Організаційна структура та особливості системи документообігу в Херсонському політехнічному коледжі

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Виробнича практика є складовою і невід'ємною частиною процесу підготовки спеціалістів у вищих навчальних закладах і проводиться на виробничих підприємствах і в організаціях усіх форм власності та видів діяльності. Ознайомлення із зовнішнім і внутрішнім середовищами діючої організації, її виробничою структурою, зі специфікою реалізації теоретичних підходів до управління виробничими процесами, закріплення академічних знань і випробування власних сил - все це надасть можливість не тільки набути практичних навичок за обраним фахом відповідно до кваліфікаційного рівня, але й адаптуватися до виробничого середовища та підготуватися в подальшому до роботи на виробництві.

Метою і завданням практики є:

* засвоєння принципів і методів організації інформаційної діяльності на підприємстві;

* закріплення теорії та методики внутрішньовиробничого планування і організації виробництва;

* вивчення методів складання документів;

* підвищення зацікавленості до професії та до процесу навчання.

Таким чином, виробнича практика допомагає закріпити теоретичні знання інформаційних процесів, що були придбані на лекціях і результаті самостійного вивчення базових дисциплін, покращує вміння і навики практично вирішувати різноманітні завдання - цілі виробничої практики.

Моїм місцем проходження практики є Херсонський політехнічний коледж.

1. Організаційна структура коледжу

Організаційна структура - один з основних елементів управління організацією.

Вона характеризується розподілом цілей і завдань управління між підрозділами та працівниками організації.

Структура управління - це організаційна форма поділу праці з прийняття та реалізації управлінських рішень.

Херсонський політехнічний коледж Одеського національного політехнічного університету - один з найвідоміших вищих навчальних закладів України І рівня акредитації.

На базі коледжу функціонує навчально-консультативний центр ОНПУ, що дає змогу нашим випускникам продовжити навчання в Херсоні та отримати диплом Одеського національного політехнічного університету за заочною формою.

За роки існування, в коледжі отримали путівку в життя тисячі молодих фахівців. Серед випускників коледжу багато висококваліфікованих інженерів, керівників навчальних закладів, керівників заводів, фахівців з виробництва.

Сьогодні, наш коледж є найбільшим центром підготовки студентської молоді за кваліфікаційним рівнем "Молодший спеціаліст" на півдні України. Активно вдосконалюється його зовнішній та внутрішній зміст.

У коледжі навчається 1340 студентів. Одночасно на підготовчому відділенні охоплено навчанням понад 160 учнів загальноосвітніх шкіл міста та області і 135 студентів, які проходять курси підготовки до вступу до Одеського національного політехнічного університету.

До лекційних занять залучаються вчені Одеського національного політехнічного університету.

Організаційна структура управління коледжом часто розуміється як кількість, склад органів управління і зв'язку між ними. Разом з тим ототожнення управлінської структури зі структурою апарату управління, значно звужує її реальні межі. Такий підхід при проектуванні організаційних структур управління при їх подальшому розвитку не сприяє забезпеченню ефективності функціонування навчальним закладом.

Навчально-виховний та виробничий процес в коледжі здійснюють понад 120 кваліфікованих викладачів.

В коледжі використовується лінійно організаційна структура. Лінійний тип організаційної структури управління характеризується лінійними формами зв'язку між ланками управління і, як наслідок, концентрацією всього комплексу функцій управління та вироблення управлінських дій в одній ланці управління.

2. Інформаційна служба коледжу

У діяльності сучасних організацій роль інформації як основного джерела прийняття зважених рішень має тенденцію до неухильного зростання. Така ситуація характеризується не лише обсягом інформації, що постійно зростає, але найголовніше, потребою в доступності та швидкості доступу до неї. Однак використання сучасних засобів обробки інформації не гарантує її достовірності та готовності кінцевих користувачів вчасно її приймати та використовувати.

В коледжі інформаційною службою виступає приймальна комісія та інші підрозділи коледжу. Інформація поділяється на зовнішню та внутрішню.

До зовнішньої інформації відноситься наступне:

- Інформація про державне замовлення - це один із системоформувальних видів інформації ВНЗ. Особливо важливим це питання є для державних вищих навчальних закладів, хоча й існує безліч прикладів наявності значної частки державного замовлення й у приватних ВНЗ. Таке замовлення забезпечує стійкість та життєдіяльність навчального закладу і дозволяє досить прогнозовано формувати ядро штатного розпису. Однак у нинішніх економічних умовах українським ВНЗ постійно доводиться виводити власну формулу балансу між обсягом державного замовлення і кількістю контрактних студентів.

- Інформація про демографічну ситуацію - інформація про демографічну ситуацію обробляється з огляду на дві позиції. По-перше, набору нових студентів, і як наслідок формування конкурсного середовища абітурієнтів. По-друге, з огляду майбутньої потреби у відповідних фахівцях. Наприклад, зменшення контингенту в школах зумовлює потребу певної кількості вчителів визначеного профілю. Аналіз демографічного фактора дозволяє більш чітко планувати структуру штатного розпису і в результаті мінімізувати собівартість навчання, особливо в контексті різкого підвищення заробітної плати.

- Інформація про проведення реформи в системі освіти - урахування цього фактора має суттєве значення під час прийняття стратегічних рішень розвитку вищого навчального закладу. Сьогодні система вищої освіти України стоїть на порозі входження до Болонської угоди. Очевидно що, вищі навчальні заклади, котрі не володіють сучасними інформаційно-аналітичними системами, не зможуть справитися з необхідними перетвореннями, адекватними новому соціальному замовленню.

- Інформація про конкурентів - цю інформацію варто поділити на інформацію про локальних конкурентів і на інформацію про престижні центральні ВНЗ України. Вплив і тих й інших достатньо вагомий, особливо в контексті контингенту вступників, що постійно зменшується. Необхідно мати повну інформацію, оскільки інформація, заснована на чутках, може призвести до рішень, що мають негативні наслідки.

До внутрішньої інформації відноситься наступне:

- Інформація про набір - один з найважливіших показників стійкості ВНЗ, правильності обраних пріоритетів, внесення коректив у проведення профорієнтаційної роботи, коригування номенклатури спеціальностей, стратегії кадрових змін тощо. Наявність достовірної інформації в контексті змін за роками дозволить керівництву ВНЗ проводити збалансовану прогнозовану політику, постійно зменшуючи собівартість навчання.

- Інформація про персонал - володіння актуальною інформацією про співвідношення кількості студентів до науково-педагогічного персоналу з кожної спеціальності, про якісну структуру такого співвідношення, середнє навантаження науково-педагогічного персоналу з кожної спеціальності, динаміку їхніх змін, фонд заробітної плати викладачів у розрізі кожної спеціальності дозволить керівництву оперативно реагувати на різного роду дисбаланси, наявні або потенційні.

- Внутрішня фінансова інформація - ця категорія інформації описує основну бухгалтерську інформацію про майно, що знаходиться на балансі ВНЗ, відношення заробітної плати до валового доходу, співвідношення між загальним і спеціальним фондами, базові показники штатного розпису, середню вартість навчання, співвідношення кількості бюджетних і контрактних студентів тощо.

Таким чином, інформаційна служба коледжу - це безперервний процес функціонування, який може складатися з двох основних частин: безперервний збір з наступною систематизацією загальних ділових відомостей від неформальних джерел, а також постійне відновлення інформації з офіційних достовірних мереж та джерел.

3. Стандарти в інформаційній діяльності коледжу

Введення державних освітніх стандартів у систему забезпечення розвитку освіти передбачено Законом "Про освіту". Відповідно до законодавства України державні освітні стандарти виступають як найважливіший нормативний правовий акт, який встановлює систему норм і правил, обов'язкових для виконання в будь-якій освітній установі.

Стандарт вищої освіти - це сукупність вимог до змісту та результатів освітньої діяльності вищих навчальних закладів і наукових установ за кожним рівнем вищої освіти в межах кожної спеціальності.

Стандарти вищої освіти розробляються в межах кожної спеціальності відповідно до Національної рамки кваліфікацій і використовуються для визначення та оцінювання якості змісту та результатів освітньої діяльності вищих навчальних закладів (наукових установ).

Стандарт вищої освіти визначає такі вимоги до освітньої програми:

1) обсяг кредитів ЄКТС, необхідний для здобуття відповідного ступеня вищої освіти;

2) перелік компетентностей випускника;

3) нормативний зміст підготовки здобувачів вищої освіти, сформульований у термінах результатів навчання;

4) форми атестації здобувачів вищої освіти;

5) вимоги до наявності системи внутрішнього забезпечення якості вищої освіти;

6) вимоги професійних стандартів (у разі їх наявності).

Зміст освітньої галузі структурується і реалізується в системі відповідних навчальних предметів та курсів, програми яких затверджує МОН.

Херсонський політехнічний коледж використовує такі стандарти : Закон України «Про вищу освіту», положення про Херсонський політехнічний коледж Одеського національного політехнічного університету, положення про приймальну комісію, правила внутрішнього розпорядку, довідка ГС ДСНС України у Херсонській області, сертифікати про акредитацію спеціальностей, положення про навчальний процес.

ХПТК ОНПУ нещодавно отримало ліцензування на підготовку бакалаврів за спеціальностями: «Економіка», «Комп`ютерні науки та інформаційні технології».

Безпека інформації.

Інформаційна безпека має велике значення для забезпечення життєво важливих інтересів будь-якого підприємства. Створення розвиненого і захищеного середовища є неодмінною умовою розвитку підприємства, в основі якого мають бути найновіші автоматизовані технічні засоби. Інформація якою обмінюється людина за допомогою техніки із іншою людиною чи машиною,має певний ступінь важливості і повинна бути захищатися.

Інформаційні технології роблять наше життя простішим і стають все поширенішими. Їх дуже багато навколо нас: на місцях навчання чи роботи, дома. Ноутбук та комунікатор є постійними супутниками успішної ділової людини. І сьогодні не треба витрачати купу зайвого часу на рутинні операції, які можуть бути автоматизовані; на пошук якого-небудь товару у магазинах міста, бо можна завітати до Веб-сайтів різних Інтернет-магазинів, та обрати і замовити товар там, і дуже часто при більшому виборі та за меншою ціною, ніж у звичайному магазині.

Комп'ютерні мережі: локальні, деякі з яких охоплюють своїм покриттям цілі міста, та глобальні, серед яких і всім вдома мережа Інтернет, надають велику кількість можливостей: це швидкий пошук потрібної інформації, дистанційне навчання у навчальних закладах, ознайомлення з новинами з усього світу, спілкування за допомогою електронної пошти та у режимі реального часу: так науковців сьогодні не здивуєш запрошенням взяти участь у відео-конференції з учасниками з різних міст, країн чи частин світу. Звісно, відео-конференції позбавлені всіх можливостей, що надає живе спілкування, але все рівно є дуже корисним впровадженням. Щодо людей, котрі займаються розробкою інформаційних систем та програмного забезпечення -- вже налагоджені схеми, за яких значна частина програмістів може працювати віддалено, а координаційна робота щодо виконання проектів проводиться у певному адміністративному центрі організації, яка займається розробкою. І такі схеми використовуються і у інших галузях. Це надає можливість людині не змінювати місце проживання, працюючи у команді, тим самим робить її більш гнучкою щодо умов життя у сучасному суспільстві.

Як бачимо, комп'ютерні технології вирішують важливі проблеми людей, забезпечують їх інструментарієм, здатним автоматизувати розв'язання великої кількості задач, вирішують проблему комунікації, значно економлять час, сприяють командній роботі розробників і науковців та різноманітній проектній діяльності. Також дуже цінними є інтелектуальні системи підтримки прийняття рішень.

В той же час, інформаційні системи мають у собі приховану небезпеку. Для інформаційних баз завжди існує ймовірність несанкціонованого доступу сторонніх осіб к даним, що потенційно може нанести шкоду державі, особам чи організаціям, в тому числі використано у злочинних намірах.

Простий приклад: можна розшифрувати дані, що передані електронною поштою, підробити підпис тощо.

Безумовно, захисту потребує не тільки кореспонденція та інформаційні бази,навчальним закладам також необхідний захист. Будь-яка важлива інформація має бути захищена від навмисного або випадкового втручання. Це стосується захисту інформації в коледжі та програмних продуктів, що пов'язані з навчальним процесом в коледжі.

Також це стосується авторизованого доступу викладачів до роботи у інформаційній системі. Так, зловмисник може отримати або вирахувати пароль особи, що має адміністративні права або ж є керівником певного підрозділу і, увійшовши у систему з його іменем і паролем, може отримати доступ до секретних даних, а у першому випадку -- навіть знищити інформаційні бази і вивести з ладу систему.

Комплексна система захисту інформації (КСЗІ) Херсонського політехнічного коледжу являє собою сукупність організаційних і технічних заходів апаратних і програмних засобів, які забезпечують захист інформації.

Головною метою створення КСЗІ є досягнення максимальної ефективності захисту за рахунок одночасного використання всіх необхідних ресурсів,методів засобів,що включають несанкціонований доступ до інформації,та створення умов обробки інформації відповідно до чинних нормативно-правових актів України у сфері захисту інформації: Закон України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», Закон України «Про доступ до публічної інформації» та «Про захист персональних даних».

Для кожної конкретної інформаційної-телекомунікаційної системи склад структура та вимоги до КСЗІ визначаються властивостями та актуальними загрозами безпеці оброблюваної інформації, класом автоматизованої системи та умовами експлуатації ІТС відповідно до нормативних документів з захисту інформації. В Херсонському політехнічному коледжі використовуються різні засоби захисту інформації, а саме : для захисту апаратного забезпечення усі працівники проходять певний інструктаж з техніки безпеки. Програмне забезпечення захищене за допомогою антивірусної програми - ліцензованої версії Avast. Інформаційні бази даних захищені системою логінів та паролів, які видаються кожному співробітнику окремо після індивідуальної реєстрації. Викладачі використовують програму для обміну інформацією електронні адреси, адміністрація та службовий персонал THE BATТ.

Усі дані які використовує політехнічний коледж є, конфіденційною і комерційною інформацією, за розголошення яких попереджаються підписанням відповідних інструктажів.

4. Етапи та організація документообігу

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг в коледжі здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів.

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання: обробку, розподіл, реєстрацію, передачу, доставку, контроль виконання. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис „особисто”. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах.

Документообіг кожної установи організовується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів:

1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;

2. Попередній розгляд і розподіл документів;

3. Реєстрація документів;

4. Контроль за виконанням документів;

5. Інформаційно-довідкова робота за документами;

6. Організація проходження документів;

7. Відправлення документів.

Кожен з цих етапів може бути організовано в установі як традиційним способом, так і за допомогою автоматизованих систем документообігу.

Етапи надходження документів:

Рис. 1

Вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією коледжу.

Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми:

Рис. 2

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість - тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

5. Електронний документообіг

Електронний документ (ЕД) - документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, який може бути підписаний електронним підписом (ЕП) і збережений на електронному носії у вигляді файлу відповідного формату.

Електронний документообіг - сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які відбуваються з використанням перевірки цілісності та, в разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і переведений електронними засобами у візуальну форму (тобто його можна вивести на екрані комп'ютера в звичному вигляді, а також роздрукувати).

У відповідності з Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», який набрав чинності у січні 2004 року, обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис, який використовується для ідентифікації передплатника електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладення електронного підпису надає будь-якому електронному документу статус оригіналу та наділяє його повною юридичною силою.

Одна з основних переваг передачі документа безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер -- це можливість отримати документ у тому вигляді, в якому його підготовлено, з включеними н нього таблицями, графіками, зображеннями тощо. Відомості з такого документа можна легко включити в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства. Для того щоб успішно управляти документами, потрібно визначити, які типи документів якого управління потребують. К. Шарп поділяє всі документи підприємства на дні категорії: документи для автоматизації статутної діяльності і критично важливі документи.

Перші являють собою електронну пошту, зауваження, листи, звіти і загальнодоступні бази даних. Другі призначені для розв'язання внутрішніх (управління виробничим процесом і ресурсами) або зовнішніх (маркетинг і обслуговування покупців) інформаційних завдань.

На базі коледжу адміністрація та службовий персонал обмінюються документами за допомогою програми THE Batt, викладачі використовують електронну пошту. Положення та інші важливі документи які надходять з Одеського національного політехнічного університету висилаються на електронний адрес директора чи його секретареві, рідше до канцелярії та Новою Поштою.

Отже, електронний документообіг має велике значення для Херсонського політехнічного коледжу.

6. Управління процесами інформаційного обслуговування абітурієнтів

Інформаційним процесом називається взаємодія між повідомленням і відправником і споживачем інформації. Іншими словами, інформаційні процеси - це сукупність послідовних операцій (реєстрація, передача, накопичення, зберігання, оброблення, видача інформації), дій і зв'язків з обміну інформацією, що здійснюються в системі комунікацій.

Відповідно до каналів зв'язку розрізняють інформаційні процеси: формальні і неформальні. До неформальних відносять процеси, які виконуються безпосередньо самими вченими або спеціалістами: діалог між ними, відвідування науково-виробничих підрозділів і лабораторій; виставок; обмін листами, публікаціями. Для неформальних процесів характерно те, що в комунікаціях обов'язкову участь беруть самі вчені чи фахівці; та інформаційні процеси невіддільні від їх професійної діяльності. Формальні процеси сформувалися поступово в ході спеціалізації, суспільного розподілу праці і отримали своє організаційне оформлення, яке проявилося в таких сферах діяльності, як: редакційно-видавнича, книготорговельна, бібліотечно-бібліографічна, архівна справа та ін. Особливе місце належить науково-інформаційної діяльності (НІД). У поняття НІД входять наступні взаємопов'язані і взаємообумовлені інформаційні процеси: збір; аналітико-синтетична переробка (перетворення); зберігання; пошук; розповсюдження (поширення).

Інформаційний пошук - це процес знаходження у певному упорядкованому безлічі тих повідомлень, які відповідають запитам споживача або містять необхідні споживачеві факти, дані. Іншими словами, інформаційний пошук розуміється як сукупність логічних і технічних операцій, що мають кінцевою метою знаходження документів, відомостей про них, фактів, даних, релевантних запиту користувача.

Розповсюдження (поширення) інформації - це завершальний інформаційний процес, суть якого полягає у видачі відповіді на запит споживача.

Інформаційне обслуговування здійснюється в певних умовах, в інформаційному середовищі, відповідно до необхідної технології, виконання якої призводить до результату обслуговування (позитивному - послузі або негативному - відмові). інформаційне обслуговування абітурієнтів здійснює приймальна комісія Херсонського політехнічного коледжу. З інших можна звертатися до приймальної директора або заступника з навчальної роботи.

Висновок

управлінський коледж документообіг інформаційний

У період проходження виробничої практики я проробила наступну роботу:

· вивчила структуру управління організацією;

· ознайомилася з організаційною структурою, завданнями та функціями кожного відділу;

· ознайомилася з системою професійних обов'язків і посадовими інструкціями;

· активно брала участь у діяльності коледжу, надавала консультації щодо вступу;

· вивчила правила прийому вступників;

· вивчила основну документацію, що забезпечує функціонування відділу.

Результати виконаної роботи були занесені у щоденник практики.

Ураховуючи дані аналізу, з удосконалення маркетингової профорієнтаційної роботи Херсонського політехнічного коледжу я пропоную таке: структурні підрозділи ХПТК повинні ще більше приділяти уваги профорієнтаційній роботі в школах. Щодо напрямів профорієнтаційної роботи в новому навчальному році необхідно перейняти позитивний досвід минулих років коледж й деталізувати деякі аспекти, а саме: скласти плани профорієнтаційної роботи та призначити відповідальних за цю роботу, сприяти її результативному виконанню; забезпечити представництво директорів, професорів на профорієнтаційних заходах; забезпечити анкетування учнів шкіл для використання результатів для Інтернет - маркетингу; установити дієві зв'язки зі школами міста й районів області, проводити зустріч із батьками, надавати допомогу в організації цих заходів школам (шефство); залучати до профорієнтаційної роботи активно налаштованих колишніх випускників ХПТК, які працюють у закладах освіти.

Размещено на Allbest.ru