Роль коммуникаций в эффективном управлении организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Коммуникация представляет собой процесс общения людей в их совместной деятельности. Коммуникация являет собой одновременный обмен мыслями, чувствами, идеями и информацией. Без коммуникации не представляется возможным никакое организованное существование людей. Коммуникация является средством, которое помогает моделировать поведение, производить изменения, благодаря которым информация приобретает смысл и реализуются поставленные цели. В процессе общения информация передается от одного субъекта другому. Субъектами выступают отдельные личности, группы людей и целые организации. В первом случае коммуникация имеет межличностный характер и осуществляется посредством передачи фактов и идей, обмены мнениями, ощущений и восприятий, чувств по отношению собеседников друг к другу, как правило, в устной форме.

Коммуникация и информация являются разными понятиями, но они связаны между собой общими чертами. Коммуникация включает в себя «предмет передачи» и средство передачи данного предмета. Необходимо, как минимум, два человека, чтобы коммуникация состоялась.

Коммуникация предъявляет требования к каждому участнику управленческого взаимодействия. Таким образом, каждому участнику необходимо обладать тактильными ощущениями. Эффективная коммуникация предполагает, что каждая из сторон обладает минимальными навыками общения и взаимодействия. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», что означает «общее». Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов, чувств и жестов.

Эффективная коммуникация на предприятии очень важна. Во-первых, решение большинства управленческих задач основывается на непосредственном взаимодействии людей, которое невозможно осуществить без общения. Во-вторых, межличностные коммуникации признают наилучшим способом обсуждения и решения вопросов, которые характеризуются неопределенностью и неоднозначностью.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что коммуникативные навыки жизненно необходимы не только в повседневном общении людей, но и в их трудовой деятельности, являются практичными и технологичными. Без коммуникативных навыков невозможно эффективное функционирование организации, а, следовательно, становится затруднительным выход производимой продукции на отечественный и мировой рынки сбыта. Данные навыки способствуют заимствованию новых приемов поведения, необходимы в решении поставленных перед руководителем и организацией задач. Коммуникативная грамотность - важное условие успеха сотрудника в его профессиональной деятельности. Коммуникативные знания необходимы для поддержания межличностных взаимоотношений.

Предметом исследования курсовой работы является теория управления предприятием. Объектом исследования выступает изучение роли коммуникаций в эффективном управление организацией. В связи с этим была поставлена следующая цель: изучение сущности коммуникаций, а также разработка рекомендаций для более эффективного обмена информацией между сотрудниками организации.

Для достижения данной цели были выделены следующие задачи:

ѕ раскрыть сущность и классификацию коммуникаций в системе управления;

ѕ исследовать модели коммуникаций, применяемых на предприятии;

ѕ изучить методы повышения качества коммуникативного процесса на предприятии;

ѕ дать определение внутренним и внешним коммуникациям организации.

Объектом данной курсовой работы являются коммуникации как основная деятельность поведенческой активности субъектов, а предметом - умелое использование эффективных коммуникаций руководителем и сотрудниками организации для достижения поставленных целей организацией.

Методологической основой курсовой работы послужили труды зарубежных и отечественных аналитиков в области коммуникативных процессов организаций, проблем функционирования коммуникаций с точки зрения их эффективности. Большое значение в теоретическом и практическом аспекте курсовой работы имели исследования, обобщающие принципы налаживания эффективных внешних и внутренних коммуникаций организации.

При проведении исследования и изложения материала были использованы философские и общенаучные методы познания, а также методы индукции и дедукции, логического моделирования.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

коммуникация управление профессиональный



1. Теоретические аспекты и характеристики коммуникаций в организации управления предприятием

1.1 Понятие, основные элементы, этапы и характеристики коммуникационного процесса

Коммуникации представляют собой обмен информацией, на основе которой руководитель принимает управленческие решения и доводит их до сотрудников организации. Если коммуникативный процесс налажен плохо, то принятые решения могут быть ошибочными, сотрудники могут ошибочно истолковать указания руководства и не понять, что им нужно делать, от этого страдают межличностные отношения. Из-за таких коммуникативных сбоев страдает не только отдельно взятый отдел, но и организация целиком, т.к. является единой системой, которая функционирует как единый механизм. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество принимаемых руководством решений и то, как они в конечном итоге будут реализованы.

Руководители расходуют на коммуникационные процессы 50--90% своего рабочего времени. Поэтому коммуникации являются неотъемлемой частью основных видов деятельности руководителя организации, данные процесс взаимодействия принято называть связующим процессом. Все три управленческие функции руководителя направлены на формулировку организационных целей и разработку путей их достижения. Степень реализации поставленных целей напрямую зависит от качества коммуникаций в организации.

Опросы, проведенные мировыми аналитиками, показывают, что 74% американских, 62% английский и 87% японских руководителей считают, что неэффективные коммуникации на производстве становятся серьезным барьером на пути решения организационных целей. Если руководителю удается разобраться в сути коммуникационных процессов на личностном и организационном уровнях, то есть возможность снижения вероятности неэффективного общения с подчиненными.

Основной задачей менеджмента принято считать получение прибыли, что напрямую зависит от умения руководителя организации вести дела. Прослеживается четкая связь между коммуникациями, информацией и умением руководителя принимать правильные решения. Не секрет, что информационный обмен в организациях не достаточно эффективен. На производстве сотрудники общаются между собой, как правило, больше о посторонних делах, чем о текущих проблемах производства.

Этот факт хорошо описан в исследовании Р. Лайкерта, который провел анализ деятельности бригадиров и их подчиненных в организации, оказывающей коммунальные услуги населению.

По итогам исследования было выявлено, что 85% бригадиров считают, что подчиненные обсуждают между собой деловые проблемы организации, но лишь 5% подчиненных делают это в действительности (рисунок 1).

Рисунок 1- Коммуникационный процесс в организации

Очень часто переданное сообщение неправильно воспринимается подчиненными, что также считается признаком неэффективных коммуникаций в организации. Основной целью коммуникации принято считать достижение взаимопонимания в процессе обмена информацией. Но сам по себе процесс обмена информацией не дает гарантий своей эффективности. Для лучшего понимания сути данного процесса, необходимо иметь представление о его этапах. Таким образом, процесс коммуникации включает в себя 4 базовых элемента:

1. Отправитель - это лицо, которое предлагает идею либо выбирает информацию для ее передачи.

2. Сообщение - это собственно и есть сама информация.

3. Канал - средство информационной передачи.

4. Получатель - это лицо, которому предназначается информация.

В процессе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их целью является составление сообщения и использовать канал передачи таким образом, чтобы обе стороны одинаково восприняли исходную идею. Зачастую это бывает трудным, т.к. на каждом этапе смысл исходной идеи может быть искажен. Данные этапы представлены на приложении А.

Процесс коммуникации проходит 4 стадии:

1. Генерирование идеи.

Коммуникативный процесс начинают с формирования идеи или выбора информации. Отправитель определяет, что следует донести до сотрудников, а также выбирает форму передачи идеи, будь то письменная или устная формы.

2. Кодирование и подбор канала передачи информации.

Прежде чем передать информацию, отправитель кодирует ее в определенные символы: слова, интонации, жесты. Данное кодирование превращает информацию в сообщение. Также следует выбрать канал, который совместим с выбранным типом символов для кодирования. Самым известным из них признается устная речь.

3. Передача

На данном этапе отправитель использует канал для доставки сообщения. В данном случае речь идет о физической передаче сообщения, которую часто ошибочно принимают за процесс коммуникации.

4. Декодирование

Получатель декодирует сообщение, как только получает его. Декодирование представляет собой процесс перевода символов отправителя в мысли и чувства получателя. Если система символов, выбранная отправителем, соответствует системе символов получателя, то получатель поймет правильно содержание сообщения.

Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Получатель становится отправителем и проходит все 4 стадии и доносит свою реакцию на сообщение до отправителя, который в данном случае становится получателем.

Рисунок 2 - Коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи

Обратная связь улучшает эффективность коммуникаций, т.к. позволяет всем участникам преодолевать барьер, называемый помехами. Иначе говоря, помехами называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Источниками помех могут быть различия в восприятии информации, различие в социальном статусе, незнание традиций и нравов иностранного партнера. На рисунке 2 наглядно представлен коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи.

1.2 Виды коммуникаций в организации

Организации используют различные средства коммуникаций. С потребителями они устанавливают контакт при помощи рекламы и иных способов продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью особое внимание уделяется созданию определенного образа организации на требуемом уровне. Подчиненные государству организации, ведут разнообразную документацию. При этом, обсуждения, переговоры, собрания, служебные записки, которые циркулируют внутри организации, часто являются реакцией на проблемы, вызванные окружающей организацию средой.

Существуют следующие типы коммуникаций внутри организации:

ѕ межуровневые коммуникации, т.е. перемещение информации, происходит в рамках вертикальной коммуникации;

ѕ коммуникации между различными отделами, иначе их называют горизонтальными коммуникациями. Организация состоит из большого количества отделов и подразделений, поэтому обмен информацией необходим для координации задач и действий между ними;

ѕ коммуникации «руководитель - подчиненный», они связаны с пояснением конкретных задач организации, обсуждением проблем эффективности работы, получении информации об идеях и предложениях подчиненных;

ѕ коммуникации между руководителем и рабочей группой. Данные коммуникации позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;

ѕ неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций представляет собой канал распространения слухов. По каналу распространения слухов информация передается значительно быстрее, чем по каналам формального общения.

Коммуникации, осуществляемые в организации, могут быть классифицированы по ряду признаков, представленных в таблице 1.

Таблица 1 - Классификация коммуникаций в организации

Таким образом, мы рассмотрели виды коммуникаций, в организации. Можно сделать вывод, что коммуникативный процесс очень важен для эффективной работы всех сотрудников организации и оттого как он налажен зависит не только объем выхода готовой продукции, но и психологический климат внутри подразделений организации.

1.3 Основные теории организационных коммуникаций

Определение понятия «коммуникация» стало общепринятым в наши дни, однако его популяризация совсем не указывает на то, что коммуникационные процессы стали одной из важнейших составляющих социологический исследований. Только развитие разных концепций функционирования организаций послужило для актуализации вопросов, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Ф. Тейлор был одним из первых исследователей, который занимался изучением коммуникационных процессов в организации. В частности, ученый разработал жесткую организационную структуру, предполагающую хорошую взаимосвязь между руководителями и подчиненными. В данной структуре организации коммуникаций на предприятии имеют место только вертикальные властные связи, когда информация поступает от руководителя к подчиненным. Такая организация базируется на формальных, предельно четких иерархических связях. Информация, которую передают по вертикали, подразделятся на два типа: задание и требуемые к нему пояснения, а также контроль над исполнением задания.

Очевидно, что в теории научного управления проблемы коммуникаций в организации заключаются в том, как избежать расхождения в основных принципах. Например, как избежать нечеткого изложения информации в предписании к выполняемому заданию, что может снизить возможность руководства в плане эффективного общения между сотрудниками.

В соответствии с основной концепцией школы человеческих отношений, человек представляет собой уникальное социальное создание, поэтому формализация организационных процессов, четкая иерархия подчиненности и отсутствие горизонтальных связей в организации несовместимы с его деятельностью. А наоборот, горизонтальные организационные связи неформального характера имеют большое значение для коллектива.

Наличие в организации вертикальных и горизонтальных потоков информации способствует удовлетворению потребностей работников, вовлечению сотрудников в процесс принятия управленческих решений.

Во всех системных теориях утверждается, что связи между различными системными единицами организации являются основным моментом в понимании ее функционирования. Реализация положений системных теорий способствует повышению степени выживаемости организации на рынке сбыта товаров и услуг. Сравнение основных положений общеизвестных научных школ, имеющих наибольшее значение в развитии теории коммуникаций в организации, приведено в таблице 2.

Таблица 2 - Анализ основных положений коммуникативных школ

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы. С развитием представлений о методиках создания эффективных организационных структур начали развиваться организации, где затраты на достижение цели минимизированы.



2. Виды и формы коммуникаций в организации

2.1 Эффективность коммуникаций в организации

Общение людей в организации происходит при помощи вербальных и невербальных приемов. Вербальные контакты осуществляются путем использования устных или письменных сообщений. Невербальные контакты осуществляются при помощи языка телодвижений (жесты, поза, осанка и т.д.) и параметров речи (тембр голоса, интонации, стиль речи и т.д.). Способами обеспечения коммуникативного процесса являются: речь, слушание, чтение. По своей значимости слушание находится на первом месте и занимает 47% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 25% времени. Для повышения эффективности межличностных коммуникаций следует уделять культуре речи большое внимание. Чтение играет важную роль, особенно для людей с аналитическим складом ума. Чтение занимает приблизительно 18% времени межличностных взаимоотношений.

Тип личности также имеет большое значение в коммуникативном процессе. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволяет руководителю быстро адаптироваться и перестроиться на нужную манеру общения, что в свою очередь даст дополнительные возможности добиться успеха в переговорах. Коммуникации являются важным звеном между руководителем и подчиненными, они представляют собой инструмент внутрисистемного взаимодействия и помогают своевременно получать информацию на всех уровнях управления.

Исследования различных организационных структур выяснили, что коммуникации играют значимую роль в развитии организации как единой системы. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникативных процессов в организации. При помощи коммуникаций реализуются основные цели предприятия, внедряются новые идеи производства товаров и услуг. Коммуникации также необходимы для утверждения авторитета руководителя.

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования организации являются одной из важнейших задач управления организацией.

Согласно большинству опросов, проведенных европейскими аналитиками, большинство руководителей считают недостаточную разработанность коммуникаций серьезной проблемой на пути достижения организацией поставленных целей и эффективной работы.

Действительно, обмен информацией является важнейшим звеном во всех основных видах деятельности организации. Если коммуникационные связи налажены неправильно, то это негативно сказывается на работе всей организации. Это можно объяснить следующими причинами:

ѕ руководители организации тратят много времени на поиск и подбор информации;

ѕ дублирование информации, из-за ее поступления руководителю от разных источников;

ѕ в одних подразделениях наблюдается дефицит информации, в то время как в другом может быть перегрузка информацией;

ѕ неосведомленность сотрудников о планах организации на ближайшее будущее, что негативно сказывается на интеграционном процессе и точном выполнении указаний руководства.

Коммуникации в организации могут быть представлены в виде базовых, производственных и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производственным - колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из базовых и производственных схем могут формироваться смешанные схемы. В пределах одной организации могут наблюдаться несколько типов коммуникаций.

Линейная схема подходит для маленьких организаций при условии высокого профессионализма и авторитета руководителя и высокой заинтересованности сотрудников в ее успешной работе.

Рисунок 3- Линейная схема

Кольцевая схема представляет собой замкнутую на руководителя линейную схему. Чаще всего ее используют в небольших организациях или в филиалах средних по размерам организаций со стабильной экономической политикой. Для данной схемы характерно разделение функциональных обязанностей среди сотрудников, а административные обязанности принадлежат непосредственно руководителю организации или филиала.

Организационные отношения между сотрудниками могут быть представлены в сочетании различных базовых схем, представленных как «колесо» или «звезда».

Схема типа «колесо» эффективно используется в некрупных организациях, в которых требуется постоянный контроль качества производимой продукции. Чаще всего это обусловлено изменениями спроса на продукцию. Схема предполагает сочетание самостоятельности действий работников и профессионализма руководителя.

Схема «звезда» представляет собой разветвленную систему линейных отношений. Ее рекомендуют использовать при необходимости соблюдения конфиденциальности в деятельности каждого подразделения организации. Между объектами управления нет внутренних связей. С каждым объектом руководитель общается лично.



2.2 Роль коммуникаций в организации

Для организации трудовой деятельности предприятия руководитель обязан проводить обмен информацией постоянно. Обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности и является связующим звеном коммуникативного процесса внутри организации.

Коммуникации отводится центральное место в теории управления организацией, потому что, структура, размеры и масштабы деятельности организации определяются целиком и полностью средствами коммуникаций.

Все принципы построения системы управления реализуются во взаимодействии. Взаимодействие сотрудников организации в своем роде и являются коммуникацией. Именно поэтому в системе управления организацией существуют функции коммуникации и мотивации.

Цели коммуникации раскрываются через ее функции:

ѕ управленческую (стимулирование сотрудников);

ѕ информационную (получение и передача информации);

ѕ эмотивную (воздействие на чувства и эмоции сотрудников);

ѕ фатическую (поиск и установление контактов).

Ученые-аналитики выделяют несколько типов коммуникации: побудительная, информационная, межличностная, деловая, письменная, невербальная (при помощи мимики и жестов).

Потоки информации в организации носят горизонтальный и вертикальный характер. Горизонтальные потоки информации меньше подвержены искажению, носят содержательный характер. Вертикальные потоки имеют нисходящее направление: сверху вниз от руководителя к подчиненным. С другой стороны, информационные потоки могут быть формальными и неформальными, но они трудно различимы.

Формальные потоки определяются четкой структурой и используются для передачи официальных, сообщений, передача которых контролируются руководителем. Неформальные потоки представляют собой те потоки, которые не совпадают с официально установленными, они возникают спонтанно и не поддаются контролю.

Коммуникации не бывают простыми как схема. Очень редко встречаются организации, которые используют только один вид коммуникаций. Как правило, в организации действуют несколько видов коммуникаций одновременно. В процессе коммуникации на каждом этапе возникают разнообразные помехи.

На каждом этапе коммуникативного процесса могут встретиться проблемы. Например, получатель или отправитель не имеют готовности к коммуникации. Или же, закодированная информация искажена или неполноценна.

Эффективность коммуникации также зависит от социально-психологических факторов: от социального статуса участников.

Ученые выделяют ряд важных областей коммуникативного процесса руководителя и подчиненных:

ѕ «прием на работу» - получение информации и представлений о новом сотруднике;

ѕ «функционирование» - передача сотрудникам информации об их рабочих функциях и обязанностях;

ѕ «индивидуальная оценка» - сообщение руководителем сотрудникам своей оценки их вклада в достижение общей цели организации, часто выражается в денежном эквиваленте(премии, поощрения);

ѕ «дисциплина» - ознакомление подчиненного с правилами и уставом организации.

Таким образом, для эффективного взаимодействия руководителя и подчиненных в организации существуют коммуникации. Они удовлетворяют потребности организации в формальных взаимодействиях, а также потребности отдельных личностей в неформальном общении.



2.3 Использование коммуникативных сетей в организации

Ученые считают, по причине того, что большую часть работы в организациях выполняют малые группы, то для изучения проблем коммуникаций внутри организации следует для начала разобраться с коммуникативными «сетями». Сеть представляет собой образование, которое занимает по своим размерам промежуточное место между личностью и организацией. Если организация больших размеров, то получается, что человек не может одновременно общаться со всеми сотрудниками. Для этого внутри организации формируются сети, в пределах которых подчиненные вступают в контакты между собой.

В организациях великое множество сетей. Понятие «сеть» имеет много общего с термином «группа». Таким образом, иногда под сетью понимают неформальное объединение. Но существует и отличие между этими понятиями. Сеть может охватывать ряд индивидов из разных групп, которые устойчиво взаимодействуют между собой. Иными словами, сеть состоит из индивидов, связанных между собой потоками информационных сообщений.

Основой сети является заинтересованность сотрудников в точном выполнении поручений, а также их интересы и личная симпатия друг к другу. Характер отношений в сети определяется, как упорядоченный и стабильный, а значит, придает неформальным отношениям стабильность.

Анализ сетей позволяет обнаруживать различия между идеальными и реальными коммуникативными отношениями, а также они являются инструментом исследования коммуникаций.

Анализ сетей позволяет обнаруживать различия между идеальными и реальными коммуникативными отношениями; а также является инструментом исследования коммуникации. При помощи данного анализа возможно изучение реальных ситуаций. Например, выявление неформальных групп, диагностика изменений формальной структуры организации, пространственное размещение работников предприятия. Таким образом, изучение сетей позволяет анализировать схемы межличностных коммуникаций, которые используются в организации.

Анализ сетей осуществляется при помощи исследования малых групп, например, социометрии. Существует много методов анализа сетей. Очень часто аналитики прибегают к использованию процедуры выявления групп в организациях и определения их влияния на коммуникативное поведение отдельно взятой личности. Эта процедура осуществляется с помощью построения социограммы, где отражаются неформальные взаимодействия сотрудников, а также построена схема формальных связей в организации. Эти схемы необходимо сравнивать и оценивать расхождения в них. Принято считать, что формальная схема отражает ожидаемые линии коммуникации, а социометрическая - реальное положение дел в организации.

Важной процедурой анализа является «распределение специальных коммуникативных ролей», которая была предложена К. Левиным. Все члены организации выполняют разные коммуникативные роли. Одни контролируют потоки информации, другие взаимодействуют с группами, третьи - оказывают влияние на поведении нижестоящих сотрудников. Неформальные роли должны находиться в определенном соответствии с формальными ролями сотрудников организации. Расхождение между группами ролей затрудняют достижение организационных целей.

Другой процедурой анализа является измерение показателей, характеризующих силу коммуникативных связей. Их рассматривают та трех уровнях: личностном, групповом и организационном. Первый уровень показывает интенсивность взаимодействия сотрудников: чем больше связей, тем выше интеграция личных взаимоотношений. Второй уровень раскрывает открытость группы и ее взаимосвязи с другими группами организации, третий - показывает разобщенность или же наоборот сплоченность организации.

Таким образом, коммуникативные потоки проникают в пространство организации, а коммуникативные сети являются средством, благодаря которому существует социальная организация.



3. Проблемы коммуникаций в организации и пути их решения

3.1 Коммуникативные проблемы организаций

Наличие эффективно функционирующих коммуникаций в организации способствует решению многих проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц организации, предоставления группам рабочих необходимой производственной информации и целевых указаний.

Создание коммуникативных сетей, формирование устойчивых коммуникаций сопряжены с рядом трудностей, вызванных дефектами информационных каналов, так и дефектами в кодировании и декодировании информации. Проблемы, связанные с созданием эффективных коммуникаций на предприятии, можно разделить на две группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, связанные с трудностями межличностного общения.

Основной проблемой коммуникаций между элементами организационной структуры является проблема неопределенности взаимоотношений между отдельными структурными единицами организации. При этом указания руководителя могут не соответствовать ситуации и не пониматься подчиненными, дублироваться или же последующие сообщения могут противоречить предыдущим. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи становятся ненадежными, потоки информации хаотичны. В условиях неопределенности усиливаются барьеры в коммуникативных процессах организации:

1. Искажение информации - явление, при котором сотрудникам организации поступает информация, не соответствующая реальной ситуации.

Все искажения в организационных коммуникациях принято разделять на три группы:

· непреднамеренные искажения, которые возникают из-за недостатка информации;

· сознательные искажения, которые представляют большую опасность: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке несогласно с содержанием сообщения и стремится изменить суть сообщения для собственной выгоды;

· фильтрация информации в сообщении, когда руководители отсекают ненужную информацию, оставляя только суть сообщения. Эта операция, как правило, приводит к потере информации, которая препятствуют принятию эффективных управленческих решений.

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную.

3. Недостатки в организационной структуре предприятия оказывают негативное влияние на работу коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков является неудачная конфигурация-- наличие большого количества уровней управления, когда информация теряется или искажается.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. Больше всего эта проблема затрагивает каналы контроля и обратной связи и каналы передачи печатной информации. Действительно, с помощью радио или телефонной связи а бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений на отдаленных объектах организации. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие и неуважение между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

Также существуют коммуникативные барьеры на макро и микроуровнях. Макробарьеры препятствуют успешным коммуникациям организации в целом. Микробарьеры препятствуют успешным коммуникациям в узких сферах производства. Эффективность коммуникации достигается только в том случае, если человек точен и отправляя и принимая сообщения. Современная система образования подчеркивать важность умения работать с числами. Формулами и практически не уделяет внимания развитию навыка терпеливого слушания. Согласно статистическим данным руководитель по сути дела воспринимает передаваемую ему информацию лишь с 27% эффективностью.

3.2 Предложения по решению коммуникативных проблем организации

Коммуникации в организационном контексте предполагают взаимодействие людей между собой. Внутренние коммуникации имеют важное значение в групповой динамике. Без использования коммуникационных процессов не бывает общения, обмена информацией, а без этого группы не могут существовать. Поэтому коммуникации являются обязательным условием для жизнедеятельности рабочих групп.

Коммуникации предоставляют собой средства для принятия и исполнения решений в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и руководителям, и простым рабочим следует понимать основные концепции и способы использования коммуникационных технологий.

Все виды управленческой деятельности основываются на подборе и получении информации, поэтому коммуникации являются связующим звеном. Руководитель вынужден воспринимать огромные потоки информации, среди которой попадается информация, которая не влияет на процесс управления организацией.

Каждый руководитель организации способен создать дружный и коллектив, который способен достичь поставленных целей. Работа по совершенствованию такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшим является создание внутренних и внешних коммуникаций.

Для снижения негативного воздействия, выделенных в курсовой работе, проблем руководитель организации может использовать следующие приемы:

1. Регулирование информационных потоков.

Руководитель на всех уровнях организации должен иметь представление об информационной потребности своих коллег и подчиненных. Руководителю стоит оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей сотрудников организации. Потребности в информации в большей степени зависят от тех целей, которые ставит перед организацией руководитель, а также от принимаемых им решений.

2. Управленческие действия.

Руководителю стоит практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения важных вопросов, новых приоритетов, распределения обязанностей и т.д. Руководитель также может использовать вариант встреч с участием всего коллектива предприятия для обсуждения важный производственных вопросов.

3. Система обратной связи.

В той же мере, в какой обратная связь способствует усовершенствованию межличностных обменов информацией, могут функционировать и системы обратной связи. Такие системы являются частью контрольно-управленческой системы организации. Один из вариантов использования системы обратной связи - перемещение сотрудников из одного отдела организации в другой с целью обсуждения определенных вопросов и обмена мнениями по интересующему вопросу. А также возможна организация круглых столов с участием сотрудников разных отделов с целью обсуждения важных производственных вопросов и принятия коллективного решения.

4. Система сбора предложений.

Данная система разработана для облегчения получения информации руководителем. У сотрудников при этом есть возможность генерирования идей, касающегося совершенствования трудового процесса организации. Цель данной системы - снижение остроты игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего данная система реализуется в виде ящиков предложений и пожеланий, куда сотрудники могут анонимно подавать свои предложения и просьбы. Анализ информации предполагается проводить раз в неделю в одно и то же время. К сожалению, данный вариант не достаточно эффективен, потому, что он не предполагает наличия механизма подтверждения факта рассмотрения предложений и просьб. Сбои в данной системе могут происходить из -за загруженности рабочего дня руководителя или же из=за форс-мажоров, которые нередко случаются на предприятии. Систему сбора предложений можно организовать другим способом. Организация может создать частную телефонную сеть при помощи которой работники получат возможность высказываться анонимно и задавать интересующие их вопросы.

5. Информационные бюллетени.

Организациям следует издавать ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех сотрудников. В такие бюллетени могут входить статьи с обзором предложений на тему охраны труда, усовершенствования рабочего процесса, нового вида товара или услуги, которые в скором времени появятся на рынке сбыта, ответы руководства на вопросы своих сотрудников.

6. Современные информационные технологии.

Новые разработки в области информационных технологий могут способствовать усовершенствованию информационного обмена. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Сеть электронных почт дает возможность рассылки информационных писем любому сотруднику организации. Это уменьшает поток телефонных разговоров. Кроме этого, электронная почта - эффективное средство для обмена информацией между людьми, находящимися на большом расстоянии друг от друга.

Как было отмечено выше одной из причин неэффективности делового общения становится наличие коммуникативных барьеров. Они возникают по причине:

ѕ психологических особенностей партнеров;

ѕ различных взглядов на социальные и политические проблемы;

ѕ различия уровня знаний в предмете дискуссии.

Поэтому мы можем выделить следующие виды коммуникативных барьеров:

ѕ понятийный барьер возникает из-за того, что собеседники в одно и то же слово вкладывать различный смысл, в результате каждый говорит о своем, что затрудняет взаимопонимание;

ѕ барьер восприятия каждый имеет свою картину мира, личный и социальный опыт, свои ценности, через призму которых воспринимает окружающий мир;

ѕ фонетический барьер создается из-за особенностей речи собеседника. Учет этого барьера имеет большое значение для эффективного общения.

Коммуникативные барьеры можно без труда преодолеть, если собеседники владеют приемами активного слушания. Помимо умения эффективно слушать, учеными разработан ряд способов, которые следует использовать при межличностных коммуникациях. Руководителю следует пояснять собственные идеи перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что сотрудникам необходимо обдумывать и анализировать вопросы, которые руководитель делает объектами передачи. Также следует быть внимательным к потенциальным семантическим проблемам. Руководителю организации не стоит жалеть сил и времени на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные фразы. Употребляя точные слова коллеги, выигрывают в результативности.

Руководителю и подчиненным следует следить за выражением своего лица, жестами, чтобы не подавать противоречивых сигналов. Следует взглянуть на себя и услышать себя так же, как видят и слышат вас оппоненты. Руководителю следует добиваться установления обратной связи. Ниже мы приведем ряд способов для установления обратной связи. Один из них является прием задавания вопросов. Другим способом уточнения и установления обратной связи является возможность заставить человека пересказать высказанные руководителем мысли.

Обратную связь также можно установить путем контроля первичных результатов работы. Соответствующая информация позволяет руководителю оценивать, в какой мере воплощается то, что он сообщил.

Еще один способ установления обратной связи - проведение руководителем политики открытых дверей с подчиненными. Подчиненным следует знать, что руководитель готов обсудить с ними любые вопросы, касающиеся их интересов, и принять необходимые меры. Руководителю следует выделить определенное время для приема подчиненных по личным вопросам. Это позволит сэкономить личное рабочее время руководителя и не потерять свой авторитет в глазах подчиненных. Очевидно, что все эти рекомендации требует от руководителя концентрации и ориентирования на конкретных целях в процессе обмена информацией с подчиненными.

Руководители на всех уровнях организации должны удовлетворять потребности в информации, не только собственные, но и вышестоящих начальников, коллег и своих подчиненных. Руководителю следует уметь оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей. Он должен уметь определять, что такое «слишком много» и «слишком мало» информации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей, поставленных руководителем перед организацией, принимаемых им решений, а так же его отдела и подчиненных.

Таким образом, коммуникации в организации должны быть эффективными. Для этого руководителю необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать негативное влияние коммуникативных барьеров и последствий от их воздействия.



Заключение

Каждый руководитель организации хотел бы иметь сплоченный и работоспособный коллектив, который способен достичь поставленных целей. Работа над созданием такого коллектива важна так же, как и производственные процессы организации. Поэтому важнейшим условием для сплочения трудового коллектива является наличие хороших внешних и внутренних коммуникаций.

Коммуникации - это процесс общения людей в их повседневной совместной деятельности, обмен мыслями и информацией. Без коммуникаций невозможно существование никакой группы людей. Коммуникации являются средством, с помощью которых организованная деятельность становится единым целым. Также коммуникации можно рассматривать, как средство, при помощи которого модулируется поведение, происходят изменения, достигаются определенные цели. Без коммуникаций невозможно управление организацией. Потому что оно одновременно опирается на существующие в организации формы коммуникаций и создает новые виды коммуникаций, которые помогают улучшить совместную деятельность сотрудников и усовершенствовать управление. Коммуникации широко используются во всех областях управления организацией. Они особенно важны для осуществления функции управления организацией.

Согласно исследованиям, руководитель организации большую часть своего рабочего времени тратит на коммуникации. Это кажется абсурдным, но, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы наладить межличностные взаимоотношения в организации, улучшить информационный обмен между сотрудниками и отделами и разработать эффективную мотивацию. Именно поэтому коммуникации принято называть связующим звеном в информационном обмене организации.

Для успеха сотрудников и организации в целом необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникативные процессы являются одной из основных проблем организации. Эффективно работающие руководители - это специалисты, которые умеют налаживать продуктивные коммуникации. Они обладают хорошими навыками устного и письменного общения, имеют представление о сути коммуникационных процессов в организации и понимают, как сделать коммуникации эффективными в интересах всего коллектива организации.

Подводя итоги исследования, стоит отметить, что на современном этапе развития экономики предприятий, тактично разработанные маркетинговые мероприятия позволяют организации выживать на рынке сбыта в условиях непростой экономической обстановки. Но к сожалению, не все предприятия не в состоянии полноценно использовать весь комплекс маркетинговых мероприятий и проводить необходимые исследования. Поэтому, чаще всего в таких случаях, организация пользуется комплексом мер, формирующих сбыт и реализацию производимой продукции, то есть активно используют внешние коммуникации.



Список использованных источников

7. Нормативные законодательные акты

8. Конституция Российской Федерации: офиц. текст. - М.: Маркетинг, 2016. - 50с.

9. Трудовой кодекс РФ: федер. закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ //ГАРАТ

10. О стратегическом планировании в Российской Федерации: ФЗ от 20.06.2014 г. № 172-ФЗ // ГАРАНТ.

11. Книги одного автора

12. Ансоффский И. П. Стратегическое управление: учеб. / И. П. Ансоффский. - М.: Экономика, 2012. - 347с.

13. Андреева Т. М. Социальная психология / Т. М. Андреева. - М.: Директ Пресс, 2014. - 364 с.

14. Бороздинская, С. В. Психология делового общения / С. В. Бороздинская. - М.: ИПФРАШ-М, 2013. - 224 с.

15. Володина Л. В. Деловое общение и основы теории коммуникации / Л. В. Володина. - М.: Менеджмент предприятия, 2015. - 781с.

16. Деркевич, А. А. Психология развития профессионала / A. А. Деркевич. - М.: РАГС, 2013. - 124 с.

17. Крылов, В. Г. Психология проницательности / B. Г. Крылов. - М.: РАГС, 2011. - 130 с.

18. Коноваленко, А. В. Психология политической рекламы / А. В. Коноваленко. -М.: Феникс, 2016. - 96 с.

19. Коноваленко, В. А. Управление персоналом: креативный менеджмент / В. А. Коноваленко. - М.: ИТК "Дашковский и К", 2013. - 224 с.

20. Коноваленко, М. Ю. Теория коммуникации / В. А. Коноваленко, М. Ю. Коноваленко. - М.: Юрайт, 2012. -415 с.

21. Коноваленко, М. Ю. Методы диагностики обмана в деловом общении / М. Ю. Коноваленко. - М.: РГТЭУ, 2010. -209 с.

22. Куницына, В. Н. Межличностное общение / В. Н. Куницына. - СПб, 2014. - 539с.

23. Мескон, M. X. Основы менеджмента / M. X. Мескоп. - М.: Дело, 2015. - 800 с.

Размещено на Allbest.ru

...