Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

Московский технический университет связи и информатики

Кафедра менеджмента

Контрольная работа №1

Документирование управленческой деятельности

Выполнил: Березов С.А.

студент 1 курса ЗОТФ группа ЗБЭЭ

2014

Содержание

документ письмо исходящий копирование

Задание

1. Блок-схема работы с исходящими документами

2. Средства копирования и размножения документов

3. Реквизиты акта

4. Типичные языковые ошибки в деловой переписке

5. Составление письма в адрес базового предприятия о выделении денежных средств на приобретение оборудования техническим колледжем

Список литературы

Задание

1. Блок-схема работы с исходящими документами.

2. Средства копирования и размножения документов.

3. Реквизиты акта.

4. Типичные языковые ошибки в деловой переписке.

5. Составить письмо в адрес базового предприятия с просьбой о выделении денежных средств на приобретение техническим колледжем оборудования: кодоскопы-4 штуки; видеомагнитофоны- 2 штуки; 4 микрокалькуляторы- 75 штук для оснащения учебных кабинетов.

1. Блок-схема работы с исходящими документами

Отправляемые организацией документы называют исходящими.

Блок-схема работы с исходящими документами представлена на рис.1.1.

Рис. 1.1 Блок-схема работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В раде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" (рис. 1.2.).

№№ п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Рис. 1.2 Журнал регистрации исходящих документов

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

2. Средства копирования и размножения документов

В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы:

· средства копирования

· средства размножения.

Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое количество экземпляров (25-50 шт.), а при массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии.

Наиболее используемыми являются следующие средства копирования.

1. Электрографическое копирование (электрофотографическое или ксерографическое) - наиболее распространенный в настоящее время способ копирования.

При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения.

Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др.

2. Термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.

3. Фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования.

Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)

4. Электронно-графическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии.

5. Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.

6. Диазографическое копирование (диазография, синькография). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата. При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют.

Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке. Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии.

В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов.

7. Гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.).

Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.

8. Офсетная печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования.

9. Трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска.

К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

10. Ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях.

При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества.

Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.

3. Реквизиты акта

Акт -- это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия председателя, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Реквизиты акта:

- название вида документа (АКТ - двойная разрядка);

- дата;

- индекс;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф утверждения.

Требования к оформлению текста акта.

1. В заголовке к тексту акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

2.1. Вводная часть акта строится по схеме:

- основание;

- составлен комиссией в составе…;

- председатель;

- члены комиссии.

2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

2.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

2.4. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Пример оформления акта

4. Типичные языковые ошибки в деловой переписке

Различные языковые ошибки, встречающиеся в текстах служебных документов, могут быть подразделены по следующему принципу:

лексико-семантические ошибки, связанные с незнанием значения слова, его сочетаемости, семантических связей с другими словами и т.д.; сюда относится:

-смешение (неразличение) паронимов, т.е. частично совпадающих, однако различающихся по смыслу и близких по структуре и звучанию родственных, однокоренных слов, например: ближний - близкий, одеть - надеть, гарантийный - гарантированный, конкурентный - конкурентоспособный, представить - предоставить, оплатить - уплатить и т.д.;

- пренебрежение оттенками значений синонимов (слов, имеющих близкое значение, однако не тождественных друг другу полностью) и незнание норм лексической сочетаемости, например: построить киоск - возвести киоск - соорудить киоск; недостатки процесса - дефекты процесса и др.;

- пренебрежение точным значением слова, неточное его употребление, например: благодаря наводнению (о нежелательном явлении) и из-за Вашей помощи и поддержки (о желательном, положительном явлении);

- употребление плеонастических конструкций, появление которых также обусловлено незнанием точного значения слова (часто - заимствованного), например:

совместное сотрудничество

впервые познакомиться

передовой авангард

взаимная помощь друг другу

прейскурант цен

урбанизация городов

хронометраж времени

своя автобиография

фискальный налог и др.

грамматические ошибки;

орфографические и пунктуационные ошибки;

логические ошибки, часто выражающиеся в неверной рубрикации текста, обусловленной нарушением логической связи между явлениями, несоблюдением иерархии понятий.

5. Составление письма в адрес базового предприятия о выделении денежных средств на приобретение оборудования техническим колледжем

Письмо-просьба - деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях определенности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Письмо составляют как можно более простыми словами и в краткой форме, но с указанием конкретных деталей, касающихся непосредственно просьбы.

Просьба излагается с помощью глагола просить. Типичные примеры изложения - «Просим Вас сообщить…», «Просим Вашего содействия…», «Просим Вас предоставить данные…», «Обращаемся к Вам с просьбой…» и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: «Надеемся на положительное решение вопроса…», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…» и т.п.

Допускается в одном письме высказывать несколько просьб («Также просим Вас …», «Одновременно просим …»).

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа. Можно сообщить в письме о желании получить ответ к определенному сроку, чтобы стимулировать адресата быстрее дать ответ. Но только, если это будет выглядеть корректно и вежливо.

Письмо-просьба

Колледж телекоммуникаций МТУСИ	МТУСИ
125493, г. Москва, ул. Авангардная, д. 5.	Ректору университета Аджемову А.С.
Тел.(495) 452-18-11 Сайт в интернете:http://www.ctmtuci.ru Контактный e-mail: coltelecom@mtu-net.ru
25.02.2014. Исх. №1/121	111024, Москва, Авиамоторная ул., 8а.

О выделении денежных средств на приобретение оборудования

Уважаемый Артем Сергеевич!

В связи с необходимостью оснащения учебных кабинетов Колледжа телекоммуникаций руководство колледжа обращается к Вам с просьбой о выделении денежных средств на сумму 800 000 руб. для приобретения следующего оборудования:

№п.п.	Наименование	Модель	Цена за ед. (руб.)	Всего требуется (шт.)	Стоимость (руб.)
1	Кодоскоп -	Оверхед-проектор KINDERMANN	35000	4	140 000
2	Видеомагнитофон	JVC HR-DVS3EU	30000	2	60 000
3	Микрокалькулятор	- Casio FX9860G	8000	75	600 000
	ВСЕГО				800 000

Директор П.Ю.Комаров

Исполнитель: Березов С.А..(495) 452-18-21

Список литературы

1. Методические указания и задания к контрольной работе по курсу «Документирование управленческой деятельности» для студентов-заочников 1 курса (Направления 080100. Экономика; направления 080200 - Менеджмент) Москва 2012.

2. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

3. Демина Е.В., Гущина Л.И., Грецова Е.В. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / МТУСИ. М., 2007. 156 с.

4. Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68// Делопроизводство в органах исполнительной власти. М.: ПРИОР, 2001 С. 38-39.

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. Ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов. М., 2003.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив. ВНИИДАД. М., 2000.

7. Интернет ресурс:

· http://inter-vuz.tuit.uz/Elib_baza/INTUIT.ru.

· http://www.rus-lib.ru.

· http://www.grandars.ru.

· http://www.delopis.ru.

· http://student.zoomru.ru/delo/dokumentaciya.

· http://www.sekretariat.ru/magazine/619/.

Размещено на Allbest.ru

...