначенные для разработки программы действий (планирование);

3) обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану (регулирование).

Информация как совокупность данных и знания представляет собой меру организации системы управления и является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления организацией.

При обосновании направлений и характера движения в рамках блоков информационного обеспечения необходимо базироваться на следующих основных принципах организации массивов информации:

- принцип объединения данных по их входимости в задачи управления;

- принцип объединения данных по времени их возникновения;

- принцип объединения данных по частоте обращения к ним;

- принцип объединения данных по внутримассивным адресным связям.

Информация обладает многочисленными свойствами: материальности, накопления, превращения знания, социальности, процессуальности, неубываемости (многократное использование), количественной и качественной определенности, превращения в товар, обрабатываемости, свойством быть средством коммуникации.

Для обеспечения требуемого качества управления организацией используем» информационный процесс должен обладать следующими характеристиками:

- полнотой и качеством информации;

- ценностью и полезностью информации;

- достоверностью и точностью информации;

- актуальностью информации, зависящей от ее возраста;

- плотностью информации;

- оперативностью и доступностью, информации;

- частотой использования определенных видов информации. Большое разнообразие информации, используемой в практике управления.

Управленческая информация весьма разнообразна и может классифицироваться по различным признакам:

- по различным аспектам управления (характеру возникающих задач) -- организационно-экономическая, собственно управленческая, технико-технологическая, социально-психологическая, идейно-воспитательная;

- по характеру восприятия человеком -- визуальная (зрительная), аудиоинформация (звуковая), тактильная, обонятельная, а также комбинированные формы, например аудиовизуальная;

- по форме представления различают звуковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной (текстовой) и кодированной форме;

- по источникам возникновения -- внешняя, внутренняя;

- по времени использования -- постоянная, переменная;

- по отношению к хозяйственному субъекту -- входная, выходная;

- по возможности использования -- полезная, шум, избыточная, ложная, лживая;

- по типу отражаемых отношений -- технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая, психологическая;

- по масштабам отражаемого объекта -- глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;

- по отраслям экономики -- промышленная, сельскохозяйственная, транспортная, военная, гуманитарная (наука, образование, медицина);

- демографическая -- семейно-бытовая;

- по структурированности -- систематизированная (по составу показателей адресности, периодичности, срокам передачи, форме предоставления), несистематизированная;

- по отношению к конкретному органу управления -- внутренняя, внешняя, организационно-распорядительная (командная), информация состояния, информация согласования, отчетная;

- по характеру носителя информации -- документированная для средств связи, вербальная.

Выделим три источника, из которых информация может поступать к лицу, принимающему управленческое решение, либо в решающую систему.

Первым является исследовательская деятельность и в более широком смысле деятельность, основанная на активном поиске информации как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт,, например в долговременной памяти компьютеризированной информационной системы.

Вторым источником информации является канал обратной связи, по которому поступает информация о результатах предшествующих решений.

Третьим источником является информация предвидения. В то время как рассмотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего решение, информация предвидения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.

Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет управленческую ситуацию:

во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуации;

во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел;

в-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезно приписываемую их результатам.

Для целей оперативного управления производством информация может быть сгруппирована по признакам:

- источнику возникновения: на первичную и производную, а последняя -- в зависимости от назначения -- на промежуточную командную, отчетную;

- способу фиксирования: на устную, документированную;

- способу выражения: на алфавитную, цифровую;

- носителям информации и органам восприятия человека и приборов: на хроматическую и звуковую;

- характеру фиксации данных: на фиксируемую и нефиксируемую;

- направлению движения: на исходящую и входящую;

- степени стабильности: на постоянную (условно) и переменную;

- назначению в процессе управления: на директивную (распорядительную, командную), отчетную, учетную, контрольную;

- принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: на конструкторскую, технологическую, финансовую, бухгалтерскую, планово-экономическую, оперативно-производственную;

- времени возникновения: на информацию о прошлых, текущих и будущих событиях;

- видам преобразования: на стратегическую и тактическую (оперативную).

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона;

информация в системе управления должна быть надежной, достоверной и точной, т. к. она служит основанием для принятия решений;

объем информации должен быть минимальным при максимуме его смысловой содержания;

информация должна быть объективной, отражать как положительные, так и отрицательные стороны управленческой проблемы;

текст информации должен быть сжатым и ясным;

информационные материалы должны содержать факты, а также данные о тенденциях развития на длительный период времени;

своевременность получения информации;

полнота информации;

полезность информации;

технологические характеристики, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, представления и т. п.

Информация и управление. Принципы организации систем экономической информации

Информатика - область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования, хранения и организации доступа к информации при помощи компьютеров, а также их взаимодействием со средой применения.

Термин информатика возник в конце 60 гг. во Франции. Он образован путем слияния слов information (информация) и automatigue (автоматика) означает «автоматизированная переработка информации». В англоязычных странах этому термину соответствует синоним computer science (компьютерные науки).

Как самостоятельная наука информатика возникла на базе сформировавшейся в конце 40 гг. кибернетики - науке об общих принципах управления в различных системах: технических, биологических, социальных и др.

Главная функция информатики -- заключается в разработке новых методов и средств преобразования информации и их использовании на практике.

Информатика решает следующие задачи:

исследование информационных процессов любой природы.

разработка информационной техники и создание новейшей технологии переработки информации на базе полученных результатов исследования информационных процессов.

решение научных и инженерных проблем создания, внедрения и обеспечения эффективного использования компьютерной техники и технологии во всех сферах общественной жизни.

условно информатику можно разделить на три взаимосвязанных части:

аппаратно-технические средства

программные средства

алгоритмические средства

Информатика в широком смысле представляет собой единство разнообразных отраслей науки, техники и производства, связанных с переработкой и хранением информации при помощи компьютеров и средств телекоммуникации во всех отраслях человеческой деятельности.

В узком смысле информатика состоит из трех частей: технических средств, программных, алгоритмических. Также информатику рассматривают как отрасль народного хозяйства, фундаментальную науку, прикладную дисциплину. информация управление автоматизированный

Как отрасль хозяйства она представляет совокупность предприятий, занимающихся производством вычислительной техники, программного обеспечения и т.д.

Как фундаментальная наука информатика занимается разработкой методологии информационного обеспечения процессов управления любыми объектами на базе компьютерных технологий.

Как прикладная дисциплина она занимается разработкой информационных систем в конкретных областях производственной деятельности человека.

Одной из важнейших разновидностей информации является экономическая. Ее отличительная черта связь с процессами управления большими коллективами людей, организациями, предприятиями и другими экономическими структурами.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.

Важным условием практического использования информации является ее своевременность и адекватность. Адекватность задает определенный уровень соответствия образа построенного на основе полученной информации реальному объекту.

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система -- это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет: оптимизировать планы работы, быстро вырабатывать решения, четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются: активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений; интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса; наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте; создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей; формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение; постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационная технология -- системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Перечислим основные принципы построения экономических информационных систем.

Принцип системного подхода -- первый и основополагающий принцип построения предполагает рассмотрение и оценку каждого явления (процесса, объекта) во взаимосвязи с другими процессами и объектами как единого целого, а не совокупности его отдельных частей. Свойства системы могут быть оценены только с позиций всей системы, так как составные элементы системы и происходящие в ней процессы взаимоувязаны с учетом внутренних и внешних факторов. Системный подход позволяет глубже изучить объект, получить более полное представление о нем, выявить причинно-следственные связи между отдельными его частями. При формировании системы определяются: цели и требования к системе, выделяются функциональные подсистемы, их структуры и решаемые в них задачи, выявляются и анализируются связи между подсистемами. Данный принцип влияет на другие принципы, определяя их успешную реализацию.

Принцип решения новых задач означает, что в систему должны постоянно вводиться новые задачи, обеспечивая ее эффективность.

Принцип первого руководителя состоит в том, что самые ответственные решения, связанные с проектированием и функционированием системы, принимает руководитель предприятия. Пользуясь своими полномочиями, он координирует ход работ, выявляет их приоритетные направления, выделяет необходимые материальные и людские ресурсы, разрешает возникающие спорные вопросы, предоставляет разработчикам системы необходимую информацию.

Принцип типовости проектных решений обязывает разработчика системы стремиться к тому, чтобы разработанные им проектные решения подходили возможно более широкому кругу заказчиков.

Принцип непрерывного развития предполагает, что создаваемая система должна постоянно совершенствоваться и развиваться, быстро реагировать на возникновение новых задач управления, обеспечивать возможность совершенствования уже решаемых задач.

Принцип совместимости означает, что при разработке системы должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря чему система может взаимодействовать с другими системами в соответствии с установленными правилами.

Принцип модульности построения программного и информационного обеспечения требует, чтобы система строилась из набора функционально независимых блоков-модулей, обладающих определенной степенью законченности и устойчивости к изменениям.

Принцип разработки «сверху -- вниз» -- это рассмотрение проектируемой системы как древовидной, состоящей из отдельных, функционально связанных блоков.

Принцип эффективности -- затраты на создание системы должны окупаться.

Принцип единой информационной базы означает возможность решения многочисленных задач управления, базируясь на единой информационной базе.



Список литературы

Веснин В.Р. Основы менеджмента: учебник.- М.: Институт международного права и экономики.-М.:-Триада Лтд, 2003.

Герчикова И.Н.. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 2009.

Информатика. В 2-х кн./Под ред. Н.В. Макаровой- М.: Финансы и статистика, 2007.

Информационные технологии в экономике / Под ред. Ю.Ф. Симионова.-Ростов-н/Д: Феникс, 2003.

Корнеев И.И., Машурцев В.А.

Львов И.Б., Казеев Г.Г., Морев И.А. Информатика.- Владивосток: АВГУ. 2008.

Задорский В.И. Менеджмент. Теоретический курс. -М.: Матадор, 2003.

Кибанов А.Я., Дятлов В.А., Пихало В .Т. Управление персоналом/ Под ред. А.Я. Кибанова. -- М.: «Издательство ПРИОР», 2009.

Котлер Ф.. Маркетинг менеджмент. Санкт-Петербург, Питер, 2008

Соловьев Б.А. Основы теории и практики маркетинга. -- М.: МИНХ им. Г.В.Плеханова, 2001.

Размещено на Allbest.ru

...