Особенности ведения личного дела работника секретарем на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Слово «Секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В. Даля определением: «статус-секретаря», доверенный письмовод государя). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря - помощника руководители, секретаря - референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь - референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще события. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решить накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, в связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря - референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

1. Понятие и ведение личных дел

1.1 Понятия и состав личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

- внутренняя опись документов дела;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография (резюме);

- копия документа об образовании, копия трудового договора;

- копия приказа о приеме на работу;

- копии приказов о переводе;

- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

- аттестационные документы;

- представления к переводам;

- копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

- другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

- порядковый номер дела;

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись.

В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

1.2 Процедура ведения личного дела работника

Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:

- внесение записей в графы и разделы личного дела;

- добавление документов;

- изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;

- периодический учет входящих в личное дело документов;

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Таким образом, личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

1.3 Формирование личных дел работников

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- личный листок по учету кадров или анкета;

- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

- автобиография;

- копии документа об образовании;

- трудовой договор (второй экземпляр);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

- список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

- характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

При его заполнении используются следующие документы:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

- документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

- личному делу присваивается учетный номер;

- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

- в личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

1.4 Технологическая цепочка процесса формирования личного дела

Технологическая цепочка включает в себя:

- Получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

- Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

- Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

- Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;

- Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

- Систематизация полученных документов; заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

- Внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;

- Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

- Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

- Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;

- Дополнение, по мере получения документов, личного дела;

- Систематизацию документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел;

- систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

- нумерацию листов документов, внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;

- Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;

- Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности документов;

- Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;

- Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

- Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

- Задача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;

- Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

- Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

- заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

- документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- трудовой договор (контракт);

- дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

- личный листок (анкета) по учету кадров;

- биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

- автобиография;

- направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;

- письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

- решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

- заявление о приеме на работу;

- характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

- список научных трудов и изобретений;

- копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

- копии других приказов (при необходимости).

1.5 Хранение и учет личного дела работника

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

- по порядку номеров;

- в прямом алфавитном порядке;

По разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Таким образом, формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел.

1.6 Оформление обложки личного дела

При заведении личного дела на его обложку выносятся:

Наименование вышестоящей организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

Наименование организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

Наименование структурного подразделения - в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело;

Индекс (номер) личного дела - указывается по журналу (книге) учета личных дел.

Заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.

Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:

«Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато:_____ и Окончено:____);

«Количество листов в деле» (На ______ листах);

«Срок хранения дела» (Хранить _____).

Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника.

Форма обложки личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела (Личное дело), указанием индекса дела не по номенклатуре дел (все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом), а отдельным журналом (книгой) учета личных дел, указанием в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело.

При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета».

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

2. Теоретические основы

2.1 Подготовка личных дел к передаче в архив организации

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2, личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательствам. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше. Примерная инструкция по делопроизводству и основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении учебных степеней и учебных званий, в делах на авторские свидетельства и изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле. Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

2.2 Заявление

Заявление - это письменное официальное сообщение, утверждение или просьбы. Заявления бывают простые и мотивированными.

Устраиваясь на работу, лицо подает письменное заявление, в котором излагает просьбу принять ее на определенную должность до определенного структурного подразделения предприятия.

Заявление о приеме на работу оформляют на чистом листе бумаги формата А4 от руки или на трафаретной бланке. В заявлении должны быть следующие реквизиты:

- адресат,

- сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, указаны полностью в родительном падеже, домашний адрес, номер телефона),

- название вида документа (Заявление),

- текст,

- перечень приложений (копий документов),

- дата (проставляют дату составления документа, преимущественно словесно-цифровым способом),

- подпись заявителя.

Адресат, сведения о заявителе указываются в начале рабочей площади в правом верхнем углу листа, каждая часть заявления пишется с отдельной строки. Домашний адрес, номер его телефона приводятся в скобках.

В заявлении не принято употреблять предлог "от" (от кого заявление), а также архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "прошу не отказать", "раньше Вам благодарен" и т.п.).

Заявления о приеме на работу, как правило, адресуют руководителю предприятия. Работник отдела кадров должен предупредить заявителя о том, что он обязательно оставил в заявлении левый берег для подшивки ее в дело.

Заявление о приеме на работу после рассмотрения ее вместе с другими необходимыми документами служит основанием для издания приказа (распоряжения) о зачислении лица на работу. В случае отказа заявителю ему сообщают об этом устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность оформляют на трафаретной бланке или на чистом листе бумаги. В сведениях о себе заявитель отмечает должность, которую он занимает, свою фамилию и инициалы.

Заявление о предоставлении очередного отпуска можно оформлять на чистом листе бумаги или на трафаретном бланке. В тексте такого заявления обязательно указывают дату начала отпуска. Вопрос о предоставлении очередного отпуска решает руководство с учетом графика отпусков. Каждый работник имеет право на кратковременный отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Решение о таком отпуске принимает руководитель и пишет рецензию. Приказ о предоставлении отпуска оформляют, исходя из текста заявления и резолюции. Заявление об увольнении по составу реквизитов и оформлением подобная заявления о переводе на другую должность.

Заявления о предоставлении учебного отпуска должна быть ссылка на справку-изложение в место учебы, без которой вопрос о предоставлении отпуска решить невозможно.

2.3 Анкета

Анкета - это лист с рядом вопросов, который предлагают заполнить лицу, чтобы получить необходимые сведения о ней.

Анкеты приходится заполнять, когда устраиваются на работу, оформляют документы на выезд для работы за рубежом, внутренний и заграничный паспорта и т.д.

К личных форм принадлежит личный листок по учету кадров, который заполняют, устраиваясь на работу.

Отвечать на вопросы анкеты разборчиво, четко (одним словом "да" или "нет", отвечают только тогда, когда этого требует анкета), не делать прочерки вместо слов "нет", "не был", "не избирался »и т.д. в случае отрицательного ответа.

Сведения об изменениях, которые произошли после заполнения личного листка, фиксируют в дополнениях к личному листку по учету кадров.

Государственные служащие, нанимаясь на работу, заполняют личную карту, содержащую Додаток1 в личную карточку. Типовая форма № П2 на государственных служащих не заполняют.

В некоторых случаях вместо анкеты в личное дело вкладывают личный листок по учету кадров.

2.4 Автобиография

Автобиография (от гр. autos - сам, bios - жизнь, grapho - пишу) - это описание своей жизни. Автобиографию составляют в произвольной форме, однако отдельные составляющие и реквизиты в ней должны быть обязательно. Ее оформляют от руки на чистом листе бумаги. Все сведения о себе преподают в повествовательной форме от первого лица в хронологической последовательности (с указанием места и года). Существуют следующие виды автобиографии: автобиография-рассказ, которую составляют в описательной форме; автобиография-документ, в котором точно излагают факты.

В автобиографии-документе приводят следующие сведения:

название вида документа (Автобиография)

- фамилия, имя, отчество (настоящие и бывшие)

- число, месяц, год рождения

- место рождения

- социальное происхождение

- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество нынешние и бывшие (если были изменения), даты рождения (смерти), где и кем работают, если не работают, то отмечают место работы, указывают, что теперь не работают или на пенсии)

- образование и специальность по диплому

- трудовая деятельность

- место работы (учебы), должность

- награды и поощрения

- участие в общественной жизни

- семейный состав и состояние семьи

- паспортные данные, домашний адрес и номер телефона.

Ниже текстовой части проставляется дата составления автобиографии (слева), и подписываются (справа). Автобиография хранится в личном деле.

2.5 Характеристика

Характеристика - это документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств личности - (ученика, студента). Характеристика, оформленная надлежащим образом, считается официальным документом. Ее выдает администрация предприятия (организации. Учреждения, учебного заведения) своему работнику (ученику, студенту, практиканту). Характеристики подаются при поступлении в учебное заведение (по запросу), оформлении командировки на работу за границу, при аттестациях, представлении к награде и в других случаях.

Характеристики оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.

Элементы характеристики:

Текст (характеристики можно разделить на четыре части. В первой части приводятся анкетные данные лица, на которое составляют характеристику. Их печатают на расстоянии 2-3 интервалов ниже слова "характеристика", через 1,0-1,5 интервала, отступив от четвертого положения табулятора на 3-4 пробелы. Сначала большими буквами указывают фамилию, имя, отчество лица в родительном падеже, далее - обычным шрифтом - должность, ученая степень и звание (если есть), год рождения, образование. В анкетной части допускается располагать по центру, ниже слова "характеристика". В Доу части приводят сведения о трудовой деятельности лица: национальность, должность, с какого времени работает на данном предприятии, сведения о перемещении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п. Для учеников (студентов) отмечают: с какого периода учится, по какой специальности, сведения о переведении на другой факультет, отношение к учебе и т.д. В третьей части дают оценку деловых и моральных качеств личности - ее отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в общественной жизни коллектива, отношения с другими работниками. Также приводят сведения о правительственные награды, (взыскание) и т.д. В четвертой части делают выводы, а также отмечают куда будет подаваться характеристика. Если характеристика состоит на уволившегося, или на выпускника учебного заведения, то текст излагается в прошедшем времени, а если на момент составления характеристики работник еще работает или студент учится, - то в настоящем времени).

Подпись (как правило, характеристику подписывают руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения и председатель общественной организации (первые две подписи считаются обязательными)) отпечаток гербовой печати или круглой, приравнивается к гербовой.

Ниже подписи, на расстоянии 2-3 интервалов, от нулевого положения табулятора проставляется дата подписания характеристики. Заверенную характеристику выдают работнику (ученику, студенту) на руки или отправляют в учреждения (организации, предприятия).

2.6 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу регламентирующих принятие граждан на работу, перевода работников на другие должности, увольнение. Предоставление различных отпусков, поощрения, наложения взысканий и т.д.

На крупных предприятиях используют унифицированные формы приказов по личному составу. На предприятиях с небольшим объемом документооборота указанные приказы оформляют на общих, специальных бланках или на чистых листах бумаги. Предпочтение отдают варианту продольного расположения реквизитов.

Заголовки к тексту приказа могут быть следующие:

В текстах приказов по личному составу (вводной) части может не быть. Распорядительную часть делят на пункты. Каждый пункт начинают глаголом: назначить, перевести, предоставить, объявить благодарность, освободить и т.д.

Эти слова и печати большими буквами от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. В следующей строке с абзаца оформляют текст распорядительной части. Фамилию печатают большими буквами, имя и отчество обычным шрифтом. Далее отмечают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица о которой идет речь. В приказе о назначении на должность указывают название этой должности, должностной оклад и дату зачисления на должность. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. В приказах по личному составу в конце каждого пункта должно указываться основание для его составления.

Реквизиты приказа по личному составу:

- название вида документа (ПРИКАЗ),

- индекс (до номера через дефис добавляют буквы ВК (отдел кадров), например: № 123-ВК),

- место составления или издания,

- заголовок к тексту,

- отметка о контроле (делают в случае необходимости),

- текст,

- основание,

- подпись,

- гриф согласования (оформляют в случае необходимости),

- визы (оформляют в случае необходимости),

- отметка о исполнителе (оформляют в случае необходимости).

Руководитель структурного подразделения делает выводы о зачисления на обороте проекта приказа он отмечает, на какую должность может быть принято лицо, по которому разряду или с каким окладом, продолжительность испытательного срока. Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, в случае необходимости - медицинское заключение, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарной безопасности и другие фиксируются на обороте формы.

Подписанный руководителем предприятия приказ доводится до сведения работника под расписку. На основании приказа о переводе на другую работу ответственный работник отдела кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На основании приказа о предоставлении отпуска работник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а в бухгалтерии осуществляют расчеты причитающихся выплат.

В случае увольнения работников на предприятиях с большим объемом документооборота применяют унифицированную форму приказа о прекращении трудового договора. Бланк такой формы заполняет ответственный работник отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением тех, которые освобождаются высшим органом управления. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой - передается в бухгалтерию. Подписывают приказ руководитель структурного подразделения и руководитель предприятия.

Заключение

реквизит письменный официальный заявление

На основании вышеизложенного можно сказать, что большое значение в жизни секретаря имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д.

Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства. Поставленную мной цель считаю достигнутой. В данной работе с помощью решенных задач была раскрыта тема «Оформление и ведение личных дел». В ходе написания данной работы я определила значение личного дела и изучила его состав и порядок формирования. При раскрытии данной темы я воспользовалась государственными стандартами и литературой по делопроизводству.

Литература

1. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 02.04.2014 года. - М.: Эксмо, 2014.

2. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. - 2008. - Версия 7.8.

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводства и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л.М. Вялова - М.: Издательский дом «Академия», 2010. - 176с.

6. Корнеева А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А.П. Кореева, А.М. Амелина, А.П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2011. - 160с.

7. Краснов В.В. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет/В.В. Краснов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2009. - № 7.

8. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводства: (традиц. И автоматизир, технологии) / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецова. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2010. - 400с.

9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. -Изд. 7-е перераб. и доп. - М.: Знание, 2010. - 459с.

Размещено на Allbest.ru

...