Значение контроля использования документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ПЕРВОУРАЛЬСКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Реферат

По дисциплине: Документационное обеспечение управления

«Значение контроля использования документов»

Разработала студентка Л.В. Крашенинникова

Первоуральск 2016

Значение контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого учреждения, организации, во многом определяет четкое, оперативное выполнение его основных задач и совершенствование деятельности аппарата.

Организация работы по контролю исполнения должна исходить из следующих основных требований:

· оперативность и своевременность исполнения документов;

· полнота охвата контролем всех исполненных документов;

· систематичность контроля;

· необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных частей или уполномоченные ими лица. А непосредственный контроль за исполнением документов, т.е. контроль за технической стороной исполнения (сроки подготовки и правильность оформления необходимых документов), является задачей делопроизводственного аппарата.

Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения организацией. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Возникают вопросы: как качественно организовать контроль исполнения документов; из чего состоит система контроля исполнения; цели контроля исполнения документов в компании; какие существуют виды контроля; преимущества автоматизированного контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов нужен для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Также с помощью правильной организации контроля каждый руководитель может проанализировать деятельность подразделений и исполнителей, что также немаловажно для оценки эффективности работы.

Организация контроля исполнения документов

В организации контроля документов можно выделить несколько главных задач:

отслеживание хода исполнения на каждом этапе и фиксация информации о фактическом исполнении документов и распоряжений руководителя;

обобщение и учет данных о ходе исполнения и его итогах, доведение этих сведений до руководства организации;

внесение изменений по совершенствованию организации работы с деловыми бумагами и повышение исполнительности сотрудников.

Для качественной организации контроля исполнения следует составить четкую последовательность действий.

Для начала необходимо поставить на контроль документы, требующие исполнения.

Далее необходимо удостовериться в осведомленности исполнителей о получении поручений. На этом этапе очень важно своевременное доведение сведений, иначе задержки могут возникнуть уже на этом этапе.

По факту исполнения документ снимается с контроля и направляется в дело. Окончательным этапом становится анализ результатов, сбор статистики и информирование руководства. Именно такая последовательность позволит организовать четкий контроль за исполнением документов.

Система контроля исполнения документов Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах.

Она представляет собой: контроль своевременного выполнения поручений и документов; контроль соответствия формы созданных документов их содержанию; контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам; контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов. Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.

Цель контроля исполнения документа Действенный контроль выполнения должен, прежде всего, осуществлять своевременное и качественное исполнение поручений, получение аналитической информации, которые помогут в оценке работы сотрудников, подразделений и всей компании.

Главная цель контроля исполнения документа - это обнаружение проблем, возникающих в процессе исполнения, и их решение. Грамотный подход к решению цели контроля позволит значительно улучшить эффективность во всей структуре организации. Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение. Так же контроль исполнения позволит определить время, которое требуется для выполнения того или иного поручения. В дальнейшем это позволит планировать аналогичные проекты и поручения, зная заранее приблизительные сроки их выполнения. Виды контроля исполнения документов.

Существуют различные виды контроля исполнения документов в 2016 году. Его можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).

В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении - контрольно-справочная картотека подразделения. Исполненные документы снимаются с контроля.

На копии документа проставляется отметка о выполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.

Что бы организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота, для сбора данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчетов), в которых указывается общее количество поручений и приказов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок, количество неисполненных или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения. Автоматизированный контроль исполнения документов Переход на СЭД (система электронного документа оборота) значительно упрощает функцию контроля в организации и существенно сокращает время для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине в организациях с большим документооборотом. Автоматизированный контроль исполнения документов дает руководителю возможность следить за ходом выполнения поручений и приказов в режиме реального времени. Также в электронных системах можно в любое время просмотреть сроки исполнения, не потратив при этом много времени на поиски. Кроме того, система автоматически напоминает исполнителям о приближении либо нарушении сроков. Следует заметить, что использование СЭД для автоматизации проектов позволяет оптимизировать как временные, так и человеческие затраты.

Таким образом, дальновидный руководитель, вложив средства в автоматизированный контроль исполнения документов, делает выгодное вложение, которое очень быстро начнет давать свои результаты.

Отметка о контроле

Отметка о контроле - свидетельствующая о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".¹

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Рис. 1 Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о контроле" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2 Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные оборганизации;

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3 Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.¹

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.³

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Рис. 1 Пример оформления реквизита

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 2.

Рис. 2 Расположение реквизита "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;

23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; контроль исполнение документ отметка

26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа

Список использованных источников

1. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. 288 с.

2. Источник: http://www.sekretariat.ru/article/91308-qqq-16-m7-kontrol-ispolnenij-dokumentov.

Размещено на Allbest.ru