Организация деятельности отдела делопроизводства на предприятии на примере ЗАО "Петрович"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Отчет о выполнении заданий по практике

входящий документ бланк хранение

Практика - одна из важнейших составляющих профессиональной подготовки студента. Качественное образование предполагает, что специалист имеющий диплом должен успешно применять теоретические знания на практике, для того, чтобы этому научиться, нужна практика. Поэтому практика в процессе получения образования является неотъемлемой частью учебного плана. Первый вид практики, который проходят студенты - это учебно-ознакомительная практика. Она позволяет студентам детально ознакомиться с работой организации, войти в курс дела и иметь представление о будущей работе.

Местом прохождения практики является филиал ЗАО «Петрович» в Кировской области. Период прохождения практики: с 27 июня по 17июля 2016 года. Юридический адрес компании: г. Киров, ул. Карла Маркса 41,

Учебно-ознакомительная практика направлена на достижение следующих целей:

1. Получение первичных профессиональных знаний и их закрепление;

2. Развитие и совершенствование полученных теоретических знаний в процессе обучения;

3. Приобретение профессиональных навыков и умений по специализации применительно к определенным юридическим специальностям;

К задачам практики относятся:

1. Проверка и закрепление полученных теоретических знаний;

2. Профессиональная ориентация, формирование полного представления о профессии;

3. Ознакомление с нормативно-правовыми актами, приказами, распоряжениями, указаниями и инструкциями, регламентирующими деятельность учреждения;

4. Воспитание чувств ответственности при выполнении конкретных заданий;

Краткая характеристика ЗАО «Петрович»:

"Петрович" - небольшая в России страховая компания, предоставляющая широкий спектр юридических услуг частным лицам и компаниям для защиты от самых разнообразных рисков.

История компании насчитывает более 11 лет. Основанная в феврале 2006 года, компания "Петрович" Развитие российских юридических услуг в значительной степени определялось деятельностью юриста, а затем "Петрович". Сейчас компания оказывает существенное влияние на формирование юридического рынка России.

Юридическая компания Петрович - единственная, которая располагает филиальной сетью, сравнимой по охвату с Почтой РФ и Сбербанком России. В компании работает около 30 профессионалов. По всей стране открыто порядка 3 представительств - филиалов, агентств, юридических отделов и офисов продаж.

Свыше 25 т. клиентов " Петрович" под надежной юридической защитой.

Компания владеет лицензиями для осуществления практически всех видов юридической защиты. На сегодняшний день, Петрович предлагает 55 юридических продуктов - от популярных программ до специального юридической отрасли. Основные страховые услуги:

1. Для физических лиц: медицинское страхование, страхование имущества, страхование жизни, страхование от несчастных случаев, страхование автотранспорта, ипотечное страхование, страхование выезжающих за рубеж, титульное страхование, страхование яхт и катеров, страхование животных.

2. Для юридических лиц: медицинское страхование, страхование имущества, страхование жизни, страхование от несчастных случаев, страхование автотранспорта, ипотечное страхование, страхование выезжающих за рубеж, титульное страхование, страхование яхт и катеров, страхование животных.

Среди клиентов Петрович около 15т. частных лиц (58% от всего количества юридических физических лиц) и свыше 3 предприятий (24% от общего числа заключенных в России договоров). Их выбор - свидетельство уверенности в высоком качестве обслуживания и надежности. Из крупных клиентов "Петрович": "Авторадио", сеть магазинов "Евросеть", Российская международная компания "Сбербанк", Компания " Петрович ", Объединение Госзнак, Депутаты Госдумы и члены Совета Федераций, руководители исполнительной и законодательной власти РФ.

Среди крупнейших партнеров компании: Сбербанк России, Внешторгбанк, Газпромбанк, Банк "Евротранс", "Рособоронэкспорт", ФГУП "Космическая связь", Почта РФ.

Стратегическая цель компании - сделать в течение 10-15 ближайших лет компанию, которая из года в год будет:

1. эталоном надежности и качества обслуживания для клиентов в финансовой отрасли;

2. эталоном качества работы сотрудников и качества управления людьми и процессами;

3. эталоном работодателя для сотрудников в финансовой отрасли.

Основная цель профессиональной деятельности работников Системы Росгосстрах - усиление финансовой стабильности Росгосстраха, неразрывно связанное с развитием рынка страховых услуг в России и с построением четко работающей структуры.

Задачи отдела делопроизводства включают:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота.

4. Унификация форм документов.

5. Разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в университете, его структурных подразделениях.

6. Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами

Функции отдела:

1. Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов.

2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

3. Ведение информационно-справочной работы по документам организации.

4. Разработка и проектирование бланков документов.

5. Подготовка документов к отправке.

6. Организация своевременного рассмотрения документов руководством университета.

7. Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация хранения документов в структурных подразделениях.

9. Повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов.

10. Организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т.ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы.

11. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.е. исходящих и внутренних документов);

12. Контроль за сроками исполнения документов.

13. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив.

14. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

15. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

16. Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

17. Разработку номенклатуры дел университета, и инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства университета.

18. Консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

В первые дни я познакомились с коллективом отдела по работе с персоналом, просматривали необходимую документацию, следили за всем происходящим, выполняли заданные поручения, а именно ознакомились с ведением нормативно-технической документацией. В последующие дни занимались обработкой входящих и исходящих внутренних документов, писем, а именно приказов служебных записок, отчетов

Также участвовали в составлении трудовых договоров субагентских договоров изучении и распределении договоров оказания услуг. Выявили, каким образом, и по каким каналам связи осуществляются взаимодействия с филиалами других регионов России. Ознакомились с должностной инструкцией работника отдела по кадровому делопроизводству

В ходе практики сотрудники отдела ознакомили меня со своей работой и обязанностями, кратко рассказали особенности существования данного предприятия.

За период практики я смогла изучить основные формы документов с которыми я работала. Все работники предприятия по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Все документы были в свободном доступе для меня. В процессе прохождения практики я приобрела навыки работы с обращениями граждан, а также коммуникативные навыки, сформировала представление о профессии, ознакомилась с нормативно-правовыми актами, приказами, договорами.

Размещено на Allbest.ru