Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОР ГОСТы и ОРД)

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Еще были выпущены Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 (их полное наименование звучит так: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»). Это менее известный документ по сравнению с тем, который он толкует, но столь же ценный практически. Дополнительную ценность Методическим рекомендациям придают Примерный перечень документов, подлежащих утверждению (Приложение 7) и Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания) (Приложение 8). Методические рекомендации не только конкретизируют ГОСТ Р 6.30-2003, но и дополняют его. Например, содержат полную и понятную инструкцию по оформлению реквизитов протоколов, чего в ГОСТе нет вообще. Мнение Показать ГОСТ 51141-98 ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Следует быть внимательным и учитывать почтенный возраст этого документа - многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007. Мнение Показать ГОСТ Р 54471-2011 ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» - самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно. Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме. ГСДОУ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 году. Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами Национальные стандарты Российской Федерации по управлению документами, разработанные на основе международных стандартов ИСО требуют хоть и краткого, но отдельного обзора. Они занимают свое место в нормативно-методической базе делопроизводства. Для внедрения и применения их требований от работников служб ДОУ требуется высочайший профессионализм и специальная подготовка.

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных документов, входящих в систему организационно - распорядительных документов. Организационно - распорядительная документация (ОРД) - это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.

Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - реквизитам. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).

Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.

2. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Автоматизированная информационная технология представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Автоматизированное рабочее место специалиста - это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область, и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами. Продуктом труда работников управления являются решения, документы, действия, посредством которых принимаются и осуществляются важные стратегические решения, даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы. Начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы. Посредством различной техники начальные исходные данные обрабатываются и превращаются в составляющие нужной конечной информации.

Обоснованность и профессиональный уровень принимаемых решений определяет эффективность деятельности фирмы. Необходимость учета при принятии управленческих решений большого количества политических, экономических, социальных, юридических и моральных факторов значительно усложняет задачу выбора правильного варианта решения. В первую очередь, это связано с необходимостью сбора необходимой для принятия решения информации. В этом отношении существенную помощь руководителю оказывают современные информационные технологии.

Информационная технология -- процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии -- производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие появления нового понятия - автоматизированная информационная технология.

Автоматизированная информационная технология -- совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи.

Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

·обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

·включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

·иметь регулярный характер.

Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемно-ориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией -- “электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

· степень централизации технологического процесса;

· тип предметной области;

· степень охвата задач управления;

· класс реализуемых технологических операций;

· тип пользовательского интерфейса;

· способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят: документация управленческий протокол факс

· Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта проводятся в центре обработки ИТ -- центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

· Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.

· Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах, с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, которые решаются с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной ИТ.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Автоматизированная информационная технология -- совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. К информационным системам управления предъявляются требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать альтернативы решений, обеспечивать информационными продуктами (расчетно-аналитическими таблицами и графиками, рекомендациями). ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора.

Системы поддержки решений (СППР) - это особые интерактивные ИС, использующие базы моделей и базы данных для поддержки принятия полуструктурируемых и неструктурируемых решений конкретными менеджерами, работающими в интерактивном процессе аналитического моделирования. СППР охватывают: компьютерное оборудование, программное обеспечение, данные, модели, живой труд. Разработка СППР отличается от формирования традиционных информационных систем. СППР имеет уникальные возможности в обработке внутренней и внешней информации, в аналитических моделях и в диалоговом режиме.

3. Задача

Производственное совещание ОАО «Кедр» об итогах работы предприятия за 1 квартал отчетного года. С докладом выступил директор Смирнов В.В.. Постановили утвердить порядок распределения прибыли. Вторым вопросом рассматривался план на 2 квартал, докладчик заместитель директора Петухов О.И.. Постановили принять предложенный план.

Требуется: составить краткий протокол производственного совещания. При составлении протокола необходимо указать недостающие реквизиты.

ОАО «Кедр»

Протокол

01.04.2016 №1

Н. Новгород

Производственного совещания

Председатель - Иванов И.И.

Секретарь - Петрова М.И.

Присутствовали: сотрудники ОАО «Кедр»

Повестка дня:

1. Итоги работы предприятия за 1 квартал. Доклад директора Смирнова В.В.

2. План работы предприятия на 2 квартал. Доклад зам. директора Петухова О.И.

Постановили:

1.Утвердить порядок распределения прибыли.

Голосование:

Приняли единогласно.

Постановили:

2. Принять предложенный план.

Голосование:

Принято по итогам большинства голосов.

Председатель …………………………………………………………….

Подпись Расшифровка подписи

Секретарь…………………………………………………………

Подпись Расшифровка подписи

В дело №

……………………………..(подпись)

……………………………..(дата)

4. Оформить факс

Список литературы

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

2.http://delo-press.ru/articles.php?n=14471

3.www.consultant.ru/document/cons.

4."Компьютерные информационные системы управленческой деятельности" - п/ред г.А. Титоренко - М, 1993г

5. Коротков Э.М. Исследованиие систем управления: Учебник. - М.: Дека, 2003

6.Информационно-методическое обеспечение перечня формирования направлений и специальностей в области информационно-коммуникационных технологий В.В. Никитин Москва: МАКС Пресс, 2006

Размещено на Allbest.ru